Hoàn thiện kệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long

bộ giáo dục và đào tạo
trờng đại học kinh doanh và công nghệ hà nội
------------

NGUYễN VĂN CƯờNG

HOàN THIệN Hệ THốNG KIểM SOáT NộI Bộ CHU TRìNH
MUA HàNG Và THANH TOáN TạI CÔNG TY
Cổ PHầN THƯƠNG MạI Và ĐầU TƯ THĂNG LONG
Chuyên ngành : Kế TOáN
Mã số: 60.34.03.01

Ngời hớng dẫn khoa học:
TS. NGUYễN ĐĂNG HUY

Hà nội 2015


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ với chủ đề :"Hoàn thiện kệ thống
kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần
Thương mại và Đầu tư Thăng Long" là do tôi nghiên cứu và thực hiện
độc lập của riêng tôi, số liệu chưa từng được công bố ở các công trình
nghiên cứu nào khác. Các số liệu được sử dụng trong luận văn có nguồn
gốc đáng tin cậy. Luận văn được nghiên cứu dựa trên nền tảng cơ sở luận
khoa học và trên cơ sở tác nghiệp thực tiễn tại Công ty Cổ phần Thương
mại và Đầu tư Thăng Long

Tác giả luận văn

Nguyễn Văn Cường

MỤC LỤC


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
BHXH
BGĐ
BTC
BCTC
BCKQHĐKD
CBCNV
CTCP
CN
CP
DN
GTGT
HĐK
HTKS
HTKSNB
HĐQT
KSNB
KL
NVL
TCVN
TGNH
TNDN
TK
TT
TSCĐ

SXKD

Viết đầy đủ (tiếng việt)
Bảo hiểm xã hội
Ban giám đốc
Bộ Tài chính
Báo cáo tài chính
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Cán bộ công nhân viên
Công ty Cổ phần
Chi nhánh
Cổ phần
Doanh nghiệp
Giá trị gia tăng
Hoạt động khác
Hệ thống kiểm soát
Hệ thống kiểm soát nội bộ
Hội đồng quản trị
Kiểm soát nội bộ
Kim loại
Nguyên vật liệu
Tiêu chuẩn Việt Nam
Tiền gửi ngân hàng
Thu nhập doanh nghiệp
Tài khoản
Thông tư
Tài sản cố định
Sản xuất kinh doanh

DANH MỤC BIỂU, SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suy
thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các doanh nghiệp ngày
càng quan tâm nhiều hơn đến hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp tổ chức
hạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại, và tăng hiệu quả hoạt động của tổ
chức. Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung
- quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn
tại song hành. Những vấn đề mà các nhà quản lý doanh nghiệp thường
quan tâm, đó là:
Thứ nhất: Các báo cáo, các thông tin kinh tế tài chính do các bộ phận
trình lên Ban giám đốc có thật sự chính xác, có độ tin cậy không? Vì xét trên
giác độ là người quản lý thì thông tin trên các báo cáo bao gồm BCTC,
BCKTQT, là những thông tin, dữ liệu cơ sở giúp các nhà quản lý có thể xây
dựng các kế hoạch tốt, đưa ra mục tiêu công ty rõ ràng từ đó điều hành và
quản lý mọi hoạt động để tiến đến mục tiêu đã đề ra.
Thứ hai: Trong quá trình điều hành và quản lý, các nhà quản lý phải
đảm bảo rằng là tài sản của công ty hay của các cổ đông không bị mất mát,
chiếm đoạt, tức là phải bảo vệ được tài sản của công ty một cách an toàn, đầy
đủ và sử dụng có hiệu quả.
Thứ ba: Trong các hoạt động của công ty, nhà quản lý phải đảm bảo
rằng nhân viên của mình thực hiện các hoạt động xử lý các nghiệp vụ, các sự
kiện kinh tế là đúng theo quy trình, đầy đủ và đúng các thủ tục,… nói chung
là tuân thủ các quy định của công ty và thực hiện đúng pháp luật của nước
Việt Nam.

1

Từ các vấn đề đã nêu ra cho thấy các nhà quản lý phải nghỉ ra một cách
hay phương pháp quản lý như thế nào để có thể đảm bảo được ba nội dung đã
nêu ở trên. Việc tiến hành xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ
giúp cho bạn thực hiện được các vấn đề trên. Một hệ thống kiểm soát nội bộ
vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro
tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế
hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị
hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính
xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân
thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định
của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn
lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long với lĩnh vực kinh
doanh chính là sản phẩm thép, nguyên liệu, nhiện liệu và trang thiết bị phục
vụ sản xuất kinh doanh thép. Vì thế, để tăng sức cạnh tranh và tăng cường
công tác kiểm tra quản lý thì công ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện
pháp để đem lại hiệu quả nhất định. Trong đó, nổi bật là phải tăng cường
kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Đây là chu trình
rất quan trọng, cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, tại công ty đã thiết lập các thủ tục
kiểm soát nội bộ đối với mua hàng và thanh toán nhưng chưa thật sự hữu
hiệu, luôn tiềm ẩn những rủi ro từ những yếu kém hoặc sai phạm do các nhà
quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực hiện gây thiệt hại hoặc làm
suy giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xây dựng hệ
thống Kiểm soát nội bộ là việc quan trọng, giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai
phạm và giảm tối thiểu tổn thất có thể xảy ra. Điều này càng thấy rõ sự cần
thiết đối với việc kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán.

2


Vì vậy, tôi đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kệ thống kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư
Thăng Long" để làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ kinh tế của mình.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Luận văn hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ, phân tích thực tiễn
hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty và đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm
tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ
phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Là kiểm soát nội bộ chu trình mua
hàng và thanh toán tại nhà máy sơn tĩnh điện của Công ty Cổ phần Thương
mại và Đầu tư Thăng Long. Phân tích và đánh giá thực trạng quá trình mua
hàng và thanh toán tại công ty, qua đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường
kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty một cách có
hiệu quả.
Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn ở công tác kiểm soát nội bộ đối
với khâu mua hàng và thanh toán tiền mua hàng tại nhà máy sơn tĩnh điện của
Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long từ năm 2013 -2014 và 6
tháng đầu năm 2015
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp luận: Dựa trên phương pháp luận của triết học duy vật
biện chứng và duy vật lịch sử.
Phương pháp nghiên cứu: Hệ thống hóa, phân tích, so sánh, quan sát,
điều tra, mô tả phương pháp thực chứng để đối chiếu, đánh giá các vấn đề, sự
kiện và nêu ý kiến về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại
Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long.

3


5. Kết cấu của Luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội
dung chính của Luận văn thạc sỹ gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và
Đầu tư Thăng Long

4


CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Theo Ủy ban của hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về
báo cáo tài chính COSO (Committeee of Sponsoring Organization): "Kiểm
soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, Hội đồng quản trị
và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm đạt được những mục tiêu sau đây":
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính.

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định."
Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là kiểm soát nội bộ là một
quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và các mục tiêu. Chúng được hiểu
như sau:
* Kiểm soát là một quá trình: Thông qua quá trình lập kế hoạch,
thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm
soát các hoạt động của mình, Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện
hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mỗi bộ
phận, quặn chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản
trong hoạt động của tổ chức. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một
bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt
động của tổ chức.
5


* Con người: Kiểm soát nội bộ được thiết lập và vận hành bởi con
người, đó là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên
trong đơn vị. Kiểm soát nội bộ là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ
không thay thế nhà quản lý. Nói cách khác, nó được thực hiện bởi những con
người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành động của họ. Chính họ sẽ vạch ra
mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng.
- Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý. Vì khi vận hành hệ
thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do những sai lầm của con
người nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có
thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo chúng
không bao giờ xảy ra.
Theo liên đoàn kế toán quốc tể (IFAC): "Kiểm soát nội bộ là một chức
năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có
thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm
thực hiện có hiệu quả tất các các mục tiêu đặt ra của đơn vị:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị.
- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và chức năng quản lý."
Theo chuẩn mực Kiểm toán Kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ
tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo
cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát ngăn
ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp
lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do ban Giám
đốc đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của
các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các

6


chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện ra sai sót hay
gian lận, tính đầy đủ và chính xác của các ghi chép kế toán, đảm bảo lập các
báo cáo trong thời gian mong muốn.
1.1.2. Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm của COSO, kiểm soát nội bộ nhằm đạt được các mục
tiêu đã nêu ở trên. Bên cạnh đó, theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) “Kiểm
soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ
sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp
ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của đơn vị”:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.
Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản của đơn vị:

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vô hình và hữu hình, chúng có thể
bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu
không được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp. Ngoài
những tài sản, vật chất hiện hữu, trong đơn vị còn có những tài sản phi vật
chất như sổ sách kế toàn, các tài liệu quan trọng khác….cũng cần được bảo vệ
và bảo mật, nếu không sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh
của đơn vị.
Mục tiêu 2: Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin:
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn
cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý.
Như vậy, thông tin cung cấp phải:
- Đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực
trạng hoạt động.

7


- Phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của hoạt động
kinh tế, tài chính của đơn vị.
Mục tiêu 3: Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý:
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp do nhà
quản lý xây dựng dựa vào những điều kiện thực tế và khả năng thực hiện tại
đơn vị mình. Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn phải đảm bảo tuân thủ
tuyệt đối các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ cần:
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có kiên quan đến hoạt
động của doanh nghiệp.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian
lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, khách quan, chính xác cũng như

việc lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý.
Mục tiêu 4: Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:
Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự
lặp lại không các thiết các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sử
dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ
các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp, tình
hình thực hiện các quy định, chính sách trong hệ thống Kiểm soát nội bộ
cũng như số lượng và tính chất các sai phạm xảy ra. Từ đó thiết lập lại các hệ
thống kiểm soát nội bộ với cơ chế giám sát thiết thực, hữu hiệu hơn nhằm
nâng cao năng lực quản lý, khả năng điều hành bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.1.3. Các bộ phận cấu thành của Kiểm soát Nội bộ
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động
các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm

8


soát nội bộ với các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm soát, xác định rủi ro,
các thủ tục kiểm soát, hệ thống thông tin truyền thông và hệ thống giám sát.
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại
hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liên
quan đến quan điểm, thái độ nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý
trong doanh nghiệp.
Môi trường kiểm soát bao gồm các nội dung cơ bản: Đặc thù về quản lý,
Cơ cấu tổ chức bộ máy, Chính sách nhân sự, Công tác kế hoạch, Ủy ban kiểm
soát, Bộ phận kiểm toán nội bộ, Môi trường bên ngoài.
* Đặc thù về quản lý:
Thực chất của một HTKS hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức

điều hành của người quản lý. Các đặc thù về quản lý đề cập đến các quan
điểm và nhận thức khác nhau trong điều hành quản lý cuả các nhà quản lý.
Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng đến chính sách, chế độ, các quy định và cách
thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp.
Mỗi nhà quản lý có nhận thức, phong cách lãnh đạo khác nhau. Nếu như
người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động
của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan
trọng của kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức
được điều đó và sẽ đáp lại bằng việc tuân theo một cách cẩn thận HTKS đã
được thiết lập. Mặt khác nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được
rằng kiểm soát không phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao
nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong công việc kiểm soát từ phía
người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soát của người quản lý
sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu. Như có nhà quản lý rất quan tâm
9


đến công việc lập BCTC và việc hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra. Đối
với phong cách này, nhà quản lý trong quá trình kinh doanh sẽ rất thận trọng
để giảm rủi ro cho các số liệu và thông tin chính xác, đáng tin cậy. Vì vậy, thủ
tục kiểm soát cần được xây dựng hiệu quả. Ngược lại, có nhà quản lý lại hài
lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu
được nhiều lợi nhuận. Như vậy, thì số liệu trên BCTC sẽ không trung thực,
không đủ độ tin cậy.
* Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức là một trong những nhân tố đóng vai trò quan trọng đối
với việc chỉ đạo, kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu quả hành vi
gian lận, sai sót trong hoạt động tài chính doanh nghiệp.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý và có hiệu quả, các nhà quản lý

phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo
nào giữa các bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ kế toán và bảo quản tài sản.
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu
quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
* Chính sách nhân sự:
Bao gồm công tác quản lý và chế độ quản lý nhân sự đối với việc tuyển
dụng, huấn luyện, đào tạo, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công nhân
viên trong đơn vị. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội
ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát

10


đồng thời là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động
của doanh nghiệp.
* Công tác kế hoạch:
Công tác lập kế hoạch và dự toán có ý nghĩa rất quan trọng trong kiểm
soát nội bộ. Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất,
tiêu thụ, kế hoạch kinh doanh, kế hạch thu chi quỹ, kế hoạch khai thác, chăm
sóc khách hàng; kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, kế hoạch giá thành, kế
hoạch hay dự án đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài
chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự
luân chuyển tiền trong tương lai…là những nhân tố quan trọng trong môi
trường kiểm soát nội bộ. Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để ra
các quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và quan trọng là căn cứ
kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát thực hiện kế hoạch doanh

thu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện. Nếu việc lập và thực
hiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc thì hệ thống
và dự án sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu thể hiện cách thức điều hành
khoa học của người quản lý DN.
* Ủy ban kiểm soát:
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất
của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nghiệm
các chức vụ quản lý và chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban
kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
+ Giám sát việc chấp hành pháp luật của Công ty
+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ
+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
+ Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với Kiểm toán
viên bên ngoài.

11


* Bộ phận kiểm toán nội bộ:
Kiểm toán nội bộ là một hoạt động tư vấn và đảm bảo độc lập và khách
quan được thiết lập nhằm gia tăng giá trị và hoàn thiện hoạt động của doanh
nghiệp. Kiểm toán nội bộ áp dụng một phương pháp kiểm toán chuẩn mực và
có hệ thống để đánh giá và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý rủi
ro, kiểm soát và quản trị doanh nghiệp (Theo IIA). Kiểm toán nội bộ thường
được tổ chức theo mô hình sau:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ mô hình tổ chức kiểm toán nội bộ

Như vậy, kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập trong đơn vị, tiến
hành công việc kiểm tra, giám sát và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu
quản trị nội bộ đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp thông tin, đánh giá

thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Bộ phận kiểm toán nội
bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có thông tin kịp thời và xác
thực về các hoạt động của doanh nghiệp từ đó kịp thời điều chỉnh, bổ sung
quy chế, thủ tục kiểm soát mới thích hợp và hữu hiệu hơn.

12


* Môi trường bên ngoài:
Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các
nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhà
quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của
nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm
soát nội bộ. Các nhân tố này bao gồm: Luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan
Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, đường lối phát triển của đất nước.
Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh
hưởng lớn đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống
kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là
nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành của các nhà quản lý
doanh nghiệp.
1.1.3.2. Hệ thống kế toán
Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái,
tổng hợp và lập báo cáo, hệ thống kế toán không những cung cấp những
thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong
việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị nên nó là một bộ phận quan
trong trong kiểm soát nội bộ.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát
sau đây sẽ được thực hiện:
Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp
vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.

Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.
Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong tính toán các giá và phí.
Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo tính chất
tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ kế toán.

13


Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực
hiện kịp thời theo quy định.
Quá trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế
toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp
chính xác trên các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Bất kỳ một hệ thống kế toán nào cũng được thực hiện qua 3 giai đoạn:
- Lập chứng từ kế toán: Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan
trọng trong quy trình kế toán và luân chuyển nói riêng và trong hệ thống kiểm
soát nội bộ nói chung. Ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến
hành lập chứng từ liên quan, phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực mọi
nghiệp vụ phát sinh. Nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính chính
xác, trung thực. Các chứng từ kế toán được lập phải đảm bảo hợp lý, hợp lệ,
hợp pháp. Qua đó có thể ngăn ngừa, hạn chế sai phạm xảy ra.
- Ghi chép sổ kế toán: Đây là giai đoạn chính trong tiến hành xử lý số
liệu kế toán bằng việc thu thập, ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp,…để
chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính. Trong Kiểm soát
nội bộ, hệ thống sổ kế toán có vai trò rất quan trọng, là cầu nối trung gian
giữa chứng từ và báo cáo tài chính. Sổ kế toán cũng là cơ sở để kiểm tra, đối
chiếu, truy cập lại chứng từ khi cần thiết.
- Lập báo cáo tài chính: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý,
kế toán tiến hành tổng hợp số liệu ở sổ kế toán đưa ra một con số tổng hợp cụ

thể của từng chỉ tiêu thể hiện trên báo cáo tài chính. Người đọc nhìn vào số
liệu trên báo cáo tài chính có thể biết được tình hình hoạt đông sản xuất, kinh
doanh cũng như tình hình tài chính của đơn vị tại thời điểm lập báo cái tài
chính. Các nhà lãnh đạo căn cứ vào các số liệu trên báo cáo tài chính có thể
phân tích, phát hiện ra những vấn đề bất thường của số liệu để từ đó tìm ra
nguyên nhân và cách giải quyết.

14


Trong doanh nghiệp, hằng năm phải lập báo cáo tài chính vào cuối năm
theo quy định của Nhà nước và theo nhu cầu quản lý, các thông tin được thể
hiện trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và
hoạt động kinh doanh của đơn vị. Báo cáo tài chính phải được trình bày tuân
thủ đúng theo các chuẩn mực kế toán hiện hành. Ngoài báo cáo tài chính ra,
doanh nghiệp còn có hệ hống báo cáo kế toán quản trị, nó có ý nghĩa rất quan
trọng trong công tác quản lý, điều hành và định hướng phát triển của doanh
nghiệp trong tương lai.
1.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc, các nhà quản lý doanh nghiệp
thiết lập dựa vào những nét đặc thù về cơ cấu tổ chức, hoạt động sản xuất
kinh doanh của đơn vị mình và thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu quản
lý cụ thể. Các tủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:
- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến
đơn vị.
- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết.
- Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán.
- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.

- So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán.
- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu dự toán kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát được xây dựng trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên
tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy
quyền và phê chuẩn.

15


- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, quyền hạn
và trách nhiệm được phân chia cho nhiều người, nhiều bộ phận trong đơn vị.
Đảm bảo nguyên tắc ngày sẽ tránh được việc một cá nhân, bộ phận toàn
quyền thực hiệm một công việc, nghiệp vụ kinh tế. Việc phân công, phân
nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi
xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.
- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này
đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa
các hành vi lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của doanh nghiệp và dễ
nhận ra sự sai sót, gian lận.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà
quản lý, các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết công việc trong
phạm vi nhất định.
1.1.4. Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trong hết sức quan trọng
trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ
giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh
tế của công ty mình như: Con người, tài sản, vốn…góp phần hạn chế tối đa
những sai phạm và rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng

quản lý vững chắc phục vụ hiệu quả cho quá trình mở rộng và phát triển của
doanh nghiệp.
Vì vậy, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và vững mạnh
sẽ có vai trò rất lớn góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn
vị như: Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính
của công ty. Giảm bớt rủi ro gian lận đối với công ty. Giảm bớt rủi ro sai sót
không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty. Giảm bớt rủi ro

16


không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty. Qua đó sẽ
ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa
đầy đủ.
Thông thường, khi doanh nghiệp phát triển lên cao thì lợi ích của hệ
thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên lớn hơn vì người quản lý sẽ gặp nhiều
khó khăn hơn trong việc giám sát, kiểm tra và kiểm soát các rủi ro này nếu
chỉ đơn phương dựa vào những kinh nghiệm giám sát tực tiếp của chính
bản thân.
Đối với doanh nghiệp có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông,
thì một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin
tưởng cao của các cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ
vững mạnh chính là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp
vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhà đầu
tư bên ngoài. Các nhà đầu tư thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi
ro thấp hơn.
1.2. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Đặc điểm về chu trình mua hàng và thanh toán
1.2.1.1. Khái niệm về chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động
sản xuất kinh doanh. Chu trình này bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc
mua hàng và nghiệp vụ thanh toán đối với tài sản cố định, vật tư, hàng hóa,…
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Chu trình này bắt đầu
từ yêu cầu mua hàng của các bộ phận có như cầu thông qua phiếu yêu cầu
mua hàng,…và kết thúc bằng việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp và chu
trình này cũng ảnh hưởng đến nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính của
đơn vị.

17


1.2.1.2. Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán
Mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh
nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Sự hữu hiệu và
hiệu quả của chu trình này được thể hiện qua việc đơn vị mua hàng kịp với
giá hợp lý, không bị tổn thất tài sản, chi trả đúng nợ, đúng hạn cho nhà cung
cấp,… sẽ có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của đơn vị.
Chu trình này còn có ảnh hưởng quan trọng đến các chu trình khác và
mang những đặc điểm sau khiến đơn vị phải quan tâm:
- Chu trình mua hàng và thanh toán trải qua nhiều khâu, liên quan hầu
hết các chu trình khác, liên quá đến tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền…
nên dễ bị tham ô, chiếm dụng. Mua hàng là quá trình khởi đầu của quá trình
sản xuất kinh doanh, cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các
hoạt động khác.
- Hàng tồn kho thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài
sản của đơn vị. Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều chủng loại phong phú với
số lượng lớn, nhập xuất liên tục, được tổn trữ ở nhiều địa điểm và liên quan
đến nhiều hoạt động khác như hoạt động sản xuất, bán hàng…Điều này càng
làm tăng rủi ro có sai phạm vì mua hàng nhiều và liên tục để tạo điều kiện để

các sai phạm có thể xảy ra.
1.2.1.3. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
Quá trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán
liên quan tới những chức năng cơ bản sau:
- Xử lý các đơn đặt mua hàng và ký hợp đồng mua bán.
Bắt đầu của chu trình mua hàng là kế hoạch mua hàng đã được lãnh đạo
đơn vị phê duyệt hoặc từ đơn đề nghị mua hàng của bộ phận có nhu cầu về
hàng hóa, dịch vụ đó, dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch
dự trữ hàng tồn kho của đơn vị.

18


Khi các bộ phận có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ thì người có trách
nhiệm tại bộ phận đó sẽ lập đơn đề nghị mua hàng chuyển lên cho các bộ
phận cập trên, đơn đề nghị mua hàng phải ghi rõ số lượng, chất lượng, mục
đích sử dụng của hàng đề nghị mua.
Căn cứ vào kế hoạch mua và đơn đề nghị mua hàng đã được lãnh đạo
phê duyệt, bộ phận có chức năng tiến hành xử lý đơn đặt hàng, đảm bảo cho
hàng hóa mua vào theo đúng mục đích, đúng số lượng tránh cho việc mua quá
nhiều, quá ít hoặc mua lãng phí… đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ phải ghi
rõ loại hàng, số lượng, số tiền, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng và các
thông tin liên quan của hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp định mua được
gửi cho người bán. Đây là chứng từ hợp pháp được xem như là một lời đề
nghị để mua hàng.
Từ đơn đặt hàng, bộ phận chức năng của doanh nghiệp phải xúc tiến
công việc mua hàng. Để mua hàng, bộ phận này phải trực tiếp khảo sát, tìm
hiểu thị trường và khả năng chung cấp của người bán. Thông qua việc khảo
sát thị trường phải tìm ra được nhà cung cấp có lợi nhất cho doanh nghiệp.
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, hai bên biên soạn dự thảo hợp đồng

và đi đến thống nhất, phải trình lãnh đạo ký duyệt.
Thông thường ở tất cả các doanh nghiệp đều lập các phòng thu mua để
đảm bảo chất lượng thích hợp của hàng hóa, dịch vụ với giá thấp nhất. Đối
với một quá trình Kiểm soát nội bộ tốt phòng thu mua độc lập với các bộ phận
có trách nhiệm phê chuẩn việc mua hoặc việc nhận hàng. Tất cả các đơn đặt
mua hàng phải được đánh số nhất quá và đẩy đủ các yếu tố cần thiết.
Trong giai đoạn này, yêu cầu kiểm soát đặt ra là các bộ phận tham gia
mua hàng phải đảm bảo độc lập giữa các bộ phận chức năng, bất kiêm nhiệm,
việc phê duyệt phải đúng thẩm quyền và quy trình.

19


- Nhận hàng hóa dịch vụ và kiểm định:
Nhận hàng hóa hay dịch vụ từ người bán là điểm then chốt trong chu
trình mua hàng và thanh toán. Lúc này bên mua sẽ nhận được hàng và thanh
toán hay phải ghi nhận một khoản nợ tương ứng đối với người bán. Do đó,
việc nhận hàng hóa phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau: Căn cứ và đơn
đặt hàng tiến hành kiểm tra hàng, tính toán số tiền,…và các điều kiện khác
xem có đúng như hợp đồng mua bán giữa hai bên hay không? Sau đó tiến
hành làm thủ tục nhập kho và thủ tục thanh toán.
Để làm nhiệm vụ mua hàng hóa, dịch vụ, kiểm tra, tiếp nhận và báo cáo
hàng hóa, dịch vụ mua vào thì hầu hết các doanh nghiệp đều có bộ phận
(phòng) cung ứng. Sau khi lập báo cáo nhận hàng thì bộ phận này sẽ gửi một
bản cho thủ kho và một bản cho phòng kế toán (bộ phận kế toán phải trả
người bán). Để ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng quyền hạn, phải được
kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận hàng cho đến khi xuất hàng sử dụng. Mặt hàng
phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhân viên tiếp nhận hàng hóa phải
độc lập với thủ kho và nhân viên phòng kế toán.
Bộ phận kiểm định chất lượng phải có đủ trình độ chuyên môn, kinh

nghiệm và phải hoàn toàn độc lập với các phòng ban khác. Sau khi hàng hóa
được kiểm nghiệm, phải lập biên bản kiểm nghiệm. Biên bản kiểm nghiệm là
căn cứ để bộ phận vật tư lập phiếu nhập kho vật tư theo đúng số lượng, chất
lượng hàng hóa đã được kiểm nghiệm.
- Ghi nhận các khoản nợ người bán:
Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính
và đến các khoản chi tiền mặt, do đó phải hết sức cẩn thận, chỉ được ghi chép
vào sổ các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng, phải ghi kịp thời.
Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là phải thực
hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm, các chứng từ phải rõ ràng và hợp lý.

20


- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán người bán:
Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi, Séc hoặc phiếu
chi làm thành nhiều bản, một bản được giao cho nhà cung cấp, một bản được
lưu trong hồ sơ cùng với hóa đơn.
Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là các phiếu
chi phải đủ đúng người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt. Nguyên tắc
bất kiêm nhiệm giữa người ký phiếu chi với người thực hiện chức năng thanh
toán phải được tôn trọng trong chức năng này.
1.2.1.4. Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán
Giai
Đoạn

Sai phạm có thể xảy ra
- Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích
hoặc đặt hàng trùng lặp dẫn đến lãng phí vì số hàng đó thường
không sử dụng được.

- Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng: Cũng dẫn đến lãng phí
do số hàng thừa cũng phải tồn trữ, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn chi

Đề nghị
mua
hàng

phí lưu kho, lại còn có thể hàng bị giảm phẩm chất.
- Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm: Nếu đặt hàng trễ sẽ dẫn đến
thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán,
còn nếu đặt hàng hóa quá sớm có thể gây lãng phí lưu kho hoặc
nghiêm trọng hơn có thể làm giảm phẩm chất hàng hóa.
- Đặt hàng với chất lượng kém hoặc giá cao: Sẽ gây thiệt hại
nghiêm trọng nếu kéo dài.
- Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị

Lựa

mua hàng lần hai đối với hàng đã nhận được.
- Nhân viên mua hàng, có thể thông đồng với nhà cung cấp để chọn

chọn

họ mặc dầu nhà cung cấp này không có hàng hóa, dịch vụ phù hợp

nhà

nhất hoặc không có mức giá phù hợp nhất.

21