Qui trình quản lý các thiết bị VSAT tại công ty viễn thông quốc tế

QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÁC THIẾT BỊ VSAT TẠI CÔNG TY VIỄN
THÔNG QUỐC TẾ

Khi Việt nam tham gia vào Tổ chức thương mại thế giới (WTO) sẽ đem lại
cơ hội thu hút đầu tư nước ngoài và và mở rộng xuất khẩu hàng hóa nhưng
cũng sẽ phải đối mặt rất lớn với áp lực cạnh tranh của các Tập đoàn nước
ngoài với bề dày kinh nghiệm quản lý kinh doanh, công nghệ hiện đại và khả
năng hỗ trợ dồi dào về vốn sẽ là những đối thủ quá tầm đối với các doanh
nghiệp Việt nam. Vì vậy đối với thị trường viễn thông Việt nam vừa là cơ sở
hạ tầng của quốc gia vừa là ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước càng chịu
nhiều áp lực để khắc phục những hạn chế đang tồn tại để chuẩn bị tốt nhất
trong quá trình hội nhập.
Tôi may mắn được sinh ra, lớn lên, học tập và công tác tại Hà nội. Nơi tôi
công tác là Công ty Viễn thông Quốc tế, tên giao dịch quốc tế là Vietnam
Telecom International (viết tắt là "VTI"), được thành lập ngày 31/3/1990, là
một đơn vị thành viên trực thuộc Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt
Nam nay là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Công ty Viễn thông Quốc tế có trụ sở đặt tại số 97 Nguyễn Chí Thanh,
Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam.
Công ty Viễn thông Quốc tế là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trên
phạm vi toàn quốc trong các lĩnh vực sau:
- Tổ chức, xây dựng, vận hành, khai thác mạng viễn thông quốc tế;
- Cung cấp các dịch vụ viễn thông quốc tế;
- Tư vấn, khảo sát, thiết kế, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc;
- Xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh thiết bị chuyên ngành viễn thông;
- Bảo trì các trang thiết bị chuyên ngành thông tin liên lạc.
Cùng với mạng lưới viễn thông hiện đại; đội ngũ nhân viên gần 1400
người có trình độ cao, kinh nghiệm lâu năm, phong cách làm việc nhiệt tình


và chuyên nghiệp, Công ty Viễn thông Quốc tế cam kết mang đến cho Quý

khách những dịch vụ chất lượng đẳng cấp quốc tế.
Dịch vụ cung cấp:
- Cung cấp các loại hình dịch vụ về Điện thoại đi quốc tế như: Dịch vụ
điện thoại quay số trực tiếp đi quốc tế (IDD), Điện thoại gọi 171, 1717, 1713
đi quốc tế, Điện thoại gọi trực tiếp về nước nhà (HCD), Điện thoại hội nghị
quốc tế…
- Dịch vụ truyền số liệu: như Dịch vụ kênh thuê riêng quốc tế là dịch vụ
cung cấp kênh liên lạc dành riêng, điểm nối điểm, đáp ứng nhu cầu liên lạc
toàn cầu đặc biệt quan trọng của các doanh nghiệp. Qua đường liên lạc dùng
riêng này, khách hàng có thể sử dụng các loại hình dịch vụ như điện thoại,
fax, truyền số liệu ...
Dịch vụ kênh thuê riêng qua VSAT: VSAT là từ viết tắt tiếng Anh “Very
Small Aperture Terminal” có nghĩa là “trạm thông tin vệ tinh mặt đất cỡ nhỏ”,
được lắp đặt tại địa điểm thuê bao để liên lạc trực tiếp với một trạm VSAT
khác hoặc với một trạm chủ để từ đó kết nối qua mạng viễn thông mặt đất đến
địa điểm theo yêu cầu của khách hàng. Dịch vụ Thuê kênh riêng quốc tế qua
trạm mặt đất cỡ nhỏ (VSAT PAMA) là một trong những dịch vụ thuê kênh
trong nước và quốc tế, sử dụng các trạm vệ tinh cỡ nhỏ (thường đường kính
ăng ten từ 2,4m đến 3m).
Dịch vụ này đặc biệt phù hợp với những khách hàng có nhu cầu thiết
lập mạng dùng riêng trong nước và quốc tế mà các chi nhánh, trụ sở của
khách hàng ở các địa điểm chưa hoặc không thể triển khai được các mạng hữu
tuyến. Ví dụ: những khu công nghiệp, khu kinh tế mới, giàn khoan, biên giới,
hải đảo hoặc các vùng núi cao.
- Dịch vụ thu phát hình quốc tế: bao gồm dịch vụ thu phát hình qua các
trạm cố định và thu phát hình lưu động qua các trạm FLYAWAY: Đây là dịch
vụ nhằm đáp ứng các khách hàng có nhu cầu thu/phát hình trong nước và
quốc tế sử dụng trạm Thông tin vệ tinh mặt đất cố định hoặc lưu động (VSAT

Flyaway), khách hàng có thể phát một chương trình truyền hình trực tiếp các
sự kiện: chính trị, kinh tế, xã hội, thể thao, nghệ thuật ... từ một điểm bất kỳ ở
Việt Nam đi quốc tế.
- Dịch vụ Inmarsat là dịch vụ thông tin liên lạc trực tiếp qua vệ tinh,
đảm bảo cung cấp cho khách hàng các dịch vụ viễn thông nhanh chóng, tiện
lợi và tin cậy vượt qua mọi trở ngại về không gian.
- Dịch vụ Inmarsat cung cấp phương tiện liên lạc tới những nơi khó
khăn nhất như vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo, trên mặt biển hay đất
liền.
- Dịch vụ Inmarsat là phương tiện thông tin liên lạc cơ động và lý tưởng
cho các thương gia, các nhà ngoại giao, nhà báo, nhân viên cứu hộ, các đội
thăm dò địa chất, khai thác khoáng sản ở các vùng xa xôi hẻo lánh ...
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty:


(Nguồn tham khảo: />Công ty Viễn thông Quốc tế hiện có 4 Trung tâm trực thuộc:
- Trung tâm Viễn thông quốc tế khu vực 1 ( ITC1): Có trụ sở chính tại
Hà nội. Phụ trách cung cấp dịch vụ Viễn thông quốc tế cho các tỉnh
miền Bắc
- Trung tâm Viễn thông quốc tế khu vực 2 ( ITC1): Có trụ sở chính tại
thành phố Hồ Chí Minh. Phụ trách cung cấp dịch vụ Viễn thông quốc
tế cho các tỉnh miền Nam.
- Trung tâm Viễn thông quốc tế khu vực 3 ( ITC3): Có trụ sở chính tại
Đà nẵng. Cung cấp dịch vụ Viễn thông quốc tế cho các tỉnh miền


Trung.
- Trung tâm thông tin vệ tinh VINASAT (VNS): Có trụ sở tại Hà nội.
Phụ trách cung cấp dịch vụ Viễn thông quốc tế qua Vệ tinh VINASAT1.
Hiện tại tôi đang công tác tại phòng Đầu tư phát triển – VTI. Đó là một

đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản
lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc điều hành các lĩnh vực: Quản lý công tác
đầu tư-xây dựng, quản lý các dự án, các công trình của Công ty. Phòng Đầu
tư phát triển chủ trì thực hiện nhiều nhiệm vụ. Một trong số đó là chủ trì đề
xuất và tham gia các hội đồng nghiệm thu bàn giao đưa các dự án vào sử
dụng. Theo dõi trang thiết bị chuyên nghành phục vụ cho quá trình sản xuất
kinh doanh của Công ty. Thực hiện việc báo cáo định kỳ và đột xuất cho
Giám đốc. Đề xuất việc điều chuyển thiết bị trong nội bộ Công ty phù hợp
với nhu cầu của các đơn vị trực thuộc trình Giám đốc quyết định. Do VTI là
đơn vị cung cấp rất nhiều dịch vụ viễn thông nên số lượng trang thiết bị
chuyên nghành rất lớn, có rất nhiều qui trình đã được ban hành và triển khai.
Trong phạm vi nghiên cứu này tôi chỉ đề cập đến Qui trình quản lý các thiết
bị phục vụ cho dịch vụ VSAT (như đã nêu ở phần dịch vụ) hay còn được gọi
là “Qui trình quản lý các thiết bị VSAT”. Mục đích của Qui trình này là đảm
bảo quản lý thiết bị một cách khoa học và hiệu quả, không gây thất thoát tài
sản của nhà nước. Quy trình này áp dụng đối với các hoạt động quản lý sử
dụng trạm thông tin vệ tinh mặt đất cỡ nhỏ (VSAT) trong nội bộ Công ty Viễn
thông Quốc tế.
Tóm tắt là “Qui trình quản lý các thiết bị VSAT” như sau:
Thông thường các thiết bị VSAT có được thông qua hoạt động đấu thầu, mua
sắm... hay còn được biết đến với tên gọi “Dự án đầu tư”. Quản lý dự án
(QLDA) là một nhóm người tại các phòng chức năng do Giám đốc phê duyệt
thành 1 nhóm để triển khai từ đầu đến khi kết thúc 1 dự án.
Các Trung tâm là đầu mối tiếp nhận thiết bị do QLDA yêu cầu. QLDA,


P.ĐTPT, TCKTTK, VT có trách nhiệm phối hợp với các Trung tâm trong việc
giao nhận thiết bị, cập nhật, tổng hợp tình trạng thiết bị. Quy trình xử lý được
tiến hành theo 5 bước được quy định như sau:

Tiến trình thực hiện

Trách nhiệm

Bước 1

Tiếp nhận thiết bị

QLDA, Phòng TCKT-TK,
Các đơn vị tiếp nhận, Nhà
cung cấp

Bước 2

Hướng dẫn quản lý
Bàn giao thiết bị

Phòng TCKTTK, ĐTPT,
Đơn vị tiếp nhận thiết bị

Cặp nhật lý lịch

Phòng TCKTTK, QLDA,
P.ĐTPT, P.VT và Đơn vị
sử dụng

Bước 3

Bước 4

Bước 5

Kiểm kê, đề xuất
báo cáo

Thanh lý tài sản

Phòng TCKTTK, QLDA,
ĐTPT, VT, Đơn vị sử dụng

Hội đồng thanh lý tài sản,
Các đơn vị sử dụng,
P.TCKTTK, P.ĐTPT.

Bước 1. Tiếp nhận thiết bị
- QLDA phối hợp cùng Các Trung tâm (đơn vị tiếp nhận) tiếp nhận thiết bị từ
nhà cung cấp. Kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã thiết bị theo đúng hợp
đồng đã được ký. Đo thử kiểm tra, lập biên bản giao nhận thiết bị giữa đơn vị
tiếp nhận và nhà cung cấp.
-

Đơn vị tiếp nhận lập sổ theo dõi, quản lý thiết bị tạm thời và báo cáo

QLDA, QLDA là đầu mối có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan


xử lý các tình huống. Trưởng QLDA tập hợp và bàn giao đầy đủ hồ sơ cho
P.ĐTPT và P.TCKTTK và đơn vị sử dụng.
Bước 2. Bàn giao tài sản
- Sau khi ký Biên Bản nghiệm thu hoàn thành đưa công trình vào sử dụng,

QLDA giao cho P.ĐTPT và P.TC-KT-TK, đơn vị sử dụng mỗi đơn vị 01 Bộ hồ
sơ nghiệm thu bàn giao để phục vụ việc giao tài sản cho các Đơn vị sử dụng
(ĐVSD). Đồng thời, QLDA phải phối hợp với các nhà thầu cung cấp và lắp
đặt thiết bị, tư vấn thiết kế, đơn vị sử dụng... hoàn thành các bản xác nhận giá
trị khối lượng hoàn thành (hoặc quyết toán) công trình và cung cấp cho P.TCKT-TK để tính (hoặc tạm tính) giá trị tài sản.
- P.TCKTTK xác định số liệu về giá trị tài sản (hoặc giá trị tạm tính) hình
thành từ dự án, thông báo cho P ĐTPT làm cơ sở để giao tài sản cho các Đơn
vị sử dụng. P.TC-KT-TK thực hiện việc ghi và theo dõi giá trị tài sản được
hình thành từ dự án đầu tư đã hoàn thành theo quy định hiện hành.
- P.TCKTTK có trách nhiệm hương dẫn ghi giá trị tài sản cho các đơn vị sử
dụng ngay sau khi hoàn thành công tác nghiệm thu.
- Khi có số liệu về giá trị tài sản (hoặc giá trị tạm tính) hình thành từ dự án,
P.ĐTPT trình Giám đốc ra quyết định giao tài sản cho các ĐVSD. Quyết định
này sẽ được gửi tới các đơn vị liên quan: P.KH, P.TTBH, TCKTTK, ĐTPT, và
các ĐVSD.
- Các Trung tâm thực hiện các công tác chuẩn bị cần thiết để tiếp nhận thiết bị
khi có yêu cầu của QLDA hoặc lệnh điều chuyển thiết bị của các phòng chức
năng công ty.
- Trên cơ sở Quyết định giao quản lý tài sản của Giám đốc Công ty và Biên
bản giao nhận tài sản cho ĐVSD, Phòng TC-KT-TK hướng dẫn Đơn vị sử
dụng lập thẻ cho tài sản cố định và hạch toán tài sản theo quy định; thông báo
giá trị tài sản chính thức cho ĐVSD khi có Quyết định phê duyệt quyết toán
dự án.
Bước 3. Cập nhật lý lịch


- Ngay sau khi có quyết định giao thiết bị (tài sản) hoặc điều chuyển chính
thức cho đơn vị sử dụng, đơn vị sử dụng có trách nhiệm lập lý lịch theo dõi:
tình trạng, số lượng, serial number …của thiết bị và thường xuyên cập nhật.
- Khi thiết bị đã được lắp đặt theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo lệnh của

Công ty và Tập đoàn, căn cứ vào biên bản lắp đặt, sửa chữa họăc thu hồi…
đơn vị sử dụng có trách nhiệm lập bảng theo dõi và thường xuyên cập nhập để
đảm bảo biết được: loại, số lượng, tình trạng, số lần lắp đặt, sửa chữa, ngày
lắp, ngày sửa, ngày thu hồi, tên khách hàng… đã lắp đặt trên mạng lưới, còn
trong kho hoặc đang sửa chữa…
- Đơn vị sử dụng chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng và quản
lý CSDL thiết bị VSAT-IP, có mã thống nhất và được cập nhật thường xuyên
để thuận tiện cho các đơn vị trong quá trình quản lý thiết bị, tài sản.
- Đơn vị sử dụng có trách nhiệm báo cáo định kỳ một tháng một lần hoặc báo
cáo đột xuất theo yêu cầu của công ty.
Bước 4. Kiểm kê tài sản
Các đơn vị sử dụng và các phòng ban liên quan có trách nhiệm:
- Kiểm kê tài sản theo định kỳ 3 tháng/ lần hoặc đột xuất theo yêu cầu của.
Báo cáo đề xuất các vấn đề tồn tại cho Công ty.
Bước 5. Thanh lý tài sản:
Thực hiện theo qui trình thanh lý tài sản do Công ty đã ban hành.
“Qui trình quản lý các thiết bị VSAT” đã phần nào đóng góp tích cực vào việc
quản lý công tác đầu tư-xây dựng, quản lý các dự án. Nó cũng đạt được mục
đích là đảm bảo quản lý thiết bị một cách khoa học và hiệu quả, không gây
thất thoát tài sản của nhà nước. Tuy nhiên trong quá trình triển khai nó cũng
nảy sinh 1 số vấn đề cần được khắc phục như:
Trong Bước 1: Tiếp nhận thiết bị: Do tính đặc thù trong ngành viễn thông,
thường phải tích hợp hệ thống: Lắp đặt hệ thống từ nhiều chủng loại thiết bị
khác nhau nên thời gian lắp đặt thường khá dài. Ngoài ra thường có giai đoạn


chạy thử khoảng 3 tháng. Trong quá trình tiếp nhận thiết bị trước khi lắp đặt
từ nhà cung cấp, kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã thiết bị theo đúng hợp
đồng đã được ký, nhưng đơn vị tiếp nhận lại không có quyền sử dụng và khai
thác các thiết bị đó. Chẳng may hệ thống xảy ra lỗi hay hỏng hóc...nhà cung

cấp thiết bị sẽ phải thay hoặc sửa chữa.. Bởi vì các thiết bị đang được lắp đặt
và chịu trách nhiệm bởi nhà cung cấp. Nói cách khác thiết bị ở trong nhà của
mình mà mình không được sử dụng, không được động đến mà vẫn phải chịu
tránh nhiệm theo dõi nó thì quả là rất khó.
Cách khắc phục: là cần có một qui chế cụ thể để phối hợp tốt giữa các bên:
QLDA, Đơn vị tiếp nhận và nhà thầu cung cấp thiết bị trong việc tiếp nhận lập
sổ theo dõi, quản lý thiết bị tạm thời..
Trong Bước 2: Bàn giao tài sản. khi ký Biên Bản nghiệm thu hoàn thành đưa
công trình vào sử dụng thường là khoảng thời gian cũng tương đối dài, có khi
tới hàng năm. Ngoài ra việc bàn giao thiết bị liên quan đến rất nhiều đơn vị
nên khó tránh khỏi chậm trễ trong các khâu hoàn thiện hồ sơ. Trong khi đó
trong Qui trình lại không qui định rõ về thời gian cụ thể khi các đơn vị xử lý
công việc nên còn gây ra tình trạng thời gian bị kéo dài và trách nhiện không
thuộc về ai.
Cách khắc phục: Qui định các mốc thời gian cụ thể của các đơn vị có liên
quan trong quá trình phối hợp để hoàn thành công việc. Hoặc có những biện
pháp áp dụng đánh giá chất lượng hoàn thành công việc của các đơn vị theo
từng tháng.

2. Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị Tác
nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh
nghiệp anh/chị hiện nay. Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó
vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào.
Qua môn học Quản trị Tác nghiệp tôi càng thấy rõ hơn nhưng nội dung
có thể áp dụng cho doanh nghiệp một cách hiệu quả. Còn đối với bản thân tôi


thì rất tâm đắc với phương pháp 5 S bao gồm các hướng dẫn về tổ chức nơi
làm việc nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc:
1: Sàng lọc (Sort):

Ai đi làm cũng có nơi làm việc, mỗi người có một môi trường làm việc
khác nhau. Với tôi trong môi trường làm việc văn phòng thì việc phân loại
những gì cần thiết và không cần thiết, để những thứ thường được cần đến luôn
có sẵn gần kề và thật dễ tìm thấy là điều nên làm hàng ngày.
2: Sắp xếp (Straighten/Set in order)
Sau khi phân loại thì việc sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự để dễ
lấy mục đích làm giảm tối thiểu những thao tác thừa, tiết kiệm được thời gian.
Lấy ví dụ như việc sắp xếp hồ sơ giấy tờ nơi tôi đang làm việc. Nếu sắp xếp
có khoa học, theo thứ tự thì khi cần đến tôi có thể nhanh chóng lấy được thứ
mình muốn mà không mất thời gian tìm kiếm.
3: Sạch sẽ (Shine/Scrub):
Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tại nơi làm việc không chỉ đem lại sức khỏe cho
mình mà còn đem lại sự thoải mái khi làm việc. Đặc biệt trong môi trường
làm việc văn phòng, phòng kín, điều hòa nếu không sạch sẽ thì ảnh hưởng đến
sức khỏe khá rõ đặc biệt về đường hô hấp.
4: Sẵn sàng (Stabilize/Standardize):
Tất cả 3 công việc trên không chỉ làm 1 lần mà phải làm thường xuyên,
liên tục, tạo thành thói quen. Hay nói cách khác là đưa chúng lên mức luôn
sẵn sàng. Việc làm này luôn giúp chúng ta duy trì việc áp dụng thường xuyên
cả 3 công việc trên.
5: Sâu sát (Sustain):
Việc Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ không nên chỉ duy trì mỗi 1 minh mình
thực hiện mà nên khuyến khích, truyền đạt để những người đồng nghiệp cùng
phòng, cùng Công ty áp dụng thực hiện. Biến nó dần dân trở thành một phần
văn hóa của Công ty.


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế, 2010,
Quản trị Hoạt động;

2. Slide chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế,
2010, Quản trị Hoạt động, Hà Nội.
3. Giáo trình Quản trị sản xuất và dịch vụ-GS.TS Đồng Thị Thanh
Phương-NXB Lao động-Xã hội.
4. Một số trang Website: ; ...