Quy trình giao than xuất khẩu của tập đoàn công nghiệp than khoáng sản việt nam VINACOMIN

PHẦN I: GIỚI THIỆU
Tôi đã công tác trong lĩnh vực xuất nhập khẩu than được gần 10 năm và
hiện đang làm việc tại Ban Xuất nhập khẩu (XNK)-thuộc Tập đoàn Công
nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam, trong khuôn khổ bài tập này tôi xin
đưa ra một quy trình tác nghiệp khá quan trọng của Tập đoàn mà hiện Tôi
đang tham gia trong quá trình làm việc đó là: “Quy trình giao than xuất
khẩu của Tập đoàn Công nghiệp Than-khoáng sản Việt NamVINACOMIN„
Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam (trước đây là Tổng
Công ty Than Việt Nam) được thành lập từ ngày 10/10/1994 theo quyết
định số 563/QĐ.TTg của Thủ tướng Chính Phủ. Thực hiện nhiệm vụ quan
trọng mà Đảng và Nhà nước giao, ngay từ khi mới đi vào hoạt động, Tập
đoàn đã xây dựng đề án “Đổi mới tổ chức quản lý, nâng cao hiệu quả sản
xuất kinh doanh“ lựa chọn chiến lược phát triển kinh doanh đa ngành trên
nền công nghiệp than và phương châm “cùng phát triển với các bạn hàng„.
Cơ cấu tổ chức của Tập đoàn gồm:
+ Cơ quan quản lý điều hành gồm (1) Hội đồng quản trị Tiến sỹ Trần
Xuân Hoà là Chủ tịch, (2) Ban Kiểm soát, (3) Bộ máy điều hành do kỹ sư
Lê Minh Chuẩn làm Tổng Giám đốc.
+ Công ty Mẹ có 19 đơn vị trực thuộc
+ Các Công ty con: 70 Công ty

Page 1 of 12


Mở rộng hoạt động kinh doanh đối ngoại là hết sức quan trọng, trong
đó hoạt động xuất khẩu được thừa nhận là phương tiện thúc đẩy nền kinh tế
phát triển, mở rộng hoạt động xuất khẩu là tăng thu ngoại tệ cho quốc gia,
tạo điều kiện để nhập khẩu và tạo công ăn việc làm cho người lao động, tạo
nguồn thu để phát triển cơ sở hạ tầng.. Đó là mục tiêu của các doanh nghiệp
xuất khẩu hiện nay. Tuy nhiên, Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản
Việt Nam với đặc thù riêng của mình, bên cạnh việc khuyến khích xuất

khẩu vì mục đích như trên thì còn phải nhận thức được tầm quan trọng của
việc bảo vệ an ninh năng lượng quốc gia, bảo vệ môi trường tài nguyên
thiên nhiên vì “nguồn vàng đen„ là hữu hạn là nguồn năng lượng hết sức
quý giá, nó ảnh hưởng rất nhiều đến các ngành công nghiệp khác của đất
nước. Tập đoàn đã phải xây dựng một chiến lược xuất khẩu than hết sức
đúng đắn vì sự phát triển bền vững của Tập đoàn và cũng vì sự bền vững
chung của đất nước.
Thực hiện xuất khẩu than từ năm 2007-DK 2011
Năm
Khối lượng

2007
21

2008
22,1

than XK
(triệu tấn)

Page 2 of 12

2009
24

2010
18,7

DK 2011
17

PHẦN II: QUY TRÌNH GIAO THAN XUẤT KHẨU CỦA TẬP
ĐOÀN CN THAN-KHOÁNG SẢN VIỆT NAM

I/ Quy định chung: Tập đoàn thống nhất công tác điều hành tàu vào, ra nhận
than xuất khẩu theo quy trình và phân công trách nhiệm cho các Công ty con,
đơn vị trực thuộc Tập đoàn. Trên cơ sở kết quả giao dịch đàm phán và ký kết
hợp đồng mua bán than với khách hàng nước ngoài, hợp đồng thuê tàu, công
tác điều hành xuất khẩu được thực hiện dưới sự chỉ đạo tập trung của Tổng
Giám đốc và/hoặc Phó Tổng Giám đốc phụ trách sản xuất và tiêu thụ được
Tổng Giám đốc uỷ quyền.
Các đơn vị, bộ phận liên quan phải tuân thủ chặt chẽ theo quy trình đảm bảo
mục tiêu giao hàng đúng khối lượng, chất lượng và tiến độ hợp đồng đã ký với
khách hàng, giải phóng tàu nhanh, giữ gìn và nâng cao uy tín, thương hiệu
THAN VIỆT NAM trên thị trường quốc tế.
II/ Quy trình giao than xuất khẩu: bao gồm các bên tham gia vào 5 bước
chính như sau:

Page 3 of 12


Các bên tham gia vào quy trình giao than xuất khẩu:
1. Lãnh đạo điều hành: Tổng Giám đốc/ Phó Tổng phụ trách
2. Ban XNK -Tập đoàn :thực hiện giao dịch ký hợp đồng xuất khẩu than,
theo dõi việc giao hàng và thanh toán an toàn.
3. Ban SXT-Tập đoàn: chủ trì và phối hợp các bộ phận liên quan cân đối
lập kế hoạch chuẩn bị chân hàng, kế hoạch giao than hàng tháng, quý..
4. Đơn vị tổ chức điều hành giao than cho tàu (Shipper): Công ty Kho vận
và Cảng Cẩm Phả

5. Đơn vị giao than xuất khẩu: là các đơn vị sản xuất than và giao than theo
phân công của Tập đoàn. (khoảng 15 Công ty thành viên)
6. Đơn vị Giám định: Công ty Cổ phần giám định Vinacomin
(QUACONTROL)

7. Đơn vị bốc xếp hàng: Công ty Vật tư vận tải và xếp dỡ-Vinacomin
Bước 1-Chuẩn bị chân hàng: Các đơn vị sản xuất than chủ động sản xuất,
đảm bảo đủ khối lượng và chất lượng giao than xuất khẩu theo kế hoạch chuẩn
bị chân hàng tháng, quý, năm phù hợp với hợp đồng phối hợp kinh doanh hoặc
hợp đồng kinh tế.
Kế hoạch chuẩn bị chân hàng xuất khẩu hàng tháng/quý được Ban XNK
xây dựng trên cơ sở hợp đồng phối hợp kinh doanh/hợp đồng xuất khẩu, nhu
cầu lấy than của khách hàng và khả năng sản xuất thực tế của các đơn vị. Ban
Sản xuất than chủ trì cùng Ban Kế hoạch, XNK, Ban Thị trường Nội địa cân
đối báo cảo Tổng Giám đốc/hoặc Phó Tổng GĐ phụ trách than quyết định.

Bước 2-Thực hiện giao hàng:

Page 4 of 12


Trong mọi trường hợp việc giao hàng chỉ được thực hiện khi có xác
nhận từ Tập đoàn về việc đã có thư tín dụng hoặc xác nhận thanh toán hoặc
giấy báo có của ngân hàng cho từng chuyến hàng (xác nhận đảm bảo cho việc
thanh toán an toàn)
Thứ 5 hàng tuần, Ban Sản xuất than (SXT) chủ trì cùng các Ban XNK,
Tiêu thụ nội địa, Công ty Kho vận và Cảng Cẩm Phả, Công ty CP Giám định
Vinacomin, Công ty Vật tư vận tải và Xếp dỡ Vinacomin họp tác nghiệp tàu và
bố trí sắp xếp lịch cập cầu của tuần kế tiếp báo cáo Tổng Giám đốc/hoặc Phó
Tổng GĐ phụ trách than quyết định.

Căn cứ kế hoạch điều tàu và kế hoạch tiêu thụ hàng tháng đã được phê
duyệt, Ban XNK phát hành thông báo giao than gửi các đơn vị giao than xuất
khẩu, đơn vị điều hành, đơn vị giám định, đơn vị bốc xếp.
Sau khi nhận được thông báo giao than của Tập đoàn, các đơn vị giao
than xuất khẩu thu xếp phương tiện, tổ chức vận chuyển giao than.
Khi tàu đến cảng xếp hàng, đơn vị điều hành phối hợp với đơn vị giám
định cử cán bộ trực tiếp kiểm tra hầm hàng làm việc với nhà tàu, với đơn vị
bốc xếp tổ chức điều hành, bốc rót và san gạt cho tàu trong cầu và tại các khu
vực chuyển tải đảm bảo tiến độ, số lượng, chất lượng, an toàn đúng trình tự
theo sơ đồ hầm hàng.
Bước 3-Lập và chuyển chứng từ giao than xuất khẩu:
Sau khi kết thúc giao hàng cho tàu đơn vị điều hành (Công ty Kho vận
và cảng Cẩm Phả) có trách nhiệm thu nhận đầy đủ bộ chứng từ tàu: vận tải
đơn, Biên bản thời gian làm hàng, thông báo sẵn sàng, sơ đồ hầm hàng...Trong
phạm vi 24 giờ kể từ khi ký BL đơn vị điều hành phải gửi chuyển nhanh và an
toàn về bộ chứng từ tàu đầy đủ về Ban XNK Tập đoàn.

Page 5 of 12


Trong vòng 24 giờ kể từ khi ký phát vận đơn, đơn vị giám định phải cấp
chứng thư khối lượng, chất lượng theo yêu cầu của LC/hợp đồng và chuyển
nhanh an toàn về Ban XNK Tập đoàn.
Đơn vị điều hành và đơn vị cấp chứng thư phải chịu trách nhiệm trong
việc chậm trễ hoàn thiện chứng từ tàu hoặc chuyển chứng từ chậm so với quy
định ảnh hưởng đến việc thu tiền từ khách hàng.
Bước 4-Thanh toán tiền than:
Tập đoàn chịu trách nhiệm thu tiền than xuất khẩu. Sau khi nhận được
bộ chứng từ hoàn hảo, Ban XNK Tập đoàn lập hoá đơn thương mại và các
chứng từ khác (theo yêu cầu của LC, hợp đồng) kiểm tra và hoàn thiện bộ

chứng từ thanh toán, lập hối phiếu thu tiền hàng trong phạm vị 24 giờ.
Bộ chứng từ thanh toán phải được xuất trình tại các ngân hàng thanh
toán chủ yếu theo phương thức nhờ thu hoặc chiết khấu chứng từ. Kèm theo
chứng từ là lệnh chuyển tiền về Tập đoàn và hoặc tài khoản do Tập đoàn chỉ
định.
Tập đoàn phải chuyển một bộ hồ sơ liên quan về đơn vị giao than xuất
khẩu để làm thủ tục nộp và hoàn thuế.
Bước 5-Giám định than xuất khẩu:
Công ty Cổ phần Giám định-Vinacomin chịu trách nhiệm được giao
chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra, giám định toàn bộ khối lượng, chất lượng
than tại chân hàng (kho than của các đơn vị), trên sà lan cập mạn tàu, than lên
tàu.
Công ty CP Giám định Vinacomin chịu trách nhiệm cấp chứng thư đúng
khối lượng, chất lượng lên tàu xuất khẩu. Nếu giám định sai có khiếu nại của
khách hàng phát sinh thiệt hại về kinh tế phải bồi thường mức thiệt hại do
giám định sai gây ra.
III/ Những bất cập/nhược điểm

Page 6 of 12


Do hệ thống cơ quan làm việc bố trí không gần nhau, Ban XNK-Tập
đoàn đơn vị đầu mối giao dịch trụ sở tại Hà Nội trong khi các đơn vị thành
viên và địa điểm giao hàng tại Quảng Ninh nên việc phối hợp và tác nghiệp
trong quy trình giao than gặp rất nhiều khó khăn cụ thể như: sau khi kết thúc
giao hàng B/L tàu và các chứng thư giám định chất lượng, khối lượng phải
được gửi từ Quảng Ninh về Ban XNK Tập đoàn trong thời gian sớm nhất để
tập hợp với các chứng từ khác xuất trình ngân hàng đảm bảo việc thanh toán
an toàn và lấy tiền hàng nhanh. Thực tế chứng từ giao hàng thường xuyên bị
chậm trễ, thậm chí thất lạc ảnh hưởng đến việc thanh toán, thanh toán chậm và

tổn thất phát sinh là không nhỏ.
Các cuộc họp tác nghiệp sản xuất diễn ra thường xuyên nên việc đi lại
họp hành giữa các Ban trên Tập đoàn tại Hà Nội và các Bộ phận tại khu vực
Quảng Ninh làm mất nhiều thời gian và chi phí đi lại.
Trong công tác giám định khối lượng và chất lượng Than cho các
chuyến tàu tàu xuất khẩu vẫn còn để xảy ra hiện tượng không đảm bảo chất
lượng giao than, có khiếu nại về chất lượng, khối lượng và tạp chất trong Than.
Trong công tác điều hành giao than: sự phối hợp giữa các bộ phận chưa
tốt, các cán bộ điều hành chưa có nhiều kinh nghiệm sử dụng ngoại ngữ chưa
thành thạo trong giao dịch với thuyền trường nước ngoài, theo dõi diến biến
làm hàng chưa sắt sao. Cụ thể: một số chuyến tàu khi đã cập cầu cảng để tiến
hành rót hàng đơn vị giám định mới phát hiện ra không đủ hồ sơ làm mớn
nước để tính toán khối lượng giao hàng, lúc này lại phải dịch chuyển lai tàu ra
ngoài khơi để làm việc với khách hàng tìm hướng giải quyết sẽ xác định khối
lượng bằng cân hoặc bằng một phương phát khác do hai bên thoả thuận...hiện
tượng này làm phát sinh tổn thất về thời gian chờ đợi làm hàng chiếu theo quy
định về mức thưởng phạt dôi nhật giao hàng.
IV/ Một số đề xuất, giải pháp:

Page 7 of 12


Để đảm bảo việc giao nhận chứng từ từ Quảng Ninh về Hà Nội được an
toàn và nhanh chóng, giải pháp mà Tôi đưa ra là Tập đoàn cần phải ký kết hợp
đồng giao nhận với một hãng duy nhất chuyển phát nhanh lớn có uy tín ví dụ
như EMS, TNT (tránh gửi thư thường và các hãng chuyển phát nhanh tràn lan
như hiện nay), có một phận chuyên tuyến đảm bảo việc giao nhận thường
xuyên và hoả tốc để đảm bảo việc chuyển chứng từ từ Quảng Ninh về Hà Nội
được nhanh và an toàn tuyệt đối,mục tiêu cuối cùng để tránh tổn thất phát sinh
do việc chậm trễ thanh toán.

Để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho các cuộc họp tác nghiệp sản xuất
và tiêu thụ diễn ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, quý...giữa các bộ phận
hai đầu Quảng Ninh và Hà Nội, theo Tôi Tập đoàn nên đầu tư một hệ thống
thông tin phần mềm họp trực tuyến. Có nghĩa là các bộ phận ở Hà Nội sẽ tập
trung ở văn phòng cơ quan Tập đoàn, các Công ty thành viên sẽ tập trung họp
tại Trung tâm điều hành tại Quảng Ninh hai văn phòng sẽ họp trực tuyến thông
qua một hệ thống phần mềm thông tin, các bên vẫn có thể trao đổi thông tin,
thảo luận nhìn qua màn hình lớn. Chúng ta nên áp dụng khoa học kỹ thuật tiên
tiến để giảm thiểu thời gian đi lại và tiền bạc, tránh các lãng phí không cần
thiết.
Về giám định khối lượng, chất lượng giao hàng: Công ty Quacontrol cần
cập nhật và hoàn thiện các quy trình theo tiêu chuẩn giám định ISO hiện đại.
Trong quá trình làm hàng đơn vị giám định phải bố trí cán bộ trực 24/24h trên
tàu, nếu phát hiện giao than không đảm bảo chất lượng, lẫn tạp chất thì yêu cầu
ngừng giao hàng để kịp thời xử lý đến khi đảm bảo chất lượng mới tiếp tục
làm hàng. Công ty cần phối hợp cùng Tập đoàn để giải quyết khiếu nại với
khách hàng về khác biệt về khối lượng, chất lượng giao hàng.

Page 8 of 12


Về công tác điều hành: Đơn vị điều hành có trách nhiệm chủ trì phối hợp
chặt chẽ với nhà tàu các bên liên quan để đảm bảo bộ chứng từ tàu được lập
kịp thời và phù hợp với LC/hợp đồng xuất khẩu. Các cán bộ điều hành phải
theo dõi chặt chẽ diến biến làm hàng để có hướng giải quyết kịp thời mọi
vướng mắc phát sinh. Để tránh trường hợp tàu cập cầu làm hàng mà không đủ
hồ sơ làm mớn nứơc đơn vị điều hành cần phối hợp tác nghiệp chặt chẽ với
đơn vị giám định kiểm tra hồ sơ đo mớn nổi của tàu ngay khi tàu đến cảng đã
kiểm dịch và sẵn sàng làm hàng trên mọi phương diện. Trong trường hợp tàu
không đủ điều kiện để xác định khối lượng bằng đo mớn nước tàu, phải lập

biên bản với tàu (bằng Tiếng Anh) có xác nhận của Thuyền trưởng và thông
báo cho các bên liên quan ngay lập tức. Việc này phải thực hiện trước khi lai
dắt tàu vào vị trí rót hàng để tránh phạt dôi nhật phát sinh và tranh cãi không
cần thiết với khách hàng.
PHẦN III- ÁP DỤNG KIẾN THỨC ĐÃ HỌC VÀO THỰC TIỄN CÔNG
TÁC
Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan
đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm
chuyển hoá chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao
nhất. Thực tế tại doanh nghiệp hiện tôi đang công tác cho thấy Quản trị sản
xuất tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động sản xuất kinh
doanh. Việc áp dụng các phương pháp quản trị khoa học sẽ tạo ra khả năng
sinh lợi cho doanh nghiệp, nâng cao hiệu suất chất lượng sản phẩm, dịch vụ và
cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp.

Page 9 of 12


Là cán bộ thị trường, công tác dự báo luôn có vai trò quan trọng. Thực
tế hiện nay giữa sản xuất than và nhu cầu dự báo thị trường tiêu thụ luôn có sự
sai lệch. Điều này làm cho mức sản xuất có độ lệch nào đó so với nhu cầu dự
báo. Do đó để có thể chuẩn bị sản xuất đáp ứng nhu cầu thị trường một cách
chủ động, hiệu quả, chúng tôi cần phải xây dựng kế hoạch trong tương lai do
vậy công tác hoạch định tổng hợp thực sự cần thiết đối với chúng tôi trong
khâu điều hành. Đặc biệt hoạch định tổng hợp tạo ra các sản phẩm dịch vụ đáp
ứng nhu cầu khách hàng, thị trường. Điều này thể hiện ở chỗ doanh nghiệp
chúng tôi không chỉ tạo ra các sản phẩm có chất lượng tốt mà luôn chủ động
tạo ra sản phẩm phù hợp với yêu cầu thị trường.
Trải qua nhiều năm công tác cá nhân tôi cũng nhận thấy rất nhiều lãng
phí xảy ra trong ngành công nghiệp sản xuất Than...Việc áp dụng lý thuyết

LEAN có ý nghĩa quan trọng trong việc loại bỏ những lãng phí trong quá trình
sản xuất tiêu thụ, vận chuyển từ đó cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, giảm chi
phí, rút ngắn thời gian hoàn thành sản phẩm mà trong đó lãng phí về thời gian
chờ đợi không cần thiết cùng với các thao tác di chuyển không hợp lý của công
nhân, tồn kho, dự trữ là những mối quan tâm giải quyết tại doanh nghiệp hiện
nay. Trong sản xuất LEAN, công nhân được chỉ định trách nhiệm rõ ràng nhằm
xác định các nguồn hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm và đề ra được các
giải pháp khắc phục. LEAN là một quy trình hệ thống nhằm đảm bảo việc cải
tiến liên tục, nhờ đó Công ty không ngừng tím kiếm các hoạt động không tại ra
giá trị tăng thêm và cách thức để loại bỏ chúng. Hơn nữa Việc áp dụng tiêu
chuẩn hoá công việc trong LEAN cũng giúp doanh nghiệp chúng tôi mở rộng
sản xuất dễ dàng hơn tránh được những gián đoạn có thể gặp phải do thiếu các
quy trình được chuẩn hoá.

Page 10 of 12


Quản trị sản xuất và tác nghiệp là một môn khoa học quản trị kinh
doanh giúp cho doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý trong quá trình hoạt
động sản xuất và kinh doanh, nó thật sự hữu ích. Đối với cá nhân tôi, kiến thức
môn học giúp tôi có cái nhìn sâu sát hơn với thực tế sản xuất, giúp tôi có thêm
công cụ hữu hiệu trong công tác quản lý tác nghiệp điều hành giữa các bộ
phận, phòng ban, đơn vị thành viên trong doanh nghiệp đang làm việc hiện
nay.

Page 11 of 12


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Tài liệu môn học Quản trị hoạt động trường Griggs- Chương trình

đào tạo Thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế.
2. Các bài giảng (slide) môn học Quản trị hoạt động
3. Giáo trình Quản trị sản xuất và dịch vụ (Lý thuyết & Bài tập) do Nhà
xuất bản Lao động –Xã hội phát hành.
4. Tài liệu tham khảo trên internet: website:

Page 12 of 12