Quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho của công ty cổ phần sông đà 11

Phần A: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho của Công ty Cổ
phần Sông Đà 11, những bất cập của quy trình này và các đề xuất cải thiện để
thực hiện tốt hơn.
I – Giới thiệu về Công ty Cổ phần Sông Đà 11:
Công ty Cổ phần Sông Đà 11 được thành lập từ năm 1961 với tiền thân là
đội điện, nước thuộc Công ty Xây dựng thuỷ điện Thác Bà. Với bề dầy truyền
thống hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành, ngày nay Công ty Cổ phần Sông
Đà 11 đã trở thành một trong những đơn vị kinh doanh có hiệu quả, tình hình tài
chính lành mạnh hàng đầu trong Tập đoàn Sông Đà.
Ngành nghề truyền thống là xây lắp hệ thống đường dây tải điện, trạm
biến áp đến cấp điện áp 500kv; thí nghiệm hiệu chỉnh các nhà máy thủy điện,
Xây dựng hệ thống cấp thoát nước đô thị và khu công nghiệp; tổng thầu xây
dựng các công trình thủy điện vừa và nhỏ, sản xuất kinh doanh điện thương
phẩm, vật liệu xây dựng, đầu tư, kinh doanh đô thị và khu công nghiệp...
Mô hình tổ chức công ty gồm: Hội đồng quản trị, Ban tổng giám đốc điều
hành, Phòng Tài chính kế toán, phòng kinh tế kế hoạch, phòng kỹ thuật cơ giới,
phòng tổ chức hành chính, phòng dự án và các chi nhánh trực thuộc công ty.
Trong suốt quá trình phát triển của mình, Công ty Cổ phần Sông Đà 11
luôn quan tâm đến công tác xây dựng và hoàn chỉnh hệ thống quy chế, quy trình
tác nghiệp để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty xuyên suốt,
kịp thời, kiểm soát được rủi ro và mang lại hiệu quả cao. Hiện nay, với vai trò là
kế toán trưởng Công ty, được trực tiếp chủ trì và tham gia xây dựng, hoàn thiện
ận hành
1


Quản trị hoạt động

hệ thống quy trình tác nghiệp trong Công ty, cùng với sự lĩnh hội những kiến
thức của môn học Quản trị hoạt động được đào tạo theo Chương trình đào tạo
Thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế tại Việt Nam của Đại học Griggs, tôi xin

lựa chọn phân tích “Quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho trong
Quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán của Công ty” nhằm góp phần
nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động tác nghiệp, quản lý kinh tế của Công ty.
II – Mô tả “Quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho” của Công
ty Cổ phần Sông Đà 11 đang áp dụng hiện nay:
1.

Quản lý mua hàng, nhập kho:
Mục đích của Quy trình: Nhằm xác nhận số vật tư, sản phẩm, hàng hoá

nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với
người có liên quan và ghi sổ kế toán.
1.1

Đối với vật tư mua mới:

a)

Các bước khi thực hiện việc mua vật tư:
Thứ nhất, Phòng Kỹ thuật cơ giới căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết với

chủ đầu tư, khối lượng công việc cần thi công tiến hành bóc tách chi tiết từng
loại vật tư, lập bảng dự trù vật tư trình Tổng giám đốc Công ty duyệt làm cơ sở
mua vật tư, sau đó chuyển Bảng dự trù vật tư đến Phòng Kinh tế kế hoạch và
Phòng Tài chính Kế toán.
Thứ hai, trên cơ sở khối lượng vật tư được duyệt mua, Phòng Kinh tế kế
hoạch phải đi xem xét thị trường tìm kiếm vật tư chất lượng tốt, giá hợp lý, lập
hồ sơ mời chào giá và phải xem xét ít nhất của 03 đơn vị cung cấp khác nhau,
tập hợp đủ 03 báo giá của 03 đơn vị khác nhau trình Hội đồng duyệt giá Công ty
2

Quản trị hoạt động

phê duyệt giá và nhà cung cấp (Hội đồng duyệt giá gồm Tổng giám đốc và các
phòng công ty).
Thứ ba, sau khi đã được Hội đồng duyệt giá công ty ký duyệt đầy đủ thì
tiến hành thương thảo và ký kết Hợp đồng với đơn vị cung cấp vật tư được chọn.
Hợp đồng ký phải đảm bảo đúng nguyên tắc theo quy định của Công ty và quy
định của pháp luật.
b)

Các bước khi thực hiện nhập vật tư:
Thứ nhất, khi nhập vật tư vào kho, người nhập vật tư phải mang đầy đủ

các chứng từ đến phòng Kỹ thuật cơ giới để làm thủ tục nhập vật tư, vật tư chỉ
được nhập khi có đủ các chứng từ sau:
-

Giấy yêu cầu mua vật tư đã được Tổng giám đốc duyệt;

-

Biên bản xét duyệt giá đã được ký duyệt;

-

Hợp đồng kinh tế đã được ký kết

-

Biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư, hàng hoá;

-

Hoá đơn tài chính hợp lệ, hợp pháp (Bản gốc)

-

Các chứng từ liên quan khác (nếu có)
Thứ hai, trước khi nhập vật tư các bộ phận trong Ban kiểm nghiệm phải

tiến hành kiểm tra chất lượng, chủng loại, giá cả, quy cách hàng hoá. Nếu theo
đúng hợp đồng hoặc Biên bản duyệt giá thì mới cho phép nhập kho.
Thứ ba, căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán hàng, Phòng vật tư cơ giới có
trách nhiệm lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập 03 liên, người lập có
trách nhiệm đánh số phiếu nhập kho sau đó chuyển 02 liên cho người nhập hàng.
3


Quản trị hoạt động

Thứ tư, người nhập hàng mang hoá đơn kèm theo 02 liên phiếu nhập kho
tới Thủ kho để nhập hàng. Sau khi thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng chủng
loại hàng hoá phải ghi vào cột thực nhập và ký nhận vào cả 03 liên phiếu nhập.
01 liên phiếu nhập được trả cho người nhập, 01 liên thủ kho có trách nhiệm vào
thẻ kho và định kỳ hàng tuần chuyển cho kế toán vật tư để hoạch toán. Kèm theo
phiếu nhập kho là hoá đơn của người bán, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, giấy
yêu cầu mua vật tư, Hợp đồng kinh tế, biên bản duyệt giá.
Thứ năm, người nhập hàng có trách nhiệm mang hoá đơn mua hàng kèm

theo phiếu nhập kho đến kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán công nợ
ngay sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho; kế toán kiểm tra, căn cứ hoá đơn và
phiếu nhập kho để ghi sổ.
Thứ 6, định kỳ hàng tuần kế toán theo dõi vật tư có trách nhiệm đối chiếu
số phiếu nhập theo chứng từ thanh toán (đã được ghi vào thẻ kho trên chương
trình kế toán trong máy vi tính) với phiếu nhập kho theo chứng từ nhận từ thủ
kho để phát hiện trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho
hoặc tiếp liệu viên chưa mang chứng từ hóa đơn đến thanh toán nợ.
1.2

Nhập vật tư, dụng cụ từ sản xuất hoặc sau khi đã xuất dùng nhưng không

dùng hết hoặc thu hồi thanh lý tài sản, thu hồi phế liệu trong sản xuất:
Thứ nhất, căn cứ vào Giấy yêu cầu nhập vật tư do đội lập, bộ phận kiểm
nghiệm chất lượng vật tư tiến hành kiểm nghiệm, đánh giá và ghi rõ ràng số
lượng, tỷ lệ % vật tư thu hồi, phòng vật tư lập phiếu nhập gồm 03 liên sau đó
giao cho người nhập cả 02 liên để mang tới thủ kho nhập hàng.

4


Quản trị hoạt động

Thứ hai, người nhập mang cả 02 liên tới thủ kho nhập hàng, 01 liên thủ kho
giữ và định kỳ giao cho kế toán vật tư kèm theo giấy yêu cầu nhập vật tư để ghi
sổ kế toán, 01 liên người nhập vật tư giữ để cuối tháng quyết toán vật tư dùng để
thanh toán lương, hay các yêu cầu cụ thể khác theo tính chất của vật liệu đem
nhập. Kế toán ghi sổ theo phiếu nhập.
Thứ ba, định kỳ kế toán vật tư có trách nhiệm đối chiếu với các bộ phận
kế toán ghi sổ theo phiếu nhập.

2.

Quản lý xuất kho:
Mục đích của quy trình: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, thành phẩm,

hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch
toán chi phí sản xuất kinh doanh, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử
dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
Thứ nhất, các đồng chí đội trưởng, tổ trưởng căn cứ vào tình hình thực tế
công việc cần thi công lập giấy yêu cầu xuất vật tư trình lên phòng Kỹ thuật cơ
giới xin cấp vật tư. Trưởng phòng Kỹ thuật cơ giới căn cứ vào số lượng vật tư
yêu cầu xem xét với kế hoạch và định mức tiêu hao đã được tính toán nếu thấy
phù hợp thì ký duyệt vào giấy yêu cầu cấp vật tư.
Thứ hai, các đồng chí tổ, đội trưởng trình lên Tổng giám đốc (hoặc người
được ủy quyền) ký duyệt rồi chuyển đến bộ phân viết phiếu tại Phòng Kỹ thuật
cơ giới.
Thứ ba, Bộ phận viết phiếu căn cứ vào yêu cầu đã được Tổng giám đốc
duyệt viết 03 liên phiếu xuất kho. Phiếu xuất được viết đầy đủ các chỉ tiêu (tên
nhãn hiệu quy cách vật tư, số lượng, đơn vị tính, người nhận, người xuất vật tư,
5


Quản trị hoạt động

tên công trình, hạng mục công trình cần sử dụng vật tư đó). Người viết phiếu
viết xong phiếu thì trình Trưởng phòng Kỹ thuật cơ giới và Tổng giám đốc (hoặc
người được ủy quyền ký duyệt)
Thứ tư, người nhận vật tư mang 02 liên phiếu xuất đến kho để nhận vật tư.
Thủ kho sau khi kiểm tra đầy đủ các chỉ tiêu trên phiếu xuất thì tiến hành xuất vật
tư và trách nhiệm ghi rõ ràng số lượng vật tư thực xuất, đơn vị tính; nếu vật tư có

từ 02 đơn vị tính trở lên thì phải quy đổi cho thống nhất với đơn vị tính trên thẻ
kho. Sau khi kiểm nhận số lượng, chất lượng thực nhận, người nhận và thủ kho
phải ký vào cả 03 liên phiếu xuất kho. Thủ kho đánh số hiệu phiếu và giữ lại 01
liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để hạch toán, 01 liên người
nhận đưa về nộp cho đội trưởng hoặc cán bộ kỹ thuật phụ trách công trình để
kiểm tra số lượng, chất lượng vật liệu đưa từ kho đến nơi sử dụng đồng thời làm
căn cứ để lập báo cáo quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng.
II – Những bất cập của quy trình này tác động tới công tác quản lý tại công
ty cổ phần Sông Đà 11 và những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa
quy trình này:
Công ty cổ phần sông đà 11 với ngành nghề chính là hoạt động thi công
xây lắp, giá trị sản lượng trong những năm gần đây từ 400 đến 500 tỷ đồng/năm,
trong đó giá trị vật tư đầu vào chiếm từ 30 đến 40% sản lượng. Do đó công tác
quản lý vật tư đóng vai trò rất quan trọng, nhận thức được tầm quan trọng này,
hàng năm công ty thường xuyên sửa đổi, bổ xung cho phù hợp với tình hình sản
xuất kinh doanh, nhưng theo ý kiến của cá nhân tôi, quy trình này vẫn tồn tại
một số bất cập cần sửa đổi bổ xung để việc thực hiện được tốt hơn.
1.

Quá trình mua vật tư:
6


Quản trị hoạt động

- Quá trình bóc tách vật tư là bước khởi đầu của quy trình này và giữ vai
trò rất quan trọng nhưng trong quy trình này mới dừng lại ở một bộ phận là
phòng kỹ thuật cơ giới bóc tách và lập dự trù mua vật tư trình Tổng giám đốc
phê duyệt mua mà chưa có một bộ phận khác có chuyên môn cùng kiểm tra
trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt trong khi chưa có chế tài hoặc quy

trách nhiệm cụ thể khi xẩy ra sai xót. do vậy quy trình hiện tại còn tiềm ẩn rất
nhiều rủi ro và trong thực tế trong thời gian qua tại công ty cũng đã xảy ra việc
bóc tác vật tư của phòng kỹ thuật bị sai, điều này không những ảnh hưởng tới
chi phí vật tư đầu vào mà còn ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh tế, tiến độ thi
công của các công trình do phải dừng thi công vì thiếu vật tư.
- Quy trình này quy định bắt buộc phòng kinh tế phải tập hợp 3 báo giá
của nhà cung cấp để trình hội đồng duyệt giá công ty phê duyệt mới được
thương thảo và ký kết hợp đồng mua vật tư. Quy định này là tương đối chặt chẽ,
tuy nhiên đôi khi lại gây chậm trễ và hoàn thiện thủ tục không cần thiết. Công ty
nên quy định trong quy trình tác nghiệp này những vật tư, thiết bị máy móc có
niêm yết giá công khai, những mặt hàng đặc chủng chỉ một nhà cung cấp thì
không cần thiết phải có đến 3 báo giá hoặc giá trị từ bao nhiêu thì cần phải thực
hiện theo đúng quy trình này, với giá trị vật tư nhỏ lẻ là không cần thiết.
2.

Đối với công tác nhập kho:
- Quy trình nhập kho vật tư của công ty cổ phần sông đà 11 là tương đối

chặt chẽ, giảm thiểu được rủi ro cho công ty. Tuy nhiên đôi khi cũng gây khó
khăn trong quá trình nhập xuất, đưa vật tư kịp thời vào sản xuất: Công ty quy
định phải có hóa đơn tài chính bản gốc mới được làm thủ tục nhập hàng, quy
đinh này rất nhiều trường hợp sẽ gây cản trở quá trình nhập xuất vật tư và đưa
7


Quản trị hoạt động

vật tư vào sử dụng kịp thời. Công ty nên bổ xung, trong trường hợp chưa có hóa
đơn bản gốc, công ty có thể làm thủ tục tạm nhập kho để làm cơ sở xuất kho kịp
thời phục vụ sản xuất kinh doanh và giao cho bộ phận tiếp liệu phải có trách

nhiệm đôn đốc đối tác hoàn tất thủ tục kịp thời.
- Nên quy định cụ thể những vật tư có giá trị nhỏ, sử dụng trong thời gian
ngắn không nên làm thủ tục nhập theo quy trình này mà có thể thanh toán trực
tiếp cho mỗi lần mua hàng khi có bàn giao cụ thể cho đối tượng sử dụng để giảm
các thủ tục giấy tờ không cần thiết.
3.

Đối với công tác Xuất vật tư:
- Các trình tự thủ tục là tương đối chặt chẽ, tuy nhiên còn nhiều thủ tục

giấy tờ, đôi khi gây mất rất nhiêu thời gian không cần thiết cho các đội, bộ phận
sản xuất trong việc nhận vật tư.
- Công ty nên có quy định phân cấp, ủy quyền mạnh mẽ hơn nữa trong
việc cấp phát vật tư: Để rút ngắn thời gian, quy trình này nên quy định khi giấy
yêu cầu vật tư đã được Tổng giám đốc phê duyệt chỉ cần viết phiếu xuất và ký
đến phòng kỹ thuật sau đó tập hợp phiếu xuất một ngày hoặc có thể lâu hơn
trình Tổng giám đốc ký duyệt chứng từ. ngoài ra người yêu cầu vật tư có thể là
đội trưởng, tổ trưởng hoặc người được ủy quyền hợp lệ.
Phần B: Những áp dụng của nội dung môn học vào doanh nghiệp:
Loại bỏ lãng phí trong doanh nghiệp:
Phương pháp sản xuất Lean (Lean Manufacturing – Lean Production) là
một phương pháp sản xuất được xem là mang lại hiệu quả nhất hiện nay.
Phương thức sản xuất Lean cũng có nhiều tên gọi và cách nhìn nhận khác nhau,
8


Quản trị hoạt động

chẳng hạn có thể còn được gọi là phương thức sản xuất Toyota (TPS), phương
thức Just In Time (JIT), phương thức sản xuất không dự trữ (Zero Inventory).

Mục tiêu của phương thức sản xuất Lean là hoàn toàn loại bỏ các lãng phí
xảy ra trong quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu,
tinh gọn (theo đúng nghĩa của từ Lean). Với phương pháp Lean, doanh nghiệp
sản xuất có thể giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra, và rút ngắn thời
gian sản xuất. Nhiều khái niệm về Lean Manufacturing đều bắt nguồn từ Hệ
thống sản xuất Toyota (TPS) và đã được dần triển khai xuyên suốt các hoạt động
của Toyota từ những năm 1950. Cụm từ “Lean Manufacturing” hay “Lean
Production” bắt đầu được hình thành khi có những nghiên cứu của các học giả
Mỹ tại đại học công nghệ Massachusset tiến hành vào cuối những năm 80 của
thế kỷ trước. Nghiên cứu này tập trung đánh giá những thành công trong phương
thức sản xuất của các doanh nghiệp Nhật đặc biệt là của công ty ô tô Toyota.
Là Công ty hoạt động chuyên về xây lắp và có những điểm khác biệt,
nhưng Công ty cổ phần Sông Đà 11 cũng có một số lãng phí. Trong 07 loại lãng
phí nêu trên, tôi thấy Công ty Cổ phần Sông Đà 11 có một số loại sau:
1. Lãng phí thời gian do phải chờ đợi, trì hoàn: Khi một bộ phận, công
nhân thi công không thể tiến hành công việc của mình do phải chờ đợi hoàn tất
các thủ tục chờ nguyên liệu, vật tư...
2. Lãng phí về vận chuyển: Do việc bố trí kho bãi, nơi tập kết hàng hóa
không thuận tiện và chưa hợp lý, dẫn đến những vận chuyển, di chuyển không
cần thiết gây ra lãng phí.

9


Quản trị hoạt động

3. Lãng phí trong quá trình hoạt động: Do mỗi bộ phận, cán bộ nhân viên
có cách giải quyết công việc khác nhau và thời gian hoàn thành công việc khác
nhau. Có thể cuối cùng mọi người đều hoàn thành nhưng có người, bộ phận phải
dùng nhiều thời hian và các nguồn lực khác hơn để hoàn thành công việc.

Chúng tôi lựa chọn một số giải pháp nhằm hạn chế các loại lãng phí đó:
1. Giáo dục CBCNV trong Công ty nhận thức rõ về lãng phí: Mỗi thành
viên phải nhận thức được các loại lãng phí và trách nhiệm của mình trong việc
loại bỏ nó. Bản thân những người lãnh đạo trong công ty phải thực hiện nghiêm
túc để nhân viên noi gương học tập.
2. Nguyên nhân gây ra lãng phí và nhận dạng nó bằng cách nào: Lãng phí
có thể phát sinh trong bất kỳ khâu nào của điều hành sản xuất. Muốn nhìn ra
lãng phí đòi hỏi phải nhận thức được những bất cập trong các khâu quản lý điều
hành của doanh nghiệp: Đây là một trong những việc quan trọng để xác định ra
lãng phí, vì khó nhất đó là không xác định được những bất cập trong quy trình
sản xuất kinh doanh của mình, không biết mình đang lãng phí gì, lãng phí ở
khâu nào.
3. Cách làm để loại bỏ các lãng phí không cần thiết:
a, Thực hiện tốt nguyên tắc 7S trong điều hành sản xuất:
- Sort (Sàng lọc): Luôn luôn sàng lọc để xác định những gì không cần
dùng đến thì bỏ đi hoặc điều chuyển đến nơi cần thiết.
- Simplify (Sắp xếp) : Sắp xếp bộ máy phòng ban, các bộ phận tác nghiệp
và sắp xếp, luân chuyển chứng từ một cách khoa học

10


Quản trị hoạt động

- Shine (Sạch sẽ) : Luôn luôn bảo đảm môi trường làm việc tốt; đảm kho
hàng và nơi tập kết vật tư, hàng hóa theo yêu cầu bảo quản của từng loại.
- Standardize (Sẵn sàng): Khi cần thiết cho sản xuất và sẵn sàng loại bỏ
các biến động trong sản xuất cũng như thay đổi khi cần thiết.
- Sustain (Sâu sát): Sâu sát và chống quan liêu nhằm duy trì việc đã thực
hiện và nhận diện được các nhu cầu phát triển cũng như các bất cập trong hoạt

động sản xuất kinh doanh.
- Safety: (An toàn): Đảm bảo an toàn lao động cũng như an toàn về con
người cũng như phương tiện sử dụng nhằm đạt hiệu quả cao.
- Support (Hỗ trợ): Xây dựng được lực lượng phản ứng nhanh sẵn sàng hỗ
trợ cho các đơn vị, nhân viên trong quá trình tác nghiệp.
b, Kết hợp chặt chẽ giữa việc hoàn thiện quy trình với việc khoán công
việc, thúc đẩy nhân viên có động lực cống hiến. Tuy nhiên, vẫn chú trọng việc
quản lý linh hoạt, thay đổi quy trình hoạt động cho phù hợp với ngành nghề và
điều kiện thực tiễn, áp dụng Công nghệ thông tin vào điều hành và quản lý các
hoạt động của Công ty.
c, Tổ chức thực hiện tốt phong trào sáng kiến, ý tưởng cải tiến phong cách
làm việc và chuyên môn hóa công việc.
d, Thoả mãn kịp thời các yêu cầu của đơn vị thi công một cách hợp lý:
Cung cấp các vật tư, hàng hóa đầy đủ, đúng nhu cầu sử dụng (Không dùng một
chính sách cho tất cả các nhu cầu khác nhau).
Với tất cả những luận điểm trên, theo tôi một doanh nghiệp muốn tồn tại
và phát triển trong cơ chế thị trường là phải lựa chọn phương pháp quản lý hợp
11


Quản trị hoạt động

lý, tìm ra những điểm bất cập trong hoạt động của bộ máy điều hành và phải biết
tối ưu nó nhằm loại bỏ những lãng phí không cần thiết để đạt hiệu quả cao nhất.

12