Quy trình quản lý tài khoản trượt với các khách hàng

QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI KHOẢN TRƯỢT VỚI CÁC KHÁCH HÀNG
Một trong những hạn chế của công ty tài chính so với Ngân hàng là việc
không được mở TK thanh toán cho khách hàng. Điều này đã làm giảm khả
năng kiểm soát dòng tiền của khách hàng chính là kiểm soát năng lực tài chính
của khách hàng mà Công ty tài chính cho vay. Căn cứ nhu cầu phát sinh trong
việc quản lý dòng tiền sau giải ngân tín dụng đó và gia tăng hiệu quả kinh
doanh cho Công ty, Công ty tài chính cổ phần Vinaconex-Viettel (VVF) đã tiến
hành xây dựng một sản phẩm mới là TÀI KHOẢN TRƯỢT với mục đich:
- Kiểm soát tín dụng: Với thỏa thuận giữa VVF và Khách hàng, một phần
hoặc toàn bộ dòng tiền doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh của khách
hàng sẽ được chuyển về TK của Khách hàng tại một ngân hàng do VVF chỉ
định.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của VVF: Khi có phát sinh tăng trên
TK của khách hàng, toàn bộ số tiền sẽ tự động được chuyển sang cho TK của
VVF, khi đó VVF sẽ toàn quyền kinh doanh số tiền này, góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động của mình.
Quy trình quản lý TK trượt với các khách hàng của VVF như sau:
1. Mở TK trượt
Các trình tự thực hiện mở TK trượt của khách hàng như sau:
Bước 1: Khách hàng tiến hành mở TK Tiền gửi thanh toán tại Ngân hàng.
Bước 2: Ký kết Hợp đồng dịch vụ ủy thác quản lý dòng tiền giữa VVF với
khách hàng
Bước 3: Khách hàng gửi Giấy đề nghị chuyển tiền tự động tới Ngân hàng
2. Hạch toán phát sinh có tại TK tiền gửi Khách hàng:
TRÁCH NHIỆM

TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN

THAM CHIẾU

Xem điểm 2.1

Ngân hàng
Xem điểm 2.2

Xem điểm 2.3
Ghi có tài khoản (TK)
Ban Kế toán Khách hàng
ngân quỹ
(Ban
KTNQ)
Ghi nợ
TK Khách
hàng
Ban Quản lý và

Xem điểm 2.4
Ghi có TK VVF

KD vốn
Báo có
VVF

(Ban QLKDV)

Xem điểm 2.5

Hạch toán TK nội
bộ

* Diễn giải thực hiện: Cập nhật số
liệu/SD Vốn

2.1. Ghi có TK Khách hàng
Khi có số tiền phát sinh tăng tại TK Khách hàng, Ngân hàng tiến hành hạch
toán ghi có vào TK Khách hàng.

2.2. Ghi có TK VVF


Theo Thỏa thuận giữa Khách hàng, Ngân hàng và VVF, ngay sau khi hạch toán
ghi có vào TK Khách hàng, Ngân hàng sẽ tiếp tục hạch toán ghi nợ TK Khách
hàng và ghi có TK VVF.

2.3. Báo có VVF
Sau khi hạch toán ghi có vào TK VVF, Ngân hàng thông báo phát sinh tăng trên
TK tiền gửi thanh toán cho VVF.

2.4. Hạch toán TK nội bộ
Sau khi nhận được báo có từ phía Ngân hàng, Ban KTNQ tiến hành hạch toán
ghi có trên TK nội bộ của Khách hàng đồng thời thông báo tới Ban QLKDV về
nghiệp vụ phát sinh.

2.5. Cập nhật số liệu
Ban QLKDV tiến hành cập nhật số liệu trên bảng cân đối dòng tiền để kịp thời
lên kế hoạch kinh doanh cho Ban.

3. Thực hiện lệnh thanh toán của Khách hàng

TRÁCH NHIỆM

TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN

THAM CHIẾU


Khách hàng

Gửi đề nghị
chuyển tiền

Xem điểm 3.1

Chuyên viên
Ban KTNQ
(CVKT)

Xem điểm 3.2
Xác thực
chứng từ

Kế toán trưởng

Xem điểm 3.3
Lập chứng từ
thanh toán

Tổng giám đốc

Xem điểm 3.4

(CVKT)

Xem điểm 3.5
Kiểm soát
giao dịch


Ngân hàng
Xem điểm 3.6
thanh toán

* Diễn giải thực hiện:
3.1. Gửi đề nghị chuyển tiền
Khi có nhu cầu chuyển tiền, thay vì gửi ủy nhiệm chi tới Ngân hàng, Khách
hàng lập đề nghị chuyển tiền vàGhi
gửinợtới Ban Kế toán Ngân quỹ của VVF.
3.2. Xác thực chứng từ

TK VVF

o Khi nhận được đề nghịTiến
thanh
toán từ Khách hàng, CVKT tiến hành xác
hành
thanh toán

thực chứng từ bao gồm các nội dung sau:

-

Số tiền thanh toán không vượt quá số dư trên TK nội bộ.

-

Chữ ký hợp lệ.

o Sau khi xác thực chứng từ hợp lệ, CVKT lập chứng từ thanh toán trình
Kiểm soát.
3.3. Kiểm soát giao dịch
Căn cứ đề nghị thanh toán của Khách hàng và chứng từ thanh toán do CVKT
lập, Kế toán trưởng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và trình lên Lãnh đạo Ban
Tổng Giám đốc phê duyệt.
3.4. Phê duyệt giao dịch
Tổng Giám đốc xem xét và ký phê duyệt giao dịch thanh toán của Khách hàng.
3.5. Hạch toán TK nội bộ và gửi chứng từ thanh toán
o Căn cứ giao dịch được Lãnh đạo Ban Tổng Giám đốc phê duyệt, CVKT
hạch toán ghi nợ TK nội bộ của Khách hàng.
o Sau khi ghi nợ TK Khách hàng, CVKT gửi chứng từ thanh toán tới Ngân
hàng thanh toán để thực hiện thanh toán theo đề nghị của Khách hàng.
3.6. Thực hiện thanh toán
Ngay khi nhận được chứng từ thanh toán của VVF, Ngân hàng thanh toán hạch
toán ghi nợ TK VVF và thực hiện thanh toán theo nội dung chứng từ.
4. Tính lãi
- Cuối mỗi ngày báo cáo, Ban Kế toán Ngân quỹ thực hiện đối chiếu chứng từ
sao kê do Ngân hàng cung cấp với số dư TK nội bộ của Khách hàng và tiến
hành ghi nhận số dư TK nội bộ vào bảng kê tính lãi.
- Mỗi tháng một lần, Ban Kế toán Ngân quỹ lập Bảng kê tính lãi tháng vào
ngày làm việc cuối cùng của tháng và tiến hành chi trả lãi tiền gửi thanh

toán vào TK nội bộ của Khách hàng vào ngày làm việc đầu tiên của tháng
tiếp theo.
5. Phí giao dịch
- VVF áp dụng phí giao dịch với các giao dịch thanh toán của Khách hàng.
Mức phí này sẽ được VVF công bố theo từng thời kỳ.
6. In sao kê
Cuối mỗi ngày có phát sinh giao dịch, VVF in sao kê về các nghiệp vụ phát
sinh, số dư có số TK nội bộ cho khách hàng.
 Những bất cập cho công tác quản lý và hướng thay đổi
- Mục 2.4 và 2.5
Do chức năng kinh doanh vốn và làm việc với các đối tác nên Ban QLKDV
thường biết trước khách hàng có những khoản tiền lớn được trả về. Ban
QLKDV chủ động trong việc cập nhật số liệu kế toán từ trang điện tử của ngân
hàng để theo dõi kịp thời tiền về TK của VVF và có kế hoạch sử dụng vốn,
không phụ thuộc vào việc thông báo của Ban KTNQ. Sau khi có kế hoạch sử
dụng vốn, Ban KTNQ cũng kiểm tra tiền về, hạch toán và lập chứng từ thanh
toán. Điều này là hợp lý, vì Ban KTNQ không phải dõi thường xuyên và báo
tiền về cho Ban QLKDV, bố trí cán bộ trong ban thực hiện các công việc khác
đồng thời Ban QLKDV chủ động trong việc quản lý kinh doanh vốn của Công
ty.
- Mục 3.3 và 3.4
Vì thực hiện thanh toán qua các phần mềm thanh toán điện tử hỗ trợ từ Ngân
hàng, và đăng ký giao dịch là 1 kế toán viên và Kế toán trưởng giữ Ikey, do vậy
Công ty nên phân cấp việc phê duyệt chứng từ giấy đối với những khoản thanh
toán trả khách hàng này. Những khoản thanh toán này là việc trả lại tiền VVF
đã quản lý thay cho họ, nếu khoản thanh toán nhỏ hơn số dư (không thấu chi),

đương nhiên là tiền của khách hàng, sẽ không cần thiết để Ban Giám đốc tham
gia vào việc duyệt thanh toán như thanh toán các hoạt động kinh doanh khác.
Việc này sẽ giảm được thời gian lãng phí cho khách hàng và Ban giám đốc. Tuy
nhiên Ban KTNQ cần
Phêphối hợp với Ban QLKDV để cân đối nguồn thanh toán
duyệt

với những khoản tiền
lớn.
giao
dịch

Nhận thức rõ vai trò là Kế toán trưởng trong một tổ chức tín dụng phi
Ngân hàng có hai cổ đông sáng lập là Tổng công ty Vinaconex và Tập đoàn
viễn thông Viettel với chiến lược của Công ty là phát triển mạnh hoạt động dịch
vụ thực hiện chức năng như một Ngân hàng Đầu tư, tôi thấy hoạt động tương
tác của cá nhân mình với lãnh đạo Công ty và các Phòng Ban, các đối tác của
Công ty, cũng như định hướng cho sự phát triển của Ban trong hoạt động của
toàn công ty, hoạt động tương tác của Công ty với khách hàng là rất quan trọng.
Chính vì vậy, môn học quản trị tác nghiệp này thật sự có ý nghĩa ứng dụng rất
lớn đối với tôi. Trong đó, tôi dự định sẽ áp dụng chiến lược tác nghiệp, dự báo
nhu cầu và quản lý sản xuất theo phương pháp Lean vào một số hoạt động của
Công ty như hoạt động quản lý vốn, quy trình thanh toán, quy trình hạch toán.
Dịch vụ quản lý vốn cho khách hàng là một phần việc đem lại nhiều lợi
nhuận cho Công ty. Với việc tìm kiếm các đối tác có năng lực tài chính tốt, việc
quản lý dòng tiền cho khách hàng đã nâng cao được hiệu quả kinh tế cho cả
khách hàng và Công ty. Chính vì vậy, với một chiến lược tác nghiệp hợp lý đã
gắn bó khách hàng với Công ty. Công ty tạo cho khách hàng những sản phẩm
về quản lý vốn, nâng cao được hiệu suất sử dụng vốn, quay vòng vốn cho
khách hàng với mức lãi suất hợp lý, đồng thời Công ty khai thác được nguồn

vốn đó để thực hiện được những hoạt động kinh doanh của mình. Ví dụ, theo
quy định, một doanh nghiệp không thể gửi qua đêm tại tổ chức tín dụng nên
khoản tiền vốn lưu động của họ tại ngân hàng được hưởng lãi suất vãng lai,
nhưng khi uỷ thác quản lý vốn tại Công ty, toàn bộ những lượng tiền dư thừa
trong ngày sẽ được VVF sử dụng và trả lãi suất cao hơn lãi suất vãng lai của


Ngân hàng, còn VVF mang tiền đó gửi qua đêm tại một tổ chức tín dụng khác
và hưởng lãi cao hơn. Điều này có lợi cho cả khách hàng và VVF.
Trên thực tế, VVF không chỉ gửi ngay khoản tiền đó qua đêm mà căn cứ
việc cân đối dòng tiền VVF thực hiện các hoạt động đa dạng hơn nhằm thu
được lợi nhuận cao hơn. Vì vậy, dự báo nhu cầu là hoạt động không thể thiếu
của doanh nghiệp. Chính việc dự báo này đã giúp chúng tôi trong việc sử dụng
tối ưu hoá nguồn lực của Công ty.
Tuy nhiên, dù có làm gì thì việc ứng dụng quản lý sản xuất theo phương
pháp Lean thực sự là cần thiết. Một đơn vị nào muốn thành công cũng đều phải
có chiến lược quản lý chi phí hợp lý, từ đó họ mới thực sự ý thức được hiệu quả
lao động của mình. Đặc biệt trong công việc kế toán, kiểm soát chi phí là nội
dung trọng yếu của Ban. Do vậy, việc chuẩn hoá công việc, xây dựng các quy
trình về thanh toán, hạch toán đã giúp cho toàn bộ Công ty nắm bắt được nội
dung công việc cần theo dõi để thực hiện và hoàn tất hồ sơ thanh toán. Cán bộ
Ban KTNQ căn cứ vào quy trình hạch toán, thực hiện việc hạch toán được
chính xác, tránh được các sai sót và lên được các báo cáo quản trị kịp thời. Các
cán bộ nhân viên trong công ty nắm rõ được nội dung công việc cũng sẽ nhanh
chóng nâng cao được kỹ năng nghiệp vụ của mình, tạo được hình ảnh chuyên
nghiệp và tin tưởng trong con mắt khách hàng.
Trong một khuôn khổ có hạn của một bài viết, thật khó để đánh giá hết
được vai trò và ý nghĩa thiết thực của môn học quản trị sản xuất và tác nghiệp
đối với cá nhân tôi, và ứng dụng trong Công ty của tôi. Nhưng đây thực sự là
bước khởi đầu quan trọng trong việc ý thức chuẩn hoá công việc của mình, tạo

tiền đề thiết lập bộ máy kế toán chuẩn mực tại Công ty tôi và trong cả chính
cuộc sống của tôi sau này.