bai 4 excel 2010 v3 compatibility mode

Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

MODULE 4:
SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN

CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH


Phần mềm được thiết kế để giúp ghi lại và trình
bày thông tin dưới dạng bảng,



Thực hiện các tính toán



Xây dựng các biểu đồ biểu diễn một cách trực
quan các số liệu trong bảng.



Phần mềm bảng tính : LibreOffice Calc, MS
Excel, OpenOffice Calc



Cài đặt phần mềm mềm MS Excel 2010 trên hệ
điều hành tương thích

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

1

1


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN


Mở, đóng ứng dụng bảng tính.



Mở, đóng bảng tính.



Tạo bảng tính mới dựa trên một khuôn mẫu.



Lưu bảng tính tới 1 vị trí trên ổ.



Lưu bảng tính dưới tên khác tới 1 vị trí trên ổ.



Lưu bảng tính như một kiểu tệp tin khác.



Chuyển đổi giữa các bảng tính đang mở.
2

HÀNG, CỘT, Ô, VÙNG
Row: Hàng
 Có 1,048,576 hàng, được đánh số thứ tự từ 1 đến
1,048,576 trên thanh tên hàng
Column – Cột
 Có 16,384 cột được đánh số thứ tự từ A..Z,
AA..AZ,..,IA..IV, ..XFD trên thanh tên cột
Cell-Ô
 Là giao điểm của hàng và cột, mỗi ô được đánh địa chỉ
theo dạng CôtHàng. Ví dụ: A10, C67
Area-Vùng
 Là một khối ô được đánh địa chỉ theo dạng: ĐC_ô
đầu:ĐC_ôcuối
 Ví dụ: H10:I30
3

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

2


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ TRONG CÔNG THỨC


Địa chỉ tương đối



Địa chỉ tuyệt đối



Địa chỉ hốn hợp



Cách nhập dấu $


Nhập trực tiếp dấu $ từ bàn phím



Nhập địa chỉ, bấm F4

4

CÁC KIỂU DỮ LIỆU


Kiểu ký tự (Charater, String||||)



Kiểu số (Number)



Kiểu ngày giờ (Date, Time)



Kiểu công thức (Formula)



Kiểu Logic

5

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

3


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

CÁC PHÍM DI CHUYỂN












TAB, Shift+Tab
Home: Để về ô đầu của hàng (Trên cột A)
Ctrl+Home: Để về ô A1
: Để lên xuống 1 hàng
: Để sang phải hoặc về trái 1 ký tự trong ô
Ctrl+↓↑: Để về ô đầu hoặc cuối của một cột
Ctrl+←→Để về ô đầu hoặc cuối của một hàng
Ctrl+Page Up, Ctrl+Page Down: Để lên hoặc
xuống 1 Sheet
Enter: Để kết thúc lệnh nhập dữ liệu và để xuống
dòng
6

CHỌN, COPY, CHUYỂN, XÓA DỮ LIỆU
 Chọn

dữ liệu

 Chọn

bằng bàn phím

 Chọn

bằng chuột

 Sao

chép khối dữ liệu

 Sao

chép dữ liệu bằng công autofill

 Di

chuyển khối dữ liệu

 Xóa

nội dung ô.

 Copy

hoặc chuyển bằng chuột

 Copy

hoặc chuyển bằng nút phải chuột
7

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

4


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

NHẬP, SỬA, XÓA NỘI DUNG Ô
Nhập dữ liệu
 Đưa

khung đến ô cần nhập, nhập DL, Enter hoặc

TAB

Sửa DL
 Đưa

khung đến ô cần sửa, Bấm F2 hoặc nháy đúp
vào đó, tiến hành chỉnh sửa, Enter

Xoá DL
 Đưa

khung đến ô cần xoá
 Bấm phím Delete

8

CÁC THAO NHẬP NHANH DỮ LIỆU

Xuống dòng trong một ô
 Nhập

dữ liệu, Bấm Alt+Enter,..

Nhập dữ liệu giống nhau cho nhiều ô
 Chọn


số ô cần nhập

Nhập DL, bấm Ctrl+Enter

Nhập dữ liệu bị giới hạn trong khối chọn
 Chọn

khối

 Nhập

DL, Bấm phím Enter hoặc TAB
9

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

5


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

NHẬP DL CÓ BƯỚC TĂNG LIÊN TỤC
Cách 1. Nhập số bắt đầu, Giữ phím Ctrl+Drag chuột
tại núm vuông phía dưới bên phải khối chọn tới số
cuối
Cách 2. Nhập số bắt đầu vào ô đầu tiên
 Nhập

số thứ hai vào ô thứ 2

 Chọn

cả hai ô, Drag chuột tại núm vuông phía dưới

bên phải khối chọn tới số cuối

10

LỆNH UNDO - LỆNH REDO
Hủy kết quả vừa làm
 Bấm

chuột vào nút Undo

trên thanh Quick

Access
Hoặc: Bấm Ctrl+Z

Lấy lại một kết quả vừa làm
 Bấm

chuột vào nút Redo

trên thanh Quick

Access
Hoặc: Bấm Ctrl+Y
11

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

6


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

SỬ DỤNG LỆNH TÌM KIẾM NỘI DUNG
TRONG TRANG BẢNG TÍNH
Trong Menu Home, trong nhóm Editting bấm chuột
vào nút Find & Select, Chọn Find..

12

SỬ DỤNG LỆNH THAY THẾ NỘI DUNG
TRONG TRANG BẢNG TÍNH
Trong Menu Home, trong nhóm Editting bấm chuột
vào nút Find & Select, Chọn Replace...

13

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

7


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

SẮP XẾP CÁC Ô THEO 1 TIÊU CHÍ
Trong Menu Home, trong nhóm Editting, Chọn Sort &
Filter

14

DÒNG VÀ CỘT
 Chèn, xóa dòng và cột.
 Sửa đổi chiều rộng cột tới một giá trị xác định
 Sửa đổi chiều cao dòng tới một giá trị xác định
 Tối ưu chiều rộng hoặc chiều cao.
 Freeze, UnFreeze tiêu đề dòng và/hoặc cột.

15

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

8


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

TRANG BẢNG TÍNH-WORK SHEET



Chọn trang tính



Chuyển đổi giữa các trang bảng tính
(worksheet).



Chèn trang bảng tính mới



Xóa trang bảng tính.



Đặt tên trang bảng tính.



Sao chép, dịch chuyển trang bảng tính

16

THAM CHIẾU TỚI CÁC Ô LIÊN QUAN
 Trong Excel, không dùng dữ liệu trong ô để nhập
vào công thức mà dùng địa chỉ ô

 Địa chỉ ô trong các công thức được gọi là tham
chiếu đến ô hay còn gọi là địa chỉ ô tham chiếu
 Có thể tham chiếu đến địa chỉ vùng, tên vùng
 Địa chỉ tham chiếu được dùng trong các công thức
đơn giản hoặc trong các hàm

17

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

9


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

TOÁN TỬ
 Toán

tử số học: +, -, *, /, ^. Ví dụ: =5^3

 Toán

tử ghép xâu ký tự: &

 Ví

 125

dụ: =“Hà Nội” & “ Việt Nam”  Hà Nội Việt Nam

 Toán

tử so sánh: =, >, <. >=, <=, <>

 Toán

tử logic: And, Or, Not, Xor

18

TOÁN HẠNG
 Hằng

Hằng

số
Hằng ký tự: Bao giờ cũng để trong cặp dấu
nháy đúp
 Hàm
 Địa

chỉ ô
 Vùng: Là một khối các ô liên tục. Ví dụ: A10:B55
 Tên vùng: Là các vùng được định nghĩa tên

19

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

10

Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

TOÁN HẠNG
Vùng
 Chọn số ô cần tạo vùng
 Bấm nút phải chuột trong khối chọn, chọn Name a
Range hoặc vào Menu FormulaDefine Name..
 Trong khung Name: Nhập tên cho vùng
 Chọn OK

20

TẠO CÔNG THỨC ĐƠN GIẢN
 Công
 Ví

thức: =Toán_hạng toán_tử toán_hạng …

dụ:

 Để

khung nhập tại ô cần nhập công thức, nhập
 =A5+B7-C20/G55*H60

 Hoặc

có thể bấm chuột vào thanh công thức , nhập

công thức, xong bấm Enter
 Để

nhập địa chỉ ô, chúng ta có thể gõ trực tiếp địa

chỉ vào công thức hoặc bấm chuột vào ô cần chèn
21

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

11


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

CÁC GIÁ TRỊ LỖI CHUẨN ĐI KÈM VỚI CÔNG THỨC

 ####:

Không đủ độ rộng của ô để hiển thị
 #VALUE!: Dữ liệu không đúng theo yêu cầu của
công thức
 #DIV/0!: Chia cho giá trị 0
 #NAME?:Không xác định được ký tự trong công
thức
 #N/A: Không có dữ liệu để tính toán
 #NUM!: Dữ liệu không đúng kiểu số
 : Sửa lại cho phù hợp với yêu cầu
22

HÀM - FUNCTION
 Cú

pháp
Tên_hàm(Danh sách đối số)

 Tên

hàm là các hàm cho bởi Excel

 Danh

sách đối số: Có thể là một danh sách các

địa chỉ ô, hằng, hàm, vùng, tên vùng cách nhau
bằng dấu phẩy (;)
 Ví

dụ: SUM(B5,200,g8:G20,count(S3:S7),vung1)
23

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

12


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

MỘT SỐ HÀM THƯỜNG DÙNG

1. Hàm SUM:
2. Hàm Tính trung bình cộng
3. Hàm Tính tích

4. Hàm đếm
a. Hàm đếm số ô chứa giá trị số không rỗng
b. Hàm đếm số ô chứa giá trị
c. Hàm đếm số ô rỗng (Không chứa giá trị)
5. Hàm Tính giá trị lớn nhất
6. Hàm Tìm giá trị nhỏ nhất
7. Hàm làm tròn
8. Hàm lấy giá trị phần nguyên
9. Hàm lấy giá trị phần dư của phép chia
24

SỬ DỤNG HÀM LOGIC
1. Hàm Và
And(ĐK1,ĐK2,..,ĐKn)
2. Hàm Hoặc
OR(ĐK1,ĐK2,..,ĐKn)
3. Hàm đảo
NOT(ĐK)
X

Y

And(X,Y)

OR(X,Y)

NOT(X)

F

F

F

F

T

F

T

F

T

T

T

F

F

T

F

T

T

T

T

F
25

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

13


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

CÁC HÀM KÝ TỰ
1. Hàm Left
Left(Xâu ký tự,n)
Ví dụ: =Left(“Hội liên hiệp phụ nữ Tỉnh Hà Tây”,13) 
Ví dụ: =Left(A7,2) 
2. Hàm Right
Right(Xâu ký tự,n)
Ví dụ: =Right(“Hội liên hiệp phụ nữ Tỉnh Hà Tây”,11) 
Ví dụ: =Right(A7,2) 
3. Hàm MID

MID(Xâu ký tự,m,n)
Ví dụ: =Mid(“Hội liên hiệp phụ nữ Tỉnh Hà Tây”,5,21) 
Ví dụ: =mid(A7,2,8)
26

CÁC HÀM THỜI GIAN


Hàm DATE



Hàm NOW()



Hàm DAY(date)



Hàm MONTH()



Hàm YEAR()



Hàm WEEKDAY()



Hàm TODAY()
27

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

14


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

CÁC HÀM ĐIỀU KIỆN (IF, COUNTIF, SUMIF)
Hàm điều kiện IF

IF(ĐK,Vùng kết quả 1,Vùng kết quả 2)
Giải thích: Hàm này sẽ căn cứ vào điều kiện, nếu điều kiện
đúng thì nó sẽ trả về kết quả có trong vùng kết quả 1, nếu
điều kiện sai thì nó sẽ trả về kết quả trong vùng kết quả 2
Ví dụ: =IF(5>3,”Sai”,”Đúng) 
Các hàm IF có thể lồng vào nhau
=If(CV=“GĐ”,1000000,if(CV=“PGĐ”,700000,if(CV=“TP”,50000
0,if(CV=“PP”,400000,0))))
Hoặc
=IF(DTB<5,”Không đạt”,IF(AND(DTB>=5,DTB<6.5),
”TB”,IF(AND(DTB>=6.5,DTB<8.5),”Khá”,IF(AND(DTB>=8.5,
DTB<9.5),”Giỏi”,”XX”))))
28

HÀM SẮP XẾP THỨ HẠNG

Rank(Giá_trị_sắp_xếp,Vùng_sắp_xếp,Cách_Sắp_xếp)
Hàm này sẽ lấy giá trị sắp xếp để so sánh với các giá trị
trong vùng sắp xếp để trả lại vị trí thứ hạng của nó trong
vùng sắp xếp căn cứ theo cách sắp xếp
Vùng_Sắp_Xếp: Là vùng chứa các giá trị để so sánh và
sắp xếp, thường được đặt địa chỉ tuyệt đối trong công
thức
Cách sắp xếp:
=0: Trả lại thứ hạng bắt đầu từ 1 ứng với số to nhất
=1: Trả lại thứ hạng bắt đầu từ n ứng với số to nhất
Ví dụ:
RANK(H6,$H$6:$H$60,0) 
29

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

15


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

ĐỊNH DẠNG KIỂU SỐ TRONG Ô
Chọn số ô, vào Home, Bấm mũi tên bên phải nhóm
Number hoặc Ctrl+1 (Ctrl+Shift+F), chọn Tab Number
 Number

30

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN TRONG Ô

Trong hộp thoại Format Cells, chọn Tab Font

31

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

16


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

SAO CHÉP ĐỊNH DẠNG TỪ MỘT Ô
 Chọn

ô hoặc khối ô cần cho định dạng

 Bấm

chuột vào Menu Home

 Bấm

chuột vào nút Format Painter

 Bấm

chuột vào Ô cần copy nội dung hoặc drag

chuột vào khối ô cần copy định dạng

32

GIÓNG BIÊN VĂN BẢN TRONG Ô
Trong hộp thoại Format Cells, chọn Tab Alignment

33

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

17


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

BỔ XUNG HIỆU ỨNG VIỀN CHO Ô, DÃY Ô
Trong hộp thoại Format Cells, chọn Tab Border

34

ĐỊNH DẠNG BẰNG MENU HOME

35

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

18


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

TẠO CÁC LOẠI BIỂU ĐỒ KHÁC NHAU
 Chọn

vùng bảng tính muốn tạo biểu đồ
 Vào Menu Insert
 Chọn một lớp đồ thị trong vùng Chart
 Chọn một đồ thị

36

TẠO CÁC LOẠI BIỂU ĐỒ KHÁC NHAU

37

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

19


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

TẠO CÁC LOẠI BIỂU ĐỒ KHÁC NHAU
 Tạo

biểu đồ bằng hộp hội thoại

38

CHỌN MỘT BIỂU ĐỒ
 Bấm

chuột vào biểu đồ cần chọn
ĐỒ THỊ

600

SỐ LƯỢNG

500

Tháng 1
Tháng 2
Tháng 3

400
300
200
100
0

MẶT HÀNG

39

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

20


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

THAY ĐỔI KIỂU BIỂU ĐỒ
 Bấm

chuột vào biểu đồ cần thay đổi
 Vào Menu Design, chọn Change Chart Type

40

DỊCH CHUYỂN, THAY ĐỔI KÍCH THƯỚC,
XÓA MỘT BIỂU ĐỒ
Dịch chuyển Biểu đồ:


Drag biểu đồ (chỗ khoảng trống) đến vị trí mới

Thay đổi kích thước Biểu đồ:


Bấm chuột khỏng trống vào biểu đồ



Drag chuột tại một trong các nút vuông đến kích
thước mong muốn

Xóa một Biểu đồ:


Bấm chuột vào khoảng trống trong biểu đồ



Bấm phím Delete
41

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

21


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

THAY ĐỔI DỊNH DẠNG BIỂU ĐỒ
Bấm chuột vào đồ thị, Vào Menu Layout, chọn Nhóm
Label, Chọn Chart Title

42

THAY ĐỔI MẦU NỀN VÙNG BIỂU ĐỒ, MẦU
PHỤ ĐỀ
Bấm chuột vào đồ thị hoặc phụ đề cần thay đổi
Vào Menu Layout, chọn Format Selection

Biểu đồ

Số lượng

600
600

500
500
400
400
300
300
200
200
100
100
00

Bánh
Bánh

Kẹo
Kẹo

Nước
Nước
ngọt
ngọt

Thuốc lá

Mặt
Mặt hàng
hàng

43

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

22


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

THAY ĐỔI MẦU SẮC CÁC PHẦN CỘT, THANH,
ĐƯỜNG, HÌNH TRÒN TRONG BIỀU ĐỒ

Bấm chuột vào thành phần cần thay đổi mầu sắc
Vào Menu Layout, chọn Format Selection, chọn Fill
Biểu đồ
đồ
Biểu

600
500

Số
Số lượng
lượng

400
300
200
100
0

Bánh

Kẹo

Nước
ngọt

Thuốc lá

Mặt hàng
44

ĐỊNH DẠNG TRANG IN
 Vào

Menu Page Layout, chọn nút Margin hoặc Bấm
mũi tên bên phải nhóm Page setup, nút Margin

45

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

23


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

ĐỊNH DẠNG TRANG IN

46

TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CHÂN TRANG
(HEADER AND FOOTER)



47

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

24


Chương trình: “Bối dưỡng, sát hạch ứng dụng CNTT cơ bản theo TT 03/2014/TT-BTTTT”

ĐỊNH DẠNG TRANG IN
ab Sheet

48

XEM BẢNG TÍNH TRƯỚC KHI IN (PREVIEW)
Bấm chuột vào nút Print Preview trên thanh Quick
view

49

Trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I

25