Hoạt động đăng ký hộ tịch ở UBND huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương – Thực trạng và giải pháp

MỞ ĐẦU
Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xác nhận, ghi vào sổ
các sự kiện hộ tịch của cá nhân nhằm xác định tình trạng nhân thân của cá nhân, tạo cơ
sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và thực hiện quản
lý về dân cư, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Các sự kiện hộ tịch cơ
bản của mỗi cá nhân được đăng ký trong sổ hộ tịch bao gồm: khai sinh, kết hôn, ly
hôn, khai tử, nuôi con nuôi, giám hộ, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc,
xác định lại giới tính v.v. Đăng ký và quản lý hộ tịch có ý nghĩa quan trọng để Nhà
nước thực hiện quản lý dân cư và quản lý các mặt kinh tế, xã hội, quốc phòng - an
ninh đồng thời tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước công nhận và bảo hộ các quyền nhân
thân phi tài sản và quyền quyền nhân thân gắn liền với tài sản của cá nhân. 1
Qua thời gian học tập ở Trường và thực tập tại UBND huyện Gia Lộc, tỉnh Hải
Dương đã giúp em nhận thức được những nhiệm vụ, hoạt động của UBND huyện.
Nhưng điều em tâm đắc nhất là công tác đăng ký hộ tịch vì công tác này giúp em củng
cố thêm phần kiến thức, có nhiều kinh nghiệm và áp dụng lý thuyết đã học vào thực tế,
hiểu rõ hơn về bài học và thấy được những thiếu sót trong quá trình công tác nhằm
hoàn thành tốt công việc được giao. Để đánh giá đúng thực trạng tình hình và đề ra
những giải pháp phù hợp, em chọn đề tài số 7: “Hoạt động đăng ký hộ tịch ở UBND
huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương – Thực trạng và giải pháp” làm báo cáo thực tập.

1 Bộ Tư pháp – Số 104/BC-BTP, Báo cáo tổng kết công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và việc thực hiện
các
văn
bản
quy
phạm
pháp
luật
về
hộ
tịch,

/>ItemID=496&TabIndex=2&TaiLieuID=786, ngày 12/6/2012.
Trang | 1


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH
1.1. Khái quát về hộ tịch và đăng ký hộ tịch
1.1.1. Khái niệm về hộ tịch
Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ
khi sinh ra đến khi chết. Đó là các sự kiện: sinh; tử; kết hôn; nuôi con nuôi; giám hộ;
nhận cha, mẹ, con, thay đổi họ tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh; xác định lại dân
tộc; xác định lại giới tính, đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn; đăng ký lại các sự việc
sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi; ly hôn; xác định lại cha, mẹ, con, thay đổi quốc
tịch; mất tích; mất năng lực hành vi dân sự; hủy việc kết hôn trái pháp luật, hạn chế
quyền của cha, mẹ đối với con chưa thành niên; những sự kiện khác do pháp luật quy
định.
Giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch: giấy tờ hộ tịch do cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền cấp cho cá nhân theo quy định của pháp luật về hộ tịch là căn cứ pháp lý xác
nhận sự kiện hộ tịch của cá nhân đó. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá
nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung ghi về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng,
năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp
với Giấy khai sinh của người đó. Với mỗi vấn đề hộ tịch thì có giấy tờ về vấn đề đó,
gọi là vấn đề hộ tịch. Đó là cơ sở pháp lý chứng minh các quyền và nghĩa vụ của công
dân phát sinh từ sự kiện hộ tịch.
Do tính chất quan trọng của các giấy tờ về hộ tịch như vậy nên pháp luật cần có
quy định rất chặt chẽ, cụ thể các nguyên tắc, thủ tục trình tự đăng ký và cấp các loại
giấy tờ về hộ tịch. Chính vì vậy, đăng ký hộ tịch là hành vi bắt buộc không chỉ đối với
công dân mà còn đối với cả các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Việc đăng ký kết
hôn; nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài được thực hiện theo Nghị
định số 24/2013/NĐ-CP ngày 28/03/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một

số điều của Luật Hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước
ngoài.
1.1.2. Khái niệm về đăng ký hộ tịch
Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào
Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ
quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, thực hiện quản lý về dân cư.2
2 Khoản 2 Điều 2 Luật Hộ tịch 2014.

Trang | 2


1.1.3. Nội dung về đăng ký hộ tịch
Căn cứ và điều 3, Luật Hộ tịch 2014 thì nội dung về đăng ký hộ tịch bao gồm 4
nội dung sau:

i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.

i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.

Một là, xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch:
Khai sinh;
Kết hôn;
Giám hộ;
Nhận cha, mẹ, con;
Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch;
Khai tử.
Hai là, ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết
định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền:
Thay đổi quốc tịch;
Xác định cha, mẹ, con;
Xác định lại giới tính;
Nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi;
Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn;
Công nhận giám hộ;
Tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng
lực hành vi dân sự.
Ba là, ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn;
giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch;
khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước
ngoài.
Bốn là, xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định của
pháp luật.
1.1.4. Nguyên tắc đăng ký hộ tịch
Căn cứ vào điều 5 Luật Hộ tịch 2014 thì có 7 nguyên tắc đăng ký hộ tịch bao
gồm:
Một là, tôn trọng và bảo đảm quyền nhân thân của cá nhân.
Hai là, mọi sự kiện hộ tịch của cá nhân phải được đăng ký đầy đủ, kịp thời, trung
thực, khách quan và chính xác; trường hợp không đủ điều kiện đăng ký hộ tịch theo
quy định của pháp luật thì người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối bằng văn

bản và nêu rõ lý do.
Ba là, đối với những việc hộ tịch mà Luật này không quy định thời hạn giải quyết
thì được giải quyết ngay trong ngày; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải
quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
Bốn là, mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có
thẩm quyền theo quy định của Luật này.
Trang | 3


Cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú,
tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Trường hợp cá nhân không đăng ký tại nơi thường trú
thì Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện nơi đã đăng
ký hộ tịch cho cá nhân có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến Ủy ban nhân
dân cấp xã nơi cá nhân đó thường trú.
Năm là, mọi sự kiện hộ tịch sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch phải được cập nhật
kịp thời, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Sáu là, nội dung khai sinh, kết hôn, ly hôn, khai tử, thay đổi, cải chính, bổ sung
hộ tịch, xác định lại giới tính, xác định lại dân tộc của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ
tịch là thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Bảy là, bảo đảm công khai, minh bạch thủ tục đăng ký hộ tịch
1.1.5. Lịch sử phát triển về hộ tịch ở Việt Nam
Ở nước ta, vấn đề đăng ký và quản lý hộ tịch được thực hiện từ rất sớm (thời nhà
Trần). Trải qua các thời kỳ phong kiến, thực dân, hộ tịch luôn gắn với vấn đề quản lý
con người bên cạnh vấn đề quản lý đất đai là hai vấn đề đã từng được thực hiện một
cách bài bản, có hệ thống. Sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, công tác đăng ký và
quản lý hộ tịch được Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa tiếp tục duy trì và phát
triển. Theo tinh thần Sắc lệnh số 47/SL ngày 10/10/1945 của Chủ tịch Hồ Chí Minh,
các thể lệ đăng ký hộ tịch đã được quy định trong Bộ Dân luật giản yếu được áp dụng
ở Nam kỳ, Hoàng Việt hộ luật được áp dụng ở Trung kỳ và Dân luật Bắc kỳ tiếp tục
được áp dụng ở Việt Nam. Điều đó cho thấy công tác hộ tịch đóng vai trò quan trọng

và luôn được duy trì trong bất cứ hoàn cảnh nào.
Trong công cuộc cải cách nền hành chính nói chung ở nước ta hiện nay và ngành
Tư pháp nói riêng được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm. Nghị quyết số 08–NQ/TW
ngày 02/01/2002 của Bộ chính trị về một số nhiệm vụ trọng tâm của công tác tư pháp
trong thời gian tới đã chỉ ra các nhiệm vụ cụ thể trong các hoạt động bổ trợ tư pháp.
Nghị quyết số 49–NQ/TW ngày 02/6/2005 của Bộ chính trị về chiến lược cải cách tư
pháp đến năm 2020 định hướng nhiệm vụ và hoàn thiện các chế định bổ trợ tư pháp.
Và căn cứ vào quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Hôn nhân và gia đình và các Luật
liên quan khác, Chính phủ đã ban hành 8 Nghị định điều chỉnh lĩnh vực hộ tịch bao
i.
ii.

gồm:
Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 về đăng ký hộ tịch;
Nghị định số 77/2001/NĐ-CP ngày 22/10/2001 quy định chi tiết về đăng ký kết hôn
theo Nghị quyết số 35/2000/QH10 của Quốc hội về việc thi hành Luật hôn nhân và gia
đình;
Trang | 4


iii.

Nghị định số 32/2002/NĐ-CP ngày 27/3/2002 quy định việc áp dụng Luật hôn nhân và

iv.

gia đình đối với các dân tộc thiểu số;
Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ngày 10/7/2002 quy định chi tiết thi hành một số điều

v.

của Luật hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài;
Nghị định số 69/2006/NĐ-CP ngày 21/7/2006 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị

vi.
vii.

định số 68/2002/NĐ-CP;
Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ tịch;
Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 sửa đổi, bổ sung một số điều của các

viii.

Nghị định về hộ tịch, hôn nhân gia đình và chứng thực;
Nghị định số 24/2013/NĐ-CP ngày 28/3/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài.
(cả hộ tịch trong nước và hộ tịch có yếu tố nước ngoài).
Ngày 20/11/2014, Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII
kỳ họp thứ 8 đã thông qua Luật Hộ tịch và Luật chính thức có hiệu lực từ ngày
01/01/2016. Luật Hộ tịch được ban hành nhằm luật hóa các quy định về đăng ký, quản
lý hộ tịch trong các Nghị định của Chính phủ đã được thực tiễn kiểm nghiệm, bảo đảm
tính kế thừa và phát triển, cụ thể hóa thẩm quyền và quy trình thực hiện công tác hộ
tịch. Trên cơ sở quy định của Luật, Chính phủ đã ban hành Nghị định số
123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 quy định một số điều và biện pháp thi hành Luật
Hộ tịch; Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày
15/11/2015 của Chính phủ quy định một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch để
bảo đảm các nội dung của Luật được triển khai thực hiện có hiệu quả
1.2. Trách nhiệm quản lý nhà nước về hộ tịch của UBND cấp huyện
UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch tại địa phương và có

i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.

nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Thực hiện đăng ký hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch;
Chỉ đạo, kiểm tra việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã;
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về hộ tịch;
Quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định;
Căn cứ quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, bố trí công chức làm công tác hộ tịch;
Quản lý, cập nhật, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và cấp bản sao trích lục hộ
tịch theo quy định;

vii. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về hộ tịch

theo thẩm quyền;

Trang | 5


viii. Thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trái quy định của Luật

này, trừ trường hợp kết hôn trái pháp luật;
ix. Tổng hợp tình hình và thống kê hộ tịch báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy
định của Chính phủ;
x. Lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch.

Công chức Tư pháp - Hộ tịch ở Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp
huyện có trách nhiệm tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện đăng ký hộ tịch với
các nội dung công việc cụ thể sau:
i. Tuân thủ quy định của Luật Hộ tịch và các quy định khác của pháp luật có liên quan về
hộ tịch;
ii. Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp huyện và pháp luật về việc đăng ký hộ

tịch;
iii. Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về
hộ tịch;
iv. Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện đăng ký hộ tịch kịp thời, chính xác, khách quan,
trung thực; cập nhật đầy đủ các sự kiện hộ tịch đã được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu hộ
tịch điện tử;
v. Chủ động kiểm tra, rà soát để đăng ký kịp thời việc sinh, tử phát sinh trên địa bàn.
vi. Thường xuyên trau dồi kiến thức pháp luật để nâng cao năng lực và nghiệp vụ đăng ký
hộ tịch; tham gia các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ do Ủy ban nhân dân hoặc
cơ quan tư pháp cấp trên tổ chức;
vii. Chủ động báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân cùng cấp phối hợp với cơ quan, tổ chức
kiểm tra, xác minh về thông tin hộ tịch; yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp
thông tin để xác minh khi đăng ký hộ tịch; phối hợp với cơ quan Công an cùng cấp
cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Trang | 6


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH Ở
UBND HUYỆN GIA LỘC, TỈNH HẢI DƯƠNG.
2.1. Khái quát chung về huyện Gia Lộc

Gia Lộc là một huyện nằm phía tây nam của tỉnh Hải Dương với tổng diện tích
112 km² và dân số 147.322 người. Huyện gồm có một thị trấn và 22 xã.
Phía Bắc giáp với thành phố Hải Dương;
Phía Nam giáp huyện Thanh Miện và Ninh Giang;
Phía Đông Giáp huyện Tứ Kỳ;
Phía Tây giáp với huyện Bình Giang.
Gia Lộc nằm ở khu tam giác kinh tế phía Bắc Hà Nội- Hải Phòng-Quảng Ninh, là
cửa ngõ phía Nam của thành phố Hải Dương. Ở đây có viện cây lương thực và cây
thực phẩm, một trong những trung tâm khoa học Nông nghiệp của cả nước và một số
xí nghiệp chế biến của tỉnh đóng trên địa bàn huyện. Hệ thống giao thông đường thủy
bộ đều thuận lợi
Những đặc điểm nêu trên là cơ sở để xác định cơ cấu kinh tế trên địa bàn huyện,
đồng thời đề ra các giải pháp lãnh đạo, chỉ đạo kinh tế từng bước phát triển, góp phần
thuận lợi đường lối chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, vì mục
tiêu dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh.
2.2. Khái quát chung về UBND huyện Gia Lộc
2.2.1. Vị trí, chức năng của UBND huyện
– UBND huyện do HĐND huyện bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan nhà nước cấp trên;
– UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa
bàn;
– UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm
sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ
sở.

Trang | 7

2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy định tại
các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật Tổ chức chính
quyền địa phương và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện.
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp,
lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông
thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên
khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường
trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp
luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công
nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc,
tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư
pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.
Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện
các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.3
2.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Gia Lộc
Cơ cấu tổ chức UBND huyện bao gồm Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch UBND, Uỷ
viên UBND và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND gồm có các phòng và các cơ
quan tương đương phòng.4
– Hiện nay, UBND huyện Gia Lộc có 01 Chủ tịch là ông Lê Văn Tuấn, là người
điều hành chung trong mọi công việc của UBND huyện, chịu trách nhiệm thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 29 của Luật Tổ chức chính
quyền địa phương năm 2015, chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước
Đảng ủy, HĐND huyện và UBND quận.

– Giúp việc cho Chủ tịch gồm có:
3 Điều 28 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;
4 Điều 27 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015.

Trang | 8


+ 01 Ủy viên BTV, Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện: Ông Phạm Văn
Tuyên
+ 01 Huyện ủy viên – Phó chủ tịch UBND: Ông Đỗ Văn Sáng
Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phân công, chịu
trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước UBND huyện và HĐND huyện về lĩnh vực
được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều hành của mình, cùng Chủ tịch và các
thành viên khác của UBND huyện chịu trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của
UBND huyện trước Đảng ủy, HĐND huyện và UBND tỉnh. Đối với những vấn đề
vượt quá phạm vi thẩm quyền thì phải báo cho Chủ tịch quyết định.
– Các Ủy viên UBND và các các cơ quan chuyên môn thuộc UBND: Uỷ viên
UBND chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công trước Chủ tịch UBND và
UBND huyện; cùng Chủ tịch, Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của
UBND trước HĐND huyện và UBND quận. Các cơ quan chuyên môn giúp UBND và
Chủ tịch UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở cấp xã, chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch UBND và cơ quan chuyên môn cấp tỉnh về lĩnh vực được phân
công.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Gia Lộc
2.3. Thực trạng công tác

quản lý nhà nước về hộ tịch

ở UBND huyện Gia Lộc trong

thời gian qua

2.3.1. Tổ chức biên chế
Theo quy định biên chế

hiện nay ở UBND huyện Gia

Lộc có

Phòng

Tư

pháp.

+ Trưởng phòng Tư pháp là Ông Nguyễn Hữu Biên. Trưởng phòng chịu trách
nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và trước pháp luật
Trang | 9


về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng và
công chức Tư pháp – Hộ tịch cấp xã trên địa bàn;
+ Các Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một
số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt, một Phó Trưởng phòng được Trưởng
phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng;
2.3.2. Trang thiết bị và phương tiện kỹ thuật
UBND huyện đã bố trí công chức phụ trách công tác hộ tịch tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả của UBND huyện tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại làm việc
của cán bộ, công chức và để nhân dân dễ dàng khi liên hệ. Công chức phụ trách công

tác hộ tịch được trang bị 01 bàn làm việc, 01 kệ đựng hồ sơ, 01 tủ sách pháp luật và 01
máy vi tính.
2.3.3. Công tác đăng ký hộ tịch ở UBND huyện
Gia Lộc.
2.3.3.1. Về trình tự, thủ tục thực hiện việc đăng
ký hộ tịch
a) Quy trình tiếp nhận
Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ tại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả hồ sơ công dân ở UBND huyện Gia
Lộc:
(1)

(2)

(5)

(3)
(4)

Bộ
phận
Tiếp
Lãnh
Công
đạo
chức
ký
Tổ
chức,
công

nhận
và
trả
chuyên
duyệt
môn
dân
nộphồ
hồsơsơ
kết
xửquả
lý

b) Thành phần tham gia quy trình gồm:
(1) Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả
* Chức năng:
Nhận hồ sơ từ tổ chức, công dân chuyển cán bộ chuyên môn xử lý.
* Thành phần:
– Bà Lê Thị Hương: Đất đai
– Bà Trần Thị Tình: Chứng thực;
– Bà Nguyễn Thị Hoài Thu: Chứng thực;
– Bà Nguyễn Thị Thanh: Tư pháp - Hộ tịch.
– Ông Thân Ngọc Quang: Lao động - Thương binh và Xã hội; Giáo dục; Gia
đình - Trẻ em; Tôn giáo; Địa chính - Đô thị.
(2) Cán bộ - Công chức chuyên môn xử lý
Trang | 10


* Chức năng
Nhận hồ sơ từ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả, tiến hành xử lý trước khi trình

lãnh đạo ký.
* Thành phần
– Ông Trần Văn Định: Tư pháp - Hộ tịch;
– Ông Hoàng Thanh Xuân: Địa chính
– Bà Huỳnh Thị Thuận: Gia đình - Trẻ em;
– Ông Trương Văn Sang: Tôn giáo.
(3) Lãnh đạo UBND
Công chức chuyên môn sau khi thẩm định trình lãnh đạo ký hồ sơ.
* Thành phần:
– Lê Văn Tuấn: Chủ tịch UBND
– Phạm Văn Tuyên: Phó Chủ tịch UBND
– Đỗ Văn Sáng: Phó Chủ tịch UBND
(4) Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả nhận hồ sơ đã được Lãnh đạo ký.
(5) Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tiến hành trả kết quả hồ sơ cho công dân,
tổ chức.
c) Trình tự thực hiện việc đăng ký hộ tịch:
Bước 1:
Người dân có yêu cầu giải quyết công việc liên quan đến hộ tịch như: đăng ký
khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký nhận nuôi con nuôi, sẽ tự tìm hiểu về thủ tục có và
các giấy tờ có liên quan đến vẫn đề của mình, hoặc trong phòng của bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả hành chính cũng có dán niêm yết công khai các thủ tục, trình tự và lệ phí
để người dân biết và tránh cho việc cán bộ, công chức lợi dụng chức vụ để sách nhiễu,
của quyền với nhân dân.
Bước 2:
Công chức Tư pháp - Hộ tịch thụ lý hồ sơ, hoàn chỉnh hồ sơ và hẹn thời gian trả
hồ sơ với người dân.
Bước 3:
Sau khi hồ sơ đã hoàn thành, công chức Tư pháp - Hộ tịch trình phó Chủ tịch
chịu trách nhiệm trực tiếp về thủ tục hành chính.
Bước 4:

Chuyển sang cho cán bộ văn phòng đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý, ghi số vào
sổ của huyện để phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ.
Bước 5:
Đến hạn trả hồ sơ, công chức Tư pháp - Hộ tịch cũng đồng thời chịu trách nhiệm
trả hồ sơ cho công dân tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
d) Thủ tục thực hiện việc đăng ký hộ tịch
Đăng ký khai sinh thông thường
* Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện
đăng ký khai sinh cho trẻ em trong các trường hợp sau đây:
Trang | 11


- Trẻ em được sinh ra tại Việt Nam:
+ Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người nước ngoài hoặc
người không quốc tịch;
+ Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước còn người kia là
công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;
+ Có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;
+ Có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch;
- Trẻ em được sinh ra ở nước ngoài chưa được đăng ký khai sinh về cư trú tại
Việt Nam:
+ Có cha và mẹ là công dân Việt Nam;
+ Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam.5
* Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng
ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể đăng ký khai sinh cho con thì ông
hoặc bà hoặc người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em có
trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em. Người đi đăng ký khai sinh cần chuẩn bị
những giấy tờ sau:
+ Giấy chứng sinh (do Bệnh viện, Cơ sở y tế nơi trẻ sinh ra cấp). Trường hợp
không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh;

nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh; trường hợp
khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi phải có biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan
có thẩm quyền lập; trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có
văn bản chứng minh việc mang thai hộ theo quy định pháp luật;
+ Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có
dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau
đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân;
+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú là giấy tờ mà người yêu cầu đăng ký hộ tịch
phải xuất trình trong giai đoạn chuyển tiếp;
+ Giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ trẻ (nếu cha, mẹ của trẻ có đăng ký kết
hôn). Nếu công chức Tư pháp - Hộ tịch biết rõ quan hệ hôn nhân của cha mẹ, không
bắt buộc xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn;
– Điền mẫu tờ khai đăng ký khai sinh.
– Nộp các giấy tờ trên tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết tại UBND cấp
huyện nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện đăng ký khai sinh.
– Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ trên, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù
hợp, công chức Tư pháp - Hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ hộ tịch; cập nhật vào
5 Điều 35 Luật Hộ tịch 2014

Trang | 12


Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá
nhân. Công chức làm công tác hộ tịch, người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ
hộ tịch. Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp Giấy khai
sinh cho người được đăng ký khai sinh.
Đăng ký kết hôn
* Thẩm quyền của UBND cấp huyện: thực hiện đăng ký kết hôn giữa
+ Công dân Việt Nam với người nước ngoài;
+ Công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với công dân Việt Nam định cư ở nước

ngoài;
+ Công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài với nhau;
+ Công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài với công dân Việt Nam
hoặc với người nước ngoài.
+ Trường hợp người nước ngoài cư trú tại Việt Nam có yêu cầu đăng ký kết hôn
tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của một trong hai bên thực
hiện đăng ký kết hôn.6
* Hai bên nam, nữ đi đăng ký kết hôn nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy xác
nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài xác nhận người
đó không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác mà không có khả năng nhận thức, làm
chủ được hành vi của mình cho cơ quan đăng ký hộ tịch.Người nước ngoài, công dân
Việt Nam định cư ở nước ngoài phải nộp thêm giấy tờ chứng minh tình trạng hôn
nhân, bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu.
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định, công chức làm
công tác hộ tịch có trách nhiệm xác minh, nếu thấy đủ điều kiện kết hôn theo quy định
của pháp luật thì Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện giải
quyết.
Khi đăng ký kết hôn cả hai bên nam, nữ phải có mặt tại trụ sở Ủy ban nhân dân,
công chức làm công tác hộ tịch hỏi ý kiến hai bên nam, nữ, nếu các bên tự nguyện kết
hôn thì ghi việc kết hôn vào Sổ hộ tịch, cùng hai bên nam, nữ ký tên vào Sổ hộ tịch.
Hai bên nam, nữ cùng ký vào Giấy chứng nhận kết hôn. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
huyện trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ.
Đăng ký giám hộ

6 Điều 37 Luật Hộ tịch 2014.

Trang | 13


Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người được giám hộ hoặc người giám

hộ thực hiện đăng ký giám hộ giữa công dân Việt Nam và người nước ngoài cùng cư
trú tại Việt Nam. Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đã đăng ký giám hộ thực hiện đăng
ký chấm dứt giám hộ.
– Thủ tục đăng ký giám hộ cử:
+ Người yêu cầu đăng ký giám hộ nộp tờ khai đăng ký giám hộ theo mẫu quy
định và văn bản cử người giám hộ theo quy định của Bộ luật Dân sự cho cơ quan đăng
ký hộ tịch.
+ Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định tại
khoản 1 Điều này, công chức làm công tác hộ tịch xác minh, nếu thấy đủ điều kiện
theo quy định pháp luật thì ghi vào Sổ hộ tịch và cùng người đi đăng ký giám hộ ký
vào Sổ hộ tịch. Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp trích
lục cho người yêu cầu
– Đăng ký giám hộ đương nhiên:
+ Người yêu cầu đăng ký giám hộ nộp tờ khai đăng ký giám hộ theo mẫu quy
định và giấy tờ chứng minh điều kiện giám hộ đương nhiên theo quy định của Bộ luật
Dân sự cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Trường hợp có nhiều người cùng đủ điều kiện
làm giám hộ đương nhiên thì nộp thêm văn bản thỏa thuận về việc cử một người làm
giám hộ đương nhiên.
+ Thủ tục đăng ký giám hộ đương nhiên giữa công dân Việt Nam và người nước
ngoài cùng cư trú ở Việt Nam được áp dụng theo quy định tại Điều 21 của Luật Hộ
tịch 2014..
– Đăng ký chấm dứt, thay đổi giám hộ:
+ Người yêu cầu đăng ký chấm dứt giám hộ nộp tờ khai đăng ký chấm dứt giám
hộ theo mẫu quy định và giấy tờ làm căn cứ chấm dứt giám hộ theo quy định của Bộ
luật Dân sự cho cơ quan đăng ký hộ tịch.
+ Thủ tục đăng ký chấm dứt, thay đổi giám hộ giữa công dân Việt Nam và người
nước ngoài được áp dụng theo quy định tại Điều 22 và Điều 23 của Luật Hộ tịch 2014,
nếu thấy việc chấm dứt giám hộ đủ điều kiện theo quy định của Bộ luật Dân sự, công
chức Tư pháp - Hộ tịch ghi việc chấm dứt giám hộ vào Sổ hộ tịch, cùng người đi đăng
ký chấm dứt giám hộ ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện cấp

trích lục cho người yêu cầu.
Đăng ký nhận cha, mẹ, con
* Thẩm quyền đăng ký nhận cha, mẹ, con
Trang | 14


+ Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người được nhận là cha, mẹ, con
thực hiện đăng ký nhận cha, mẹ, con giữa:
+ Công dân Việt Nam với người nước ngoài;
+ Công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với công dân Việt Nam định cư ở nước
ngoài; giữa công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài với nhau;
+ Công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài với công dân Việt Nam
hoặc với người nước ngoài;
+ Người nước ngoài với nhau mà một hoặc cả hai bên thường trú tại Việt Nam.
* Người đăng ký nhận cha, mẹ, con cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
+ Tờ khai nhận cha, mẹ, con theo mẫu quy định.
Trong trường hợp cha hoặc mẹ nhận con chưa thành niên thì phải có sự đồng ý
của người hiện là mẹ hoặc cha, trừ trường hợp người đó đã chết, mất tích, mất năng
lực hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.
+ Bản chính hoặc bản sao Giấy khai sinh của người con.
+ Bản chính chứng minh nhân dân, hộ khẩu của người nhận và người được nhận
là cha, mẹ, con.
+ Các giấy tờ, đồ vật hoặc các chứng cứ khác để chứng minh quan hệ cha, mẹ,
con (nếu có).
+ Giấy chứng tử của cha, mẹ trong trường hợp nhận cha, mẹ đã chết.
– Khi đăng ký nhận cha, mẹ, con các bên phải có mặt.
– Nộp các giấy tờ trên tại UBND cấp huyện nơi cư trú của người nhận hoặc
người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện đăng ký nhận cha, mẹ, con.
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định, công chức
làm công tác hộ tịch xác minh, niêm yết việc nhận cha, mẹ, con tại trụ sở Ủy ban nhân

dân cấp huyện trong thời gian 07 ngày liên tục, đồng thời gửi văn bản đề nghị Ủy ban
nhân dân cấp xã nơi thường trú của người được nhận là cha, mẹ, con niêm yết trong
thời gian 07 ngày liên tục tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã.
Phòng Tư pháp báo cáo và đề xuất Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết
định việc đăng ký nhận cha, mẹ, con, nếu thấy đủ điều kiện thì Chủ tịch Ủy ban nhân
dân cấp huyện giải quyết.
Khi đăng ký nhận cha, mẹ, con các bên phải có mặt; công chức làm công tác hộ
tịch ghi vào Sổ hộ tịch, cùng các bên ký vào Sổ hộ tịch. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
huyện cấp trích lục cho các bên.
Đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc
* Thẩm quyền đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc

Trang | 15


Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của
người nước ngoài có thẩm quyền giải quyết việc cải chính, bổ sung hộ tịch đối với
người nước ngoài đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi người Việt Nam định cư ở nước ngoài đã đăng
ký hộ tịch trước đây có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch,
xác định lại dân tộc.
Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của
cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt
Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước; xác định lại dân tộc.
– Thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch:
+ Người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch nộp tờ khai theo mẫu quy
định và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch.
+ Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định tại
khoản 1 Điều 26 Luật Hộ tịch, nếu thấy việc thay đổi, cải chính hộ tịch là có cơ sở,
phù hợp với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật có liên quan, công chức Tư

pháp - Hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ
tịch ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện cấp trích lục cho người
yêu cầu.
Trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch liên quan đến Giấy khai sinh, Giấy chứng
nhận kết hôn thì công chức Tư pháp - Hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch
vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn.
Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 03
ngày làm việc.
+ Trường hợp đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch không phải tại nơi đăng ký hộ
tịch trước đây thì UBND cấp huyện phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao
trích lục hộ tịch đến UBND nơi đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch.
Trường hợp nơi đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thì UBND cấp
huyện phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Bộ Ngoại
giao để chuyển đến Cơ quan đại diện ghi vào Sổ hộ tịch.
– Thủ tục bổ sung hộ tịch:
+ Người yêu cầu bổ sung hộ tịch nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy tờ liên
quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch.
+ Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 29 Luật Hộ tịch,
nếu thấy yêu cầu bổ sung hộ tịch là đúng, công chức Tư pháp - Hộ tịch ghi nội dung

Trang | 16


bổ sung vào mục tương ứng trong Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu ký tên vào Sổ hộ
tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện cấp trích lục cho người yêu cầu.
Trường hợp bổ sung hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì
công chức Tư pháp - Hộ tịch ghi nội dung bổ sung vào mục tương ứng và đóng dấu
vào nội dung bổ sung.
Đăng ký khai tử
Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc

đăng ký khai tử cho người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài
chết tại Việt Nam.Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người
chết theo quy định tại khoản 1 Điều này thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi người đó
chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.
– Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha,
mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử;
trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá
nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử.
– Người có trách nhiệm đi đăng ký khai tử cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
+ Bản chính Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử theo quy định tại Khoản 1
Điều 34 của Luật Hộ tịch và tại Khoản 2 Điều 4 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP, cụ
thể như sau:
a) Đối với người chết tại cơ sở y tế thì Thủ trưởng cơ sở y tế cấp Giấy báo tử;
b) Đối với người chết do thi hành án tử hình thì Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình
cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình thay Giấy báo tử;
c) Đối với người bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Bản án, quyết định có hiệu lực của
Tòa án thay Giấy báo tử;
d) Đối với người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột
hoặc chết có nghi vấn thì văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám
định của Cơ quan giám định pháp y thay Giấy báo tử;
đ) Đối với người chết không thuộc một trong các trường hợp quy định tại các Điểm
a, b, c và d ở trên thì UBND cấp xã nơi người đó chết có trách nhiệm cấp Giấy báo tử.
- Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định , nếu thấy việc khai tử đúng thì
công chức làm công tác hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch và cùng người đi khai tử ký vào Sổ
hộ tịch. Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp trích lục hộ
tịch cho người đi khai tử.Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá
03 ngày làm việc. Sau khi đăng ký khai tử, Ủy ban nhân dân cấp huyện phải thông báo

Trang | 17

bằng văn bản kèm theo trích lục hộ tịch cho Bộ Ngoại giao để thông báo cho cơ quan
có thẩm quyền của nước mà người chết là công dân.
Trường hợp người chết là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài thì công chức
làm công tác hộ tịch khóa thông tin của người chết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
2.3.3.2. Kết quả thực hiện đăng hộ tịch
a) Những mặt đạt được và nguyên nhân
- Nhìn chung công tác quản lý hộ tịch từ năm 2015 đến nay của địa phương cũng
mang nhiều hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của địa phương đặt ra.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch có tinh thần trách nhiệm cao, thường xuyên nghiên
cứu tìm hiểu, tiếp thu ý kiến lãnh đạo địa phương và nâng cao năng lực nghiệp vụ
chuyên môn để làm tốt nhiệm vụ phân công, từng bước đưa công tác hộ tịch đi vào nề
nếp, đáp ứng ngày càng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước ở địa phương.
Công tác hộ tịch của huyện được cấp Đảng ủy quan tâm đúng mức, dưới sự lãnh
đạo trực tiếp của Thường trực UBND để bố trí trang thiết bị, nơi làm việc cũng như
đưa đi bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ chuyên môn nên công tác này đã thực hiện
nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
Bảng thống kê đăng ký hộ tịch ở UBND huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương
giai đoạn 2015 – 2017
STT
1
2
3
4
5
6
7
8

Nội dung

Khai sinh
Khai tử
Kết hôn
Xác nhận hộ tịch xác nhận hôn
nhân
Cải chính, bổ sung hộ tịch
Công nhận cha, mẹ, con
Con nuôi
Hộ tịch khác

Năm 2015
345
33
173

Năm 2016
382
87
166

Năm 2017
412
92
178

155

139

323

24
06
06
408

19
05
15
412

25
03
16
329

- Nguyên nhân
Thứ nhất: Về công tác lãnh đạo quản lý
Công tác quản lý hộ tịch của UBND huyện đạt được hiệu quả là có sự quan tâm
của cấp Ủy thường xuyên quán triệt kịp thời những chủ trương, chính sách của Đảng
và sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo UBND huyện cho thấy được tầm quan trọng của
công tác quản lý hộ tịch nên tạo điều kiện cho cán bộ, công chức tham gia học tập đào
tạo và tập huấn công tác hành chính.
Thứ hai: Về nguyên tắc đăng ký và quản lý hộ tịch

Trang | 18


Thực hiện tốt nguyên tắc đăng ký và quản lý hộ tịch: Các sự kiện hộ tịch được
đăng ký đầy đủ kịp thời, chính xác theo qui định của Luật Hộ tịch. Mỗi sự kiện hộ tịch

chỉ được đăng ký tại một nơi theo đúng thẩm quyền quy định của Luật Hộ tịch cơ quan
quản lý.
Thứ ba: Về công tác kiểm tra đôn đốc
Cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn,
chỉ đạo đối với cơ quan quản lý hộ tịch cấp dưới; trường hợp phát hiện thấy sai phạm
phải chấn chỉnh và xử lý kịp thời.
Thứ tư: Về niêm yết, công khai các quy định về giấy tờ để đăng ký hộ tịch
Công chức Tư pháp - Hộ tịch phải niêm yết công khai, chính xác quy định về
giấy tờ mà người yêu cầu đăng ký hộ tịch, thời hạn giải quyết và lệ phí đăng ký hộ
tịch.
Thứ năm: Về trang thiết bị và đào tạo cán bộ, công chức
Ngoài ra, còn được trang bị những phương tiện, trang thiết bị, tủ sách Pháp luật
và máy tính kết nối mạng để phục vụ cho công tác tham khảo, nghiên cứu, soạn thảo
các loại văn bản liên quan của đơn vị. Công chức Tư pháp - Hộ tịch tịch được đào tạo
chuyên môn nghiệp vụ và phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đặt ra.
b) Những mặt chưa được và nguyên nhân
- Bên cạnh những mặt làm được công tác quản lý hộ tịch của huyện còn
mặt tồn tại, hạn chế như sau:
+ Việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật trong nhân dân tại địa bàn dân cư gặp
khó khăn: số lượng người tham gia ít, một số bộ phận không nhỏ nhân dân không quan
tâm nhiều đến công tác tuyên truyền, đến khi gặp chuyện mới đến UBND để được
hướng dẫn.
+ Hồ sơ hộ tịch được lưu trữ chưa đúng quy trình, nơi lưu trữ hồ sơ chưa đảm
bảo tính khoa học, chưa thành thạo phần mềm quản lý hộ tịch.
+ Chưa quản lý việc khai thác và sử dụng Tủ sách pháp luật một cách hiệu quả,
chưa xây dựng kế hoạch và phương thức hoạt động của tủ sách, chưa sắp xếp, phân
loại, bảo quản, giới thiệu sách phục vụ bạn đọc…
- Nguyên nhân
Thứ nhất: Về công tác lãnh đạo quản lý và tổ chức cán bộ, công chức
Lãnh đạo cấp cơ sở chưa quan tâm thường xuyên và chỉ đạo sâu sát kịp thời về

công tác hộ tịch. Bố trí công việc vẫn còn thiếu so với yêu cầu thực tiễn đặt ra. Đội
ngũ cán bộ lãnh đạo quản lý và chuyên môn thường thay đổi, thiếu tính ổn định lâu
dài. Một số còn chưa nhận thức sâu sắc về vai trò tầm quan trọng của công tác hộ tịch
trong giai đoạn hiện nay.
Thứ hai: Về văn bản hướng dẫn thực hiện

Trang | 19


Luật Hộ tịch hướng đến hiện đại hóa phương thức đăng ký và cấp các giấy tờ
hộ tịch bằng hệ thống thông tin hộ tịch điện tử, nên để triển khai Luật Hộ tịch ở huyện
có một số khó khăn, vướng mắc như:
– Đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch ở huyện mặc dù cơ bản đã đạt các tiêu
chuẩn theo quy định nhưng để thực hiện thành thạo các kỹ năng như: kỹ năng xử lý
tình huống, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin, việc nắm bắt và giải quyết các sự
kiện hộ tịch, nhất là các sự kiện hộ tịch mới được chuyển giao thẩm quyền; trở ngại về
ngoại ngữ, về cộng tác viên phiên dịch trước mắt các địa phương sẽ gặp khó khăn.
Hơn nữa nhiệm vụ giao cho công chức Tư pháp - Hộ tịch rất nhiều, trong lúc biên chế
lại hạn chế nên trong cùng một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ.
– Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác hộ tịch tại các cơ quan
đăng ký hộ tịch ở cấp xã chưa được trang bị đầy đủ, đồng bộ và thống nhất, nhất là
điều kiện cơ sở vật chất cho việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài.
– Ngoài việc nắm chắc các quy định của Luật Hộ tịch còn phải nắm chắc các
quy định khác có liên quan như Bộ luật Dân sự, Luật Hôn nhân và gia đình, Luật Quốc
tịch... ngoài ra còn phải nắm chắc, hiểu rõ phong tục, tập quán.
Tuy nhiên thời gian qua, kinh phí cấp riêng để triển khai Luật Hộ tịch chưa được
cấp, vì vậy khó khăn trong việc thực hiện là đương nhiên, trong đó việc mở các lớp tập
huấn nghiệp vụ riêng và chuyên sâu cho đội ngũ người làm công tác hộ tịch chưa được
thực hiện mà chỉ tập huấn nghiệp vụ tư pháp chung như trước đây chưa có Luật cho
công chức Tư pháp - Hộ tịch. Đây cũng là một trong những khó khăn, làm ảnh hưởng

đến hiệu quả của việc triển khai thi hành Luật Hộ tịch trên địa bàn huyện Gia Lộc.
– Quản lý nhà nước về hộ tịch là một nội dung rất quan trọng trong quản lý dân
cư, số định danh cá nhân và các thông tin khác trong giấy khai sinh cũng là những
thông tin trong thẻ Căn cước cần phải có. Hiện nay, thực hiện Dự án Cơ sở dữ liệu
quốc gia về dân cư và luật Căn cước công dân, có 16 tỉnh, thành phố thực hiện thí
điểm cấp thẻ căn cước công dân từ ngày 01/01/2016. Tuy nhiên chỉ có 4 tỉnh, thành
phố thực hiện thí điểm cấp số định danh cá nhân khi đăng ký khai sinh từ 01/01/2016.
Nếu các tỉnh, thành phố nào đã làm thí điểm thì nên thí điểm cả hai lĩnh vực cho đồng
bộ thì thuận lợi hơn.
Thứ ba: Trình độ dân trí và ý thức của người dân chưa cao
Công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật trong thời gian qua chưa đạt
hiệu quả cao do: địa bàn có cơ sở hạ chưa tốt, trình độ văn hóa của bà con không đồng
đều làm trở ngại cho việc tiếp thu các văn bản pháp luật, do các văn bản quá khó, nên
Trang | 20


không thu hút được việc tìm hiểu của bà con, trình độ đội ngũ tuyên truyền của UBND
huyện hầu hết chưa qua đào tạo nên cách truyền đạt còn cứng nhắc chưa thật sự sâu sát
và thu hút người nghe. Tuy nhiên việc tổ chức triển khai nhiều nhưng còn bị động.
Thứ tư: Việc phân công và chế độ chính sách cho công chức Tư pháp - Hộ
tịch
Do hiện nay công chức Tư pháp - Hộ tịch thuộc quyền quản lý, điều động của
UBND nên thường xuyên bị điều chỉnh công tác, thay đổi nhiệm vụ. Công chức Tư
pháp - Hộ tịch quá nhiều đầu công việc, kinh phí hoạt động còn gặp khó khăn, cơ sở
vật chất còn thiếu, phòng làm việc, trang thiết bị chưa theo kịp với nhiệm vụ.

Trang | 21


CHƯƠNG 3

ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NẰM NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH Ở UBND HUYỆN GIA LỘC, TỈNH
HẢI DƯƠNG
3.1. Một số giải pháp
Tiếp tục phát huy những kết quả đạt được và khắc phục những hạn chế yếu kém
để công tác quản lý hộ tịch ngày càng hoàn thiện, đáp ứng kịp thời, phù hợp với tình
hình đổi mới đất nước. Do đó, cần phải thực hiện đồng bộ các giải pháp sau đây:
Thứ nhất: Về công tác lãnh đạo quản lý
Công tác quản lý hộ tịch của huyện để đạt được hiệu quả là phải có sự quan tâm
của cấp ủy thường xuyên quán triệt những chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật
của Nhà nước và sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo UBND huyện cho thấy được tầm
quan trọng của công tác quản lý hộ tịch và tạo điều kiện cho công chức làm công tác
hộ tịch tham gia học tập đào tạo và tập huấn công tác chuyên môn. Thủ trưởng cơ quan
phải thường xuyên kiểm tra, giám sát công chức làm công tác hộ tịch để phát hiện
những yếu kém, sai phạm tìm hiểu nguyên nhân và có những giải pháp khắc phục kịp
thời.
Thực hiện tốt chế độ khen thưởng trong cơ quan đơn vị, bên cạnh đó
phải có những biện pháp xử phạt nghiêm minh, chính xác và triệt để những
hành vi xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan.
Tăng cường sự lãnh, chỉ đạo, kiểm tra, quán triệt sâu rộng và uốn nắn kịp thời
việc thực hiện các chủ trương, Nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà
nước cho cán bộ, công chức thông suốt. Nâng cao nhận thức của công chức làm công
tác hộ tịch thấy được tầm quan trọng của công việc để có tinh thần trách nhiệm thường
xuyên học hỏi để trao dồi kiến thức năng lực chuyên môn. 7
Thứ hai: Về công tác kiểm tra đôn đốc
Cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn,
chỉ đạo đối với cơ quan quản lý hộ tịch cấp dưới; trường hợp phát hiện thấy sai phạm
để chấn chỉnh và xử lý kịp thời. Cơ quan cấp trên phải thường xuyên thanh tra, kiểm
tra để có hướng dẫn cụ thể tránh những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra. Lãnh đạo địa
phương phải thường xuyên quan tâm, chỉ đạo, kiểm tra đột xuất hay định kỳ đối với

7 Đề tài Công tác quản lý nhà nước về hộ tịch ở UBND phường Hoà Hiệp Nam, quận Liên Chiểu,
thành phố Đà Nẵng hiện nay, tr.33
Trang | 22


công chức phụ trách công tác hộ tịch để chấn chỉnh kịp thời những sai sót, nhưng cần
phải tạo điều kiện cho công chức làm công tác này phát huy tính chủ động, sáng tạo
trong công việc. Giới thiệu công chức, Đảng viên có đủ phẩm chất và năng lực để cơ
quan xem xét, bố trí làm công tác hộ tịch.
Thứ ba: Về niêm yết, công khai các quy định về giấy tờ để đăng ký hộ
tịch
Công chức Tư pháp - Hộ tịch phải niêm yết công khai, chính xác quy định về
giấy tờ cho người yêu cầu đăng ký hộ tịch, thời hạn giải quyết và lệ phí đăng ký hộ
tịch.
Thứ tư: Về trang thiết bị và đào tạo cán bộ, công chức
Ngoài ra, còn được trang bị những phương tiện, trang thiết bị, tủ sách pháp luật
phục vụ cho công tác tham khảo, nghiên cứu, soạn thảo các loại văn bản liên quan của
đơn vị. Công chức Tư pháp - Hộ tịch được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ và phù hợp
với yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Phải trang bị cho bộ phận phụ trách những trang thiết bị
như tủ hồ sơ có phân loại, hồ sơ theo thời gian, nội dung, cấp ban hành và được bàn
giao vào kho lưu trữ đúng quy định. Đây là công việc rất cần thiết đối với chính quyền
cấp cơ sở, vì thực tế thời gian qua các văn bản, hồ sơ bị thất lạc, khi cần tra cứu thì rất
khó tìm.
Xem công tác hộ tịch là nhiệm vụ chung của cả hệ thống chính trị nên các
ngành, các bộ phận đều tích cực tham gia công tác này theo từng lĩnh vực chức năng,
quyền hạn của đơn vị, cá nhân. Phải có kế hoạch, quy hoạch công chức kế thừa làm
công tác hộ tịch nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong quản lý của đơn vị đáp ứng yêu
cầu cho công tác quản lý hành chính ở địa phương. Tạo nguồn cán bộ, công chức đủ
năng lực, phẩm chất đạo đức để có nguồn thay thế cho công chức hộ tịch khi luân

chuyển cán bộ, công chức để công tác hộ tịch luôn đảm bảo thống nhất, liên tục.
3.3. Một số kiến nghị
3.3.1. Đối với cấp Trung ương
Tiếp tục hoàn thiện hệ thống chính sách, quy chế, quy định của Đảng và Nhà
nước đối với công tác hộ tịch phù hợp với từng thời điểm.
Tiếp tục đổi mới phương thức điều hành, quản lý của hệ thống cơ quan hành
chính các cấp.
3.3.2. Đối với cấp tỉnh và cấp huyện
Cần tổ chức các buổi học tập sâu rộng và thường xuyên về tấm gương đạo đức
Hồ Chí Minh để nâng cao về phẩm chất đạo đức cho cán bộ, công chức trong việc thực

Trang | 23


hiện công tác quản lý hành chính nhà nước cũng như công tác hộ tịch có tâm và có tầm
hơn.
Thường xuyên mở các lớp đào tạo chính quy về hành chính và công tác hộ tịch
để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn đối với công chức Tư pháp - Hộ tịch ở cấp cơ sở.
Mở các lớp tập huấn Thông tư liên tịch số 23/2014/TTLT-BTP-BNV ngày
22/12/2014 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp thuộc UBND, thành phố trực thuộc Trung ương và
Phòng Tư pháp thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Thường xuyên triển khai những văn bản pháp luật mới về công tác hộ tịch để
cập nhật kịp thời những thông tin mới.
Cần tổ chức, quy hoạch đào tạo, sử dụng công chức làm công tác hộ tịch ở cấp
cơ sở, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước của chính quyền cơ sở.
3.3.3. Đối với cấp cơ sở
Tiếp tục thực hiện công tác quản lý và đăng ký hộ tịch theo cơ chế một cửa một cửa liên thông với trách nhiệm, nhiệt tình, thân thiện và hiệu quả.
Tiếp tục niêm yết và công khai hóa các thủ tục về hộ tịch và đăng ký hộ tịch để
người dân biết và có điều kiện tìm hiểu một cách dễ dàng.

Có sự phối kết hợp chặt chẽ đồng bộ trong bộ phận một cửa và các bộ
phận khác trong UBND huyện.
Thực hiện tốt nhiệm vụ và quyền hạn, trách nhiệm của UBND cấp xã trong
quản lý nhà nước về hộ tịch; thực hiện tốt về quy định, tiêu chuẩn nhiệm vụ của công
chức làm công tác hộ tịch và những việc công chức làm công tác hộ tịch không được
làm quy định tại các Điều (71, 72, 73, 74) Luật Hộ tịch 2014.
Bố trí, tổ chức biên chế công tác hộ tịch phải phù hợp mới đáp ứng được yêu
cầu, nhiệm vụ, tức là phải có nghiệp vụ chuyên môn từ Trung cấp trở lên (Trung cấp
luật, Đại học luật), không bố trí cán bộ, công chức không có chuyên môn, nghiệp vụ
vào công tác này.
Cần quan tâm hơn nữa về công tác đãi ngộ, ưu đãi cho công chức làm công tác
hộ tịch cấp cơ sở để tạo sự thu hút và gắn bó lâu dài với nhiệm vụ được giao.
Cần có kinh phí để xây dựng và trang bị các loại phương tiện làm việc (phòng
làm việc, máy móc thiết bị, tủ, giá để lưu trữ và quản lý hồ sơ hộ tịch…).
Thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của công chức Hộ tịch cấp xã, chịu sự chỉ
đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Phòng Tư pháp (theo Thông tư liên tịch số
23/2014/TTLT-BTP-BNV ngày 22/12/2014 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ Hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp thuộc UBND,
thành phố trực thuộc Trung ương và Phòng Tư pháp thuộc UBND huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh).
Trang | 24


Công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp huyện là những người đáp ứng được các yêu
cầu sau: có phẩm chất, đạo đức tốt, gương mẫu chấp hành đường lối của Đảng, pháp
luật của Nhà nước.
3.3.4. Về chế độ chính sách
Thực tế chế độ chính sách đối với công chức Tư pháp - Hộ tịch chưa tương
xứng với chức năng, nhiệm vụ của công chức Tư pháp - Hộ tịch huyện cần tăng chế độ
chính sách đối với công chức Tư pháp - Hộ tịch huyện.

UBND huyện cần đề nghị Sở Tư pháp hỗ trợ thêm về chính sách đối với công
chức Tư pháp - Hộ tịch huyện để công chức Tư pháp - Hộ tịch huyện an tâm công tác,
bố trí công chức Tư pháp - Hộ tịch huyện được công tác ổn định lâu dài.
3.3.5. Về hình thức và nội dung đào tạo, bồi dưỡng công chức Tư pháp - Hộ
tịch huyện:
Nhằm không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho công chức Tư pháp - Hộ
tịch xã cần xây dựng kế hoạch và chương trình đào tạo bồi dưỡng cho công chức Tư
pháp - Hộ tịch huyện hàng năm và có thể nên mở các trung tâm đào tạo theo vùng,
miền.

Trang | 25