Quy trình nghiệp vụ cho vay cầm cố sổ tiết kiệm tại ngân hàng MHB

Quy trình nghiệp vụ cho vay cầm cố sổ tiết kiệm tại Ngân hàng MHB

BÀI LÀM
Vai trò của quản trị hoạt động trong doanh nghiệp
Rất nhiều doanh nghiệp chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của quá trình hoạt
động sản xuất – kinh doanh, từ đó dẫn tới việc còn nhiều tồn tại, làm giảm năng
lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Khi nói đến chiến lược phát triển kinh doanh của
doanh nghiệp, người ta thường quan tâm các lĩnh vực phát triển thương hiệu, mở
rộng thị trường, với những kế hoạch marketing tốn kém; nhưng ít ai đặt câu hỏi cái
gì tạo ra thương hiệu, cái gì sẽ cung cấp cho thị trường đã mở rộng mà nếu không
có chúng, mọi chi phí để tạo dựng thương hiệu, mở rộng thị trường trở nên lãng
phí. Đó chính là những sản phẩm được sản xuất, những dịch vụ được cung cấp với
một chi phí tốt nhất, chất lượng phù hợp với nhu cầu của khách hàng và đáp ứng
được thời hạn giao hàng.
Một số câu hỏi cần lưu ý tới trước thực trạng quản lý hoạt động của doanh nghiệp
hiên

nay

là:

- Đã có bao nhiêu doanh nghiệp thật sự quan tâm đến việc phát hiện các lãng phí
trong sản xuất – kinh doanh, và có thể đưa ra các giải pháp hiệu quả? Các doanh
nghiệp đã xác định được tỷ lệ lãng phí trong hoạt động của mình chưa? Đi vào các

1


doanh nghiệp chúng ta sẽ dễ dàng phát hiện các lãng phí đang hiện diện với một
mức độ nghiêm trọng.
- Và đã có bao nhiêu giám đốc doanh nghiệp nhìn nhận đúng về vai trò của bộ

máy sản xuất – kinh doanh trong hoạt động của doanh nghiệp? Hay là giao khoán
tất cả lĩnh vực này cho anh em cán bộ quản lý trực tiếp cấp trung gian mà trong số
đó, có bao nhiêu cán bộ quản lý cấp trung gian thực sự có kiến thức về quản lý và
hiểu rõ về quản trị hoạt động tổng thể? Câu trả lời là đa số xuất thân từ cán bộ
chuyên môn, chưa qua đào tạo về quản lý, đang quản lý dựa vào kinh nghiệm là
chủ yếu.
- Các nguồn lực vật chất trong sản xuất – kinh doanh mà các doanh nghiệp đầu tư
đã được hoạch định và sử dụng hiệu quả chưa? Có bao nhiêu doanh nghiệp đánh
giá được? Đó chính là bài toán cần giải nhằm nâng cao năng suất, cải thiện chất
lượng sản phẩm , dịch vụ và giảm chi phí họat động, từ đó nâng cao sức cạnh tranh
của doanh nghiệp trên thị trường.

Để giải quyết được các tồn tại nêu trên, bên cạnh việc thiết lập các kế hoạch, mục
tiêu cho hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp hiện đại không thể bỏ
qua việc nâng caco chất lượng quản trị hoạt động của doanh nghiệp bằng cách
nâng cao năng lực quản lý cho đội ngũ cán bộ quản lý cấp trung gian, cũng như
cho cán bộ nghiệp vụ liên quan; bản thân các lãnh đạo doanh nghiệp cũng cần
đánh giá và nhìn nhận lại vai trò, vị trí, cơ chế, quy trình hoạt động của bộ máy
doanh nghiệp. Trang bị và hỗ trợ cho cán bộ quản lý ứng dụng những phương pháp
2


quản lý phù hợp với tình trạng, trình độ, năng lực của doanh nghiệp cũng là một
việc làm hết sức cần thiết. Nâng cao năng lực của cán bộ quản lý, xây dựng và liên
tục cải tiến quy trình hoạt động của doanh nghiệp ngày một phù hợp hơn sẽ nâng
cao hiệu quả sản xuất – kinh doanh, tạo lợi thế cạnh tranh ngày càng tốt hơn cho
Doanh nghiệp.

Quản trị hoạt động dịch vụ là một mảng khó trong lĩnh vực quản trị hoạt động
doanh nghiệp bởi dịch vụ là một sản phẩm được cung cấp trực tiếp bởi yếu tố con

người, rất khó để đưa ra các quy chuẩn chất lượng và đảm bảo các quy chuẩn đó.
Tuy nhiên không vì thế mà linh vực này bị bỏ qua. Cũng như lĩnh vực sản xuất,
họat động cung cấp dich vụ cũng cần được quản lý chặt chẽ để giảm thiểu các
“lãng phí”, ổn định chất lượng và nâng cao chất lượng để duy trì và phát triển hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp cung cấp dich vụ.

Tổng quan về quy trình cho vay cầm cố sổ tiết kiệm tại MHB.

“Cho vay cầm cố sổ tiết kiệm” là một sản phẩm cho vay rất thông dụng, phát sinh
từ yêu cầu tất yếu của khách hàng trong hoạt động nghiệp vụ cho vay bán lẻ của
Ngân hàng. Nhóm khách hàng của sản phẩm này chủ yếu là cá nhân có nhu cầu sử
dụng vốn bất ngờ và khẩn cấp so với kế hoạch tiết kiệm của họ.

3


Đây là một sản phẩm cho vay rất thông dụng của ngân hàng nên tất cả ngân hàng
tại Việt Nam đều cung cấp sản phẩm này với cơ chế vô cùng dễ dàng, thuận tiện và
nhanh chóng.

Tiêu thức đánh giá (tiêu chuẩn đo lường):
Nhóm khách hàng chủ yếu là các cá nhân và với nhu cầu vốn bất ngờ và cấp thiết,
tài sản đảm bảo (tiền gửi tiết kiệm) sẵn có và (gần như) tuyệt đối an toàn, do đó,
tiêu thức đánh giá chất lượng có thể được định hình như sau:
- Thời gian giải ngân
- Mức độ thuận tiện, đơn giản của thủ tục, hồ sơ vay vốn.
- Mức độ thuận tiện, đơn giản của quá trình thu nợ.
- Lãi suất.
- Các chi phí khác...

Sơ đồ quy trình tác nghiệp chính:
Thủ tục, hồ sơ vay vốn:
- Đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ
- Giấy tờ chứng minh tiền gửi của người vay
- Giấy tờ chứng minh tính chất pháp lý của người vay.
Quy trình:
4


Quy trình cho vay

Thời gian

Cán bộ Quan hệ khách hàng (QHKH) tiếp nhận đề nghị 15 phút
vay vốn, kiểm tra tính xác thực và giá trị của khoản tiền
gửi (sổ tiết kiệm); tính toán số tiền có thể cho vay, lãi
suất phù hợp và thời gian vay
QHKH soạn Giấy giao nhận sổ tiết kiệm và đề nghị

10 phút

phong tỏa khoản tiền gửi
Chuyển khách hàng ký giấy giao nhận

2 phút

QHKH chuyển Đề nghị phong tỏa sang bộ phận kế toán 2 phút
tiết kiệm
Bộ phận kế toán tiết kiệm kiểm tra tính xác thực của

10 phút

khoản tiền gửi, tiến hành phong tỏa khoản tiền trên hệ
thống phần mềm
Kiểm soát bộ phận kế toán phê duyệt khoản phong tỏa

5 phút

Cán bộ Hỗ trợ QHKH soạn Hồ sơ vay vốn gồm:

15 phút

- Đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ
- Giấy lĩnh tiền
- Phiếu nhập kho tài sản đảm bảo
Photo chứng minh thư và sổ tiết kiệm cầm cố của khách
hàng để lưu hồ sơ
Khách hàng ký các giấy tờ cần thiết của hồ sơ vay vốn

5 phút

HT QHKH chuyển Kiểm soát bộ phận hỗ trợ ký kiểm

10 phút

soát hồ sơ, trình lãnh đạo cấp có thẩm quyền ký duyệt
Hồ sơ vay vốn
HT QHKT thực hiện giải ngân trên hệ thống phần mềm

10 phút

5


Kiểm soát bộ phận HT QHKH phê duyệt khoản vay

5 phút

trên hệ thống phần mềm
HT QHKH chuyển giấy nộp tiền và mời khách hàng

2 phút

sang sàn giao dịch nhận tiền
Kế toán sàn giao dịch kiểm tra khoản vay trên hệ thống, 10 - 15phút (tùy
hạch toán rút tiền và chi tiền cho khách hàng

giá trị khoản
vay)

Hoàn tất giải ngân

1 g41’-1g46’

Quy trình thu nợ
Cán bộ HT QHKH gửi thông báo nợ đến hạn cho khách 15 phút
hàng
Khách hàng đến ngân hàng làm thủ tục trả nợ

...

HT QHKH lập Đề nghị giải tỏa sổ tiết kiệm

10 phút

Chuyển đề nghị giải tỏa sang kiểm soát bộ phận hỗ trợ

10 phút

kiểm tra, trình lãnh đạo có thẩm quyền ký phê duyệt
giải tỏa
Chuyển bộ phận kế toán kiểm tra, giải tỏa, kiểm soát kế 15 phút
toán phê duyệt
HT QHKH lập phiếu tính lãi, Giấy nộp tiền trả nợ cho

10 phút

khách hang
Chuyển giấy tờ và sổ tiết kiệm sang sàn giao dịch

2 phút

Kế toán sàn giao dịch tính toán số tiền phải thu/ phải trả 20 phút
khách hàng, thực hiện hạch toán trên hệ thống và thu/
chi thực tế cho khách hang
HT QHKH thu nợ trên hệ thống và lập phiếu xuất kho

20 phút

TSĐB

6


Hoàn tất thu nợ

1g42’

Chiến lược quản lý LEAN
Thuật ngữ “Lean manufacturing” lần đầu tiên xuất hiện vào năm 1990, trong
quyển The Machine that Changed the World (Cỗ máy làm thay đổi cả thế giới) của
các tác giả James Womack, Daniel Jones và Danile Roos. Lean được sử dụng làm
tên gọi cho hệ phương pháp giúp liên tục cải tiến các quy trình kinh doanh.
Lean trong tiếng Anh có nghĩa là sự tinh gọn, mạch lạc hay liền lạc. Các cấp độ
trong Lean bao gồm Lean manufacturing (sản xuất Lean), Lean enterprise (Doanh
nghiệp Lean), Lean thinking (Tư duy Lean).
Đây là một mô hình – chiến lược vô cùng quan trọng trong lý thuyết Quản
trị hoạt động hiện đại.
Lean chú trọng vào việc gia tăng các giá trị nguồn lực từ quan điểm của khách
hàng. Nói cách khác, nó phải mang lại cho khách hàng:
. Những gì họ muốn
. Khi họ muốn nó
. Nơi nào họ muốn nó.
. Với giá cả cạnh tranh.
. Với số lượng và chủng loại họ cần
. Với chất lượng như mong muốn.
Những lãng phí theo lean:

7

Đó là các lãng phí các nguồn lực tác động trực tiếp lên chi phí, chất lượng và việc
giao hàng. Hàng hoá tồn kho nhiều, những hoạt động không cần thiết, tiềm năng
của nguồn nhân lực chưa được khai thác, thời gian ngừng sản xuất không được
hoạch định và thời gian thay đổi điều chỉnh hệ thống đều là các hiện tượng lãng
phí. Ngược lại, việc loại bỏ các lãng phí khiến cho sự thoả mãn của khách hàng, lợi
nhuận, lượng vật liệu đầu vào và tính hiệu lực tăng lên.
Theo lean, có 7 dạng lãng phí (được gọi là muda trong tiếng Nhật)
1. Lãng phí về hàng tồn kho: làm nhiều hơn, sớm hơn và nhanh hơn so với yêu cầu
2. Sản phẩm sai lệch: sản phẩm đòi hỏi phải kiểm tra, phân loại, loại bỏ, xếp hạng
kém so với tiêu chuẩn thành phẩm, thay thế hoặc sửa chữa đều là lãng phí.
3. Sản xuất thừa tính năng: thêm nỗ lực mà không gia tăng giá trị cho sản phẩm
(hoặc dịch vụ) theo quan điểm của khách hàng.
4. Chờ đợi: đó là thời gian chờ đợi những thứ nhu nguồn nhân lực, vất liệu, máy
móc, đo lường hoặc thông tin.
5. Con người: không sử dụng hết trí óc, các kỹ năng sáng tạo và kinh nhiệp của
nhân lực.
6. Động cơ: bất kỳ hành động nào của con người, lắp đặt, thay đổi công cụ và thiết
bị không tăng giá trị cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
7. Lãng phí cho đi lại: các vật liệu hoặc phụ tùng đặt ở nơi không thích hợp, cần
phải đi lại để nhận nó.

8


Việc loại bỏ hoặc giảm liên tục các lãng phí này là mục tiêu cơ bản khi tiến hành
LEAN

Đề xuất cải tiến quy trình cho vay cầm cố sô tiết kiệm tại MHB:
Áp dụng các kiến thức về LEAN và hoạt động cung cấp dịch vụ mà cụ thể ở đây là
cung cấp dịch vụ “sản phẩm cho vay cầm cố sổ tiết kiệm” tại MHB, ta thấy một số

tồn tại như sau:
- Thời gian cung cấp dịch vụ quá dài (hơn 1 giờ 30 phút) cho một sản phẩm
cho vay quá an toàn và cực kỳ đơn giản, nhất là khi nhu cầu sử dụng vốn
của khách hàng thường rất gấp.
- Lãng phí trong đi lại, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận.
- Lãng phí trong chuyển đổi giữa soạn, luân chuyển hồ sơ và kiểm tra, hạch
toán trên hệ thống máy tính.
- Lãng phí cho thời gian của khách hàng trong quá trình thu nợ.

Đề xuất cải tiến quy trình:
- Tích hợp mẫu giấy tờ hồ sơ vay và các chứng từ cần thiết với dữ liệu khách
hàng trên hệ thống phần mềm
- Kết hợp quy trình cho vay và thu nợ.
- Quy định về thời gian thực hiện giao dịch của nhân viên

9


- Quy định cụ thể về mức lãi suất cho vay, thời hạn và thời gian vay vốn.

Quy trình mới:

Quy trình cho vay

Thời gian

Cán bộ Quan hệ khách hàng (QHKH) tiếp nhận đề nghị 10 phút
vay vốn, kiểm tra tính xác thực và giá trị của khoản tiền
gửi (sổ tiết kiệm); tính toán số tiền có thể cho vay, lãi
suất phù hợp và thời gian vay; thực hiện phong tỏa sổ

tiết kiệm trên hệ thống phần mềm, in hồ sơ vay vốn,
chứng từ vay vốn và giấy giao nhận sổ kiêm đề nghị
phong tỏa, Ủy quyền tất toán sổ tiết kiệm từ hệ thống
Khách hàng ký giấy tờ

2 phút

Kiểm soát bộ phận QHKH phê duyệt khoản giải ngân

2 phút

và phong tỏa
Trình lãnh đạo có thẩm quyền ký duyệt

2 phút

Chuyển chứng từ qua sàn giao dịch, chi tiền cho khách

10 phút

hàng
Khi đến hạn, sử dụng Giấy ủy quyền khách hàng đã ký

15 phút

khi giải ngân, tự động trích tiền, tính toán chênh lệch
bằng chuyển khoản và tất toán khoản vay
Hoàn tất giao dịch

41 phút

Có thể thấy, sau khi sắp xếp, đưa ra các quy trình mới, “Sản phẩm cho vay cầm cố
sổ tiết kiệm” nêu trên có thể rút ngắn được hơn 2/3 thời gian thực hiện nhờ giảm

10


các lãng phí về con người, thời gian đi lại, thời gian chờ đợi không cần thiết, nâng
cao uy tín và tính nhanh nhẹn, năng động của Ngân hàng trong mắt khách hàng.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bài giảng trên lớp.
2. Giáo trình Quản trị hoạt động

3. Thực tế hoạt động tại MHB
4. Tham khảo từ mạng internet và một số văn bản pháp quy khác....

11