Kỹ năng phân tích giải quyết vấn đề

GIỚI THIỆU KỸ
NĂNG PHÂN TÍCH


Kỹ năng phân tích là gì

Nội
Dung

Sử dụng phương pháp, kỹ năng
khi thực hiện phân tích

Hiệu quả của kỹ năng phân tích


1.Kỹ năng phân tích là gì ?
Phân tích có nghĩa là chẻ vấn đề ra thành từng mảnh nhỏ, để
hiểu từng chi tiết, từng khía cạnh nhỏ, hiểu được vấn đề từ
ngoài vào trong, từ trong ra ngoài


Giống như người thợ sửa máy họ phải tháo rời từng bộ
phận của cỗ máy thành những mảnh vụn để tìm và chữa
bệnh bên trong lòng máy.


Người ta thường dùng chỉ một từ phân tích, nhưng trong
thực tế, phân tích còn bao hàm ý tổng hợp

Tổng hợp là ngược lại của phân tích, là ráp trăm mảnh phụ tùng lại thành chiếc máy.
Người thợ sửa máy Nếu rã máy mà không lắp lại được, thì đó là phá máy chứ không

phải là phân tích,sửa chữa phải không? Tuy nhiên, người giỏi phân tích tự nhiên là
giỏi tổng hợp, cũng như người rã máy thường xuyên thì đương nhiên là sẽ biết ráp
trở lại.


2.Sử dụng các phương pháp kỹ năng khi thực hiện phân tích ?
I. Sử dụng kỹ năng tam hiện
1. Định nghĩa:

 Là

việc đến hiện
trường xem xét hiện
vật và xác nhận hiện
trạng.
 Nhằm nắm bắt đúng
tình trạng hiện thực tại
thời điểm đó hiểu
đúng bản chất sự việc
,sự vật từ đó có thể giải
quyết đúng vấn đề dựa
trên thực tế


Hiện trường

Hiện Vật

Hiện trạng

Đến tận hiện trường, quan sát hiện vật, xác định hiện trạng
(Mắt thấy, tai nghe, tay cầm)

Quan sát thực tế, xác nhận vấn đề (Kiểm tra, phán
đoán, cảm nhận tốt sự việc)

Nắm rõ thực tế, tái hiện vấn đề, thu thập dữ liệu
để phân tích (Hiểu sâu sự việc)

Thực hiện phân tích. dựa vào thực
tế, thực hiện các bước PDCA

Tôi thấy là......
Thực tế là......
cic


2.Cách thức thực hiện tam hiện khi có vấn đề phát sinh:
Không chỉ nghe thông tin qua
báo cáo

Hay chỉ kiểm tra theo bảng tiêu
chuẩn, mà phải đến tận vị trí đang
phát sinh vấn đề để điều tra


Đến hiện trường tìm hiểu, kiểm
tra thực tế, mắt nhìn, tai nghe, tay
cầm

điều tra qua các hình ảnh
chứng kiến, và qua phản ánh
của các nhân viên làm việc
tại vị trí đó.


Nắm bắt hiện trạng,thu thập, xác nhận,ghi chép mọi thông
tin thực tế làm dữ liệu cho các bước giải quyết sau

Chụp ảnh Tam hiện để lưu giữ hình ảnh hiện trường làm dữ
liệu để tìm hiểu vấn đề

Tóm tắt, sàng lọc thông tin để xác định một số
nguyên nhân chính…

Nhớ hỏi lại khi có vấn đề chưa rõ ràng, hoặc chưa hiểu rõ, hoặc
thông tin chưa chưa chính xác…


Cùng tổng hợp các ý kiến nhận
xét, xác định trọng điểm vấn đề
và đưa ra các giả thiết để phân
tích tìm nguyên nhân gốc rễ

Tham khảo ý kiến các phòng
ban chức năng và các bên liên
quan để có thêm ý kiến chuyên
môn hữu ích

3. Hiệu quả của thực hiện tam hiện
Xác định được mọi khía cạnh của vấn
đề bằng trực quan và nhận định
đúng các nguyên nhân dẫn đến có
vấn đề đó;
Tìm được nguyên nhân gốc rễ của vấn
đề;

Tất cả thông tin, dữ liệu được xác định
dựa trên thực tế đã được chứng thực
một cách khách quan chính xác và
đầy đủ, giúp cho việc phân tích vấn đề
và đưa ra biện pháp giải quyết một
cách chính xác và đạt hiệu quả cao.

Thực hiện tốt công tác tam hiện sẽ giúp
cho các bước tiếp theo của qúa trình thực
hiện thuận lợi hơn, và giải quyết vấn đề triệt
để hơn.


II. Sử dụng 5W2H khi thực hiện phân tích
5W2H là một phương pháp rất quan trọng khi thực hiện kỹ năng phân tích, giúp chúng ta
dễ dàng hơn khi nhìn nhận vấn đề và xác định nội dung công việc mang lại hiệu quả cao
đạt được kết quả mong muốn.

5W

2H

1. What (cái gì)

Đối tượng, mục đích

2. Why (Tại sao?)

Lý do

3. Where (Ở đâu)

Địa điểm

4. When (Khi nào?)

Thời gian

5. Who (Ai?)

Con người

1. How (Như thế nào?)

Phương pháp

2. How much/How many
(Bao nhiêu)

Mức độ/số lượng

5W2H trong nhìn nhận vấn đề

5W2H trong xác định ND công việc

What: Vấn đề phát sinh từ cái gì (chí tiết, sản

Why: Tại sao lại thực hiện công việc này?

phẩm…)?

(Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc?)

When: Vấn đề xảy ra khi nào?

What: Công việc gì?(xác định nội dung công

Where: Vấn để phát sinh ra ở đâu?

việc?)

Who: Vấn đề có quan hệ tới tay nghề không?

Where: Công việc thực hiện ở đâu?

(Ở đây không đi tìm tên một người nào cả.

When: Công việc sẽ thực hiện khi nào?

Mục đích là điều tra xem vấn đề có liên quan

Who: Ai sẽ thực hiện công việc?

đến tay nghề hay không?)

How: Cách thức/Phương pháp thực hiện?

Why: Tại sao vấn đề phát sinh?

How many/How much: Công việc được thực

How: Vấn đề này thay đổi như thế nào so với

hiện ở mức độ nào?

hiện trạng thông thường?
How many/How much: Vấn đề phát sinh
khoảng bao nhiêu?


III. Sử dụng 5WHY khi thực hiện phân tích

5 Why là quá trình tìm hiểu nguyên nhân thực tế
luôn đặt câu hỏi tại sao.

Vấn
đề

Tại sao?

Tại sao?

Câu trả
lời

Câu trả
lời

Tại sao?

Tại sao?

Tại sao?
Câu trả
lời

Nguyên nhân
gốc rễ của
vấn đề

Câu trả
lời

Câu trả
lời


5Why???
Xác định được vấn đề

Tiến

hành
phân
tích 5
tại sao
nhằm

Làm rõ được vấn đề
Phân tích chi tiết vấn đề
Xác định được nguyên
nhân gốc rễ

Làm rõ các khía cạnh để
có thể kiểm chứng các giả
thiết

Đưa ra
được
phương
án kaizen
phù hợp
nhất, thu
được kết
quả tốt
nhất


Ví dụ:

- Tại sao cậu ấy phải nghỉ làm nhiều ngày thế ? (1)
Cậu ấy bị thương ở chân phải điều trị;

- Tại sao cậu ấy bị thương ? (2)
Cậu ấy bị TNLĐ

- Tại sao cậu ấy bị TNLĐ ? (3)
Do cột rơi vào chân
- Tại sao cột rơi vào chân? (4)
Do móc cẩu bị lỏng
- Tại sao móc cẩu bị lỏng? (5)
Do sử dụng loại móc không đúng


III. Sử dụng sơ đồ xương cá khi thực hiện phân tích

Sử dụng sơ đồ xương cá để tập hợp các thông tin, như vậy có thể phân tích đầy
đủ các khía cạnh, không lo bỏ lọt các nguyên nhân và xác định được các
nguyên nhân chính, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Từ đó có thể đưa ra phương
án giải quyết hợp lý nhất.


Khi các khía cạnh của vấn đề
đã được xác nhận, nguyên
nhân gốc đã xác định rõ
Who
When

What

Where

Why

How

5

How
much

Why???

Tiến hành lập kế hoạch và
phân công trách nhiệm hành
động


3.Hiệu quả của kỹ năng phân tích
- Làm rõ được mọi khía cạnh
của vấn đề để xác định được
nguyên nhân chính nhất từ đó
đưa ra được phương án giải
quyết
- Thực hiện kỹ năng phân tích
phải vận dụng các phương
pháp, công cụ khác (Tam hiện,
5W2H, 5Why, xương cá...) vì vậy
sử dụng tốt kỹ năng phân tích
thì kỹ năng vận dụng các
phương pháp, công cụ của bạn
sẽ được nâng cao