Tổ chức triển lãm đơn lẻ

[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

BÀI TẬP NHÓM
Môn : QUẢN TRỊ XÚC TIẾN
Chủ đề: Tổ chức triển lãm đơn lẻ
GVHD: Nguyễn Thị Minh Tâm

Nhóm thực hiện: Nhóm 8, lớp QTXT3
Phạm Thị Hương

37K08

Nguyễn Thị Thu Huyền 37K08
Nguyễn Thị Ánh Tuyết

37K08

Huỳnh Thị Yên

37K08

Trần Xuân Oánh

GVHD: Lê Thị Minh Tâm

37K08

Page 1


[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

LỜI MỞ ĐẦU
Thị trường ngày càng biến động, nhu cầu con người không ngừng được nâng cao.
Môi trường kinh doanh ngày một sôi động hơn. Để tồn tại và phát triển, các Doanh
nghiệp không ngừng cạnh tranh gay gắt, cố gắng hoàn thiện các hoạt động kinh doanh
của mình để đáp ứng nhanh nhất và đầy đủ nhất nhu cầu của khách hàng. Trong đó,
Doanh nghiệp không ngừng chú trọng đến hoạt động xúc tiến bán hàng- vì Hoạt động
xúc tiến thương mại là một công cụ quan trọng, là vấn đề cốt lõi của bất kỳ tổ chức nào
để thực hiện chiến lược và chương trình Marketing. Thực chất xúc tiến thương mại là cầu
nối giữa cung và cầu để người bán thoả mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng đồng thời
giảm được chi phí và rủi ro trong kinh doanh. Nhờ có xúc tiến thương mại mà người tiêu
dùng biết được rằng có những sản phẩm gì trên thị trường? được bán ở đâu? hay sản
phẩm muốn mua thì loại nào tốt nhất?
Mặt khác các biện pháp xúc tiến thương mại các nhà kinh doanh không bán được
hàng hoá mà tác động vào thay đổi cơ cấu tiêu dùng để tác động tiếp cận phù hợp với sự
thay đổi của khoa học kỹ thuật và để gợi mở nhu cầu. Hiệu quả kinh doanh tăng lên rõ rệt
khi thực hiện các biện pháp xúc tiến thương mại cho dù phải bỏ ra một lượng chi phí
không nhỏ cho công tác này.
Ngoài ra xúc tiến thương mại còn làm cho công việc bán hàng được dễ dàng và năng
động hơn, đưa hàng hoá vào kênh phân phối và quyết định lập các kênh phân phối hợp
lý.

Do đó xúc tiến thương mại không chỉ là chính sách hỗ trợ cho các chính sách sản

phẩm, chímh sách giá và chính sách phân phối mà còn làm tăng kết quả thực hiện các
chính sách đó. Xúc tiến thương mại bao gồm nhiều hoạt động,một phần rất quan trọng
cần đề cập đến đó là tổ chức triển lãm đơn lẻ. Ngày nay, rất nhiều DN sử dụng hình thức
này để xúc tiến bán hàng và đã đem lại cho DN nhiều hiệu quả. Chính vì lí do đó, chúng
tôi thực hiện để tài “Tổ chức triển lãm đơn lẻ” để thảo luận nhằm giúp các bạn hiểu rõ
hơn về vấn đề này.

GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 2


[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

I. Khái quát chung về hội chợ triễn lãm đơn lẻ
1. Khái niệm
Tổ chức triển lãm đơn lẻ là hình thức giới thiệu sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu
của doanh nghiệp. Buổi giới thiệu sản phẩm này trưng bày sản phẩm trong một phòng
khách sạn hoặc có thể là một gian trưng bày ngoài trời.
2. Vai trò của triển lãm đơn lẻ.
Giới thiệu sản phẩm:
Khi Doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu, thị hiếu, sở thích, phong tục tập quán
cũng như quy định cụ thể của địa phương, các thị trường khác nhau để có kế hoạch thâm
nhập thị trường. Doanh nghiệp có thể tổ chức triển lãm đơn lẻ để giới thiệu sản phẩm ra
ngoài thị trường. Là cơ hội để DN đo lường phản ứng của quần chúng, của khách hàng
đối với sản phẩm của mình.
Thu hút được sự chú ý với khách hàng
Thu hút được sự chú ý của khách hàng, tổ chức công chúng đối với sản phẩm mà
công ty đang triển lãm
Quảng bá thương hiệu
Quảng bá một thương hiệu mới của nhà sản xuất
Thông qua tổ chức triển lãm đơn lẻ để khẳng định vai trò, uy tín của doanh nghiệp
đối với khách hàng trong và ngoài nước.
Giúp DN củng cố hình ảnh của mình trên thị trường, khẳng định được vai trò, uy
tín đối với khách hàng thông qua các giải thưởng, các chứng nhận, bằng khen cấp cho
các đơn vị tham gia.

Thúc đẩy xúc tiến bán
Cho phép DN có điều kiện thuận lợi để trực tiếp giới thiệu, tiếp xúc đàm phán ký
kết hợp đồng mua bán với khách hàng.

GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 3


[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

Doanh nghiệp sản xuất có thể gặp trực tiếp khách hàng và tư vấn cho họ, giúp
doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu, thị hiếu, sở thích, phong tục tập quán, cũng như
quan điểm cụ thể của từng địa phương, các thị trường khác nhau để có kế hoạch thâm
nhập thị trường, tiếp xúc đàm phán ký kết hợp đồng, mua bán với khách hàng.
3.

Phân loại hội chợ triển lãm đơn lẻ:
Có nhiều tiêu thức để phân loại:
Dựa vào địa điểm và không gian tổ chức triển lãm đơn lẻ có thể chia ra thành 2

loại: Tổ chức triển lãm ngoài trời và tổ chức triển lãm trong phòng khách sạn.
Dựa trên tính chất: hội chợ hàng công nghiệp, nông nghiệp, hàng tiêu dùng, hội
chợ hàng chuyên ngành…
Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà hội chợ được phân ra thành nhiều loại khác nhau
Ví dụ:


Triển lãm VIETBUILD là triển lãm thường niên, diễn ra hàng năm tại các thành

phố lớn trong cả nước nhằm giới thiệu đến người dân các thành tựu vật liệu và sản phẩm
ngành xây dựng của các doanh nghiệp Việt Nam và Quốc tế. Triển lãm VIETBUILD
2012dự kiến diễn ra tại 4 thành phố lớn là Hà Nội, Tp. HCM, Đà Nẵng và Cần Thơ.
Nhằm phục vụ công việc tham gia triển lãm VIETBUILD 2012 tại Trung tâm Hội chợ
Triển Lãm Việt nam, Công ty Quảng Cáo & Xây Dựng GIA LONG nhận thi công, lắp
đặt, thiết kế gian hàng hội chợ, thiết kế gian hàng triển lãm, gian hàng quảng cáo, thiết
kế showroom, gian hàng bán hàng lưu động dàn dựng, gian hàng theo thiết kế, boot
activation, booth quảng cáo, bục, quầy kệ, sân khấu, , giá đỡ, quầy lễ tân.
4.

Mối quan hệ của hội chợ triển lãm đơn lẻ với các yếu tố marketing
Triển lãm đơn lẻ là một phương pháp để khuếch trương hàng hóa hoặc dịch vụ.

Doanh nghiệp sẽ có một hệ thống các công cụ marketing gồm quảng cáo, bán hàng trực
tiếp và quan hệ công chúng.
Tổ chức triển lãm là phương pháp tốt để cải thiện tình hình kinh doanh hiện tại cũng như
tìm kiếm thương vụ mới bằng cách mang lại cho Doanh nghiệp các cơ hội. Ngoài khách

GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 4


[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

hàng và nhà cung cấp, hội chợ thương mại cũng thu hút sự chú ý của phương tiện truyền
thông, chính khách cũng như các cơ quan khác có liên quan ở các lĩnh vực cụ thể.
Vì thế, đó cũng là một cơ hội tốt để khuyếch trương thương hiệu của DN thông
qua các hoạt động quảng cáo, khuyến mại và quan hệ công chúng. Đó cũng là địa điểm
phù hợp để có các cuộc gặp trực tiếp với các khách hàng nhằm tăng cường các mối quan

hệ của doanh nghiệp.
Vì thế không thể xem hội chợ triển lãm đơn lẻ và hoạt động bán hàng và
marketing tách biệt với các yếu tố Marketing. Triển lãm đơn lẻ không thay thế cho bất kỳ
biện pháp nào, mà bổ trợ cho tất cả các biện pháp đó, bao gồm: bán hàng, phân phối, xúc
tiến bán hàng, thiết kế và phát triển sản phẩm, hậu cần và các dịch vụ khách hàng.
Như ta đã biết, hỗn hợp xúc tiến thương mại của một DN bao gồm một nhóm các
hoạt động (hội chợ, triển lãm; quan hệ công chúng, quảng cáo, bán hàng trực tiếp và
khuyến mãi) được thiết kế nhằm mang lại doanh thu bằng cách cung cấp thông tin, và
tăng cường các đặc tính của sản phẩm. Nếu được thiết kế và phối hợp đúng đắn, các yếu
tố xúc tiến thương mại sẽ hỗ trợ lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu marketing của DN.
5.

Ưu điểm, nhược điểm của triển lãm đơn lẻ.

a.Ưu điểm:
Triển lãm đơn lẻ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, không phụ thuộc vào quy mô
triển lãm như tại các hội chợ…,giảm chi phí triển lãm nhưng hiệu quả hơn như trưng bày
giới thiệu sản phẩm tại khách sạn sẽ có tính chọn lọc khách hàng hơn là tại những buổi
hội chợ triển lãm lớn mà chỉ thu hút phần lớn những người tò mò muốn đến xem.
Nâng cao hiệu quả triển lãm do khách hàng chỉ chú ý đến sản phẩm của doanh nghiệp mà
không có sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
Góp phần thúc đẩy hoạt động bán hàng của Doanh nghiệp
Là nơi gặp gỡ tiếp xúc giữa các bên mua-bán, bên cung-bên cầu về hàng hóa và
dịch vụ.
Khách thăm quan tiếp cận thông tin trực tiếp liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ
Là cơ hội cho khách hàng xem tận mắt, sờ tận tay và kiểm định sản phẩm.
GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 5

[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

Nhận được sự phản hồi trực tiếp qua giao tiếp với khách hàng.
Có cơ hội tiếp cận thị trường mục tiêu
Thông qua hội chợ thương mại, DN có thể có cơ hội gặp được trực tiếp khách
hàng, và có thể giải đáp được những thắc mắc của khách hàng về sản phẩm của DN hay
những yếu tố khác liên quan đến DN. Hội chợ có sự kết hợp với các yếu tố marketing
khác trong công cụ xúc tiến thương mại như việc bán hàng trực tiếp và quản cáo rộng rãi.
Điều này giúp cho DN quảng bá, nâng cao được hình ảnh sản phẩm và thương hiệu cho
mình. Và hội chợ thương mại cho phép nhiều người đến hội chợ để mua hàng, hay tham
quan.
Giới thiệu sản phẩm: Hội chợ thương mại là cách tốt nhất để người sản xuất giới
thiệu sản phẩm của mình và xúc tiến bán hàng
Đánh giá phản ứng của khách hàng: DN có thể biết được thái độ của khách hàng
đối với sản phẩm của mình, biết được những cảm nhận và đánh giá khách quan của họ về
sản phẩm.
Điều này giúp cho DN xác định được vấn đề của sản phẩm, và cân nhắc đến việc
cần thay đổi, cải tiến như thế nào để phù hợp với thị trường.
Hướng tới các đối tác kinh doanh mới:Ưu điểm quan trọng nhất của hội chợ
thương mại là cho phép DN tham gia gặp gỡ những đối tượng mà bình thường họ khó có
cơ hội gặp gỡ hay liên hệ được. Đó là những khách hàng tiềm năng, hay giúp DN có thể
gặp được những người có thể hợp tác bán hàng
Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh: Giúp DN có điều kiện nghiên cứu các sản
phẩm và cách thức tiếp cận thị trường của các công ty khác vốn đang thành công trên thị
trường đó.
b. Nhược điểm :
Ngoài những ưu điểm mà hội chợ triển lãm đơn lẻ có thể mang lại, bên cạnh đó
hội chợ vẫn có những hạn chế sau:
Hội chợ triển lãm thương mại nói chung và triển lãm đơn lẻ nói riêng không phải

lúc nào cũng được tổ chức ở những thị trường mục tiêu ưu tiên hàng đầu của DN
GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 6


[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

Tham gia triển lãm đơn lẻ, doanh nghiệp có những lợi thế nhất định về mặt chi phí
và khả năng tiếp cận thị trường và khách hàng nhưng do tự tham gia triển lãm một cách
riêng lẻ nên công ty khó có điều kiện nghiên cứu các sản phẩm và cách thức tiếp cận thị
trường của các công ty khác vốn đang thành công trên thị trường đó. Do đó khả năng
cạnh tranh với các công ty cùng ngành có thể giảm.
II. Các yếu tố cần xem xét trước khi tổ chức hội chợ triển lãm đơn lẻ.
Khi muốn tự tổ chức triển lãm để giới thiệu sản phẩm cho Doanh nghiệp mình, Doanh
nghiệp phải khá tốn kém. Đó là ngoài các chi phí liên quan, còn cần chi phí nguồn lực
cần thiết cho quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị và tham gia cũng như những hoạt động
thích hợp sau khi cuộc triển lãm kết thúc. Do vậy, việc đánh giá kỹ lưỡng sự cần thiết và
tính khả thi của việc tham gia là một trong những nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Những
tiêu chí chung cần phải được xem xét, chủ yếu xoay quanh các yếu tố sau đây để đưa ra
quyết định tổ chức cuộc triển lãm hay không.
Không có cuộc triển lãm thương mại đối với một số sản phẩm đặc biệt nào đó vì một
số lý do như sau:
 Nhu cầu của sản phẩm đó không đủ lớn.
 Số lượng khách hàng tới thăm không đông.
 Không có nhiều Doanh nghiệp sẵn sàng tham gia đủ để tổ chức một cuộc triển
lãm.
 Không đáp ứng được yêu cầu về chi phí để tham gia triển lãm.
 Khu vực thị trường đó không quen với hình thức xúc tiến thương mại thông qua
hội chợ triển lãm hay loại sản phẩm đó ít được giới thiệu tại hội chợ triển lãm.



Việc không có một cuộc triển lãm thích hợp có tác dụng cảnh báo Doanh nghiệp

cần xem xét lại quyết định tham gia triển lãm nhằm giới thiệu sản phẩm của mình trên thị
trường. Tuy nhiên, qua đó có thể quyết định tự trưng bày giới thiệu sản phẩm là phù hợp
nếu:
 Sản phẩm rất đặc biệt và thu hút sự quan tâm chú ý của khách hàng.

GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 7


[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

 Doanh nghiệp đã từng thành công trong việc xác định thị trường tiềm năng trước
đối thủ cạnh tranh khiến các Doanh nghiệp khác không còn đủ động cơ tham gia
thị trường.
 Doanh nghiệp cho rằng mình sẽ có cơ hội thu hút sự quan tâm chú ý của khách
hàng đối với mỗi buổi tự giới thiệu sản phẩm hơn là gian hang của mình trong hội
chợ.
 Doanh nghiệp chỉ có đủ tiền nếu tổ chức một buổi tự giới thiệu sản phẩm quy mô
nhỏ..
Sự cần thiết và tính khả thi của tổ chức triển lãm đơn lẻ
Đánh giá sự cần thiết và tính khả thi của việc tổ chức triển lãm đơn lẻ:
Tầm quan trọng của triển lãm đơn lẻ đối với thị trường và đối với công ty.
Mức độ thu hút mà Doanh nghiệp muốn thông qua cuộc triển lãm. Bao gồm các
nhà phân phối, những đối tác phân phối tiềm năng, những người định hướng dư luận (nhà
báo, nhà khoa học, các kỹ sư phát triển, những người có ảnh hưởng chính trị… Thu hút

được sự quan tâm của khách hàng của Công ty trong việc tham quan cuộc triển lãm. Ý
định, kỳ vọng và mục tiêu của họ trong cuộc tham gia này.
Cuộc triển lãm phải được quảng bá đầy đủ trên các phương tiện truyền thông có
độ bao phủ rộng lớn, Doanh nghiệp có thể nhờ vào đó mà các đối tượng hướng tới có thể
được biết đến.
Sản phẩm trưng bày của Doanh nghiệp đáp ứng được những mông đợi của các đối
tượng quan tâm khi tham quan. Chuỗi sản phẩm của Công phải đủ hấp dẫn sự quan tâm
của họ. Công ty sẽ phải có cho mình một cách giới thiệu một cách ấn tượng, mang cá
tính.
Công ty sẽ kết hợp giới thiệu sản phẩm để giới thiệu những công nghệ mới. Họ
phải chứng tỏ được khả năng đáp ứng với tình hình của ngành hoặc với những trào lưu
mới nhất.
Khi tổ chức cuộc triển lãm cho mình, Doanh nghiệp phải xét đến lợi ích kinh tế
mà mình thu được. Chi phí tham gia so với lợi nhuận đạt được. Những nỗ lực cần thiết để
GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 8


[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

triển khai các hoạt động tại cuộc triển lãm phải cố gắng đạt những kết quả không khác xa
so với dự kiến.
III. Lập kế hoạch cho tổ chức triển lãm đơn lẻ
 Xác định mục tiêu của tổ chức triển lãm đơn lẻ

Để có thể thu được lợi từ khoảng thời gian, tiền bạc và công sức bạn bỏ ra cho việc
tham gia triển lãm đơn lẻ, bạn cần phải xác định mục đích của việc tổ chức và đặt ra các
mục tiêu vừa sức. Mọi việc bạn thực hiện trước, trong và sau triển lãm nên được đánh giá
trên tiêu chí là nó có giúp đạt được các mục tiêu đã đề ra không.

Các mục tiêu cần lưu ý như:
Ø

Nghiên cứu cạnh tranh

Ø

Ký hợp đồng bán hàng

Ø

Quảng bá sản phẩm trợ giúp bán hàng sau này

Ø

Hình thành danh sách địa chỉ khách hàng

Ø

Tìm nhà cung cấp nguyên liệu rẻ hơn hay tốt hơn

Ø

Thiết lập quan hệ với khách hàng hiện tại

Ø

Được báo chí quảng bá

Ø

Làm tăng sự háo nức của khách hàng với sản phẩm mới

Ø

Làm tăng hình ảnh của công ty trong ngành công nghiệp

Ø

Gặp gỡ, thiết lập quan hệ với khách hàng hiện tại và tiềm năng
 Lựa chọn địa điểm và thời điểm tổ chức

Việc chọn địa điểm và thời điểm tổ chức dựa trên việc phân tích nhu cầu và thói quen của
khách hàng. Chọn một địa điểm mà trong đó nhằm thu được lợi ích lớn nhất từ khoản đầu
tư về thời gian cũng như tiền bạc đã phải bỏ ra. Tìm kiếm các cơ hội thích hợp với sản
phẩm và dịch vụ của bạn, lựa chọn thời điểm tổ chức cho phù hợp để khách hàng dễ dàng
tiếp cận sản phẩm của doanh nghiệp.
 Lập ngân sách cho triển lãm
GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 9


[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

-

Ngân sách thuê mặt bằng

-

Ngân sách đăng ký địa điểm triểm lãm

-

Ngân sách quảng cáo, tuyên truyển, giới thiệu sản phẩm

-

Chi phí cho nhân sự, hậu cần

 Xác định danh mục và bố trí hàng hóa được triển lãm
Công ty cần phải những thông tin thị trường về yêu cầu sản phẩm để lựa chọn sản
phẩm trưng bày phù hợp và thích ứng với yêu cầu của thị trường
Bố trí hàng hóa tham gia triển lãm phải thu hút được khách hàng, bố trí hàng hóa
đơn giản, dễ nhìn và lôi cuốn
 Thiết kế triển lãm
Việc lập kế hoạch thiết kế kỹ thuật và mỹ thuật trên cơ sở kế hoạch tổng quát và kế
hoạch công trình của triển lãm. Việc thiết kế này sao cho sinh động và lôi cuốn được
khách hàng tham gia. Thường đề án thiết kế này do các họa sỹ xây dựng
 Lập kế hoạch cho việc tuyên truyền, quảng cáo, giao tiếp, quan hệ công cộng,
tài liệu bán hàng
-

Những quảng cáo liên quan đến triển lãm thương mại được giới thiệu qua các ấn
phẩm và hoặc trên các phương tiện thông tin đại chúng

-

Bộ giấy mời bao gồm cả vé thăm quan miễn phí

-

Quảng cáo / đăng ký trên tài liệu giói thiệu chính thức về hội chợ

-

Quà tặng

-

Biên dịch, chế bản và in ấn các tài liệu bán hàng có liên quan đến triển lãm bằng
tiếng địa phương

-

Thiết kế, xây dựng và thực hiện các chương trình giới thiệu trên nhiều phương tiện
truyền thông( Video, phim, CD, DVD)

 Lựa chọn và huấn luyện nhân viên tại triển lãm

GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 10


[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

Đảm bảo rằng nhân viên tại gian hàng phải rất phù hợp và nhanh nhẹn
Nhân viên phải ăn mặc chỉnh tề, được đào tạo kỹ lưỡng, có trình độ và hiếu khách. Họ

phải nắm được mục tiêu và thấy được vai trò của họ trong việc giúp công ty đạt được
mục tiêu đó.
 Lập kế hoạch công tác chuyên chở và bốc dỡ hàng trưng bày
+ Trước khi khai mạc gian hàng cần tiến hành các công việc:
o Đôn đốc chở hàng đến triển lãm kịp thời
o Lắp ráp, trang trí theo đúng kế hoạch.
o Thử tấc cả các phương tiện kỹ thuật và kiểm tra lại các vật trưng bày này
o Tổ chức bảo vệ
+ Sau khi bế mạc, cán bộ và nhân viên phải
o Kiểm kê hàng hóa trưng bày, đồ trang trí và các vật dụng khác
o Tháo dỡ và đóng gói các vật trưng bày, đồ trang trí
o Thanh toán với tấc cả các hãng và tổ chức có liên quan
IV. Tổ chức triển lãm đơn lẻ.
1. Các hoạt động diễn ra trước triển lãm.
STT

Hoạt động

1

Quyết định ngân sách

2

Họp lên kế hoạch công ty

3

Thiết kế gian hàng

4

Chọn sản phẩm triển lãm.

5

Lên ngân sách

6

Đặt chỗ khách hàng hay thuê mặt bằng lựa chọn địa điểm.

7

Quyết định về chiến dịch quảng bá

8

Chuẩn bị danh sách gởi thư

GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 11


[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

9

Lập mẫu báo giá

10

Chuẩn bị tài liệu về giới thiệu công ty và sản phẩm của DN

11

Chỉ định nhân viên phụ trách gian hàng

12

Sắp xếp lịch để đón tiếp khách hàng

13

Chuẩn bị thẻ ra vào cho nhân viên và các khách tham quan triển lãm

2. Các hoạt động diễn ra trong triển lãm đơn lẻ
Tiếp khách: sử dụng phiếu tiếp khách, price list…
Tư vấn khách hàng:


Đội ngũ nhân viên kinh doanh phải được đào tạo để có thể trả lời được tất cả các
câu hỏi, thắc mắc của khách hàng về quá trình sản xuất, sự điều chỉnh hay thay đổi
đối với sản phẩm và giá cả.... Ngoài ra đội ngũ nhân viên phải luôn nhiệt tình và
niềm nở trong ứng xử khi có khách tới thăm quan.



Các nhân viên không nên chỉ ngồi quanh gian hàng, đợi khách đến liên hệ mà phải

chủ động tiếp cận với khách hàng, hỏi thêm thông tin về sở thích, loại hình doanh nghiệp,
vị trí, chức năng của họ trong công ty.


Luôn trung thực và thực tế. Không được đưa ra câu trả lời không chính xác và

cũng không hứa những việc mà bạn không thể làm được sau đó, chỉ hứa những gì mình
sẽ làm và làm những gì mình hứa.
Đánh giá: Vào cuối ngày đánh giá kết quả từng ngày về số lượng khách tham quan, số
lượng khách hàng tiềm năng và các nhận xét hoặc yêu cầu của khách hàng, điểm lại
những hứa hẹn của doanh nghiệp đối với khách hàng, nếu trả lời được thì trả lời ngay.
3. Các hoạt động sau khi diễn ra hội chợ triển lãm đơn lẻ.

Những mối liên hệ DN có được trong thời gian tổ chức triển lãm đơn lẻ sẽ là bước
khởi đầu để DN phát triển quan hệ hợp tác kinh doanh. Trong rất nhiều trường hợp, DN
phải liên hệ đi liên hệ lại với khách hàng rồi mới có thể ký kết được hợp đồng.

GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 12


[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

Việc lên kế hoạch theo dõi danh sách mối quan hệ có được trong triển lãm sẽ giúp
DN đạt được những kết quả mong muốn. Ngay từ khi bắt đầu, DN phải xác định việc liên
hệ với những khách hàng đã trao đổi tại hội chợ sẽ được thực hiện như thế nào, khi nào
và do ai thực hiện (phòng kinh doanh, đội ngũ bán hàng, văn phòng đại diện).
Dọn dẹp hàng hóa và gian hàng: nên bán vào cuối kỳ hàng hóa và gian hàng (nếu là

gian tự dụng)
Thực hiện việc viếng thăm khách hàng (theo kế hoạch hoặc đã hứa tại hội chợ).
Đánh giá kết quả
Viết thư cám ơn vì sự quan tâm của khách hàng (cho tất cả khách hàng) trong đó có
ghi rõ “sẽ thông báo cho khách hàng những thông tin mới về sản phẩm, về giá…” để giữ
liên lạc đối với các khách hàng chưa tạo lập được quan hệ làm ăn ngay trước mắt.
Thực hiện các cam kết khi tiếp khách (cho một số khách hàng đã cam kết) : tất cả các
tài liệu hoặc báo giá ...
Chỉ định nhân viên hoặc đội ngũ bán hàng tổng hợp những thông tin thu được tại
triển lãm
Theo dõi các cam kết khi tiếp khách
Thông báo cho khách hàng những thông tin cập nhập về doanh nghiệp và sản phẩm
của mình.
Bên cạnh những phương pháp quảng bá trên, DN cũng nên cân nhắc sử dụng một số
phương pháp khác như xây dựng một website chuyên nghiệp, triển khai một số chiến
lược xúc tiến bán hàng, gây dựng mối quan hệ với các tổ chức như các đại sứ quán, hiệp
hội ngành hàng và các tổ chức xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Tuy nhiên, hơn tất cả,
DN cần phải thật sáng tạo trong việc tìm ra những phương pháp quảng bá sản phẩm/ dịch
vụ của mình sao cho hiệu quả nhất mà chỉ với ngân sách khiêm tốn.
V. Các biện pháp để tổ chức triển lãm đơn lẻ thành công
Một buổi tự giới thiệu sản phẩm có thể không thu hút được sự chú ý của khách
hàng trừ khi nó được quảng bá một cách có hiệu quả. Do vậy công tác quảng bá đóng

GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 13


[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

một vai trò rất quan trọng. Để thu hút sự quan tâm chú ý của khách hàng, một buổi tự
giới thiệu cần có các yêu cầu sau:


Đảm bảo là thời gian và địa điểm tổ chức phải phù hợp.



Đảm bảo số lượng trưng bày là vừa đủ để khách hàng có đủ thời gian thăm toàn

bộ gian hàng trưng bày. Sản phẩm trưng bày nên đa dạng, không nên chỉ trưng bày một
loại sản phẩm vì như vậy khó thu hút được sự quan tâm của khách hàng khi họ có thể
đến tham quan.


Thông báo tới nhiều khách hàng và khuyến khích họ đến thăm quan triển lãm

bằng việc tổ chức các trò chơi cho mọi người và khi tham gia đều có các chương trình
bốc thăm trúng thưởng.


Nhân viên nhiệt tình, nhanh nhẹn sẵn sàng giải đáp các thắc mắc cũng như hướng

dẫn khách hàng khi tham gia vào tổ chức.


Có thể sử dụng một số phương pháp xúc tiến sau nhằm tạo cho cuộc triển lãm

được thành công hơn như :


Tổ chức họp báo trước để thông báo cho các khách hàng khi muốn tham gia vào

cuộc triển lãm và biết rõ hơn về cách trang trí trưng bày gian hàng cũng như không gian
bố trí mặt hàng và các loại hàng được sử dụng trong cuộc triển lãm.


Đến gặp từng khách hàng ở địa phương và thông báo về buổi giới thiệu sản phẩm

trước khi tổ chức.


Gửi thư riêng tới từng khách hàng trong đó có ghi rõ khách hàng có lợi gì khi đến

tham dự buổi giới thiệu sản phẩm. Rồi phân tích cho họ thấy khi sử dụng hình thức xúc
tiến thương mại này hiệu quả hơn về mặt chi phí so với các hình thức khác như chương
trình kết hợp quảng cáo, khuyến mãi.


Thông báo sự hiện diện của các nhân vật cao cấp tới tham dự buổi giới thiệu sản

phẩm.


Theo các hình thức khác trong thời gian tổ chức giới thiệu sản phẩm nhằm thu hút

sự tham gia tích cực của các đơn vị.

GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 14


[QUẢN TRỊ XÚC TIẾN] TỔ CHỨC TRIỂN LÃM ĐƠN LẺ

Chỉ nên mở cửa buổi giới thiệu sản phẩm như vậy đối với công chúng khi
cuộc triển lãm đơn lẻ có các điều kiện:


Sản phẩm trưng bày đang có mặt và được phân phối rộng rãi tại các cửa hàng trên

thị trường để khách hàng khi tới đây sẽ được tư vấn về công dụng của sản phẩm từ đó họ
sẽ hiểu rõ về sản phẩm hơn và tin dùng sản phẩm.


Trong số công chúng tới thăm quan có nhiều người tiêu dùng có khả năng mua

hàng, vì vậy đây là dịp để các tổ chức quảng bá về nhãn hiệu của mình một cách dễ dàng
hơn và có thể thu hút được nhiều khách hàng sử dụng sản phẩm. Để cho phép nhà tổ
chức bù đắp được chi phí quảng cáo cho buổi giới thiệu sản phẩm.


Phải cho các đơn vị khi tham gia buổi triển lãm thấy rằng đây là một dịp tốt để họ

đưa sản phẩm tới người tiêu dùng một cách dễ dàng nhất và không có buổi triển lãm nào
thích hợp hơn. Ngoài ra đây còn là một cơ hội bán hàng duy nhất giúp họ tìm nguồn
khách hàng mới, tìm nhà cung cấp, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh, thực hiện một số công
việc xây dựng mạng lưới và hình thành quan hệ công chúng.

KẾT LUẬN

Mỗi hoạt động xúc tiến thương mại đều có những ưu nhược điểm riêng. Đối với hình
thức tổ chức triển lãm đơn lẻ thì còn tồn tại một số nhược điểm như: Quy mô chưa lớn để
thu hút sự chú ý của nhiều khách và Chính phủ còn một số những hạn chế khi tổ chức
thực hiện với quy mô nhỏ… Nhưng bên cạnh đó là những thành công rất đáng kể mà tổ
chức triển lãm thương mại đem lại khi DN thực hiện hoạt động này: Đưa sản phẩm đến
với khách hàng một cách dễ dàng, chủ động trong khâu tổ chức, tiết kiệm được chi phí
hơn so với các hình thức khác như quảng cáo, khuyến mãi… Vì vậy, Nhà nước cần quan
tâm nhiều hơn nữa để các hoạt động của triển lãm đơn lẻ được diễn ra một cách thuận lợi
và phổ biến hơn.

GVHD: Lê Thị Minh Tâm

Page 15