Nghiệp vụ giao nhận vật tư – trang thiết bị tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại dịch vụ ( có bản báo cáo tài chính )

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG
MẠI VÀ DỊCH VỤ VINACONMIN - ITASCO
1.1

Lịch sử hình thành phát triển và ngành nghề kinh doanh
1.1.1
Lịch sử hình thành
Tên chính thức: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ - VINACOMIN
Tên giao dịch tiếng Anh: Investment, Trading and Services Joint Stock Company.
Tên giao dịch viết tắt: V- ITASCO
Địa chỉ: Số 1 Phan Đình Giót - Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội
Điện thoại: 04.36647595

Fax: 04.36647600

Website: www.itasco.vn
Email: ;
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ - VINACOMIN là công ty con
của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam, có tư cách pháp nhân, có
con dấu riêng, được mở tài khoản tại Ngân hàng theo quy định của pháp luật. Công ty
được chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty cổ phần theo Quyết định số
150/2004/QĐ-BCN ngày 01/12/2004 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp.
Công ty hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần từ ngày 14/01/2005 theo Giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103009929 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố
Hải Phòng cấp lần đầu ngày 14/01/2005.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0200170658 do Sở Kế hoạch và đầu tư
TP. Hà Nội cấp thay đổi lần 8 ngày 01/10/2010 (chuyển từ Đăng ký kinh doanh số
0103009929 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp lần đầu ngày
14/11/2005).
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0200170658 do Sở Kế hoạch và đầu tư TP.
Hà Nội cấp thay đổi lần 10 ngày 10/07/2011.

1.1.2

Quá trình phát triển

Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ - VINACOMIN là doanh nghiệp
thành viên hạch toán độc lập trong đại gia đình Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng
sản Việt Nam; Được chuyển đổi từ Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ
1


theo quyết định số 150/2004/QĐ- BCN của Bộ Công nghiệp kể từ ngày 01/12/2004,
nhà nước giữ 57% vốn điều lệ, trụ sở chính nằm tại Thành phố Hà Nội.
Với bề dày truyền thống hơn 25 năm xây dựng, trưởng thành và phát triển, từ ngày
đầu thành lập với tài sản, tiền vốn khiêm tốn, đội ngũ cán bộ công nhân viên vài chục
người; Đến nay vốn chủ sở hữu của Công ty đã lên tới hàng trăm tỷ đồng, đội ngũ
CBCNV lên đến hơn 400 người, trong đó trên 50% có trình độ đại học trở lên. Đây là
những nhân tố quan trọng đóng góp cho sự nghiệp phát triển bền vững của Công ty.
Hiện nay, Công ty đang hoạt động theo mô hình hai cấp. Tại thời điểm này Công
ty có 04 Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên, 03 Công ty Cổ phần và 03 chi
nhánh trực thuộc có mặt tại khắp các miền của Tổ quốc như: Hà Nội, Hải Phòng,
Quảng Ninh, Khánh Hoà và Thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra, với tư cách là cổ đông
sáng lập, Công ty đã góp vốn với các đối tác thành lập 4 Công ty Cổ phần và 01 Công
ty TNHH.
Cùng với sự phát triển của VINACOMIN, những năm qua Công ty đã trở thành
một doanh nghiệp kinh doanh đa ngành với nhiệm vụ cung cấp các vật tư chiến lược,
sản phẩm cơ khí chủ lực cho các đơn vị trong VINACOMIN; tiếp nhận vận chuyển
vật tư, thiết bị của VINACOMIN giao chủ trì nhập linh kiện, thuê lắp ráp và tổ chức
tiêu thụ xe ôtô Kamaz, Kraz, và Scania, nhận thầu khai thác than, bốc xúc đất đá, vận
tải thuỷ bộ, chuyển tải than xuất khẩu, vận chuyển than cuối nguồn; kinh doanh bất

động sản và thi công các dự án hạ tầng. Doanh thu hàng năm của Công ty đều tăng, từ
năm từ 2005 đến nay bình quân doanh thu đạt trên 1.800 tỷ đồng/năm. Kể từ năm
2003 VINACOMIN - ITASCO đã và đang triển khai đầu tư, kinh doanh nhiều dự án
như: Khu đô thị Vĩnh Thái - TP. Nha Trang, khu đô thị Cầu Sắt - TP. Plêyku, khu đô
thị Uông Bí - Quảng Ninh, …
1.1.3

Ngành nghề kinh doanh

Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0200170658 chuyển từ Đăng ký
kinh doanh số 0103009929 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu
ngày 14/11/2005, bao gồm:
-

Khai thác, tận thu, chế biến, kinh doanh than và khoáng sản các loại.
Dịch vụ bốc xúc, san lấp, vận chuyển than và đất đá.
Sản xuất, lắp ráp, tiêu thụ, bảo hành xe tải nặng và xe chuyên dùng các loại.
Sản xuất phụ tùng ô tô và các sản phẩm cơ khí.
Xây dựng công trình giao thông, công nghiệp và dân dụng.
Đóng mới, cải tạo phương tiện thuỷ, bộ các loại: Sà lan các loại 250-500 tấn, Tầu

-

đẩy 150-200 mã lực.
Đầu tư, kinh doanh cơ sở hạ tầng và bất động sản.

2


-

Kinh doanh, xuất nhập khẩu trực tiếp, xuất nhập khẩu uỷ thác các loại: vật tư,

-

thiết bị, phương tiện, nguyên vật liệu, sắt thép, xăng dầu; hàng tiêu dùng.
Kinh doanh vận tải đường thuỷ, đường bộ, cầu cảng, bến bãi.
Tư vấn, khảo sát, giám sát, thiết kế, quy hoạch, lập dự toán và tổng dự toán các

-

công trình xây dựng, các công trình hạ tầng kỹ thuật.
Thiết kế quy hoạch tổng mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất đối với công trình xây

-

dựng dân dụng, công nghiệp.
Thiết kế kết cấu đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp.
Thiết kế quy hoạch tổng mặt bằng, thiết kế kiến trúc, nội ngoại thất công trình xây
dựng dân dụng, công nghiệp. Thiết kế kiến trúc hạ tầng các khu đô thị và công

-

nghiệp.
Đại lý bán hàng cho các hãng nước ngoài phục vụ sản xuất trong và ngoài ngành.
Xây dựng các dự án nhiệt điện, thủy điện, xi măng, hóa chất.
Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng; Kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành

-

quốc tế, các dịch vụ khác.
Sản xuất, kinh doanh bê tông và các sản phẩm khác từ xi măng, vữa
...

3


1.2

Bộ máy tổ chức hành chính của công ty

Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức của công ty

Nguồn: />4


1.3

Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai
đoạn 2007-2010

Bảng 1.1: Tình hình chi tiêu tài chính của công ty cổ phần đầu tư thương mại và
dịch vụ - VINACOMIN (2009-2011)
Đơn vị: VNĐ
STT

Tài sản

Năm 2009

Năm 2010

Năm 2011

1

Tổng lợi nhuận

1.594.590.288.488

1.885.622.298.111

2.585.726.524.867

2

Tổng chi phí

1.576.143.440.897

1.861.621.592.389

2.555.324.957.277

3

Lợi nhuận trước
thuế

18.446.847.591

24.000.705.722

30.401.567.590

4

Lợi nhuận sau
thuế

14.666.799.518

18.478.022.371

22.801.175.693

( Nguồn: Bảng báo cáo chỉ tiêu tài chính đã kiểm toán của công ty CPĐT
TM&DV VINACOMIN năm 2009 - 2011)
Thông qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CPĐT
TM&DV VINACOMIN, ta thấy doanh thu và lợi nhuận của công ty trong giai đoạn
vừa qua có xu hướng tiến triển tốt, liên tục tăng qua các năm.
Giai đoạn 2009 – 2010, doanh thu và lợi nhuận của công ty đều đạt mức tăng khá
cao, doanh thu tăng 18% và lợi nhuận tăng 30%. Có được mức tăng kể trên xuất phát
từ công ty trong giai đoạn này đã mở rộng thị trường đầu tư, có thêm nhiều dự án lớn
như: Khu đô thị Tàm Xá – Đông Anh, Khu đô thị Vĩnh Thái – Nha Trang, … Đồng
thời trong giai đoạn này, doanh nghiệp đã tận dụng được lợi thế mà thị trường mang
lại khi Việt Nam gia nhập WTO, phát huy thế mạnh của công ty cùng với đội ngũ
nhân viên có bề dày kinh nghiệm, chất lượng luôn ổn định và đáp ứng nhu cầu tốt nhất
cho khách hàng.
Giai đoạn 2010 – 2011, doanh thu và lợi nhuận của công ty vẫn giữ được mức tăng

đáng kể, doanh thu tăng 37%, lợi nhuận tăng 26%. Trong giai đoạn này cùng với sự
5


góp vốn thành lập của nhiều công ty như: Công ty CP BĐS An Thịnh, Công ty CP
phát triển đô thị Vĩnh Thái, … mở rộng thêm nhiều ngành nghề kinh doanh , tình hình
kinh doanh của công ty ngày càng phát triển thuận lợi.

6


CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH GIAO NHẬN SẢN PHẨM VẬT TƯ
NHẬP KHẨU ĐỂ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CPĐTTM&DV
VINACOMIN – ITASCO
2.1 Công tác tổ chức thực hiện quy trình giao nhận vật tư
SƠ ĐỒ 2.1 Quy trình giao nhận vật tư của công ty VINACOMIN - ITASCO
Kí kết hợp đồng giao nhận

•

Nhận bộ chứng từ và kiểm tra

•

Nhận D/O ( cược công thanh toán, kí quĩ)

•

Khai hải quan

•

Lấy phiếu xuất nhập bãi

•

Thanh lí hải quan cổng

•

Vận chuyển hàng về kho

•

1
2
3
4
5
6
7

( Nguồn: Tác giả tự tổng hợp )

7


2.1.1

Kí kết hợp đồng giao nhận

Phòng kinh doanh sẽ xác định các khách hàng là các doanh nghiệp trong nước

có nhu cầu nhập khẩu, và ở đây là doanh nghiệp có nhu cầu vật tư để sản xuất. Trong
hợp đồng sẽ đề cập đến các điều khoản cơ bản như:
-

Thời gian thực hiện dịch vụ: là nghiệp vụ giao nhận thực hiện cho một lần nhập
khẩu (ngắn hạn) hay cho các lần sau trong một khoảng thời gian nhất định (dài

-

hạn).
Chi phí của dịch vụ giao nhận (có bao gồm các chi phí liên quan đến nghiệp vụ
giao nhận: phí hải quan, phí lưu container, phí cược container,…)
Nhận bộ chứng từ và kiểm tra

2.1.2

Nhân viên của VINACOMIN - ITASCO sẽ hỏi trực tiếp người nhập khẩu hoặc
đại diện của người nhập khẩu về việc chứng từ đã đến chưa (thường là theo đường
ngân hàng). Sau đó nhân viên sẽ dùng Giấy giới thiệu, trên giấy đó có con dấu và chữ
kí của đại diện công ty trực tiếp nhập khẩu lô hàng phế liệu (thường là chữ kí của
giám đốc), đi nhận bộ chứng từ ở Ngân hàng. Sau khi nhận bộ chứng từ, nhân viên sẽ
kiểm tra các nội dung có liên quan xem có đúng với những thông tin được cung cấp từ
người nhập khẩu hay không.
Một bộ chứng từ thường bao gồm: Hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng
gói, vận đơn đường biển, giấy báo hàng đến. Tùy theo đặc điểm của từng lô hàng mà
bộ chứng từ cần có thêm các giấy tờ khác.
Lưu ý: Các chứng từ sao y cần có chữ ký và xác nhận của chủ hàng và chủ hàng
chịu trách nhiệm trước pháp luật.

2.1.3

Nhận D/O (cược công, thanh toán các chi phí phát sinh (nếu có))
Sau khi đã có vận đơn gốc trong tay (đã kí hậu chuyển nhượng cho công ty nhập

khẩu), nhân viên xuất trình vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng tàu để nhận D/O.
Thông thường khi nhận D/O, nhân viên cũng sẽ đóng các loại phí như phí chứng từ,
phí vệ sinh container, phí lưu kho bãi,... và cung cấp mã số thuế của công ty nhập
khẩu để hãng tàu đối chiếu, xuất hóa đơn và đóng dấu “Đã thanh toán”. Trong trường
hợp lệnh giao hàng đã hết hạn trong một ngày trước đó và bắt đầu tính lãi phát sinh thì
nhân viên VINACOMIN – ITASCO sẽ phải trả thêm 1 phí gọi là phí lưu công (nhưng
thường thì nhân viên sẽ yêu cầu hãng tàu kiểm tra lại vì trong đa phần trường hợp thì
8


công ty nhập khẩu đã gia hạn với hãng tàu từ trước). Sau khi cung cấp vận đơn hợp lệ
và đóng đầy đủ các loại phí, hãng tàu sẽ giữ lại vận đơn gốc và cấp cho nhân viên từ
3-5 bản D/O gốc và hóa đơn.
Khi người nhận hàng giao chứng từ cho công ty VINACOMIN – ITASCO thì
người nhận hàng đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, hay đã tu chỉnh khi xảy ra bất
hợp lệ, nên các số liệu trong các chứng từ đã khớp với nhau, lúc này khi nhận D/O,
nhân viên giao nhận chỉ cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn là đủ, nhằm
phát hiện sai sót của D/O( nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O không có
giá trị hiệu lực. Vậy khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với vận
đơn ngay khi còn ở đại lý hãng tàu những nội dung chủ yếu sau: tên tàu; số vận đơn;
tên và địa chỉ người nhận hàng; người gởi hàng; tên hàng; loại hàng; cảng bốc; cảng
dỡ.
Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề
lưu kho, lưu bãi, lưu container( có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau khi D/O
hết hiệu lực) để mà sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh

tình trạng phát sinh thêm các chi phí này, do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng.
2.1.4

Khai hải quan
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành khai

báo Hải quan điện tử qua phần mềm chuyên dụng EcusK2.
Bước 1: Nhân viên công ty nhập dữ liệu vào phần mềm EcusK2:
+ Nhập thông tin tờ khai: Người nhập khẩu, người xuất khẩu, loại hình nhập
khẩu, hợp đồng, hóa đơn thương mại, phương tiện vận tải, vận tải đơn, nước xuất
khẩu, cảng – địa điểm xếp hàng, cảng – địa điểm dỡ hàng, điều kiện giao hàng, đồng
tiền thanh toán – tỷ giá tính thuế, phương thức thanh toán ….
+ Nhập danh sách hàng tờ khai: Tên hàng – quy cách phẩm chất, mã số hàng
hóa (mã HS), xuất xứ hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá nguyên tệ, trị giá
nguyên tệ, thuế suất thuế nhập khẩu , thuế suất thuế VAT (10%).
Sau khi tiến hành ghi lại, phần mềm EcusK2 sẽ tự động tính số tiền thuế mà
doanh nghiệp phải nộp cho lô hàng này.

9


+ Các chứng từ kèm theo: Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, các chứng từ đính
kèm dạng ảnh (hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn, C/O Form D,
giấy ủy quyền nhập khẩu).
Bước 2: Sau khi nhập xong thì tiến hành khai báo, dữ liệu sẽ chuyển qua mạng
vào hệ thống tiếp nhận Hải quan. Hệ thống tiếp nhận của Hải quan nhận được các dữ
liệu này tự động cấp cho doanh nghiệp số tiếp nhận hồ sơ. Cán bộ hải quan kiểm tra
dữ liệu doanh nghiệp truyền đã chính xác và phản hồi số tờ khai.
Sau khi đã có số tờ khai, nhân viên giao nhận công ty chuẩn bị bộ hồ sơ gồm: Tờ
khai hải quan (in từ phần mềm khai báo), hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn để

tiến hành xin Chứng thư bảo lãnh của Ngân hàng.
Bước 3: Sau khi kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của các dữ liệu được truyền, cán
bộ Hải quan tiến hành việc phân luồng tờ khai và phản hồi cho doanh nghiệp:
-

Luồng xanh: nhân viên chỉ cần cầm tờ khai hải quan (gồm 2 tờ và giống nhau)
đưa cho người tiếp nhận. Người này sẽ kiểm tra và đóng dấu, sau đó đưa cho
nhân viên cả 2 tờ khai để nhân viên đến bàn của trưởng/ phó/ người chịu trách
nhiệm chính trong phòng khai hải quan đó để ký nháy. Sau khi kí nháy xong,
nhân viên sẽ đưa lại cho người tiếp nhận một tờ khai để lưu trữ, tờ còn lại nhân

-

viên giữ, kết thúc quá trình này gọi là “hàng hóa đã được thông quan”.
Luồng vàng: nhân viên cầm tờ khai và bộ hồ sơ để xuất trình. Người tiếp nhận
sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ xem có đúng với những gì đã tiếp nhận từ mạng

-

hải quan hay không. Các bước còn lại tương tự như luồng xanh.
Luồng đỏ: ngoài việc kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, hàng hóa cũng sẽ bị kiểm tra.
Nhân viên sẽ cầm hồ sơ đến nộp ở kiểm tra viên, sau đó sẽ có nhân viên luân
chuyển của hải quan đến tiếp nhận các hồ sơ đó và nhập dữ liệu vào máy và
truyền đến bộ phận kiểm hóa. Lúc đó nhân viên sẽ điền vào một tờ giấy tên là
“Giấy đăng kí phân kiểm”, giấy này sẽ được bộ phận kiểm hóa chuyển lên cho
Trưởng phòng phân kiểm và tiến hành phân kiểm (phân xem ai và vào thời gian
nào sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa). Sau nhân viên VINACOMIN có đầy đủ
thông tin sẽ cầm hồ sơ và tiến hành việc kiểm tra và kí nháy như luồng xanh và
luồng vàng.

10


Bước 4: Công chức Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra giá thuế và ký xác
nhận rồi chuyển toàn bộ hồ sơ qua bộ phận kiểm hóa. Cán bộ chi cục Hải quan phân
công công chức Hải quan xuống cảng kiểm tra thực tế hàng hóa.
2.1.5
-

Lấy phiếu xuất nhập bãi, kiểm hàng
Lấy phiêu xuất nhập bãi: Đối với thiết bị vật tư thì không rút ruột tại bãi mà
mượn container mang về, nên nhân viên giao nhận vào đại lí hãng tàu trình D/O,
yêu cầu lấy nguyên container về. Đại lí hãng tàu sẽ thu tiền cược container, ra
biên lai thu tiền cược khoảng 400 000 VNĐ/Container 20’ và khoảng 1 200 000
VNĐ/container 40’ đồng thời đóng dấu vào D/O là “lấy nguyên container” và
dấu của đại lí hãng tàu, đóng tiền cược và giữ phiếu thu tiền cược
Nhân viên giao nhận đem D/O trình Thương Vụ xin đem container về, xuất trình
mã số thuế, Thương vụ sẽ thu tiền nâng container, phí chuyển bãi và xuất hóa
đơn, đóng dấu “Đã thu tiền” lên D/O đó. Nhân viên sẽ nhận được phiếu xuất
nhập bãi, là phiếu thông hành để người vận chuyển có thể vào bãi container để
chở hàng về. Trong trường hợp hàng lẻ, không cần phải mang container về thì
không cần phải

cược tiền thuê container, chỉ xin dấu “Rút ruột tại bãi”, nộp

tiền và nhận phiếu xuất .
-

Kiểm hàng:
+ Hàng lẻ: ( ít xảy ra ) : Nhân viên giao nhận vào kho CFS ( container f

reight station ) gặp thủ kho trình D/O yêu cầu biết vị trí hàng để kiểm tra.
+ Hàng nguyên container: Nhân viên giao nhận đến phòng điều độ cảng để yêu
cầu hạ/chuyển container nếu cần, mời cán bộ hải quan đến kiểm tra thực tế hàng
hóa, sau khi xác định container còn nguyên seal gốc, đúng số, đúng seal, người
giao nhận liên hệ với công nhân cảng tiến hành cắt seal, mở container và bắt đầu
kiểm hóa.

-

Sau khi cán bộ Hải Quan kiểm tra thực tế lô hàng, đồng ý là hàng hóa thực nhập
đúng với khai báo của chủ hàng trên tờ khai, cán bộ Hải quan ký xác nhận thông
quan lô hàng

2.1.6

Thanh lý hải quan cổng
11


Đây là khâu cuối cùng của quá trình nghiệp vụ giao nhận hàng, người giao nhận
sẽ mang tờ khai đã được ký xác nhận thông quan, lệnh giao hàng và phiếu giao nhận
container (EIR) trình cho Hải quan giám sát cổng.
Hải quan sẽ đối chiếu các giấy tờ sau: tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã đóng dấu
của hải quan (1 bản sao), vận đơn (1 bản chính), 2 bản gốc D/O.
Sau khi xem xét, đối chiếu, nhân viên hải quan đóng dấu và trả lại 1 bản D/O.
Nhân viên giao nhận đến khu vực hải quan cổng, xuất trình: phiếu xuất nhập bãi, tờ
khai hải quan gốc và D/O đã có đóng dấu đối chiếu. Cán bộ ở đây sẽ giữ lại D/O,
đóng dấu vào phiếu xuất nhập bãi và trả lại cùng với tờ khai gốc.
2.1.7

Vận chuyển hàng về kho

Sau khi có phiếu thông quan cổng hải quan, người giao nhận cho xe vào chở hàng
về kho, hoặc cho xe kéo container về bãi. Sau khi dỡ hàng, người giao nhận cầm phiếu
cược container và phiếu xác nhận container rỗng ( tình trạng đã sạch, còn tốt, không
hư hỏng...) mang về hãng tàu để trả container và nhận lại tiền cược. Hoàn tất qui trình
giao nhận hàng hóa.
2.2

Đánh giá trong công tác tổ chức nhập khẩu của công ty VINACOMINITASCO

2.2.1 Ưu điểm

Về nhân sự: Công ty VINACOMIN - ITASCO có đội ngũ nhân viên trẻ tuổi,
năng động, chịu khó học hỏi, và thường xuyên được training, hỗ trợ cho nhau trong
công việc. Các nhân viên này có khả năng thích ứng nhanh, khả năng cập nhật và nắm
bắt những thay đổi về các quy định của pháp luật liên quan đến các khâu thủ tục xuất
nhập khẩu.
Về hoạt động môi giới thương mại xuất nhập khẩu: Công ty không chỉ có lợi
riêng biệt, mà hoạt động này còn mang lại khách hàng có nhu cầu vận chuyển đường
biển xuất nhập khẩu lớn cho công ty, mở thêm các mối quan hệ với các công ty kinh
doanh XNK trong và ngoài nước.

12


Về thương hiệu: Công ty định hướng thương hiệu của mình theo hướng nhân
hiệu, lấy con người làm điểm mạnh của công ty. Điều này được thể hiện qua các mối
quan hệ rộng của giám đốc với khách hàng và đối tác.
Về uy tín: Uy tín cho công ty trong và ngoài nước giúp các đơn vị sản xuất kinh

doanh trong nước thâm nhập vào thị trường thế giới nhanh chóng, kịp thời, tìm đúng
thị trường mà mình cần. Vì là động lực để kích thích các đơn vị sản xuất kinh doanh
trong nước sản xuất các mặt hàng xuất khẩu để đem về cho đất nước nhiều ngoại tệ
hơn nhằm phục vụ cho công cuộc đổi mới đất nước, hướng theo công nghiệp hóa hiện
đại hóa.
2.2.2

Hạn chế

Bên cạnh những thành tựu mà công ty đã đạt được thì vẫn còn gặp phải 1 số hạn chế
như sau:
Công tác chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ giao nhận còn nhiều bất cập: Công việc này
khá phức tạp, bao gồm nhiều công đoạn, ở mỗi bước của qui trình yêu cầu những giấy
tờ, tài liệu khác nhau chẳng hạn như: hợp đồng, hóa đơn thương mại, giấy phép nhập
khẩu...Việc chuẩn bị những giấy tờ này, xin nhiều loại giấy tờ, đối chiếu thông tin sao
cho phù hợp đòi hỏi thời gian và sự cẩn thận. Về nguyên nhân khách quan, hệ thống
mạng hải quan không ổn định, đôi lúc còn trục trặc, sai chi tiết, thiếu thông tin về
hàng hóa, sự cố khi tiếp nhận thông tin gây tốn kém lãng phí về thời gian, tiền bạc,
nhân lực và uy tín công ty.
Cơ sở vật chất và trợ cấp cho nhân viên giao nhận còn khiêm tốn: về cơ sở
vật chất ở văn phòng thì số lượng máy photocopy, máy fax, máy in đã được trang bị
đầy đủ nhưng phải hoạt động hết công suất, đôi lúc còn trục trặc. Máy vi tính tốc độ
xử lí chậm, rất lâu không được nâng cấp, còn dính virus, lỗi phần mềm...gây chậm trễ
trong xử lí công việc. Cơ sở vật chất ở kho bãi thì tùy theo từng giai đoạn, cùng lúc
thực hiện nhiều đơn hàng với số lượng lớn vẫn phải thuê thêm container ngoài, khi
mạng lưới khách hàng mở rộng thì số lượng container, xe mooc, xe kéo cần được bổ
sung thêm. Nhân viên giao nhận công việc chủ yếu là nhận chứng từ và ra cảng làm
thủ tục giao nhận nên cơ sở vật chất bị giản lược, sử dụng bàn làm việc và máy vi tính
13

còn chồng chéo, bất tiện, hỗ trợ về tiền lương còn hạn chế.
Nguồn nhân lực chưa đồng đều và chưa đủ: Bên cạnh những nhân viên lâu
năm giàu kinh nghiệm thì đội ngũ nhân viên trẻ năng động lại chưa tích lũy được
nhiều kinh nghiệm trong giải quyết, xử lí tình huống kịp thời. Khả năng tiếp thu và
mong muốn cải thiện năng lực bản thân của mỗi cá nhân là khác nhau gây ra sự không
đồng đều về chất lượng nguồn nhân lực. Số lượng nhân viên chưa thực sự đáp ứng
đầy đủ yêu cầu công việc, đồng thời phải giải quyết 2 công việc chẳng hạn như vừa
làm giấy tờ khai báo Hải quan, vừa lo vận chuyển, chạy các giấy tờ ở bên ngoài… nên
hiệu quả làm việc chưa cao.

14


CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN
THIỆN QUI TRÌNH NHẬP KHẨU VẬT TƯ CỦA CÔNG TY
VINACOMIN – ITASCO
Định hướng chiến lược phát triển trong thời gian tới của công ty

3.1

- Đa dạng hóa sản phẩm, chuyên môn hóa sản xuất, đa dạng hóa ngành, phát triển
dịch vụ, kinh doanh tổng hợp.
-

Chú trọng đầu tư và phát triển dịch vụ xuất nhập khẩu – khai thuê hải quan.
Mở rộng thêm các dịch vụ khác như kinh doanh kho bãi, lưu trữ và bảo quản hàng

-

hóa.
Nâng cao năng lực quản lý toàn diện, đầu tư các nguồn lực, đặc biệt là đầu tư cho

-

con người và mội trường làm việc.
Xây dựng và phát triển thương hiệu của Công ty, nhãn hiệu hàng hóa, mở rộng kênh

-

phân phối trong nước và quốc tế.
Xây dựng nền tài chính lành mạnh.
Tạo điều kiện và đề ra những chính sách tốt nhất để chăm lo đời sống cho nhân viên

-

và giữ chân người lao động.
Đảm bảo mức tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận.
Tái cơ cấu tổ chức và hoàn thiện bộ máy quản lý nhằm tạo điều kiện cho các phòng

-

ban làm việc được dễ dàng và có sự liên kết chặt chẽ với nhau hơn.
Đưa ra những chiến lược xúc tiến nhằm quảng bá thương hiệu, thu hút thêm nhiều
khách hàng mới.
3.2
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ tại công ty
Để hoàn thiện tốt qui trình nhập khẩu vật tư – thiết bị sản xuất Công ty ITASCO
cần phải không ngừng nâng cao nghiệp vụ, cải tiến những khâu, quy trình còn nhiều
vướng mắc nhằm tạo môi trường cạnh tranh tốt. Trong quá trình quá trình thực hiện

nghiệp vụ giao nhận tại Công ty Cổ phần ĐTTM&DV ITASCO, tác giả nhận thấy ban
lãnh đạo Công ty đã hỗ trợ, và sự hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban đã tạo được
cho các nhân viên giao nhận có được một điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt nhiệm
vụ của mình. Tuy nhiên, nếu muốn được hoàn thiện hơn nữa, chúng ta cần phải có một
số giải pháp cụ thể:
3.2.1

Các yếu tố trong công ty

- Khắc phục những khâu sai sót trong việc chuẩn bị chứng từ:

15


Để khắc phục những sai sót trong quá trình giao nhận bộ chứng từ, các nhân
viên trong công ty cần phải kiểm tra đối chiếu cẩn thận giữa các chứng từ với nhau.
Nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu
nguyên nhân gây ra sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau.
Các nhân viên phụ trách việc lên tờ khai cho công ty cần chú ý điền đầy đủ và chính
xác các mục trong tờ khai như: Người nhập khẩu, người xuất khẩu, loại hình nhập
khẩu, hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận tải đơn, điều kiện giao hàng, đồng tiền
thanh toán – tỷ giá tính thuế, tên hàng – quy cách phẩm chất, mã số hàng hóa, xuất xứ
hàng hóa…
Có thể tổ chức các khóa học thêm, mời các cán bộ hải quan về hướng dẫn các
nghị định, thông tư mới hàng tháng ở Công ty. Bên cạnh đó, Công ty nên cử cán bộ đi
học luân phiên các khóa nghiệp vụ liên quan nhằm linh động hơn trong việc xử lý toàn
bộ quy trình nhập khẩu nói chung, cũng như giao nhận nói riêng.Trong quá trình lập
một số chứng từ cần thiết, công ty cần phải cập nhật thông tin thường xuyên cũng như
các văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước và tuyệt đối phải tuân thủ những
quy định đó.

-

Đầu tư vào cơ sở vật chất, nâng cao mức trợ cấp cho nhân viên giao nhận:
Công ty cần có chính sách đầu tư vào cơ sở vật chất, từ văn phòng đến kho bãi.
Đầu tư thêm trang thiết bị văn phòng như máy in, fax, photocopy, bàn làm việc, nâng
cấp bộ vi xử lí dữ liệu của máy tính, thường xuyên cập nhật các phần mềm hiện đại.
Tăng cường thêm phương tiện vận tải như xe kéo, xe chở hàng, container... Công ty
nên kêu gọi sự đóng góp của các thành viên trong công ty, đặc biệt là các nhân viên
trong công ty – những người có khoản tiền tiết kiệm muốn tăng thêm thu nhập cho
mình. Điều này rất có lợi, một mặt nó sẽ giải quyết tình trạng thiếu phương tiện vận
chuyển hàng hóa cho khách hàng. Mặt khác, do có sự góp vốn của các thành viên
trong công ty nên công ty sẽ trích một khoản tiền lời để trả chi phí góp vốn cho các
thành viên, giúp các nhân viên trong công ty có thêm một khoản thu nhập đáng kể.
Tăng thêm trợ cấp cho các nhân viên giao nhận để bù lại các chi phí phát sinh
trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, đồng thời đó cũng là một nhân tố kích thích tinh
thần hăng hái hơn trong công việc của nhân viên
16


-

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, cải thiện bộ máy quản lý:
Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt
là trình độ về ngoại ngữ bằng cách tổ chức các lớp tập huấn, đào tạo các khóa ngắn
ngày trong công ty, mời các chuyên gia đến để giảng dạy. Không chỉ nâng cao trình độ
nghiệp vụ mà nhân viên cũng cần phải học hỏi để nắm bắt việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công việc.
Xây dựng cơ chế tuyển dụng, bổ nhiệm người có năng lực đảm nhận các vị trí
chủ chốt theo hướng trẻ hóa cán bộ, tuyển dụng thêm nhân viên mới có trình độ
chuyên môn giỏi, có thể liên kết với các trường đại học trong thành phố để tuyển dụng

được những nhân viên xuất sắc cho công ty, và đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho họ
ngay từ khi mới tuyển dụng. công ty nên tổ chức định kì các cuộc thi sát hạch về
nghiệp vụ, ngoại ngữ để tạo cho nhân viên ý thức luôn tự học tập, trau dồi và nâng cao
kiến thức cũng như trình độ của bản thân.
Cuối cùng, công ty cần đưa ra những nội qui với qui định chặt chẽ, kết hợp với
chính sách lương thưởng rõ ràng, hợp lý để khuyến khích nhân viên làm việc, tạo cơ
hội cho những cá nhân có tính cầu tiến và sáng tạo trong công việc.
3.2.2 Các yếu tố ngoài công ty:

-

Nhằm nâng cao khả năng thanh toán của mình, Công ty nên gìn giữ và tăng cường
hơn nữa việc việc duy trì một mối quan hệ tốt đối với ngân hàng ủy quyền của mình
trong thanh toán quốc tế về thanh toán L/C, T/T cho các lô hàng nhập khẩu cũng như
xuất khẩu.

-

Duy trì và phát triển mối quan hệ hơn nữa với các nhân viên hải quan chi cục, hải
quan cảng. Điều này có thể được thực hiện bằng việc thực hiện nghiêm túc, đầy đủ
các thủ tục hải quan tại cảng. Kết hợp sự hỗ trợ từ hai phía để giúp cùng hiểu kỹ hơn
về đơn hàng và đưa ra xác nhận nhanh nhất, chính xác nhất.

17