CÂU HỎI ÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
TRẢ LỜI CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1.1 So sánh công tác QTHCVP và công việc HCVP?? Cho
ví dụ minh họa?
***Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động của
đơn vị, là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn
giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao có hiệu quả.
Bao gồm những công việc hàng ngày như: quản lý công tác lễ
tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty; sắp xếp lịch
làm việc, lịnh họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị,
phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn
phòng phẩm cho công ty, quản lý và thực hiện việc đặt báo chí
phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán
bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Ngoài ra, nhân
viên hành chính văn phòng còn có nhiệm vụ đối ngoại cho công
ty; chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty
trong phạm vui chức năng, nhiệm vụ của mình.
*Ví Dụ:
Quản Trị HCVP Là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu
chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động văn phòng.
Chức năng:
• Hoạch định: đề ra mục tiêu công việc cụ thể, xác định các
biện pháp thực hiện và soạn thảo thành các kế hoạch để
triển khai trong văn phòng.
• Lãnh đạo: phân công công việc hướng dẫn động viên, tạo
động lực… cho nhân viên VP thực hiện tốt nhiệm vụ đã xác
định trong kế hoạch.


Tổ chức: tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự
của văn phòng nhằm thực hiện hiệu quả công việc.

• Kiểm soát: theo dõi, kiểm tra kết quả thực hiện công việc
trên thực tế, phát hiện các vấn đề phát sinh và đề ra biện
pháp xử lý kịp thời.
*Ví Dụ:
•

Câu 2.1: Những tố chất của nhà quản trị HCVP
Có trình độ, được đào tạo về chuyên ngành quản trị hành chính
văn phòng.
Có tinh thần trách nghiệm cao, chủ động trong các công việc
được phân công.
Có các phẩm chất: trung thực năng động, công bằng, thẳng thắn,
kiên định, sáng tạo.
Thành thạo các kĩ năng nghiệp vụ HCVP, thành thạo ngoại ngữ,
giỏi trong đốik nội và đối ngoại, am hiểu tâm lý lãnh đạo , nhân
viên, khách hàng.
Câu 4.2 Tiến trình tổ chức bộ máy HCVP: Gồm 5 tiến trình:
1.
2.
3.
4.
5.

Phân tích các yếu tố ảnh hưởng
Phân tích các hoạt động hcvp
Sơ đồ cơ cấu bộ máy hcvp
Phân công công việc
Tổ chức nhân sự văn phòng

Câu 5.2: Các hình thức tổ chức bộ phận HCVP.

1. Tổ chức tập trung
a. Hcvp tập trung theo địa bàn
Mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập trung vào một địa
điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyền quản trị của
nhà quản trị hành chính.


Ưu điểm
Dễ bố trí và sắp
• Tập trung trang
xếp nhân sự
thiết bị
• Dễ kiểm tra
• Đơn giản thủ tục
Nhược điểm
• Khó chuyên môn hóa
• Công việc thiếu chính xác do thiếu quan tâm đến
tầm quan trọng của từng loại công việc.
• Trì trệ cho chuyển giao công việc.
• Chỉ nên áp dụng loại hình này đối với các doanh
nghiệp nhỏ hoặc cá thể.
•

b. Hcvp tập trung theo chức năng
Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các
bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới
quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản
trị hành chính.
Ưu điểm: Thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản
lý

Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn
quyền các cấp quản trị chuyên môn.
• Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp.
2. Tổ chức phân tán
Khi một công ty duy trì nhà máy và chi nhánh ở nhiều địa
điểm khác nhau, các chi nhánh có thể áp dụng tổ chức phân
tán để gia tăng hiệu quả hoạt động.
• Xuất hiện sự trùng lặp trong việc giám sát và đầu tư
trang thiết bị.
• Giám đốc chi nhánh ít trách nhiệm hơn.
Ưu điểm


Tập trung các hoạt động kế toán không những ít tốn
kém hơn mà còn hiệu quả hơn.
 Công việc sẽ thực hiện chính xác hơn. Nhờ báo cáo
kịp thời, bộ phận quản lý sẽ vận dụng tốt hơn các
thông tin kế toán và thống kê.
Khuyết điểm
 Dịch vụ văn phòng bị phân tán vì hoạt động đa địa
điểm.


Câu 7.3 Tiến trình xử lý văn thư đến, văn thư đi.
Quy trình quản lí văn thư đến: gồm 8 bước:
1.
2.
3.
4.

Tiếp nhận văn bản đến.
Phân chuyển sơ bộ văn
bản.
Phân, chuyển văn bản
đến.
Chỉ đạo giải quyết.

5.
6.
7.
8.

Lưu ý kiến chỉ đạo.
Phân công xử lý văn
bản.
Xử lý văn bản.
Lập hồ sơ công việc.

Quy trình quản lí văn thư đi: gồm 8 bước:
1.
2.
3.
4.

Tiếp nhận yêu cầu xử
lý văn bản.
Thực hiện soạn thảo
văn bản.
Duyệt văn bản.
Kiểm tra văn bản.

5.
6.
7.
8.

Kiểm tra thể thức văn
bản.
Đưa vào sổ đăng kí.
Thực hiện ban hành.
Thực hiện lưu trữ.

Câu 8.3: phân loại và sắp xếp hồ sơ:
*Phân loại hồ sơ: Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu
phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp
xếp. Nên phân loại theo cách như sau:


+ Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia
nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng,
quảng cáo, tiếp thị…
+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia
nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2,
cụm quý 3, cụm 4.
+ Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia
nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2,
nhóm quý 3, nhóm quý 4.
*Sắp xếp hồ sơ: Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần
sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như
sau:

+ Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự
việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn
thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự
(A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp
mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học
thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng
cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.
+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ
sơ.
Ví dụ:
- Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật…
- Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm
- hồ sơ đã giải quyết xong…


Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của
đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp,
quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác:
Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ
chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư
mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ
sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ
cây thư mục trên máy vi tính
+ Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.
Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu
lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem
xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.

Lưu trữ hồ sơ:
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần
truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống
hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể
sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để
dễ truy tìm.
+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính
ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích
bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết


với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ
chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng
siêu liên kết.
+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong
văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.
Câu 10.4:
. Trình bày nội dung công việc quản lý nhà cung cấp dịch
vụ văn phòng?
Nhà cung cấp là những cá nhân hoặc doanh nghiệp cung cấp
hàng hóa cho một cá nhân, doanh nghiệp, cửa hàng, xưởng...
Nhà cung cấp trong hệ thống là những nhà tham gia giao dịch.
Bán hàng với doanh nghiệp và có đối tượng công nợ.
Quản lý danh mục nhà cung cấp. Cho phép người dùng có thể
quản lý thông tin chi tiết, lịch sử giao dịch của nhà cung cấp
và phân tích được doanh số mua của nhà cung cấp.
Quá trình lựa chọn nhà cung cấp.

+ trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường, thị việc tìm
hiều nhà cung cấp dịch vụ văn phòng là quan trọng nhất và dễ
sai lầm do các nh2
Câu 12.5: Quản lý quá trình mua sắm trang thiết bị VP:
Khi cơ quan đơn vị được thành lập sẽ được cấp một số tài sản
nhất định như: máy tính, máy in, máy photocopy….
Được quản lý theo quy chế xây dựng trên cơ sở chế độ của
nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ
nhu cầu sử dụng thực tế và kế hoạch.
Câu 13.5: Quản lý quá trình sử dụng trang thiết bị VP:
• Mỗi trang thiết bị phải được phân cho một nhân viên hay
một nhóm nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp.


•
•

•
•

Mỗi trang thiết bị phải xác định thời gian sử dụng. Đào
tạo người sử dụng.
Xây dựng kế hoạch theo dõi gai1m sát việc mua sắm và
tình hình bảo quản sử dụng trang thiết bị. Giám sát, kiểm
tra việc sử dụng trang thiết bị.
Thực hiện chế độ khấu hao trnag thiết bị vật tư theo quy
định của nhà nước.
Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc
không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả.

Tổ chức sử dụng đáp ứng nhu cầu của cơ quan đơn vị.

Câu 14.5: Quản lý quá trình sửa chữa trang thiết bị VP:
Nhu cầu sửa chữa
Xác định đơn vị sửa chữa
Duyệt sửa chữa
Kiểm tra hiện trạng
Chuyển cho phòng hành
Tiến hành sửa chữa
chính
Kết thúc sửa chữa.


Câu 16.6 Quy trình lập kế hoạch HCVP:
Nhận thức những vấn đề chung
Xác định thời điểm chuyển giao nhu cầu(giới hạn thời gian…)
Xác định thẩm quyền chuyển gaio nhu cầu(ai có quyền gì??...)
Xác định và thống nhất hình thức biểu mẫu sử dụng.
Xác định hệ thống thông tin ghi nhận và phản hồi thông tin.
Xác định mục tiêu:
Tiêu chuẩn đánh giá: tầm quan trọng của mục tiêu, thẩm quyền
nhu cầu, thời điểm chuyển giao nhu cầu.
Đề xuất các phương án thực hiện:
Nêu ra một số phương án khà thi; tìm ra những điểm mạnh điểm
yếu của từng phương án; tổ chức trưng cầu bàn bạc để tìm ra
phương án.
Xây dựng phương án kiểm soát quá trình thực hiện kế
hoạch:
Tổ chức hoạch định muốn có hiệu quả cần tuân thủ những
nguyên tắc cơ bản sau:

Khoa học; gắn chặt quyền lợi với trách nhiệm.
Chọn đúng người giao đúng việc; không chống chéo mâu thuẫn
lẫn nhau.
Phối hợp nhịp nhàng và cân đối giữa các bộ phận và các lĩnh
vực.
Luôn có phương án dự phòng; giữ thông tin phản hồi để ghi
nhận và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Trình bày bản kế hoạch:
Văn hóa những kế hoạch và giải pháp


Bảo đảm tính chính thức của kế hoạch
Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Kế hoạch hành chính phải ngắn gọn, chính xác và rõ ràng.
Hoàn chỉnh bản kế hoạch theo 1y kiến chỉ đạo của nhà lãnh đạo.
Trình lãnh đạo ký duyệt chính thức.
Tổ chức in ấn, phát hành, thông báo… Nhằm tổ chức thực hiện
kế hoạch trong cơ quan doanh nghiệp.
Câu 17.6: các phương pháp lập kế hoạch.
Lập kế hoạch từ trên xuống: có nghĩa là tất cả các hướng đi
đều xuất phát từ nhà quản lý. Mục tiêu của dự án được thành lập
bởi các nhà quản lý cao nhất.
Ưu điểm:
Nhanh đơn giản; dựa trên những dự kiến đã được triển khai
trước đó nên khá chính xác; không phải liên quan đến nhiều
người khác nhau.
Nhược điểm:
Gây ra phản ứng tiêu cực cho người bên dưới,gaim3 hiệu quả
công việc; mang tính chủ quan của người lập dự án.
Lập kế hoạch từ dưới lên: có nghĩa là mọi thành viên của

nhóm chủ động trong quá trình thực hiện dự án. Các thành viên
được mời tham gai trong mỗi bước của quá trình quản lý. Quyết
định một quá trình hành động được thực hiện bởi toàn đội.
Ưu điểm:
Chi tiết, cụ thể; tạo động lực cho nhân viên tham gia vào việc
lập kế hoạch; tránh được sự mâu thuẫn giữa nhà quản lý và nhân
viên.


Nhược điểm:
Theo nhiều chuyên gai, phương pháp tiếp cận từ dưới lên ko
phải là hoàn hảo như:
Phức tạp và tốn thời gian; Thu nhập thông tin khó khăn do ý
kiến chủ quan của nhiều nhân viên; đôi khi còn thiếu rõ ràng và
kiểm soát.
Lập kế hoạch theo thời kì: là lập dự toán cho từng giai đoạn 1,
thường chi tiết cho giai đoạn đầu tiên. Cứ sau mỗi giai đoạn, nhà
quản trị có cơ hội đánh gái lại các nỗ lực và xem xét có nên tiếp
tục hay không.
Ưu điểm:
Dự toán chính xác; giảm thiểu mức rủi ro cho người thực hiện.
Khách hàng có cơ hội để đánh gái lại toàn bộ các nỗ lực hoặc có
thể hủy bỏ dự án nếu cảm thấy chi phí quá cao.
Mỗi thời điểm kết thúc một giai đoạn, nhà đầu tư cũng có thể
thay đổi dự án.
Lập kế hoạch phối hợp:
Trong thực tế, tiến trình xây dựng một ngân sách dự án, nên kết
hợp của cả 2 phương pháp (từ trên xuống và từ dưới lên).
Đồng thời quá trình lập dự toán cũng là quá trình thương lượng
nhiều lần giữa các nhà quản trị cấp cao và cấp dưới.

Dự toán có thể được tiến hành theo từng giai đoạn hoặc theo
từng bộ phận của sản phẩm cuối cùng.
Câu 19.7: So sánh tiến trình tổ chức cuộc họp thông thường và
hội nghị:
*Cuộc họp thông thường:


Kế hoạch chuẩn bị:
Đảm bảo tất cả các cuộc họp của họ là cần thiết
Làm rõ tất cả các mục tiêu của cuộc họp.
Mời đúng người dự họp; hãy phổ biến trước lịch trình cuộc họp.
Thăm dò trước những nhân vật chủ chốt sẽ tham dự cuộc họp.
Yêu cầu mọi người sẵn sàng.
Tổ chức thực hiện.
Tiến hành cuộc họp
Làm rõ và diễn giải các đề trog cuộc họp.
Khuyến khích mọi người đưa ra quan điểm của mình.
Tập trung vào giải quyết các vấn đề chính trong cuộc họp. Tránh
lạc đề hay sa đà vào các vấn đề cá nhân.
Điều chỉnh tốc độ cuộc họp. Thường xuyên thông báo lịch trình
buổi họp cho những người tham dự.
Kết thúc cuộc họp
Giúp xác định những nhiệm vụ tiếp theo sau buổi họp.
Đánh gái lại cách phân công nhiệm vụ cho từng người và đảm
bảo rằng họ nắm rõ công việc của mình, đồngt hời lập ra được
kế hoạch hành động.
Kiểm soát đánh giá hiệu quả.
Thống kê lại những việc đã được giải quyết và chưa đượ gaii3
quyết trong cuộc họp.
Sử dụng biên bản họp và đánh gái của abn5 để xây dựng một tài

liệu mô tả rõ ràng cuôc họp. cho thêm các ý kiến, câu hỏi hay
nhận xét được đưa ra trong buổi họp để hoàn thành tài liệu này.
Phát tài liệu này cho tất cả các thành viên tham gia và các thành
viên chủ chốt khác trong công ty.


*Tổ chức các cuộc hội nghị
Lập kế hoạch
Lập ban tổ chức và văn phòng hội nghị. Lựa chọn ngày thàng,
địa điểm.
Soạn thảo lịch trình kế hoạch và chương trình nghị sự
Thông báo cho các thành viên khách mời; chuẩn bị tài liệu
phương tiện dụng cụ nghe nhìn; tính toán dự trù kinh phí.
Tổ chức thực hiện:
Nhân viên am hiểu, tháo vát dễ hướng dẫn khách những phút
đầu.
Nhân viên ăn mặc đẹp để đón tiếp khách.
Trong hội nghị, thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên
tập, in ấn.
Cần bố trí nhân viên bám sát công việc của các phóng viên (nếu
có)
Kiểm soát đánh giá hiệu quả:
Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị.
Hoàn chỉnh biên bản họp hội nghị, sao gởi các nơi liên quan.
Theo dõi việc thực hiện các quyết định.
Họp rút kinh nghiệm việc tổ chức cuộc hội nghị
Thanh toán các khoản tiến đối chiếu quyết toán.
Câu 3.1: . Có quan niệm cho rằng: “Bộ phận HCVPlà bộ phận
làm dâu trăm họ nên dễ dàng bị chỉ trích”.
HCVP là gì??

Các bộ phận trong HCVP
Vai trò của bộ phận HCVP
Quan điểm trên là đúng hay sai?? Vì sao?


Nhận xét về câu nói trên.
Cho ví dụ thực tế về quan điểm trên.
Câu 6.2: Trình bày quan điểm của bạn về nhận định: “Hoạt
động HCVP chỉ là hoạt động diễn ra ở bộ phận hành chính
nhân sự”.
HCVP là gì??
Hoạt động HCVP là gì?? Tổ chức hoạt động HCVP là gì??
Bộ phận nhân sự là gì??
Quan điểm trên là đúng hay sai?? Vì sao?
Nhận xét về câu nói trên.
Cho ví dụ thực tế về quan điểm trên.
Câu 9.3 Trình bày quan điểm của bạn về nhận định của
Parkinson: "Các hồ sơ thủ tục cần được tổ chức như thế nào để
có sẵn một hệ thống tự kiểm soát hầu ngăn chặn những sai lầm
hay gian lận khi thực hiện một hoạt động nghiệp vụ”.
Hồ sơ là gì??
Cách thức tổ chức một hồ sơ??
Trình tự thủ tục quản lý hồ sơ??
Hoạt động lưu trữ hồ sơ??
Quan điểm trên là đúng hay sai?? Vì sao?
Nhận xét về câu nói trên.
Cho ví dụ thực tế về quan điểm trên.
Câu 11.4 Tại sao khi lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ văn phòng
phải thu thập thông tin và lập tiêu chí đánh giá? Cho ví dụ minh
họa?

Quản trị HCVP là gì??
Quản lý nguồn cung ứng sản phẩm, dịch vụ văn phòng là gì??


Thu thập thông tin nhà cung ứng la j??
Lập tiêu chí đánh giá là gì???
Nhận xét về câu nói trên.
Cho ví dụ thực tế về quan điểm trên.
Câu 15.5 Vì sao việc đáp ứng, thỏa mãn các yếu tố: không gian
làm việc, trang thiết bị, sự quan tâm của lãnh đạo,.. trong công
tác HCVP sẽ tạo động lực làm việc cho nhân viên cũng như hiệu
quả lao động không ngừng tăng lên. Cho ví dụ minh họa?
Quản lý cơ sở vật chất VP là j???
Hoạt động quản lý quá trình sử dụng thiết bị văn phòng la j??
Nhận xét về câu nói trên.
Cho ví dụ thực tế về quan điểm trên.
Câu 18.6 Trình bày quan điểm của bạn về nhận định: “Không
lập kế hoạch nghĩa là đang chuẩn bị cho sự thất bại”
Lập kế hoạch HCVP là gì??/
Quy trình lập kế hoạch HCVP la gi???
Quan điểm trên là đúng hay sai?? Vì sao?
Nhận xét về câu nói trên.
Cho ví dụ thực tế về quan điểm trên.
Câu 20.7 Trình bày quan điểm của bạn về nhận định của Kevill
J. Murphy: “Phải tiến hành quá nhiều cuộc họp là dấu hiệu
chứng tỏ công ty bạn đang gặp rắc rối”.
Cuộc họp là gì???
Tiến trình tổ chức cuộc họp la j??
Yêu cầu của tổ chức cuộc họp???
Quan điểm trên là đúng hay sai?? Vì sao?

Nhận xét về câu nói trên.


Cho ví dụ thực tế về quan điểm trên.