TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN

Ministry of Construction – 37 Le Dai Hanh - Hai Ba Trung – Hanoi - Vietnam
Tel: 04 – 974 09 38 Fax: 04 – 974 09 39



Dự án GTZ TA số: 2000.2208.7
Tài liệu dự án số : AD 001
Phát hành lần: 01











TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN
LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN


Hà Nội, tháng 5 năm 2007

Bộ Xây dựng – Hà Nội
Ministry of Construction – Hanoi

hợp tác với
in cooperation with

Tổ chức Hợp tác Kỹ thuật Đức
Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH


Hỗ trợ Kỹ thuật của GTZ do GFA thực hiện
Technical Assistance on behalf of GTZ by GFA Consulting Group & Associates




HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN
070516-Guidelines on AD-VN-Long.doc




Người liên hệ của
GFA Consulting Group GmbH



Gudrun Krause

Fax +49 (40) 6 03 06169
Email:





Địa chỉ

GFA Consulting Group GmbH
Eulenkrugstraße 82
D-22359 Hamburg
Germany













Người chuẩn bị

VIDAGIS Co., LTD -

CÔNG TY LIÊN DOANH VIỆT NAM – ĐAN MẠCH VIDAGIS


HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN



i
MỤC LỤC
1

GIỚI THIỆU....................................................................................................................... 1

1.1

Mục đích ................................................................................................................... 1

1.2

Ứng dụng GIS đối với Quản lý tài sản...................................................................... 1

1.2.1

Định nghĩa GIS ....................................................................................................................1

1.2.2

Các ứng dụng GIS trong Quản lý tài sản ............................................................................2

1.3

Lợi ích nhà cung cấp dịch vụ mang lại cho (công ty)................................................ 4

1.3.1

Lợi ích chung .......................................................................................................................4

1.3.2

Lợi ích của việc vận hành hàng ngày..................................................................................5

1.3.3

Lợi ích dài hạn .....................................................................................................................6

2

CÀI ĐẶT HỆ THỐNG........................................................................................................ 7

2.1

Cấu trúc hệ thống ..................................................................................................... 7

2.2

Yêu cầu nhân sự cho Thu thập dữ liệu và Quản lý dữ liệu ...................................... 9

2.2.1

Thu thập dữ liệu (khảo sát địa điểm khách hàng).............................................................10

2.2.2

Quản lý dữ liệu (tại văn phòng) .........................................................................................10

2.3

Các yêu cầu về đào tạo cho công tác Thu thập dữ liệu và Quản lý dữ liệu............ 11

2.3.1

Bước 1: Giới thiệu về GIS .................................................................................................11

2.3.2

Bước 2: Thu thập dữ liệu cho nhóm..................................................................................12

2.3.3

Bước 3: Quản lý dữ liệu GIS .............................................................................................12

2.4

Các yêu cầu đối với văn phòng .............................................................................. 12

2.5

Công nghệ .............................................................................................................. 13

2.5.1

ESRI ..................................................................................................................................13

2.5.2

Công nghệ ArcGIS.............................................................................................................14

2.5.3

Công nghệ Geodatabase ..................................................................................................15

2.5.4

ArcGIS Engine - customize GIS ........................................................................................15

2.5.5

Công nghệ đề xuất cho ngành nước thải..........................................................................16

2.6

Thiết kế hệ thống .................................................................................................... 16

2.6.1

Các yêu cầu phần cứng ....................................................................................................16

2.6.2

Các yêu cầu phần mềm.....................................................................................................17

2.6.3

Cấu hình GIS.....................................................................................................................17

2.7

Các yêu cầu thiết bị đối với việc khảo sát địa điểm khách hàng............................. 19

2.8

Mô hình dữ liệu & trình bày từ điển dữ liệu ............................................................ 19

2.9

Các rủi ro có thể xảy ra khi tiến hành dự án ........................................................... 21

3

HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG...................................................................................... 22

3.1

Hoạt động của hệ thống.......................................................................................... 22

3.1.1

Cơ sở dữ liệu.....................................................................................................................22

3.1.2

Ứng dụng GIS nhân ..........................................................................................................22

3.2

Thu thập dữ liệu tài sản hiện hành ......................................................................... 23

3.3

Chuyển giao dữ liệu của các tài sản KfW ............................................................... 25

3.4

Quản trị dữ liệu ....................................................................................................... 26

3.4.1

Quản lý nước thải ..............................................................................................................26

3.4.2

Vận hành và bảo dưỡng....................................................................................................28

3.4.3

Quản lý khách hàng...........................................................................................................29

3.4.4

Kế hoạch............................................................................................................................30

3.4.5

Quản lý người dùng...........................................................................................................30

3.5

Phân tích & báo cáo dữ liệu.................................................................................... 30


HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN



ii
3.6

Chia sẻ dữ liệu........................................................................................................ 32

3.6.1

Chia sẻ dữ liệu nội bộ........................................................................................................32

3.6.2

Chia sẻ dữ liệu (web).........................................................................................................32

4

PHỤ LỤC ........................................................................................................................ 33

4.1

Kế hoạch dự kiến.................................................................................................... 33

4.2

Từ điển cơ sở dữ liệu GIS ...................................................................................... 34

4.2.1

Bản đồ nền ........................................................................................................................34

4.2.2

Hệ thống nước thải............................................................................................................35

4.2.3

Hệ thống nước thải phiên bản mới....................................................................................38

4.2.4

Vận hành & Quản lý...........................................................................................................38

4.2.5

Quản lý khách hàng...........................................................................................................39

5 MỤC LỤC BẢNG BIỂU

Hình 1: Từ dữ liệu đến kiến thức............................................................................................. 2

Hình 2: Minh họa các lỗi hình học ........................................................................................... 4

Hình 3: Ảnh hoạt động kiểm tra đường ống ............................................................................ 5

Hình 4: Mô hình lợi ích hồ sơ tài sản của GIS......................................................................... 7

Hình 5: Cơ cấu tổ chức của Hệ thống hồ sơ tài sản (Phòng kỹ thuật).................................... 7

Hình 6: Minh họa mối liên hệ giữa các phòng ban .................................................................. 8

Hình 7: Khảo sát địa điểm khách hàng sử dụng máy GPS ..................................................... 9

Hình 8: Cấu trúc của sản phẩm ESRI.................................................................................... 15

Hình 9: Thiết kế hệ thống ...................................................................................................... 17

Hình 10: Cấu trúc phát triển tại 3 mức độ.............................................................................. 18

Hình 11: Minh họa mô hình dữ liệu ....................................................................................... 20

Hình 12: Mô tả bảng từ điển dữ liệu...................................................................................... 20

Hình 13: Hệ thống hoạt động qua các mô đun khái niệm...................................................... 22

Hình 14: Minh họa giao diện người dùng GIS ....................................................................... 23

Hình 15: Xây dựng cơ sở dữ liệu bản đồ nền ....................................................................... 24

Hình 16: Tổ chức cơ sở dữ liệu theo các chủ để .................................................................. 24

Hình 17: Bản đồ nền và cơ sở dữ liệu nước thải .................................................................. 25

Hình 18: Chuyển đối các bản vẽ AutoCAD sang GIS............................................................ 26

Hình 19: Đăng ký van của mạng lưới nước thải.................................................................... 27

Hình 20: Đăng ký thông tin thuộc tính của đường ống nước thải ......................................... 27

Hình 21: Luồng công việc cho quản lý các khiếu nại............................................................. 29

Hình 22: Giao diện quản lý hóa đơn...................................................................................... 30

Hình 23: Phân tích xu hướng/thời gian ................................................................................. 31

Hình 24: Báo cáo bản đồ chuyên đề ..................................................................................... 31

Hình 25: Thanh chỉ dẫn quản lý (MIP)................................................................................... 32

Hình 26: Kế hoạch thực hiện................................................................................................. 33


HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN

1
1 GIỚI THIỆU
1.1 Mục đích
Mục đích của tài liệu hướng dẫn “Lập hồ sơ tài sản” này nhằm giải thích cũng như hướng
dẫn người điều hành quản lý nước thải tại các tỉnh thành trên toàn quốc hiểu rõ hơn về hệ
thống. Hồ sơ tài sản là một bộ phận hỗ trợ việc quản lý tài sản, bao gồm các tài liệu liên
quan đến địa điểm, loại hình và tình hình tài sả
n cố định của doanh nghiệp, cũng như lập kế
hoạch và ghi chép vận hành & bảo dưỡng như các chi phí và các nguồn lực liên quan. Tài
liệu miêu tả các yếu tố cơ bản để thực hiện quản lý tài sản phát sinh và liệt kê chi tiết các
giai đoạn triển khai liên quan đến nước thải, quá trình hoạt đông, mạng lưới, lắp đặt, hoạch
định, bảo dưỡng, khách hàng, hóa đơn, và tài liệu cũng như mô tả
giao diện hệ thống.
Tài liệu này hướng dẫn cách thức các doanh nghiệp thu thập các thông tin hiện có để đưa
vào quản lý một cách tập trung, sau đó xác định các công cụ, các quy trình cập nhật thông
tin để đảm bảo thông tin luôn được sống, tài liệu cũng quy định cách thức chia sẻ thông tin
giữa các phòng ban tùy theo trách nhiệm và nhiệm vụ.
Hiện nay do xu thế phát triển, nhiều nghị định mới đã và sẽ được ban hành trong thời gian
tới liên quan đến Qu
ản lý nước thải, do đó trách nhiệm nghiên cứu cũng như giúp nền kinh
tế ổn định bền vững sẽ góp phần tích cực cho việc tham gia vào quá trình nâng cao chất
lượng dịch vụ cũng như đáp ứng các nhu cầu của người dân. Và điều này có nghĩa là các
công ty cũng sẽ bắt đầu việc lập hợp đồng với khách hàng sử dụng dịch vụ và trả phí nước
thải.
Cu
ối cùng, tài liệu tài sản là một công cụ trợ giúp đắc lực cho quá trình phát triển quản lý tài
sản, đây là cách tốt nhất đối với việc quản lý tài sản dài hạn thông qua Hệ thống thông tin địa
lý.

Tài liệu hướng dẫn có các yêu cầu sau:

•
Nhu cầu cần được đáp ứng là gì?
•
Cách tối ưu để thực hiên?
•
Các triển khai chủ yếu

1.2 Ứng dụng GIS đối với Quản lý tài sản
1.2.1 Định nghĩa GIS
Hệ thống thông tin địa lý (GIS) là một hệ thống quản lý các dữ liệu không gian và thuộc tính.
Nói cách khác, GIS là một hệ thống phần mềm có khả năng tích hợp, lưu trữ, biên tập, phân
tích và hiển thị các thông tin địa lý liên quan. GIS là một công cụ “bản đồ thông minh” cho
phép người dùng có thể tạo ra những truy vấn tương tác (chức năng tìm kiếm cho người sử
dụng), phân tích các thông tin không gian và biên tập dữ liệu.



HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN



2
1.2.2 Các ứng dụng GIS trong Quản lý tài sản




Hình 1: Từ dữ liệu đến kiến thức

Kế hoạch và lắp đặt

Các Công ty nước thải ứng dụng GIS để vẽ bản đồ các hệ thống cấp nước và liên kết chúng
với các cơ sở dữ liệu, các đối tượng như phân đoạn ống, van, trạm bơm, các tuyến và thiết
bị của hệ thống liên quan khác.

Lắp đặt

Các công ty nước thải thường chịu trách nhiệm lắp đặt và/hoặc giám sát tiến độ triển khai
các thiết bị hạ tầng mới hoặc thay thế các thiết bị cũ. Hệ thống GIS giúp các Công ty nước
thải theo dõi các thông tin liên quan đến các dự án, cấp phép, quản lý công việc, kiểm tra,
lắp đặt…

Tài sản tồn kho

Cập nhật đầy đủ thông tin liên quan đến tài sản, cơ sở hạ tầng cấp thoát nước để có được
bức tranh tổng quát nhất.
Các đối tượng tích hợp ảnh trong GIS cho phép lưu giữ và hiển thị ảnh, kết hợp giải thích và
mô tả các vấn đề hỏng hóc của đường ống (điểm mống, mỡ bôi trơn, và các vấn đề khác).
Bản đồ, các bản vẽ và ả
nh có thể kết hợp với van, miệng ống, và các đặc tính khác cung
cấp các thông tin hữu ích cho người sử dụng.

Hoạt động: vận hành và bảo dưỡng

Nhiều tiện ích được khám phá qua hệ thống GIS cho việc cải tiến hoạt động hàng ngày như
hệ thống GIS có thể được sử dụng qua mạng và tích hợp với các loại dữ liệu liên quan như
ảnh raster và các bản vẽ CAD, khi lựa chọn không gian GIS và công cụ hiển thị, GIS cho
phép người dùng hiển thị kế hoạch công việc, các hoạt động vận hành tiếp theo, thời gian
thực hiện bảo dưỡng định k
ỳ và các thông tin hiện hữu khác.

Các đặc tính hình học của cơ sở dữ liệu GIS có thể hỗ trợ tìm đường theo mạng lưới và
được sử dụng để phân tích các đặc tính cụ thể tác động từ các tình huống như tắc nghẽn, rò

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN


3
rỉ, các điểm hỏng hóc của hệ thống thoát nước…GIS có thể thực hiện các hoạt động và các
nhiệm vụ bảo dưỡng khác nhau bao gồm sắp xếp công việc và quản lý hàng tồn kho,
SCADA…

Dịch vụ khách hàng

Để cải thiện mối quan hệ khách hàng, quản lý và lưu tất cả các thông tin liên quan đến mỗi
khách hàng như thông tin liên hệ, phân loại khách hàng, phân tích thêm thông tin của mỗi
khách hàng và hợp đồng …
Hệ thống GIS cung cấp các giải pháp có thể giải quyết dễ dàng các vướng mắc bằng cách
ghi chép các thông tin khiếu nại một cách chi tiết như: thông tin khách hàng, hình thức khiếu
nại và địa điểm khiếu nại. Từ đó, kiểm tra và giải quyết các khiếu nại qua việc quản lý các
hoạt động này, thậm chí phân tích các tình huống liên quan đến rò rỉ nếu có thể.

Quản lý tài chính: Hệ thống hóa đơn

Tài chính và quản trị cung cấp cho người sử dụng cách thức kiểm tra công việc quản trị
nhằm hỗ trợ các hoạt động vận hành và lên kế hoạch cho doanh nghiệp. Dự toán ngân sách,
phân tích hàng tồn kho, hóa đơn khách hàng, và các chức năng quản trị quan trọng khác có
thể được củng cố thông qua quá trình tích hợp thực hiện các giải pháp GIS tổng thể cho
doanh nghiệp.

Quản lý nguyên vật liệu/hàng tồn kho

Quản trị và lưu kho: nhằm cải thiện các hoạt động liên quan để biết được danh sách nguyên
vật liệu tồn kho, kế hoạch đầu tư và dự toán chi phí hoạt động…

Chia sẻ thông tin

GIS rất tiện ích khi nhập, xuất một định dạng số lượng khác nhau của dữ liệu (Workstation,
AutoCAD, Oracle, Spatial, Mapinfo, ASCII…). GIS là hệ thống tiêu chuẩn cung cấp tất cả các
giao diện có thể liên kết với các hệ thống khác hay các công nghệ khác như GPS, SCADA,
phần mềm mô phỏng thủy hệ, hệ thống hóa đơn ngoài…

Quảng cáo

GIS giúp các công ty công bố tài liệu ra công chúng (bảng phí, hoạch định, báo cáo hoạt
động…) cũng như giúp công ty giữ các mối quan hệ với khách hàng hoặc các bên có thẩm
quyền nhằm chứng minh lợi ích liên quan đến môi trường, dịch vụ khách hàng…

Hệ thống thông tin quản lý (MIS)

GIS tập trung phần lớn các thông tin trong một cơ sở dữ liệu với các thông tin địa lý và thuộc
tính cho tất cả miền can thiệp của công ty. GIS còn cung cấp các công cụ phân tích để có
thể hiểu được các tình huống, kế hoạch tốt hơn cho tương lai như việc thay thế đường
ống...
GIS cho phép các doanh nghiệp tạo ra vô số phương pháp:
•
Tính toán
•
Phân tích thống kê
•
Phân tích bản đồ chuyên đề

•
Danh sách báo cáo
•
Hướng dẫn thực hiện báo cáo

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN



4

1.3 Lợi ích nhà cung cấp dịch vụ mang lại cho (công ty)
1.3.1 Lợi ích chung
Cập nhật tài sản thường xuyên: Mọi thông tin liên quan đến đường ống, cơ sở hạ tầng
nước thải, rò rỉ, khách hàng, khiếu nại…có thể đăng nhập dễ dàng vào hệ thống, các cán bộ
nhân viên tại các phòng ban, Giám Đốc luôn biết được tình trạng hiện tại của hệ thống/công
ty.
Thông tin chính xác kịp thời: Ban đầu công ty có thể sử dụng file dữ liệu dạng AutoCAD
hay định dạng vă
n bản cho việc quản lý, và việc xác định vị trí đường ống, miệng ống không
thể chính xác. Tuy nhiên với hệ thống GIS, doanh nghiệp sẽ biết chính xác nơi đặt đường
ống, miệng ống, vị trí hỏng hóc của đường ống, hệ thống GIS giúp doanh nghiệp xây dựng
mô hình mạng lưới tốt hơn và chính xác hơn tránh được các lỗi như trùng lặp hay các lỗi
khác…(xem hình 2).



Hình 2: Minh họa các lỗi hình học

Tăng hiệu suất: Mạng đường ống có thể được đăng nhập nhanh chóng qua hệ thống GIS,

doanh nghiệp có thể xác định vị trí rò rỉ của khách hàng một cách nhanh nhất. Với GPS kết
hợp với GIS, việc khảo sát thực địa sẽ nhanh chóng hơn, điều này giúp cho việc quản lý và
thiết kế dễ dàng và nhanh chóng …
Cải thiện sự liên kết giữa các nhóm và các phòng ban: Với hệ thống GIS, phòng kỹ thuậ
t
có đầy đủ các thông tin khách hàng, thông tin hóa đơn cho các hoạt động thiết kế. Phòng
kinh doanh có thể xem xét mạng lưới đường ống để trả lời các câu hỏi của khách hàng.
Phòng kế hoạch có đầy đủ các thông tin liên quan đến kế hoạch trong 6 tháng, 1 năm tới,
Ban giám đốc có các báo cáo về hoạt động kinh doanh của công ty, mọi nhân viên trong
công ty có thể truy cập vào hệ thống để tìm kiếm thông tin. Việc quản lý người dùng sẽ cho
biết ai có nhiệm vụ thực hiện ph
ần việc nào và các báo cáo nào…
Nâng cao Quản lý tài sản: Giúp doanh nghiệp biết được vị trí của các đường ống sau 5
năm, 10 năm, cũng như các thông tin khác như nơi sản xuất đường ống, với nguyên liệu gì,
các thông tin vận hành và bảo dưỡng khác…Khi áp dụng hệ thống GIS, doanh nghiệp sẽ
nhận biết được các thông tin về đường ống đã bị loại bỏ.
Thực hiện kế hoạch bảo dưỡng tố
t hơn: Thông qua hệ thống GIS, doanh nghiệp có thể
biết được chiều dài của đường ống được lắp đặt, hay có bao nhiêu máy bơm cần bảo trì vào
tháng tới. Nếu khách hàng thay đổi về số lượng, hệ thống sẽ tự động nhận biết và báo cáo
sự thay đổi cùng một lúc.
Hiển thị tốt hơn: Với hệ thống GIS, người dùng có thể nhìn được các góc thông qua bản đồ
mạng lướ
i đường ống cộng các thông tin khác như vật liệu ống, năm lắp đặt đường ống,

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN


5
luồng nước…Do đó người kỹ sư có thể đưa ra các quyết định chính xác như (lựa chọn

không gian và các công cụ hiển thị cho phép người dùng nắm bắt được công việc theo kế
hoạch, các hoạt động đang diễn ra, bảo dưỡng định kỳ, và các thông tin hiện hữu khác).
Tích hợp được nhiều thông tin trong hệ thống: Với hệ thống GIS, doanh nghiệp có thể
quản lý được nhiều thông tin như: xem hi
ện trạng đường ống quá các phim hay ảnh chụp,
bản vẽ hoàn công, tài liệu thiết kế trên AutoCAD, hệ thống cũng kết nối với hệ thống SCADA
(nếu cần)…Bản đồ, bản vẽ, và ảnh có thể kết hơp với van, miệng ống, và các đặc tính khác
nhằm cung cấp các thông tin đầy đủ cho người dùng.



Hình 3: Ảnh hoạt động kiểm tra đường ống

Tính năng phân tích ngập lụt do mưa lớn gây ra: Với hệ thống GIS về phần mềm phân
tích thủy động lực học nâng cao, người dùng có thể xây dựng mô hình 3D, sau đó tiến hành
các phân tích hệ thống thông tin địa lý để nhận biết được khu vực bị ngập lụt.
Tính năng báo cáo và tìm đường theo mạng lưới: Đặc điểm hình học của cơ sở dữ liệu
GIS có thể hỗ trợ tìm
đường theo mạng lưới và được sử dụng để phân tích các ứng dụng về
phân tích mạng lưới như tìm khu vực rò rỉ, nghẹt.. do sự cố, đóng mở van…
Tính năng tài chính và quản trị: Tài chính và quản trị cung cấp cho người sử dụng cách
thức kiểm tra công việc quản trị chính nhằm hỗ trợ các hoạt động điều hành và lên kế hoạch
trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách, phân tích hàng tồn kho, hóa đơn khách hàng, và
các chức n
ăng quản trị quan trọng khác có thể được củng cố thông qua quá trình tích hợp
thực hiện các giải pháp GIS tổng thể cho doanh nghiệp.
Theo dõi thông tin dễ dàng: Hệ thống GIS có thể được sử dụng để theo dõi quá trình bảo
dưỡng, tình trạng của tài sản như đường ống nước, van nước, vòi nước, đồng hồ, thiết bị
lưu kho, ống thoát nước và miệng ống.

1.3.2 Lợi ích của việc vận hành hàng ngày

Lợi ích của việc vận hành hệ thống hàng ngày: lợi ích ngắn hạn cho các hoạt động hàng
ngày, và lợi ích dài hạn sau một vài năm, khi hệ thống GIS được tích hợp hoàn toàn và chức
năng sử dụng là 100%.
Lợi ích của việc ứng dụng GIS trong ngành nước thải:
•
Thay thế kịp thời
•
Đáp ứng nhu cầu liên quan đến quản lý tài sản
•
Theo dõi các khiếu nại của khách hàng
•
Giảm thiểu rò rỉ
•
Sửa chữa và thay thế kịp thời

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN



6
•
Lập kế hoạch, thiết kế hệ thống mạng lưới
•
Nâng cao khả năng vận hành hệ thống hàng ngày
•
Nắm vững các hoạt động liên quan đến dự án
•
Quản lý nhân viên hiệu quả

•
Tra cứu thông tin nhanh chóng: không lãng phí thời gian như tìm bản vẽ cho một đặc
tính (ống, van…), địa điểm của khách hàng…

1.3.3 Lợi ích dài hạn

Lợi ích của việc ứng dụng GIS trong ngành nước thải:
•
Mẫu và dự thảo nhu cầu
•
Theo dõi chất lượng nước
•
Môi trường trong sạch hơn
•
Hoạch định hệ thống thoát nước
•
Giảm thiểu hỏng hóc
•
Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn (bao gồm theo dõi khiếu nại)
•
Chi phí hoạt động thấp
•
Công nghệ tiến tiến và tiết kiệm chi phí
•
Tính toán chi phí dịch vụ hiệu quả
•
Tăng cường tính năng quản lý tài sản
•
Tính toán phí dịch vụ
•

Áp dụng công nghệ mới vào quản lý
•
Theo dõi thành phần nước thải
•
Nâng cao quản lý tài sản
•
Chất lượng mạng lưới tốt: (Chất lượng sẽ được cải thiện thông qua quá trình bảo
dưỡng, có nghĩa là giảm sự xuống cấp, thay thế hay sửa chữa đường ống).
•
Dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo




HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN


7

Hình 4: Mô hình lợi ích hồ sơ tài sản của GIS

2 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG
2.1 Cấu trúc hệ thống
Yêu cầu cấu trúc hệ thống hồ sơ tài sản của Công ty nước thải phải rõ ràng. Đối với phương
pháp tiếp cận thực tế, hệ thống hồ sơ tài sản phải được thực hiện bởi phòng kỹ thuật vì các
phần chính trong hệ thống sẽ liên quan đến hoạt động, trách nhiệm của nhân viên trong
phòng. Sau đó, phòng kỹ thuật sẽ phải liên kết với các phòng ban khác để chia sẻ thông tin
liên quan
đến các phần việc cụ thể như khách hàng, hóa đơn, kế hoạch
Hệ thống hồ sơ tài sản được cung cấp cho 4 phòng, hoặc các phòng khác với cùng một

phương pháp (nếu cần):
•
Phòng kỹ thuật
•
Phòng kế hoạch
•
Phòng khách hàng
•
Phòng tài chính



Hình 5: Cơ cấu tổ chức của Hệ thống hồ sơ tài sản (Phòng kỹ thuật)

Phòng kỹ thuật chịu toàn bộ trách nhiệm phần Quản lý tài sản (mạng lưới và cơ sở hạ tầng
nước thải) và Quản lý vận hành, và các trách nhiệm khác. Do đó, doanh nghiệp nên chia
thành nhiều tiểu khu để quản lý tốt hơn.

Chức năng của Phòng kỹ thuật và mô tả công việc:

•
Quản lý GIS: Mạng LAN, phần cứng, phần mềm, và quản lý GIS cho toàn công ty
•
Đăng ký thông tin cơ sở vật chất và đăng nhập đường ống nước thải: người vận
hành duy trì các thông tin trên cơ sở dữ liệu GIS bằng cách tạo mới/cập nhật dữ liệu
(Đăng nhập thời gian thực) hoặc bằng cách nhập thông tin có sẵn CAD).
•
Đăng ký thông tin vận hành/ bảo dưỡng: người vận hành duy trì các thông tin liên
quan đến các khiếu nại, rò rỉ, thay thế, sửa chữa …Người vận hành sẽ có trách nhiệm
quản lý theo thời gian biểu cho hoạt động bảo dưỡng như rửa bằng tia nước, theo

dõi/kiểm tra…
•
Lắp đặt: Phân công nhóm chịu trách nhiệm lắp đặt đường ống, thiết bị lắp đặt cho các
hộ gia đình, sửa chữa van…

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN



8
•
Quản lý báo cáo: người vận hành phải cung cấp các phân tích thống kê hoặc theo chủ
đề về cơ sở vật chất và đường ống nước thải, cũng như tu sửa/ bảo dưỡng.
•
Nguyên vật liệu/hàng tồn kho: Phòng kỹ thuật liên kết với bộ phận kho duy trì cập nhật
thông tin liên quan đến nguyên vật liệu trong kho. Điều này được sử dụng trong kế hoạch
tu sửa/ bảo dưỡng.

Chức năng của Phòng kế hoạch và mô tả công việc:

•
Hoạch định: người vận hành và kỹ sư lập kế hoạch cho phần mở rộng của dự án, bao
gồm dự toán chi phí, tính khả thi, và quản lý tiến độ dự án.
•
Quản lý báo cáo: người vận hành phải cung cấp kế hoạch của dự án, dự toán ngân
sách theo tháng, năm…

Chức năng của Phòng khách hàng và mô tả công việc:

•

Quản lý khách hàng: đăng nhập, quản lý thông tin, hợp đồng.
•
Các khiếu nại: Trung tâm dịch vụ khách hàng ghi nhận các khiếu nại của khách
hàng, và báo cáo/ phân tích.

Chức năng của Phòng Tài chính và mô tả công việc:

•
Hệ thống hóa đơn: in ấn hóa đơn, thu thập, quản lý công nợ…Trong trường hợp hóa
đơn được công ty câp nước thu, Phòng tài chính có trách nhiệm liên hệ với công ty cấp
nước.
•
Quản lý báo cáo cho việc phân tích và lịch sử hóa đơn



Hình 6: Minh họa mối liên hệ giữa các phòng ban


Tất cả các phòng ban liên quan đến hệ thống hồ sơ tài sản sẽ phải định rõ dạng dữ liệu và
các yêu cầu như hành động ban đầu.
Quy trình vận hành theo tiêu chuẩn (SOP) phải được định nghĩa nhằm giải thích mối quan
hệ giữa các phòng ban và tiểu ban. Doanh nghiệp cũng sẽ phải nhận dạng SOP trong việc

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN


9
thu thập và xử lý dữ liệu. Để đảm bảo công việc đạt hiệu quả, mọi cán bộ trong công ty nên
trả lời các câu hỏi sau đây:

•
Ai là người xác định quy trình vận hành?
•
Ai là người bắt đầu quy trình vận hành?
•
Ai sẽ thực hiện các bước khác nhau trong quy trình?
•
Ứng dụng quy trình như thế nào?
•
Kiểm tra xác nhận các bước trong quy trình bằng cách nào?
•
Kiểm soát quy trình bằng cách nào?

Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm một quy trình hoặc xác định các quy trình như nhau.

Ví dụ - Khảo sát địa điểm các hộ gia đinh có cùng dữ liệu:

•
Nhân viên kỹ thuật bắt đầu quy trình xác định vị trí khảo sát
•
Phải có 1 người vận hành chuẩn bị và in ấn tất cả các bản đồ khổ A3 tỉ lệ 1:2000.
•
Phải có 1 nhóm chịu trách nhiệm phần công việc liên quan đến sử dụng bản đồ in, sau
đó thông báo cho nhân viên kỹ thuật khi công việc hoàn tất.
•
Nhân viên kỹ thuật đăng nhập các thông tin mới vào cơ sở dữ liệu GIS.



Hình 7: Khảo sát địa điểm khách hàng sử dụng máy GPS

2.2 Yêu cầu nhân sự cho Thu thập dữ liệu và Quản lý dữ liệu
Cấu hình mặc định có thể thích ứng với từng Công ty nước thải phụ thuộc vào quy mô và
các yêu cầu của Công ty. Trên thực tế, một doanh nghiệp với 5.000 khách hàng - hộ gia đình
với mạng lưới đường ống 100km không cần đến một số lượng người khảo sát hay điều
hành máy tính như đối với một doanh nghiệp với mạng lưới 60.000 hộ gia đình và mạng lưới
đường ống 500 km.
Tài li
ệu này mô tả yêu cầu về nhân sự như một hướng dẫn, tuy nhiên con số cũng sẽ phù
hợp với nhu cầu của công ty.

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN



10
Đối với một phương pháp tiếp cận thực tế, những cá nhận chịu trách nhiệm thực hiện Khảo
sát địa điểm khách hàng phải hoàn toàn độc lập với những cá nhân chịu trách nhiệm Quản lý
dữ liệu. Đó cũng là lý do hai phần việc này tách biệt hoàn toàn với nhau. Tuy nhiên đối với
những công ty có quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức này lại khá tốn kém, do đó cũng khó để tích
hợp các chứ
c năng này theo đó chỉ có một người chịu trách nhiệm thu thập và quản lý dữ
liệu.
Yêu cầu về nhân sự được đưa ra trên cơ sở các hoạt động hàng ngày của Công ty, ngoại
trừ giai đoạn đầu của quá trình Thu thập dữ liệu để xây dựng cơ sở dữ liệu. Giai đoạn đầu
tiên này bao gồm rất nhiều công việc vì rất nhiều dữ liệu cần ph
ải được khảo sát và giải
pháp tốt nhất cho các công ty thường là thuê ngoài.

2.2.1 Thu thập dữ liệu (khảo sát địa điểm khách hàng)

Đối với mạng lưới đường ống nước thải và các cơ sở vật chất:
• Các cán bộ chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu phải là những cán bộ của đội xây dựng cơ
sở dữ liệu, gồm 2 người chuyên trách thu thập dữ liệu sử dụng GPS, bản đồ in hoặc bản
in được thiết kế trước.
• Ví dụ khi những cán bộ này phải thu thập dữ liệu trong quá trình bảo dưỡng (chụp ảnh
đường ống, sự xuống cấp c
ủa đường ống, và các thông tin liên quan khác…)
• Yêu cầu: Những cán bộ này phải có kiến thức chuyên môn về nước thải tốt, ưu tiên
những cán bộ có kiến thức về bản đồ.
• Tổ chức đào tạo về GPS, Mapping, Các phương pháp luận và các khái niệm GIS.

Đối với hệ thống quản lý khách hàng và lập hóa đơn cho khách hàng:

• Phải có một người chịu trách nhiệm về địa chỉ liên hệ của khách hàng/ đấu nối hộ gia
đình, cũng như các thông tin liên quan khác.
• Yêu cầu: Người này tối thiểu phải có kiến thức về bản đồ.
• Tổ chức đào tạo về GPS, Mapping, Các phương pháp luận và các khái niệm GIS.

Đối với cả 2 vị trí trên, những người có kỹ năng máy tính tốt sẽ được ưu tiên bở
i các công
nghệ mới sẽ được sử dụng một cách tốt nhất.

2.2.2 Quản lý dữ liệu (tại văn phòng)
Đối với mạng lưới đường ống nước thải và cơ sở vật chất:
• Phải có 2 cán bộ chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu và các công việc liên quan tới các cán
bộ thu thập dữ liệu.
• Yêu cầu: Những cán bộ này phải là kỹ sư xây dựng, với chuyên ngành Cấp thoát nước
hoặc Nước thải. Những cán bộ này phải có thao tác máy tính tốt, hiểu biết về AutoCAD
là một lợi thế, bởi hai kỹ năng này sẽ hỗ trợ với nhau tốt hơn và dễ dàng hơ
n với hệ

thống đăng ký đường ống thông qua GIS.
• Tổ chức đào tạo về các khái niệm GIS, sử dụng các ứng dụng GIS (đăng ký đường ống,
tích hợp file dữ liệu dạng AutoCAD, phân tích, báo cáo)


Đối với hệ thống quản lý khách hàng và hóa đơn khách hàng:

• Cần 1 người phụ trách công việc Quản lý khách hàng và phụ trách các khiếu nại của
khách hàng, kết hợp với cán bộ thu thập dữ liệu.

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN


11
• Yêu cầu: Người này phải có kỹ năng giao tiếp tốt bởi họ sẽ trực tiếp làm việc với khách
hàng, đấu nối giữa khách hàng và công ty.
• Tổ chức đào tạo về các khái niệm GIS, sử dụng các ứng dụng GIS (đăng ký khách hàng,
khiếu nại, phân tích, báo cáo)

2.3
Các yêu cầu về đào tạo cho công tác Thu thập dữ liệu và Quản lý dữ
liệu
Tất cả các nhân viên lần đầu tiếp cận với phần mềm GIS cần phải được đào tạo theo
chương trình chuẩn ESRI để có được các kiến thức căn bản về bản đồ (Mapping) và các
khái niệm GIS. Ngoài ra, là các chương trình đào tạo tương ứng với giải pháp GIS áp dụng
với lĩnh vực nước thải.
Đối với mỗi một công ty nước thải sẽ có những yêu cầu khác nhau đố
i với từng nhóm kỹ
thuật. Thậm chí yêu cầu người dùng giống nhau liên quan đến các khải niệm GIS, công ty
nước thải vẫn phải tổ chức các khóa đào tạo. Để phù hợp với thực tế, chương trình đào tạo

được chia thành 3 lĩnh vực:
1. Các nhân viên Khảo sát thu thập dữ liệu

•
Các khái niệm bản đồ: sử dụng bản đồ
•
Sử dụng GPS để thu thập dữ liệu tại địa điểm của khách hàng
•
Áp dụng phương pháp luận: thông tin phản hồi…
2. Điều hành máy tính

•
Đào tạo người dùng về ứng dụng Quản lý hồ sơ tài sản
•
Tư vấn, nâng cấp cơ sở vật chất nước thải, các khách hàng, bản đồ nền
3. Kỹ sư trưởng

•
Phân tích & lập báo cáo các phần việc
•
Các chức năng tiêu chuẩn như xuất sang mô hình số thủy hệ

2.3.1 Bước 1: Giới thiệu về GIS
•
Tất cả các mục giống với khóa đào tạo về khái niệm GIS cơ bản
•
Nghiên cứu bản đồ và GIS?
•
Ứng dụng GIS và cấu trúc tổ chức như thế nào?
•

Định nghĩa các truy vấn của cơ sở dữ liệu GIS,
•
Quan sát dữ liệu và thông tin bản đồ hoặc đồ thị.

Các kỹ năng đạt được:

•
Quan sát đối tượng địa lý và bảng kê dữ liệu
•
Làm việc với các dữ liệu không gian
•
Truy vấn các đối tượng bởi thuật toán logic
•
Tìm kiếm các đối tượng qua hoạt động không gian
•
Sử dụng bản đồ theo chủ đề, in ấn bản đồ



HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN



12
2.3.2 Bước 2: Thu thập dữ liệu cho nhóm
Đối với nhân viên chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu, bao gồm khảo sát (lắp đặt):
•
Giải thích bản đồ (chú giải, tỉ lệ, thông tin vị trí của khách hàng…)
•
Sử dụng GPS bằng cách nào? (Các cách thực hành hiệu quả để lấy được các hệ tọa độ

chính xác)
•
Phương pháp luận khi sử dụng GPS để thu thập các thông tin cụ thể (các điểm nào cần
được khảo sát, quản lý các thông tin bổ sung cho các điểm GPS …)
•
Nhập các dữ liệu GPS vào cơ sở dữ liệu hay chuyển các thông tin cho người phụ trách
kỹ thuật như thế nào.

2.3.3 Bước 3: Quản lý dữ liệu GIS
Đào tạo ứng dụng GIS cho ngành nước thải sẽ được tổ chức theo cấu trúc của hệ thống
hoạt động (Xem 3. Hệ thống hoạt động):
•
Cơ sở dữ liệu
•
Úng dụng GIS nhân
•
Thu thập dữ liệu cho các tài sản hiện tại
•
Chuyển giao dữ liệu của tài sản của dự án KfW
•
Quản lý nước thải
•
Quá trình vận hành và bảo dưỡng
•
Quản lý khách hàng
•
Hoạch định
•
Quản lý người dùng
•

Phân tích và báo cáo dữ liệu
•
Chia sẻ dữ liệu

Các kỹ năng đạt được:

•
Đăng ký đường ống mới kết hợp với các thông tin về van, sử dụng thanh công cụ
Wastewater Editor.
•
Định nghĩa quá trình hoạt động mới cho việc thay thế đường ống, sử dụng thanh công cụ
Operation Editor.
•
Làm việc với quy tắc mạng hình học
•
Lên kế hoạch cho các hoạt động bảo dưỡng
•
Sử dụng các công cụ phân tích tiêu chuẩn và báo cáo
•
Xuất các dữ liệu lựa chọn cho định dạng khác
•
Quản lý thông tin hóa đơn và khách hàng
•
Quản lý thông tin rò rỉ và khiếu nại của khách hàng

2.4 Các yêu cầu đối với văn phòng
Mỗi bộ phận có trách nhiệm khác nhau liên quan đến lập hồ sơ tài sản, và một vài phần của
tài sản cần được bảo mật nhằm đảm bảo rằng thông tin không bị phát tán (ví dụ: tên, địa chỉ
khách hàng, hay mọi vấn đề tài sản tài chính liên quan).