BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG hóa XUẤT KHẨU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN THỊ TƯỜNG VÂN

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG
BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV VẬN TẢI VÀ THƯƠNG
MẠI VIỆT HOA

TP. Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2015


TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Sinh viên: TRẦN THỊ TƯỜNG VÂN
MSSV: 1154010742
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG
BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV VẬN TẢI VÀ THƯƠNG
MẠI VIỆT HOA
Ngành: Quản trị kinh doanh
Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế
Giảng viên hướng dẫn: ThS. LÊ TUẤN ANH

TP. Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2015

LỜI CẢM ƠN
Trong những năm ngồi trên ghế giảng đường trường Đại Học Mở TP HCM,
nhờ sự chỉ dạy tận tình của thầy cô, em cảm thấy rất vui và hạnh phúc. Em đã được
thầy cô truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm về chuyên ngành Kinh doanh
quốc tế cũng như kiến thức và kĩ năng để em vững bước vào tương lai. Em xin gửi
đến quý thầy cô trường Đại Học Mở Tp HCM lời cảm ơn chân thành và sâu sắc
nhất. Em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Tuấn Anh đã giúp em hoàn thành báo cáo
thực tập này, đã tận tình chỉ bảo những sai sót và hướng dẫn cho em bổ sung, sửa
đổi giúp cho báo cáo thực tập được hoàn thiện hơn.
Trong quá trình thực tập tại công ty Việt Hoa em có cơ hội được tiếp xúc với công
việc thực tế để có thể áp dụng được những lý thuyết em đã được học tại trường vào
thực tiễn. Nhờ đó, em đã hiểu thêm nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu,
giúp em thêm tự tin và gợi mở nhiều hướng việc làm để em dễ có cơ hội nghề
nghiệp sau này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các
cô chú, anh chị trong công ty Việt Hoa, đã tạo điều kiện cho em hiểu thêm những
kiến thức ngoài thực tế qua những lần giao nhận hàng xuất nhập khẩu.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn và kính chúc quý thầy cô trường Đại học
Mở Tp. HCM sức khỏe thật tốt để tiếp tục dẫn đường cho các bạn sinh viên tiếp
bước. Chúc ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên công ty Việt Hoa luôn
gặt hái được nhiều thành công trong công việc.

Trần Thị Tường Vân


XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................

.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................


MỤC LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM...........................................................................i
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH...........................................................................i
TRẦN THỊ TƯỜNG VÂN.........................................................................................i
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP.................................................................i
CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG
HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV VẬN TẢI
VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT HOA................................................................................i
TP. Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2015........................................................................i
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM..........................................................................ii
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH.........................................................................ii
Sinh viên: TRẦN THỊ TƯỜNG VÂN.......................................................................ii
MSSV: 1154010742..................................................................................................ii
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp...................................................................................ii
CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG
HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV VẬN TẢI
VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT HOA...............................................................................ii
Ngành: Quản trị kinh doanh......................................................................................ii
Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế..........................................................................ii
Giảng viên hướng dẫn: ThS. LÊ TUẤN ANH...........................................................ii
TP. Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2015.......................................................................ii
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................iii
XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP..................................................................ii
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN...................................................iii
MỤC LỤC................................................................................................................ iv
PHẦN 1: MỞ ĐẦU...................................................................................................1
PHẦN 2..................................................................................................................... 3
THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV–VT VÀ TM VIỆT HOA......................3
2.2.4 Các nguyên nhân ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận............................31
3.1.2 Thách thức..............................................................................................35

3.3.1 Giải pháp 1: Tối thiểu hóa các chi phí....................................................37
KẾT LUẬN.............................................................................................................47
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................48
PHỤ LỤC DANH MỤC CHÚ THÍCH...................................................................49
Phụ lục danh mục chú thích.................................................................................................49


PHẦN 1: MỞ ĐẦU
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang hoạt động trong môi trường kinh
doanh đầy biến động, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong
bối cảnh toàn cầu hóa như hiện nay. Trong nền kinh tế hội nhập, các hoạt động xuất
nhập khẩu và vận tải ngày càng phát triển, đã trở thành mảnh đất màu mỡ cho sự
phát triển của ngành giao nhận.
Thực tế cho thấy ngành giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận tải
biển nói riêng đang phát triển mạnh mẽ do quy mô của các hoạt động xuất nhập
khẩu tăng lên nhanh chóng. Tuy nhiên, vấn đề giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc
tế không đơn giản như vận chuyển hàng hóa nội địa. Nó là cả một quy trình, một
chuỗi mắt xích nghiệp vụ gắn kết với nhau, đòi hỏi người thực hiện các dịch vụ giao
nhận hàng hóa phải am hiểu các kĩ thuật và vững về chuyên môn. Vì vậy, vấn đề
cấp thiết hiện nay là phải có những biện pháp để nghiên cứu, hoàn thiện hơn nữa về
quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển để đẩy mạnh hoạt động
giao nhận hàng hóa mang lại nhiều giá trị cho công ty qua đó góp phần vào sự phát
triển của ngành vận tải của Việt Nam, nâng cao năng lực cạnh tranh với các nước
khác trên thế giới.
Vì vậy, trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và Thương
Mại Việt Hoa cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị nhân viên trong công
ty, em quyết định chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận
hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và
Thương Mại Việt Hoa” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp.

1.2 MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN BÁO CÁO THỰC
TẬP TỐT NGHIỆP
* Mục tiêu báo cáo thực tập
Báo cáo nhằm tìm hiểu và đánh giá một cách tổng quát về tình hình kinh doanh
của công ty Việt Hoa trong thời gian qua, các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

nhận nhập khẩu của công ty. Chỉ ra những điểm mạnh và yếu ảnh hưởng đến việc
nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận đường biển.
Rút ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất
khẩu, khắc phục khó khăn, hướng tới đẩy mạnh các dịch vụ giao nhận vận tải của
công ty.
* Phạm vi nghiên cứu
Báo cáo được nghiên cứu dựa trên tình hình quy trình giao nhận vận tải đường
biển của công ty TNHH Việt Hoa trong những năm gần đây.
Báo cáo được nghiên cứu tại thị trường Việt Nam từ năm 2010 đến nay.
* Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp được sử dụng chủ yếu trong báo cáo thực tập là:
- Phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh đối chiếu: được thực hiện để nêu lên
những đánh giá, nhận định, từ đó nêu lên các kiến nghị.
- Phương pháp thống kê, thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Phương pháp thu
thập dữ liệu sơ cấp chủ yếu dựa trên những thông tin về doanh nghiệp, đặc điểm
dịch vụ, thị trường.
1.3 MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
Em thực tập chủ yếu tại phòng kinh doanh, bộ phận Giao nhận. Các công
việc chính của em trong quá trình thực tập là:

- Đến cảng (cảng Cát Lái, và cảng VICT) và các khu chế xuất để tìm hiểu quy
trình các dịch vụ giao nhận tại cảng, khai báo, thủ tục hải quan.
- Tìm hiểu tình hình và hoạt động kinh doanh của công ty.
1.4 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN
Báo cáo thực tập gồm có 4 phần chính sau:
Phần 1: Mở đầu: giới thiệu chung về báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phần 2: Hiện trạng: Giới thiệu sơ lược về công ty thực tập, và đánh giá tình
hình thực tế về kế hoạch kinh doanh tại công ty
Phần 3: Giải pháp: Đề xuất các giải pháp để cải thiện tình hoạt động kinh
SVTH: Trần Thị Tường Vân

2

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

doanh của công ty
Phần 4: Kết luận

PHẦN 2
THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ
XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
DV–VT VÀ TM VIỆT HOA
2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DV–VT & TM VIỆT
HOA
2.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH DV-VT & TM Việt Hoa1

 Gíới thiệu chung
Dịch vụ vận tải, giao nhận ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quan
trọng của mình trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế đối ngoại. Từ khi nước ta
mở rộng giao thương với các nước trên thế giới, nhiều công ty nước ngoài thấy
được Việt Nam là thị trường tiềm năng. Từ đó đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu
vào nước ta. Sự phát triển đó tất yếu dẫn đến sự gia tăng nhu cầu về dịch vụ. Để đáp
ứng được điều này, giao nhận và kho vận Việt Nam đã có những thay đổi kịp thời
nhằm thỏa mãn nhu cầu về dịch vụ giao nhận cũng như nhu cầu chuyên chở hàng
hóa, góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tăng trưởng và mở rộng thị trường
vận tải giao nhận container đường biển.
Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải Thương Mại Việt Hoa là một trong những
công ty ra đời trong hoàn cảnh trên. Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải
Việt Hoa được thành lập vào tháng 9 năm 1995 theo Giấy phép Kinh doanh số
4102000806 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp.
 Tên giao dịch tiếng việt: Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương
Mại Việt Hoa.
1

Nguồn: />
SVTH: Trần Thị Tường Vân

3

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

 Tên giao dịch quốc tế: Viethoa Transport Service & Trading Co., Ltd.
 Vốn điều lệ: 5.000.000 USD
 Tổng Giám đốc: Ông Dương Thành Khuấn.
 Số lượng nhân viên: 300 nhân viên
Mạng lưới: Tập đoàn Việt Hoa có 03 công ty và 04 chi nhánh, liên kết rộng khắp
với hãng tàu, hãng hàng không, đại lý hãng tàu rộng khắp các tỉnh, thành phố lớn
của Việt Nam và toàn thế giới. Tập đoàn có hệ thống kho bãi với diện tích khoảng
4000 m2 đặt ngay trung tâm thành phố ; đội xe nâng phục vụ bốc dỡ hàng tại kho;
có trên 60 xe chở Container và xe tải nhẹ vận chuyển hàng hóa trên khắp toàn quốc.
-

Văn phòng chính: 284 Nguyễn Tất Thành, phường 13, quận 04, Tp HCM
 Điện thoại: (84) 8 3904 2520/ (84) 8 3825 3969
 Fax: (84) 8 3940 2601
 Website:
 Email:
 Mã số thuế: 0301972094
+ Văn phòng 2: Công ty Cổ phần Việt Hoa Toàn Cầu
 Địa chỉ: 15/7 Đoàn Như Hài, Quận 04, TP Hồ Chí Minh
+ Văn phòng 3: Tổng Công ty Việt Hoa
 Địa chỉ: Số 60, đường 17, phường An Phú, quận 2, Tp. HCM
+ Chi nhánh Hồ Chí Minh:
Địa chỉ: Số 79C, đường Đỗ Xuân Hợp, phường Phước Bình, quận 9, Tp.
HCM
+ Chi nhánh Hà Nội:
 Địa chỉ: 44B Tăng Bạt Hổ, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam.
+ Chi nhánh Hải Phòng:
 Địa chỉ: 136 A2 Bùi Thị Từ Nhiên , Quận Hải An, Thành Phố Hải Phòng,
Việt Nam

SVTH: Trần Thị Tường Vân

4

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

+ Chi nhánh Đà Nẵng:
 Địa chỉ: Block 1 , Phòng 111 Nest Home, Đường Trần Khát Chân,
Phường Mân Thái, Quận Sơn Trà,Thành Phố Đà Nẵng
 Cơ sở vật chất của công ty
-

Kho1: nhà kho – Địa chỉ: 79C Đỗ Xuân Hợp, P. Phước Bình, Quận 9, TP. Hồ
Chí Minh .

-

Đội xe: 40 đầu xe chở container, 15 xe vận tải chở hàng.


-

Quá trình phát triển

Tháng 09/2005 Việt Hoa Group Việt Nam là một trong những doanh nghiệp,

có các giải pháp sáng tạo phát triển thị trường.
-

Tháng 09/2006 nhận danh hiệu “Doanh nghiệp Uy tín về Chất lượng” qua

bình chọn của phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam tổ chức.
-

Tháng 12/2006 Việt Hoa được công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO

9001/2000 do VBQI của Vương quốc Anh công nhận.
-

04/2008: Thành lập Tổng công ty Việt Hoa tại Đà Nẵng.

-

09/2010: Công ty TNHH Dịch vụ Vận Tải & Thương Mại Việt Hoa được kết

nạp là thành viên chính thức của Hiệp hội Giao nhận Kho Vận Việt Nam (VIFFAS).
Từ ngày thành lập cho đến nay, công ty Việt Hoa đã tạo dựng cho mình một
hình ảnh cũng như một thế đứng vững chắc về các hoạt động vận tải và giao nhận,
đăc biệt là kinh doanh xuất nhập khẩu và đã thiết lập những mối quan hệ khá bền
vững với nhiều khách hàng trong và ngoài nước. Công ty luôn hoạt động theo
phương châm:
• Uy tín, tận tâm
• An toàn chất lượng
• Mọi lúc mọi nơi
• Giá cả cạnh tranh

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
SVTH: Trần Thị Tường Vân

5

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

♦ Dịch vụ vận tải
-

Vận tải nội địa.

-

Đại lý vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không.

♦ Uỷ thác xuất nhập khẩu
-

Xuất, nhập khẩu hàng đi các nước.

-

Kí kết hợp đồng thương mại.

♦ Dịch vụ giao nhận
-

Giao nhận hàng hoá nội địa, gom hàng.

-

Dịch vụ thủ tục hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng chuyển cửa khẩu…

♦ Kinh doanh kho bãi
-

Kinh doanh kho bãi trung chuyển phục vụ cho việc tập kết hàng xuất nhập

khẩu của các đơn vị kí gửi.

♦ Đại lý giao nhận cho các công ty ở nước ngoài
-

Hiện nay, Việt Hoa đang làm đại lý cho các công ty giao nhận hàng hoá lớn ở

các nước: HongKong, Nhật, Trung Quốc, EU và Mỹ. Các dịch vụ do đại lý cung
cấp bao gồm: Liên lạc với hãng tàu, liên lạc với hãng tàu thông báo cho khách
hàng...
2.1.3 Hệ thống tổ chức của công ty
 Sơ đồ tổ chức của công ty
Hiện tại số nhân viên của công ty 300 người, được phân bổ trải đều các phòng
ban: phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng kế toán tài vụ. Nhân viên phòng
kinh doanh bao gồm nhân viên của đại lý tàu biển, bộ phận kinh doanh xuất nhập
khẩu, bộ phận kho – vận tải ô tô và bộ phận giao nhận.

SVTH: Trần Thị Tường Vân

6

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

P. HÀNH
CHÍNH

P. KINH
DOANH

P. KẾ TOÁN
TÀI CHÍNH

(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự năm 2013)
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty Việt Hoa (trụ sở chính)
BỘ PHẬN
BỘ PHẬN
BỘ PHẬN

BỘ PHẬN
 LÝ
Chức năng, nhiệm
vụ của các phòng
ban
ĐẠI
CHỨNG
KHO
GIAO
TÀU
VẬN
NHẬN
Công
ty sử dụng mô hìnhTỪ
quản lý trực tuyến
chứcTẢI
năng. Mô hình
này giúp cho
BIỂN
Ô TÔ
ban giám đốc thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn thiện trách nhiệm của
mỗi thành viên trong công ty. Công việc được chuyên môn hóa, mỗi nhân viên đảm
nhiệm một nhiệm vụ riêng, làm tăng hiệu quả làm việc của công ty. Mặt khác, mệnh
lệnh của ban giám đốc cũng được triển khai nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian và
nguồn lực.
• Ban giám đốc: gồm 2 người là giám đốc và phó giám đốc.
-

Giám đốc: Quyết định tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và kế

hoạch đầu tu của công ty, ban hành quy chế quản lý nội bộ. Giám đốc còn chỉ đạo
công tác tuyển dụng nhân sự, bố trí nhân sự và thiết lập mối quan hệ làm việc trong
công ty, chỉ đạo điều hành toàn bộ công tác tổ chức quá trình kinh doanh. Giám đốc
trực tiếp tổ chức chỉ đạo công tác kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
-

Phó giám đốc là người có quyền cao nhất ra các quyết định, nhưng vẫn chịu

SVTH: Trần Thị Tường Vân

7

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có trách nhiệm về các lĩnh vực và thực hiện các
công việc khi giám đốc đi công tác.
• Phòng hành chính - nhân sự:
Phụ trách công việc quản trị, tuyển dụng về quản lý nhân sự trong công ty, tổ
chức lao động và an toàn lao động, xem xét đến tình hình thực hiện các quyết định
mức lao động và năng suất lao động.
• Phòng kế toán, tài chính:
Phòng có nhiệm vụ khai thác, quản lý để sử dụng nguồn tài chính của công ty có
hiệu quả. Lập báo cáo quyết toán, theo dõi thu chi và kết quả kinh doanh của công
ty. Tham mưu cho Hội đồng Quản trị, Ban giám đốc về tình hình tài chính và các
chiến lược tài chính.

• Phòng kinh doanh:
Chịu trách nhiệm chính về nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, tư vấn
và chăm sóc khách hàng là công việc chính của phòng kinh doanh. Nhân viên sẽ tư
vấn, tiếp xúc khách hàng qua gặp gỡ trực tiếp hoặc thông qua thư từ, điện thoại và
Internet. Từ đó khách hàng sẽ biết giá cước, các dịch vụ cụ thể cũng như các
chương trình khuyến mãi, hâu đãi của công ty.
Phòng kinh doanh bao gồm các bộ phận:
-

Bộ phận đại lý tàu biển
Theo dõi lịch tàu và thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, chịu trách

nhiệm liên hệ với hãng tàu trong và ngoài nước, thu cước cho công ty nếu là cước
trả sau, làm các chứng từ và thủ tục Hải Quan cho khách.
- Bộ phận chứng từ: được chia ra thành chứng từ hàng xuất và chứng từ hàng
nhập
Chứng từ hàng xuất: có nhiệm vụ cấp vận đơn cho khách hàng sau khi hàng đã
lên tàu; gửi chứng từ của lô hàng liên quan cho hãng tàu và đại lý nước ngoài; quản
lý các chứng từ hàng xuất khẩu từ bộ phận khác chuyển giao…
Chứng từ hàng nhập: có nhiệm vụ tiếp nhận chứng từ liên quan đến lô hàng
nhập từ đại lý nước ngoài; cập nhật thông tin như ngày tàu đến, hàng được dỡ vào
SVTH: Trần Thị Tường Vân

8

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

kho khi nào…; gửi thông báo hàng đến cho khách hàng; đi lấy lệnh giao hàng từ các
hãng tàu và các forwarding khác…
-

Bộ phận kho và vận tải
Chịu trách nhiệm quản lý hàng hoá trong kho, thực hiện theo đúng yêu cầu kĩ

thuật của từng loại hàng. Quản lý đội xe chở container, hệ thống kho riêng và tổ
chức việc chở hàng cho công ty.
-

Bộ phận giao nhận
Chịu trách nhiệm giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không và

đường biển; đóng kiện, đóng hàng vào container, hoàn thành các thủ tục hải quan về
xuất và nhập khẩu.
Tổ chức điều hành các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng
phục vụ cho khách hàng. Giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng một cách
nhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng .Tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo uy tín
tốt đối với khách hàng.
2.1.4 Tình hình nhân sự của công ty2
Đội ngũ nhân viên hiện nay hầu hết đã được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ, có
kinh nghiệm thực tế và nhiệt tình đối với công việc. Mỗi cá nhân được bố trí, phân
công công việc cụ thể, một cách chặt chẽ, chuyên môn hóa theo từng lĩnh vực hoạt
động.
-

Phòng kinh doanh: 200 người

-

Phòng kế toán – tài chính: 20 người

-

Phòng tài chính: 30 người, Phòng khai thác: 50 người

Về trình độ:

+ Trên đaị học: 8 người chiếm 2.7%
+ Đại học: 50 người chiếm 16.6%
+ Cao đẳng: 142 người chiếm 47.4%
+ Trung cấp: 100 người chiếm 33.3%

Nhận xét về cơ cấu nhân sự của công ty

2

Theo Báo cáo phòng Hành chính – nhân sự công ty Việt Hoa năm 2014

SVTH: Trần Thị Tường Vân

9

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

Nhìn chung cơ cấu trình độ này tương đối hoàn chỉnh. Nhân sự của công ty
Việt Hoa có ưu điểm là trẻ, độ tuổi trung bình là 27. Nguồn nhân lực ở độ tuổi này
thường giàu nhiệt huyết, không ngại dấn thân, cống hiến có sức khỏe, sáng tạo và
cũng đã có kinh nghiệm tương đối trong lĩnh vực vận tải và xuất nhập khẩu. Đặc
biệt, nhân sự của công ty có trình độ cao (đa số nhân viên công ty đều có trình độ
đại học và cao đẳng trở lên) chính là thế mạnh góp phần vào sự phát triển của công
ty trong những năm gần đây.

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011-2013
 Phân tích kết quả hoạt động của công ty từ năm 2011 đến năm 2013
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh
SVTH: Trần Thị Tường Vân

10

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

(giai đoạn 2011-2013)
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chênh lệch
Chỉ tiêu

Năm

Năm

Năm

2011

2012

2013

2012/2011
Tỷ
Giá trị

trọng

2013/2012
Tỷ
Giá trị

trọng

(%)

(%)

Doanh thu
40,774

51,697

62,717

10,923

26.79

11,020

21.32

34,014

42,658

55,868

8,644

25.41

13,210

30.96

6,760

9,039

6,849

2,279

33.71

-2,190

-24,23

Chi phí

Lợi nhuận
trước thuế
Thuế TNDN
(25%)
Lợi nhuận
sau thuế

1,690

2,260

1,712

570

33.73

-548

-24.25

5,070

6,779

5,137

1,709

33.71

-1,642

-24.22

(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2011, 2012, 2013)

SVTH: Trần Thị Tường Vân

11

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

Hình 2.2: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013
- Qua Bảng 2.1 về tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013 cho
thấy lợi nhuận năm 2012 đạt cao nhất, và lợi nhuận năm 2011 thấp nhất. Năm 2013
lợi nhuận chỉ cao hơn năm 2011là 67 triệu mặc dù doanh thu năm 2013 cao hơn
năm 2012 hơn 10 tỉ đồng và cao hơn năm 2011 hơn 20 tỉ đồng. Điều này cho thấy
trong năm 2012 công ty có những bước phát triển tốt nhưng năm 2013 hoạt động
kinh doanh của công ty chưa hiệu quả.
 Năm 2012 lợi nhuận tăng đáng kể so với năm 2011, trong đó lợi nhuận sau
thuế tăng 1,709 triệu đồng tương ứng tỷ lệ tăng là 33.71%. Nguyên nhân lợi nhuận
năm 2011 thấp hơn năm 2012 là do hai nhân tố sau:


Doanh thu năm 2012 tăng so với năm 2011 là 10,923 triệu đồng

tương ứng tỷ lệ tăng là 26.79%, đã làm cho lợi nhuận của công ty tăng. Nguyên
nhân là do năm 2011 công ty chịu sự ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế còn
lan tỏa từ những năm 2008-2009 cùng sự kiện ngày 11 tháng 9 năm 2011 tại Mỹ
làm cho nhu cầu về dịch vụ của khách hàng giảm. Trong khi đó, năm 2012 công ty
có có những chính sách để vượt qua khó khăn, nền kinh tế đang trong giai đoạn hồi
phục nên lợi nhuận trong năm này cao hơn năm trước.

SVTH: Trần Thị Tường Vân

12

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập



GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

Chi phí năm 2012 tăng so với năm 2011 là 8,644 triệu đồng, tương

ứng tỷ lệ tăng là 25.41%. Tốc độ tăng chi phí nhỏ hơn tốc độ tăng doanh thu từ năm
2011 đến năm 2012 nên lợi nhuận tăng là điều dễ hiểu.
 Năm 2013 lợi nhuận giảm so với năm 2012, trong đó lợi nhuận sau thuế
giảm 548 triệu đồng tương ứng tỷ lệ giảm là 24.25%. Nguyên nhân lợi nhuận giảm
là do:
 Doanh thu năm 2013 tăng so với năm 2012 là 11,020 triệu đồng, tương ứng
tỷ lệ tăng là 21.32%. Trong khi đó chi phí năm 2013 tăng so với năm 2012 là
13.210 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 30.96 %. Có thể thấy tốc độ tăng trưởng
doanh thu thấp hơn tốc độ tăng trưởng chi phí làm cho lợi nhuận của công ty giảm.
Chi phí tăng là do nhu cầu về dịch vụ giao nhận tại công ty đang tăng dần. Đồng
thời năm 2013, mức sống của người dân và lạm phát tăng, khiến cho những chi phí
về giá thuê văn phòng, chi phí văn phòng phẩm, điện thoại, Internet, chi phí tiếp
khách… tăng nhanh. Bên cạnh đó, công ty phải tăng cường nhân sự để theo kịp với
tốc độ tăng của doanh thu.
Nhìn chung năm 2013 tình hình doanh thu của công ty đã dần có hướng phát
triển tốt hơn năm 2012, công ty cũng đã có những biện pháp nhằm kích thích, đẩy
mạnh hoạt động kinh doanh về nhiều mặt, tuy nhiên chi phí quá cao đã làm giảm lợi
nhuận của công ty. Trong tương lai công ty cần phải nỗ lực để đẩy mạnh sự phát
triển hơn nữa đồng thời tăng cường quản lý chi phí, dự phòng rủi ro và có những
chính sách cắt giảm chi phí không cần thiết, tiết kiệm nguồn lực.

SVTH: Trần Thị Tường Vân

13

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

 Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ
Bảng 2.2 Cơ cấu dịch vụ của công ty Việt Hoa giai đoạn 2012-2013
Đơn vị tính: triệu đồng
STT

LOẠI HÌNH NĂM 2012
Gía trị

NĂM 2013
Tỉ

trọng Gía trị

Tỉ

2013/2012
trọng Giá trị
Tỉ trọng

37,292

(%)
59.46

9,593

(%)
34.63

18.1

9,426

15.03

121

1.34

3

quan
Kho bãi, đóng 8,095

15.66

9,339

14.89

1,244

15.37

4

gói
Các loại hình 6,598

12.66

6,660

10.62

62

0.94

100

62,717

100

11,020

52.28

1

Kinh

doanh 27,699

(%)
53.58

SO SÁNH

vận tải quốc
2

tế, nội địa
Giao
nhận, 9,305
môi giới hải

dịch vụ khác
TỔNG

51,697

(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2012, 2013)

SVTH: Trần Thị Tường Vân

14

Lớp: DH11QT12

Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

Biểu đồ cơ cấu dịch vụ năm 2012

Kinh doanh vận tải
Quốc tế - nội địa

12.66
15.66

Giao nhận, môi giới,
hải quan

53.58
18.1

Kho bãi
Các loại dịch vụ khác

Hình 2.3: Biểu đồ cơ cấu dịch vụ năm 2012

Biểu đồ cơ cấu dịch vụ năm 2013

10.62
14.89
59.46

15.03

Kinh doanh vận tải quốc tế
nội địa
Giao nhận, môi giới
hải quan
Kho bãi
Các loại dịch vụ khác

Hình 2.4 Biểu đồ cơ cấu dịch vụ năm 2013
Dựa vào biểu đồ cơ cấu dịch vụ của công ty Việt Hoa qua các năm 2012 và
2013 ta thấy dịch vụ chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của công ty là kinh doanh
vận tải quốc tế, nội địa.
SVTH: Trần Thị Tường Vân

15

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

- Năm 2012, kinh doanh vận tải quốc tế nội địa là cao nhất đạt trên trên 27 tỉ,
chiếm tỉ trọng 53.58%. Đến năm 2013, giá trị này tăng lên hơn 37 tỉ, chiếm tỉ trọng
59.46%, điều này cho thấy công ty đang tập trung vào các hoạt động kinh doanh
quốc tế nội địa là chính.
- Trong khi đó, năm 2013 các dịch vụ như giao nhận môi giới hải quan, kho
bãi và dịch vụ khác đều tăng nhưng tỉ trọng nhỏ hơn năm 2012, cho thấy công ty có

bước phát triển tốt cùng với sự tập trung chuyên sâu vào lĩnh vực kinh doanh chính
của mình.
Các dịch vụ môi giới hải quan và kho bãi đều tăng cho thấy tình hình kinh
doanh của công ty đang trong giai đoạn tiến triển tốt và thuận lợi. Điều này cũng
chứng tỏ những chính sách kinh doanh của công ty đúng đắn và hiệu quả.
2.2 THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV- VT&TM VIỆT
HOA
2.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
TNHH DV- VT&TM Việt Hoa
Trước khi bắt đầu quá trình giao nhận hàng hóa, công ty Việt Hoa sẽ tiến
hành ký hợp đồng dịch vụ. Sau khi nhân viên bộ phận kinh doanh của công ty
thuyết phục được khách hàng sử dụng dịch vụ của mình, thì họ sẽ bắt đầu báo giá
về dịch vụ đó. Nếu khách hàng đồng ý với mức giá mà công ty đưa ra thì hai bên sẽ
tiến hành ký kết hợp đồng. Tùy vào loại hình dịch vụ mà khách hàng yêu cầu thì sẽ
có những mức giá khác nhau và các loại hợp đồng tương ứng khác nhau. Nếu khách
hàng quen thuộc thì thủ tục đơn giản hơn, công ty sẽ ký một hợp đồng dài hạn với
mức giá quy định trước và khi có nhu cầu khách hàng chỉ cần gọi điện thoại đến
Việt Hoa để được nhân viên công ty cung cấp dịch vụ tức thời.
Quy trình giao nhận hàng hóa đối với lô hàng xuất khẩu tại công ty Việt Hoa được
thực hiện qua các bước sau3:

Tổng hợp từ quá trình thực tập tại công ty Việt Hoa và tham khảo sách “ Nghiệp vụ giao nhận vận
tải và bảo hiểm trong ngoại thương”, “Vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu”, “Kĩ thuật kinh
doanh xuất nhập khẩu”
3

SVTH: Trần Thị Tường Vân

16

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

Quyết toán với khách
hàng

Chuẩn bị hàng
hoá

8
Vào sổ tàu

1
7

Hợp đồng lưu
khoang

Thanh lý tờ khai

2

6

Chuẩn bị chứng

từ

Khai báo hải quan

3
Tổ chức nhận - vận
chuyển hàng hoá đến
cảng

5
4

Lên tờ khai- chuẩn bị
làm thủ tục hải quan

Hình 2.5: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
Bước 1: Chuẩn bị hàng hoá
Bước này, nếu như công ty khách hàng không thực hiện thì sẽ do công ty Việt Hoa
đảm nhiệm. Việc chuẩn bị hàng hoá theo quy định có giám sát của nhân viên giao
nhận để theo dõi quá trình làm hàng và hướng dẫn cho chủ hàng và tiến hành làm
thủ tục cho phù hợp. Có 2 trường hợp nếu là hàng lẻ thì sẽ được chuyển đến kho
CFS tại cảng để đóng hàng vào container, nếu hàng nguyên container thì làm thủ tục
mượn container để đóng hàng vào container và chuyển về bãi container tại cảng đi.
Bước 2: Hợp đồng lưu khoang (Booking note)
Công ty Việt Hoa nhận thông tin từ khách hàng về Bill of lading do hãng tàu bên
nhập khẩu cấp.
-

Thủ tục mượn container rỗng: Công ty nhận chi tiết mà khách hàng gửi đến: tên
hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng container, loại container, đóng hàng

SVTH: Trần Thị Tường Vân

17

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

tại kho hay bãi. Sau đó nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu để đăng kí
container gọi là Booking note, nhân viên của hãng tàu có thể fax, email, hoặc nhân
viên trực tiếp đến hãng tàu để lấy Booking note.
Sau khi nhận được yêu cầu đặt container, hãng tàu sẽ xem xét nếu chấp nhận thì
hãng tàu sẽ fax lại cho công ty một Booking Note trên đó ghi số Booking, tên chủ
hàng, loại hàng, số lượng container, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, closing time
(thời gian trễ nhất để người giao nhận hoàn tất công việc vào sổ tàu). Nhân viên
giao nhận sẽ kiểm tra booking đó, nếu có sai sót thì yêu cầu hãng tàu sửa ngay, nếu
chính xác sẽ cầm Booking này đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng hoặc
một nơi khác theo chỉ định để đổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” và đại lý sẽ cấp
seal ứng với cont đó. Sau khi đã có lệnh cấp cont rỗng và seal, nhân viên giao nhận
sẽ xuống thương vụ cảng để đóng tiền. Nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu xác nhận
“đã thu tiền” và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lai giao nhận.
Nhân viên giao nhận cầm một liên biên lai cùng với lệnh cấp container rỗng đến
phòng điều độ cảng để nhờ họ hạ container xuống cho mình. Biên lai còn lại nhân
viên giao nhận sẽ nộp cho phòng chạy điện để chạy điện cho container sau khi đóng
hàng xong (container lạnh). Sau khi hạ container, nhân viên giao nhận xem số
container rồi lên văn phòng đại diện hãng tàu để báo cho họ biết. Trên lệnh này ghi
địa chỉ cấp container rỗng, khi đó nhân viên giao nhận liên hệ điều xe container đến

chở container về kho để đóng hàng. Người giao nhận Việt Hoa lúc này biết địa điểm
mở tờ khai Hải quan, đồng thời liên hệ hãng tàu để nộp giấy xin mượn container về
làm hàng xuất.
Bước 3: Chuẩn bị chứng từ
 Nhận bộ chứng từ
Công ty Việt Hoa nhận chứng từ từ khách hàng: Hoá đơn, Hợp đồng, Packing list.
Sau đó xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Hồ sơ để xin cấp C/O
-

Giấy giới thiệu của Công ty (1bản chính).

-

Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan.
SVTH: Trần Thị Tường Vân

18

Lớp: DH11QT12


Báo cáo thực tập

GVHD: Th.S Lê Tuấn Anh

-

Phiếu ghi chép hồ sơ.

-

Phiếu nộp/ nhận C/O.

-

Packing list (nếu có).

-

Đơn đề nghị cấp C/O đã được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (1 bản chính).

-

Bộ C/O đã được kê khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính có đóng dấu
ORIGNAL, (2) bản sao có đóng dấu COPY.

-

Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan (1 bản chính).

-

Hóa đơn thương mại.

-

Vận tải đơn.

 Kiểm tra bộ chứng từ

Đây là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu
một lô hàng, có ảnh hưởng rất lớn đến các khâu nghiệp vụ phức tạp sau này.
-

Kiểm tra hợp đồng: Nhân viên giao nhận kiểm tra ngày ký hợp đồng, ngày

hết hạn, điều khoản của hợp đồng, xem bản dịch có đúng với hợp đồng hay không.
-

Kiểm tra hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa: Kiểm tra xem các chi tiết ở hóa

đơn, bảng kê khai hàng hóa đã phù hợp với B/L và hợp đồng chưa. Đặc biệt, kiểm
tra ngày phát hành hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa phải sau ngày ký kết hợp đồng
và trước hoặc cùng ngày gởi hàng. Hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa do người bán
lập nhằm cung cấp cho người mua biết tổng số hàng thực tế sẽ giao, đó cũng là yêu
cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền đã được ghi trên đó.
Bước 4: Tổ chức nhận - vận chuyển hàng đến cảng
Sau khi chuẩn bị chứng từ đầy đủ người giao nhận cho xe chở container về cảng để
xuất đi. Việc chở hàng có thể do công ty Việt Hoa làm dịch vụ vận tải hoặc do chủ
hàng chở đến cảng.
Bước 5: Lên tờ khai - chuẩn bị làm thủ tục hải quan
 Lên tờ khai
Sau khi có được đầy đủ chứng từ theo yêu cầu thì nhân viên giao nhận lên tờ khai
hải quan hàng xuất. Việc lên tờ khai phải hết sức cẩn thận đến từng chi tiết, tờ khai
hàng xuất khẩu có màu đỏ. Nếu việc mở tờ khai tại cửa khẩu có thủ tục đăng ký hải
SVTH: Trần Thị Tường Vân

19

Lớp: DH11QT12