Báo cáo chu trình doanh thu của công ty dịch vụ quảng cáo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN

BÁO CÁO NHÓM
Môn: Hệ thống thông tin kế toán
Chủ đề:
Báo cáo chu trình doanh thu của công ty VELA

Thành phố Hồ Chí Minh - 2018


Giới thiệu công ty

I.

1. Giới

-

-

thiệu sơ lược

Công ty trách nhiệm hữu hạn quảng cáo VELA được thành lập năm
2010 với một phạm vi hoạt động rất rộng trong lĩnh vực BTL
( Below the line) bao gồm tiếp thị, khảo sát thị trường, bán hàng,
quản lý nhân sự, phát triển và quản lý sự kiện.
Vela sở hữu một đội ngũ tiếp thị trẻ và năng động trên khắp Việt
Nam với khả năng tiếp cận tất cả các kênh phân phối như
MT( modern trade), GT (general trade) và các kênh khác trên toàn
quốc.

2. Mục

-

-

-

-

-

Công ty cung cấp chủ yếu dịch vụ tiếp thị nên VELA cam kết với
khách hàng có thể làm cho thương hiệu sản phẩm của họ trở nên
hấp dẫn và thân thiện nhất với các khách hàng mục tiêu.
VELA nhìn rõ được tầm quan trọng thương hiệu của khách hàng
và quan trọng hơn của việc đưa thương hiệu đến các thị trường
tiềm năng.
VELA hiểu được khách hàng quan tâm đến hình ảnh và thương
hiệu của mình – họ cũng muốn đo lường và tính toán kết quả trong
cùng thời điểm.
VELA đặt bản thân vào tình hình của khách hàng để đưa ra những
quyết định tốt nhất cho lợi ích của thương hiệu.
Mang đến giá trị chất lượng dịch vụ thực sự cho khách hàng.
Hệ thống cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đến từ mạng lưới tổ
chức toàn diện, kĩ năng đào tạo nhân viên giỏi, kết hợp linh hoạt
trong công việc và giao tiếp.
Tính minh bạch và chính xác trong việc cung cấp bảng báo giá với
mức giá cạnh tranh, cam kết trung thực theo các nguyên tắc cơ bản.

3. Các

-

tiêu, sứ mệnh và tầm nhìn

dịch vụ chính

Phát triển các hoạt động BTL
Tiếp thị nhãn hiệu
Bán hàng hóa
Tư vấn bán hàng (quản lý và phát triển nhân sự)
Khảo sát thị trường
Roadshow (tiếp thị lưu động bằng xe đạp, xe máy, xe buýt,..)
Tiếp thị mẫu thử
Sản xuất và tiếp thị bằng POSM (Point of Sales Material)
Quản lý và tổ chức sự kiện


4. Kinh

-

Đủ năng lực và chuyên môn trong việc hiểu rõ các nhu cầu và cung
cấp dịch vụ trọn vẹn theo sở thích của khách hàng.
Hiểu rõ cách vận hành doanh nghiệp ở Việt Nam
VELA đã cung cấp rất nhiều các dự án hoạt động trong khảo sát
thị trương, thiết kế băng rôn, mẫu thử quảng cáo, POSM (Point of
Sales Material) , tiếp thị, tổ chức sự kiện,...

5. Con

-

nghiệm

người

Đội ngũ nhân viên trẻ, sáng tạo và năng động
VELA chọn ra những thành viên được đào tạo tốt nhất và có hiệu
quả làm việc cao.
Chiến lược của team được tích hợp chặt chẽ với thương hiệu của
khách hàng.
Tập chung nguồn nhân lực bằng đào tạo thường xuyên.

6. Phân

phối

Với văn phòng chính ở TPHCM và các chi nhánh ở HN, Hải Phòng, Đà
Nẵng, Cần Thơ, VELA đảm bảo khả năng thực hiện hiệu quả các hoạt
động trên toàn quốc.
7. Những

dự án nổi bật của VELA

Tổ chức Sự kiện hội nghị nhà phân phối cho khách hàng BEL VN
Dự án thiết kế sản phẩm POSM cho khách hàng Bibica
Kiểm định mẫu thử Aquarius cho khách hàng COCA COLA

...
Mô tả quy trình doanh thu thực tế của công ty trắc
nghiệm hữu hạn VELA

II.

1. Mô

tả chu trình doanh thu
-

Khách hàng đặt hàng công ty thông qua bộ phận tiếp nhận khách
hàng.
Từ đó bộ phận tiếp nhận khách hàng sẽ ghi nhận, kiểm tra thông tin
khách hàng và tiến hành làm hợp đồng.
Bộ phận tiếp nhận khách hàng sẽ chuyền lệnh thực hiện dịch vụ
theo yêu cầu của khách hàng đến bộ phận tổ chức sự kiện.
Bộ phận sự kiện sẽ cử người đi họp trực tiếp với khách hàng, đưa
ra các phương án tổ chức, cũng như dự trù các khoản chi phí dựa
vào đó lập bảng dự trù chi phí.


Sau khi thống nhất phương hướng tổ chức sự kiện với khách hàng,
các team sẽ lên timeline, viết kịch bản, thiết kế, trang trí, hậu cần,..
- Trong quá trình tổ chức mọi hoá đơn mua hàng cho dịch vụ tổ chức
sự kiện sẽ được chuyển về cho kế toán, kế toán dựa trên những hóa
đơn này để đối chiếu với bảng dự trù chi phí từ bộ phận sự kiện
chuyển qua để ghi nhận chi phí, lập phụ lục hợp đồng(nếu có).
Những hóa đơn này sẽ được lưu giữ ở phòng kế toán.
- Kết thúc chương trình, kế toán sẽ lập hoá đơn cho khách hàng, chi

tiết các hạng mục và gửi kèm phụ lục hợp đồng (nếu có) cho khách
hàng, đồng thời ghi sổ tăng doanh thu, ghi giấy báo nợ cho khách
hàng trả sau.
- Khách hàng có thể thanh toán ngay về cho thủ quỹ thì thủ quỹ lập
ngay phiếu thanh toán 3 liền, liên 1 gửi cho khách hàng, liên 2 lưu
cuối tháng ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền và gửi phiếu nộp tiền kèm
tiền cho ngân hàng, liên 3 gửi về cho kế toán, kế toán nhận phiếu
thanh toán kiểm tra và ghi giảm nợ phải thu,lưu chứng từ, cuối
tháng lập báo cáo phải thu khách hàng; khách hàng chuyển tiền qua
ngân hàng phải có giấy nộp tiền từ khách hàng hoặc thông báo từ
ngân hàng
- Khách hàng thu sau thì kế toán lập phiếu báo nợ ghi rõ số tiền hạn
nộp cho khách hàng đồng thời ghi sổ theo dõi công nợ của khách
hàng. Khi khách hàng đến nộp tiền kèm giấy báo nợ, thủ quỹ nhận
tiền và giấy báo nợ sau đó thủ quỹ lập ngay phiếu thanh toán 3 liền,
liên 1 gửi cho khách hàng, liên 2 lưu cuối tháng ghi sổ quỹ, lập
phiếu nộp tiền và gửi phiếu nộp tiền kèm tiền cho ngân hàng liên 3
kèm giấy báo nợ gửi về cho kế toán. Kế toán nhận giấy báo nợ kèm
phiếu thanh toán tiến hành đối chiếu kiểm tra ghi giảm nợ phải thu
lưu chứng từ, cuối tháng lập báo cáo phải thu khách hàng.
• TH1: Nếu khách hàng trả tiền mặt cho thủ quỹ thì thủ quỹ sẽ ghi
phiếu thanh toán 2 liên, 1 cho khách hàng và 1 cho kế toán để ghi
sổ giảm nợ phải thu, lưu chứng từ và lập báo cáo.
• TH2: Khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sẽ có giấy nộp tiền
(cash deposit). Khách hàng chuyển giấy nộp tiền cho thủ quỹ và
thủ quỹ chuyển giấy nộp tiền này cho kế toán để ghi sổ giảm nợ
phải thu, lưu chứng từ và lập báo cáo cuối kì.
• TH3: Khách hàng gặp vấn đề tài chính sẽ lập khoản dự phòng hoặc
Khách hàng quá hạn trả nợ quá lâu, kế toán sẽ ghi nhận xóa bỏ
(write-off) khoản phải thu và ghi tăng chi phí.

-

2. Điểm

giống và khác giữa chu trình doanh thu của công ty
VELA và chu trình chuẩn


Giống: Về cơ bản chu trình doanh thu của công ty VELA đều có 4
bước của quy trình doanh thu chuẩn:
(1) nhận đặt hàng, nhận làm dịch vụ (2) Xuất kho, cung
cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn, theo dõi công nợ, (4)
thu tiền.
- Khác: Tuy nhiên có những điểm khác đó là công ty VELA là công
ty dịch vụ nên chu trình doanh thu có khác với chu trình chuẩn.
Thay vì kiểm tra hàng tồn kho Bộ phận sự kiện sẽ cử người đi họp
trực tiếp với khách hàng, đưa ra các phương án tổ chức, cũng như
dự trù các khoản chi phí để báo giá cho khách hàng. Cũng như thay
vì phiếu giao hàng ở đây sẽ là phiếu biên nhận, bàn giao hoàn
thành công việc. Ngoài ra,thực tế thì quá trình doanh thu có nhiều
phức tạp hơn như việc không thể hoàn thành bước 4 của chu trình
là thu tiền vì khách hàng không có khả năng trả nợ. Hoặc trong khi
thực hiện dịch vụ thì có vấn đề xảy ra nên không tiếp tục ghi nhận
doanh thu như hóa đơn bị trộm cắp hay bị hủy,... trong quá trình xử
lí chứng từ có gian lận, sai sót,..
Lý do: Thực tế có những điểm khác chuẩn này là vì yếu tố con người
như khách không trả tiền hay nhân viên nội bộ gian lận trong xử lý
giấy tờ, ngoài ra còn có các yêu tố ngoại cảnh khách như thiên tai, lũ
lụt cháy nổ,.. làm ảnh hướng đến quy trình doanh thu. Ngoài ra còn vì
quy mô và cách thức hoạt động của công ty nên mỗi công ty sẽ đưa ra

chu trình doanh thu phù hợp nhất để đảm bảo công ty hoạt động liên
tục và hiệu quả.
-

III.

Lưu đồ mô tả chu trình doanh thu của công ty VELA




IV.

Kiểm soát rủi ro nội bộ

Hoạt động nhận thực hiện dịch vụ, thực hiện dịch vụ và ghi nhận
doanh thu
Bộ phận tổ chức sự kiện
Hoạt động

Yếu kém

Rủi ro

Thủ tục kiểm
soát

Hoạt động lập Không
xác - Khách hàng -Thu thập thông
hợp đồng cho nhận thông tin không có khả tin khách hàng từ

khách hàng
khách hàng
năng thanh toán các công ty khác
(khách
hàng


mới)

- theo dõi công
nợ thường xuyên
- Khách hàng có
của các khách
tiền sử nợ xấu
hàng cũ
tại
công
ty
(khách hàng cũ)
Không
xét - Không đủ khả Xét duyệt nội
duyệt nội dung năng đáp ứng dung kĩ càng và
hợp đồng
nhu cầu của đưa ra nhưng lý
khách hàng
do hợp lý đến
khách hàng
- Có những thỏa
thuận
không

không
công
bằng cho công
ty
- thực hiện
nhầm một dịch
vụ của khách
hàng này cho
khách hàng khác
Hoạt động lập Không
đủ - Gây thâm hụt
bảng dự trù
thông tin để tài chính cho
đưa ra giá công ty nếu dự
chính xác.
trù quá thấp

Tìm hiểu thu thập
thông tin giá cả
thị trường, mời
các chuyên gia
tài chính

Không phân
chia nhiệm vụ
trong việc lập
dự trù

Phân chia nhiệm
vụ giữa thủ quỹ

và nhân viên lập
dự phòng

Không
chứng từ

- Dự trù cao hơn
thực tế nhân
viên có thể gian
lận

lưu Rủi ro trong Kiểm tra lưu
kiểm tra đối chứng từ theo thứ
chiếu
tự, tên, ngày

Phòng kế toán
Hoạt động nhận Nhận
thiếu Thiếu chứng từ Kiểm tra xác
hóa đơn
hóa đơn từ nhà đối chiếu ghi nhận nhận đủ hóa
cung cấp
nhận chi phí
đơn


Không kiểm - Không phải Kiểm tra kĩ càng
tra hóa đơn
hóa đơn của nội dung ghi sổ
công ty

và hóa đơn
- Không đúng số
tiền phải trả
- Số đúng nội
dung, số lượng
đã yêu cầu
Không
chứng từ

lưu Không có bằng Kiểm tra lưu
chứng để đối chứng từ theo thứ
chiếu
tự, tên, ngày

Hoạt động lập Lập
không
phụ lục hợp kiểm tra kĩ hóa
đồng
đơn và thông
tin khách hàng

- nhầm khách Kiểm tra kĩ thông
hàng này với tin khách hàng và
khách
hàng hóa đơn
khách
- nhầm hóa đơn
của khách hàng
này với khách
hàng khác

Không
chứng từ

lưu Không có bằng Kiểm tra lưu
chứng để đối chứng từ theo thứ
chiếu
tự, tên, ngày

Hoạt động lập Thiếu chứng Lập hóa đơn Kiểm tra xác
hóa đơn chi tiết từ đầu vào
không đầy đủ nhận nhận đủ
cho khách hàng
khoản mục
chứng từ
Không
xác Lập hóa đơn cho Thu thập tìm hiểu
nhận thông tin sai khách hàng
về thông tin
khách hàng
khách hàng
Hoạt động ghi Thiếu chứng Ghi nhận thiếu Kiểm tra xác
nhận doanh thu từ đầu vào
doanh thu
nhận nhận đủ
chứng từ
Không
xác Ghi nhận doanh Thu thập tìm hiểu
nhận thông tin thu cho sai về thông tin
khách hàng

khách hàng
khách hàng
Không

phân Gian lận ghi sai Phân chia người


chia nhiệm vụ

số tiền,
khách hàng,
sai niên độ,
trung nhau
nghiệp vụ,..

sai xác nhận
ghi người lập
ghi
các

và

Hoạt động lập Thiếu chứng Ghi sai số tiền Kiểm tra xác
giấy báo nợ
từ đầu vào
phải nhận, ghi nhận nhận đủ
sai ngày trả
chứng từ
Không
xác Gửi giấy báo nợ Thu thập tìm hiểu

nhận thông tin cho sai khách về thông tin
khách hàng
hàng
khách hàng
Hoạt động thu tiền sau từ khách hàng
Thủ quỹ
Hoạt động

Yếu kém

Rủi ro

Hoạt động thu Không
đối
tiền và hóa đơn chiếu kiểm tra
chi tiết
số tiền trong
hóa đơn chi
tiết và số tiền
thực
nhận
được
Không phân
chia nhiệm vụ

Thu không đúng
số tiền cần nhận
từ việc cung cấp
dịch vụ

Lập hoá đơn Thiếu chứng
thanh toán
từ đầu vào
Không
đối
chiếu kỹ giữa
thông
tin
khách
hàng
hóa đơn
Không
lưu
chứng từ

Rủi ro hóa đơn
ghi sai số tiền,
sai số lượng, sai
khách hàng,...

Kế toán

Tiền thu được bị
thủ quỹ biển thủ

Thủ tục kiểm
soát
Đếm thủ công
hay dùng máy
kiểm tra số tiền

nhận được và đối
chiếu với hóa
đơn đã được xác
nhận
Phân chia trách
nhiệm giữa nhận
tiền và nhận hoá
đơn
Kiểm tra thu đủ
chứng từ đầu vào
Kiểm tra đối
chiếu kĩ hóa đơn
và thông tin
khách hàng

Không có bằng Kiểm tra lưu
chứng đối chiếu chứng từ theo thứ
tự, tên, ngày


Kiểm tra, đối - Thiếu chứng
chiếu, ghi giảm từ đầu vào
nợ phải thu
- Không kiểm
tra thông tin
khách hàng

Kiểm tra xác
nhận thu đủ
chứng từ, thu

thập thông tin chi
tiết từ khách
hàng, theo dõi
công nợ thường
xuyên
Lâp báo cáo Thiếu chứng Báo cáo ghi sai Kiểm soát nhập
phải thu khách từ đầu vào
số liệu và nội liệu
hàng
dung
Kiểm tra tính đầy
đủ
Kiểm tra cập nhật
đồng thời
Gửi báo cáo đến
khách hàng
Hoạt động thu tiền ngày từ khách hàng
Hoạt động thu - Không phân Thủ quỹ có thể Cần phải có chữ
tiền và hóa đơn chia nhiệm vụ thu sai số tiền so ký của giám đốc
chi tiết
- Không soát với dịch vụ đã hoặc kế toán
xét thông tin thực hiện bởi trưởng, thủ quỹ
khách
hàng, việc vừa thủ quỹ trên phiếu thanh
hóa đơn và vừa thu tiền vừa toán trước khi
tiền nhận được lập hóa đơn đưa cho khách
thanh toán là vi hàng , lưu bộ
phạm
nguyên phận kế toán, lưu
tắc độc lập dẫn tại tại thủ quỹ.

đến họ có thể Thủ quỹ không
thu bao nhiêu được thu tiền khi
tùy
ý. chưa có chữ ký
Ngoài ra hóa
đơn chi tiết của
khách
hàng
mang tới chưa
chắc đúng, có
thể bị làm giả.
Hoạt động ghi Không phân Xóa sổ nợ phải
giảm phải thu
chia nhiệm vụ thu để chiếm
dụng tiền
V.

Sai sót trong
quá trình ghi
nhận: sai số tiền,
sai số lượng, sai
khách hàng

Chứng từ liên quan

CHỨNG TỪ NƠI LẬP

NƠI

SỬ

DỤNG MỤC ĐÍCH


DUYỆT

Ở
HOẠT
ĐỘNG

Đơn đặt hàng Bộ phận bán Bộ phận kinh - Hoạt động - Ghi nhận
hàng
doanh
nhận đơn đặt đơn đặt hàng
( Hợp đồng)
hàng
của khách
- Gửi yêu cầu - Xem xét
thực
hiện khả
năng
dịch vụ
thanh toán.
- Làm căn cứ
để thực hiện
các
hoạt
động
của
bảng dự trù.

Hoá đơn mua Bộ phận tổ Bộ phận kế - Ghi nhận
hàng
chức sự kiện toán
chi phí, lập
phụ lục hợp
đồng

- Kiểm soát
các chi phí so
với bảng dự
trù.
- Làm căn cứ
để lập hoá
đơn bán hàng
cho khách.

Hoá đơn bán Bộ phận kế Bộ phận kế - Thực hiện - Để khách
hàng
toán
(nhân toán ( KT dịch vụ
hàng làm căn
viên)
trưởng)
cứ thanh toán
- Ghi sổ
công nợ cho
công ty.
- Làm chứng
từ để kê khai
và nộp thuế.

- Làm căn cứ
để ghi nhận
doanh thu.
Phiếu thu

Bộ phận kế
toán

Thu tiền

- Ghi nhận số
tiền thực thu


từ KH.
- Làm căn cứ
ghi sổ quỹ,
sổ chi tiết
liên quan.