Chu trình doanh thu trong công ty cổ phần nông nghiệp Hải Phòng (horizon pacific)

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Bộ môn hệ thống thông tin kế toán
Đề tài :
CHU TRÌNH DOANH THU
TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP HP
(HORIZON PACIFIC)
Giảng viên : Cô Phan Thị Bảo Quyên
Nhóm thực hiện: (nhóm 9)
1) Trần Thị Vân Anh _KT7_STT 6
2) Nguyễn Thị Kim Dung_KT11_STT 21
3) Nguyễn Lê Kim Định_KT11_STT 31
4) Phan Thị Hằng_KT11_STT 42
5) Hà Thị Thùy Linh_KT7_STT 54
6) Hồ Thị Ly_KT11_STT 63
7) Đoàn Thị Thảo Sương_KT9_STT 99
8) Cao Thị Phương Thảo_KT7_STT 106
9) Nguyễn Thị Thủy_KT10_STT 118
10) Lê Thị Bảo Yến_KT8_STT 153
TPHCM, tháng 04 năm 2012
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
1
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
Lời mở đầu 1
A. Cơ sở lý thuyết 2
I. Lý thuyết chu trình doanh thu 2
II. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình 2
III. Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu 7
B. Chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần HP 11
I. Sơ lược về công ty Cổ phần HP 11

1. Giới thiệu về công ty 11
2. Cơ cấu tổ chức 13
II. Tổ chức kế toán trong chu trình DT tại công ty Cổ phần HP 14
1. Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình 14
2. Mô tả quá trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp 15
3. Xác định các chứng từ sử dụng: 16
4. Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ 18
a) Hoạt động nhận đặt hàng: 18
b) Hoạt động xuất kho, lập hóa đơn 19
c) Giao hàng: 20
d) Hoạt động ghi sổ: 21
e) Hoạt động thu tiền: 23
III. Hoạt động kiểm soát trong chu trình 26
1. Lưu đồ mô tả chu trình 26
2. Hoạt động kiểm soát trong chu trình 26
Kết luận 29
C. Phụ lục – Các mẫu chứng từ sử dụng trong chu trình 29
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
2
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
Lời mở đầu
Đối với nước ta ngày nay, khi nền kinh tế đã và đang hòa nhập vào nền kinh tế trong
khu vực và trên thế giới, thị trường tiêu thụ dần được mở rộng thì sự cạnh tranh giữa
các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, để tồn tại và phát triển được thì mục tiêu hàng
đầu của doanh nghiệp là hoạt động kinh doanh phải có lãi. Một trong những yếu tố
quan trọng để đạt được mục tiêu trên là phải quan tâm tới quá trình bán hàng thu tiền.
Bán hàng thu tiền là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, quyết định sự
sống còn và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì thế việc xây dựng quy trình doanh
thu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được chiến lược bán hàng phù hợp, nhằm gia
tăng doanh thu và nâng cao vị thế, thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường. Câu

hỏi đặt ra là : Làm thế nào để quá trình bán hàng đạt hiệu quả cao nhất? Trên thực tế
quy trình bán hàng – thu tiền diễn ra như thế nào? Quá trình lưu chuyển chứng từ ra
sao?
Để hiểu rõ thêm về vấn đề này chúng em đã đi vào tìm hiểu và phân tích chu trình
doanh thu và thực tế tại công ty cổ phần HP.
Kết cấu của đề tài
Gồm 3 phần:
• Phần A: Cơ sở lý thuyết
• Phần B: Chu trình doanh thu tại công ty HP
• Phần C: Phụ lục – Các mẫu chứng từ sử dụng trong chu trình
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
1
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
A. Cơ sở lý thuyết
I. Lý thuyết chu trình doanh thu.
Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông
tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của
khách hàng.
Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển và
ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đối
tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu.
Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác được mô tả
khái quát ở sơ đồ sau:
II. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động
chính: (1) nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn,
theo dõi công nợ, (4) thu tiền.
Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh của
từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện những
chức năng riêng, sẽ có các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào

Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
2
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
làm cơ sở cho việc thực hiện chức năng đó. Từ đó tạo ra các dòng thông tin thể hiện
chức năng của từng hoạt động và cung cấp cho các hoạt động khác bên trong và bên
ngoài chu trình.

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình:
2.1 Hoạt động nhận đặt hàng
Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng. Hoạt
động này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp
ứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt
hàng của khách hàng.
Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về
hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến.
Các nội dung thực hiện trong hoạt động đặt hàng có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng
dữ liệu sau:
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
3
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng
2.2Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ:
Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ
cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quá
trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mang
nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển
đến, đảm bảo cho sự vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho khách
hàng đã được xét duyệt.
Các nội dung thực hiện trong hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thể biểu diễn

trong sơ đồ dòng dữ liệu:
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
4
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ
2.3Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ:
Hoạt đông này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được
thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp
dịch vụ cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho phép
nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng thông tin xác
nhận nội dung công việc đã thực tế thực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ
chuyển đến.
Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biễu diễn trong sơ đồ dòng dữ
liệu sau:
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
5
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ
2.4Hoạt động thu tiền:
Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để
thực hiện hoạt động thu tiền của khách hàng. Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm bảo
thu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực
hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng.
Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ
liệu sau:
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
6
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý thu tiền
III. Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu

3.1Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình:
Liên quan tới các hoạt động trong chu trình doanh thu, người quản lý doanh nghiệp
cần những thông tin liên quan tới hoạt động thực hiện trong chu trình, tình trạng các
nguồn lực, đối tượng tham gia trong chu trình và kiểm soát quá trình xử lý thông tin của
chu trình. Sau đây là một số thông tin chủ yếu hệ thống cung cấp cho người sử dụng để
đáp ứng các yêu cầu quản lý
- Đặt hàng của khách hàng và việc thực hiện đặt hàng
- Mức độ hài long của khách hàng với đặt hàng
- Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, theo khách hàng , theo sản phẩm,
theo vùng khu vực v v
- Hàng tồn kho
- Công nợ phải thu khách hàng theo khách hàng, theo thời hạn nợ
- V v
Ngoài ra, hệ thống cần cung cấp thông tin về kiểm soát hệ thống như báo cáo truy
cập hệ thống v v
3.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình
Mỗi hoạt động trong chu trình doanh thu khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang
nội dung, chức năng của hoạt động đó và chuyển đến các hoạt động khác có liên quan.
Dòng dữ liệu này có thể được thu thập bằng chứng từ hoặc lưu trữ trên các tập tin dữ
liệu trong môi trường máy tính. Do đó việc tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ
liệu trong chu trình phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động, dòng dữ liệu của từng
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
7
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
hoạt động, phương thức xử lý của từng hoạt động, chức năng của các bộ phận trong
doanh nghiệp tham gia thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu.
3.2.1. Hoạt động đặt hàng
Hoạt động nhận đặt hàng tạo ra dòng dữ liệu về hoạt động ban hàng cho phép thực
hiện theo khả năng hiện có của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Nội dung thu nhập và lưu trữ cho hoạt động đặt hàng bao gồm:

- Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu hàng hóa của khách hàng sẽ được thực hiện
- Thông tin về khách hàng yêu cầu
- Đối tượng xét duyệt hoạt động bán hàng được thực hiện
Nội dung này được thu nhập thông qua chứng từ và trên tập tin sau đây
3.2.1.1Chứng từ
Ví dụ có thể sử dụng một hoặc một số chứng từ sau:
- Đơn đặt hàng được xét duyệt: Sử dụng đơn đặt hàng của khách hàng để xác nhận
và xét duyệt cho phép đơn đặt hàng được thực hiện.
- Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ
được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Chứng từ này thường không đươc sử dụng
trong nội bộ doanh nghiệp và tên gọi có thể thay đổi tùy theo đối tượng nhận thong tin
để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho lệnh giao hàng…
- Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng khi cần có sự cam kết, rang buộc giữa khách
hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thực hiện.
Đây là chứng từ có tính pháp lý cho hoạt động bán hàng.
- Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện trong chu trình
doanh thu trên cơ sở hoạt động đặt hàng như phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn
bán hàng…
3.2.1.1.2 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ
Trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động xử lí 1.1, 1.2, 1.3 được mô tả Hình 5.3 dữ
liệu về hoạt động xử lí đặt hàng được thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin, sau
đó sẽ chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin về tính hợp lệ của
nghiệp vụ bán hàng để thực hiện chức năng của mình. Cắn cứ vào bộ phận có nhu cầu
sử dụng thông tin từ hoạt động đặt hàng, phương thức chuyển thông tin, phương thức
xử lí để tô chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ cho hoạt động đặt hàng
3.2.1.1.3 Dữ liệu lưu trữ
Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ…)
Dữ liệu hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, sô lượng tồn tối thiểu…)
Dữ liệu đặt hàng đã xử lí ( Số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng số lượng, đơn
giá, ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng…)

3.2.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
8
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
Hoạt động này sẽ xác nhận hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp, hoặc hoàn thành chuyển
giao cho khách hàng thông qua chứng từ hoặc tập tin lưu trữ dữ liệu.
3.3.3.1 Chứng từ
- Phiếu xuất kho đã xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho
- Phiếu giao hàng xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoặc
cho đơn vị vận chuyện đệ giao đến khách hàng.
- Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: Xác nhận mức độ và khối lượng công
việc đã hoàn thành cho khách hàng.
3.2.2.2 Tổ chức dòng dữ liệu và lưu chuyển chứng từ
Dữ liệu thu thập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin trên cơ sở dòng dữ liệu và các
hoạt động xử lí 2.1, 2.2, 2.3 theo sơ đồ Hình 5.4 sẽ được chuyển và cung cấp cho các bộ
phận, đối tượng cần thong tin về thực tế thực hiện của nghiệp vụ bán hàng để thực hiện
chức năng của mình.
3.2.2.3 Dữ liệu lưu trữ
- Xuất kho ( Số phiếu xuất, ngày xuất, kho hàng, mặt hàng, số lượng, giá xuất, người
nhận, người xuất, số đơn hàng)
- Giao hàng ( Số phiếu giao hàng, ngày giao, địa điểm, mặt hàng, số lượng, người
nhận, người giao, số đơn hàng, số phiếu xuất)
3.2.3 Hoạt động ghi nhận theo dõi quá trình bán hàng
Hoạt động này xác định nội dung hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện
giữa doanh nghiệp với khách hàng. Nội dung này được thu thập thong qua chứng từ và
trên tập tin
3.2.3.1 Chứng từ
- Các hóa đơn bán hàng, dịch vụ, các bản kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung
cấp hàng hóa, nghiệp vụ đã được cho phép thực hiện và thực tế thực hiện.
- Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng

3.2.3.2 Dữ liệu lưu trữ.
- Hóa đơn bán hàng ( số hóa đơn, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng, giá bán,
thuế suất, giá trị, điều khoảng, thanh toán, tài khoản nợ, tài khoản có…)
3.2.3.3 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ.
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
9
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lí 3.1, 3.2, 3.3 theo sơ đồ trong hình 5.5
dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấp cho
các hoạt động xử lí các nội dung liên quan ( ghi sổ, theo dõi kho, theo dõi nợ). Bộ phận,
đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từ hoặc truy xuất
vào các tập tin dữ liệu tương ứng.
3.2.4 Hoạt động thu tiền
Hoạt động này phàn anh nội dung thực tế thực hiện quá trình thanh toán của khách
hàng đối với các hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp. Các chứng từ và tập tin sử dụng
có thể là:
3.2.4.1 Chứng từ
- Bảng đối chiếu công nợ, thong báo trả nợ: xác nhận tình trạng nợ của khách hàng.
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận thu tiền
3.2.4.2 Dữ liệu lưu trữ
- Dữ liệu thanh toán ( Số chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hóa đơn thanh toán, tài
khoản nợ, tài khoản có…)
3.2.4.3 Tố chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lí 4.1, 4.2, 4.3 theo sơ đồ trong hình 5.6
dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấp cho
các hoạt động xử lí các nội dung liên quan ( lựa chọn thanh toán, lập chứng từ thanh
toán, xác nhận thanh toán, ghi sổ).
Bộ phận, đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từ
hoặc truy suất vào các tập tin dữ liệu tương ứng.
3.3 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu

Nợ phải thu phát sinh trong trường hợp thực hiện ban chịu cho khách hàng.
Việc tồ chức theo dõi chi tiết nợ phải thu được thực hiện theo 2 cách thức:
3.3.1 Quản lý nợ phải thu theo khách hàng
Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ hoặc giảm nợ đều quản lí chi tiết cho từng khách
hàng thông qua các sổ chi tiết nợ phải thu hoặc tập tin chi tiết nợ phải thu của khách
hàng. Cách này thường áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ bán chịu cho
từng khách hàng và giá trị nội giao dịch không lớn do đó khi thanh toán, hách hàng có
thể tổng hợp để thanh toán 1 lần cho nhiều nghiệp vụ bán hàng.
3.3.2 Quản lí nợ phải thu chi tiết từng chứng từ
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
10
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ, và giảm nợ đều được theo dõi chi tiết từng nghiệp
vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ. Bên cạnh sổ chi tiết khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ
phải thu khách hàng, còn phải tổ chức các sổ chi tiết nợ phải thu của từng hóa đơn cảu
từng khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ của từng hóa đơn. Cách thức này áp dụng trong
doanh nghiệp có giá trị các nghiệp vụ bán hàng lớn, cần phải theo dõi chi tiết từng
nghiệp vụ. Đặc biệt, những doanh nghiệp thực hiện chính sách chiết khấu thanh toán
cho khách hàng phải tổ chức theo dõi nợ phải thu và quá trình thanh toán chi tiết từng
giao dịch để xử lí chiết khấu thanh toán cho từng hoạt động bán
B. Chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần HP
I. Sơ lược về công ty Cổ phần HP
1. Giới thiệu về công ty
a. . Giới thiệu công ty:
Công ty Cổ Phần Nông Nghiệp HP (HORIZON PACIFIC) tiền thân là Công Ty
TNHH TM XNK Hữu Nghị được thành lập năm 2004 với số vốn ban đầu là 10 tỷ đồng
Việt Nam .
Công ty có trụ sở tại 9/189 Giảng Võ, Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội.
Công ty hoạt động với chức năng ngành nghề: Thuốc Bảo Vệ Thực vật
Mặc dù là một công ty còn non trẻ trong ngành thuốc Bảo Vệ Thực Vật, nhưng

công ty đã từng bước vượt qua những khó khăn, bằng nỗ lực của toàn thể CBCNV
trong toàn công ty, cùng với sự ủng hộ của các cấp, ban, ngành, các vị khách hàng quý
mến và những đối tác tin cậy. Công ty đã từng bước xây dựng vị thế của mình trong
ngành thuốc bảo vệ thực vật nói riêng và doanh nghiệp VN nói chung.
Với đà tăng trưởng tốt được bà con nông dân tin tưởng đón nhận, sau 2 năm kể
từ khi thành lập (2006) công ty đã phát triển thêm chi nhánh phân phối tại Miền Nam.
Đồng thời xây dựng cơ sở hạ tầng: Văn phòng, kho chứa hàng nhằm đáp ứng kịp thời
đối với khách hàng .
Với mục đích đáp ứng nhu cầu chất lượng sản phẩm đồng thời phát triển kinh
doanh của công ty và góp phần giải quyết công ăn việc làm cho người lao động tại địa
phương. Năm 2008 Công ty khánh thành nhà máy sản xuất tại số MD3, Khu công
nghiệp Đức Hòa 1, Long An với tổng vốn đầu tư thực hiện dự án là 68 tỷ đồng VN.
Bằng đường lối, chính sách đúng đắn với chiến lược rõ ràng. Xác định rõ sứ
mệnh của công ty. Cuối năm 2009 từ Công Ty TNHH đã chuyển sang mô hình Công ty
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
11
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
Cổ Phần và được đổi tên thành Công Ty Cổ Phần Nông nghiệp HP do Bà Bùi Thị Trúc
Quỳnh - Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị làm Tổng Giám đốc Công ty .
Tốc độ tăng trưởng ổn định qua các năm, cũng như uy tín trên thị trường trong và ngoài
nước. Công ty CP Nông Nghiệp HP đã từng bước khẳng định vị trí của mình không
những ở vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long mà còn được các tỉnh Miền Bắc, Miền
Trung và Tây nguyên đón nhận các sản phẩm của HP rất nhiệt tình. Bằng nhiều kinh
nghiệm trong công tác quản lý và điều hành sản xuất. Hội đồng quản trị quyết định tái
cấu trúc và chuẩn hóa lại hệ thống quản lý các Công ty.
• Đối với Nhà máy tại Đức Hòa Long An. Nơi sản xuất - nguồn cung cấp
chính các sản phẩm cho các công ty thành viên tại Miền Bắc và Miền Nam.
Chính vì vậy Hội Đồng Quản Trị luôn luôn chú trọng việc cải tiến máy
móc công nghệ. Đầu năm 2010 HĐQT đã quyết định nhập khẩu dây
chuyền sản xuất hiện đại từ nước ngoài với trị giá hàng triệu USD. Đến

nay toàn bộ dây chuyền sản xuất đã ổn định, đạt công suất cao, cho ra
những mẫu mã sản phẩm đẹp, chất lượng cao, phù hợp, được nông dân tin
dùng.
• Đối với 2 Công Ty tại Thành Phố HCM và Hà Nội. Đây là hai điểm phân
phối lớn để cung cấp cho các đại lý cấp 1 tại hai miền Nam và Bắc. Tính
đến thời điểm này HP đã có hàng ngàn đại lý cấp 1 và đại lý cấp 2.
Nguồn nhân lực của Công ty không ngừng được trao dồi và phát triển để đáp
ứng tốc độ phát triển nhanh của HP, từ 18 thành viên khi bắt đầu thành lập. Đến nay HP
đã có hơn 150 nhân viên chính thức làm việc trong các lĩnh vực khác nhau dưới ngọn
cờ HP. Có thể nói đội ngũ nhân viên của HP được đào tạo chuyên nghiệp, có kinh
nghiệm lâu năm trong ngành, đảm bảo đáp ứng ngày càng cao của khách hàng và thị
trường.
b. . Hoạt động chính:
Công ty hoạt động với chức năng ngành nghề: Thuốc Bảo Vệ Thực vật
Chuyên cung cấp các sản phẩm chính:
+ Thuốc trừ cỏ ( 3 loại )
+ Thuốc trừ ốc ( 1 loại )
+ Thuốc trừ sâu-rầy ( 8 loại )
+ Thuốc trừ bệnh ( 12 loại )
+ Thuốc tăng trưởng ( 1 loại )
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
12
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
+ Giống cây trồng
+ Phân bón
2. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ phòng kế toán:
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
13
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2

II. Tổ chức kế toán trong chu trình DT tại công ty Cổ phần HP
1. Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình
Các hoạt động Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý
Hoạt động đặt
hàng
- Thông tin về hàng hóa cần bán (tên hàng, số lượng, đơn giá,
thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng).
- Thông tin về hàng tồn kho (tên hàng, số lượng, đơn giá).
- Thông tin về khách hàng (tên, địa điểm, mã số thuế, số dư nợ
phải thu, số tài khoản).
- Thông tin về nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán,
số dư nợ chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ).
- Tổng hợp tình hình đặt hàng hàng tháng theo từng khách
hàng.
Hoạt động lập
hóa đơn
- Thông tin về hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng
thành tiền).
- Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn
thanh toán, phương thức thanh toán, số tài khoản).
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
14
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
Hoạt động xuất
kho, giao hàng
- Thông tin về hàng hóa cần xuất (tên hàng, số lượng, đơn giá,
thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, người giao hàng).
- Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ)
Hoạt động Ghi
sổ

- thông tin về hàng tồn kho (hàng hóa, số lượng, trạng thái tồn
tại như ở kho,cửa hàng hay hàng đang chuyển), doanh thu
(mặt hàng, khách hàng, khu vực, kênh phân phối), giá vốn
hàng bán(mặt hàng, nhóm hàng)
-Thông tin về nợ phải thu ( khách hàng, thời hạn thanh toán,
số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ).
- Tổng hợp theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi số dư
tổng hợp.
Hoạt động thu
tiền
- Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn
thanh toán, phương thức thanh toán).
- Thông tin vế nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán,
số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ).
- Thông tin về hóa đơn (số HĐ, ngày HĐ, tên hàng, số lượng,
giá mua tổng số tiền, khách hàng).
- Thông tin về phương thức thanh toán.
- Tổng hợp quá trình thu tiền theo từng khách hàng.
2. Mô tả quá trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp
Khách hàng gọi điện đến cho công ty, yêu cầu lập đơn đặt hàng. Nhân viên bán
hàng sẽ lập đơn đặt hàng ( bao gồm 2 liên) theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi kí vào
đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng sẽ gửi đơn đặt hàng đến cho bộ phận kinh doanh, Bộ
phận kinh doanh xem xét khả năng thanh toán, giới hạn nợ của khách hàng, nếu khách
hàng đủ khả năng mua hàng của công ty, trưởng phòng kinh doanh kí xác nhận lên đơn
đặt hàng, một đơn đặt hàng lưu lại tại bộ phận kinh doanh, một đơn đặt hàng được gửi
cho thủ kho lưu lại.
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
15
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
Thủ kho sau khi nhận được đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu

xuất kho ( gồm 4 liên). Thủ kho sẽ xuất hàng hóa trong kho và ghi nhận số hàng thực
xuất, sau đó lưu lại 1 liên và đưa 3 liên của phiếu xuất kho cho kế toán kho, kế toán kho
lập hóa đơn giá trị gia tăng, có chứ kí xác nhận cửa kế toán trưởng. Hàng được chuyển
lên xe cho bộ phận giao hàng, kèm theo 3 hóa đơn gía trị gia tăng và 3 phiếu xuất kho.
Hàng phải qua bộ phận bảo về để kiểm tra, bảo vệ sẽ xác nhận số hàng trong xe và kí
nhận lên 3 liên của phiếu xuất kho. Khi hàng được đưa đến cho khách hàng, khách hàng
sẽ kí lên 3 hóa đơn và 3 phiếu xuất kho, khách hàng sẽ giữ lại 1 liên của phiếu xuất kho
và hóa đơn đỏ. Bộ phận giao hàng đưa 1 phiếu xuất kho và 1 hóa đơn bán hàng về cho
bộ phận kinh doanh để ghi nhật kí bán hàng rồi lưu lại, 1 phiếu xuất kho đưa cho kế
toán kho để ghi nhận giảm số hàng trong kho, theo dõi trên sổ chi tiết hàng hóa, và ghi
tăng gía vốn hàng bán, hóa đơn sẽ được đưa cho kế toán công nợ để ghi tăng khoản
phải thu của khách hàng trên sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng và ghi tăng doanh thu.
Cuối tháng, kế toán công nợ dựa vào sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập biên
bản đối chiếu công nợ (2 liên) giám đốc sẽ kí xác nhận lên 2 liên, sau đó biên bản đối
chiếu công nợ sẽ được gửi cho khách hàng, nếu đúng với số nợ của khách hàng, khách
hàng sẽ kí nhận và gửi lại 1 liên cho công ty, kế toán công nợ sẽ lưu lại để làm căn cứ
cho số dư đầu tháng tiếp theo. Khi khách hàng trả tiền mặt trực tiếp cho công ty, kế
toán tiền sẽ lâp phiếu thu ( gồm 3 liên), ghi số tiền khách hàng trả, kia nhận lên phiếu
thu, sau đó đưua phiếu thu cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và kiểm tiền, xác nhận lên
phiếu thu đã thu đủ số tiền ghi trong phiếu, khách hàng kí nhận, và giữ lại1 liên. 1 liên
của phiếu thu được đưa đến cho kế toán tiền để ghi tăng số tiền đã nhận được, lưu lại
phiếu thu, và 1 liên đưa cho kế toán công nợ để ghi giảm số tiền phải thu của khách
hàng và lưu lại phiếu thu. Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản ,ngân hàng
gửi giấy báo có đến cho doanh nghiệp, sau đó kế toán công nợ căn cứ vào giấy báo có
để ghi giảm nợ phải thu và ghi tăng tiền gửi ngân hàng ,lưu lại giấy báo có theo số thứ
tự.
3. Xác định các chứng từ sử dụng:
BẢNG CHỨNG TỪ
CHỨNG
TỪ

NƠI LẬP NƠI
DUYỆT
SỬ DỤNG Ở
HOẠT ĐỘNG
MỤC ĐÍCH
Đơn đặt Bộ phận Bộ phận kinh -Hoạt động nhận -Ghi nhận sự đặt hàng
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
16
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
hàng bán hàng doanh đặt hàng,
-Xuất kho
của KH (mặt hàng, SL,
chủng loại, thông tin
của KH)
-Để xem xét khả năng
thanh toán của khách
hàng
-Làm căn cứ để lập
phiếu xuất kho
Phiếu
xuất kho
Bộ phận
kho (thủ
kho lập)
-Xuất kho
-Lâp hóa đơn
-Giao hàng
- Ghi sổ
-Ghi số hàng thực xuất
-Làm căn cứ lập hóa

đơn bán hàng
-Kiêm luôn chức năng
của phiếu giao hàng
cho khách hàng
Hóa đơn
bán hàng
( Hđ
GTGT)
Phòng kế
toán lập
(kế toán
kho lâp)
Phòng kế
toán ( Kế
toán trưởng )
-Giao hàng
-Ghi sổ
-Để khách hàng làm
căn cứ để thanh toán
công nợ cho công ty,
-làm chứng từ để kê
khai và nộp thuế,
-Làm căn cứ để ghi
nhận doanh thu .
Biên bản
đối
chiếu
công nợ
Phòng kế
toán ( kế

toán công
nợ lập)
Giám đốc -Thu tiền -Để đối chiếu số trên
sổ sách của công ty
với số theo ghi chép
của khách hàng
-Làm căn cứ để khách
hàng thanh toán nợ
Phiếu
thu
Phòng kế
toán ( kế
toán tiền
-Thu tiền -Ghi nhận số tiền thực
thu từ khách hàng
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
17
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
lập ) -Làm căn cứ ghi sổ
quỹ , sổ chi tiết liên
quan
4. Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ
Chia làm 5 hoạt động

a) Hoạt động nhận đặt hàng:
Mô tả lưu đồ : Khách hàng gọi điện đến cho công ty, yêu cầu lập đơn đặt hàng.
Nhân viên bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng ( bao gồm 2 liên) theo yêu cầu của khách hàng.
Sau khi kí vào đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng sẽ gửi đơn đặt hàng đến cho bộ phận
kinh doanh, Bộ phận kinh doanh xem xét khả năng thanh toán, giới hạn nợ của khách
hàng, nếu khách hàng đủ khả năng mua hàng của công ty, trưởng phòng kinh doanh kí

xác nhận lên đơn đặt hàng, một đơn đặt hàng lưu lại tại bộ phận kinh doanh, một đơn
đặt hàng được gửi cho thủ kho lưu lại.
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
Nhận đặt
hàng
Xuất kho +
lập hóa đơn
Giao hàng Ghi sổ Thu tiền
18
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
b) Hoạt động xuất kho, lập hóa đơn
Mô tả lưu đồ : Thủ kho sau khi nhận được đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh
sẽ lập phiếu xuất kho ( gồm 4 liên). Thủ kho sẽ xuất hàng hóa trong kho và ghi nhận số
hàng thực xuất vào phiếu xuất kho, sau đó lưu lại PGH. lưu lại 1 liên và đưa 3 liên của
phiếu xuất kho cho kế toán kho, kế toán kho lập hóa đơn giá trị gia tăng, có chữ kí xác
nhận của Kế toán trưởng. Hàng được chuyển lên xe cho bộ phận giao hàng, kèm theo 3
hóa đơn gía trị gia tăng và 3 phiếu xuất kho.
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
19
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
c) Giao hàng:
Mô tả lưu đồ : Hàng phải qua bộ phận bảo về để kiểm tra, bảo vệ sẽ xác nhận số hàng
trong xe và kí nhận lên 3 liên của phiếu xuất kho. Khi hàng được đưa đến cho khách
hàng, khách hàng sẽ kí lên 3 hóa đơn và 3 phiếu xuất kho, khách hàng sẽ giữ lại 1 liên
của phiếu xuất kho và hóa đơn đỏ.
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
20
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
Lưu đồ giao hàng
BPGH KT công nợ

d) Hoạt động ghi sổ:
Mô tả lưu đồ : Bộ phận giao hàng đưa 1 phiếu xuất kho và 1 hóa đơn bán hàng
về cho bộ phận kinh doanh để ghi nhật kí bán hàng rồi lưu lại, 1 phiếu xuất kho đưa cho
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
HĐBHPXK
KH
D
Trưởng P. KD
D
E
PXK HDBH
GHI CÔNG
NỢ
HDBHPXK
SCT
N
N
PXK
HĐBH
KH KÍ XÁC
NHẬN
E
21
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
kế toán kho để ghi nhận giảm số hàng trong kho, theo dõi trên sổ chi tiết hàng hóa, và
ghi tăng gía vốn hàng bán, hóa đơn sẽ được đưa cho kế toán công nợ để ghi tăng khoản
phải thu của khách hàng trên sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng và ghi tăng doanh thu.
Cuối tháng, kế toán công nợ dựa vào sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập biên bản đối
chiếu công nợ (2 liên) giám đốc sẽ kí xác nhận lên 2 liên, sau đó biên bản đối chiếu
công nợ sẽ được gửi cho khách hàng, nếu đúng với số nợ của khách hàng, khách hàng

sẽ kí nhận và gửi lại 1 liên cho công ty, kế toán công nợ sẽ lưu lại để làm căn cứ cho số
dư đầu tháng tiếp theo.
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
22
Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2
e) Hoạt động thu tiền:
Khi khách hàng trả tiền mặt trực tiếp cho công ty, kế toán tiền sẽ lập phiếu thu
( gồm 3 liên), ghi số tiền khách hàng trả, kí nhận lên phiếu thu, sau đó đưa phiếu thu
cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và kiểm tiền, xác nhận lên phiếu thu đã thu đủ số tiền
ghi trong phiếu, khách hàng kí nhận, và giữ lại1 liên. 1 liên của phiếu thu được đưa đến
cho kế toán tiền để ghi tăng số tiền đã nhận được, lưu lại phiếu thu, và 1 liên đưa cho kế
toán công nợ để ghi giảm số tiền phải thu của khách hàng và lưu lại phiếu thu. Nếu KH
thanh toán bằng chuyển khoản ,ngân hàng gửi giấy báo có, sau đó KT công nợ căn cứ
vào giấy báo có để ghi giảm nợ phải thu và ghi tăng tiền gửi ngân hàng, lưu lại giấy báo
có theo số thứ tự.
Theo mô tả bao gồm các hoạt động :
o Lập phiếu thu
o Xác nhận thanh toán của khách hàng
o Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán
o Lưu phiếu thu
o Lưu giấy báo có
Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng:
Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP
23