Giải pháp áp dụng Kaizen

Giải pháp áp dụng Kaizen
1. Đảm bảo các yếu tố thành công cho Kaizen
1.1. Cam kết của lãnh đạo cao nhất
Những nguyên tắc quản lý hiện đại của Kaizen hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi ở
phương Tây. Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới
những khuynh hướng mới trong một công ty như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể
coi trọng hơn là cá nhân; xu hướng quản lý theo mạng lưới, hơn là cơ cấu quản lý theo
mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được coi trọng
hơn là vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến.
1.2. Vai trò của cán bộ quản lý và lãnh đạo nhóm
Quản lý có hai thành phần chính là duy trì và cải tiến. Cụ thể, nhà quản lý cần duy trì các
chuẩn mực hiện tại về công nghệ, điều hành sản xuất và các hoạt động quản lý khác; và
cần liên tục cải tiến các chuẩn mực hiện tại đó để đạt năng suất lao động cao hơn, hiệu
quả kinh doanh lớn hơn.
Để đạt được chức năng duy trì , nhà quản lý trước hết phải thiết lập được các chính sách,
quy định, định hướng và các quy trình quản lý chuẩn mực. Sau đó nhà quản lý phải có
nhiệm vụ đảm bảo tất cả mọi người tuân thủ các quy trình chuẩn mực đó thông qua các
biện pháp đo lường thường xuyên việc thực hiện các quy định và đo lường các chỉ số
phát triển nguồn nhân lực.
Để đạt được chức năng cải tiến, nhà quản lý phải nỗ lực liên tục đánh giá lại các chuẩn
mực hiện tại, nếu các quy định mà có vấn đề thì thiết lập các chuẩn mực cao hơn. Cải tiến
được chia thành đổi mới và Kaizen. Đổi mới đòi hỏi nhà quản lý phải cải tiến mạnh mẽ
và kiên quyết quá trình sản xuất kinh doanh hiện tại và cần phải có những khoản đầu tư
lớn để thực hiện đổi mới, trong khi đó Kaizen chỉ cần những hành động cải tiến nhỏ tất cả
nhân viên nỗ lực phối hợp thực hiện.
1.3. Nỗ lực tham gia của mọi người
Mỗi thành viên trong công ty đều có ý thức áp dụng Kaizen cho chính công việc của bản
thân mình.
Mỗi người hãy dành thời gian thường xuyên để có thể quan tâm đến các công việc quan
trọng nhất của mình. Hãy đảm bảo công việc của mình đạt hiệu quả tốt nhất. Tổng kết
và báo cáo công việc một tuần là cách tốt nhất, việc này sẽ giúp mỗi người có một đánh

giá toàn diện về công việc và từ đó đưa ra kế hoạch cho tuần sau. Ngoài ra, hãy sử dụng


một ứng dụng như Rescue Time để theo dõi cách làm việc, cụ thể là về thời gian, địa
điểm làm việc cũng như chi tiêu trong một ngày, từ đó mỗi người sẽ tự đánh giá được
cách làm việc của bản thân.
Khi tìm ra cách làm việc hiệu quả hơn thì mỗi người hãy dành thời gian để thử nghiệm.
Nếu cách làm việc đó thực sự hợp với sở thích, năng lực bản thân cũng như tiết kiệm thời
gian thì hãy áp dụng nó thật tốt. Nếu làm việc trong một nhóm, đội, hãy đóng góp những
ý kiến mang tính xây dựng và góp ý với những người đồng nghiệp vì đó là cách tốt nhất
để điều chỉnh và cải tiến chất lượng công việc. Hãy nhớ rằng, bản chất của Kaizen là bắt
đầu từ những việc nhỏ và từ việc thực hiện những bước nhỏ nhất.

2. Thực hiện Kaizen tại công ty, tổ chức, nhà máy
2.1. Những yêu cầu trong việc áp dụng Kaizen là điều kiện tiên quyết
Phải sáng suốt trong việc bắt đầu áp dụng Kaizen vào những dây chuyền sản xuất thục sự
cần đến tiêu chuẩn này.
Nếu mọi người không nhận thấy được tầm quan trọng của việc áp dụng Kaizen thì bất kỳ
hoạt động nào có liên quan đến Kaizen sẽ không kéo dài lâu.
Có thể áp dụng Kaizen từ 1 điểm nhất định sau đó mở rộng từ 1 điểm đến 1 dây chuyền
và từ 1 dây chuyền đến những khu vực khác.
2.2. Việc tiến hành 5S
Ngay từ lúc ban đầu áp dụng Kaizen, thường bắt đầu tiến hành với 5S vì nó là điểm cốt
yếu trong các hoạt động về Kaizen. Không thực hiện 5S sẽ dẫn đến việc không thể tiến
hành đến những hoạt động khác. 5S chính là giai đoạn cơ bản của Kaizen.
Lợi ích của 5S chính là mỗi nhân viên có thể tham gia vào hoạt động này mà không đòi
hỏi phải có kiến thức hoặc kỹ năng liên quan đến Kaizen.
Kết quả của việc thực hiện 5S khá rõ ràng trực quan. Do đó, hoạt động này rất hữu hiệu
trong việc cũng cố tinh thần của nhân viên và cho việc áp dụng Kaizen trong toàn công
ty.

Những mặt hàng và nguyên liệu không cần thiết, công việc quá tải trong quá trình tiến
hành những phụ tùng hay hàng hóa thành phẩm được chất đầy lộn xộn trong xưởng sản
xuất sẽ dần mất đi khi chúng ta hiểu rõ hơn về dây chuyền sản xuất và chúng ta có thể
nhận biết những vấn đề tồn tại trong khu sản xuất.


2.3. Hoạt động theo quá trình sản xuất
Nổ lực để làm cho dây chuyền sản xuất trở nên thông suốt đến mức có thể. Quá trình này
được tiến hành cùng với 5S.
Trong quá trình tiến hành 5S, chúng ta cần khám phá ra những bất cập trong việc lưu
thông nguyên liệu, phụ tùng những thành phẩm, bán thành phẩm.
Điều chỉnh lại vấn đề lưu thông đòi hỏi thay đổi trong việc bố trí máy móc và địa điểm
của kho nguyên liệu. Quy mô sản xuất lớn phải chuyển đổi thành quy mô sản xuất nhỏ.
Việc thực hiện phải được tiến hành theo đơn đặt hàng sản xuất được định trước dựa vào
ngày vận chuyển.
Sau đó, có thể bàn đến thời gian sản xuất, từ đó để khách hàng thông báo về thời gian vận
chuyển. Những xe tải vận chuyển có thể đậu ở sân vào thời điểm đã định.
2.4. Phương pháp quản lý trực quan
Chia sẻ những kiến thức cho việc áp dụng Kaizen trong toàn công ty là quan trọng.
Quản đốc xưởng, giám đốc sản xuất và những người có liên quan nên thường xuyên đến
thăm khu sản xuất để thu thập những thông tin khác nhau ở đấy.
Họ có thể hiểu htêm quy trình thực hiện bằng cách quan sát thực tế những cách làm việc
ở khu sản xuất mà không bị gián đoạn.
2.5. Những quy trình chuẩn mực
Những quy trình này được soạn thành từ trang giấy như là cuốn sổ tay về định hướng
công việc cho từng người thực hành.
Trong cuốn sổ tay định hướng công việc, các bước tiến hành cách bố trí máy móc, chu kỳ
thời gian, chất lượng kho đều được nhắc đến.
Những người vận hành mới này sẽ được đào tạo theo tiêu chuẩn mới này.
Và những quy trình chuẩn mực cũng là công cụ quan trọng trong việc áp dụng Kaizen.

Quản đốc xưởng, giám đốc sản xuất có hiểu điều thông thường cũng như những điều
khác biệt của quá trình hoạt động bởi những tiêu chuẩn trên và quá trình đấy sẽ được
kiểm nghiệm lại bởi Kaizen.