Chuong 4 lap ke hoach

LẬP KẾ HOẠCH



Mục đích


1
2
3
4

Kế hoạch và lập kế hoạch
Phân loại kế hoạch trong tổ chức
Quy trình lập kế hoạch
Lập kế hoạch chiến lược

2


I. KẾ HOẠCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH



Kế hoạch

Đầu ra
Lập kế hoạch

Quá trình xác
định mục tiêu

và những
phương thức
hành động cần
thiết để đạt mục
tiêu cho tổ
chức.

Kết quả của việc
lập kế hoạch là bản
kế hoạch.
Bản kế hoạch là
tổng thể các mục
tiêu, các giải pháp
và công cụ để đạt
được mục tiêu cho
một tổ chức hoặc
một hệ thống nhất
định

Mục tiêu
Giải pháp
Nguồn lực

3


Nội dung của bản kế hoạch


Mục tiêu: xác định những kết quả tương lai

mà nhà quản lý mong muốn (kỳ vọng) đạt
được.
Dựa trên cái có thể có: Trên cơ sở các kết
quả đã đạt được, những điểm mạnh, điểm yếu
của tổ chức
Dựa trên cái cần phải có: Mong muốn và kỳ
vọng của tổ chức/nhà quản lý tổ chức; trên cơ
sở cơ hội và thách thức từ môi trường

4


Nội dung của bản kế hoạch


Các giải pháp: xác định những
hành động chủ yếu sẽ thực hiện để
đạt được các mục tiêu đã đặt ra.

5


Nội dung của bản kế hoạch



Nguồn lực: là những phương tiện mà tổ chức sử dụng để
thực hiện mục tiêu. Các nguồn lực gồm:
Các nguồn lực hữu hình (nhân lực, vốn, máy móc, thiết
bị, các nguồn lực vật chất..)

Các nguồn lực vô hình (trí tuệ, uy tín, thương hiệu,
mối quan hệ...)
6


Vai trò của lập kế hoạch




Cho phép dự đoán kết quả của những phương án khác nhau
và tính khả thi của từng phương án



Đưa ra phương hướng hành động



Tạo cơ sở để ra quyết định một cách thống nhất



Giúp xác định các cơ hội và nguy cơ tiềm ẩn để giảm rủi ro



Là căn cứ cho hoạt động kiểm soát

7

Mẫu 1 bản kế hoạch tác nghiệp


Trách nhiệm thực
hiện

Mục tiêu/
Chỉ tiêu

Thời gian thực
hiện

Nguồn lực cần thiết

Nhiệm vụ
phải thực
hiện
(hoạt
động)

Trách
nhiệm
chính

Trách
nhiệm hỗ
trợ

Bắt
đầu

Kết
thúc

Tài
chính

Nguy
ên
vật
liệu

Rủi ro
Cơ chế
báo
cáo/

Nhân
lực

giám
sát

Rủi
ro

Cách
khắc

phục

8


II. Các loại kế hoạch của tổ chức


a. Theo cấp kế hoạch:
 Sứ mệnh và tầm nhìn chiến lược
 Kế hoạch chiến lược
 Kế hoạch tác nghiệp

9


a. Theo cấp kế hoạch:

Người sáng lập
Hội đồng quản lý
Hội đồng giám đốc


Xác định sứ mệnh, tầm nhìn

Hội đồng quản lý
Hội đồng giám đốc
Các nhà quản lý cấp cao

Các kế hoạch chiến lược

Những nhà quản lý cấp
trung gian và cơ sở

Các kế hoạch tác nghiệp
10


Sứ mệnh của tổ chức


 Sứ mệnh của tổ chức (mission) xác định mục đích cơ bản của
một tổ chức, mô tả ngắn gọn lý do tồn tại của tổ chức và
những gì tổ chức cần làm để đạt được tầm nhìn của mình
 Phạm vi hoạt động của tổ chức: xác định những sản
phẩm/dịch vụ mà tổ chức cung cấp, lĩnh vực hoạt động của tổ
chức, đối tượng khách hàng (đối tượng thụ hưởng) các sản
phẩm/dịch vụ của tổ chức.
 Triết lý của tổ chức về cách tổ chức thực hiện cách hoạt động
của mình cũng như cách tổ chức đối đãi nhân viên cũng có
thể được nêu trong tuyên bố sứ mệnh của tổ chức.
11


Tầm nhìn của tổ chức


 Tầm nhìn của một tổ chức (vision) xác định việc tổ chức
sẽ như thế nào trong tương lai, đây chính là điểm khởi đầu
để trả lời cho câu hỏi “Ta muốn đi đến đâu?”

 Tầm nhìn mô tả bức tranh mà tổ chức hình dung về tương
lai mong muốn của mình, đôi khi mô tả mong muốn của tổ
chức về thế giới nơi tổ chức hoạt động.

12



Kế hoạch chiến lược
Do các nhà quản lý cấp cao quyết định nhằm xác
định những mục tiêu tổng thể của tổ chức
Kế hoạch tác nghiệp
Là các kế hoạch ngắn hạn bao gồm những chi tiết cụ
thể hoá của các kế hoạch chiến lược.
13


Kế hoạch chiến lược


Chiến lược
tổ chức

Chiến lược
ngành

Chiến lược
chức năng

14

Chiến lược cấp tổ chức
 Chiến lược cấp tổ chức (organizational-level strategy) do bộ phận
quản lý cao nhất vạch ra nhằm định hướng cho hoạt động của toàn
tổ chức.
 Chiến lược cấp tổ chức sẽ trả lời các câu hỏi sau:
 Tổ chức cần đạt được những mục tiêu cơ bản nào?
 Định hướng phát triển của tổ chức là tăng trưởng, ổn định hay
thu hẹp?
 Tổ chức nên hoạt động trong những lĩnh vực nào? Ngành nào?
Cung cấp sản phẩm dịch vụ nào?
 Tổ chức cần phân bổ nguồn lực ra sao cho các lĩnh vực, ngành,
sản phẩm/dịch vụ đó?
 Tổ chức cần phối hợp hoạt động của các lĩnh vực, ngành như
thế nào?



15


Mô hình các chiến lược tổng thể


Thu hẹp

Chiến lược

ổn định

Tăng trưởng
16


Chiến lược cấp ngành/lĩnh vực



 Chiến lược cấp ngành/lĩnh vực chỉ liên quan đến những mối
quan tâm và hoạt động trong một ngành (một lĩnh vực hoạt
động) của tổ chức. Chiến lược cấp ngành/lĩnh vực (businesslevel strategy) nhằm củng cố vị thế cạnh tranh và hợp tác của
ngành/lĩnh vực.
 Chiến lược cấp ngành/lĩnh vực trả lời các câu hỏi cơ bản sau:
 Ngành cần đạt được những mục tiêu cơ bản nào?
 Cạnh tranh dựa trên các lợi thế cạnh tranh nào?
 Hợp tác bằng những phương thức nào? Dựa trên lợi thế nào?17



Chiến lược
ngành

Chiến lược cạnh
tranh
Tạo ra lợi thế cạnh
tranh của tổ chức
thông qua chi phí
thấp hoặc khác biệt
sản phẩm

Chiến lược hợp
tác
Liên minh chiến
lược với các tổ
chức khác để tạo
dựng lợi thế cạnh
tranh

18


Chiến lược cấp chức năng


Năng lực

Năng lực
cốt lõi

Năng lực
vượt trội

19


Chiến lược cấp chức năng


 Các chiến lược cấp chức năng được xây dựng nhằm nuôi
dưỡng và phát triển năng lực cốt lõi cho tổ chức, từ đó tạo

ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức.
 Năng lực của tổ chức là kỹ năng và khả năng thực hiện các
hoạt động của tổ chức.
 Những năng lực chính tạo ra giá trị cho tổ chức được gọi là
năng lực cốt lõi của tổ chức. Năng lực cốt lõi chính là sự
thành thạo về chuyên môn hay các kỹ năng của tổ chức
trong các hoạt động chính trực tiếp đem lại hiệu quả cao.
20


Chiến lược cấp chức năng



 Khi năng lực cốt lõi của tổ chức trở nên vượt trội hơn các đối thủ
khác thì những năng lực đó được gọi là năng lực vượt trội.
 Để trở thành năng lực vượt trội của tổ chức, năng lực đó cần phải
thoả mãn các yêu cầu sau:
 Tạo ra giá trị cho khách hàng hay nói một cách khác năng lực
đó phải được khách hàng đánh giá cao.
 Độc đáo: năng lực đó phải độc đáo và vượt trội hơn đối thủ
cạnh tranh.
 Phải giúp tổ chức phát triển được một sản phẩm, dịch vụ mới
hoặc thâm nhập vào một lĩnh vực hoạt động mới.

21


Kế hoạch tác nghiệp
Kế

Kế hoạch
hoạch tác
tác nghiệp
nghiệp



Kế hoạch thường trực
Để giải quyết những vấn đề
xảy ra mang tính lặp lại
Bảo đảm các tình huống tái
diễn sẽ được quản trị thống
nhất theo thời gian, và
đúng quy định.

Kế hoạch đơn dụng
Giải quyết một trường hợp
cụ thể của tổ chức .
Được sử dụng một lần duy
nhất
22


Kế hoạch tác nghiệp


Chính
Chínhsách
sách

Chỉ
Chỉdẫn
dẫnchung
chungđể
đểquản
quảnlýlýcác
cácvấn
vấnđề
đềcủa
củatổtổchức
chức
Đưa
ra
các
hướng
dẫn
cho
nhà
quản
lý
trong
việc
Đưa ra các hướng dẫn cho nhà quản lý trong việc
đưa
đưararaquyết
quyếtđịnh
địnhđối
đốivới
vớisựsựviệc
việclặp

lặplại
lạinhiều
nhiềulần
lần

Thủ
Thủtục
tục

Cụ
Cụthể
thểvà
vàgồm
gồmnhiều
nhiềuhành
hànhđộng
độnghơn
hơnchính
chínhsách
sách
Được
thiết
kế
với
những
chỉ
dẫn
rõ
ràng
trong

Được thiết kế với những chỉ dẫn rõ ràng trong
việc
việcgiải
giảiquyết
quyếtvấn
vấnđề
đềcó
cótính
tínhchất
chấtlặp
lặplại
lạinhiều
nhiềulần
lần

Kế
Kếhoạch
hoạchthường
thường
trực
trực

Quy
Quytắc
tắc

Là
Làdạng
dạngchặt
chặtchẽ

chẽnhất
nhấtcủa
củakế
kếhoạch
hoạchthường
thườngtrực
trực
Nó
là
những
hướng
dẫn
cụ
thể
và
chi
tiết
cho
từng
Nó là những hướng dẫn cụ thể và chi tiết cho từng
hoạt
hoạtđộng
độngcụ
cụthể
thểtrong
trongtổtổchức
chức

23


Chương
Chươngtrình
trình

Các
Cácgiải
giảipháp,
pháp,đặc
đặcbiệt
biệtlàlàcác
cácnguồn
nguồnlực
lực(tài
(tàichính,
chính,
con
người,
thời
gian…
)
được
xác
định
một
cách
con người, thời gian… ) được xác định một cách
trọn
trọngói

góiđể
đểhoàn
hoànthành
thànhhệ
hệthống
thốngcác
cácmục
mụctiêu.
tiêu.

Kế
Kếhoạch
hoạch
đơn
đơndụng
dụng

Dự
Dựán
án

Hướng
Hướngcác
cácnỗ
nỗlực
lựchoặc
hoặcnhóm
nhómlàm
làmviệc
việctới

tớiviệc
việc
đạt
được
những
mục
tiêu
cụ
thể
đạt được những mục tiêu cụ thể
Các
dự
án
Các dự ánkhông
khôngcó
cótính
tínhtoàn
toàndiện
diệnvà
vàhẹp
hẹphơn
hơnCT
CT

Ngân
Ngânsách
sách

Thường
Thườngđược

đượccoi
coilàlàmột
mộtphần
phầncủa
củachương
chươngtrình
trình
Được
sử
dụng
như
một
cơ
chế
kiểm
soát
tài
chính
Được sử dụng như một cơ chế kiểm soát tài chính
để
đểthực
thựchiện
hiệnkế
kếhoạch
hoạch

24


II. Các loại kế hoạch của tổ chức


b. Xét theo phạm vi tác động
 Kế hoạch cho toàn tổ chức
 Kế hoạch cho các phân hệ và bộ phận
 Kế hoạch cho cá nhân

25