Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (627.08 KB, 41 trang )
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
MỤC LỤC
I. Giới thiệu về chu trình chi phí theo phương pháp thủ công................................3
1. Khái niệm.........................................................................................................3
2. Mục đích và chức năng....................................................................................4
3. Đối tượng cung cấp thông tin...........................................................................4
4. Các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công.....4
II. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ
công...........................................................................................................................5
1. Đặt mua hàng hóa và dịch vụ (sau đây sẽ gọi tắt là “Đặt hàng”).....................7
Yêu cầu mua hàng...............................................................................................7
Nguy cơ 1: Thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức...................................................8
Nguy cơ 2: Đặt những món hàng không cần thiết..............................................8
Nguy cơ 3:...........................................................................................................9
Lập đơn đặt hàng.................................................................................................9
Đơn đặt hàng.....................................................................................................10
Nguy cơ 4: Mua hàng giá cao (bị thổi phồng)..................................................12
2. Nhận và lưu trữ hàng hóa...............................................................................12
Nguy cơ 5: mua hàng hóa kém chất lượng........................................................15
Nguy cơ 6: nhận hàng hóa không đúng yêu cầu...............................................16
Nguy cơ 7: mắc sai sót khi kiểm đếm hàng nhập về.........................................16
1
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Nguy cơ 8: mất mát hàng tồn kho.....................................................................17
3. Duyệt và thanh toán hóa đơn cho người bán..................................................17
Nguy cơ 9: những sai sót trong các hóa đơn mua hàng....................................20
Nguy cơ 10: thanh toán cho những hàng hóa chưa nhập về.............................21
Nguy cơ 11: chiết khấu mua hàng.....................................................................21
Nguy cơ 12: chi trả hai lần cho cùng một hóa đơn...........................................21
Nguy cơ 13: lỗi ghi nhận và công bố tài khoản nợ phải trả..............................22
III.
Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí thực hiện theo
phương pháp thủ công.............................................................................................22
1. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí tại Công ty trách
nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại Verap.............................................................22
a) Một vài thông tin về doanh nghiệp.............................................................22
b) Quy trình lưu chuyển chứng từ trong doanh nghiệp...................................23
2. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí tại công ty cổ phần
năng lượng tái tạo Châu Á....................................................................................26
a) Một vài thông tin về doanh nghiệp................................................................26
b) Quy trình lưu chuyển chứng từ trong doanh nghiệp...................................27
Kết luận...................................................................................................................30
2
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
I.
Giới thiệu về chu trình chi phí theo phương pháp thủ công.
1. Khái niệm
Chu trình chi phí bao gồm một chuỗi những sự kiện liên quan tới hoạt động
mua và thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ.
Chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công là chu trình chi phí
trong đó thực hiện việc ghi sổ và xử lý các nghiệp vụ do con người thực hiện trực
tiếp, không có sự trợ giúp của phần mềm kế toán.
Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí đó là
1. Doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cần thiết.
2. Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu.
3. Xác định nghĩa vụ thanh toán.
4. Thanh toán tiền.
3
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
2. Mục đích và chức năng
Mục đích chính của chu trình chi phí là tối thiểu hóa tổng chi phí thu mua và
duy trì hàng tồn kho, nguồn tồn trữ và dịch vụ cho nhu cầu thực hiện chức năng
của tổ chức. Để đạt được mục đích, nhà quản trị phải thực hiện những quyết định
sau:
Mức hàng tồn kho và nguồn dự trữ tối ưu là bao nhiêu?
Nhà cung cấp nào có hàng hóa, dịch vụ đạt chất lượng và giá cả tốt
nhất?
Bảo quản hàng tồn kho ở đâu?
Làm thế nào để củng cố việc mua hàng để đạt được mức giá tối ưu?
4
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Có cần phải sẵn tiền mặt trả cho nhà cung cấp để được hưởng chiết
khấu?
Quản lý việc thanh toán cho nhà cung cấp như thế nào để tối đa hóa
dòng tiền?
Hơn nữa, việc quản lý phải đạt được chức năng giám sát và đánh giá tác dụng
và hiệu quả của chu trình chi phí. Điều đó yêu cầu sự truy cập dễ dàng vào dữ
liệu chi tiết về các nguồn lực được sử dụng trong chu trình chi phí, các sự kiện ảnh
hưởng đến nguồn lực và những đối tượng tham gia vào những sự kiện này. Ngoài
ra, để giúp ích thích đáng cho việc ra quyết định thì dữ liệu phải chính xác, đáng
tin cậy và kịp thời.
Ba chức năng cơ bản của hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí:
Ghi nhận và xử lý dữ liệu về các hoạt động kinh doanh.
Lưu trữ và tổ chức dữ liệu để trợ giúp việc ra quyết định.
Kiểm soát để chắc chắn tính đáng tin cậy của dữ liệu và bảo
vệ các nguồn lực của tổ chức.
3. Đối tượng cung cấp thông tin
- Đối với chu trình chi phí, đối tượng bên ngoài cung cấp thông tin đầu vào cho
chu trình là nhà cung cấp.
- Trong nội bộ, chu trình chi phí nhận thông tin từ chu trình doanh thu và chu
trình sản xuất, bộ phận quản lý hàng tồn kho và nhiều bộ phận khác về nhu cầu
mua hàng hóa và nguyên vật liệu. Một khi hàng hóa và dịch vụ về đến, sự khai báo
về biên nhận hàng hóa và dịch vụ từ chu trình chi phí chuyển ngược về các nguồn
lực. Dữ liệu về chi phí cũng đi từ chu trình chi phí đến sổ kế toán tổng hợp và thể
hiện trên báo cáo tài chính cũng như nhiều báo cáo quản trị khác.
5
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
4. Các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ
công.
Trong chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công, người ta thường
sử dụng một số chứng từ như sau:
Phiếu yêu cầu mua hàng (purchase requisition)
Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi có nhu
cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm trình bày về chủng loại, mặt hàng, số
lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng. Yêu cầu mua hàng này được
gửi về bộ phận mua hàng và phải được chấp thuận bởi người quản lý bộ
phận yêu cầu.
Đơn đặt hàng (purchase order)
Chứng từ này được lập bởi bộ phận mua hàng, xác định yêu cầu của doanh
nghiệp với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thời
gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu về thanh toán… Nếu đặt
hàng được người cung cấp chấp thuận thì nó trở thành hợp đồng pháp lý
ràng buộc giữa đôi bên.
Phiếu nhập kho (receiving report)
Hay còn được gọi là báo cáo nhận hàng; chứng từ này được bộ phận nhận
hàng lập căn cứ số lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận. Số liệu thực
nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng Tài khoản hàng tồn kho. Thông tin
hàng nhận được chuyển đến các bộ phận liên quan như kế toán mua hàng,
kho hàng…
Phiếu đóng gói (packing list)
Phiếu đóng gói hàng hóa là một chứng từ liệt kê các mặt hàng, loại hàng,
những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định. Phiếu đóng
gói được nhà cung cấp lập ra khi đóng gói hàng hóa. Phiếu đóng gói hàng
hóa này có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa.
Hóa đơn mua hàng (invoice)
6
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng được chuyển cho người mua và
nghĩa vụ thanh toán tiền của người mua đối với người bán.
Chứng từ thanh toán (voucher)
Đây là chứng từ được sử dụng trong hệ thống thanh toán theo chứng từ
nhằm ghi nhận thông tin liên quan tới khoản cần thanh toán cho một hóa đơn
nào đó.
Chứng từ trả lại hàng mua (debit memo)
Chứng từ này được bộ phận mua hàng lập khi hàng mua không đúng yêu
cầu, cần trả lại cho người bán. Chứng từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng,
giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại.
Check hoặc phiếu chi.
Đây là chứng từ được lập ra khi tiến hành thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Trên thực tế, khi doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu nguyên vật liệu, hàng
hóa trực tiếp từ nước ngoài thì loại chứng từ và số lượng chứng từ tham gia
vào chu trình chi phí này cũng trở nên đa dạng và phức tạp hơn nhiều. Bộ
chứng từ nhập khẩu thường bao gồm các loại chứng từ như sau:
Các chứng từ tài chính: được sử dụng trong thanh toán, bao gồm: hối
phiếu, lệnh phiếu, séc và các phương tiện thanh toán tương tự.
Các chứng từ thương mại:
Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
Chứng từ vận tải (transport document)
Chứng từ bảo hiểm (insurance policy)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (certificate of quality)
Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (certificate of quantity)
Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight)
Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list)
Giấy chứng nhận vệ sinh (sanitary certificate)
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitory certificate)
Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (vetecrinary certificate)
Giấy chứng nhận khử trùng (fumigation certificate)
Các chứng từ khác.
7
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
II.
Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí theo phương
pháp thủ công.
Một chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thúc đẩy các hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp được thực hiện một cách có hiệu quả nhờ sự luân chuyển
dữ liệu thông suốt. Ba hoạt động căn bản trong chu trình chi phí là:
- Đặt mua hàng hóa và dịch vụ
- Nhận hàng hóa, dịch vụ & công việc lưu kho
- Thanh toán
Các hoạt động trong chu trình chi phí có thể coi như hình ảnh phản chiếu lại những
hoạt động cơ bản được thể hiện trong chu trình doanh thu.
- Hoạt động đặt hàng tạo ra đơn đặt hàng của người mua ứng với lệnh bán
hàng bên nhà cung cấp.
- Hoạt động nhận hàng xử lý những hàng hóa được gửi đến bởi chức năng
giao hàng của nhà cung cấp.
- Hoạt động chi trả tiền mua hàng tạo ra việc thanh toán được tiến hành đồng
thời với hoạt động thu tiền của nhà cung cấp.
1. Đặt mua hàng hóa và dịch vụ (sau đây sẽ gọi tắt là “Đặt hàng”)
Hoạt động kinh doanh quan trọng đầu tiên trong chu trình chi phí là đặt mua
hàng. Quyết định chủ chốt được đưa ra trong bước đầu tiên là phải xác định mua
mặt hàng nào, mua khi nào, và mua bao nhiêu, cũng như quyết định mua hàng từ
nhà cung cấp nào. Những yếu kém trong chức năng quản lý hàng tồn kho có thể
tạo ra những vấn đề đáng lưu ý, như việc ghi nhận thông tin đặt hàng không chính
xác gây ra việc thiếu nguyên liệu dự trữ dẫn đến đình trệ sản xuất.
8
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Trong hoạt động đầu tiên của chu trình chi phí “Đặt hàng” sẽ được khởi đầu từ
“Phiếu yêu cầu”:
Yêu cầu mua hàng
Yêu cầu mua hàng hoá hoặc vật tư được kích hoạt bởi chức năng kiểm soát
hàng tồn kho hoặc bởi những nhân viên, khi những nhân viên này nhận thấy thiếu
hụt nguyên liệu, công cụ, vật liệu… trong quá trình sản xuất. Trong những công ty
nhỏ, những nhân viên sử dụng những mặt hàng này phải chú ý khi hàng tồn trữ
đang ở mức thấp và đòi hỏi cần đặt thêm hàng. Hơn nữa, kể cả trong các công ty
lớn, việc yêu cầu cung cấp văn phòng phẩm như là giấy photo và bút chì thường do
những nhân viên sử dụng những mặt hàng này khi họ nhận thấy dự trữ đang ở mức
thấp. Nhu cầu mua hàng hoá hoặc vật tư đưa đến việc tạo ra Phiếu yêu cầu. Như
vậy, Phiếu yêu cầu là chứng từ:
Được lập bởi các bộ phận trong DN khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc
dịch vụ.
Nội dung của phiếu yêu cầu trình bày về chủng loại, mặt hàng, số lượng
hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng, địa điểm và phải được sự chấp thuận của
người quản lý bộ phận yêu cầu.
Phiếu yêu cầu được gửi về:
Bộ phận Mua hàng
Kế toán phải trả
Người chấp nhận đơn đặt hàng này chỉ ra mã phòng ban và số hiệu tài
khoản để tính chi phí.
9
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Trong quá trình yêu cầu mua hàng có thể xảy ra những nguy cơ sau:
Nguy cơ 1: Thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức
Thiếu hàng dẫn đến mất doanh thu; tồn kho quá mức dẫn đến chi phí tồn trữ cao
hơn cần thiết. Để đề phòng những nguy cơ trên, các công ty cần thiết lập hệ thống
kiểm soát hàng tồn kho một cách chặt chẽ. Nên sử dụng phương pháp kiểm kê
thường xuyên để đảm bảo luôn đủ hàng trong kho. Các công ty nên chọn những
nhà cung cấp có uy tín để đặt hàng. Các báo cáo về nhà cung cấp cho biết chất
lượng sản phẩm, giá cả và việc giao hàng nên được trình lên đều đặn. Những bảng
báo cáo này nên được xem xét định kỳ và những nhà cung cấp mới sẽ được chọn
nếu các nhà cung cấp hiện tại sa sút dưới mức có thể chấp nhận.
Nguy cơ 2: Đặt những món hàng không cần thiết
Các công ty cũng phải cẩn thận đối với các món hàng hiện tại không có nhu
cầu. Ghi chép chính xác hàng tồn kho thường xuyên bảo đảm tính hiệu lực của các
yêu cầu mua hàng do hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tự động đưa ra. Những
10
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
người giám sát nên xem xét và phê chuẩn các yêu cầu mua hàng để đề xướng riêng
cho mỗi nhân viên.
Một vấn đề liên quan là các đơn vị phân cấp khác nhau trong doanh nghiệp mua
cùng một mặt hàng giống nhau. Kết quả là doanh nghiệp tồn trữ một lượng hàng
tồn kho lớn hơn nhu cầu và cũng không nhận được chiết khấu trên tổng số lượng
do không đặt mua cùng lúc. Điều này thường xuyên xảy ra bởi vì các đơn vị phân
cấp khác nhau đánh số cùng một mặt hàng thep cách khác nhau. Để vượt qua thách
thức này, hệ thống thông tin kế toán phải được thiết kế theo cách thức có thể tổng
hợp dữ liệu chung. Khi đó, ta có thể đánh số các mặt hàng dựa trên các bảng báo
cáo liên kết các chủng loại mặt hàng có được.
Nguy cơ 3: lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp
Chi phí ngầm là quà cáp từ nhà cung cấp cho các nhân viên mua hàng với mục
đích gây ảnh hưởng đến sự lựa chọn nhà cung cấp của các nhân viên này.
Do chi phí ngầm có ý nghĩa về kinh tế nên các nhà cung cấp phải tìm nhiều
cách để kiếm lại được món tiền chi ra cho việc đút lót đó. Việc này thường được
thực hiện thông qua thổi phồng giá cả của đợt hàng mua tiếp theo hoặc thay thế
bằng hàng hóa kém chất lượng.
Nếu không có vấn đề gì xảy ra, chi phí ngầm làm giảm tính khách quan của
người mua. Hơn nữa, các nhân viên cũng không nên kiếm lợi từ quyền hạn trong
công việc của mình.
Để ngăn chặn chi phí ngầm này, công ty phải ngăn cấm nhân viên mua hàng
nhận bất cứ quà tặng nào từ nhà cung cấp hiện tại (cả những nhà cung cấp tiềm
năng); (những vật rẻ tiền, không đáng giá thì có thể nhận).
Huấn luyện nhân viên cách ứng xử với với “quà” từ nhà cung cấp cũng quan
trọng, bởi vì nhiều loại chi phí ngầm mà nhà cung cấp đưa ra không có khuôn mẫu
nào cả, thường dưới hình thức tiền mặt, để lôi kéo các nhân viên. Một khi nhân
viên nhận quà, nhà cung cấp sẽ đe dọa tố cáo lên người giám sát nếu họ không gia
11
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
tăng số lượng hàng đặt. Sự luân chuyển công việc cũng quan trọng không kém,
nhân viên mua hàng không nên làm việc lâu dài với cùng một nhà cung cấp. Bởi vì
điều đó sẽ làm tăng rủi ro khi họ không vượt qua được sự cám dỗ từ những nhà
cung cấp không ngay thẳng. Nếu tổ chức quá nhỏ không thể luân phiên công việc
cho tất cả các nhân viên khác nhau, nên thực hiện kiểm soát chi tiết định kì tất cả
các hoạt động của nhân viên mua hàng. Nên yêu cầu nhân viên mua hàng thực hiện
nghỉ phép theo lịch phân phối hàng năm, bởi vì nhiều vụ gian lận có thể bị phát
hiện ra được khi thủ phạm vắng mặt và không thể tiếp tục hoạt động gian dối đó
nữa. Rất khó ngăn chặn hoạt động hối lộ này, do đó cần phải kiểm soát để phát
hiện.
Lập đơn đặt hàng
Đây là quá trình được thực hiện bởi bộ phận mua hàng. Quyết định quản lý cốt
yếu trong hoạt động mua hàng là chọn những nhà cung cấp các mặt hàng tồn kho
theo yêu cầu. Nhiều yếu tố nên được cân nhắc đến khi thực hiện quyết định này,
như là:
- Giá cả
- Chất lượng hàng hóa
- Uy tín trong việc bán hàng, giao hàng
Về vấn đề uy tín trong việc giao hàng, một khi nhà cung cấp được chọn để cung
cấp một sản phẩm nào đó, những thông tin xác minh nhà cung cấp là một phần của
nội dung giấy tờ xác nhận hàng tồn kho để tránh lặp lại tiến trình lựa chọn nhà
cung cấp cho mỗi đơn hàng sau này. (Tuy nhiên, trong vài trường hợp như việc
mua những mặt hàng giá cao nhưng chất lượng thấp, quản lý dứt khoát phải đánh
giá lại toàn bộ những nhà cung cấp tiềm năng mỗi khi đặt hàng). Danh sách những
nhà cung cấp tiềm năng khác nhau cho mỗi mặt hàng cũng nên được duy trì, trong
trường hợp nhà cung cấp chính hết hàng mà công ty đang cần. Việc theo dõi và
đánh giá định kì việc thực hiện của nhà cung cấp rất quan trọng. Việc đánh giá
12
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
thích hợp các nhà cung cấp đòi hỏi nhiều hơn là chỉ duy trì dữ liệu về giá mua.
Nhiều công ty cũng phải gánh chịu nhiều chi phí như gia công lại hay bỏ đi liên
quan đến chất lượng của sản phẩm mua về. Cũng có nhiều chi phí liên quan đến
việc giao hàng của nhà cung cấp. Hệ thống thông tin kế toán được thiết kế nhằm
thu thập và theo dõi thông tin này. Ví dụ:
Đo lường được chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp thông qua việc theo dõi
những mặt hàng của nhà cung cấp đó có thường xuyên không đủ tiêu chuẩn khi
kiểm tra ở bộ phận nhận hàng hay không.
Đo lường độ tin cậy của nhà cung cấp bằng việc theo dõi và so sánh ngày giao
hàng với ngày đã giao kết.
Để chắc chắn rằng các nhân viên mua hàng xem xét tất cá những yếu tố này, bộ
phận mua hàng nên được đánh giá và tưởng thưởng dựa trên việc tối thiểu tổng chi
phí tốt như thế nào, không chỉ dựa trên giá mua các mặt hàng yêu cầu.
Sau quá trình xét duyệt Phiếu yêu cầu được gửi từ các bộ phận có yêu cầu
(phiếu yêu cầu có hợp lệ: đặt các mặt hàng cần thiết, theo yêu cầu sản xuất hay sử
dụng), cùng với quá trình lựa chọn nhà cung cấp – có thể là nhà cung cấp truyền
thống hoặc một trong những nhà cung cấp tiềm năng – đảm bảo về giá cả hợp lý,
chất lượng hàng hóa đạt yêu cầu, có uy tín trong việc bán, giao hàng, bộ phận Mua
hàng sẽ tiến hành lập Đơn đặt hàng.
Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng là:
Một tài liệu chính thức yêu cầu nhà cung cấp bán và cung cấp các sản
phẩm
được chỉ định ở mức giá xác định. Nó cũng là một lời hứa trả tiền và trở thành một
hợp đồng cung cấp một khi chấp nhận nó.
Được lập ở bộ phận Mua hàng.
Được lập thành 5 liên có đánh số thứ tự.
13
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Trình tự luân chuyển Đơn đặt hàng:
- Liên 1: nhà cung cấp
- Liên 2: lưu tại bộ phận Mua hàng
- Liên 3: bộ phận có yêu cầu
- Liên 4: bộ phận Nhận hàng
- Liên 5: kế toán Phải trả
Nội dung của Đơn đặt hàng bao gồm tên của các nhà cung cấp và các
đại lý
mua bán, các mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng và yêu cầu ngày giao hàng, địa
điểm giao hàng và phương thức vận chuyển và các yêu cầu về thanh toán…
Thông thường, nhiều đơn đặt hàng được lập nhằm thỏa mãn một phiếu yêu cầu
mua hàng duy nhất, bởi vì nhiều mặt hàng được yêu cầu cùng lúc lại được cung
cấp bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên, số lượng hàng đặt trong các đơn
đặt hàng cũng có thể khác với số lượng ghi trong phiếu yêu cầu mua hàng nhằm
tận dụng lợi thế giảm giá khi mua với số lượng lớn. Nhiều công ty mua duy trì việc
sắp đặt mua bán đặc biệt với những nhà cung cấp quan trọng. Một trong những sắp
đặt đó là việc sử dụng đơn đặt hàng trọn gói. Một đơn đặt hàng trọn gói là một cam
kết mua những mặt hàng nhất định ở mức giá được định trước từ một nhà cung cấp
nhất định trong một thời kỳ thường là một năm. Đơn đặt hàng trọn gói giúp đảm
bảo cho người mua có được nguồn nguyên liệu ổn định cho quá trình sản xuất.
Khi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng sẽ tiến hành xem xét. Nếu chấp nhận
đơn đặt hàng sẽ gửi thông báo (lệnh bán hàng) của nhà cung cấp đến bộ phận mua
hàng và được lưu chung vào hồ sơ theo dõi đơn hàng tương ứng. đây chính là hợp
đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên người bán và người mua.
14
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Như vậy, trong quá trình đặt mua hàng hóa tại bộ phận mua hàng, các nhân viên
mua hàng nhận chứng từ đầu vào là phiếu yêu cầu mua hàng do các bộ phận có
trách nhiệm quản lý hàng tồn kho hoặc các bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng hóa
lập ra. Dựa trên phiếu yêu cầu mua hàng này, bộ phận mua hàng sẽ xét duyệt các
yêu cầu mua hàng này, lưu lại chứng từ và lập đơn đặt hàng để gửi cho các nhà
cung cấp. Trong đơn đặt hàng ghi rõ số lượng, chủng loại… để làm cở sở cho bộ
phận Nhận hàng đối chiếu với hàng hóa mua về.
Nguy cơ 4: Mua hàng giá cao (bị thổi phồng)
Chi phí của phần hợp thành hàng hóa tạo nên 1 phần đáng kể trong tổng chi phí
của các sản phẩm sản xuất ra. Vì vậy, nhiều công ty cố gắng đảm bảo giá tốt nhất
cho các mặt hàng mà họ mua về. Một vài thủ tục trong kinh doanh có thể đảm bảo
rằng công ty đó không phải trả quá nhiều cho những mặt hàng riêng biệt.
15
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Danh sách liệt kê giá cả của những món hàng mua thường xuyên nên được lưu trữ
lại và tham khảo khi giao hàng. Mức giá của những mặt hàng giá thấp có thể dễ
dàng xác định từ danh mục này. Giá mua cạnh tranh đưa ra nên được chú ý đối với
những sản phẩm đặc biệt và có chi phí cao. Phiếu đặt hàng nên được xem lại để
đảm bảo rằng những điều khoản này được thực hiện đúng. Kiểm soát ngân sách
cũng có ích trong việc kiểm soát phí tổn. Chi phí hàng mua cần được tập hợp vào
tài khoản của bộ phận yêu cầu mua hàng. Chi phí thực tế nên được so sánh định kỳ
với tiền còn lại trong ngân sách.
2. Nhận và lưu trữ hàng hóa.
Hoạt động quan trọng thứ hai trong chu trình chi phí là việc nhận và lưu trữ
hàng hoá đã được đặt mua.
Bộ phận Nhận hàng có trách nhiệm đảm nhận hàng phân phối từ nhà cung cấp.
Bộ phận nhận hàng thường xuyên báo cho thủ kho và thủ kho tiếp tục cáo cho phó
giám đốc sản xuất. Bộ phận lưu trữ hàng tồn kho, nơi cũng báo cáo cho thủ kho, có
trách nhiệm lưu trữ hàng hoá. Thông tin về biên nhận hàng hóa đã đặt mua phải
được chuyển tới bộ phận chức năng quản lý hàng tồn kho để cập nhật dữ liệu.
Bộ phận nhận hàng có 2 trách nhiệm chính:
- Quyết định có chấp nhận nhận hàng hay không;
- Kiểm lại số lượng, chất lượng hàng được giao.
Phiếu đặt hàng hợp lệ cho thấy hàng hóa giao đến cần được thông qua. Việc
chấp nhận những hàng hóa không được đặt sẽ dẫn đến kết quả phí phạm thời gian
và không gian kho chứa trong việc xử lý và lưu trữ những mặt hàng đó; cho đến
khi chúng được trả lại.
Kiểm kê số lượng hàng hóa chuyển tới nhằm bảo đảm công ty chỉ chi trả cho
lượng hàng hóa thực nhận và dữ liệu hàng tồn kho được cập nhật một cách chính
xác.
16
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Phiếu nhập kho là:
Tài liệu chính được sử dụng trong hệ thống nhận hàng phụ của chu trình
chi phí.
Phiếu nhập kho do bộ phận Nhập hàng lập
Nó dẫn chứng chi tiết về việc nhận hàng, bao gồm cả ngày tháng, nhà
vận
chuyển, nhà cung cấp, và số phiếu đặt hàng. Đối với từng mặt hàng nhận, nó cho
biết số hiệu, loại, đơn vị tính, số lượng. Nó còn có chỗ để xác nhận người nhận và
kiểm hàng, cũng như để xác nhận liên quan tới chất lượng hàng hóa.
Phiếu nhập kho được lập làm 4 liên, được đánh số thứ tự, được luân chuyển
như
sau:
- Liên 1: lưu lại tại bộ phận Nhân hàng
- Liên 2: bộ phận Yêu cầu
- Liên 3,4: bộ phân Kho
Báo cáo nhận hàng có thể xem là một dạng Phiếu nhập kho không được dùng
để chứng minh cho biên nhận dịch vụ, như là dịch vụ quảng cáo hay dọn vệ sinh.
Thay vào đó, biên nhận của những dịch vụ như vậy thường được chứng minh bởi
sự chứng thực có giám sát trên hóa đơn của nhà cung cấp.
Khi hàng hóa giao đến, nhân viên nhận hàng so sánh mã số đơn đặt mua hàng
ghi trên giấy căn cứ đóng gói hàng với tài liệu đặt mua hàng của nhà cung cấp để
kiểm chứng là hàng đã được đặt mua. Sau đó nhân viên nhận hàng đếm số lượng
hàng chuyển tới. Trước khi chuyển hàng vào kho hay xí nghiệp, nhân viên nhận
hàng cũng kiểm tra từng lô hàng để nhận ra những thiệt hại trước mắt. Ba điều
ngoại lệ có thể có trong quá trình này:
1. Nhận lượng hàng hóa không khớp với lượng hàng đã đặt
17
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
2. Nhận phải hàng bị lỗi
3. Nhận hàng kém chất lượng do lỗi ở khâu kiểm hàng.
Trong cả 3 trường hợp, bộ phận mua hàng phải làm việc lại với nhà cung
cấp.Thường thì nhà cung cấp cho phép người mua sửa hóa đơn vì bất kì sự chênh
lệch nào về số lượng. Trong trường hợp hàng hỏng hay kém chất lượng, chứng từ
trả lại hàng mua được lập ngay sau khi nhà cung cấp đồng ý nhận lại hàng hoặc
giảm giá hàng bán. Chứng từ trả lại hàng mua ghi nhận sự điểu chỉnh sẽ được yêu
cầu. Một bản photo được gởi tới nhà cung cấp, sau đó nhà cung cấp tạo ra và hoàn
trả một khoản ghi có đã được thừa nhận. Phòng kế toán nợ phải trả ghi nhận và
điều chỉnh cân bằng tài khoản nợ cho nhà cung cấp đó. Một bản photo chứng từ trả
lại hàng mua cùng với hàng đến bộ phận vận chuyển để được phép chuyển trả nhà
cung cấp.
18
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Sau khi hàng hóa được bộ phận Nhận hàng kiểm tra, đối chiếu với đơn đặt hàng
và phiếu đóng gói, chấp nhận nhập hàng, hàng được chuyển tới bộ phận Kho. Bộ
phận kho đối chiếu phiếu nhập kho, nhận hàng và ký xác nhận vào phiếu nhập kho:
- Liên 2: lưu tại bộ phận kho
- Liên 3: kế toán phải trả
19
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Trong quá trình nhận và lưu trữ hàng hóa, bộ phận nhận hàng hóa và thủ kho có
trách nhiệm kiểm kê hàng hóa nhận về về mặt số lượng, chủng loại, đối chiếu các
thông tin trên với số liệu trên đơn đặt hàng, phiếu gửi hàng, hóa đơn mua hàng do
nhà cung cấp chuyển đến cùng với hàng hóa. Số lượng thực nhập được ghi nhận lại
vào báo cáo nhập hàng hay còn gọi là phiếu nhập kho do thủ kho lập ra. Trong
trường hợp hàng hóa không đáp ứng đúng đơn đặt hàng cũng như các chứng từ gửi
kèm, bộ phận nhận hàng có trách nhiệm lập chứng từ trả lại hàng mua để làm căn
cứ chuyển trả nhà cung cấp.
20
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Nguy cơ 5: mua hàng hóa kém chất lượng.
Nỗ lực để đạt được giá hợp lý thấp nhất, các công ty phải cẩn thận với các sản
phẩm kém chất lượng. Sản phẩm dưới tiêu chuẩn có thể dẫn đến kết quả đình trệ
sản xuất. Hơn nữa, chi phí cho những hư tổn và gia công lại thường làm tổng chi
phí sản xuất cao hơn, hơn là nếu chất lượng cao, nguyên liệu đắt hơn được mua về
từ đầu. Thông qua kinh nghiệm, người mua thường biết được nhà cung cấp nào
cung cấp những hàng hóa chất lượng tốt nhất với giá cạnh tranh. Những kiến thức
thông thường như vậy nên được kết hợp vào trong thủ tục quản lý nghiêm túc để
không bị mất đi khi nhân viên nào đó liên quan đến nghỉ việc. Việc thiết lập danh
sách những nhà cung cấp được biết đến được thông qua để cung cấp hàng hóa với
chất lượng phù hợp sẽ đạt được mục tiêu trên. Các phiếu đặt hàng nên được xem
xét lại để bảo đảm chỉ những nhà cung cấp có trong danh sách trên mới được dùng
đến. Thêm nữa, dữ liệu liên quan đến nhà cung cấp nên được thu thập và xem xét
định kỳ để duy trì tính chính xác của danh sách nói trên.Cuối cùng, nhà quản lý
mua hàng nên được giao trách nhiệm quản lý tổng chi phí mua hàng không chỉ bao
gồm giá mua, mà còn chi phí hư tổn và gia công lại liên quan đến chất lượng hàng
mua. Hệ thống thông tin kế toán thực hiện yêu cầu này nhằm theo dõi chi phí cuối
cùng để phân bổ lại chi phí cho bộ phận mua hàng.
Nguy cơ 6: nhận hàng hóa không đúng yêu cầu
Việc chấp nhận giao hàng không đúng như yêu cầu dẫn đến kết quả là chi phí
tăng thêm do ứ đọng kho hàng và sau nữa là việc hoàn trả những món hàng đó.
Thủ tục tốt nhất để kiểm soát nhằm giảm bớt nguy cơ này là tổ chức phòng nhận
hàng mà chỉ chấp nhận những chuyến hàng nào có giấy tờ chứng minh được đúng
yêu cầu mua hàng. Vì vậy, phòng nhận hàng cần được quyền mở tài liệu liên quan
đến hàng mua về.
21
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Nguy cơ 7: mắc sai sót khi kiểm đếm hàng nhập về.
Việc kiểm đếm chính xác hàng hóa nhập về quyết định đến duy trì ghi chép
chính xác hàng tồn kho. Nó cũng bảo đảm rằng công ty chỉ chi trả cho những hàng
hóa thực nhận.
Để khuyến khích nhân viên nhận hàng kiểm đếm chính xác hàng hóa nhận về,
nhiều công ty thiết kế hệ thống chứng từ sao cho những người công nhân kiểm
đếm hàng không biết được số lượng đặt hàng, giấy ghi số lượng đặt hàng sẽ bị bôi
đen trên bản sao của giấy đặt mua hàng tại phòng nhận hàng. Tuy nhiên, nhân viên
nhận hàng vẫn biết được số lượng hàng có thể được nhập vì các nhà cung cấp
thường đính kèm một phiếu đóng gói với mỗi đơn đặt hàng.
Do đó, nhân viên chỉ kiểm nhanh bằng mắt số lượng hàng nhận với số lượng
hàng ghi trên phiếu đóng gói để nhanh chóng đưa hàng hóa vào nơi cần thiết. Vì
vậy, các công ty phải truyền đạt rõ ràng với các nhân viên nhận hàng tầm quan
trọng của việc kiểm đếm toàn bộ hàng nhận về thật cẩn thận và chính xác.
Vài công ty còn treo thưởng cho nhân viên nhận hàng nếu họ phát hiện ra
những sai lệch giữa biên bản đóng hàng và số lượng thực nhận trước khi người
giao hàng quay về. Tăng cường kiểm soát bằng cách yêu cầu bộ phận chức năng,
hoặc phòng ban thích hợp đếm những mặt hàng được chuyển đến từ bộ phận nhận
hàng và phòng ban đó phải chịu trách nhiệm về bất cứ thiếu hụt nào sau này.
Nguy cơ 8: mất mát hàng tồn kho
Nhiều thủ tục kiểm soát có thể dùng để bảo vệ hàng tồn kho tránh mất mát.
Hàng tồn kho nên được bảo quản trong những khu vực an toàn với cửa hạn chế
ra vào.
Tất cả những hoạt động di chuyển hàng tồn kho trong công ty nên được ghi
chép lại.
Kiểm kê hàng tồn kho đang quản lý định kỳ và so sánh với số liệu hàng tồn kho
ghi sổ là rất quan trọng.
22
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Ví dụ, cả phòng nhận hàng và phòng quản lý hàng tồn kho phải có trách nhiệm
đối với việc vận chuyển hàng hóa từ bộ phận nhận hàng đến khi chuyển vào lưu
kho. Tương tự như vậy, cả phòng quản lý hàng tồn kho và bộ phận sản xuất cần có
trách nhiệm quản lý việc đưa hàng tồn kho vào quá trình sản xuất.
Điều đó cung cấp thông tin cần thiết cho việc quy trách nhiệm cho bất sứ sự
thiếu hụt nào, bằng cách đó khuyến khích nhân viên có một sự lưu tâm đặc biệt
trong việc quản lý hàng tồn kho thật chính xác.
Kiểm kê hàng tồn kho thực tế hàng năm nói chung sẽ không đủ để duy trì sự ghi
chép chính xác về hàng tồn kho. Thay vào đó nên sử dụng phương pháp phân tích
chi phí để phân cấp những mặt hàng theo mức độ quan trọng của chúng: mặt hàng
có giá trị cao và quan trọng nhất nên được kiểm kê thường xuyên nhất, và mặt
hàng ít quan trọng nhất có thể được kiểm đếm ít thường xuyên hơn.
Nếu kiểm kê tạm thời cho thấy dấu hiệu sai lệch với sổ sách hàng tồn kho, phải
tiến hành kiểm kê toàn bộ tất cả hàng tồn kho ngay.
Sự phân định trách nhiệm thích hợp có thể giúp giảm thiểu rủi ro mất cắp hàng
tồn kho. Những nhân viên mà có trách nhiệm trong việc kiểm soát sự lui tới nơi
chứa hàng tồn không được phép chỉnh sửa sổ sách hàng tồn kho mà không có sự
giám sát hoặc chấp thuận. Những nhân viên có trách nhiệm trông coi hàng tồn kho
và những người ghi chép hàng tồn kho đều không được giao trách nhiệm trong việc
nhận hàng và bốc xếp hàng hóa.
3. Duyệt và thanh toán hóa đơn cho người bán
Đây được xem là khâu cuối cùng của chu trình chi phí. Để tiến hàng khâu này
kế toán Phải trả phải tiến hành theo dõi các khoản phải trả. Có 2 cách:
- Hệ thống theo dõi theo người bán
- Hệ thống theo dõi theo chứng từ
Mỗi cách tổ chức theo dõi thanh toán khác nhau sẽ dẫn đến việc tổ chức sổ sách
cũng như trình tự công việc ghi chép khác nhau trong quan hệ thanh toán.
23
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Hệ thống theo dõi theo người bán
Là hệ thống mà các hóa đơn bán hàng được phân loại ban đầu để theo dõi và
ghi sổ theo từng người bán. Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết hoặc thẻ chi tiết theo
dõi chi tiết quan hệ thanh toán gồm từng lần mua, từng lần thanh toán, số dư hiện
hành theo từng người bán…
Quy trình xử lý trong hình thức theo dõi thanh toán theo người bán:
Nhận hóa đơn bán hàng
Kiểm tra đối chiếu chứng từ liên quan
Phân loại theo người bán, ghi sổ chi tiết phải trả người bán
Thanh toán tiền
Ghi giảm khoản phải trả cho từng người bán
Hình thức này có ưu điểm, nhược điểm sau:
Ưu điểm: theo dõi rõ ràng quan hệ thanh toán theo từng người bán, dễ
dàng cung cấp số nợ theo từng người bán.
Nhược điểm: khó khăn khi theo dõi số nợ khi đến thời hạn thanh toán,
do đó nhiều khi không thanh toán kịp thời để được hưởng các khoản ưu đãi
(chiết khấu,…) và do đó gặp khó khăn khi cung cấp thông tin để tổng hợp nhu
cầu tiền cần thanh toán theo từng mốc thời gian như hàng ngày, hàng tuần.
Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ:
Đây là hệ thống theo dõi và thanh toán theo từng hóa đơn bán hàng. Hóa đơn
bán hàng sẽ được phân loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việc phân loại
này theo chứng từ thanh toán. Hệ thống này không mở sổ chi tiết khách hàng mà
mở chứng từ thanh toán cho mỗi hóa đơn bán hàng, sổ ghi chứng từ thanh toán và
hồ sơ chứng từ chưa thanh toán.
Chứng từ thanh toán:
24
Quy trình luân chuyển chứng từ trong CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên
Là chứng từ ghi lại các thông tin liên quan tới ngày dự định trả tiền, số tiền phải
trả, chi tiết việc trả tiền.
Sổ ghi chứng từ thanh toán: sổ này có kết cấu tương tự và dùng để thay thế
cho nhật ký mua hàng nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức thanh toán theo chứng
từ.
Hồ sơ chứng từ chưa thanh toán là bộ hồ sơ gồm nhiều ngăn được đánh số
theo ngày trong tháng (ngày cần thanh toán) để lưu trữ các chứng từ chưa thanh
toán theo ngày cần thanh toán. Tới ngày cần thanh toán chỉ việc lấy tất cả các
chứng từ đã lưu này ra thanh toán.
Hệ thống thanh toán theo chứng từ được thực hiện theo quy trình 4 bước:
Lập chứng từ thanh toán
Ghi sổ chứng từ thanh toán
Thanh toán
Ghi séc thanh toán vào sổ chi séc, sổ chứng từ thanh toán
Hệ thống này có ưu, nhược điểm sau:
Ưu điểm: kiểm soát được việc thanh toán, đảm bảo thanh toán đúng
hạn, cung cấp thông tin để lập yêu cầu thanh toán chính xác.
Nhược điểm: do mỗi chứng từ thanh toán được lập cho mỗi hóa đơn
bán hàng nên hình thức này rất mất thời gian khi lập chứng từ thanh toán. Ngoài ra
do không sử dụng sổ chi tiết người bán nên khó khăn khi tổng hợp toàn bộ số dư
theo từng khách hàng.
25
