tổng quan về quản trị văn phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TIỂU LUẬN
MÔN: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD

:

TS. Nghiêm Kỳ Hồng

Sinh viên

:

Trần Thị Huyền Thơm

MSSV

:

1656130087

Lớp

:

Lưu trữ K16

Tp. HCM, ngày 10 tháng 6 năm 2018


Câu 1: Trình bày về chức năng cơ bản của văn phòng? Chức năng của văn phòng hiện đại
được quan niệm như thế nào? Tại sao lại nhấn mạnh chức năng đó?
Trong các công trình nghiên cứu về văn phòng, hiện còn những diễn đạt khác nhau về
chức năng của văn phòng.
-

Văn phòng chỉ có chức năng hậu cần, không làm tham mưu vì đã có các văn phòng, ban

-

chuyên môn khác.
Văn phòng có chức năng tham mưu.
Văn phòng có chức năng thu thập và xử lý thông tin.
Văn phòng có 3 chức năng: chức năng tham mưu, tổng hợp; chức năng hậu cần và chức
năng hậu cần và chức năng đại diện.
Những cách diễn đạt nêu trên đều có những cơ sở khoa học nhất định, nhưng chưa làm

nổi bật được những mặt hoạt động cơ bản của văn phòng cũng như sự khác biệt về vai trò, tính
chất tham mưu của văn phòng và các đơn vị khác trong cơ cấu tổ chức của mỗi cơ quan, tổ chức.
Dựa theo giáo trình Quản trị văn phòng của nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành phố Hồ
Chí Minh, Văn phòng có hai chức năng cơ bản sau:
a) Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng nghiên cứu, phát hiện, đề xuất các vấn đề
liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; giúp lãnh đạo ban hành các quyết định, lãnh đạo,
quản lý của cơ quan; giúp người lãnh đạo chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ quan được
nhanh chóng, thông suốt, hiệu quả; thực hiện công tác tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ cho
hoạt động quản lý của người lãnh đạo.
Cần hiểu chức năng này của văn phòng là tham mưu nhưng là tham mưu mang tính tổng

hợp, giúp người lãnh đạo chỉ huy, điều hành chung mọi hoạt động, mọi đơn vị tổ chức trong cơ
quan, làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp chạy đều, vận hành trôi chảy; còn tham
mưu của các đơn vị tổ chức khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu về nội dung theo từng
lĩnh vực.
b) Bảo đảm điều kiện vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan (gọi tắt là chức năng
hậu cần), với nhiều công việc cụ thể như: bố trí, sắp xếp nơi làm việc; mua sắm trang thiết bị;
quản lý tài sản, kinh phí; chăm lo về phương tiện, điều kiện làm việc và cung ứng một số dịch vụ
khác.

1


Cần lưu ý rằng, hai chức năng nói trên đều là những chức năng cơ bản, rất quan trọng và
không thể thiếu được. Giữa hai chức năng đó có mối quan hệ mật thiết, có tác động qua lại lẫn
nhau; trong đó, chức năng tham mưu tổng hợp thể hiện mục đích cần đạt đến của hoạt động văn
phòng, còn chức năng hậu cần là để đảm bảo điều kiện vật chất – kỹ thuật cho cơ quan, cho
người lãnh đạo, góp phần làm cho chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng đạt hiệu quả cao
hơn.
 Quan niệm về chức năng của văn phòng hiện đại:
Ngoài hai chức năng cơ bản nêu trên, văn phòng hiện đại còn có một chức năng quan trọng
là chủ động xử lý thông tin, đây là một mặt hoạt động chủ yếu, bao trùm toàn bộ công việc của
văn phòng hiện đại.
Khác với việc xử lý thông tin giản đơn mang tính tập hợp tình hình, báo cáo lại của văn
phòng kiểu cũ như biên tập văn bản, đánh máy, … việc xử lý thông tin của văn phòng hiện đại
đòi hỏi phải chủ động, nhanh chóng, khái quát và nắm bắt được mọi tình hình trong và ngoài cơ
quan tổ chức, dự báo được các cơ hội, rủi ro, thách thức, tiềm lực trong tương lai, tạo ra các
thông tin mới để tham mưu cho lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo, quản lý dự báo được tình hình và ra
các quyết định quản lý một cách hiệu quả nhất.
Với vị trí như thế, văn phòng hiện đại có vai trò rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Mọi
thông tin mà văn phòng xử lý, tổng hợp sẽ là cơ sở để nhà lãnh đạo ra các quyết định quản lý.

Chất lượng thông tin do văn phòng cung cấp sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của quyết định quản lý
và hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức. Văn phòng không còn là bộ phận giúp việc sự vụ đơn
thuần mà phải trở thành một nhân tố đóng góp vào hiệu quả hoạt động, năng suất lao động, sự tồn
tại và phát triển của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Chức năng chủ động xử lý thông tin của văn phòng được nhấn mạnh là do sự xuất hiện của
hiện tượng bùng nổ thông tin trên phạm vi toàn cầu. Dựa theo giáo trình Quản trị văn phòng của
nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh: Bùng nổ thông tin là hiện tượng phản
ánh dưới dạng thông tin bởi sự hội tụ đột ngột của các yếu tố mang tính thời đại. Hiện tượng này
đã dẫn đến một số hệ quả như:
 Yêu cầu về thông tin và đảm bảo thông tin ngày càng cao.
 Thông tin ngày càng đa dạng, phong phú và đòi hỏi việc thu thập, xử lý thông tin
phải hết sức kịp thời, chính xác và chắt lọc.
2


 Thông tin làm cho các nhà quả lý, chủ doanh nghiệp hiểu rằng: bên cạnh những
nguồn lực truyền thống, thông tin chính là nguồn lực quan trọng nhất, vượt lên mọi
nguồn lực khác.
 Thông tin là rất quan trọng và do vậy việc nắm bắt, xử lý tốt thông tin phục vụ cho
lãnh đạo, quản lý trở thành mục tiêu hàng đầu của mọi cấp quản trị. Trong bối cảnh
đó, văn phòng kiểu cũ không còn thích hợp, văn phòng hiện đại phải hướng toàn bộ
hoạt động của mình vào xử lý thông tin và trở thành một trung tâm xử lý thông tin
kịp thời, chủ động, đầy đủ, chính xác.
Câu 2: Thực trạng công tác văn phòng ở nước ta hiện nay.
Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các
cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì
khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc
trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các
quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa
học thì các công việc khác của của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, đạt hiệu quả cao.

 Thực trạng công tác văn phòng ở nước ta trong những năm gần đây đã có nhiều
bước tiến đáng kể có thể kể đến như:
a) Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định, hướng dẫn chức năng, nhiệm
vụ của văn phòng và hướng dẫn các khâu công tác nghiệp vụ của văn phòng làm cơ sở pháp lý
đầy đủ cho hoạt động văn phòng.
Ví dụ:


Nghị định số 150/2016/NĐ-CP ngày 11/11/2016 của Chính phủ Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng chính phủ.



Thông tư liên tịch số 01/2015/TTLT-VPCP-BNV ngày 23/10/2015 của Văn phòng Chính
phủ và Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.



Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.

3


b) Nhiều cơ sở đào tạo, bồi dưỡng về quản trị văn phòng được thành lập và đã đào tạo cho
đất nước một đội ngũ công chức văn phòng ngày càng lớn mạnh.
Ví dụ:


Bộ môn Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn, ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh.



Khoa Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn, ĐHQG Hà Nội.



Khoa quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
c) Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng có bước phát triển nhanh và mạnh mẽ, ngày càng hiện

đại, đa dạng, tiện dụng.
Ví dụ: hầu hết các văn phòng đều trang bị máy vi tính kết nối internet, máy in, điện thoại,
máy điều hòa, bàn ghế làm việc hiện đại, phòng họp…
 Nhìn chung, công tác văn phòng đang dần được quan tâm và cải thiện, phát triển
cho phù hợp với những yêu cầu và xu thế của thời đại. Tuy nhiên vẫn còn không ít
những tồn tại, yếu kém phổ biến trong thực trạng công tác văn phòng ở các cơ quan,
tổ chức hiện nay như:
a) Quan niệm, nhận thức về vai trò, chức năng của văn phòng còn nhiều lệch lạc, chậm đổi
mới:
Cụ thể, trong bài viết Một số suy nghĩ về văn phòng cấp ủy, công tác văn phòng cấp ủy của
Đảng ở cơ sở trên trang thông tin của Trường Chính trị Nghệ An có nêu:
“Tuy nhiên thực tế hiện nay nhiều cấp ủy chưa nhận thức đúng vị trí, vai trò, chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy, từ đó bố trí cán bộ làm công tác văn phòng cấp ủy chưa có đủ
năng lực, trình độ. Đồng thời chế độ chính sách đãi ngộ đối với cán bộ văn phòng cấp ủy lại rất
thấp vì vậy hiện nay một số cấp ủy đảng còn có quan niệm cán bộ làm công tác văn phòng
thường chỉ để “Điếu đóm” hoặc chỉ đón tiếp khách, trong các cuộc họp nghị.”
Hay trong bài viết Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng trong Hệ thống tổ chức THADS:

Cần lắm một “tầm nhìn” của Bộ Tư pháp cũng có nêu:
“Nhận thức của người đứng đầu cơ quan Thi hành án dân sự địa phương về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, vị trí, vai trò của công tác văn phòng còn chưa đầy đủ; còn
4


thuần túy coi văn phòng là bộ phận phục vụ, chưa quan tâm đúng mức đến nhiệm vụ tham mưu,
tổng hợp, đôn đốc thực hiện kế hoạch, điều phối chung trong quản lý, chỉ đạo, điều hành của đơn
vị. Nhiều Văn phòng còn tồn tại như một đơn vị hành chính - quản trị thông thường.Việc triển
khai công tác văn phòng tại các Chi cục còn chưa được quan tâm, hướng dẫn cụ thể.”
Việc nhận thức đúng đắn chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng là một việc rất quan trọng,
bởi đây là khâu đầu tiên phải tiến hành nếu muốn cải tiến, đổi mới văn phòng. Tình trạng nhận
thức như trên sẽ khiến văn phòng tiếp tục tồn tại nhiều bất cập. Vì vậy, vấn đề đặt ra là phải thay
đổi nhận thức sao cho các cơ quan, tổ chức đều ý thức được tầm quan trọng của văn phòng.
b) Quy định pháp luật về văn phòng chưa thật đầy đủ, thống nhất, nhiều khi còn mâu
thuẫn, chồng chéo.
Ví dụ trong bài viết Cán bộ văn phòng cấp ủy xã, thị trấn ở Thạch Hà (Hà Tĩnh) đăng trên
trang Tạp chí Xây dựng Đảng khi đề cập đến nguyên nhân dẫn đến tình trạng chất lượng và trình
độ của cán bộ văn phòng huyện ủy còn nhiều hạn chế đã có nêu: “Hiện tại chức danh văn phòng
đảng ủy vẫn chỉ là chức danh không chuyên trách, làm việc dưới hình thức hợp đồng. Vì vậy các
cán bộ làm kiêm nhiệm văn phòng ở văn phòng Đảng ủy đều không được đào tạo về chuyên môn
nghiệp vụ văn phòng, hoạt động không chuyên trách chỉ được hưởng phụ cấp, không được hưởng
lương như công chức nên không khuyến khích họ gắn bó và chưa trở thành động lực để yên tâm
công tác.”
Quy đinh, chính sách là một trong những cơ sở chính để xây dựng công tác văn phòng hiện
đại một cách hệ thống, hiệu quả. Vì vậy, chính những bất cập còn tồn tại về mặt quy định, chính
sách là một trong những nguyên nhân lớn khiến cho công tác văn phòng vấp phải nhiều khó
khăn, hạn chế.
c) Tổ chức và nhân sự văn phòng còn nhiều vấn đề tồn tại về mô hình tổ chức, lề lối làm
việc cũng như đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức văn phòng.

Cụ thể, trong bài viết về Cán bộ văn phòng cấp ủy xã, thị trấn ở Thạch Hà (Hà Tĩnh) đăng
trên trên Tạp chí Xây dựng Đảng từng đề cập những vấn đề như sau:
“Trên thực tế, đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng đảng ủy xã, thị trấn ở Thạch Hà đang
rất thiếu và yếu, chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. Hiện nay 7/31 đảng ủy xã, thị trấn ở
Thạch Hà không có nhân viên làm công tác văn phòng, đồng chí bí thư và phó bí thư trực đảng
phải trực tiếp làm những công việc sự vụ của văn phòng. Đội ngũ cán bộ làm văn phòng đảng ủy
5


hầu hết chưa được đào tạo chuyên môn, nhiều người tuổi cao nên khó khăn trong việc tiếp cận
công việc. Trình độ chuyên môn hạn chế khiến khả năng tham mưu yếu, hầu hết các văn phòng
đảng ủy ở Thạch Hà không đáp ứng được nhiệm vụ này.”
Văn phòng huyện ủy ở huyện Phước Sơn, tỉnh Quảng Nam cũng gặp tình trạng tương tự:
“Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những tồn tại, hạn chế, đó là: Đôi lúc còn thiếu chủ động trong
việc tham mưu, đề xuất về chương trình, kế hoạch công tác của Ban Thường vụ Huyện ủy; chưa
thực hiện tốt nhiệm vụ thẩm định, kiểm tra, phản biện đối với các đề án, báo cáo, văn bản trình
Ban Thường vụ Huyện ủy, nhất là những nội dung liên quan đến lĩnh vực kinh tế - xã hội; một số
văn bản tham mưu chất lượng chưa cao; chưa làm tốt chức năng là trung tâm thông tin tổng hợp
phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện ủy, việc nắm bắt tình hình ở cơ sở còn hạn chế. Công tác
quản trị, phục vụ đôi lúc còn bị động…”
Đào tạo, bồi dưỡng con người làm công tác văn phòng là một trong những nội dung cơ bản
của công cuộc đổi mới và hiện đại hóa văn phòng. Có thể nói, con người là một trong những
nhân tố quan trọng nhất của công cuộc đổi mới này. Theo giáo trình Quản trị văn phòng của nhà
xuất bản Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh: “Trong văn phòng hiện đại, nhân tố con
người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao động văn phòng được coi là lao động thông tin với
tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao. Do đó người lao động văn phòng cần được đào
tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng tổ
chức công việc, đặc biệt là kỹ năng xử lý thông tin và kỹ năng giao tiếp - ứng xử ...”
Như vậy, có thể thấy, để tiến lên văn phòng hiện đại, những yêu cầu và đòi hỏi đặt ra với
người làm văn phòng là rất nhiều. Tuy nhiên, như thực tế kể trên, tình trạng đội ngũ cán bộ của

chúng ta còn khá nhiều vấn đề bất cập. Với thực trạng kể trên, việc tiến lên văn phòng hiện đại
đối với chúng ta còn một khoảng cách rất lớn và rất nhiều khó khăn. Nhà nước cần có những
chính sách thích hợp để bồi dưỡng, đào tạo cán bộ. Và bản thân mỗi cán bộ làm công tác văn
phòng cũng cần tự ý thức về vai trò, nhiệm vụ của mình, có tinh thần trách nhiệm với công việc,
tinh thần học hỏi nâng cao kĩ năng nghiệp vụ của chính mình.
d) Các khâu nghiệp vụ hành chính văn phòng còn nhiều thiếu sót, nhất là về soạn thảo văn
bản, ban hành văn bản cùng nhiều nghiệp vụ chuyên sâu trong công tác văn thư, lưu trữ… Tệ
quan liêu giấy tờ còn nặng, chu chuyển giấy tờ chậm trễ, công tác lưu trữ còn yếu …

6


Cụ thể, cũng theo bài viết Một số suy nghĩ về văn phòng cấp ủy, công tác văn phòng cấp ủy
của Đảng ở cơ sở của Trường Chính trị Nghệ An: “Khi được cấp ủy giao cho việc tham mưu xây
dựng các loại văn bản văn phòng thường chủ yếu chỉ sao chép lại các loại văn bản của các kỳ Đại
hội đã qua, khi làm công việc này chỉ để đối phó với sự kiểm tra của cấp ủy cấp mình hoặc của
cấp ủy cấp trên, dẫn đến chất lượng một số văn bản rất thấp.”
Hay ở các cơ quan trên địa bàn tỉnh Phú Yên cũng gặp nhiều bất cập trong vấn dề ban hành
văn bản: “Thông qua kiểm tra, đánh giá, Sở Tư pháp Phú Yên đã báo cáo tình trạng ban hành các
văn bản quy phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh như sau: “Tình trạng nợ đọng và chậm ban hành
văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND Tỉnh liên quan đến nhiều lĩnh vực. Một số cơ
quan soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật không có cơ sở pháp lý, không phù hợp thẩm quyền,
chất lượng dự thảo chưa đảm bảo, có trường hợp văn bản chỉ sao chép lại văn bản Trung ương,
không có nội dung quy định chi tiết.” (Theo Sở Tư pháp Phú Yên - Những tồn tại, hạn chế liên
quan đến công tác văn bản và biện pháp khắc phục)
Một vấn đề phổ biến nữa là căn bệnh quan liêu giấy tờ. Cụ thể, Bí thư Thành ủy TP Hà Nội
từng nói về vấn đề này như sau: “Có nhiều dẫn chứng lắm. Đô trưởng TP Viêng Chăn có gửi thư
chúc mừng tới lãnh đạo TP nhân dịp Quốc khánh 2-9. Thế mà mất tới 30 ngày sau, thư trả lời
cảm ơn bạn mới được trình tới tay tôi. Khi kiểm tra ra thì Văn phòng UBND TP chậm 22 ngày,
Sở Ngoại vụ chậm 8 ngày. Không chủ động tham mưu đã là thiếu sót, đến việc trả lời cũng chậm

như vậy. Tôi rất khó chịu vì như thế thì còn cảm ơn gì nữa”. (Theo báo Thể thao và văn hóa Cảnh báo bệnh quan liêu, giấy tờ tăng trở lại)
e) Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công việc văn phòng, văn thư và lưu trữ
chưa đạt yêu cầu
Hiện nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức đều đã tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động văn phòng. Thế nhưng, hiệu quả của việc ứng dụng này vẫn còn nhiều hạn chế,
chưa đạt yêu cầu đề ra.
Cụ thể ở Hà Nội, sau khi thông qua Chương trình mục tiêu Ứng dụng CNTT trong hoạt
động của cơ quan nhà nước đã nhận thấy những thực trạng sau:
“Việc hoàn thiện hạ tầng nội bộ và kết nối với mạng WAN của TP ở cấp xã mới đạt 47%,
còn tỷ lệ cán bộ công chức được trang bị máy tính mới đạt khoảng 65%. Đó là chưa kể tới chất
lượng và cấu hình máy tính của nhiều đơn vị còn thấp, gây khó khăn cho cán bộ, công chức khi
7


thực thi nhiệm vụ. Việc ứng dụng tốt phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc mới đạt 50%;
ứng dụng tốt phần mềm "một cửa điện tử" đạt 45% và có 16% hầu như không ứng dụng phần
mềm "một cửa điện tử. Ngay trong việc xây dựng các website, cổng giao tiếp điện tử, hiện đã có
100% quận, huyện, sở, ngành thực hiện, song theo đánh giá của Ban Văn hóa - xã hội HĐND TP,
các trang này mới chỉ ở mức công bố thông tin, thiếu nội dung giao dịch với tổ chức, công dân.”
(Theo Hà Nội mới - Ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước: Chưa rõ vai trò “nhạc
trưởng”)
Trình độ CNTT của cán bộ văn phòng cũng là một hạn chế lớn:
“Đa số các nhân viên văn phòng đảng ủy chưa qua đào tạo tin học văn phòng, thậm chí
mới làm quen với máy vi tính nên công việc giải quyết chậm, nhiều lúc sai sót, đặc biệt là việc
ứng dụng mạng nội bộ, tiến hành gửi, nhận thư qua hệ thống điện tử. Chính vì vậy, công tác văn
thư, lưu trữ, quản lí hồ sơ đảng viên… ở một số nơi gặp nhiều lúng túng, chưa đi vào nền nếp.”
(Theo Tạp chí Xây dựng Đảng - Cán bộ văn phòng cấp ủy xã, thị trấn ở Thạch Hà (Hà Tĩnh)

f) Cải cách hành chính nói chung và trong lĩnh vực văn phòng nói riêng còn chậm, chưa
đạt được những tiến bộ thật sự.

Vấn đề cải cách hành chính vẫn luôn là một bài toán khó đối với chúng ta. Với bộ máy
cồng kệnh, nặng nề tồn tại từ trước, việc còn nhiều hạn chế là điều khó tránh khỏi. Cụ thể một số
hạn chế như sau:
“Chúng ta vẫn chưa tạo lập được một hệ thống thể chế đồng bộ Chất lượng các văn bản luật
còn nhiều hạn chế, từ quy trình xây dựng, ban hành đến áp dụng.
Thủ tục hành chính tuy đã có những tiến bộ, rút ngắn quy trình, thời gian cho người dân và
doanh nghiệp, nhưng nhìn chung vẫn còn phức tạp, rườm rà, so với nhiều nước trong khu vực
còn có khoảng cách lớn.
Bộ máy hành chính vẫn còn cồng kềnh, chức năng, nhiệm vụ có lúc, có nơi còn chồng chéo
hoặc bỏ sót nhiệm vụ quản lý.
Cách thức thực hiện cải cách hành chính nhà nước từ năm 2000 đến nay, ở mức độ nhất
định, vẫn chưa gắn kết chặt chẽ với thực hiện dân chủ, và ngược lại.

8


Hệ quả là một số biện pháp thực hiện cải cách hành chính nhà nước chưa đạt được mục
đích phục vụ người dân theo nguyên tắc dân chủ - pháp quyền; chẳng hạn, hiện tượng “một cửa
nhưng vẫn còn nhiều khóa” hay thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân ở một số cấp chính
quyền lại làm tăng nguy cơ chuyên quyền của người đứng đầu Ủy ban nhân dân,...” (Theo Ban
chỉ đạo trung ương về đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức)
Như vậy, có thể thấy, để tiến lên văn phòng hiện đại, những yêu cầu và đòi hỏi đặt ra là rất
nhiều. Tuy nhiên, như thực tế kể trên, thực trạng văn phòng của chúng ta còn khá nhiều vấn đề
bất cập. Đây thật sự là một bài toán khó cho công cuộc đổi mới văn phòng. Với thực trạng kể
trên, việc tiến lên văn phòng hiện đại đối với chúng ta còn một khoảng cách rất lớn và rất nhiều
khó khăn. Trước hết phải thay đổi từ nhận thức, chính sách; kế đến tiến hành đào tạo bồi dưỡng
con người cho phù hợp với những yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ của công việc, cũng như
đầu tư về trang thiết bị văn phòng. Con đường cải cách trước mắt tuy còn dài và sẽ có nhiều khó
khăn. Tuy nhiên, việc chúng ta nhận thức được tình trạng bất cập trong chính bộ máy của mình
đã là một bước tiến đáng kể. Việc nhận thức được những thiếu sót chính là tiền đề đầu tiên cho

công cuộc cải cách và hiện đại hóa. Hy vọng từ việc nhìn nhận những thực trạng này, Đảng và
Nhà nước sẽ điều chỉnh chính sách cho phù hợp, giúp nâng cao vai trò của văn phòng, đẩy mạnh
bồi dưỡng công tác văn phòng để công cuộc hiện đại hóa văn phòng từng bước được hoàn thiện.
Câu 3: Tìm trên sách, báo, tạp chí để giới thiệu về một vấn đề đề cập đến thực trạng công
tác văn phòng hoặc về hiện đại hóa văn phòng mà anh chị quan tâm. Nhận xét về vấn đề
đó?
Đổi mới và hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng là một trong những nội dung cơ bản của
công cuộc hiện đại hóa văn phòng. Thiết bị hiện đại có vai trò quan trọng trong hoạt động của
văn phòng, nó hỗ trợ đắc lực cho người làm công tác văn phòng trong việc thực hiện các nhiệm
vụ của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều lần, góp phần đảm bảo cho cho văn
phòng đủ sức thực hiện chức năng xử lý thông tin của văn phòng hiện đại.
Do mức độ cần thiết và quan trọng đó, các trang thiết bị hiện đại đang ngày càng nhận được
sự quan tâm đầu tư của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.Một dẫn chứng về sự hiện đại của
thiết bị văn phòng hiện đại ngày nay đó là sự ra đời của các phần mềm văn phòng điện tử.

9


Xin được trích dẫn bài giới thiệu về một loại phần mềm văn phòng điện tử - Cloudoffice.
Phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ
sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp, phần mềm được thiết kế
một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn
bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Có khả năng theo dõi xử lý văn bản và
điều hành công việc từ xa thông qua Internet.
Một số chức năng của phần mềm văn phòng điện tử:


Cho phép tạo lập, quản lý văn bản đến, tờ trình, văn bản đi, phân loại văn bản, giao cấp
dưới xử lý và theo dõi tiến độ xử lý, đánh giá kết quả xử lý ...



Cho phép tạo công việc, giao xử lý công việc, đánh giá tiến độ thực hiện công việc, theo
dõi tận cùng kết quả công việc.



Cho phép quản lý các Tài liệu dùng chung như Hồ sơ, Sự kiện, Hợp đồng, các văn bản
liên quan theo chủ đề, lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng tra cứu và tìm kiếm, chia sẻ nội
bộ.



Cung cấp đầy đủ các tính năng tiện ích văn phòng giúp người dùng có thể trao đổi thông
tin nội bộ nhanh chóng, chính xác và chính thống như: Hệ thống trao đổi thảo luận, chat,
tin nhắn, thông báo, danh bạ, ghi chép, ghi chú, nhắc việc...



Giúp quản lý phân quyền, quản lý người dùng, quản lý ủy nhiệm, triển khai mô hình tập
trung nhiều cấp....
Một số cơ quan, Bộ, Ngành, doanh nghiệp đang áp dụng phần mềm văn phòng điện tử

Cloudoffice như: Cục Thuế Tỉnh Nghệ An, Cục Thuế Tỉnh Bà Rịa –Vũng Tàu, Cục Hải quan Hải
Phòng, Cục Hải quan Bình Dương, Cục Hải quan Đồng Nai, Cục Hải quan Vũng Tàu, Cục Hải
quan Đà Nẵng, Công ty nước sạch VINACONEX, Công ty cổ phần CONECO Miền Trung, Học
viện Thanh Thiếu Niên Việt Nam ,Bưu điện Tỉnh Điện Biên,…”
(Theo Cloudoffice.com)
Như vậy, có thể thấy, sự ra đời của các thiết bị văn phòng hiện đại, mà cụ thể là phần mềm
văn phòng điện tử như đã nêu có một đóng góp rất lớn đối với công tác văn phòng ngày nay của

chúng ta. Với các chức năng hỗ trợ xử lý văn bản, xử lý công việc, quản lý tài liệu … công việc
của người làm văn phòng sẽ nhanh chóng, chính xác và tiện lợi hơn rất nhiều, áp lực công việc
10


được giảm tải. Tình trạng giấy tờ, hồ sơ chất đống, thiếu khoa học, thiếu hệ thống sẽ được khắc
phục, giải phóng không gian lưu trữ tài liệu. Việc đổi mới quy trình, cách thức làm việc với
phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh
đạo ra quyết định cũng như trong điều hành công việc cơ quan nói chung sẽ giúp hoạt động văn
phòng diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Việc áp dụng khoa học – công nghệ thông tin hiện đại vào văn phòng đang là một xu hướng
tất yếu và sẽ còn phát triển trong tương lai. Rất nhiều các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước
ta đã áp dụng các loại hình công nghệ này để hỗ trợ cho hoạt động của mình. Đây vừa là một giải
pháp cho việc cải cách, đổi mới văn phòng, cũng vừa là một thách thức. Các thiết bị hiện đại giúp
giải quyết được nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn, như vậy nhu cầu về nhân sự cũng
sẽ giảm đi. Đây là một thách thức đối với người làm văn phòng, cán bộ văn phòng phải thứ nhất
là thích nghi và sử dụng thành thạo các thiết bị hiện đại đó và thứ hai là làm sao nâng cao chuyên
môn, trình độ của mình để không còn phụ thuộc vaò những công việc sự vụ giản đơn mà máy
móc có thể thay thế, nhưng là hướng vào những công việc tham mưu, cố vấn cần đến trí tuệ con
người mà máy móc không thể thay thế được.
Các thiết bị kĩ thuật hiện đại như trên đã và đang dần được trang bị ngày càng nhiều trong
các văn phòng của mọi cơ quan, tổ chức. Đây là một bước tiến rõ rệt của công cuộc hiện đại hóa
văn phòng nói riêng và công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước nói chung. Việc hiện
đại hóa văn phòng đem lại cho chúng ta nhiều chuyển biến tích cực nhưng bên cacnhj đó cũng là
những thách thức mà người làm văn phòng cũng nhưu các nhà quản lý cần đối mặt để bắt kịp xu
hướng của thời đại và đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

11

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Giáo trình Quản trị văn phòng - Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn
Báu, Đỗ Văn Thắng, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, 2015.
2. Bài viết Một số suy nghĩ về văn phòng cấp ủy, công tác văn phòng cấp ủy của Đảng ở cơ
sở trên trang thông tin của Trường Chính trị Nghệ An
3. Bài viết Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng trong Hệ thống tổ chức THADS: Cần lắm
một “tầm nhìn” của Bộ Tư pháp.
4. Bài viết Cán bộ văn phòng cấp ủy xã, thị trấn ở Thạch Hà (Hà Tĩnh) đăng trên trang Tạp
chí Xây dựng Đảng.
5. Bài viết Nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Huyện ủy đăng trên trang thông
tin điện tử huyện Phước Sơn.
6. Bài viết Những tồn tại, hạn chế liên quan đến công tác văn bản và biện pháp khắc phục
của Sở Tư pháp Phú Yên.
7. Bài viết Cảnh báo bệnh quan liêu, giấy tờ tăng trở lại đăng trên báo Thể thao và văn hóa.
8. Bài viết Ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước: Chưa rõ vai trò “nhạc trưởng”
đăng trên trang Hà Nội mới.
9. Bài viết Đẩy mạnh cải cách hành chính nhà nước và thực hiện dân chủ nhằm xây dựng,
hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của Ban chỉ đạo trung ương về đẩy
mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức.
10. Trang web Cloudoffice.com

12