tìm hiểu về nghiệp vụ quản trị văn phòng của hội luật gia việt nam

LỜI CẢM ƠN
Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi tới quý thầy cô trường Cao đẳng Sư
phạm Trung ương đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho em trong thời gian qua
để em có thể hoàn thành được quá trình thực tập này. Và hơn hết em xin chân
thành cảm ơn cô giáo Đoàn Minh Ngọc người đã nhiệt tình hướng dẫn cho em
trong quá trình thực tập. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban
lãnh đạo văn phòng Hội Luật gia Việt Nam, anh Trần Đức Long - Chánh văn
phòng, anh Phạm Quang Hòa - Thư ký chủ tịch - Trưởng phòng Phòng Tổ
chức Hành chính, chị Cao Thị Xuân - Cán bộ văn phòng cùng tập thể cán bộ
nhân viên Hội Luật gia Việt Nam đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìm
hiểu, thu thập thông tin về Hội và nghiệp vụ Quản trị Văn phòng áp dụng.
Do điều kiện thời gian thực tập có hạn, khả năng nghiên cứu và kinh
nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót.
Báo cáo là sự tìm hiểu của em về nghiệp vụ Quản trị Văn phòng của Hội Luật
gia Việt Nam đồng thời cũng là những suy nghĩ, ý kiến của em trong quá trình
thực tập. Hy vọng bản báo cáo sẽ nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy
cô hướng dẫn thực tập, các thầy cô trong khoa cùng toàn thể các bạn để em có
điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn cho lần thực
tập sau và công tác về sau.
Em xin chân thành cảm ơn!
1
LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay bất cứ một cơ quan tổ chức nào cũng phải có văn phòng để phục
vụ cho hoạt động quản lý của mình.Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước
là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công
việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu
tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo,
nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo.
Quản lí hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xã
hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động điều hành và chấp hành giữa cơ quan cấp
trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong

nội bộ cơ quan. Mỗi cơ quan quản lí hành chính nhà nước thực hiện chức
năng trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn được quy định trong các quyết
định của hệ thống hành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài. Do
đó bộ máy trợ giúp của cơ quan quản lí hành chính Nhà nước là yếu tố được
quan tâm như một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của
cơ quan.
Ta thấy ở hầu hết các cơ quan, không chỉ các đơn vị hoạt động sự nghiệp
mà gồm cả các đơn vị doanh nghiệp trong và ngoài quốc doanh, trong bộ máy
hoạt động của mình đều thành lập văn phòng. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ
và quy mô quản lý lớn nhỏ khác nhau, lãnh đạo sẽ quyết định chức năng
quyền hạn, tổ chức hoạt động và định biên cán bộ văn phòng.
Văn phòng làm nhiệm vụ trợ giúp cho bộ máy quản lý hoàn thành các mục
tiêu kế hoạch đã đặt ra. Ở mỗi đơn vị công tác văn phòng cần phải có người
nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và có năng lực điều hành chung giữ vai trò
như một nhạc trưởng trong dàn nhạc, đó chính là người quản trị. Trong xã hội
ngày một phát triển, nhu cầu của công tác quản lý xã hội đòi hỏi càng cao. Do
2
vậy, hoạt động quản trị văn phòng đòi hỏi cần thiết phải được đào tạo một
cách chính quy và trở thành một ngành học quan trọng.
Do thời gian thực tập có hạn ( 06 tuần), phạm vi tiếp cận công việc chỉ
trong giới hạn nhất định và với khuôn khổ của một báo cáo thực tập, em xin
trình bày kết quả những vấn đề thực tiễn đã tiếp thu được trong thời gian thực
tập về công tác quản trị văn phòng của Hội luật gia Việt Nam với những nội
dung cụ thể trong đề cương thực tập đã được nhà trường phê duyệt và giáo
viên chủ nhiệm trực tiếp hướng dẫn.
“Có trụ sở tại A2- 261 Thụy Khuê - Quận Tây hồ- Tp.Hà Nội chủ yếu từ
phương diện nhiệm vụ của Văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư một khâu
quan trọng trong hành chính tổ chức của Hội luật gia Việt Nam, cũng là nơi
em có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đặt một cái nhìn tổng
quát, khái quát về vị trí, chức năng nhiệm, ý nghĩa hoạt động của Văn phòng

đối với cơ quan cũng như chức năng của Văn phòng nói chung trong hoạt
động quản lí ở các cơ quan hành chính nhà nước”
Em xin chân thành cảm ơn Phòng Đào tạo, các thầy cô giáo hướng dẫn của
Khoa Quản lý - Văn thư và các bác, các cô chú, anh chị Văn phòng Hội luật
gia Việt Nam đã tạo điều kiện, giúp đỡ để em hoàn thành báo cáo này.
3
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM
A- KHÁI QUÁT THỜI GIAN THỰC TẬP
- Nơi thực tập: Hội Luật gia Việt Nam
- Thời gian thực tập: Từ ngày 17/10/2011 đến ngày 13/11/2011
- Quá trình thực tập:
Thời gian Công việc Người hướng dẫn
Tuần 1
(Từ ngày 12/3
đến ngày
16/3/2012)
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Hội Luật gia Việt Nam.
- Đánh máy.
- Phô tô tài liệu.
- Anh Trần Đức
Long- Chánh văn
phòng.
- Anh Phạm Quang
Hòa - Trưởng phòng
tổ chức hành chính.
Tuần 2

(Từ ngày 19/3
đến ngày
23/3/2012).
- fax văn bản đi.
- Chuẩn bị cho Hội nghị, dự thảo.
- Chuẩn bị tài liệu.
- Chị Cao Thị Xuân-
Cán bộ văn phòng.
Tuần 3
(Từ ngày 26/3
đến ngày
30/3/2012)
- Vào sổ công văn đến.
- Biên mục hồ sơ.
- Đóng dấu văn bản.
- Anh Đàm Thanh
Tuấn - Cán bộ văn
phòng.
- Cô Lê Thị Xuyến -
Cán bộ văn thư.
Tuần 4 - Photo tài liệu. - Anh Đàm Thanh
4
(Từ ngày 2/4 đến
ngày 6/14/2012)
- Dán tiêu đề hồ sơ
- Nghe điện thoại
Tuân – Cán bộ Văn
phòng
- Cô Lê Thị Xuyến-
cán bộ văn thư.

Tuần 5
(Từ ngày 9/4 đến
ngày 13/3/2012
- Đánh máy, phô tô tài liệu.
- Đóng dấu.
- Làm thẻ hội viên
- Anh Đàm Thanh
Tuấn – Cán bộ Văn
phòng.
Tuần 6 (Từ ngày
16 đến
20/4/2012)
- Tổng kết quá trình thực tập - Anh Đàm Thanh
Tuấn – Cán bộ Văn
phòng
B. KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA HỘI LUẬT
GIA VIỆT NAM.
I – KHÁI QUÁTCHUNG VỀ HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM
Hội Luật gia Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ
chức thống nhất, tự nguyện của các luật gia trong cả nước, là thành viên của
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam,
sự quản lý của Nhà nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Hội Luật gia Việt Nam tham gia các tổ chức luật gia quốc tế có hoạt
động phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Hội.
1. Hoàn cảnh ra đời.
Hội Luật gia Việt Nam được thành lập năm 1955 (theo Nghị định số
130/NV/DC/NĐ ngày 04 tháng 04 năm 1955 của Bộ Nội Vụ) sau thắng lợi
của cuộc kháng chiến chống thực dân pháp (1946- 1954), giải phóng miền
Bắc khỏi ách đô hộ của nước ngoài.
5

Nửa thế kỉ đã trôi qua. Trong 50 năm hoạt động của Hội không ngừng
phát triển: tổ chức Hội không ngừng lớn mạnh: đội ngũ hội viên ngày càng
đông đảo, có mặt tại hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội và hầu hết ở các
địa phương.
Kỷ niệm 50 năm ngày thành lập Hội luật gia Việt Nam, chúng ta rất phấn
khởi, tự hào về quá trình hình thành, xây dựng, phát triển Hội và về truyền
thống tốt đẹp của Hội và đội ngũ hội viên.
2. Những thông tin về Hội luật gia Việt Nam.
2.1. Tên cơ quan đơn vị thực tập: Hội Luật gia Việt Nam
 Trụ sở: A2- 261 Thụy Khuê- Quận Tây hồ- Tp.Hà Nội
 ĐT : (04) 8474827 – (04) 847430
 FAX : (04) 8474831
 Emai:
 Website :
2.2. Thủ trưởng cơ quan đơn vị
 Chủ tịch cơ quan : Phạm Quốc Anh
 Phó Chủ tịch : - Nguyễn Văn Hiện
- Lê Minh Tâm
 Chánh văn phòng : Trần Đức Long
 Phó Chánh văn phòng : - Nguyễn Văn Huệ
- Đào Văn Đề
 Thư ký Chủ tịch – Trưởng phòng Tổ chức Hành chính :
6
- Phạm Quang Hòa
2.3. Các phòng ban trong cơ quan
Bao gồm 3 phòng chính:
 Phòng Tổ chức- Hành chính
 Phòng Nghiên cứu Tổng hợp
 Phòng Quản trị Tài vụ
2.4. Hội viên

Quy mô hội viên của Hội Luật gia Việt Nam tăng rất nhanh trong những
năm gần đây. Từ năm 2005 đến đầu năm 2010, số lượng hội viên tăng từ
31.000 lên hơn 40.000 hội viên, bao gồm hầu hết các cán bộ đã và đang làm
công tác pháp luật như thẩm phán, kiểm sát viên, công an, chuyên viên pháp
lý và luật sư.
3. Biểu tượng của Hội luật gia Việt Nam

Biểu tượng Hội Luật gia Việt Nam hình tròn có hai đường viền màu xanh
đậm, phía trên là hình tượng cờ đỏ sao vàng năm cánh, dưới có dòng chữ
“Hội Luật gia Việt Nam”; ở giữa có hình tượng cán cân công lý đặt trên
7
quyển sách mở có hàng số “1955” (năm thành lập Hội Luật gia Việt Nam); ở
đường vòng cung có hình tượng hai bông lúa vàng.
II - CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM
1. Chức năng.
Hội Luật gia Việt Nam đoàn kết, tập hợp rộng rãi các luật gia đã và đang
làm công tác pháp luật trong cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội -
nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức văn hoá, tổ chức giáo
dục, đơn vị vũ trang nhân dân, tự nguyện hoạt động cho sự nghiệp xây dựng
và bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ quyền tự do, dân chủ của nhân dân, góp phần xây
dựng nền khoa học pháp lý, xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa
Việt Nam vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn
minh.
Hội Luật gia Việt Nam mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác với các tổ
chức luật gia trên thế giới và các tổ chức khác theo nguyên tắc tôn trọng độc
lập, chủ quyền, toàn vẹn lãnh thổ của mỗi nước vì mục đích chung là hoà
bình, hợp tác và phát triển.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn.

Hội Luật gia Việt Nam có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tập hợp vào Hội những người đã và đang công tác pháp luật theo quy định
tại Điều 1 của Điều lệ này; xây dựng Hội vững mạnh về chính trị, tư tưởng, tổ
chức và nghề nghiệp;
2. Tham gia xây dựng pháp luật, nghiên cứu khoa học pháp lý; tham gia giám
sát việc thực hiện pháp luật, kiến nghị với cơ quan nhà nước những vấn đề về
xây dựng và thi hành pháp luật;
8
3. Tham gia tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, nâng cao ý thức pháp
luật cho hội viên, cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân;
4. Tư vấn pháp luật, trợ giúp pháp lý theo quy định của pháp luật;
5. Tham gia một số hoạt động quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật;
tham gia các chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu, phản biện và giám định
xã hội theo đề nghị của các cơ quan nhà nước;
6. Phối hợp hoạt động và làm nghĩa vụ thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam; phối hợp với các cơ quan tổ chức có liên quan để thực hiện nhiệm vụ
của Hội;
7. Tham gia các hoạt động chính trị, pháp lý phục vụ nhiệm vụ chính trị, kinh
tế, xã hội, giữ vững an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội;
8. Phản ánh tâm tư nguyện vọng của giới luật gia Việt Nam với Đảng, Nhà
nước; đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức pháp luật, đạo đức nghề nghiệp
cho hội viên; động viên tinh thần và quan tâm đến lợi ích của hội viên, làm
cho hội viên gắn bó với Hội;
9. Xuất bản và phát hành sách, tạp chí, báo pháp luật đáp ứng yêu cầu hoạt
động đối nội và đối ngoại của Hội, theo quy định của pháp luật;
10. Tham gia các hoạt động quốc tế phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Hội và
quy định của pháp luật;
11. Vận động luật gia là người Việt Nam định cư ở nước ngoài góp phần xây
dựng đất nước;
12. Giải quyết khiếu nại, tố cáo của hội viên theo quy định của pháp luật và

Điều lệ Hội; Bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Hội và hội viên phù hợp với
tôn chỉ, mục đích của Hội;
9
13. Quản lý, sử dụng tài sản, tài chính của Hội theo quy định của pháp luật và
Điều lệ Hội.
3. Cơ cấu tổ chức của Hội Luật giaViệt Nam.
Điều 8. Tổ chức của Hội Luật gia
1. Hội Luật gia Việt Nam được tổ chức từ Trung ương đến cơ sở bao gồm:
a) Hội Luật gia Việt Nam;
b) Hội Luật gia tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là
Hội Luật gia cấp tỉnh);
c) Hội Luật gia huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung
là Hội Luật gia cấp huyện);
d) Chi hội Luật gia cơ sở.
2. Việc thành lập, phê duyệt điều lệ các Hội Luật gia ở địa phương do Chủ
tịch Ủy ban nhân dân địa phương ra quyết định theo quy định của pháp luật.
3. Việc thành lập các Chi hội Luật gia trực thuộc Trung ương Hội do Ban
Thường vụ Hội Luật gia Việt Nam quyết định thành lập.
4. Việc thành lập Chi hội Luật gia cơ sở do Ban Thường vụ Hội Luật gia cấp
trên trực tiếp quyết định thành lập.
Điều 9. Cơ quan lãnh đạo của Hội Luật gia:
1. Cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hội Luật gia Việt Nam là Đại hội đại biểu
toàn quốc. Cơ quan lãnh đạo ở mỗi cấp Hội Luật gia là Đại hội đại biểu hoặc
Đại hội toàn thể hội viên.
2. Đại hội cấp nào do Ban Chấp hành cấp đó triệu tập. Đại hội được tiến hành
khi có hai phần ba số đại biểu được triệu tập có mặt.
10
3. Giữa hai kỳ Đại hội, cơ quan lãnh đạo của các cấp Hội là Ban Chấp hành
do Đại hội bầu ra.
4. Đại hội có thể họp bất thường khi có ít nhất hai phần ba số ủy viên Ban

Chấp hành yêu cầu.
Điều 10. Bầu cử, công nhận Ban Chấp hành Hội Luật gia
Việc bầu cử ủy viên Ban Chấp hành ở các cấp Hội được chấp hành theo
nguyên tắc bỏ phiếu kín.
Ban Chấp hành cấp dưới phải được Ban Thường vụ hoặc Ban Chấp hành
cấp trên trực tiếp công nhận.
Ban Chấp hành các cấp được quyền bầu bổ sung số ủy viên Ban Chấp
hành.
* Thành phần Ban lãnh đạo Hội luật gia Việt Nam (sau đây gọi là Ban lãnh
đạo)
Thành phần Ban lãnh đạo gồm các đồng chí:
1. Đồng chí Phạm Quốc Anh - Chủ tịch Hội luật gia Việt Nam;
2. Đồng chí Trần Quốc Vượng - Bí thư Đảng đoàn, Phó Chủ tịch Hội luật gia
Việt Nam;
3. Đồng chí Đào Trí Úc - Phó Chủ tịch thường trực kiêm Tổng thư ký Hội
luật gia Việt Nam;
4. Đồng chí Đàm Xuân Toàn - Phó Tổng thư ký kiêm Chánh Văn phòng Hội
luật gia Việt Nam;
5. Đồng chí Lê Thị Kim Thanh - Phó Tổng thư ký Hội luật gia Việt Nam.
11
4. Sơ đồ hệ thống tổ chức của Hội Luật gia Việt Nam:
12
5. Những thuận lợi và khó khắn trong hoạt động văn phòng của cơ quan
nói chung:
* Thuận lợi:
• Hiện nay trong các văn phòng của cơ quan hành chính nhà nước hay tư
nhân việc xây dựng các hệ thống tin học hoá quản lý hành chính đã được áp
dụng rất nhiều.
• Việc tin học hoá các dịch vụ công, xây dựng các cơ sở dữ liệu nhằm
phục vụ cho công tác văn phòng cũng được triển khai mạnh mẽ.

• Thúc đẩy và ứng dụng CNTT vào cải cách các thủ tục hành chính.
• Hình thành cơ chế một cửa trong các cơ quan hành chính sự nghiệp.
 Điều này làm cho hiệu quả công việc được nâng cao rõ rệt.
• Tiết kiệm thời gian, nhân lực, vật lực, chi phí.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động hơn.
• Thực hiện một trong những nội dung cải cách hành chính của Nhà
nước.
Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi còn có những khó khăn mà hầu như các
cơ quan nói chung còn gặp phải như:
* Khó khăn:
 Cơ sở vật chất của nhiều cơ quan vẫn chưa được trang bị đầy đủ khiến
hiệu quả công việc kém, mất thời gian.
 Trình độ của các cán bộ văn phòng còn nhiều hạn chế, việc đào tạo
nâng cao trình độ cho cán bộ, nhân viên văn phòng còn thiều điều kiện ảnh
hưởng đến năng suất và tiến độ làm việc của cơ quan.
13
 Việc thực hiện cơ chế một cửa trong nhiều cơ quan chưa áp dụng triệt để
còn quan liêu, hách dịch, gây khó khăn cho dân.
 Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng còn chậm
cải tiến.
 Việc soạn thảo và ban hành văn bản ở các doanh nghiệp hay một số cơ
quan nhà nước chưa thực hiện nghiêm chỉnh, còn sai về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản chất lượng văn bản kém, uy tín cơ quan bị giảm sút.
6. Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động văn phòng của Hội luật
gia Việt Nam nói riêng ( Đơn vị thực tập)
Cũng như ở văn phòng các cơ quan nói chung thì văn phòng Hội luật gia Việt
Nam riêng cũng có những mặt thuận lợi và tồn tại những mặt khó khăn như
sau:
* Thuận lợi
 Nét nổi bật nhất trong chỉ đạo, điều hành các mặt công tác Hội trong

các Nhiệm kỳ là đã quán triệt và nghiêm chỉnh thực hiện các Nghị quyết,
Chỉ thị của Đảng, Chính phủ, đặc biệt là những văn bản, Chỉ thị và Nghị
quyết - những ý kiến chỉ đạo trực tiếp của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà
nước về công tác của Hội Luật gia Việt Nam (Chỉ thị 56 - CT/TW ngày
18/8/2000 của Bộ Chính trị, Chỉ thị 06 - CT/TTg ngày 09/4/2001 của Thủ
tướng Chính phủ, những ý kiến chỉ đạo của Ban Bí thư và của các đồng chí
Lãnh đạo).
 Văn phòng Hội luật gia đã ban hành được các quy định về hoạt động
của Hội như điều lệ của Hội. Đảm bảo kỷ cương và một lế lối làm việc theo
quy củ.
 Hội luật gia đã đưa những thiết bị tin học vào phục vụ cho hoạt động
văn phòng của mình như máy tính, máy in, máy fax. Điện thoại cố định (mỗi
14
người làm việc là một máy) để thuận lợi cho làm việc và trao đổi thông tin,
nâng cao hiệu quả công việc.
 Việc soạn thảo hay ban hành các văn bản quy phạm pháp luật Hội đã
thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của Bộ Nội Vụ thông tư mới đây nhất
của Bộ Nội Vụ thông tư số 01/2011/BNV.
 Trong quá trình tổ chức thực hiện, các cấp Hội từ Trung ương đến cơ
sở đã phát huy tinh thần chủ động, sáng tạo, dám nghĩ, dám làm với khẩu hiệu
xin việc, tìm việc, nghĩ ra việc để làm. Do đó đã góp phần đẩy mạnh, khởi sắc
toàn diện các mặt công tác Hội và đạt được nhiều kết quả như Báo cáo
tổng kết nhiệm kỳ đã đưa ra cả về đối nội (theo chức năng, nhiệm vụ được
quy định tại Điều lệ Hội) và đối ngoại.
* Khó khăn.
 Khuyết điểm và tồn tại có tính chung nhất là giữa mong muốn
mở rộng nhiều mặt hoạt động của Hội với nhiều nội dung nhưng điều kiện
đảm bảo (nhân lực và cơ sở vật chất) để thực hiện lại rất hạn chế nên
nhiều hoạt động mở ra nhưng hiệu quả thấp (Trung tâm từ vấn pháp luật
Việt Mỹ, Trường đào tạo cán bộ và chuyên gia pháp lý, Văn phòng tư vấn và

hỗ trợ doanh nghiệp).
 Chế độ kiêm nhiệm đã giúp cho Hội tạo dựng được vị thế và mối quan
hệ, thuận lợi trong nhiều mặt hoạt động, nhưng nhược điểm là phần lớn các
đồng chí kiêm nhiệm quá bận với công việc của cơ quan mình nên rất
hạn chế trong việc tham gia các công việc của Hội nhất là các việc cụ thể,
tham dự các cuộc họp, đi kiểm tra công tác Hội. Đây cũng là một trong
những hạn chế dẫn đến các cuộc họp của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ,
Ban Thường trực không duy trì được đều và đủ số lượng dự họp như quy định
của Điều lệ dẫn đến tình trạng hoạt động kém hiệu quả của các ban chuyên
môn trong cả nhiệm kỳ vừa qua.
15
 Về phương pháp điều hành công việc của văn phòng Hội luật gia Việt
Nam cũng có những hạn chế, thể hiện trên hai mặt:
+ Sự phân công, phân nhiệm của từng Uỷ viên Ban Thường vụ,
Ban Thường trực chưa rõ ràng, chế độ kiểm tra, nhắc nhở, đôn đốc
công việc của đồng chí Chủ tịch Hội không thường xuyên, có việc còn nể
nang, ôm đồm.
+ Tuy không có những biểu hiện tham nhũng, tiêu cực hoặc tư tưởng
muốn giữ độc quyền thông tin, nhưng chế độ thông tin, thông báo kịp
thời cho Ban Thường vụ, Ban Thường trực còn nhiều thiếu sót dẫn đến sự
hiểu nhầm trong một vài việc cụ thể, ngoài ra vẫn còn những bất cập
về năng lực làm việc và trách nhiệm với công việc. Đây là trách nhiệm
trong điều hành công việc của Chủ tịch Hội, Tổng Thư ký với cơ quan
giúp việc là Văn phòng Trung ương Hội.
 Nhìn chung, có thể khẳng định, trong nhiệm kỳ vừa qua, lãnh đạo
Hội đã đảm bảo sự đoàn kết nội bộ, tận tuỵ với công việc, sáng tạo, năng
động trong điều hành công tác với một khối lượng công việc ngày càng
đa dạng, phức tạp. Tuy nhiên, do “ Lực bất tòng tâm” với nhiều mặt
hạn chế như trên nên có ảnh hưởng đến hiệu quả công việc .
 Như vậy Công tác văn phòng là một hoạt động vô cùng quan trọng trong

các cơ quan, doanh nghiệp muốn cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó
được hoạt động liên tục và thông suốt, hiệu suất làm việc cao thì hoạt động
của văn phòng cần phải được coi trọng. Bất kỳ một hoạt động văn phòng nào
bên cạnh những mặt thuận lợi còn tồn tại những mặt khó khăn.Vì vậy phải
phát huy được những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu sao cho phù
hợp với hoạt động của cơ quan mình để phát huy được tối đa hiệu quả làm
việc, nâng cao chất lượng và uy tín của cơ quan.
16
III. CÔNG TÂC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI
LUẬT GIA:
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
- Văn phòng Trung ương (TW) Hội Luật gia Việt Nam (Hội) là cơ quan
tham mưu giúp việc cho Ban Thường vụ, Ban Thường trực TW Hội, thực
hiện nhiệm vụ theo Điều lệ của Hội Luật gia Việt Nam.
- Văn phòng TW Hội đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Thường trực TW Hội,
do Tổng Thư ký TW Hội trực tiếp chỉ đạo, là đầu mối của Hội Luật gia Việt
Nam trong quan hệ với các Bộ, Ban ngành, đoàn thể ở TW và cấp ủy, chính
quyền địa phương, các cấp Hội và các đơn vị trực thuộc TW Hội.
1.1. Chức năng.
Văn phòng Trung ương (TW) Hội Luật gia Việt Nam là cơ quan tham
mưu của TW Hội Luật gia Việt nam; Giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và
Tổng Thư Ký trong việc tổ chức và điều hành hoạt động của Hội Luật gia
Việt Nam; là đầu mối của Hội Luật gia Việt Nam trong quan hệ với các Bộ,
Ban ngành, đoàn thể của Trung ương, cấp ủy, chính quyền địa phương và các
tổ chức nước ngoài có liên quan đến tổ chức của Hội.
1.2. Nhiệm vụ.
Văn phòng TW Hội Luật gia Việt Nam có những nhiệm vụ sau đây:
1 - Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan, tổ chức nghiên cứu, phân
tích, tổng hợp, dự báo tình hình, dự thảo phương hướng hoạt động của Hội
Luật gia Việt Nam trình lãnh đạo TW Hội quyết định để đáp ứng với yêu cầu

hoạt động của Hội.
2 - Chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng chương trình, kế
hoạch hoạt động của Chủ tịch, các phó Chủ tịch, Tổng Thư Ký theo tuần,
tháng, quý và năm:
17
- Chuẩn bị các văn bản, báo cáo hoặc bài phát biểu của bài phát biểu của lãnh
đạo TW Hội khi có yêu cầu.
- Tổng hợp và làm báo cáo hàng tuần, tháng, quý, năm về hoạt động của Hội
theo yêu cầu của Tổng Thư Ký.
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo lấy ý kiến góp ý phản biện các dự
thảo văn bản pháp luật theo chương trình xây dựng pháp luật của Quốc hội,
Chính phủ hoặc của các Bộ, Ban ngành.
- Nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo TW hội và chịu trách nhiệm tổ chức thực
hiện các đề án, đề tài khoa học theo quyết định của lãnh đạo TW Hội.
- Giúp các ban chuyên môn của Hội thực hiện chức năng phản biện xã hội của
Hội trong trong xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa.
3- Thực hiện chức năng là cơ quan tham mưu cho lãnh đạo TW Hội trong
việc quản lý và chỉ đạo việc cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tấn báo
chí theo quy định của pháp luật; thường xuyên chỉ đạo định hướng nội dung
tuyên truyền về các mặt công tác của Hội Luật gia Việt Nam; chủ trì xây dựng
và quản lý trang web của Hội.
4- Thống nhất quản lý, chỉ đạo hướng dẫn chế độ công tác văn thư lưu trữ
hành chính theo quy định của Nhà nước; tiếp nhận, phân loại, xử lý, lưu giữ
các công văn, tài liệu từ Hội Luật gia đến các Bộ, Ban ngành TW, địa
phương.
5- Tổ chức công tác hành chính quản trị phục vụ cho các hoạt động của lãnh
đạo TW Hội, quản lý, sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất, các phương tiện làm
việc của Hội. Bảo đảm các chế độ về kế toán, thủ quỹ, chế độ tiền lương, phụ
cấp, tiền công và các chế độ chính sách khác. Theo dõi và quản lý sử dụng tài
sản; tổ chức duy trì trật tự, nội vụ, nơi làm việc, phục vụ lãnh đạo TW Hội

tiếp khách trong nước và quốc tế
18
6- Nghiên cứu đề xuất chương trình kế hoạch quan hệ quốc tế, giúp lãnh đạo
Hội tổ chức thực hiện những hoạt động đối ngoại đảm bảo đúng đường lối,
chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước.
7- Theo dõi, nắm tình hình xây dựng tổ chức bộ máy, phát triển hội viên của
các cấp Hội, các đơn vị, các trung tâm, các dự án trực thuộc TW Hội.
8- Giúp lãnh đạo TW Hội thực hiện các công việc cụ thể trong xây dựng cơ
sở vật chất, trụ sở Hội.
9- Quản lý tổ chức cán bộ, thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ Văn
phòng TW Hội theo các quy định của Nhà nước.
10- Thực hiện các nhiệm vụ khác thuộc chức năng của Văn phòng TW Hội do
Chủ tịch, Tổng Thư Ký phân công.
Ngoài ra Văn phòng Trung ương Hội Luật gia Việt Nam còn có những
nhiệm vụ sau:
1. Giúp Tổng thư ký xây dựng chương trình hoạt động, đề xuất biện pháp
thực hiện các nhiệm vụ của Hội do Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban
Thường trực TW Hội đề ra.
2. Bảo đảm chế độ sinh hoạt và các điều kiện hoạt động của Ban Chấp hành,
Ban Thường vụ, Ban Thường trực TW Hội (tổ chức, sắp xếp chương trình,
nội dung, thời gian, địa điểm làm việc).
3. Hỗ trợ và tạo điều kiện cho các Ban chuyên môn của TW Hội thực hiện
chương trình công tác Hội.
4. Giúp Tổng thư ký tổng hợp, chuẩn bị các dự thảo báo cáo cho Ban Thường
trực báo cáo tại Hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ TW Hội theo định
kỳ và các cơ quan của Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Liên
19
Hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam, các tổ chức trong và ngoài
nước khi có yêu cầu.
5. Bảo đảm mối liên hệ giữa TW Hội với các Tỉnh, Thành, Hội Luật gia các

cơ quan, tổ chức ở TW, Chi hội và các đơn vị trực thuộc TW Hội; Phản ánh
kịp thời tình hình hoạt động của các đơn vị nói trên nhằm giúp Ban Thường
trực và Tổng thư ký theo dõi, kiểm tra, giám sát.
6. Bảo đảm mối liên hệ giữa TW Hội với các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà
nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức kinh tế, xã hội liên quan đến
hoạt động của Hội.
7. Là cơ quan đại diện và bảo về quyền lợi cho cán bộ, nhân viên thuộc biên
chế và quản lý của Văn phòng TW Hội.
8. Thực hiện quản lý, điều hành các công việc khác theo chức năng nhiệm vụ
của Văn phòng.
2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng và lề lối làm việc của văn phòng.
2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng.
- Văn phòng TW Hội do Chánh văn phòng phụ trách và các Phó Chánh văn
phòng giúp việc.
- Mỗi phòng do Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng kiêm Trưởng
phòng phụ trách và có các Phó trưởng phòng, chuyên viên giúp việc.
 Hội Luật gia Việt Nam gồm có 3 phòng chính:
 Phòng Tổ chức- Hành chính
 Phòng Nghiên cứu tổng hợp
 Phòng quản trị tài vụ
20
+ Phòng tổ chức hành chính gồm có:
 01 Chánh văn phòng: Trần Đức Long
 01 Trưởng phòng: Phạm Quang Hòa
 03 Chuyên viên: - Đàm Thanh Tuấn
- Bùi Minh Giang
- Nguyễn Thanh Hoàng
 01 cán bộ văn thư: Lê Thị Xuyến
 01 cán bộ văn phòng: Cao Thị Xuân
+ Phòng Nghiên cứu tổng hợp gồm có:

 01 Phó Chánh văn phòng: Nguyễn Văn Huệ
 01 Phó phòng: Lê Khắc Quang
 03 Chuyên viên: - Lê Hoàng Linh
- Phạm Xuân Anh
- Nguyễn Phương Thảo
+ Phòng Quản trị tài vụ gồm có:
 01 Chánh văn phòng: Trần Đức Long
 01 Phó Chánh văn phòng: Đào Văn Đề
 01 kế toán: Nguyễn Việt Hoàng
 01 thủ quỹ: Nguyễn Kiều Oanh
 01 cán bộ văn phòng: Nguyễn Thành Phúc
 02 bảo vệ: - Nông Văn Lãm
21
- Nhâm Văn Quyền
 02 lái xe: - Hoàng Văn Hưng
- Phạm Văn Cường
 02 nhân viên: - Nguyễn Thị Mùi
- Bùi Bích Liên
 Sơ đồ tổ chức bộ máy của văn phòng Trung ương hội:
2.2. Lề lối làm việc của văn phòng
* Thời gian làm việc của Hội:
- Sáng: Từ 8h00 đến 11h30
- Chiều: Từ 1h30 đến 4h30
22
Văn phòng TW
Chủ tịch Hội
Chánh văn phòng
Phó chánh văn phòng
Phòng Tổ chức
-Hành chính

Phòng nghiên cứu -
Tổng hợp
Phòng Quản trị -
Tài vụ
- Văn phòng TW Hội làm việc theo chế độ thủ trưởng và thực hiện Quy chế
dân chủ trên cơ sở Nghị định số 71/1998-CP của Chính phủ ngày 09/7/1998.
Điều 2. Chế độ làm việc
Hàng tháng Ban lãnh đạo họp một lần vào ngày cuối của tháng với nội dung:
2.1. Nghe báo cáo những công việc đã thực hiện trong tháng; định hướng
những công việc của Hội trong tháng tiếp theo;
2.2. Quyết định những công việc đột xuất trong tháng;
2.3. Trong trường hợp có những công việc quan trọng và cần thiết, Ban lãnh
đạo sẽ tiến hành họp bất thường;
Điều 3: Cơ chế làm việc
3.1. Tất cả các công việc đều được bàn bạc tập thể và được thông qua bằng
hình thức nhất trí;
3.2. Mỗi thành viên trong Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm chỉ đạo và giám sát
các công việc được phân công;
3.3. Ông Chủ tịch và Ông Tổng thư ký chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện
những công việc do Ban lãnh đạo quy định.
Điều 4. Văn phòng Trung ương Hội chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai thực
hiện các công việc được giao và phải báo cáo kết quả thực hiện cho Ban lãnh
đạo.
Điều 5. Đối với những nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, Ban lãnh đạo có trách
nhiệm báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Đảng đoàn Hội luật gia Việt Nam,
Ban Thường trực và Ban Thường vụ TW Hội.
Điều 6. Ban lãnh đạo có trách nhiệm báo cáo kết quả công việc chỉ đạo hoạt
động trước Hội nghị Ban Thường trực và Ban Thường vụ TW Hội.
23
2.3. Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn

phòng
2.3.1. Công tác quản lý
Chủ tịch Hội Luật gia Việt Nam là người nắm mọi quyền hành trong Hội
Luật gia Việt Nam, có quyền ký quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm các cán bộ,
chuyên viên, nhân viên trong Hội Luật gia Việt Nam.
2.3.2. Nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng
 Chủ tịch và các Phó Chủ tịch
1. Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Hội Luật gia Việt Nam chịu trách nhiệm điều
hành hoạt động của Hội. Những chức danh nêu trên làm việc theo chế độ
chuyên trách hoặc bán chuyên trách.
2. Chủ tịch Hội có quyền hạn và trách nhiệm:
a) Đại diện pháp nhân của Hội trước pháp luật;
b) Chủ tài khoản, quản lý tài chính và tài sản của Hội;
c) Tổ chức triển khai thực hiện các nghị quyết của Đại hội, của Hội nghị toàn
thể và các nghị quyết của Ban Chấp hành;
d) Triệu tập và chủ trì cuộc họp của Ban Chấp hành Hội;
đ) Ký quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm nhân sự trực thuộc Hội khi có nghị
quyết của Ban Chấp hành hoặc của Ban Thường vụ;
e) Chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành và toàn thể Hội viên về các hoạt
động của Hội;
f) Quyết định thành lập các tổ chức trực thuộc của Hội theo đề nghị của Tổng
thư ký.
24
3. Các Phó Chủ tịch Hội là người giúp cho Chủ tịch trong công tác quản lý và
điều hành một số hoạt động của Hội; được Chủ tịch ủy nhiệm và phân công
trực tiếp phụ trách và điều hành một số công việc của Hội; được ủy quyền
điều hành công việc của Ban Chấp hành khi Chủ tịch vắng mặt.
 Tổng thư ký
Tổng thư ký do Ban Chấp hành bầu ra, có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Đại diện cho Hội trong quan hệ giao dịch hằng ngày ;

- Tổ chức, điều hành các hoạt động hằng ngày của Văn phòng Hội;
- Quản lý hồ sơ, tài liệu giao dịch của Hội;
- Xây dựng các quy chế hoạt động của Văn phòng, quy chế quản lý tài chính,
tài sản của Hội trình Ban Chấp hành phê duyệt;
- Định kì báo cáo cho Ban Chấp hành về các hoạt động của Hội;
- Lập các báo cáo hàng năm, báo cáo nhiệm kì của Ban Chấp hành;
- Quản lý danh sách, hồ sơ và tài liệu về các hội viên và các tổ chức trực
thuộc;
- Chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành và trước pháp luật về các hoạt động
của văn phòng Hội;
Để giúp Tổng thư ký thực hiện một số công việc nêu trên, có Phó Tổng thư
ký.
 Chánh Văn phòng có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Tổ chức điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Văn phòng;
- Tham dự, tiếp thu ý kiến, bảo mật thông tin các cuộc họp của Ban Thường
trực, Ban Thường vụ TW Hội;
25