BTL hệ thống thông tin kế toán

ĐỀ TÀI

PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN HP (HOZIRON PACIFIC)


Mục lục
A.

Phần I. Lý thuyết......................................................................................................................................3
I. Lý thuyết về chu trình doanh thu..............................................................................................................3
II. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình..........................................................................................4
1. Hoạt động nhận đặt hàng.....................................................................................................................5
2. Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ:...............................................................................6
3. Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ:...........................................................................................7
4. Hoạt động thu tiền................................................................................................................................8
III. Tổ chức kế toán trong chu trình.............................................................................................................9
1. Yêu cầu quản lí và nhu cầu thông tin trong chu trình.........................................................................9
2. Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình....................................10
3. Theo dõi chi tiết công nợ phải thu.....................................................................................................13

B.

Phần II. Thực trạng chu trình................................................................................................................14
I. Giới thiệu sơ qua về công ty Cổ phần Nông Nghiệp HP.......................................................................14
II. Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu...........................................................................................18
1. Yêu cầu quản lí và nhu cầu thông tin trong chu trình.......................................................................18
2. Mô tả quá trình thu tiền bán hàng của doanh nghiệp........................................................................19
3. Xác định các chứng từ sử dụng..........................................................................................................19
4. Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ................................................................................21
III. Hoạt động kiểm soát trong chu trình...................................................................................................26

C.

Phần III. Giải pháp................................................................................................................................27

2


A.

Phần I. LÝ THUYẾT

I. Lý thuyết về chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu: là một tập hợp các nghiệp vụ kinh doanh xảy ra thường xuyên và các xử lý
thông tin liên quan đến việc bán hàng, hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng và thu tiền thanh
toán.
Với đặc điểm và chức năng trên, thì chu trình bán hàng sẽ giao tiếp và quan hệ với các đối tượng
hoặc hệ thống bên ngoài:
- Khách hàng: là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ cần cung cấp, nhận hàng hóa, dịch
vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doah nghiệp.
- Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trò cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho chu trình
doanh thu. Chu trình chi phí sẽ tiếp nhận các tho6nt in về yêu cầu hàng hóa, dịch vụ cần phải
được muavà cung cấp theo yêu cầu của khách hàng cũng như chu trình sản xuất của bộ phận, đáp
ứng yêu cầu của khách hàng.
- Hệ thống lương sẽ căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình kinh doanh để tuyển nhân viên.
Đồng thời kết quả kinh doanh của từng nhân viên thực hiện trong chu trình doanh thu (nhân viên
bán hàng, quản lý…) là cở sở tính lương và thu nhập của người nhân viên.
- Trong trường hợp tổ chức thanh toán qua ngân hàng, chu trình doanh thu còn có thể giao tiếp
với ngân hàng và các đơn vị khác để thực hiện thu, chi tại ngân hàng.
- Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác được mô tả khái quát:

3


Chu trình

doanh thu
và các chu trình khác.

II. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa dịch vụ và thu tiền gồm có 4 công đoạn:
(1) Nhận đặt hàng.
(2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
(3) Lập hóa đơn, theo dõi công nợ.
(4) Thu tiền.
Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh của từng doanh
nghiệp. Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện những chức năng riêng, sẽ có
các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào làm cơ sở cho việc thực hiện
chức năng đó. Từ đó tạo ra các dòng thông tin thể hiện chức năng của từng hoạt động và cung
cấp cho các hoạt động khác bên trong và bên ngoài chu trình.

4


Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình.
1. Hoạt động nhận đặt hàng.
Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng. Hoạt động này sẽ
tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng các yêu cầu của
khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng.
Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về hàng hóa, dịch

vụ từ khách hàng chuyển đến. Các yêu cầu này phải đảm bảo tính chính xác và xác thực về nội
dung theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Nếu chấp nhận các yêu cầu đặt hàng của khách hàng, hoạt động đặt hàng với các nội dung xử lý
trên sẽ tạo ra dòng thông tin mang nội dung về một nghiệp vụ bán hàng hợp lệ được phép thực
hiện.
Các nội dung thực hiện trong hoạt động đặt hàng có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau:

5


Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng
2. Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ
Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ cung cấp cho
khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quá trình cung cấp hàng
hóa, dịch vụ.
Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mang nội dung
cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, đảm bảo cho sự
vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng đã được xét duyệt.
Các nội dung thực hiện trong hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thể biểu diễn trong sơ đồ
dòng dữ liệu:

6


Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ
3. Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ
Hoạt đông này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được thực hiện
nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách
hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho phép nghiệp vụ bán hàng được
thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng thông tin xác nhận nội dung công việc đã thực tế

thực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến.
Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biễu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau:

7


Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ

4. Hoạt động thu tiền
Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để thực hiện hoạt
động thu tiền của khâch hàng. Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, kịp
thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình
hình thanh toán của khách hàng.

Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu:

8


Sơ đồ dòng dữ liệu xử lí thu tiền
III. Tổ chức kế toán trong chu trình
1. Yêu cầu quản lí và nhu cầu thông tin trong chu trình
Liên quan tới các hoạt động trong chu trình doanh thu, người quản lí doanh nghiệp cần những thông
tin liên quan tới hoạt động thực hiện trong chu trình, tình trạng các nguồn lực, đối tượng tham gia
trong chu trình và kiểm soát quá trình xử lí thông tin của chu trình. Sau đây là một số thông tin chủ
yếu hê thống cung cấp cho người sử dụng để đáp ứng yêu cầu quản lí
- Đặt hàng của khách hàng và việc thực hiện đặt hàng và việc thực hiện đặt hàng
- Mức độ hài lòng của khách hang với đặt hàng
- Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, theo khách hàng, theo sản phẩm, theo vùng khu
vực…

- Hàng tồn kho
- Công nơ phải thu khách hàng theo khách hàng, theo thời gian nợ…
Ngoài ra hê thống cần cung cấp thông tin về kiểm soát hệ thống như báo cáo truy cập hê thống….
2. Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình
Mỗi hoạt động trong chu trình doanh thu khi thưc hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang nội dung, chức
năng của hoạt động đó và chuyển đến các hoạt động khác có liên quan. Dòng dữ liệu này có thể
được thu thập bằng chứng từ hoặc lưu trữ trên các tập tin dữ liệu trong môi trường máy tính. Do đó,
việc tổ chức thu nhập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong chu trình phải dựa trên cơ sở nội dung
các hoạt động, dòng dữ liệu của từng hoạt động, phương thức xử lí của từng hoat động, chức năng
của các bộ phận trong doanh nghiệp tham gia thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu.
9


2.1 Hoạt động đặt hàng
Hoạt động nhận đăt hàng tạo ra dòng dữ liệu về hoạt động bán hàng cho phép thực hiện theo khả
năng hiện có của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Nội dung thu nhập và lưu
trữ cho hoạt động đặt hàng bao gồm:
- Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu hàng hóa của khách hàng sẽ được thực hiện
- Thông tin về khách hàng yêu cầu
- Đối tượng xét duyệt bán hàng được thực hiện
Nội dung này được thu nhập thông qua chứng từ và trên tâp tin sau đây
2.1.1 Chứng từ
Ví dụ có thể sử dụng một hoặc một số chứng từ sau:
- Đơn đặt hàng được xét duyệt: Sử dụng đơn đặt hàng của khách hàng: Sư dung đơn đăt hàng của
khách hàng để xác nhận và xét duyệt cho phép đơn đặt hàng được thực hiện
- Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ được thưc hiện
theo yêu cầu của khách hàng. Chứng từ này thường không được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp
và tên goi có thể thay đổi tùy theo đối tượng nhận thông tin để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất,
lệnh xuất kho, lệnh giao hàng…
- Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng khi có sự cam kết, ràng buộc giữa khách hàng và doanh nghiêp

về nôi dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thực hiện. Đây là chứng từ có tính pháp lí
cho hoạt động bán hàng.
- Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện trong chu trình doanh thu trên cơ
sở hoạt động đặt hàng như phiếu xuất kho, phiêu giao hàng, hóa đơn bán hàng…
2.1.2 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ
Trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động xử lí 1.1, 1.2, 1.3 được mô tả ở sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1
xử lí đơn đặt hàng dữ liệu về hoạt động xử lí đặt hàng được thu thập, lưu trữ trên các chưng từ và
tập tin, sau đó sẽ chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin và tính hợp lệ của
nghiệp vụ bán hàng để thực hiện chức năng của mình. Căn cứ vào bô phận có nhu cầu, sử dụng
thông tin từ hoạt động đặt hàng, phương thức chuyển thông tin, phương thức xử lí để tổ chức dòng
dữ liệu và luân chuyển chứng từ cho hoạt động đặt hàng.
2.1.3 Dữ liệu lưu trữ
Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ..)
Dữ liệu hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu…)
Dữ liệu đặt hàng đã xử lí (số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày giao
hàng, địa chỉ giao hàng…)
2.2 Hoạt động cung cấp hàng háo, dịch vụ
10


Hoạt động này sẽ xác nhận hàng háo, dịch vụ đã cung cấp, hoặc hoàn thành chuyển giao cho khách
hàng thông qua chứng từ hoặc tập tin lưu trữ dữ liệu
2.2.1 Chứng từ
- Phiếu xuất kho đã xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho
- Phiếu giao hàng xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoặc cho đơn vị vận
chuyển giao đến khách hàng
- Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: Xác nhận mức độ và khối lượng công việc đã hoàn
thành cho khách hàng
2.2.2 Tổ chức dòng dữ liệu và lưu chuyển chứng từ
Dữ liệu thu thập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động xử lí

2.1, 2.2, 2.3 theo sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1, xử lí đơn đăt hàng, cung cấp hàng hóa dịch vụ sẽ được
chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin về thực tế thực hiện của nghiệp vụ
bán hàng để thực hiện chức năng của mình.
2.2.3 Dữ liệu lưu trữ
- Xuất kho (Số phiếu xuất, ngày xuất, kho hàng, mặt hàng, số lượng, giá xuất, người nhận, người
xuất, số đơn hàng)
- Giao hàng (Số phiếu giao hàng, ngày giao, địa điẻm, măt hàng, số lượng, người nhận, người giao,
số đơn hàng, số phiếu xuất)
2.3 Hoạt động ghi nhận theo dõi quá trình bán hàng
Hoat động này xác định nội dung hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa doanh nghiệp
với khách hàng. Nội dung này được thu thập thông tin qua chứng từ và trên tâp tin
2.3.1 Chứng từ
- Các hóa đơn bán hàng, dịch vụ, các ban kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung cấp hàng hóa,
nghiệp vu đã được cho phép thực hiện và thực tế thực hiện.
- Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ, xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng.
2.3.2 Dữ liệu lưu trữ
- Hóa đơn bán hàng (số hóa đơn, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng, giá bán, thuế suất, giá trị,
điều khoản, thanh toán, tài khoản nợ, tài khoản có…)
2.3.3 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lí 3.1, 3.2, 3.3 theo sơ đồ trong sơ đồ dòng dữ liệu cấp
1, xử lí hóa đơn theo dõi nợ dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và
cung cấp cho hoạt động xử lí các nội dung liên quan (ghi sổ, theo dõi kho, theo dõi nợ). Bộ phận,
đối tượng thực hiên chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từ hoặc truy xuất vào các tập
tin dữ liệu tương ứng
11


2.4 Hoạt động thu tiền
Hoạt động này phản ánh nội dung thực tế thực hiện quá trình thanh toán của khách hàng đối với các
hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp. Các chứng từ và tập tin sử dụng có thể là:

2.4.1 Chứng từ
- Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả nợ: xác nhận tình trạng nợ của khách hàng.
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận thu tiền
2.4.2 Dữ liệu lưu trữ
- Các chứng từ thanh toán (Số chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hóa đơn thanh toán, tài khoản
nợ, tài khoản có…)
2.4.3 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lí 4.1, 4.2, 4.3 theo sơ đồ trong sơ đồ dòng dữ liệu xử lí
thu tiền dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các dòng chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấp cho
các hoạt động xử lí các nội dung liên quan (lựa chọn thanh toán, lập chứng từ thanh toán, xác nhận
thanh toán, ghi sổ)
Bộ phận, đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từ hoặc truy xuất
vào các tập tin dữ liệu tương ứng.
3. Theo dõi chi tiết công nợ phải thu
Nợ phải thu phát sinh trong trường hợp thực hiện bán chịu cho khách hàng.
Việc tổ chức theo dõi chi tiết nợ phải thu được thực hiện theo hai cách thức:
3.1 Quản lí nợ phải thu theo khách hàng
Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ hoặc giảm nợ đều quản lí chi tiết cho từng khách hàng thông qua
các sổ chi tiết nợ phải thu hoặc tập tin chi tiết nơ phải thu của khách hàng. Cách này thường áp
dụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ bán chịu cho từng khách hàng và giá trị nội giao dịch
không lớn do đó khi thanh toán, khách hàng có thể tổng hợp để thanh toán 1 lần cho nhiều nghiệp
vụ bán hàng.
3.2 Quản lí nợ phải thu chi tiết từng chứng từ
Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ và giảm nợ đều được theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ bán hàng,
cung cấp dịch vụ. Bên cạnh sổ chi tiết khách hoặc tập tin chi tiết nợ phải thu khách hàng, còn phải
tổ chức các sổ chi tiết nợ phải thu của từng hóa đơn của từng khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ của
từng hóa đơn. Cách thức này áp dụng trong doanh nghiệp có giá trị các nghiệp vụ bán hàng lớn, cần
phải theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ. Đặc biệt, những doanh nghiệp thực hiện chính sách chiết khấu
thanh toán cho khách hàng phải tổ chức theo dõi nợ phải thu và quá trình thanh toán chi tiết từng
gaio dịch để xử lí chiết khấu thanh toán cho từng hoạt động bán.

12


B. PHẦN II. THỰC TRẠNG CHU TRÌNH
I. Giới thiệu sơ qua về công ty Cổ phần Nông Nghiệp HP
1. Giới thiệu công ty
Công ty Cổ Phần Nông Nghiệp HP (HORIZON PACIFIC) tiền thân là Công Ty TNHH TM XNK
Hữu Nghị được thành lập năm 2004 với số vốn ban đầu là 10 tỷ đồng Việt Nam .
Công ty có trụ sở tại 9/189 Giảng Võ, Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội.
Công ty hoạt động với chức năng ngành nghề: Thuốc Bảo Vệ Thực vật.
Mặc dù là một công ty còn non trẻ trong ngành thuốc Bảo Vệ Thực Vật, nhưng công ty đã từng
bước vượt qua những khó khăn, bằng nỗ lực của toàn thể CBCNV trong toàn công ty, cùng với sự
ủng hộ của các cấp, ban, ngành, các vị khách hàng quý mến và những đối tác tin cậy. Công ty đã
từng bước xây dựng vị thế của mình trong ngành thuốc bảo vệ thực vật nói riêng và doanh nghiệp
VN nói chung.
Với đà tăng trưởng tốt được bà con nông dân tin tưởng đón nhận, sau 2 năm kể từ khi thành lập
(2006) công ty đã phát triển thêm chi nhánh phân phối tại Miền Nam. Đồng thời xây dựng cơ sở hạ
tầng: Văn phòng, kho chứa hàng nhằm đáp ứng kịp thời đối với khách hàng.
Với mục đích đáp ứng nhu cầu chất lượng sản phẩm đồng thời phát triển kinh doanh của công ty và
góp phần giải quyết công ăn việc làm cho người lao động tại địa phương. Năm 2008 Công ty khánh
thành nhà máy sản xuất tại số MD3. Khu công nghiệp Đức Hòa 1, Long An với tổng vốn đầu tư
thực hiện dự án là 68 tỷ đồng VN.
Bằng đường lối, chính sách đúng đắn với chiến lược rõ ràng. Xác định rõ sứ mệnh của công ty.
Cuối năm 2009 từ Công Ty TNHH đã chuyển sang mô hình Công ty Cổ Phần và được đổi tên thành
Công Ty Cổ Phần Nông nghiệp HP do Bà Bùi Thị Trúc Quỳnh - Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị làm
Tổng Giám đốc Công ty.
Tốc độ tăng trưởng ổn định qua các năm, cũng như uy tín trên thị trường trong và ngoài nước. Công
ty CP Nông Nghiệp HP đã từng bước khẳng định vị trí của mình không những ở vùng Đồng Bằng
Sông Cửu Long mà còn được các tỉnh Miền Bắc, Miền Trung và Tây nguyên đón nhận các sản

phẩm của HP rất nhiệt tình. Bằng nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành sản xuất.
Hội đồng quản trị quyết định tái cấu trúc và chuẩn hóa lại hệ thống quản lý các Công ty.
Đối với Nhà máy tại Đức Hòa Long An. Nơi sản xuất - nguồn cung cấp chính các sản phẩm cho các
công ty thành viên tại Miền Bắc và Miền Nam. Chính vì vậy Hội Đồng Quản Trị luôn luôn chú
trọng việc cải tiến máy móc công nghệ. Đầu năm 2010 HĐQT đã quyết định nhập khẩu dây chuyền
13


sản xuất hiện đại từ nước ngoài với trị giá hàng triệu USD. Đến nay toàn bộ dây chuyền sản xuất đã
ổn định, đạt công suất cao, cho ra những mẫu mã sản phẩm đẹp, chất lượng cao, phù hợp, được
nông dân tin dùng.
Đối với 2 Công Ty tại Thành Phố HCM và Hà Nội. Đây là hai điểm phân phối lớn để cung cấp cho
các đại lý cấp 1 tại hai miền Nam và Bắc. Tính đến thời điểm này HP đã có hàng ngàn đại lý cấp 1
và đại lý cấp 2.
Nguồn nhân lực của Công ty không ngừng được trao dồi và phát triển để đáp ứng tốc độ phát triển
nhanh của HP, từ 18 thành viên khi bắt đầu thành lập. Đến nay HP đã có hơn 150 nhân viên chính
thức làm việc trong các lĩnh vực khác nhau dưới ngọn cờ HP. Có thể nói đội ngũ nhân viên của HP
được đào tạo chuyên nghiệp, có kinh nghiệm lâu năm trong ngành, đảm bảo đáp ứng ngày càng cao
của khách hàng và thị trường.
2. Hoạt động chính:
Công ty hoạt động với chức năng ngành nghề: Thuốc Bảo Vệ Thực vật
Chuyên cung cấp các sản phẩm chính:
+ Thuốc trừ cỏ (3 loại)
+ Thuốc trừ ốc (1 loại)
+ Thuốc trừ sâu-rầy (8 loại)
+ Thuốc trừ bệnh (12 loại)
+ Thuốc tăng trưởng (1 loại)
+ Giống cây trồng
+ Phân bón
II. Cơ cấu tổ chức công ty Cổ phần Nông nghiệp HP

14


1. Sơ đồ phòng kế toán

II. Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu
1. Yêu cầu quản lí và nhu cầu thông tin trong chu trình

Các hoạt động
Hoạt động đặt hàng

Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lí
-Thông tin về hàng hóa cần bán (tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian
giao hàng, địa điểm giao hàng)
-Thông tin vê hàng tồn kho (tên hàng, số lượng, đơn giá)
-Thông tin về khách hàng (tên, đia điểm, mã số thuế, số dư nợ phải thu,
số tài khoản)
-Thông tin về nơ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ chi
tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ)
-Tổng hợp tình hình đặt hàng hàng tháng theo từng khách hàng
15


Hoạt động lập hóa
đơn

-Thông tin về hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng thành tiền)
-Thông tin về khách hàng (tên, đia chỉ, mã số thuế, thời hạn thanh toán,
phương thức thanh toán, số tài khoản)

Hoạt động xuất kho,
giao hàng

-Thông tin về hàng háo cần xuất (tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian
giao hàng, địa điểm giao hàng, người giao hàng)
-Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ)

Hoat động ghi sổ

Hoạt đông thu tiền

-Thông tin về hàng tồn kho (hàng hóa, số lượng, trang thái tồn tại như ở
kho, cửa hàng hay hàng đang đang chuyển), doanh thu (mặt hàng, khách
hàng, khu vực, kênh phân phối), giá vốn hàng bán (mặt hàng, nhóm
hàng)
-Thông tin về nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ phải
thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nơ)
-Tổng hợp theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi số dư hàng bán
(mặt hàng, nhóm hàng)
-Thông tin về nơ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ phải
thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ)
-Tổng hợp theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi số dư tổng hợp
-Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn than h toán,
phương thức thanh toán)
-Thông tin về nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ phải
thu chi tiết theo từng khách hàng , tuổi nợ)
-Thông tin về hóa đơn (số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên hàng, số lượng, giá
mua tổng số tiền, khách hàng)
-Thông tin về phương thức thanh toán

-Tổng hợp quá trình thu tiền theo từng khách hàng

2. Mô tả quá trình thu tiền bán hàng của doanh nghiệp
Khách hàng gọi điện đến công ty, yêu cầu lâp đơn đăt hàng. Nhân viên bán hàng sẽ lập đơn đặt
hàng (bao gồm 2 liên) theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi kí vào đơn đặt hàng, nhân viên bán
hàng sẽ gửi đơn hàng đến cho bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh xem xét khả năng thanh
toán, giới hạn nợ của khâch hàng, nếu khách hàng đủ khả năng mua hàng của công ty, trưởng phòng
kinh doanh kí xác nhận lên đơn đặt hàng, một đơn đặt hàng lưu tại bô phận kinh doanh, một đơn đặt
hàng được gửi cho thủ kho lưu lai.
Thủ kho sau khi nhận được đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho (gồm 4 liên).
Thủ kho sẽ xuất hàng hóa trong kho và ghi nhận số hàng thực xuất, sau đó lưu lại 1 liên và đưa 3
liên còn lai của phiếu xuất kho cho kế toán kho, kế toán kho lập hóa đơn giá tri gia tăng, có chữ kí
xác nhận của kế toán trưởng. Hàng được chuyển lên xe cho bộ phận giao hàng kèm theo 3 hóa đơn
16


giá trị gia tăng và 3 phiếu xuất kho. Hàng phải qua bộ phận bảo vệ để kiểm tra, bảo vệ sẽ xác nhận
số hàng trong xe và kí nhận lêm 3 liên của phiếu xuất kho. Khi hàng được đưa đến cho khách hàng,
khách hàng sẽ kí lên 3 hóa đơn và 3 phiếu xuất kho, khách hàng sẽ giữ lại 1 liên của phiếu xuất kho
và hóa đơn đỏ. Bộ phận giao hàng đưa 1 phiếu xuất kho và 1 háo đơn bán hàng về cho bộ phận kinh
doanh để ghi nhận kí bán hàng rồi lưu lại, 1 phiếu xuất kho đưa cho kế toán kho để ghi nhận giảm
số hàng trong kho, theo dõi trên sổ chi tiết hàng hóa và ghi tăng giá vốn hàng bán, hóa đơn sẽ được
đưa cho kế toán công nợ đẻ ghi tăng khoản phải thu của khách hàng trên sổ chi tiết nợ, phải thu
khách hàng và ghi tăng doanh thu.
Cuối tháng, kế toán công nợ dưa vào sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập biên bản đối chiếu công nợ
(2 liên), giám đốc sẽ kí nhận lên 2 liên, sau đó biên bản đối chiếu công nợ sẽ được gửi cho khách
hàng, nếu đúng với số nợ của khách hàng, khách hàng sẽ kí nhận và gửi lại 1 liên cho công ty, kế
toán công nợ sẽ lưu lại để làm căn cứ cho số dư đầu tháng tiếp theo. Khi khách hàng trả tiền mặt
trực tiếp cho công ty, kế toán tiền sẽ lập phiếu thu (gồm 3 liên) ghi số tiền khách hàng trả kí nhận
lên phiếu thu, sau đó đưa phiếu thu cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và kiểm tiền, xác nhận lên phiếu

thu đã thu đủ số tiền ghi trong phiếu, khách hàng kí nhận và giữ lại 1 liên. Một liên của phiếu thu
được đưa đến cho kê toán tiền để ghi tăng số tiền dã nhân được, lưu lại phiếu thu và 1 liên đưa cho
ké toán công nợ để ghi giảm số tiền pahỉ thu của khách hàng và lưu lại phiếu thu. Nếu khách hàng
thanh toán bằng chuyển khoản, ngân hàng gửi giấy báo có đến cho doanh nghiêp sau đó kế toán
công nợ căn cứ vào giấy báo có để ghi giảm nợ phải thu và ghi tăng tiền gửi ngân hàng, lưu lại giấy
báo có theo số thứ tự
3. Xác định các chứng từ sử dụng

Chứng từ
Đơn đặt
hàng

Phiếu xuất
kho

Nơi lập
Bộ phận bán
hàng

Bô phận kho
(thủ kho lập)

Nơi duyệt
Bộ phận
kinh doanh

Sử dụng ở
hoạt động
- Hoạt động
nhận đăt

hàng

Mục đích

- Xuất kho

- Ghi nhận sự đặt hàng của khách
hàng (mặt hàng, số lượng, chủng
loại, thông tin của khách hàng)
- Để xem xét khả năng thanh toán
của khách hàng
- Làm căn cứ để lập phiếu xuất
kho

- Xuât kho
- Lập hóa
đơn
- Giao hàng
- Ghi sổ

- Ghi số hàng thực xuất
- Làm căn cứ lập hóa đơn bán
hàng
- Kiêm luôn chức năng của phiếu
giao hàng cho khách hàng

17


Hóa đơn bán

hàng (HĐ
GTGT)

Phòng kế
Phòng kế
toán lập (Kế toán (kế toán
toán kho lập) trưởng)

-Giao hàng
-Ghi sổ

- Để khách hàng làm căn cứ thanh
toán công nợ cho công ty, làm
chứng từ để kê khai và nôp thuế
- Làm căn cứ để ghi nhận doanh
thu

Biên bản đối
chiếu công
nơ

Phòng kế
toán (Kế
toán công nợ
lâp)

-Thu tiền

- Để đối chiếu số trên sổ sách của
công ty với số theo ghi chép của

khách hàng
- Làm căn cứ để khách hàng thanh
toán nợ

Phiếu thu

Phòng kế
toán (kế toán
tiền lập)

- Thu tiền

- Ghi nhận số tiền thực thu từ
khách hàng
- Làm căn cứ ghi sổ quỹ, sổ chi
tiết liên quan.

Giám đốc

4. Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ: Chu trình bán hàng
a. Ngoài phòng kế toán
Giám đốc

Phó giám đốc

18

Quản lý phân xưởng

KH

A
Bảng kê hàng
hóa

Đơn đặt hàng
Lập danh mục bảng kê
hàng hóa

Lập phiếu xuất vật tư
Xử lý đơn đặt
hàng, lập hợp

đồng

Đợn đặt
hàng, hợp
đồng

Bảng kê hàng
hóa

Bảng kê hàng
hóa

Đơn ĐH

Phiếu xuất vật
tư

A

Hợp đồng
B

KH

A
D

Xử lý XD vật tư

Phiếu xét VT

C

19

D


b. Bên trong phòng kế toán
Thủ kho

Bộ phận giao hàng

Phòng kế toán
PXK

B

A

C

PXK
Đối chiếu, lập
PXK

Phiếu đề
xuất VT

Lập HĐBH
N
Giao, hàng

Bảng kê
hh

PXK

PXK+DĐH+
HĐ

HĐBH

N
KH

PXK

Nhập liệu

HĐBH

Nhập liệu
KH

Cập nhật
Cập nhật số liệu
PXK

Tập tin hh
PXK

Tập tin
hàng hóa

Tập tin KH

Bảng kê hh
Chứng từ

N

N

20

c. Lưu đồ xử lý chu trình doanh thu bên trong phòng kế toá
Kế toán tổng hợp

Kế toán chi tiết

21


BPGH

PXK

Phó GĐ

PXK, đơn DH,
HĐ

GĐốc

Hợp đồng

DĐH

Phiếu đề xuất
vật tư
Hóa đơn BH

N

Lập HĐBH
Nhập liệu

PXK+đơn ĐH
+HĐ

HĐBH

Cập nhật

KH
Tập tin hàng
hóa

N

Tập tin khách
hàng

HĐBH

PXK, DDH,
hợp đồng,
HĐBH

N

22

III. Hoạt động kiểm soát trong chu trình
Hoạt
động
Nhận đặt
hang của
khách
hàng

Mục tiêu kiểm
soát
- Ghi nhận thông
tin đặt hàng kịp
thời, chính xác,
hợp lệ.
- Bán được hàng
cho những KH
có đủ khả năng
mua hàng

Xuất kho

Phòng ngừa và
phát hiện rủi ro
trong quá trình
xuất kho . Để
giảm thiểu tối đa
mức thiệt hại cho
công ty

Rủi ro

Nguyên nhân

Thủ tục kiểm soát

- NVBH ghi
nhận thông tin
không chính xác
về việc đặt hàng
(sai về mặt
hàng,
chủng
loại, số lượng)
ghi nhận không
chính xác về
KH (tên, địa chỉ,
mã số thuế …)
- Phiếu XK và
hóa đơn đã lập
không hợp lệ

Khách
hàng Khách hàng tự lập đơn
không tự lập đơn đặt hàng hoặc gửi phiếu
đặt hàng mà gọi yêu cầu đến công ty
điện thoại

-Thủ kho xuất
không chính xác
về hàng hóa ( số

lượng , chủng
loại ,…) mà
khách hàng yêu
cầu
- Rủi ro xuất
kho không hợp
lệ
- Rủi ro xuất
hàng nhiều hơn
số ghi nhận thực
tế
- Không có cơ
sở đối chiếu so
sánh kiểm tra về
sau

-Thiếu chứng từ
đầu vào ( khách
hàng không tự lập
đơn đặt hàng mà
gọi điện thoại )
- Thủ kho kiêm
nhiệm chức năng
giữa xuất kho và
ghi nhận số thực
tế xuất
- Không lưu hóa
đơn ở bộ phận kế
toán kho

23

- Khách hàng tự lập đơn
đặt hàng hoặc gửi phiếu
yêu cầu đến công ty
- Tách biệt trách nhiệm
và nhân viên ghi sổ
- Tạo thêm 1 liên để lưu


Giao hàng

Thực hiện kịp
thời, đúng và
chính xác. Đẩm
bảo an toàn hàng
hoátrong
quá
trình giao hàng

- Không có cơ
sở đối chiếu ,
không kiểm soát
được cơ sở đối
chiếu
- Không có cở
sở đối chiếu xác
nhận nghiệp vụ
bán hàng
- Ghi nhận

nghiệp vụ bán
hàng
không
chính xác
- Chuyển dữ
liệu công nợ
sai , không kịp
thời

Ghi sổ

-Theo dõi chính
xác, kịp thời, đầy
đủ khoản phải
thu khách hàng,
doanh
thu,
GVHB, HTK

Thu tiền

-Ghi chép thu - Thất thoát tiền
tiền kịp thời , - Lạm dụng tiền
chính xác, đầy đủ
- Không xảy ra
mất mát tiền

Không
lưu - Lưu chứng từ đơn đặt
chứng từ đơn đặt hàng

hàng
- Lập phiếu giao hàng
- Không có phiếu
giao hàng

- Thiếu chứng từ
đầu vào (Khách
hàng không tự lập
đơn đặt hàng mà
gọi điện thoại)
- Cuối tháng mới
lập bảng đối chiếu
công nợ

- Khách hàng tự lập đơn
đặt hàng hoặc gửi phiếu
yêu cầu đến công ty
- Chuyển dữ liệu/ sổ chi
tiết kịp thời, hàng ngày.
Đối chiếu công nợ KH
định kỳ

- Thủ quỹ không
lưu phiếu thu,
không có cơ sở
đối chiếu. Thủ
quỹ kiêm nhiệm
chức năng giữa
giữ tiền, ghi chép,
theo dõi thu tiền.

- Tiền được lưu tại
quỹ, không kiểm
kê thường xuyên

- Phân chia trách nhiệm
giữa giữ tiền, ghi chép,
theo dõi, thu tiền
- Kiểm kê quỹ, đối
chiếu với ghi chép của
kế toán. Hạn chế các
thanh toán trực tiếp
bằng tiền mặt

C. PHẦN III. GIẢI PHÁP
 Đối với cơ quan quản lý nhà nước
Nhà nước cần tạo được một môi trường pháp lý lành mạnh, sớm hoàn thiện chính sách phát triển
cho ngành nông nghiệp
 Đối với công ty cổ phần nông nghiệp HP
24


Nâng cao hoàn thiện phần mềm bán hàng và phần mềm bán lẻ, trao quyền chủ động kinh doanh cho
các nhà phân phối, phân rõ trách nhiệm lợi ích và kinh doanh, xây dựng kế hoạch doanh thu hàng
năm phải sát với thực tế từng bộ phận, đơn vị
 Đối với các nhà phân phối
Tăng cường một nhân viên kiểm tra kiểm soát việc nhập và xuất hàng hóa, nâng cao đạo đức nghề
nghiệp và trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên. Các nhà phân phối cần chủ động xây dựng
và đề xuất với công ty nhằm thu hút khách hàng.

25