ke hoach xay dung he thong quan ly nhan su

KẾ HOẠCH XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
1. Mục tiêu
-

Xây dựng quy chế hoạt động của đơn vị, xây dựng quy chế hoạt động cho

từng bộ phận phòng ban: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhi ệm , m ối
tương tác của từng bộ phận phòng ban
-

Xây dựng quy trình hoạt động của đơn vị, của từng bộ phận, phòng ban

-

Xây dựng quy trình thực hiện công việc cho từng vị trí công vi ệc

-

Xây dựng tiêu chuẩn chức danh, vị trí công việc

-

Xây dựng được bảng tiêu chí đo lường hiệu quả công việc, đánh giá hi ệu quả

cho từng vị trí
-

Xây dựng được quy trình lưu trữ, hệ thống hóa danh mục tài liệu

-

Trên cơ sở đó, xây dựng được Quy chế lương, thưởng, phạt cho Đơn vị, xây

dựng quỹ lương, kế hoạch tiền lương hàng năm phù hợp
-

Xây dựng các chính sách, quy định khác như quy định chi n ội b ộ, quy đ ịnh n ội

quy công ty,…..
2. Thời gian thực hiện: 6 tháng từ 12/2018 đến 03/2019
3. Thành viên tham gia:
-

Phòng nhân sự: Chủ trì thực hiện rà soát, xây dựng h ệ th ống nhân s ự t ại

Công ty
-

Trung tâm tư vấn quản lý & ISO: Tham gia trực ti ếp trong vi ệc rà soát, xây

dựng hệ thống nhân sự từ quy trình thực hiện công việc, quy trình ki ểm soát,
quy trình lưu trữ,....
-

Trưởng các bộ phận: Đầu mối cung cấp các thông tin phục v ụ quá trình xây

dựng hệ thống nhân sự
-

Đại diện CBCV cho từng vị trí, chức danh: Ph ối hợp thực hi ện, h ỗ tr ợ trong

quá trình xây dựng hệ thống chức danh, quy trình nghiệp vụ,
4. Phương pháp thực hiện
4.1. Xây dựng hệ thống quản lý, tổ chức nhân sự
1


Quá trình rà soát cơ cấu tổ chức của các đơn vị được ti ến hành thông qua: (i)
các đơn vị tự rà soát cơ cấu tổ chức của mình theo hướng dẫn của phòng tổ ch ức
(Phòng tổ chức sẽ tiến hành xây dựng mẫu biểu để các bộ ph ận phòng ban đánh
giá về cơ cấu tổ chức của phòng, tình hình nhân sự, hoạt đ ộng c ủa phòng xem b ất
cập hay cần điều chỉnh, thay đổi những khía cạnh nào cho phù h ợp, cho hi ệu qu ả;
(ii) Dựa trên đánh giá của lãnh đạo, phòng tổ chức và trưởng các bộ phận thông qua
khảo sát trực tiếp, hoặc tọa đàm tại đơn vị; (iii) th ảo luận, th ống nh ất gi ữa các b ộ
phận phòng ban và lãnh đạo đơn vị.
Chi tiết các bước công việc thực hiện cụ thể như sau:
TT Mục tiêu cần

Phương hướng

Bộ phận phối hợp thực

Thời

thực hiện

hiện

gian

đạt

thực
hiện
1

-

Xây

-

Hệ thống -

Phòng nhân sự cung 0.5 ngày

dựng quy chế hóa toàn bộ các cấp, ròa soát toàn bộ các hệ
hoạt

động quy định, quy chế thống về quy định, quy trình,

của đơn vị, đã

được

ban quy chế đã ban hành và sử

xây dựng quy hành, sử dụng

dụng.

chế

hoạt 
Nhằm thu
động
cho
thập các dữ liệu
từng bộ phận
về hệ thống
phòng
ban:
quản lý đang sử
chức
năng,
dụng
nhiệm
vụ,
quyền

hạn,

trách nhiệm ,
mối tương tác
của từng bộ
phận

phòng

ban
-

-

Đánh

giá, -

Lãnh đạo, quản lý 0.5 ngày

rà soát toàn bộ trực tiếp của từng bộ *số
các quy định, quy phận: Thực hiện thông qua phận
chế ban hành

phiếu hỏi (lập biểu) hoặc
trao đổi trực tiếp nhằm làm
2

bộ


TT Mục tiêu cần

Phương hướng

Bộ phận phối hợp thực

Thời

thực hiện

hiện

gian

đạt

thực
hiện


Nhằm

rõ các quy định, quy trình ban

phân tích, đánh hành đã phù hợp, đúng với
giá, rà soát toàn chức năng, nhiệm vụ, quyền
bộ quy trình, hệ hạn của bộ phận phụ trách
thống của công hay chưa? Những nhiệm vụ
ty đã và đang áp nào phù hợp, nhiệm vụ nào
dụng như thế chưa? Chưa phù hợp ở điểm
nào? Cần cải tiến những gì?

nào?

Những nhiệm vụ nào đang
thực hiện nhưng chưa được
ban hành?....
-

-

Xây

dựng -

Bộ phận tư vấn quản 2

-3

quy

chế

hoạt lý & ISO: Dựa trên đánh giá ngày* số

động cho từng sơ bộ của lãnh đạo, quản lý bộ phận
phòng ban


trực tiếp, thực hiện xây dựng
lại toàn bộ quy chế hoạt

Nhằm

phân

định

rõ

động của từng phòng ban

trách nhiệm của
từng

phòng,

tránh giao việc
chồng chéo, dễ
kiểm soát, quản
lý
-

-

Đào

tạo -

nội bộ

Phòng nhân sự phối 0.5 ngày *

hợp với trưởng các bộ số phòng

Để đào tạo phận: Tiến hành đạo tạo cho
CBCV về chức năng, nhiệm
nhân viên nhận
vụ, quy chế hoạt động của
thức được các

phòng
quy định, quy


trình áp dụng tại
công ty, nâng cao
3


TT Mục tiêu cần

Phương hướng

Bộ phận phối hợp thực

Thời

thực hiện

hiện

gian

đạt

thực
hiện
văn hóa doanh
nghiệp
2

dựng
trình

Xây

-

Hệ thống -

Phòng nhân sự cung 0.5 ngày

quy hóa toàn bộ các cấp toàn bộ các hệ thống về
hoạt quy

trình

đã quy trình đã ban hành và sử

động của đơn được ban hành, dụng.
vị, của từng sử dụng
bộ

phận, 
Thu thập
phòng ban
các quy trình đã
được xây dựng
và áp dụng
-

-

Đánh

giá, -

Lãnh đạo, quản lý 0.5 ngày *

rà soát toàn bộ trực tiếp của từng bộ số

bộ

các quy trình đã phận: Thực hiện thông qua phận
ban hành

phiếu hỏi (lập biểu) hoặc

giá trao đổi trực tiếp nhằm làm
rõ các quy quy trình ban hành
tính áp dụng,
đã phù hợp, đúng quy trình
thực hiện các
thực hiện của bộ phận phụ
quy trình đã ban
trách hay chưa? Những nội
hành
dung, bước nào phù hợp,



Đánh

bước nào không phù hợp?
Chưa phù hợp ở điểm nào?
Cần cải tiến những gì?
-

-

Xây

dựng -

Bộ phận tư vấn quản 2-3 ngày

quy trình thực lý & ISO: Dựa trên đánh giá * số bộ
hiện công việc sơ bộ của lãnh đạo, quản lý phận
của bộ phận

trực tiếp, thực hiện xây dựng

Nhằm hệ lại toàn bộ quy trình thực
hiện công việc của bộ phận
thống, chuẩn quy



trình, kiểm soát
4

TT Mục tiêu cần

Phương hướng

Bộ phận phối hợp thực

Thời

thực hiện

hiện

gian

đạt

thực
hiện
đầu ra, đầu vào
của từng danh
mục công việc,
mối liên kết, từ
đó nâng cao nâng
suất, chất lượng
sản

phẩm,

dễ

kiểm soát công
việc
-

-

Đào

tạo -

nội bộ

Phòng nhân sự phối 0.5 ngày *

hợp với trưởng các bộ số

bộ

tạo phận: Tiến hành đạo tạo cho phận
CBCV về chức năng, nhiệm
nhận
thức,
vụ, quy chế hoạt động của
hướng dẫn, nắm
phòng
bắt rõ quy trình,



Đào

nhiệm vụ từ đầu
vào đến đầu ra
của phòng
3

Xây dựng quy -

Hệ thống -

Phòng nhân sự: cung 0.5 ngày

trình

thực hóa các vị trí, cấp toàn bộ cơ cấu tổ chức

hiện

công chức

danh

tại của từng phòng, vị trí/ chức

việc cho từng công ty
vị trí



danh, nội dung công việc cho

Hệ thống từng vị trí

hóa toàn bộ các
chức danh, phân
tích,
nhân

đánh

giá

viên

đã

thực hiện đúng
nhiệm

vụ

hay

chưa? Nhiệm vụ
có bị chồng chéo,
5

TT Mục tiêu cần
đạt

Phương hướng

Bộ phận phối hợp thực

Thời

thực hiện

hiện

gian
thực
hiện

hoặc giao việc
không

đúng

chuyên môn hay
không?....
-

-

Trưởng các bộ phận: 0.5 ngày/

Lập danh sách phân công lao vị trí * số
động của phòng: Dựa trên vị trí
biểu mẫu bộ phận tư vấn
quản lý cung cấp, trưởng bộ
phận kê khai rõ nội dung
công việc, mảng công việc
đang giao cho từng cá nhân là
gì?
-

-

Cá nhân người lao 1 ngày

động: Thực hiện kê khai các
thông tin về nội dung công
việc đang thực hiện trong
mẫu Mô tả công việc do bộ
phận tư vấn quản lý xây
dựng
-

phận

Phòng nhân sự, bộ 0.5 ngày *
tư

vấn

quản

lý, số

trưởng các bộ phận: Phối phận
hợp thực hiện trong việc
đánh giá phân công công việc
tại từng vị trí đã phù hợp hay
chưa, đã được chuyên môn
hóa nhiệm vụ hay chưa? Có
chồng chéo nhiệm vụ hay
không?...nhằm phân tách rõ
ràng trách nhiệm thực hiện
6

bộ


TT Mục tiêu cần

Phương hướng

Bộ phận phối hợp thực

Thời

thực hiện

hiện

gian

đạt

thực
hiện
công việc của từng cá nhân
-

Xây

-

dựng -

Bộ phận tư vấn quản 0.5 ngày/

bản mô tả chức lý: Dựa trên danh mục vị trí vị trí * số
danh cho từng vị công việc, nội dung công việc vị trí trên
trí, tiêu chuẩn được kê khai như trên, bộ toàn

hệ

chức danh cho phận tư vấn quản lý thực thống
từng vị trí

hiện xây dựng hệ thống mô

Xây dựng, tả công việc phù hợp



phân định đúng,
chính xác nhiệm
vụ của từng chức
danh, phân bổ
công việc đúng
người, giao việc
và quản lý công
việc nhân viên
thuận

lợi,

dễ

kiểm tra, đánh
giá nhân sự
-

-

Xây

dựng -

Cá nhân người lao 1 – 2 ngày

quy trình thực động: Dựa trên vị trí công * số vị trí
hiện công việc việc được phân công cho cho toàn
cho từng vị trí



Thuận

tiện, khoa học
khi

thực

hiện

công việc, quản

từng cá nhân, bản mô tả công hệ thống
việc: Người lao động thực
hiện kê khai, thiết lập quy
trình thực hiện công việc
theo biểu mẫu

Bộ phận tư vấn quản
lý dễ dàng kiểm soát tiến độ công lý: Dựa trên thông tin kê khai
việc của từng cá của người lao động, làm rõ và
hoàn chỉnh quy trình thực
nhân
7


TT Mục tiêu cần

Phương hướng

Bộ phận phối hợp thực

Thời

thực hiện

hiện

gian

đạt

thực
hiện
hiện công việc của từng vị trí
-

-

Đào

tạo -

nội bộ

Phòng nhân sự phối 0.5 ngày *

hợp với trưởng các bộ số

bộ

tạo phận: Tiến hành đạo tạo cho phận
CBCV về chức năng, nhiệm
nhận
thức,
vụ, quy chế hoạt động của
hướng dẫn, nắm
phòng
bắt rõ quy trình,



Đào

nhiệm vụ công
việc, thực hiện
và tuân thủ đúng
quy trinh công
việc
4

Xây dựng quy -

Hệ thống -

Phòng nhân sự phối 1-2 ngày

trình lưu trữ hóa toàn bộ danh hợp với các trưởng bộ * số bộ
tài liệu

mục của từng tại phận: Trao đổi, thiết lập phận
liệu, sản phẩm toàn bộ danh mục tài liệu
trong việc thực sản phẩm từ đầu vào đến
hiện công việc từ đầu ra hoặc kê khai trên biểu
đầu vào đến đầu mẫu được xây dựng sẵn có
ra

-

-

Đánh

giá -

Đánh giá hệ thống 0.5 ngày *

toàn bộ hệ thống lưu trữ: Dựa trên các danh số

bộ

lưu trữ tài liệu mục tài liệu, hồ sơ từ đầu phận
của từng phòng, vào đến đầu ra xem việc lưu
của từng cá nhân

trữ danh mục đó do ai quản
lý, quản lý/ lưu trữ như thế
nào

-

-

Xây

dựng -

Xây dựng quy trình 1-2 ngày

quy trình lưu trữ lưu trư tài liệu, hồ sơ: Mỗi * số bộ
tài

liệu/

kiểm hồ sơ cần lưu trữ là gì? Ai lưu phận

soát tài liệu/ địa trữ? Lưu trữ vào đâu? Ai là
8


TT Mục tiêu cần

Phương hướng

Bộ phận phối hợp thực

Thời

thực hiện

hiện

gian

đạt

thực
hiện
chỉ lưu trữ

người kiểm soát, quản lý hồ
sơ của toàn hệ thống

5

Xây dựng tiêu chuẩn

Đánh

chức sơ bộ

giá -

nhân sự hợp với các trưởng bộ * số bộ

danh, vị trí nội bộ
công việc

Phòng nhân sự phối 1-2 ngày

phận: Họp, trao đổi đánh giá phận

giá nhân sự từ kỹ năng, kinh
nghiệm trong việc thực hiện
năng lực của
công việc, đánh giá hiệu quả
nhân viên trong
công việc từ trước đến nay
việc đáp ứng yêu
của tất cả các nhân viên xem
cầu công việc đề
ưu điểm, hạn chế trong việc
ra
thực hiện công việc là gì?



Đánh

Hoặc điền thông tin đánh giá
trên biểu mẫu được xây
dựng
-

-

Xây

dựng -

Phòng nhân sự phối 0.5 ngày*

bảng tiêu chuẩn hợp với trưởng các bộ số vị trí
chức danh

phận: Đưa ra các chỉ tiêu cho

Nhằm xây từng vị trí, các yêu cầu cần
thiết về kỹ năng, kinh
dựng được chỉ
nghiệm để thực hiện được
tiêu KPI, cũng
công việc cho từng vị trí là gì?
như là tiêu chuẩn



giúp

cho

quá

trình tuyển dụng
được

đúng

người, đúng việc

6

Xây

dựng -

Xây

dựng -

Phòng nhân sự phối 2 ngày *

bảng tiêu chí các tiêu chí phản hợp với trưởng bộ phận: số vị trí
đo

lường, ánh chất lượng Đưa ra bộ tiêu chí phản ánh

đánh giá hiệu công việc

chất lượng công việc là gì?

quả công việc

Hay sai sót ở đâu? Nhân tố
9


TT Mục tiêu cần
đạt

Phương hướng

Bộ phận phối hợp thực

Thời

thực hiện

hiện

gian
thực
hiện

nào phản ánh được hiệu quả
công việc (doanh thu, hạn
báo cáo, các sai phạm trong
làm việc, ....
-

Phân định, phân cấp

độ quan trọng cho từng
yêu tố: Ví dụ sai phạm nào
làm ảnh hưởng đến chất
lượng sản phẩm nhất, sai
phảm nào ít ảnh hưởng,.....Từ
đó đưa ra tỷ trọng cho từng
yếu tố?
-

Kiểm soát các sai

phạm: Ai là người kiểm soát,
nắm rõ các sai phạm xảy ra,
các sai phạm này được phản
hồi tới ai để đánh giá, ai là
người tổng hợp các sai phạm
để báo cáo bộ phận nhân sự
(ví dụ có thể sử dụng biểu
mẫu được xây dựng sẵn và
link kết lối với bộ phận nhân
sự/ người tổng hợp sai phạm
để làm cơ sở đánh giá KPIs
Ví dụ: Cách thống kê phản
hồi của khách hàng với sản
phẩm, phản hồi của học
viên: Phòng nhân sự xây
dựng biểu mẫu đánh giá từ
khách hàng với sản phẩm
trên google drive và gửi mail
10


TT Mục tiêu cần

Phương hướng

Bộ phận phối hợp thực

Thời

thực hiện

hiện

gian

đạt

thực
hiện
khách hàng phản hồi. Bắt
buộc mỗi mục công việc
được giao liên quan đến
khách hàng đều được gửi tới
quản lý làm căn cứ tính KPis
và gửi phòng nhân sự tổng
hợp, kiểm soát..
-

biểu

Thiết
đánh

công việc

lậ p -

Phòng nhân sự: Dựa 1 ngày *

giá trên các tiêu chí phản ánh số vị trí
chất lượng xây dựng biểu
đánh giá KPIs trong đó đo
lường được mức độ sai
phạm, số lần sai phạm, mức
phạt, ......
-

Đưa ra mức phạt

tương ứng: Ví dụ đưa ra
mức phạt 10.000đ cho một
sai phạm hoặc quy điểm
tổng kết đánh giá cuối tháng?
-

-

Đào

tạo -

Phòng nhân sự: Đào 1-2 ngày

nội bộ và áp tạo, hướng dẫn toàn bộ nhân * số bộ
dụng thử

viên công ty nắm rõ các tiêu phận

chí? Đào tạo nhận thức và
cách thực hiện/ sử dụng
biểu mẫu
-

Áp dụng thử: Áp dụng

thử trong 2-3 tháng
-

Đánh giá tính hợp lý

của chỉ tiêu KPIs: Xem xét,
đánh giá chất lượng công
việc dựa trên bộ tiêu chí,
11


TT Mục tiêu cần

Phương hướng

Bộ phận phối hợp thực

Thời

thực hiện

hiện

gian

đạt

thực
hiện
đánh giá năng suất lao động,
chất lượng lao động của các
tháng tiếp theo có được cải
thiện, cải tiến hay không?
7

Xây dựng quy chế

Xây

dựng -

Đánh giá tính phù 5-

10

lương, quy chế lương, hợp của quy chế đang sử ngày

thưởng, phạt

thưởng, phạt

dụng: Xem xét quy chế lương
đã phù hợp vơi quỹ lương

hay chưa, phù hợp với năng
lực lao động hay chưa? Quy
thưởng phạt có gắn bó mật
thiết với chất lượng công
việc hay không? Có khuyến
khích, phạt đúng lúc, kịp thời
như thế nào?
-

Xây dựng quy chế

lương, thưởng, phạt: Dựa
trên các mục tiêu, dựa trên
kết quả đánh giá nhân viên,
dựa trên tính phù hợp trong
việc trả lương thưởng trong
công ty so với năng lực, yêu
cầu công việc, so với thị
trường lao động
-

-

Ban

hành -

Phòng nhân sự: ban 1-2 ngày

và đào tạo nội bộ hành quy chế, đào tạo nhận

thức cho toàn bộ nhân viên
trong công ty
8

Xây dựng các chính

.....

-

sách,

quy định khác
12

.....

-


TT Mục tiêu cần

Phương hướng

Bộ phận phối hợp thực

Thời

thực hiện

hiện

gian

đạt

thực
hiện
(quy định chi
tiêu nội bộ,
quy định nội
bộ, xây dựng
văn

hóa

doanh
nghiệp,....
9

Áp dụng thử/ -

Áp dụng và -

chạy thử toàn chạy thử

Tất cả các bộ phận, 2-3 tháng

phòng ban, nhân viên

(kết quả

bộ hệ thống

phải

xây dựng

được áp
dụng thử
ít nhất 23

tháng

để tìm ra
sai

sót,

các

vấn

đề

cần

cải tiến
10

Cải tiến/ ban -

-

hành sửa đổi
nếu có

4.2. Xây dựng định biên nhân sự
a) Đánh giá nhân sự nội bộ
Dựa trên kết quả phân tích về cơ cấu tổ chức và phân tích công việc Phòng
tổ chức phối hợp với trưởng các bộ phận tiến hành rà soát, đánh giá nhân s ự n ội
bộ của từng phòng ban nhằm xác định:

13


-

Số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, tiêu chu ẩn ch ức danh cho t ừng v ị

trí
-

Đánh giá nhân sự nôi bộ: xác định lao động cho từng v ị trí đã phù h ợp hay

chưa? Lao động thừa hay thiếu? lao động có đáp ứng yêu cầu công vi ệc hay
không? Việc đánh giá nhân sự này dựa trên ý kiến, đánh giá của quản lý trực ti ếp,
lãnh đạo đơn vị và phối hợp với phòng tổ chức để đưa ra nhận định đi ều
chuyển, thay thế, bổ sung cho phù hợp
b)Xác định nhu cầu lao động

Dựa trên nhu cầu phát triển của công ty, kết quả rà soát cơ cấu tổ chức, đánh
giá nhân sự tại mục 4.1, phòng tổ chức tiến hành tổng h ợp nhu c ầu nhân s ự c ủa
từng bộ phận phòng ban, phân công lao động cụ thể như biểu 1. Tổng h ợp nhu c ầu
lao động dưới đây:
Biểu 1. Tổng hợp nhu cầu lao động tại từng bộ phận
TT
I

Bộ phận
Phòng kinh doanh

Vị trí

Số lao

Mô tả nội dung công việc cụ

động

thể

Nhân

khai 01

-

thác

hợp

hàng

đồng ISO

-

Lập danh sách khách
Gọi điện, liên hệ khách

hàng tiềm năng trên danh sách
có sẵn/ tìm kiếm
-

Tư vấn khách hàng dịch

vụ ISO công ty cung cấp
-

Lập danh sách khách

hàng tiềm năng
-

Chăm sóc khách hàng,

chốt hợp đồng
-

Trao đổi thông tin với

bộ phận phụ trách soạn hợp
đồng, chuyển hợp đồng cho
khách hàng
14

Chăm sóc khách hàng


TT

Bộ phận

Vị trí

Số lao

Mô tả nội dung công việc cụ

động

thể
cũ, mới,....

4.3.Tổng hợp định biên nhằm tuyển dụng mới hoặc luân chuyển, chấm
dứt HĐLĐ và xây dựng quỹ lương
Dựa trên nhu cầu nhân sự tại mục 4.2, phòng tổ chức xây dựng kế hoạch
tuyển dụng nhân sự hoặc điều chuyển hoặc chấm dứt HĐLĐ và đ ưa ra mức l ương
phù hợp với năng lực lao động, với thị trường, với quỹ tiền lương công ty.
5. Kiến nghị/đề xuất

-

Hệ thống hóa toàn bộ tài liệu, hồ sơ, các danh mục lưu trữ cho từng đ ầu

công việc. Từ đó, đưa ra cách thức làm việc, lưu trữ khoa học, h ợp lý (tr ường h ợp
nào các hồ sơ đều có mẫu văn bản như nhau chỉ thay đổi một s ố n ội dung (tên
hợp đồng, số tiền, thông tin khách hàng,...) có thể thi ết l ập danh sách trên excel,
tạo mẫu văn bản để liên kết giữa thông tin kê khai trên excel sang word ho ặc dữ
liệu excel sang mẫu được thiết kế trên excel.
-

Do cần quản lý thông tin các loại hợp đồng nên cần 1 người chuyên trách

phụ trách về mảng hợp đồng. Ví dụ đồng chí Mai Bá Hùng phụ trách hợp đồng từ
khâu biên soạn hợp đồng -> Biên soạn thanh lý hợp đồng -> Biên so ạn quy ết
toán, nghiệm thu hợp đồng. Các mẫu hợp đồng tương tự như nhau thì sẽ qu ản lý
dữ liệu trên excel và link sang word. Mỗi lần cần báo cáo các h ợp đ ồng t ới lãnh
đạo chỉ cần tổng hợp dựa trên dữ liệu excel
-

Kiểm soát thông tin khách hàng: Đối với các khách hàng đã ký h ợp đ ồng v ới

Davilaw thì đã có dữ liệu trên file excel quản lý h ợp đồng ở trên do đ ồng chí Mai
Bá Hùng phụ trách. Các khách hàng từ viện đạo tạo hoặc đ ấu th ầu,... sẽ đ ược g ửi
tới một cá nhân nào đó phụ trách tổng hợp hàng tuần từ nhân viên kinh doanh
hoặc nhân viên khai thác dự án.... Dữ liệu này có tác d ụng nhằm chăm sóc khách
hàng sử dụng dịch vụ Davilaw cho n lần bằng cách gửi email tự đ ộng đ ược thi ết
kế mẫu có sẵn trên word, và gửi mail tự động bằng outlook/ hoặc các phần
mềm gửi email tự động khác.
15

-

Về công tác đánh giá hiệu quả công việc muốn mọi người nhận thức được

chất lượng công việc mình làm mà lãnh đạo không cần nói, quản lý nhi ều. Tr ước
hết, cần có người đảm nhiệm công tác ki ểm soát, theo dõi ch ất l ượng s ản phẩm.
Lao động này sẽ lập biểu mẫu đánh giá trên google drive, sau khi k ết thúc gi ờ
làm sẽ gửi mẫu này đến quản lý trực tiếp đánh giá/phản hồi và cá nhân người
lao động tự đánh giá. Biểu mẫu này sẽ quy định luôn mức phạt cho m ỗi l ần sai
phạm. Cuối tháng, lao động phụ trách ki ểm soát chất l ượng sẽ tổng h ợp và gửi
đến bộ phận nhân sự làm căn cứ trả lương.
-

Cần chuyên môn hóa hơn. Ví dụ bộ phận nhân sự có trách nhiệm trong vi ệc

tuyển dụng, đào tạo, tiền lương, chế độ, xây dựng hệ thống tổ chức nhân
sự,.....Hiện tại Đối với công việc nhân sự đang được bố trí khônng chuyên trách.
Kế toán – Nguyễn Thị Khuyên đảm nhận bảo hiểm, nhân sự - Nguyễn Quang
Bạn tổng hợp chấm công, tổng hợp kpi, tính lương sơ bộ, Mai Bá Hùng phụ trách
kiểm soát bảng lương, hợp đồng lao động. Nếu bố trí chuyên trách thì th ực hi ện
công việc sẽ logic hơn, khi một người chuyên trách nhân sự thì các h ồ s ơ làm c ơ
sở cho việc tính lương, bảo hiểm, TNCN sẽ dề dàng h ơn, không ph ải chuy ển h ồ
sơ từ người này sang người khác. Chẳng hạn:
+ Nhân sự quản lý danh sách nhân viên, quản lý hợp đồng lao động -> Nh ằm theo
dõi gia hạn, ký kết hợp đồng theo đúng luật lao động từ h ợp đ ồng th ời v ụ -> h ợp
đồng 1 năm -> hợp đồng 3 năm -> hợp đồng không th ời hạn -> Quản lý h ồ s ơ t ốt
phục vụ cho công tác kiểm tra của bảo hiểm, thanh tra khác....
+ Khi theo dõi được thời gian làm việc nhân viên -> ki ến ngh ị đề xu ất tăng l ương,

khuyến khích người lao động phù hợp
+ Khi quản lý hợp đồng lao động, hồ s ơ bảo hi ểm -> ph ục v ụ cho công tác b ảo
hiểm như báo tăng, báo giảm, chốt sổ, thai sản
+ Phụ trách chấm công -> tổng hợp kpi -> tính lương -> bảng kê chuy ển ti ền qua tài
khoản, ủy nhiệm chi -> chuyển lương cho nhân viên thuận tiện
+ Quản lý hồ sơ nhân viên -> làm thủ tục cấp mã s ố thuế TNCN, đăng ký ng ười ph ụ
thuộc, giảm trừ gia cảnh -> quản lý hồ sơ TNCN phục vụ cho các tác ki ểm tra thu ế
khi kế toán yêu cầu
+ Hệ thống quản lý nhân sự

16


17