Vài thủ thuật nhỏ trong soạn thảo VB

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở
các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay
đổi mặc định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp
chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc
định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư
mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn
Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn
bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang
trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn
có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím
tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng
cần thiết vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn
“Symbol...”.
- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết
để gán phím tắt.
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”.
Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như
sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” >
“Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.
- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô “Current
keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng
này đã không còn tác dụng nữa.
- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Xử lý văn bản tốt hơn với AutoCorrect
Microsoft ví chức năng AutoCorrect trong bộ phần mềm Office từ phiên bản 2000
trở về sau là “Người sửa văn bản qua vai bạn”. Thông thường, tính năng tiện lợi này
sẽ tự động chỉnh sửa từ ngữ, lỗi chính tả nhanh chóng tuy nhiên đôi lúc chúng
thường chèn vào hay thay thế những từ mà bạn không muốn thay đổi như tên riêng
chẳng hạn.
Khi đó, tính năng ấy lại trở thành kẻ quấy nhiễu đầy phiền phức. Mặt khác, bạn cũng có thể
dùng tính năng này để tự động bổ sung một đoạn văn bản vào tài liệu.
Trước hết, hãy điểm sáng một cụm từ, một câu, một đoạn hay toàn bộ nội dung mà bạn
thường xuyên cần đưa vào tập tin Word rồi chọn trình đơn Tools.AutoCorrect Options.
Trong nhãn AutoCorrect, bạn sẽ nhìn thấy tất cả hoặc một phần nội dung được điểm sáng
trước đó. Tiếp đến nhập vào các thao tác phím mà bạn sẽ dùng để kích hoạt khả năng tự
động chèn thêm đoạn văn bản. Chẳng hạn như tạo từ khóa addr dùng cho địa chỉ hồi đáp
của bạn, từ này sẽ xuất hiện ở bên trái đoạn văn bản đã được điểm sáng và bên dưới mục
”Replace”. Tiếp đến, đánh dấu tùy chọn Plain text hoặc Formatted text bên trên văn bản
(nếu có sẵn) để xác lập định dạng cho nội dung văn bản được chèn vào tài liệu, sau đó nhấn
Add. Tính năng AutoCorrect sẽ đặt từ khóa kích hoạt theo thứ tự bảng chữ cái giữa các
mục hiện hành được liệt kê. Cuối cùng nhấn OK hoặc Close.
Để chèn đoạn văn bản này vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ khóa và kích hoạt tính năng
AutoCorrect bằng cách nhấn Spacebar hoặc Enter, hoặc gõ thêm một dấu chấm (dấu này sẽ
được thêm vào văn bản gốc). Lưu ý, nếu được nhắc nhở để chấp nhận các thay đổi trên
định dạng chung (normal.dot) trước khi thoát khỏi Word thì bạn hãy chọn Yes, nếu không

thì tất cả các thao tác vừa tạo trong AutoCorrect sẽ mất sạch.
AutoCorrect cũng hoạt động trong Excel, Outlook và PowerPoint, mặc dù bạn không thể
chọn trước văn bản trong các ứng dụng này và làm cho nó tự động xuất hiện trong mục
“Replace”. Bạn có thể lưu văn bản mẫu dưới dạng văn bản thuần túy (plain text) hoặc văn
bản được định dạng (formatted text), không có hạn chế nào về độ dài. Trong Word và
Outlook, tính năng AutoCorrect còn cho phép bạn bổ sung hình ảnh (Hình 1). Để loại bỏ
nội dung AutoCorrect, bạn chỉ cần mở lại hộp thoại AutoCorrect, điểm sáng từ khóa kích
hoạt và nhấn Delete.
Công cụ ẩn trong Microsoft Office
Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn
sẽ tìm thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp cho
bạn. Những công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn Start | Microsoft
Office Tools đối với MS Office XP và Start | Microsoft Office | Microsoft Office
Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ
có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng Microsoft
Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access.
Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các phần mềm nhỏ của
Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use -
một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với những công cụ kiểu này bạn
phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên mình.

Microsoft Office Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.

Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các
phiên bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc quản
lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh

nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định dạng ảnh như
BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể tiến hành
nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office Picture Manager.

Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được thiết
lập ở chế độ View | Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn của thư
mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những shortcut đến
các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng cho mình tại đây
bằng cách vào File | Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của bạn.
Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng cách vào File | Locate
Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên shortcut cần
xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete nếu không cả thư mục chứa
ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh
bạn hãy vào File | Export sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi
sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng
tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye), định lại
kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File | Save trước
khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì đã thực hiện
bạn hãy chọn Edit | Undo.

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging

Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy
quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các văn bản
đã được quét vào máy tính.

Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến
hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document

Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before
Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options | Edit Selected
Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ thiết lập riêng
cho mình bằng cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2
mục quan trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một
shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét thường
xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2 cần phải
chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay thiết lập đối với
OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS Document Imaging (chú ý
chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để
xử lý.

Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét
thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools | Send Text to Word (chú
ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng cách
Tools | Recognize Text Using OCR).

MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI
(Microsoft Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định
dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều so với
MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới 1.2MB,
nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB.

Microsoft Clip Organizer

Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng Microsoft

Office hoặc có thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng bằng cách Tools |
Clips online. Bạn cũng có thể nhập clip art bằng tay bằng cách chọn File | Add Clips
To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công đoạn còn lại.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office 2003.

Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng dụng
trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ những thiết
lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc bạn có thể dùng
những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office trên các máy tính
khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và khôi
phục lại công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng dụng
trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác nhau
trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng dụng trong
bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt
Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin Access thông
qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với người sử dụng khác

nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một bản copy chương trình
snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được lưu tại thư mục sau
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer hoặc có thể tải
về trên trang web của Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án
macro viết bằng VBA của bạn.

Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu ích.
Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng các
công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.
ADX Toys 2: Công cụ soạn thảo lập trình cho Word
Việc lập trình đòi hỏi bạn cần có chương trình thích hợp và môi trường cụ thể, thêm vào đó
là một chương trình dịch để dịch chương trình nguồn. Tuy nhiên, khi muốn diễn giải một
nội dung ý nghĩa nào đó trong ngôn ngữ thì bạn cần soạn thảo thành văn bản để có thể diễn
đạt ý nghĩa câu lệnh. Tuy nhiên, khi bạn copy hay paste một đoạn chương trình qua word sẽ
gặp những trở ngại sau:
• Đoạn chương trình copy không còn nguyên mẫu nữa.
• Cú pháp không ổn định do định dạng khác nhau.
• Nhược điểm lớn nhất là bạn rất mất thời gian để hiệu chỉnh màu sắc riêng biệt của câu
lệnh. Đây là vấn đề cần tránh khi copy và paste qua word.
Để khắc phục nhược điểm trên, Add-in ADX Toys 2 sẽ giúp bạn thực hiện việc định dạng
theo cú pháp ngôn ngữ lập trình khi soạn thảo trên Word.

Add-in này sẽ hiển thị khi bạn soạn thảo. Bạn chỉ cần chọn đoạn text cần định dạng, nhấn
rê chuột để chọn loại ngôn ngữ ( hỗ trợ 9 ngôn ngữ là VB, C, Java, C#...). Và nhấn vào là
văn bản chọn đã theo định dạng ngôn ngữ thích hợp. Rất nhanh chóng và tiện lợi.