TIEU LUAN MON THUA THAP BO SUNG TLLT

Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG
THCS NGỌC CHÁNH
I.

KHÁI NIỆM TÀI LIỆU LƯU TRỮ:
Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị
được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ
đời sống xã hội.. Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là
một dạng tài liệu lưu trữ. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự
biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người. Ngày nay,
theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau:
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được
lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai
thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử…
của toàn xã hội.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim,
ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin
khác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản
sao hợp pháp.

II.

THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS NGỌC
CHÁNH:
1. Khái niệm:
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới
việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu
trữ cơ quan, phông lưu trữ Lịch sử và Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa

chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi
đã được Nhà nước quy định.
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc
xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tàI liệu còn thiếu để
tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và
phông Lưu trữ lịch sử và Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục
của các lưu trữ cơ quan. Như vậy, thu thập và bổ sung tài liệu nhằm mục đích
hoàn chỉnh Phông lưu trữ và thực hiện một cách nghiêm chỉnh theo những
quy định của Nhà nước.
2. Cách thu thập, bổ sung tài liệu ở trường THCS Ngọc Chánh:

2.1. Lập danh mục hồ sơ
a) Khái niệm danh mục hồ sơ là gì:
Họ và tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046
1


Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Danh mục hồ sơ là bản thống kê các hồ sơ dự kiến lập của một cơ quan,
đơn vị tổ chức hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của một
hồ sơ, được xác định theo một chế độ đã quy định.
b) Tác dụng của danh mục hồ sơ
- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ
thống hồ sơ;
- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và
quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học;
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân góp
phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối

với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Là căn cức để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
3.3.2. Căn cứ lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ bào gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và đơn vị trong cơ quan tổ
chức; Quy chế làm việc của cơ quan; Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ của cơ
quan, tổ chức; Kế hoạch và nhiệm vụ công tác hàng năm của các cơ quan, tổ
chức, của các đơn vị và của các cá nhân.
3. Nội dung lập danh mục hồ sơ
a) Xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ;
b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc
người lập;
c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ;
d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ;
4. Tổ chức lập danh mục hồ sơ
a) Danh mục hồ sơ được lập theo 02 cách
- Cách thứ nhất:
+ Cuối mỗi năm học, lãnh đạo nhà trường giao cho cán bộ văn phòng dự
kiến bản danh mục hồ sơ cho toàn cơ quan rồi tách danh mục hồ sơ chuyển cho
từng tổ chuyên môn, bộ phận
+ Tổ trưởng chỉ đạo cho từng bộ phận, nhân viên góp ý bổ sung và hoàn
chỉnh phần danh mục của đơn vị mình rồi gửi lại cho văn phòng nhà trường.
+ Văn phòng hoàn chỉnh lần cuối bản danh mục hồ sơ của toàn cơ quan
rồi trình cho cho người có thẩm quyền ký duyệt, ban hành.
- Cách thứ hai:
Họ và tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046
2


Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

+ Cuối mỗi năm học, các bộ phận, nhân viên tự dự kiến những hồ sơ
thuộc phần công việc của mình cần phải lập trong năm;
+ Căn cứ vào những nhiệm vụ chủ yếu được giao đảm nhận, các CB,
GVCNV cần xác định nhóm hồ sơ và các hồ sơ cần lập trong năm;
+ Thông thường mỗi nhiệm vụ lớn là một nhóm hồ sơ. Trong đó mỗi công
việc, nhiệm vụ cụ thể là một hồ sơ (Nếu trong quá trình giải quyết công việc
hình thành nhiều tài liệu).
Ví dụ: Cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ phụ trách công tác tuyển
dụng cán bộ, nhân viên sẽ xác định nhóm hồ sơ mình cần lập là hồ sơ tuyển
dụng. Sau đó chia việc tuyển dụng mỗi chức danh là một hồ sơ như: Hồ sơ tuyển
dụng nhân viên kế toán, hồ sơ tuyển dụng nhân viên thư viện, hồ sơ tuyển dụng
nhân viên y tế,…
+ Sau đó nộp cho tổ trưởng để kiểm tra, xem xét, sửa đổi, bổ sung và
hoàn chỉnh bản danh mục hồ sơ rồi chuyển về cho Văn phòng của nhà trường;
+ Cán bộ văn phòng tổng hợp, hoàn chỉnh danh mục hồ sơ của toàn
trường và trình lãnh đạo ký duyệt, ban hành.
b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban
hành vào đầu năm.
c)Văn phòng sao chụp danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các tổ, bộ
phận, cá nhân có liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo danh mục. Trong quá
trình thực hiện có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải
quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của tổ, bộ phận hoặc cá nhân nào thì
đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ
của mình để Văn phòng tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của trường.
5. Mở hồ sơ
a) Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu
về hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết
kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
b) Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ

sơ về công việc đó (Theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ
chức chưa có Danh mục hồ sơ).
6. Thu thập, cập nhât văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cuối mỗi năm học, văn phòng nhà trường tham mưu ban hành hướng dẫn
thực hiện việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ gởi đến các tổ, bộ phận, đoàn thể
để thực hiện. Công việc cụ thể như sau:
* Hồ sơ nộp lưu tại các tổ, bộ phận, đoàn thể:

Họ và tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046
3


Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ theo dõi, giải quyết công
việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được lưu giữ tại các tổ, bộ phận và
đoàn thể nên không phải giao nộp vào cơ quan và có thể tự hủy khi hết hiệu lực.
- Các hồ sơ chưa giải quyết xong công việc của các tổ, bộ phận, đoàn thể
thì văn phòng cũng không tiến hành thu thập, bổ sung.
- Các hồ sơ phối hợp giải quyết công việc giữa các tổ, bộ phận, đoàn thể
không tiến hành thu thập, bổ sung.
- Các văn bản gửi để biết, tham khảo không tiến hành thu thập, bổ sung.
* Hồ sơ cần thu thập, bổ sung:
- Bước 1: Văn phòng gởi hướng dẫn thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đến
cho các tổ, bộ phận, đoàn thể (biểu 2). Sau khi các tổ, bộ phận, đoàn thể thu thập
đầy đủ hồ sơ của mình thì giao lại cho văn phòng tiến hành phân loại, chỉnh lý
theo cách sau:
+ Phân chia tài liệu theo năm học: ví dụ năm học 2016-2017, 20172018.
+ Phân chia tài liệu theo nhóm nhỏ hơn, nhóm nhỏ này theo nội
dung công việc hoặc vấn đề công việc. Ví dụ:

Văn phòng:
Nhóm tài liệu về công tác tổng hợp điều phối hoạt động (chương trình, kế hoạch,
báo cáo công tác…) của trường.
- Nhóm tài liệu về công tác cải cách hành chính
- Nhóm tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng
I.

-

…………………
II. Tổ chuyên môn
1. Tổ Toán – Lý – Công nghệ:

Nhóm tài liệu xây dựng các kế hoạch năm học, học kì, tháng, tuần và các báo
cáo.
- Nhóm tài liệu thực hiện chuyên đề dạy học
- Nhóm tài liệu bồi dưỡng thường xuyên
….
2. Tổ Hóa – Sinh – KTNN – Thể dục:
- Nhóm tài liệu xây dựng các kế hoạch năm học, học kì, tháng, tuần và các báo
cáo.
- Nhóm tài liệu thực hiện chuyên đề dạy học
- Nhóm tài liệu bồi dưỡng thường xuyên
-

…………..
Thư viện – Thiết bị:
Nhóm tài liệu về sách giáo khoa, sách tham khảo (kế hoạch mua sắm, cho mượn,
kế hoạch dán đầu sách….)
III.

-

Họ và tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046
4


Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
-

Nhóm tài liệu về báo, tạp chí, thiết bị số (danh mục sách, hồ sơ mượn trả….)
……..
- Bước 2: Sau khi văn phòng sắp xếp, chỉnh lý từng nhóm hồ sơ xong,
tiến hành xây dựng mục lục hồ sơ, cho hồ sơ vào hộp và để lên kệ
7. Kết thúc hồ sơ
a) Kiểm tra lại mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ;
b) Loại bỏ văn bản trùng, bản nháp hoặc những tư liệu tham khảo xét thấy
không cần đưa vào hồ sơ (Nếu có);
c) Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
- Sau khi đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong hồ sơ đưa vào hộp
để bảo quản (Sắp xếp thứ tự các văn bản, tài liệu trong hồ sơ nhằm cố định thứ
tự cho các văn bản, tài liệu trong hồ sơ được chặt chẽ, tra tìm các văn bản, tài
liệu đó được dễ dàng, nhanh chóng.
- Theo thời gian: Là sắp xếp các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ theo thời
gian ban hành văn bản, văn bản nào được ban hành trước xếp trước, văn bản nào
ban hành sau xếp sau;
- Theo vần chữ cái: Là sắp xếp văn bản trong hồ sơ có tên người hoặc tên
địa phương, tên cơ quan theo vần a, b, c;…
- Theo tầm quan trọng của tác giả: Là sắp xếp văn bản của tác giả cấp trên
trước, rồi đến văn bản của cấp dưới ( Áp dụng sắp xếp các văn bản, tài liệu trong

một hồ sơ nhiều tài liệu của nhiều tác giả cùng đề cập đến một vấn đề (sự việc);
- Theo quá trình giải quyết công việc: Là sắp xếp các văn bản đề xuất, đặt
vấn đề lên trước rồi đến các vấn đề giải quyết và cuối cùng là văn bản kết thúc
vấn đề ( Áp dụng cho các hồ sơ sự việc cụ thể;
- Theo thứ tự của văn bản: Là sắp xếp văn bản có số nhỏ trước, văn bản số
lớn sau ( Áp dụng để sắp xếp các văn bản, tài liệu trong các tập lưu văn bản đi
tại văn thư cơ quan;
- Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì phải bỏ vào bì.
d) Đánh theo số tờ văn bản, tài liệu
- Là ghi số thứ tự cho từng tờ văn bản có trong hồ sơ đã được sắp xếp, chỉ
đánh số tờ cho học sinh bảo quản 20 năm trở lên;
- Số thứ tự của từng tờ văn bản được ghi ở góc trên cùng bên phải, bằng
chữ số Ả rập (1, 2, 3, ..);
- Nếu một hồ sơ được bảo quản trong nhiều đơn vị bảo quản thì số tờ
được ghi riêng cho từng đơn vị bảo quản (Đơn vị thống kê và tra tìm tài liệu
trong các kho lưu trữ);
Họ và tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046
5


Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

- Nếu văn bản được đóng thành cuốn thì chỉ ghi một số thứ tự cho cả
cuốn;
- Nếu trong hồ sơ có hình ảnh thì mỗi tấm ảnh được ghi một số thứ tự.
Nếu một tờ giấy dán nhiều hình thì được ghi một số thứ tự.
e) Lập mục lục văn bản (Tài liệu, công văn, văn kiện)
- Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản có trong hồ sơ đã được sắp
xếp và đánh số tờ, nhằm cố định thứ tự các văn bản trong hồ sơ;
- Mục lục văn bản để quản lý chặt chẽ các văn bản trong hồ sơ;

- Chỉ lập mục lục văn bản cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn.
MỤC LỤC VĂN BẢN
STT Số, ký hiệu Ngày,
VB
VB
(1) (2)

tháng Tác
VB

(3)

giả Trích yếu nội dung Tờ
VB
số

(4)

(5)

(6)

Ghi
chú
(7)

f) Lập chứng từ kết thúc
Chứng từ kết thức là phần ghi tóm tắt về:
- Số lượng;

- Chất lượng;
- Tình trạng vật lý;
- Tình trạng pháp lý;
- Mức độ đầy đủ;
- Đặc điểm khác;…
Chứng từ kết thúc
Đơn vị bảo quản này gồm có tờ
(Viết bằng chữ:
Mục lục văn bản có tờ
Đặc điểm trạng thái của văn bản bên trong hồ sơ:
Ngọc Chánh, ngày tháng năm
Người lập hồ sơ

g) Trình bày bìa hồ sơ
Họ và tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046
6


Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

- Bìa hồ sơ được in theo mẫu TCN 1-2002 của cục văn thư và lưu trữ Nhà
nước;
- Ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành TCVN 9521-2012
(Bìa hồ sơ lưu trữ) theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN.
8. Kiểm tra, điều chỉnh việc lập hồ sơ
- Cuối năm khoảng tháng 11, Văn phòng phối hợp với các đơn vị tiến
hành kiểm tra tình hình lập hồ sơ của từng CB, CCVC;
- Căn cứ để kiểm tra: Danh mục hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ;
- Nếu thấy số lượng hồ sơ chưa đủ, chất lượng hồ sơ chưa đạt yêu cầu,
Văn phòng hướng dẫn thêm và thủ trưởng đơn vị đôn đốc nhắc nhở CB, CCVC

bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;
- Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (Đối chiếu với Danh mục hồ sơ
và thực tế tài liệu trong hồ sơ);
- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu
trong hồ sơ (Nếu cần);
- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc
kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
9. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
a) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ
quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;
- Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 3 tháng, kể từ
ngày công trình được quyết toán.
b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công
việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy
khi văn bản hết hiệu lực thi hành;
- Hồ sơ về những công việc chưa được giải quyết xong;
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (Trường hợp trùng với hồ sơ của
đơn
vị chủ trì);
- Các văn bản gửi để biết, để tham khảo.
c) Thủ tục nộp lưu
- Khi nộp lưu tài liệu phải lập 2 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
- Và 2 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu; (biểu 1)
Họ và tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046
7


Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

- Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 1 bản.
3. Kết luận:
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công
tác lưu trữ, cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục tại các lưu trữ cơ quan và
lưu trữ lịch sử. Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ
của công tác lưu trữ. Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu sẽ làm hoàn
chỉnh thành phần tài liệu trong từng phông lưu trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho
việc tổ chức khai thác, sử dụng và góp phần phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Họ và tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046
8


Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

CÁC BIỂU MẪU

Biểu số 1: Biên bản giao nhận tài liệu.
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(Cơ quan quản lý tài liệu)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
.......…, ngày .......tháng......... năm 20......

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
- Căn cứ công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý

tài liệu hành chính;
- Căn cứ…..……………….…..(1)…….............................. chúng tôi gồm:
Bên giao:…..........………………(2)…........…… đại diện là:
- Ông (bà) ………………………………………………………….
- Chức vụ công tác/chức danh…………………………………………
Bên nhận:.:……………............… (3) ………....…đại diện là:
- Ông (bà): …………………………………………………………..
- Chức vụ công tác/ chức danh………………………………………..
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liêu:……..(4) ………………………với những
nội dung cụ thể như sau:
1. Tên phông (Hoặc khối) Tài liệu:…………………………………………………….
2. Thời gian của tài liệu:……………………………………………………………….
3. Thành phần và số lượng tài liệu:…………………………………………………….
3.1. Tài liệu hành chính:
- Tổng số hộp (Cặp)…………………………………………………………………...
- Tổng số hồ sơ (Đơn vị bảo quản):…………………………………………….
- Quy ra mét giá: ………………mét.
3.2. Tài liệu khác (nếu có):…………………………………………………………........
………………………………………………………………………………………
4. Công cụ tra cứu và tài liệu liên quan kèm theo(5):
………………………………………………………………………………………
Biên bản này được lập thành hai bản mỗi bên giữ một bản.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHÂN
XÁC NHẬN CỦA
CƠ QUAN, TỔ CHỨC(6):
Họ và tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046
9


Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

(Chức vụ, chữ ký của người
có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu)

Ghi chú:
(1). Căn cứ kế hoạch công tác hoặc hợp đồng chỉnh lý tài liệu v.v…
(2,3). Ghi tên của lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu VD: Phông lưu trữ Bộ…,
trung tâm lưu trữ Tỉnh…, lưu trữ Sở/ban…, lưu trữ Công ty..., vv và tên của cơ
quan tổ chức hoặc đơn vị (nếu có) thực hiện chỉnh lý tài liệu.
(4). Mục đích hay ghi rõ lý do giao nhận: để chỉnh lý hoặc sau khi chỉnh lý.
(5) Liệt kê các công cụ tra cứu và tài liệu có liên quan kèm theo (nếu có) như:
- Mục lục tài liệu nộp lưu:
- Các công cụ tra tìm khác như bộ thẻ, cơ sở dữ liệu tra tìm tự động…;
- Các tài liệu liên quan khác như bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu vv..
(6). Xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu (trong những trường hợp lưu
trữ trực tiếp quản lý tài liệu không có con dấu riêng).
Biểu số 2: Đề cương biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ
NĂM HỌC:……………….
I. Hướng dẫn phân loại tài liệu
1. Phương án phân loại tài liệu
- Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
- Căn cứ tình hình thực tế tài liệu của phông;
- Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp khai thác sử dụng tài liệu;
Tài liệu phông ….được phân loại theo phương án …. Cụ thể như sau:

1. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản1)
1.1. Tên nhóm vừa 1
1.1.1. Tên nhóm nhỏ 1
1.1.2. Tên nhóm nhỏ 2
1.1.3. Tên nhóm nhỏ 3
1.2. Tên nhóm vừa 2
……………………….
2. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản 2)
2.1. Tên nhóm vừa 1
2.1.1. Tên nhóm nhỏ 1
2.1.2. Tên nhóm nhỏ 2
2.1.3. Tên nhóm nhỏ 3
2.2. Tên nhóm vừa 2
……………………
Họ và tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046
10


Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

3. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản 3)
3.1. Tên nhóm vừa 1
…………………..
3.2. Tên nhóm vừa 2
………………….
4. …………………..
2. Hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân loại tài liêu:
Trong phần này, căn cứ tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu đưa
ra chỉnh lý, cần trình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc phân chia tài
liệu thành các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ để những người tham gia phân

loại tài liệu thực hiện thống nhất.
II. Hướng dẫn lập hồ sơ:
Trình bày hướng dẫn chi tiết:
1. Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ đối với những phông hoặc
khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ:
2. Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông hoặc tài liệu đã được lập hồ
sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vu).
3. Việc viết tiêu đề hồ sơ:
4. Việc sắp xếp văn bản, tài liêu bên trong hồ sơ;
5. Việc biên mục hồ sơ.
...…., ngày......tháng..... năm 20…
PHÊ DUYỆT
NGƯỜI BIÊN SOẠN
(Phê duyệt của người có thẩm quyền
(Ký tên)
hoặc người có trách nhiêm)
(Ký tên)

Họ và tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046
11