Kiến thức cơ bản về Excel dành cho GV

KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA GIÁO VIÊN
CHƯƠNG TRÌNH EXCEL
1. Ứng dụng của chương trình (đối với GV)
- Quản lý danh sách HS
- Quản lý điểm số HS
- Xếp loại HL HS
- Thống kê
2. Một số kỹ năng cơ bản
a. Nhập danh sách HS
Tôi thấy, GV chúng ta quen nhập DS HS bằng chương trình Word. Theo tôi chúng ta nên bỏ thói quen đó bởi những lý do sau:
- Việc tạo ra các dòng, các cột có thể nhiều. Điều này dẫn đến GV lúng túng trong việc xử lý (nếu không có kinh nghiệm)
- Việc sắp xếp theo vần có thể không chính xác (theo tôi là không chính xác đối với những chữ trong bảng chữ cái tiếng Việt).
Vì vậy, chúng ta nên nhập danh sách HS bên Excel. Cấu tạo của bảng tính Excel là gồm các dòng và các cột (như Table).
- Khi nhập danh sách, ta phải nhập một cột chứa họ và chữ lót, một cột chứa tên để thuận tiện cho việc sắp xếp. Nhưng nếu lỡ
chúng ta nhập họ và tên cùng trong một cột, thì phải làm sao?
- Sắp xếp chúng ta sẽ dùng tính năng Sort của Excel (tôi tin chắc rằng sẽ không chính xác đối với tiếng Việt). Có cách nào xếp
chính xác?
- Khi gõ họ tên HS, chúng ta lỡ tay nhập toàn chữ thường (trong Word chúng ta có thể xử lý dễ dàng nhờ công cụ Change Case
nhưng trong Excel thì không có) thì làm sao để chuyển đổi thành chữ hoa, hoặc chữ hoa đầu dòng?
- Để xử lý toàn bộ những thiếu sót trên đây, chúng ta sẽ dùng đến phần mềm hỗ trợ Tiện ích tiếng Việt được tích hợp trong
Excel. Các thầy cô tải về và cài sẽ thấy sự tuyệt vời của nó. (Ở đây, tôi không chỉ cho GV cách khắc phục trên khi không có
phần mềm hỗ trợ vì nó có thể gây phức tạp cho một số GV).
b. Quản lý điểm số, xếp loại, thống kê
GV cần nắm vững một số hàm cơ bản sau:
- Hàm COUNT: dùng để đếm số cột điểm (VD: đối với 15 phút, em A có thể là 2 cột, em B có thể là 3 cột). Dùng nó để chia hệ
số một cách tự động và chính xác mà không phải đếm từng cột điểm.
- Hàm SUM: dùng để tính tổng cộng (VD: tính tổng các cột điểm)
- Hàm ROUND: dùng để lấy phần thập phân (VD: điểm tổng kết thì lấy một chữ số thập phân)
- Hàm COUNTIF: dùng để thống kê (VD: đếm có bao nhiêu em thoả điều kiện nào đó)
- Về xếp loại HL, chúng ta sẽ sử dụng hai hàm đó là hàm IF và COUNT. Vấn đề này phức tạp ở chổ nâng một bậc HL (VD:
đang HL G, vì một môn nên HL TB thì được nâng lên K) cho nên GV chúng ta tự nghiên cứu, tìm hiểu. Nếu thích tìm tòi có thể

liên hệ với tôi.
Tôi nghĩ nếu GV nắm vững một số hàm trên thì có thể phục vụ được cho mình trong công tác quản lý điểm.
Mong được đón nhận những ý kiến đóng góp của đồng nghiệp.
Sưu tầm