Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản tại phòng hành chính quản trị công ty CP TRAPHACO

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH
QUẢN TRỊ - CÔNG TY CP TRAPHACO
1.Giới thiệu công ty TRAPHACO
Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Dược phẩm
TẦM NHÌN
Đến năm 2020 trở thành tập đoàn kinh tế mạnh trong lĩnh vực chăm sóc và bảo vệ sức
khỏe.

SỨ MỆNH
- Cống hiến cho xã hội những sản phẩm - dịch vụ mang tính thời đại và giàu giá trị truyền
thống nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống.
- Luôn thỏa mãn nhu cầu khách hàng, tạo ra những công việc có ý nghĩa và cơ hội thăng
tiến cho người lao động.
- Gia tăng giá trị cho các nhà đầu tư.
Quy mô doanh nghiệp
Công ty có 4 công ty con và 2 công ty liên kết, có 15 chi nhánh trải rộng trên khắp cả
nước, hệ thồng phân phối thuốc trên khắp 63 tỉnh, thành phố. Công ty có 11 phòng ban
chức năng.

1


2


Với quy mô công ty hoạt động trên toàn quốc và hướng đến thị trường toàn cầu,
công tác quản lý các văn bản hành chính và truyền tải thông tin quảng bá sản phẩm và

3

thương hiệu đòi hỏi cần ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm quản lý văn bản.
2. Thực trạng ứng dụng CNTT&TT
- Hiện tại, để quảng bá cho doanh nghiệp, công ty đã xây dựng trang web:
/>- Công ty có cán bộ chuyên viên quản lý trang web, phụ trách IT.
- Cán bộ IT quản lý hệ thống mạng LAN của các bộ phận văn phòng, giúp cho việc
kết nối các máy tính trong nội bộ khu vực văn phòng.
- Cán bộ IT có nhiệm vụ giúp phòng Hành chính quản trị, giúp việc: Quản lý cơ sở
vật chất Công nghệ thông tin. Xây dựng phương án và tiếp nhận phần mềm, hướng
tới ứng dụng: ERP, CRM(lựa chọn nhà cung ứng phần mềm phù hợp với mô hình
của doanh nghiệp).
- Hiện tại ứng dụng phần mềm quản lý văn bản.
Với quy mô công ty, khi chưa áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản sẽ
có những hạn chế:
- Thời gian gửi công văn, cập nhật văn bản chậm trễ, không kịp thời.
- Khó khăn khi tìm kiếm văn bản.
- Chi phí quản lý văn bản lớn, cồng kềnh.
- Việc truyền thông nội bộ chậm sẽ ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả công việc.
3. Các nội dung văn bản trong các phòng ban trong công ty cần chuyển tải
stt
1.

Tên phòng, ban
Phòng Hành chính quản trị

Nội dung cần chuyển tải
Đăng tải các công văn đến, các thông
báo, nghị quyết, các kế hoạch nội bộ
công ty, lịch công tác của công ty và
lịch của các lãnh đạo cấp cao, lịch

2.
3.

Phòng Tổ chức cán bộ

họp, điều động xe
Các thông báo, kế hoạch nhân sự, chế

Phòng Tài chính Kế toán

độ chính sách
Các thông báo
4


4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Phòng Nghiên cứu và Phát triển

Các kế hoạch thông tin triển khai

Phòng Marketing

nghiên cứu

Truyền thông nội bộ, Kế hoạch triển

Phòng Xuất nhập khẩu
Phòng Kế hoạch
Phòng Đảm bảo chất lượng

khai thị trường, quảng cáo
Kế hoạch vật tư
Kế hoạch sản xuất
Kế hoạch triển khai áp dụng hệ thống

Phòng Kiểm tra chất lượng

Quản lý: GPs, ISO, 5S, KPI...
Cung cấp Phiếu kiểm nghiệm cho các

Phòng Kinh doanh

xưởng, nhà máy
Thông báo, chính sách bán hàng, kế

hoạch...
11. Ban quản trị rủi ro
Thông báo, kế hoạch...
4.Kinh nghiệm từ các doanh nghiệp trong và ngoài nước
- Các hãng hàng không là nhữn điển hình về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý điều hành bay, bán vé...
- Hiện tại các doanh nghiệp Dược trong nước có ít doanh nghiệp ứng dụng phần mềm
quản lý văn bản, nếu có chủ yếu thông qua việc gửi email để truyền thông và quản lý
thông tin.

- Các hãng nước ngoài, trong môi trường kinh doanh toàn cầu như Coca Cola,
Samsung, McDonald...có các văn phòng, có sự đầu tư ở nhiều nước trên thế giới chắc
chắn sẽ có nhiều ứng dụng các phần mềm để quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất
kinh doanh.
- Traphaco đã mua và sử dụng phần mềm quản lý văn bản, phòng Hành chính quản trị
giúp vận hành phần mềm và cử cán bộ đăng tải các thông tin văn bản. Mỗi công ty thành
viên và các cán bộ quản lý được cung cấp acount riêng để có thể được cung cấp thông tin
giúp việc nhận thông tin nhanh chóng và thuận tiện. Việc quản lý, lãnh đạo nhờ vậy được
thông suốt và, kịp thời và hiệu quả.
- Phần mềm quản lý văn bản do công ty TNHH nghiên cứu và phát triển CNPM

5


Selab cung ứng. Các giao diện dưới đây giúp ta có thể hình dung Traphaco đã ứng dụng
phần mềm trong quản lý và điều hành công việc.
- Tài khoản của Dược sĩ Đỗ Tiến Sỹ:

- Tài khoản của công ty con TRAPHACOSAPA:

6


- Giao diện chính:

Cán bộ nhân viên có acount có thể xem được các nội dung thông báo các cuộc họp
cũng như các hoạt động đang diễn ra ở toàn bộ công ty qua hệ thống qlvb(quản lý văn
bản).
Trong thông báo dưới đây chúng ta có thể nhận thấy công ty đang chuẩn bị triển
khaiphần mềm bán hàng DMS nhà cung ứng phần mềm có thể là công ty IMS.

7


Trong giao diện dưới đây, các cá nhân liên quan có thể nhận biết lịch điều động xe phục
vụ cho công tác

Trong phần mềm này cũng quản lý các văn bản về hệ thống quản lý ISO, các cán bộ có
thể tra cứu các văn bản, các SOP.

8


Các cá nhân, các công ty thành viên, các chi nhánh có thể truy cập vào hệ thống
qlvb.traphaco.com.vn để nhận các thông tin nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu giải quyết
công việc của bộ phận hay cá nhân mình.
5.Tìm hiểu giải pháp ứng dụng CNTT&TT
Phòng hành chính quản trị khảo sát các công ty phần mềm và đề xuất sử dụng phần mềm
của công ty IMS.
6.Kế hoạch ứng dụng CNTT&TT cho đơn vị
Với chiến lược sản xuất kinh doanh các sản phẩm dược phẩm có nguồn gốc thiên
nhiên, phù hợp với nhu cầu thời đại, xu hướng sử dụng các sản phẩm thiên nhiên. Những
bước đi của công ty theo định hướng đó đã giúp công ty gặt hái những thành công.
Traphaco với chiến lược 'Sức khỏe xanh'
Chiến lược này được xây dựng trên nền tảng dược liệu tự nhiên, đảm bảo phát triển
bền vững, thân thiện với môi trường, gắn kết chặt chẽ với sự phát triển của nền kinh tế và
mang lại sức khỏe cho cộng đồng.
Theo khảo sát của Công ty CP Traphaco, Việt Nam có lợi thế về đa dạng sinh học
với hơn 4.000 loài thực vật và nấm có công dụng làm thuốc, nhiều loại cây đặc hữu có kỳ

9


vọng trong phát triển thuốc mới. Do vậy việc chuyển hướng, tập trung nghiên cứu và sản
xuất các loại dược phẩm có nguồn gốc tự nhiên đang được xem là một bước đột phá lớn
trong công nghiệp dược phẩm.

Và quan trọng hơn cả, việc dược liệu sạch còn tạo ra những sản phẩm (dược phẩm) có
chất lượng, an toàn và hiệu quả (tiêu chuẩn vệ sinh cao), phục vụ tốt hơn cho công tác
phòng chữa bệnh cho nhân dân, góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Bên cạnh đó
Traphaco cũng không ngừng đầu tư cơ sở vật chất, hợp tác rộng rãi với các nhà khoa học,
tổ chức nghiên cứu... Công ty đã phối hợp với Viện Công nghệ sinh học - Viện khoa học
VN nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ sinh học vào sản xuất các sản phẩm nhằm tạo
ra các sản phẩm có tính năng ưu việt hơn và hiệu quả hơn trong sử dụng và điều trị. Đặc
biệt ứng dụng vào công nghệ chiết cao lá Actiso: Diệt men phân hủy các polyphenol, bảo
tồn hoạt tính của các polyphenol có trong Actiso.
Traphaco còn là DN tiên phong trong việc đề xuất và phối hợp với Viện Dược liệu
10


và các Viện, Trường thực hiện đề tài cấp Nhà nước “Xây dựng một số quy trình sản xuất
dược liệu sạch và chế biến sạch để bào chế một số chế phẩm chất lượng cao”. Đây là tiền
đề để sản xuất các sản phẩm từ dược liệu sạch, an toàn, hiệu quả. Kết quả của đề tài đã và
đang được ứng dụng để sản xuất các sản phẩm chủ lực như Boganic. Sản phẩm có
nguyên liệu thiên nhiên, có áp dụng hướng dẫn GACP-WHO kiểm soát chất lượng.
Từ KHOA HỌC đến Cuộc sống kế thừa nền y học cổ truyền Việt Nam hàng ngàn
năm, Traphaco mạnh dạn đưa công nghệ mới vào sản xuất. Với Slogan: “Công nghệ mới
& Bản sắc cổ truyền”, Traphaco đã cống hiến cho xã hội những sản phẩm, dịch vụ mang
tính thời đại và giàu giá trị truyền thống.
Bằng 3 nền tảng: bản sắc cổ truyền - công nghệ xanh - nguồn nhân lực chất lượng

cao, Traphaco đã và đang đi đúng con đường thời đại- "Con đường sức khỏe xanh", trở
thành nhà nhà cung cấp, cống hiến cho xã hội những sản phẩm, dịch vụ mang tính thời
đại và giàu giá trị truyền thống. Đó cũng là con đường để Traphaco trở thành thương hiệu
dược số 1 tại Việt Nam.

11


Các sản phẩm có nguồn gốc thiên nhiên của công ty như CEBRATON,
BOGANIC....đã có doanh thu mỗi sản phẩm lên đến 300 tỷ đồng/năm. Doanh thu của
công ty cho tất cả sản phẩm đã đạt đến con số gần 2000 tỷ đồng. Các sản phẩm của công
ty đã được tiêu thụ trên khắp cả nước và bắt đầu xuất khẩu ra các nước. Việc áp dụng các
phần mềm quản lý là vấn đề trở nên cần thiết.
Với định hướng chiến lược đó, phòng Hành chính quản trị lập kế hoạch và đề xuất triển
khai, ứng dụng phầm mềm quản lý bán hàng.
7. Mục tiêu, nguồn lực, thời gian và chương trình hành động
stt Mục tiêu
1

4
5

Thời gian

Quản lý nhân viên bán hàng, - Con người: Năm

Chương trình
hành động
2014- - Đàm phán đối

thời gian làm việc, thúc đẩy 270 nhân viên 2015

tác

nhân viên bán hàng thực hiện thị trường .

- Tập huấn nhân

mở
2
3

Nguồn lực

rộng

phát

triển

thị -

Cán

bộ

chuyên trách IT
trường(định vị GPS)
Quản lý các khách hàng
- Cán bộ quản

Đáp ứng nhanh các thủ tục:
lý nhân viên
hóa đơn bán hàng
bán hàng
- Trang bị máy
chủ
- trang bị IPAD
270 cái
- Kinh phí đầu
tư: 3,5 tỷ VNĐ

Tài liệu tham khảo
1. />
12

viên về sử dụng
phần mềm.


13