báo cáo hồ sơ địa chính thị xã AyunPa Gia Lai

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN LÍ ĐẤT ĐAI VÀ BẤT ĐỘNG SẢN



TIỂU LUẬN MÔN HỌC
LƯU TRỮ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH
ĐỀ TÀI:

ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG LƯU TRỮ HỆ THỐNG
HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN
THỊ XÃ AYUNPA – TỈNH GIA LAI
Nhóm SVTH: Nhóm 1 – DH15QLGL
Lớp: DH15QLGL
Ngành: Quản lí đất đai
GVHD: ThS Nguyễn Ngọc Thy

- Gia Lai, tháng 4 năm 2018 1


DANH SÁCH NHÓM 1

STT
1
2
3
4

Tên
Phạm Thị Thanh Kiều (Nhóm trưởng)

Đặng Võ Minh Hoàng
Hà Trần Vinh Khải
Nay Quyên

2

MSSV
15124374
15124413
15124373
15124377


MỤC LỤC
ĐẶT VẤN ĐỀ............................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài....................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài.............................................................................................1
3. Yêu cầu của đề tài..............................................................................................1
4. Ý nghĩa của đề tài...............................................................................................2
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN........................................................................................3
1.1.

Hồ sơ địa chính...................................................................................................3

1.1.1.

Khái niệm hồ sơ địa chính..........................................................................3

1.1.2.

Nội dung hồ sơ địa chính............................................................................3

1.2.

1.1.2.1.

Hồ sơ địa chính.......................................................................................3

1.1.2.2.

Bản đồ địa chính.....................................................................................3

1.1.2.3.

Sổ địa chính............................................................................................4

1.1.2.4.

Sổ mục kê đất đai...................................................................................4

1.1.2.5.

Sổ theo dõi biến động đất đai.................................................................5

1.1.2.6.

Sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất...........................................5

1.1.2.7.

Nguyên tắc lập hồ sơ địa chính...............................................................5

1.1.2.8.

Giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính.........................................................5

Hệ thống hồ sơ địa chính trong công tác quản lý đất đai................................6

1.2.1.

Hệ thống thông tin đất đai..........................................................................6

1.2.2.

Hồ sơ địa chính trong LIS...........................................................................7

1.2.2.1.

Cơ sở dữ liệu đất đai...............................................................................7

1.3.2.2. Cơ sở dữ liệu địa chính...............................................................................7
1.3.2.3. Quản lý – lưu trữ thông tin, tư liệu trong hồ sơ địa chính...........................7
CHƯƠNG II: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..................................................................9
2.1. Điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội thị xã AyunPa.............................................9
2.1.1. Điều kiện tự nhiên...........................................................................................9
2.1.1.1. Vị trí địa lý.................................................................................................9
2.1.1.2. Diện tích và dân số:....................................................................................9
2.1.1.3. Đơn vị hành chính:.....................................................................................9
2.1.1.4. Điều kiện tự nhiên:.....................................................................................9
2.1.1.5. Cơ sở hạ tầng:...........................................................................................10

3


2.1.1.6. Địa chất – địa hình....................................................................................10
2.1.1.7. Thổ nhưỡng, thảm thực vật.......................................................................11
2.1.2. Điều kiện kinh tế - xã hội..............................................................................12
2.1.2.1 Dân cư, lao động.......................................................................................12
2.1.2.2. Thực trạng phát triển kinh tế....................................................................12
2.1.3. Hiện trạng sử dụng đất trên địa bàn thị xã Ayun Pa.................................13
2.2. Hiện trạng lưu trữ hồ sơ địa chính trên địa bàn thị xã AyunPa......................14
2.2.1. Về bản đồ địa chính......................................................................................14
2.2.2. Tình trạng hồ sơ, máy móc thiết bị và tình hình bảo quản........................14
2.2.3. Quy trình, thủ tục đo đạc, lập trích lục.......................................................18
2.2.4. Tình hình giải quyết hồ sơ trên địa bàn thị xã............................................19
2.3. Những thuận lợi, khó khăn trong công tác kê khai đăng ký, thiết lập và quản
lý hồ sơ địa chính của thị xã......................................................................................22
2.3.1. Thuận lợi.......................................................................................................22
2.3.2. Tồn tại và khó khăn.....................................................................................22
2.4. Một số giải pháp khắc phục khó khăn để quản lý tốt hệ thống hồ sơ địa chính
trên địa bàn thị xã......................................................................................................23
KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ.........................................................................................25
1. Kết luận...............................................................................................................25
2. Kiến nghị.............................................................................................................25
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................26

4


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT

NỘI DUNG

TỪ VIẾT TẮT

1

Giấy chứng nhận

GCN

2

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

GCNQSDĐ

3

Văn phòng Đăng kí đất đai

VPĐKĐĐ

4
5

Hệ thống thông tin đất đai
(Land Information System)
Uỷ ban Nhân dân

5

LIS
UBND


ĐẶT VẤN ĐỀ

1. Tính cấp thiết của đề tài
Đất đai là tài nguyên vô cùng quý giá của mỗi quốc gia, mỗi địa phương, là điều
kiện tồn tại và phát triển của nền sản xuất xã hội và của bản thân con người, còn là
điều kiện sinh tồn của thế giới thực vật. Đất đai tham gia vào tất cả các ngành sản suất
vật chất của xã hội như là một tư liệu sản xuất đặc biệt, là đầu vào quan trọng của tất
cả các ngành sản suất, là thành phần quan trọng hàng đầu của môi trường sống, là địa
bàn phân bố dân cư, xây dựng cơ sở kinh tế, văn hóa, xã hội và an ninh quốc phòng...
Chính vì vậy, việc phân bố sử dụng đất đai hợp lí, hiệu quả, bền vững là một vấn đề
cần thiết.
Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng đất đai của người dân ngày càng đa
dạng và phức tạp. Việc sử dụng đất đai không còn đơn thuần là quan hệ chiếm hữu và
sử dụng trong đó con người là chủ thể chính, đất đai là tài sản mà quan hệ giữa con
người và con người trong quá trình chiếm hữu, sử dụng, phân phối và quản lí đất đai
dần được hình thành và trở nên phức tạp. Chính vì vậy, công tác quản lí đất đai ngày
càng đa dạng, phức tạp, đòi hỏi tốn nhiều thời gian, chi phí, nhân lực và sự cải tiến
không ngừng.
Để quản lý và sử dụng tốt nguồn tài nguyên này, chúng ta cần phải làm tốt công
tác lưu trữ hệ thống hồ sơ địa chính. Hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, sổ sách ghi
nhận thông tin về đất đai để phục vụ công tác quản lý Nhà nước về đất đai. Vì vậy,
việc quản lí lưu trữ hồ sơ địa chính cần phải chặt chẽ để phục vụ tốt công tác quản lí
đất đai và giúp các cơ quan quản lý các cấp lưu giữ được toàn bộ nguồn dữ liệu địa

chính mang tính pháp lý cao trong hệ thống thông tin đất đai. Ngoài ra giúp các cá
nhân, tổ chức trong toàn xã hội để tiếp cận thông tin tổng hợp về đất đai từ trung ương
đến địa phương khi có các yêu cầu hoạt động liên quan.
Thị xã AyunPa được coi là trung tâm phát triển kinh tế ở phía Đông Nam của tỉnh
Gia Lai, vì vậy trên địa bàn có nhiều biến động trong việc sử dụng đất. Nhằm mục
đích quản lý tốt đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng kí đất đai thị xã đã nỗ lực hết mình
trong công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính, hoàn thiện hồ sơ địa chính, xây dựng
cơ sở dữ liệu địa chính, cung cấp thông tin về đất đai phục vụ nhu cầu cộng đồng.
Xuất phát từ sự cần thiết, khả năng áp dụng và tính hiệu quả của hồ sơ địa chính
trong công tác quản lý đất đai, chúng tôi thực hiện đề tài “Đánh giá thực trạng lưu
trữ hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn thị xã AyunPa, tỉnh Gia Lai”.
2. Mục tiêu của đề tài
Dựa trên cơ sở khoa học pháp lý xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính và đánh giá thực
trạng hệ thống hồ sơ địa chính của thị xã AyunPa đề xuất các giải pháp khắc phục
những khó khăn và bất cập để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý đất đai nói
chung và công tác lưu trữ hệ thống hồ sơ địa chính nói riêng trên địa bàn thị xã.
3. Yêu cầu của đề tài
- Kết quả nghiên cứu của đề tài phản ánh đúng hiện trạng của hệ thống hồ sơ địa
chính trên địa bàn thị xã AyunPa – tỉnh Gia Lai
- Báo cáo và số liệu thống kê về hiện trạng lưu trữ hồ sơ địa chính
1


- Minh họa những đánh giá nhận xét bằng hình ảnh minh họa (các bản đồ , tình
trạng hồ sơ, máy móc phương tiện,..)
- Đánh giá tình hình giải quyết hồ sơ trên địa bàn thị xã
- Đánh giá thuận lợi và khó khăn của công tác lưu trữ, đề xuất giải pháp hoàn thiện
có tính khả thi cao nhất cho công tác này của thị xã.
4. Ý nghĩa của đề tài
Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần làm sáng tỏ cơ sở khoa học và pháp lý của

hệ thống hồ sơ địa chính , vai trò của hệ thống hồ sơ địa chính trong quản lý nhà nước
về đất đai tại địa bàn thị xã.
Kết quả nghiên cứu là tài liệu đánh giá thuận lợi, khó khăn trong công tác lưu trữ
để các nhà lãnh đạo có những biện pháp cụ thể giúp đáp ứng yêu cầu quản lý đất đai.

2


CHƯƠNG I: TỔNG QUAN
1.1. Hồ sơ địa chính
1.1.1. Khái niệm hồ sơ địa chính
Hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, bản đồ, sổ sách... chứa đựng những thông
tin cần thiết về các mặt tự nhiên, kinh tế, xã hội, pháp lý của đất đai được thiết lập
trong quá trình đo đạc lập bản đồ địa chính, đăng kí đất đai ban đầu, đăng kí biến
động,cấp giấy chứng nhận,... nhằm phục vụ quản lý nhà nước đối với việc sử dụng
đất, việc quản lý tài sản gắn liền với đất.
1.1.2. Nội dung hồ sơ địa chính
1.1.2.1. Hồ sơ địa chính
 Nội dung của hồ sơ địa chính bao gồm:
- Các thông tin về tự nhiên, kinh tế, xã hội được thể hiện tổng quan chi tiết chi
tiết đến từng thửa đất.
- Các thông tin về cơ sở pháp lý làm căn cứ xác định giá trị pháp lý của tài
nguyên như văn bản, ký hiệu loại văn bản, cơ quan ký văn bản...
- Các thông tin kỹ thuật phục vụ yêu cầu thể hiện tra cứu và xác định mức độ
chính xác của thông tin: mã đơn vị hành chính, số hiệu bản đồ...
 Thành phần của hồ sơ địa chính bao gồm:
- Bản đồ địa chính
- Sổ địa chính
- Sổ mục kê
- Sổ theo dõi biến động đất đai

- Sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Bản lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
1.1.2.2. Bản đồ địa chính
Bản đồ địa chính là bản đồ thể hiện các thửa đất và các yếu tố địa lý có liên
quan, lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn, được cơ quan nhà nước có
thẩm quyền xác nhận.
Nội dung bản đồ địa chính thể hiện các loại thông tin:
-

Thông tin về thửa đất: vị trí, kích thước, hình thể, số thứ tự, diện tích, mục đích
sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất
Thông tin về hệ thống thủy văn: sông, ngòi, kênh, rạch, suối; hệ thống thủy lợi
gồm công trình dẫn nước, đê, đập, cống,...
Thông tin về đường giao thông: đường bộ, đường sắt, cầu,...
Đất chưa sử dụng chưa có ranh giới khép kín trên bản đồ
Mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, mốc giới và chỉ giới quy hoạch,
mốc giới hành lang công trình, điểm tọa độ địa chính, địa danh và các ghi chú
thuyết minh.
3


Trường hợp thửa đất quá nhỏ hoặc cần xác định rõ ranh giới thửa đất thì lập hồ
sơ thửa đất kèm theo bản đồ địa chính để thể hiện chính xác hơn về ranh giới thửa
đất, hình dạng, kích thước, chiều dài cạnh thửa, tọa độ đỉnh thửa, diện tích chiếm
đất của tài sản gắn liền với đất, địa giới hành chính, chỉ giới quy hoạch, ranh giới
hành lang bảo vệ an toàn công trình.
1.1.2.3.

Sổ địa chính

Sổ địa chính là sổ được lập nhằm đăng kí toàn bộ diện tích đất đai được nhà
nước giao quyền sử dụng cho các tổ chức, hộ gia đình cá nhân và diện tích các loại
đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng làm cơ sở để nhà nước thực hiện chức năng
quản lý đất đai theo đúng pháp luật.
Nội dung sổ địa chính bao gồm:
-

Người sử dụng đất gồm tên, địa chỉ và thông tin về chứng minh nhân dân, hộ
chiếu, hộ khẩu, quyết định thành lập tổ chức, giấy đăng kí kinh doanh của tổ
chức kinh tế, giấy phép đầu tư của người đầu tư nước ngoài.
- Các thửa đất mà người sử dụng đất đang sử dụng gồm mã thửa, diện tích, hình
thức sử dụng đất ( sử dụng riêng hoặc sử dụng chung), mục đích sử dụng, thời
hạn sử dụng, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đấp đã cấp.
- Ghi chú về thửa đất và quyền sử dụng đất gồm giá đất, tài sản gắn liền với đất
(nhà ở, công trình kiến trúc khác, cây lâu năm, rừng cây), nghĩa vụ tài chính
chưa thực hiện, tình trạng đo đạc lập bản đồ địa chính, những hạn chế về quyền
sử dụng đất (thuộc khu vực phải thu hồi theo quy hoạch sử dụng đất nhưng
chưa có quyết định thu hồi, thuộc hành lang bảo vệ công trình, thuộc địa bàn có
quy định hạn chế diện tích xây dựng).
- Những biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng đất gồm những thay
đổi về thửa đất, về người sử dụng, chế độ về sử dụng đất, về quyền và nghĩa vụ
của người sử dụng đất, về quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, về giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất.
1.1.2.4. Sổ mục kê đất đai
Sổ mục kê đất đai là sổ được lập nhằm liệt kê toàn bộ các thử đất trong phạm vi
địa giới hành chính mỗi xã, phường, thị trấn về các nội dung : tên chủ sử dụng,
diện tích, loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tra
cứu, sử dụng các tài liệu hồ sơ địa chính một cách đầy đủ, thuận tiện và chính xác.
Nội dung sổ mục kê đất đai bao gồm:
-

-

Thửa đất gồm có số thứ tự thửa, tên người sử dụng đất hoặc người được giao
đất để quản lý diện tích, mục đích sử dụng đất và những ghi chú về thửa đất
( khi thửa đất thay đổi, giao để quản lý, chưa giao, chưa cho thuê, đất công
ích...)
Đối tượng chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất hoặc có hành lang bảo vệ
an toàn như đường giao thông, hệ thống thủy lợi (dẫn nước phục vụ cấp thoát
4


nước, tưới tiêu nước, đê, đập); công trình khác theo tuyến, sông ngòi, kênh,
rạch, suối và các đối tượng thủy văn khác theo tuyến, khu vực đất chưa sử dụng
không có ranh giới khép kín trên bản đồ gồm tên đối tượng, diện tích trên tờ
bản đồ, trường hợp đối tượng không có tên thì phải đặt tên hoặc ghi kí hiệu
trong quá trình đo đạc lập bản đồ địa chính.
1.1.2.5. Sổ theo dõi biến động đất đai
Sổ theo dõi biến động đất đai là sổ được lập để theo dõi và quản lý chặt chẽ tình
hình đăng kí biến động, chỉnh lý hồ sơ địa chính hàng năm; tổng hợp báo cáo thống
kê diện tích đất đai theo định kì.
Nội dung sổ theo dõi biến động đất đai gồm tên và địa chỉ của người đăng kí
biến động, thời điểm đăng kí biến động, số thứ tự thửa đất có biến động, nội dung
biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng( thay đổi về thửa đất, về người sử
dụng, về chế độ sử dụng đất, về quyền sử dụng đất, về giấy chứng nhận).
1.1.2.6.

Sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là sổ được lập để cơ quan cấp giấy

chứng nhận quyền sử dụng đất theo dõi việc xét duyệt, cấp giấy chứng nhận đến
từng chủ sử dụng đất, theo dõi và quản lí giấy chứng nhận đã cấp.
Nội dung sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất gồm tên và địa chỉ của
người được cấp, thời điểm được cấp giấy, số thứ tự thửa đất, mục đích và thời hạn
sử dụng đất.
1.1.2.7.

Nguyên tắc lập hồ sơ địa chính

Hồ sơ địa chính được lập theo đơn vị hành chính cấp xã, phường, thị trấn.
Việc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính phải theo đúng trình tự, thủ tục hành
chính theo quy định của pháp luật đất đai.
Nội dung thông tin trong hồ sơ địa chính phải đảm bảo thống nhất với giấy
chứng nhận được cấp (nếu có) và phù hợp với hiện trạng quản lý, sử dụng đất.

1.1.2.8.

Giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính

Hồ sơ địa chính làm cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất,
chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, xác định quyền và nghĩa vụ của người được nhà
nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai.
Hồ sơ địa chính dạng giấy, dạng số đều có giá trị pháp lý như nhau.
5


Trường hợp có sự không thống nhất thông tin giữa các tài liệu của hồ sơ địa chính
thì phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu các tài liệu trong hồ sơ địa chính và hồ sơ thủ tục
đăng ký để xác định thông tin có giá trị pháp lý làm cơ sở chỉnh lý thống nhất hồ sơ
địa chính.

Trường hợp thành lập bản đồ địa chính mới thay thế tài liệu, số liệu đo đạc đã sử
dụng để đăng ký trước đây thì xác định giá trị pháp lý của các thông tin như sau:
-

Trường hợp đã cấp đổi GCN theo bản đồ địa chính mới thì xác định giá trị pháp lý
thông tin theo kết quả cấp đổi GCN.
Trường hợp chưa cấp đổi GCN theo bản đồ địa chính mới thì xác định như sau:

+ Các thông tin về người sử dụng đất, thông tin về quyền sử dụng đất được xác định
theo GCN đã cấp, trường hợp GCN đã cấp không thể hiện thông tin thì xác định theo
sổ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp GCN.
+ Các thông tin về đường ranh giới, diện tích của thửa đất được xác định theo bản đồ
địa chính mới, trường hợp đường ranh giới thực tế của thửa đất trên bản đồ địa chính
mới đã có biến động so với ranh giới thể hiện trên GCN đã cấp thì thông tin pháp lý về
đường ranh giới và diện tích xây dựng đất được xác định theo GCN đã cấp.
1.2. Hệ thống hồ sơ địa chính trong công tác quản lý đất đai
1.2.1.
Hệ thống thông tin đất đai
Hệ thống thông tin đất đai (LIS) là một tên gọi trong một số cặp phạm trù rộng
khác nhau thường được sử dụng khi nói đến lĩnh vực có liên quan như hệ thống
đăng kí đất đai, hệ thống thông tin địa chính, hệ thống cơ sở dữ liệu không gian hay
hệ thống thông tin địa lý. Xuất phát từ một tên gọi khái quát như vậy có thể xác
định rõ phạm vi của LIS:
- Phần dữ liệu: thông tin LIS bao gồm bản đồ địa chính và hệ thống đăng ký.
Đơn vị mang thông tin là từng thửa đất chi tiết.
- Phần công cụ: các thủ tục và kỹ thuật cho phép thu nhập, cập nhật, xử lý và
phân phát các thông tin nói trên
Các lĩnh vực liên quan hay bao hàm tới hệ thống thông tin đất đai là hệ thống
đăng kí, bản đồ địa chính, lĩnh vực pháp lý, thuế, đo đạc, hệ trục tọa độ, tọa độ
không gian, khảo sát, lập bản đồ, lập bản đồ số, quản lý dữ liệu...

Có vài cách trình bày thông tin đất đai. Cách phổ biến nhất là qua bản đồ. Cách
thứ hai là qua hình ảnh gồm ảnh hàng không hoặc thực trạng bề mặt đất. Thứ ba là
các mẫu tin được ghi chứa đựng các diện tích thửa đất, quyền sở hữu, định giá,
v.v…Phương pháp thứ tư có khả năng là lưu trữ bằng máy tính. Các bản đồ có thể
được quét và thông tin của nó được lưu ở dạng số và sau đó có thể được truy cập
với các lệnh được mã hoá đối với máy tính.

6


1.2.2. Hồ sơ địa chính trong LIS
1.2.2.1. Cơ sở dữ liệu đất đai
Cơ sở dữ liệu đất đai là tập hợp thông tin có cấu trúc của kết quả đo đạc, lập bản
đồ địa chính, đăng kí đất đai, lập hồ sơ địa chính, cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất; thống kê kiểm kê đất đai;
lập quy hoạch kế hoạch sử dụng đất; giá đất và bản đồ giá đất; điều tra cơ bản về
đất đai; thanh tra kiểm tra giải quyết tranh chấp, khiếu nại tố cáo về đất đai, các văn
bản quy phạm pháp luật về đất đai.
Cơ sở dữ liệu đất đai địa phương được lập trên đơn vị hành chính xã phường thị
trấn và được tích hợp, đồng bộ tập trung thống nhất đến các huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
Việc xây dựng, quản lý, khai thác sử dụng, cập nhật dữ liệu đất đai phải đảm bảo
tính chính xác, khoa học, khách quan, kịp thời và thực hiện theo quy định hiện
hành về thành lập hồ sơ địa chính, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền
sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất.
1.3.2.2. Cơ sở dữ liệu địa chính
Cơ sở dữ liệu địa chính là tập hợp thông tin các cấu trúc của dữ liệu địa chính
(gồm dữ liệu không gian, dữ liệu thuộc tính và các dữ liệu khác có liên quan) được
sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thường xuyên bằng
phương tiện điện tử.

Cơ sở dữ liệu địa chính là thành phần cơ bản của cơ sở dữ liệu đất đai, làm cơ sở
để xây dựng và định vị không gian các cơ sử dữ liệu thành phần khác.
Cơ sở dữ liệu địa chính quản lý các thửa đất, chưa sử dụng, mục đích sử dụng và
loại đất có đối tượng quản lý chính là các thửa đất.
Thửa đất được thể hiện như một đối tượng địa lý bằng bản đồ địa chính và các
giấy tờ kèm theo bằng thuộc tính địa chính bao gồm các thông tin liên quan đến
thửa đất như chủ sử dụng, đăng ký sử dụng, giấy chứng nhận…
1.3.2.3. Quản lý – lưu trữ thông tin, tư liệu trong hồ sơ địa chính
Thông tin địa chính được thu thập thông qua việc tổng hợp và xử lý các dữ liệu
địa chính của thửa đất (gồm dữ liệu không gian và giữ liệu thuộc tính). Thông tin
địa chính bao gồm:
-

Thông tin thửa đất: gồm số tờ số thửa, diện tích, địa chỉ thửa đất, nguồn gốc
giao đất, qúa trình sử dụng đất, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất…
Thông tin chủ sử dụng và quản lý đất: họ tên, năm sinh, giới tính, CMND, địa
chỉ, dân tộc, quốc tịch, tình trạng hôn nhân, tên tổ chức, số giấy phép kinh
doanh, địa chỉ trụ sở…

7


-

-

Thông tin tình trạng pháp lý thửa đất: loại GCN được cấp, số hiệu GCN, số vào
sổ cấp GCN, ngày cấp GCN, số hồ sơ gốc, số mã vạch, các thông tin ghi chú về
chủ, thửa và nhà/ công trình trên đất…
Thông tin nhà/công trình/tài sản gắn liền trên đất: gồm loại nhà/công trình, địa

chỉ, đặc tính chi tiết …

Thông tin địa chính thường được sử dụng qua các tài liệu địa chính đã được
pháp lý hóa như hệ thống bản đồ, sổ bộ địa chính, GCN quyền sử dụng đất và hồ
sơ lưu trữ của từng thửa đất.
Quản lý lưu trữ thông tin, tư liệu địa chính là hoạt động thu thập, bảo quản, lưu
giữ những thông tin mang tính hình thể, vị trí, giới hạn, pháp lý của thửa đất về nhà
ở/công trình và tài sản khác gắn liền trên đất, các thông tin liên quan đến chủ sử
dụng nhằm phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước về đất đai, nghiên cứu khoa học, sản
xuất kinh doanh, về nâng cao dân trí.
Việc lưu trữ thông tin, tư liệu địa chính thường được diễn ra sau khi thửa đất đã
được kê khai đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước.

8


CHƯƠNG II: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
2.1. Điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội thị xã AyunPa
2.1.1. Điều kiện tự nhiên
2.1.1.1. Vị trí địa lý
Thị xã Ayun Pa nằm ở phía Đông Nam tỉnh Gia Lai:
- Phía Đông giáp huyện Ia Pa và huyện Krông Pa;
- Phía Tây giáp huyện Phú Thiện;
- Phía Nam giáp huyện Ea H'leo, tỉnh Đắk Lắk;
- Phía Bắc giáp huyện Phú Thiện và huyện Ia Pa.
2.1.1.2. Diện tích và dân số:
- Diện tích tự nhiên của toàn thị xã là 28.718 ha.
- Dân số toàn thị xã khoảng là 37.010 người.
2.1.1.3. Đơn vị hành chính:
Thị xã Ayun Pa có 8 đợn vị hành chính: Phường Cheo Reo, phường Hòa Bình,

phường Đoàn Kết, phường Sông Bờ, xã Chư Băh, xã Ia Rbol, xã Ia R’Tô, xã Ia
Sao.
2.1.1.4. Điều kiện tự nhiên:
Thị xã Ayun Pa là cửa ngõ phía Đông Nam của tỉnh. Có độ cao trung bình từ
200m đến 250m so với mặt nước biển và nằm trên địa hình vùng trung du Cao
Nguyên Gia Lai, nơi đây có địa hình là cụm đồi núi phía Đông Bắc và Tây Nam, là
khu vực giàu tiềm năng về kinh tế đồi rừng, đồng thời cũng là một vùng thung lũng
với các đặc trưng của khí hậu nóng, khô, có nhiều ánh nắng.
a. Khí hậu
Khí hậu Ayun Pa nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa và tính chất vùng
khí hậu Tây Nguyên.
Nhiệt độ trung bình hàng năm 2010 là 26,40C. Số giờ nắng cả năm 2010 là
2341,9 giờ. Khí hậu chia thành hai mùa rõ rệt, mùa mưa từ tháng 5 đến tháng 11
(thời gian mưa nhiều nhất là vào tháng 10 và tháng 11), mùa khô từ tháng 12 đến
tháng 4 năm sau (mưa ít nhất vào tháng 3 và tháng 4), lượng mưa trung bình hàng
năm 2010 là 1329 mm, số ngày mưa trung bình năm là 144 ngày, có thể gây lũ
quét. Độ ẩm không khí bình quân năm 2010 khoảng 79% [25,33].

9


Do dãy núi phía Đông Bắc và Tây Nam án ngữ, ngăn cản hai luồng gió mùa thổi
vào nên khí hậu ở đây nóng hơn, lượng mưa nhỏ hơn, không khí có độ ẩm không
khí thấp hơn so với các địa bàn khác trong tỉnh. Như vậy, thị xã Ayun Pa có khí hậu
nóng nhất trong vùng, vừa mang tính nhiệt đới nóng, ẩm vừa mang khí hậu cao
nguyên với hai mùa mưa nắng rõ rệt nên rất thuận lợi cho phát triển và đa dạng hoá
các cây trồng vật nuôi. Tuy nhiên về mùa mưa thường gây ngập lụt, xói lở (nhất là
khu vực ven sông suối); còn mùa khô nóng gay gắt, nhiệt độ cao thường gây hạn
hán ảnh hưởng đến năng suất cây trồng.
b. Thuỷ văn - Tài nguyên nước mặt:

Thị xã Ayun Pa là nơi có nhiều mạng lưới sông suối, với một số các con sông
suối lớn như sông Ba, sông Ayun, suối Ia Hiao, suối Ia Sol, suối Ia Tul nên tài
nguyên nước mặt ở đây khá dồi dào. Nước sông suối mang nhiều phù sa bồi đắp
thung lũng, thuận lợi cho việc xây dựng các công trình thuỷ nông quan trọng. Tuy
nhiên, sự phân hóa sâu sắc của lượng mưa trong năm khiến cho mùa mưa lượng
nước mặt dư thừa gây xói mòn, rửa trôi đất, còn mùa khô lại thiếu nước cho sản
xuất.
Tài nguyên nước ngầm: Trữ lượng nước ngầm của thị xã Ayun Pa thuộc loại
nghèo. Nước ngầm mạch nông lưu lượng nhỏ (các giếng đào và giếng khoan nông
về mùa khô thường không có nước), đồng thời chất lượng nước không tốt, thường
có nhiều cặn bám. Nước ngầm mạch sâu có lượng nước lớn hơn, chất lượng nước
tốt hơn.
2.1.1.5. Cơ sở hạ tầng:
- Cơ sở hạ tầng tương đối phát triển: hệ thống điện nước đã về các xã, có bưu điện,
ngân hàng, trường học, cơ sở y tế…
- Về giao thông: Có các đường giao thông thuận lợi nối liền với các tỉnh duyên hải
miền trung và khu vực Tây Nguyên, tạo nên điều kiện thuận lợi về thông thương và
phát triển các loại hình dịch vụ.
2.1.1.6. Địa chất – địa hình
Đặc điểm địa chất - kiến tạo có ý nghĩa quan trọng trong quá trình phát sinh và
phát triển của cảnh quan một lãnh thổ, là yếu tố nền móng có ảnh hưởng rất lớn
đến các yếu tố khác như: địa hình, khí hậu, thổ nhưỡng, thủy văn và sinh vật trong
quá trình thành tạo cảnh quan của lãnh thổ. Nền địa chất của thị xã Ayun Pa gồm:
Hệ tầng Nha Trang (Knt), phức hệ La Ban (PR1lb), hệ tầng Đăk Bùng/Pha 2
(]-]lT2vc2), phức hệ Bến Giàng - Quế Sơn/Pha 2, hệ tầng Mang Yang (T2my), các
trầm tích Đệ Tứ. Cùng với các đặc điểm địa chất, trên địa bàn huyện có một số tài
nguyên khoáng sản như: Thạch anh tinh thể, Laterit, Cuôi, cát, Sét, bentonit,...
phân bố chủ yếu ở khu vực phía Bắc, Đông Bắc và phía Tây Bắc
Địa hình Ayun Pa là một vùng trũng trong thung lũng lòng chảo Cheo Reo - Phú
Túc của sông Ba, có độ cao trung bình từ 200 - 250 m so với mực nước biển. Từ

10


trên cao có thể thấy sự phân hóa địa hình rõ ràng thành thung lũng, đồi, và núi
trung bình, xen giữa chúng là các sườn có nguồn gốc và độ dốc khác nhau:
 Địa hình thung lũng giữa núi (<200m), có độ dốc từ 3 - 80, phân bố khu
vực trung tâm thị xã (gồm 4 phường) và một phần xã Ia Rtô;
 Địa hình đồi cao (200 - 500m), có độ dốc từ 8 - 150, phân bố phía tây và
phía nam Ayun Pa ;
 Địa hình núi thấp (500 - 1500m), có độ dốc trên 150, phân bổ chủ yếu ở
phía nam thị xã và một phần phía tây, giáp Đăk Lăk
2.1.1.7. Thổ nhưỡng, thảm thực vật
a. Thổ nhưỡng
Trên địa bàn thị xã Ayun Pa có 8 loại đất thuộc các nhóm đất sau:
- Nhóm đất phù sa: có loại đất phù sa không được bồi (P) phân bố ở nơi có địa hình
bằng phẳng, gần nguồn nước, tầng đất dày.
- Nhóm đất xám: được hình thành trên nền phù sa cổ, đá magma axit và đá cát, thành
phần cơ giới nhẹ, dễ thoát nước, khả năng giữ chất dinh dưỡng kém. Nhóm đất này
phân bố ở nơi chuyển tiếp giữa đồi núi và thung lũng, có địa hình bằng hoặc lƣợn
sóng và tập trung thành vùng dọc theo sông Ba, sông Ayun. Đất thích hợp cho trồng
cây công nghiệp ngắn ngày và trồng rừng bảo vệ đất.
- Nhóm đất đỏ: bao gồm đất đỏ vàng trên đá Granit và đất mùn vàng đỏ trên đá magma
axit, phân bố ở những nơi có độ cao từ 500 - 1250m; đất vàng nâu đỏ phù sa cổ và đất
nâu đỏ trên đá bazan phân bố ở những nơi có địa hình khá bằng phẳng.
- Nhóm đất dốc tụ: diện tích chỉ rất bé, nằm ở khu vực trung tâm thị xã.
- Nhóm đất xói mòn trơ sỏi đá: có diện tích khá lớn ở Ayun Pa, đất bị xói mòn nhiều
tầng, mặt bị trơ ra những lớp đá hoặc kết von. Đất phân bố ở nơi có địa hình đồi và núi
thấp nhưng lượng sóng mạnh và chia cắt sâu ở độ cao từ 800 m trở xuống. Nhóm đất
này có tầng dày mỏng, dễ bị xói mòn, không có khả năng phục vụ phát triển nông
nghiệp, do đó cần phải trồng rừng và giữ rừng nhằm bảo vệ đất.

b. Thực vật
Chế độ nhiệt ẩm cũng như các loại đất hiện diện trong vùng là điều kiện cơ bản tạo
ra các thảm thực vật tự nhiên khá độc đáo của vùng. Thảm thực vật rừng ở Ayun Pa
gồm hai kiểu rừng:
 Kiểu rừng nguyên sinh ít bị tác động: diện tích còn rất nhỏ, chủ yếu nằm trên
các dạng địa hình cao thuộc kiểu rừng kín lá rộng thƣờng xanh mƣa ẩm á nhiệt
đới núi thấp, phân bố chủ yếu khu vực phía đông nam tỉnh (phần giáp phía xã
Uar, huyện Krông Pa). Khoảng độ cao này, nhiệt độ trung bình năm khoảng 21 220C, lượng mưa tăng lên và số tháng khô hạn giảm đi so với những vùng thấp
hơn nên thảm thực vật ở đây phong phú hơn.
11


 Kiểu rừng thứ sinh nhân tác, chiếm phần lớn diện tích rừng của khu vực, rất
nghèo về trữ lượng và thể loại, bao gồm hai kiểu thảm thực vật sau:
- Rừng kín cây lá rộng, rụng lá, hơi ẩm nhiệt đới: phân bố ở các khu vực núi thấp
(từ 500 - 1233m). Bao gồm: rừng kín, cây bụi và lúa (lúa nương).
- Rừng thưa cây lá rộng, rụng lá, khô nhiệt đới: phân bố ở khu vực đồi cao (200 500m) và thung lũng giữa núi (<200m). Bao gồm: rừng thưa, trảng cỏ, rừng trồng,
cây lâu năm, cây hàng năm và lúa. Do ảnh hưởng của địa hình và khí hậu nên vùng
rừng của Ayun Pa có rừng khộp, đây là rừng theo mùa, các loài cây sinh trƣởng
theo nhịp điệu không liên tục, chủ yếu là các cây họ Dầu (Dipterocarpaceae) những loài cây thường có chiều cao thấp, vỏ dày, đường kính nhỏ. Tuy có diện tích
rừng rất lớn nhưng nhìn chung, rừng ở Ayun Pa nghèo về thể loại, đa số là cây họ
dầu, diện tích rừng giàu phân bố ít ở vùng cao, xa trung tâm, khó khăn về giao
thông nên khai thác khó khăn.
2.1.2. Điều kiện kinh tế - xã hội
2.1.2.1 Dân cư, lao động
a. Dân cư
Dân số trung bình của thị xã Ayun Pa năm 2007 là 34.863 người, đến năm 2010
là 36.276 người (chiếm gần 2,9% dân số toàn tỉnh). Phân chia theo khu vực sinh
sống, năm 2010 dân số thành thị chiếm 59,2 % và dân số nông thôn chiếm 40,8%
dân số trung bình của toàn thị xã. Mật độ dân cư không đồng đều, tập trung chủ

yếu ở khu vực nội thị với mật độ trung bình là 1.229 người/km2, trong khi đó khu
vực ngoại thị mật độ chỉ có 55 người/km2.
Ayun Pa là địa bàn sinh sống của các dân tộc Jrai, Kinh và các dân tộc khác.
Năm 2010, người kinh chiếm 50,5% dân số thị xã, dân tộc Jrai chiếm 48,2% và dân
tộc khác chiếm 1,3%. Ngƣời dân tộc Jrai sinh sống chủ yếu ở các khu vực ngoại
thị (chiếm 89,3% dân số khu vực ngoại thị), trong khi đó ngƣời Kinh chủ yếu sinh
sống ở khu vực nội thị (chiếm 78,8% dân số khu vực nội thị).
b. Lao động
Thị xã có lực lượng lao động rất lớn chiếm 91,3% tổng nguồn lao động năm
2010. Lao động đang có sự chuyển dịch theo hướng tăng nhẹ theo khu vực (bảng
2.6 ). Tỷ trọng lao động làm việc trong khu vực nông - lâm - thuỷ (khu vực I) sản
rất lớn, chiếm 74,5% tổng số lao động làm việc trong nền kinh tế, trong khi đó tỷ
trọng lao động làm việc trong khu vực công nghiệp - xây dựng (khu vực II), thương
mại - dịch vụ (khu vực III) chiếm tỷ trọng rất thấp (chiếm 25,5%). Như vậy, cơ cấu
lao động của thị xã Ayun Pa chưa phản ánh đúng với một đô thị đang trên đà phát
triển kinh tế - xã hội.
2.1.2.2. Thực trạng phát triển kinh tế
Thị xã Ayun Pa có các loại giống đạt năng suất, chất lượng cao chủ lực như: lúa,
bắp, mía, thuốc lá. Hiện nay, địa phương đang tăng cường cơ giới hóa trong nông
nghiệp từ khâu làm đất, gieo trồng, chăm bón và thu hoạch để nâng cao năng suất
lao động, giảm chi phí trong sản xuất. Khuyến khích các hộ nông dân chuyển đổi
12


một số diện tích cây trồng kém hiệu quả sang trồng cỏ để phát triển chăn nuôi gia
súc.
Với các tiềm năng về đất đai, khoáng sản và du lịch, chính quyền thị xã đang
chú trọng việc kêu gọi các thành phần kinh tế, các tổ chức, cá nhân đầu tư vào địa
bàn, trong đó có Cụm tiểu thủ công nghiệp Ia Sao, thị xã Ayun Pa quy mô 15 ha đã
được UBND tỉnh Gia Lai phê duyệt.

Thị xã đã đề ra các chương trình, mục tiêu kinh tế - xã hội để phát huy tiềm
năng, thế mạnh của địa phương: phát triển kinh tế nông nghiệp theo hướng sản xuất
hàng hóa, áp dụng công nghệ sinh học để tăng năng suất, chất lượng, sản lượng,
hướng đến cánh đồng đạt 50 - 100 triệu đồng/ha; phát triển ổn định vùng nguyên
liệu gắn với các cơ sở công nghiệp chế biến các sản phẩm nông nghiệp. Đẩy mạnh
xây dựng kinh tế đô thị, nếp sống văn minh đô thị; quy hoạch phát triển đô thị
Ayun Pa hiện đại với tầm nhìn đến năm 2020, hướng đến 2030.
2.1.3. Hiện trạng sử dụng đất trên địa bàn thị xã Ayun Pa
Diện tích đất lâm nghiệp chiếm tỷ lệ rất lớn (chiếm 61,1% diện tích tự nhiên
toàn tỉnh), phân bố ở 4 xã (Ia Rbol, Chư Băh, Ia Rtô và Ia Sao), sau đó là đến đất
nông nghiệp (20,7%), còn lại là đất khác.
Bảng 1: Hiện trạng sử dụng đất qua các năm của thị xã Ayun Pa(Đơn vị: ha)
Nguồn: Niên giám thống kê thị xã Ayun Pa năm 2010
STT
1
2
3
4
5

6
7

Các loại đất
TỔNG CỘNG
Đất sản xuất nông nghiệp
- Đất trồng cây hàng năm
- Đất trồng cây lâu năm
Đất lâm nghiệp
Đất nuôi trồng thuỷ sản

Đất nông nghiệp khác
Đất chuyên dùng
- Đất trụ sở cơ quan, công
trình sự nghiệp
- Đất quốc phòng, an ninh
- Đất sản xuất kinh doanh
phi nông nghiệp
- Đất có mục đích sử dụng
- Đất tôn giáo, tín ngƣỡng
- Đất nghĩa trang, nghĩa địa
- Đất sông suối và mặt
nước chuyên dùng
Đất ở
- Đất ở nông thôn
- Đất ở đô thị
Đất chưa sử dụng
- Đất bằng chưa sử dụng

Năm 2007
27.435,31
6.137,17
5.319,13
859,20
17.441,54
1.401,31
33,17

Diện tích
Năm 2008
Năm 2009

28.752,23
28.752,23
5.944,64
5.944,64
5.069,31
5.069,31
875,33
875,33
17.603,46
17.603,46
13,37
13,37
3,68
3,68
2.743,73
2.743,73
39,55
39,55

Năm 2010
28.752,23
5.944,64
5.294,64
650,00
17.574,62
45,00
2.734,47
39,55

56,72

41,58

55,98
34,35

55,98
34,35

55,98
34,35

1.269,84

1.284,45
5,22
29,12
1.295,06

1.284,45
5,22
29,12
1.295,06

1.284,45
5,22
29,12
1.285,80

716.72
379,74

336,98
1.738,57
1,03

723,93
382,89
341,04
1.719,42

723,93
382,89
341,04
1.719,42

758,74
382,89
375,85
1.694,76

13


- Đất đồi núi chưa sử dụng
- Núi đá không có rừng cây

1.647,34
90,20

1.629,22
90,20

1.629,22
90,20

1.604,56
90,20

2.2. Hiện trạng lưu trữ hồ sơ địa chính trên địa bàn thị xã AyunPa
2.2.1. Về bản đồ địa chính
Tính đến năm 2018, thị xã AyunPa đã được đo đạc bản đồ địa chính nhiều lần,
tuy nhiên, mỗi thời điểm đo đạc thường phục vụ chủ yếu cho công tác cấp
GCNQSDĐ. Đến nay, thị xã cơ bản đã hoàn thành công tác đo đạc, thành lập bản
đồ địa chính. Tại chi nhánh Văn phòng Đăng kí đất đai thị xã AyunPa có các bản đồ
địa chính dạng số và dạng giấy như sau:
Bảng 2: Hiện trạng bản đồ địa chính của thị xã năm 2018
Nguồn: Văn phòng đăng kí đất đai thị xã AyunPa
STT

Tên đơn vị hành
chính

1

Thị trấn AyunPa,
hiện là 4 phường

2
3
4
5

6

8

Phường Cheo Reo
Phường Hòa Bình
Phường Đoàn Kết
Phường Sông Bờ
Xã Chư Băh (Năm
2009)
Xã Chư Băh (Năm
2015)
Xã Ia Rbol cũ (hiện
là Chư Băh và Ia
Rbol)
Xã Ia Rbol

9

Xã Ia Sao

7

10

Xã Ia Rtô

Bản đồ địa chính
(tờ)
Dạng Dạng Năm

số
giấy
85
85
1998

Tỷ lệ

Tình trạng dữ liệu

1/500,
1/1000,1/200

Bản đồ đã cũ, đã biến
động nhiều, dùng để
tham khảo
Mới chỉnh lý biến động,
dùng để cấp GCN

23
33
35
22
48

23
33
35
22
17

2009
2009
2009
2009
2009

14

14

2015

45

45

1999

32

32

2013

1/1000,
1/2000

31

1999

40

31

2010

33

33

1999

32

32

2010

1/1000,
1/2000
1/1000,
1/2000
1/1000,
1/2000
1/1000,
1/2000

14

1/1000,1/200
1/500,1/1000
1/500,1/1000
1/500,1/1000
1/1000,
1/2000
1/1000,
1/2000
1/1000,
1/2000

Đã phê duyệt 17 tờ, còn
lại chưa phê duyệt
Dữ liệu tốt, đo bổ sung
Dùng để tham khảo, dữ
liệu đã cũ
Dữ liệu tốt, tuy nhiên
chưa được nghiệm thu,
thẩm định
Chỉ còn bản đồ tổng thể,
dữ liệu đã cũ
Dữ liệu tốt, đã phê duyệt
31 tờ
Dữ liệu cũ
Dữ liệu tốt


2.2.2. Tình trạng hồ sơ, máy móc thiết bị và tình hình bảo quản
Đối với sổ đăng ký biến động đất đai: Chi nhánh hiện có 8 sổ đăng kí biến động

đất đai của 8 xã phường, tuy nhiên việc đăng kí biến động đã thay đổi theo thông tư
24 nên từ năm 2014 Chi nhánh Văn phòng đăng kí đất đai AyunPa không thực hiện
đăng kí biến động theo các loại sổ này.
-

Công tác chỉnh lý biến động: Công tác này được chi nhánh chỉnh lý trên bản đồ,
sổ mục kê. Để thuận tiện việc theo dõi, Chi nhánh ngoài việc lập sổ địa chính
điện tử ( theo thông tư 24) chi nhánh còn lập thêm Sổ cấp GCN (File số và File
giấy) để thuận tiện cho việc báo cáo, Sổ theo dõi hồ sơ khi chỉnh lý tại trang tư
của giấy chứng nhận ( File số), sổ được lập từ năm 2011 đến nay.

Bản lưu GCN: Hiện chi nhánh AyunPa chỉ còn bản lưu GCN từ năm 2004 đến
nay, đối với các hồ sơ lưu từ trước năm 2004, do đã chuyển phòng làm việc nhiều
lần, phòng lưu trữ không đảm bảo nên hồ sơ lưu từ trước năm 2004 đã bị thất lạc.
Hiện tất cả hồ sơ lưu GCN đều đang được lưu theo File giấy, từ năm 2017 sau khi
được trang bị máy Scan thì Chi nhánh thực hiện thêm việc lưu trữ File số.
Máy móc thiết bị:
-

-

-

Hiện tại chi nhánh đã được trang bị một số máy tính để bàn cho nhân viên với
đầy đủ phần mềm cần thiết nhằm phục vụ công tác lưu giữ hồ sơ địa chính dưới
dạng số, số hóa bản đồ,chỉnh lý bản đồ ...
Máy scan được trang bị để scan các loại giấy tờ như: giấy chứng nhận, bản vẽ,
tờ trình, phiếu chuyển và hóa đơn thuế (hoàn thành nghĩa vụ tài chính), đơn đề
của người đề nghị, quyết định cấp giấy, quyết định giao đất cũ (nếu có),... giúp
quản lý thông tin hồ sơ một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Quá trình lưu trữ 1 bộ hồ sơ hoàn chỉnh gồm các bước:

Bước 1: Chụp lại các hồ sơ dưới dạng file giấy đã được soạn và sắp xếp theo thứ tự
.
Bước 2: Tiến hành cắt ảnh bằng phần mềm xnview.
Bước 3: Mở file máy3.xls xem mỗi file scan có có bao nhiêu ảnh. Tạo 1 folder với
số của GCN là tên của folder đó.
Bước 4: Copy file scan cần ghép ảnh vào folder mới tạo.
Bước 5: Tiến hành ghép ảnh(bằng phần mềm acrobat 8.0). Sau đó đặt tên cho file
vừa mới ghép ảnh.
Tình hình bảo quản:
-

File giấy: Hiện tại chi nhánh đã được UBND thị xã bố trí 1 kho lưu trữ, đã được
VPĐKĐĐ tỉnh hỗ trợ giá kệ nên tình hình lưu trữ đã được đảm bảo.
File số: Dữ liệu và các thông tin về hồ sơ trên địa bàn thị xã đã được lưu trữ tự
động hoá thông qua các phần mềm chuyên dùng và được giữ ở chế độ bảo mật.
15


Hình 1:Hệ thống các loại sổ trên địa bàn thị xã

16


Hình 2: Nơi lưu trữ tài liệu và các loại hồ sơ

17

Hình 3: Máy móc thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ tại chi nhánh
2.2.3. Quy trình, thủ tục đo đạc, lập trích lục
Đối với 4 xã, năm 1999 đã được đo đạc và sau này UBND thị xã đã thực hiện đo
mới bản đồ lại nên thuận tiện cho việc xuất trích lục thửa đất.
Đối với 4 phường: năm 1999 cũng đã được đo đạc bản đồ, đến năm 2009 được
chỉnh lý biến động. Bản đồ chỉnh lý biến động này chi nhánh dùng để tham khảo, việc
cấp GCN theo bản đồ này không được chính xác, hầu hết các thử đất đều có sự chênh
lệch giữa bản đồ và thực tế gây khó khăn cho việc cấp mới thẩm định, trong thời gian
này chi nhánh phối hợp với cán bộ địa chính phường đo đạc lại thửa đất và lên sơ đồ
thửa đất để các hộ ký giáp ranh để xác định tình trạng tranh chấp đất đai. Nếu trường
hợp có biến động thì chi nhánh thực hiện đăng kí biến động trên bản đồ số và giấy.
Các trường hợp tách thửa, chuyển quyền chi nhánh đều thực hiện đăng kí biến động
trên bản đồ số, giấy và sổ địa chính điện tử.
Tất cả hồ sơ khi nộp tại một cửa đều được cán bộ một cửa lập danh sách theo dõi,
danh sách thu phí. Khi cán bộ một cửa tiếp nhận hồ sơ của người dân thì chuyển đến
18


cho lãnh đạo chi nhánh, lãnh đạo chi nhánh sẽ phân công hồ sơ cho người giải quyết
và lập danh sách theo dõi (file số) và kích chuyển hồ sơ trên hệ thống một cửa điện tử.
Hồ sơ giao dịch bảo đảm: Công tác giao dịch bảo đảm được chi nhánh thực hiện
theo quy định. Việc lưu trữ hồ sơ được chia ra theo từng năm và từng lĩnh vực. Ngoài
ra, để thuận tiện trong việc cung cấp thông tin, chi nhánh còn lưu theo File số. Việc
đăng kí giao dịch bảo đảm được chi nhánh có thể đăng kí biến động vào sổ địa chính
điện tử.
2.2.4. Tình hình giải quyết hồ sơ trên địa bàn thị xã
Trong quý I/2018, Chi nhánh Văn phòng đăng kí đất đai thị xã AyunPa đã thường
xuyên và kịp thời đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính tại cơ quan, đơn vị;
nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước tại địa phương, thực hiện đảm bảo đúng
quy trình, thủ tục, thời gian quy định về các thủ tục hành chính, tạo sự đồng tình, đánh

giá cao của các tổ chức, cá nhân. Bên cạnh đó,Chi nhánh đã thường xuyên quan tâm
đến những khó khăn trong công tác cải cách thủ tục hành chính đặc biệt là khâu tiếp
nhận hồ sơ và trả kết quả tại Bộ phận một cửa.
Tuy nhiên trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính và tình hình hoạt động tại
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thị xã và xã, phường vẫn còn hạn chế như: việc
lấy ý kiến của người dân về mức độ hài lòng khi đến giải quyết thủ tục hành chính còn
mang tính hình thức; một số cơ quan, đơn vị trên địa bàn thị xã chưa quan tâm đến
công tác kiểm soát thủ tục hành chính, công bố, công khai thủ tục hành chính. Bên
cạnh đó, vẫn còn một bộ phận công chức xã, phường gây phiền hà khi người dân đến
liên hệ làm thủ tục hành chính.

19


Bảng 3: Báo cáo số liệu giải quyết hồ sơ trong lĩnh vực đất đai ( quý I/2018)
Nguồn: Văn phòng đăng kí đất đai thị xã AyunPa
ST
T

Tên thủ tục hành chính

1

Thủ tục đăng kí cấp
GCN lần đầu
Thủ tục đăng kí biến
động
Thủ tục tách thửa, hợp
thửa
Thủ tục cấp đổi GCN

Thủ tục cấp lại GCN
do bị mất hoặc cấp lại
trang bổ sung của GCN
do bị mất
Thủ tục đính chính
GCN đã cấp
Thủ tục bổ sung tài sản
gắn liền với đất
Đăng kí giao dịch bảo
đảm
Tổng cộng

2
3
4
5

6
7
8

Tiếp
nhận

49

Đã giải quyết
Tổng hồ sơ Đúng
đã giải
hạn

quyết
13
13

Trễ
hạn

Chưa giải
quyết (chưa
đến hạn)

Tỷ lệ hồ sơ
trễ hạn

0

36

0.0

73

39

38

1

34

1.4

23

18

18

0

5

0.0

119
1

72
0

58
0

14
0

47
1

11.8

0.0

17

17

17

0

0

0.0

0

0

0

0

0

0.0

199

199

199

0

0

0.0

481

358

343

15

123

3.1

20