Giáo trình đào tạo công việc bộ phận Purcháing mua hàng cung ứng vật tư

Training

Giáo trInh đào tạo nhân viên cung ứng
HVN Pur.

Mục đích:


đào tạo nhân viên cung ứng để có thể gánh vác công việc cung ứng
chủ chốt, nâng cao tính chuyên môn cung ứng và mở rộng lĩnh vực.

Có thể hiểu các điểm quan trọng trong vai trò thúc đẩy công việc từ
khi lập kế hoach sn xuất đời xe mới cho đến khi dừng sn xuất ở bộ
phận
cung ứng.
Học tập phơng pháp qui hoạch giá, dự toán giá và bng giá Target




Học tập tiếp thu các phơng pháp kinh doanh



Tim hiểu các quan điểm của việc qun lý nhà cung cấp

Hiểu rõ môi trờng kinh doanh, bối cnh và lịch sử của chính sách
cung ứng

Training

Giáo trInh đào tạo nhân viên cung ứng

Phần I:
Phần II:
Phần III:
ứng
Phần IV:

HVN Pur.

T CácH đIều phối viên
Cách thức tiến hành
giao dịch mua bán
Nhiệm vụ của bộ phận cung
Quan lý nhà cung cấp


Training

Gi¸o trInh ®µo t¹o nh©n viªn cung øng
HVN Pur.

PhÇn I:

T C¸cH ®IÒu phèi viªn


Training

Qui định về đạo đức điều phối
HVN Pur.

Tiêu chuẩn làm việc khi đi thm nhà cung cấp
I. Khi đi thm nhà cung cấp, phi có nhận thức là ngời đại diện
của công ty và trong công việc phi có trách nhiệm đối với thái
độ cử chỉ hành động của minh
II. Suy nghĩ về quà cáp
III. Tập hợp các công việc không đợc làm


Training

Qui định về đạo đức điều phối

đi công tác, ra nớc ngoài làm việc
I. Nhng điều mục cần tuân theo trong việc đi công tác

II. Nhng ví dụ về sai lệch, trái với nội qui của công ty trong
việc đi công tác, ra nớc ngoài làm việc

HVN Pur.


Training

Qui ®Þnh vÒ ®¹o ®øc ®iÒu phèi
HVN Pur.

T hữu hãa cña c«ng
I. CÊm mang cña c«ng vÒ nhµ ®Ó sö dông víi môc ®Ých riªng

II. CÊm kh«ng ®îc yªu cÇu nhµ cung cÊp


Training

Giáo trInh đào tạo nhân viên cung ứng

Phần II:

HVN Pur.

Cách thức tiến hành
giao dịch mua bán


Training

Cách thức tiến hành giao dịch mua bán
HVN Pur.

*1. Tiến hành giao dịch mua bán:


*1. Về khái niệm giao dịch:
Trớc hết, lấy việc các bạn đi chợ mua rau để làm ví dụ. Có thể
các bạn sẽ suy nghĩ rằng: Minh sẽ làm món rau gi cho ba tối nhỉ ?, rồi
xem trong tủ lạnh còn lại thứ gi, và tính toán xem nên mua thêm cái gi ...

Bạn sẽ tự hỏi: Mua thứ gi cho rẻ nhỉ ?, có tờ qung cáo bán hàng nào
trong báo không nhỉ ? ..v..v .. Ngoài ra, bạn còn nghĩ đến việc làm
sao để mua đợc thứ rau vừa tơi, ngon lại rẻ; hoặc nếu thứ rau muốn
mua không có thi không mua na hay nên đi tim mua ở một cửa hàng
khác?. Theo cách thức đó, ngay trong cuộc sống hàng ngày, các bạn đã
tiến hành hoạt động giao dịch, tức là tiến hành một hành vi mua
Dù
có sự khác nhau gia hành vi của một cá nhân với hành vi của toàn
bán.
công ty, nhng vấn đề cơ bn của giao dịch mua bán là giống nhau. Tuy
nhiên, khác với giao dịch cá nhân, giao dịch trên phạm vi một công ty thi
không thể nói là không có thi thôi không mua cũng đợc , mà cần phi
tim ra nơi bán hàng để mua.
Chúng ta thử dùng sơ đồ đơn gin để biểu hiện hành vi giao dịch của
một công ty (cụ thể là Honda):


Training

Cách thức tiến hành giao dịch mua bán
Quyền lợi, triết lý kinh doanh,
Phơng châm hoạt động của HM

Triết lý kinh doanh của đối tác

Quan điểm (chức năng) của bộ phận
cung ứng: Cung ứng vật t với
Giá rẻ, đúng thời gian và ổn định liên
tục.

Phơng châm hoạt động
Của đối tác

3 nguyên tắc
cung
. Giaoứng
dịch tự do
. Giao dịch bình đẳng
. Tôn trọng đối tác kinh doanh

HVN Pur.

Phơng châm kinh doanh
Cụ thể của đối tác

Với bất kỳ đối tác nào: muốn mua hàng
với điều kiện tối u:

Với bất kỳ đối tác nào muốn bán hàng
với điều kiện tối u:

. Q (Chất lợng) Vật t tốt
. C (Chi phí) Giá rẻ
. D (Thời gian giao hàng) Đúng tiến
độ
. D (Phát triển) Vì sự phát triển của
những SP chiếm u thế.
. Tính liên tục Lâu dài, ổn định

. Q (Chất lợng)

Đợc nhận định là SP tốt
. C (Chi phí)
Có lợi nhuận từ doanh thu
bán hàmg
. D (Thời gian
Phù hợp với tiến độ sản xuất
giao hàng)
. D (Phát triển)
Bằng công nghệ đang có
. Tính liên tục ổn định, lâu dài

Giao
thiệp
Tìm kiếm lợi thế của
hai bên
Nghiên cứu khởi đầu hoạt động giao


Training

Cách thức tiến hành giao dịch mua bán
HVN Pur.

*2. Nguyên tắc triển khai giao dịch mua bán:

1.Khởi đầu hành vi giao dịch:
Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên phát sinh dựa trên hợp đồng sn
phẩm hay hợp đồng mua bán mà hai bên ký kết với nhau, trên cơ sở hợp
tác cùng phát triển, thông qua cạnh tranh tự do trên thị trờng tự do. Do
vậy, cần hết sức cẩn thận khi khởi đầu một giao dịch.

2.Lựa chọn thực tế:
Lấy việc lựa chọn đối tác phù hợp và tiến hành hoạt động giao dịch
lâu dài và ổn định với đối tác đó làm tiền đề:
ể lựa chọn đợc đối tác phù hợp và thực hiện giao dịch có hiệu qu:
Nên tiến hành điều tra nhiều đối tác, sau đó đánh giá, so sánh nhng
tiêu chuẩn mà một đối tác cần có, cuối cùng lựa chọn và quyết định
nhng đối tác u tú nhất.
3.Nội dung điều tra tinh hinh đối tác:
Phơng châm kinh doanh, quy mô kinh doanh, tinh trạng thiết bị, tiêu
chuẩn kỹ thuật, vốn kinh doanh, tinh trạng tuyển dụng, tinh hinh tài
sn .. ... ...
* Tóm lại, nhng điều kiện cần thiết của giao dịch mà Honda mong
muốn là:


Training

Cách thức tiến hành giao dịch mua bán
HVN Pur.

* Tóm lại, nhng điều kiện cần thiết của giao dịch mà Honda mong muốn
là:
Tính tin cậy về chất l
ợng
Năng lực sản xuất
Khả năng cạnh tranh về
giá cả
Tuân thủ thời gian giao
hàng
Năng lực phát triển công

nghệ
Năng lực đầu t

Lựa chọn đối tác
thoả mãn các yêu
cầu.

4.Tiến hành giao dịch:
Tổ chức điều tra, đánh giá đầy đủ về đối tác và tính cần thiết
của đối tác.
Sau khi đợc trởng phòng cung ứng và các bộ phận có liên quan
đồng ý, tiến hành ký kết hợp đồng, bắt đầu hợp tác giao dịch với đối
tác.


Training

Cách thức tiến hành giao dịch mua bán
HVN Pur.

* 3. Trinh tự tiến hành giao dịch mua bán:
Việc mua sắm phụ tùng đợc bắt đầu sau khi kế hoạch triển khai giao
dịch mua bán đợc chấp nhận.

Quy trinh

Giấy tờ
có liên
quan

Ký kết
Yêu
Kiểm
Chấp
hợp
cầu
tra
nhận
đồng
Hợp đồng mua sắm phụ tùng
chính thức.
Bn cam kết bồi thờng h hỏng.
Bn ghi nhớ (đi kèm bn cam
kết bồi thờng hàng kém phẩm
Bn đánh giá
chất).
kiểm tra đối tác
Phiếu bo hành
mới (Nhng yếu
Hợp đồng phụ liên quan đến
tố mới đợc kiểm
việc cung cấp bn vẽ, chi tiết kỹ
tra)
thuật kèm theo.
Giấy chứng nhận giao hàng.
Bn đề nghị phơng thức
thanh toán.
Bn khai xuất xứ hàng hóa

Tiến

hành
giao
dịch

Quyết
định
nhng phụ
tùng cần
mua


Training

Cách thức tiến hành giao dịch mua bán
HVN Pur.

* 4. Thanh toán và các điều khỏan thanh toán:
iu kin thanh toán tùy theo qui định trong hợp đồng mua bán với
các nhà cung cấp. Thông thờng bao gồm: Thanh toán kỳ hạn và Thanh
toán trớc.
Tùy theo từng đối tợng giao dịch mua, Nhà cung cấp tiến hành giao
dịch mà áp dụng các phơng thức thanh toán thích hợp.

* 5. Phân loại các nhà cung cấp (theo ngành):


Training

Cách thức tiến hành giao dịch mua bán
HVN Pur.

* 6. Trờng hợp ngừng giao dịch mua bán:

Phần tiếp theo sẽ trinh bày về nhng điều kiện để ngừng một
giao dịch với đối tác và nhng điểm cần lu ý.

iều kiện đinh chỉ giao dịch mua bán:

1). Tinh trạng kinh doanh của đối tác xấu đi, có nguy cơ phá sn
(Kinh doanh thua lỗ kéo dài)
2). Chất lợng hàng hoá không tốt trong một thời gian dài (Gây
phiền hà cho khách hàng của Honda, khách hàng phàn nàn)
3). ối với Honda, việc tiếp tục giao dịch với nhà cung cấp đó là
không có lợi:
(Xét về các phơng diện kỹ thuật, chất lợng, giá c, vận
chuyển, phát triển .. .. . đều không có triển vọng tốt để tiếp tục giao
dịch)


Training

Cách thức tiến hành giao dịch mua bán
HVN Pur.

Một số điểm cần lu ý khi ngừng giao dịch với nhà cung cấp:
1~ ối ngoại:
1. Không làm gim sút uy tín về mặt xã hội của Honda
(Trong quan hệ với công chúng, cơ quan chức nng, cơ quan thông
t đại chúng, ngân hàng , hiệp hội công đoàn lao động.. . )
2.Tiến hành bo đm các quyền lợi và nghĩa vụ của Honda .

( nhng phụ tùng , vật t cha đầy đủ từ nhà cung cấp , quyền đòi
bồi thờng , quyền khiếu nại .. . và quyền nghĩa vụ thanh toán đủ
cho ngời bán )
2~ ối nội :
1. ối với các bộ phận, các phòng nghiên cứu là bạn hàng của
Purchase: Không gây phiền hà cho hoạt động sn xuất kinh doanh
của bộ phận đó . (u tiên việc bo toàn dây chuyền sn xuất ) (Lu
ý: đây là vấn đề bí mật chú ý không để lộ thông tin ra ngoài).


Training

Giáo trInh đào tạo nhân viên cung ứng

Phần III:
ứng

HVN Pur.

Nhiệm vụ của bộ phận cung


Training

Nhiệm vụ của bộ phận cung ứng
HVN Pur.

I.Nhiệm vụ của bộ phận cung ứng
Nếu phân loại rõ nhiệm vụ của bộ phận cung ứng trong khối sn xuất
thi đợc chia làm 3 loại sau:

1.Sn xuất thuận lợi đời xe mới
2.đm bo sn lợng linh kiện
3.Xử trí theo việc dừng san xuất
đối với 3 nhiệm vụ trên dựa vào việc nắm bắt các vấn đề của nghiệp
vụ và thúc đẩy công việc, nhân viên cung ứng có thể học hỏi và thành
thạo chuyên môn.


Training

Nhiệm vụ của bộ phận cung ứng
HVN Pur.

II.Công việc đm nhận, phân công:
1. Triển khai thuận lợi đời xe mới
Cố gắng gim giá đầu t nhà cung cấp
Gi vng lịch trinh cung cấp linh kiện
Gi vng mục tiêu chất lợng
Gi vng phí sn xuất(bậc 1 và bậc 2)
Giúp đỡ việc tng cờng hệ thống sn xuất của nhà cung cấp
2. đm bo an toàn cho dây chuyền khi sn xuất hàng loạt ( ổn
định cung cấp phụ tùng )
Qun lý sn xuất, giúp đỡ hớng dẫn hệ thống qun lý xuất hàng
của nhà cung cấp
Xúc tiến thúc đẩy lỗi giao hàng bằng 0
đối phó với nhng biến động sn xuất
Nắm bắt nng lực sn xuất và thời gian trong quy trinh
3. Xử trí theo việc cắt đời xe
Thúc đẩy phí bồi thờng linh kiện đặt hàng còn lại bằng 0
Nghiên cứu việc bàn giao và sử dụng khuôn sn xuất chi tiết bị

cắt


Nhiệm vụ của bộ phận cung ứng

Training

HVN Pur.

m nhiệm từ lập kế hoạch sn xuất đời xe mới
đến khi dừng sn xuất đời xe
NO
1

Mục xác
nhận
Qun lý bn vẽ

Các điểm qun lý
Nhớ rõ hệ thống tim mua linh kiện
Ghi lại số thay đổi bn vẽ, vị trí thay đổi, ngày phát hành bn vẽ

2

Nắm bắt
từng giai đoạn

Kiểm tra lại xem có điểm nào không rõ ràng trong bn vẽ và mua phụ
tùng
hay không

Lịch
trinh mua nguyên vật liệu nh thế nào
Lịch trinh mua khuôn, dụng cụ gia công sn xuất nh thế nào
Các loại đã đợc xác nhận có kh nng mua hàng loạt không
Có thể bố trí sắp xếp quy trinh sn xuất không
Có thể sửa t thế làm việc và nng lực sn xuất của dây chuyền đời xe
tiêu
kếhoạch SX và qun lý nng lực công đoạn của 1 chiếc cho
chuẩn
Có thểthiết
lập kế
đến
cgii
snquyết
lợng hết các vấn đề trong gia công phụ tùng cha
ã

3

Thúc đẩy
nhập hàng

Hiểu lịch trinh của kế hoạch sn xuất
Ngày nhập hàng vào ngày nào
Trong thông báo đặt hàng, nhập hàng có vấn đề gi không
Xử lý nhập hàng thế nào
Quyết định ngày nhập và số lợng nhập cha
Quyết định phơng pháp vận chuyển, dụng cụ chuyển hàng nh thế nào

4

Qun lý chất l
ợng với nhà
cung cấp

Có thể qun lý các điểm thay đổi với các phụ tùng cùng loại
Các điểm đã ghi trên có phn ánh với tiêu chuẩn công việc không
Có đào tạo cho nhân viên các điều mục kiểm tra không
Nội dung có phù hợp với HM và điều khon trớc không
Có bo đm thực thi QAV-2 ( M/L mới, cơ cấu xe mới)


Training

Gi¸o trInh ®µo t¹o nh©n viªn cung øng
HVN Pur.

TRÌNH TỰ NỘI ĐỊA HÓA
PhÇn I:

kÕ ho¹ch

PhÇn II:

LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

PhÇn III:

kiỂM TRA CHẤT LƯỢNG

PhÇn IV:
LỚN

CHUẨN BỊ VÀ SẢN XUẤT


Training

Giáo trInh đào tạo nhân viên cung ứng

Phần I:

HVN Pur.

kế hoạch

1- Lập kế hoạch triển khai căn
bản.
2- Lập danh sách các chi tiết nội
địa.


Training

Gi¸o trInh ®µo t¹o nh©n viªn cung øng

PhÇn II:

HVN Pur.

LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

1- Tập hợp lựa chọn sơ bộ các nhà cung cấp
2- Điều tra nhà cung cấp theo ( Q. C. D. M. S )
3- Đánh giá và lựa chon nhà cung cấp ( Q.C.D.d.M )
4- Gửi bản vẽ, chi tiết mẫu & yêu cầu báo giá.
5- So sách giá , lựa chọn nhà cung cấp ( Dựa trên khả năng, Thiết
Bị, Công nghệ, Con người….)
6- Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng
7- Chỉ thị yêu cầu kỹ thuật của bản vẽ cho nhà cung cấp


Training

Gi¸o trInh ®µo t¹o nh©n viªn cung øng

PhÇn III:

HVN Pur.

kiỂM TRA CHẤT LƯỢNG

1- Yêu cầu mẫu thử, dữ liệu kiểm tra liên quan đến mẫu.
2- Tiến hành đánh giá QAV I đối với nhà cung cấp.
3- Kiểm tra mẫu ở HVN & JPN ( So sách kết quả kiểm tra giữa
HVN và nhà cung cấp ).
4- Hỗ trợ kỹ thuật cho nhà cung cấp nếu cần thiết.
5- tiến hành QAV II đối với nhà cung cấp.
6- Kiểm tra mẫu ở HVN ( So sách kết quả kiểm tra giữa HVN và
nhà cung cấp ).

7- Xác nhận kết quả thông báo cho nhà cung cấp và các bên liên
quan.


Training

Gi¸o trInh ®µo t¹o nh©n viªn cung øng

PhÇn IV: CHUẨN BỊ VÀ SẢN XUẤT
LỚN
1- Chỉ thị cho nhà cung cấp và các bộ phận liên quan triển
khai thực hiện.
2- Triển khai công nghệ , thiết bị, con người…….
3- Tiến hành sản xuất thử.
4- Lập chỉ thị cắt hàng nhập khẩu.
5- Tiến hành QAV sản xuất lớn (nếu cần)
6- Sản xuất hàng loạt.
7- Ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp mới
8- Đánh giá và duy trì hoạt động.

HVN Pur.


Q : Quality
C : Cost
D : Delivery
d : development
M : Management
S : Safety