Chuong 2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ánh giá yêu c u phát tri n HTTT qu n lý
Ch

ng II

ÁNH GIÁ YÊU C U PHÁT TRI N HTTT
II.1 S c n thi t và các công vi c c a giai

n ánh giá yêu c u

Sau khi nh n th c
c s c n thi t ph i ti n hành thay i hay hi u ch nh m t h th ng
thông tin, ng i qu n lý ch u trách nhi m v v n
ós
xu t m t yêu c u phát tri n h
th ng thông tin. B n
xu t yêu c u này s
c g i t i lãnh o b ph n qu n tr tin h c
(n u m t b ph n nh v y t n t i), ho c n m t công ty có ch c n ng phát tri n h th ng
thông tin.
Trong th c t , tu theo hoàn c nh c th mà yêu c u
c trình bày m t cách chính th c
hay phi chính th c. Trong m t s c quan nhà qu n lý ph i trình bày yêu c u phát tri n
HTTT theo m u chu n ã quy nh, trong ó ph i nêu rõ v n
mà h th y c n ph i gi i
quy t; nguyên nhân c a các v n
ó; gi i pháp h mong mu n và l i ích c tính. m t s
quan khác thì nhà qu n lý có th ch nêu nh ng nh n xét v HTTT b ng v n b n ho c ôi
khi yêu c u phát tri n HTTT ch là m t ph n trong n i dung trao i trong các cu c h p.
t d án phát tri n h th ng thông tin không bao gi
c ti n hành ngay sau khi có

yêu c u, vì lo i d án này òi h i u t r t nhi u v tài chính, th i gian và nhân l c. Vi c
quy t nh ti n hành phát tri n HTTT ph i
c th c hi n sau m t cu c phân tích ban u h
th ng thông tin, trên c s phân tích ó các c h i và kh n ng th c thi s
c xác nh.
Vi c phân tích ban u này
c g i là ánh giá hay th m nh yêu c u, hay ôi khi nó
c
i là nghiên c u kh thi và c h i.
ánh giá úng yêu c u là m t giai
n có ý ngh a r t quan tr ng cho vi c d án phát
tri n HTTT thành công hay không. M t sai l m m c ph i trong giai
n này r t có th s làm
th t b i toàn b d án, kéo theo ó là nh ng chi phí l n cho t ch c. Ch ng h n, hãy t ng
ng r ng m t c quan có m t t ch c công oàn m nh, c quan ó ang ti n hành m t d
án tin h c hoá m t s các ch c n ng c a các nhân viên công oàn mà thi u s ánh giá v
ph n ng có th có c a t ch c công oàn. D án ó r t có th s th t b i.
ánh giá yêu c u phát tri n HTTT bao g m các công vi c:
-

Nêu v n

-

c oán

ho c c h i.
l n c a d án

- D ki n nh ng thay

i có th s x y ra

-

ánh giá tác

-

ánh giá tính kh thi c a d án

-

Và

ng c a nh ng thay

i t d án

a ra nh ng khuy n ngh cho nh ng ng

i ch u trách nhi m ra quy t

nh.

Giai
n này ph i
c ti n hành trong th i gian t ng i ng n
không t n nhi u chi
phí và th i gian. M t s chuyên gia phát tri n HTTT c tính r ng trong nh ng tr ng h p

phát tri n HTTT có quy mô l n thì th i gian ánh giá yêu c u chi m kho ng 4 -> 5% t ng
th i gian dành cho d án.
ánh giá yêu c u là m t nhi m v ph c t p, òi h i phân tích viên ph i nhìn nh n nhanh
và v i s nh y bén cao, t ó xác nh nh ng nguyên nhân chính nh t,
xu t các gi i pháp
u hi u, xác nh
l n v chi phí và th i h n
th c thi gi i pháp, ánh giá
cm c
quan tr ng c a nh ng bi n i s x y ra và d oán
c nh ng nh h ng c a chúng.
Nói tóm l i trong m t th i gian ng n phân tích viên ph i th c hi n l t qua toàn b các
công
n c a m t quy trình phát tri n h th ng thông tin. Do ó công vi c ánh giá yêu c u
th ng
c giao cho nh ng phân tích viên gi u kinh nghi m..
Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 1


H KTQD

II.2 N i dung công vi c c a giai

n ánh giá yêu c u

ánh giá yêu c u có n m n i dung chính:
- L p k ho ch.
- Làm rõ yêu c u

- L p d án s b
-

ánh giá kh thi

- Chu n b và trình bày báo cáo..
II.2.1 L p k ho ch

i giai
n c a quá trình phát tri n h th ng c n ph i
c l p k ho ch c n th n.
c
hình th c hoá c a k ho ch này s thay i theo quy mô c a d án và theo giai
n
phát tri n. V c b n thì l p k ho ch c a giai
n ánh giá yêu c u là kh o sát s b h
th ng ang xét, xác nh thông tin ph i thu th p c ng nh ngu n và ph ng pháp thu th p c n
dùng. S l ng và s a d ng c a ngu n thông tin ph thu c vào kích th c và
ph c t p
a h th ng nghiên c u. Ch ng h n, th m nh yêu c u phát tri n h th ng l p hoá n bán
hàng cho m t doanh nghi p nh s yêu c u t v n v i s l ng ngu n thông tin ít h n so v i
qu n lý nhân s c a m t doanh nghi p l n mà nhân viên
c t ch c biên thành nhi u
p n v nh h n.
Trong m t s d án v i quy mô l n có nhi u ng i tham gia vào th m nh yêu c u thì
n ph i xác nh nhi m v cho t ng thành viên và xác nh ph ng ti n k t h p gi a các
nhi m v . K ho ch ph i tr l i chi ti t các câu h i sau:
- Làm nh ng công vi c gì, phân c p công vi c?
- M c tiêu và s n ph m thu

c c a t ng vi c ?

- Ai s làm vi c nào?
- Th i h n?
-

a

m?

- Công c và chi phí?
II.2.2 Làm rõ yêu c u

Làm rõ yêu c u có m c ích là làm cho phân tích viên hi u úng yêu c u c a ng i t
yêu c u. Xác nh chính xác i t ng yêu c u, thu th p nh ng y u t c b n c a môi tr ng
th ng và xác nh khung c nh nghiên c u.
Yêu c u phát tri n h th ng thông tin nhi u khi ch
chung, có th d n n s nh m l n.

c thông báo m t cách r t chung

Ch ng h n, m t nhà qu n lý yêu c u "Làm l i h th ng thông tin qu n lý n t hàng".
Nh ng th c ra ông ta mu n s a h th ng thu nh n n t hàng vì vi c s d ng h th ng này
ch a có hi u qu . V ph n mình, phân tích viên có th hi u thông báo trên có ngh a là nhà
qu n lý mu n “làm l i toàn b h th ng t vi c thu nh n n, chuy n chúng v b ph n s n
xu t, chu n b phân ph i hàng, làm hoá n thanh toán và g i chúng t i tài kho n khách
hàng”. Ai là ng i hi u úng? Chính giai
n ánh giá yêu c u và c th là công
n làm
rõ yêu c u cho phép xác nh câu tr l i.

Khi làm rõ yêu c u thì vi c u tiên là phân tích viên ph i xác nh chính xác xem ng
d ng mu n gì? Ti p theo phân tích viên ph i ánh giá xem li u yêu c u có úng nh
ngh hay có th gi m xu ng ho c ph i t ng c ng m r ng thêm?
Trang 2

Khoa Tin h c Kinh t

i


ánh giá yêu c u phát tri n HTTT qu n lý
Làm rõ yêu c u
c th c hi n ch y u qua nh ng cu c g p g v i nh ng ng i t yêu
u, sau ó là v i nh ng ng i qu n lý chính nh ng b ph n ch c n ng b nh h ng ho c b

tác ng c a h th ng thông tin ang
c xem xét. Làm rõ yêu c u còn nh m xác nh
nh ng nguyên nhân d n n yêu c u và xác nh h th ng c n có phác ho khung c nh c a
th ng nghiên c u.
Khung c nh h th ng
c xem là các ngu n và các ích c a thông tin, c ng nh các b
ph n, các ch c n ng và nh ng con ng i tham gia x lý d li u. Vi c xác nh khung c nh s
có nh h ng l n t i vi c xác nh quy mô c a d án trong t ng lai.
hi u rõ h n khái
ni m khung c nh h th ng ta có th minh ho nh hình d i ây:
Xác nh khung c nh h th ng không ph i là m t công vi c d dàng. N u phân tích viên
xác nh nó quá h p thì s có nguy c là m t s thành ph n quan tr ng c a h th ng s b b
qua không tính n. H th ng m i có th có các tác ng t i ho c b nh h ng b i m t s
nhân v t ho c m t s b ph n quan tr ng trong t ch c mà ng i thiets k ã không tính n
trong quá trình phát tri n h th ng. Và do ó h th ng thông tin xây d ng lên c a d án có th

không áp ng t t nhu c u c a t ch c.
Ví d : Khi nghiên c u m t h th ng l p hoá n mà l i không xem xét t i các ho t ng
thu nh n n t hàng và g i tr hàng c ng nh chính sách tín d ng c a doanh nghi p. Khung
nh nh v y quá h p.
Ng c l i n u xác nh khung c
m b o cho nhà phân tích tính h t t
cái nh h ng t i nó và nh ng cái b
làm t ng th i gian và chi phí c a d

nh quá r ng s có nh ng h u qu tiêu c c, m c dù nó
i các y u t quan tr ng c a môi tr ng h th ng( nh ng
nó nh h ng t i) nh ng m t khung c nh r ng nh v y
án t ng lai.

Phân tích viên ph i t n d ng nh ng cu c g p g , c ng nh nh ng nghiên c u tài li u khác
nhau có trong t ch c
thu th p thông tin v h th ng và môi tr ng th c c a nó. Nh ng
thông tin có liên quan t i các m t nhân l c, k thu t, t ch c và tài chính là r t c n thi t cho
vi c ánh giá kh n ng th c thi c a d án.
Nh ng cu c trao i cho phép thu
c ngu n g c c a yêu c u t nh ng góc nhìn khác
nhau. Các cu c trao i không ch th c hi n v i nh ng ng i t yêu c u mà c v i nh ng
ng i thu c các b ph n khác nhau thu c khung c nh h th ng. Phân tích viên th ng g p
nh ng ý ki n và nh ng nhìn cái nhìn r t khác nhau v v n
và nguyên nhân c a chúng.
Trong trao i v HTTT có nhi u nhân viên có tâm lý phòng, lo s phân tích viên óng vai
trò nh m t tên m t thám n
ánh giá cách th c hoàn thành nhi m v c a h . Thái
nh
y nhi u khi nh h ng t i s nhìn nh n v n

và nguyên nhân c a yêu c u phát tri n
HTTT. Do v y phân tích viên ph i suy xét rút ra nh ng y u t khách quan nh t.
Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 3


H KTQD

Cu i cùng, phân tích viên ph i t ng h p thông tin m t cách rõ nét v nh ng v n
ã
c xác nh và nh ng nguyên nhân gôc r nh t, chu n b m t b c tranh khái quát v gi i
pháp ti n hành ánh giá kh n ng th c thi c a d án.
uý
Các ph ng pháp thu th p thông tin nh Ph ng v n, Quan sát, Nghiên c u tài li u và S
ng phi u
u tra là nh ng công c
c tin dùng c a nhà phân tích trong giai
n ánh
giá yêu c u và trong su t quá trình phát tri n d án..
II.2.3 ánh giá kh thi

Theo cách hi u chung thì ánh giá kh n ng th c thi c a m t d án là tìm xem có y u t
nào ng n c n nhà phát tri n h th ng th c hi n và cài t thành công gi i pháp HTTT ã
xu t hay không? ánh giá kh thi không ch làm m t l n mà trong quá trình phát tri n
HTTT luôn luôn ph i ti n hành vi c ánh giá l i tính kh thi.
Nh ng n i dung chính v kh n ng th c thi là:
- Kh thi v t ch c
- Kh thi v tài chính
- Kh thi v th i h n

- Kh thi k thu t.
- Kh thi v

o

c kinh doanh

Kh thi v t ch c.
ánh giá tính kh thi v m t t ch c là xem xét s hoà h p gi a gi i pháp HTTT d ki n
i môi tr ng t ch c. Nh ng câu h i t ra là:
- D án có tôn tr ng chính sách qu n lý nhân s c a doanh nghi p không?
- Nó nh h
-

ng nh th nào t i không khí làm vi c và quan h v i khách hàng?

nh h ng gì s x y ra v i nh ng h thông tin bên c nh và t i s qu n lý các ho t
ng có s tr giúp c a h th ng.

- Li u s có nh ng d án m r ng không?
ch c n ng c a h th ng?
-

a d ng hoá? D n

Ng i s d ng s n sàng tham gia vào s phát tri n h th ng? Li u h có th i gian
tham gia vào d án không? Hay ch tr l i nh ng câu h i khi ph ng v n?

- Li u có nguy c kháng c l i s thay

i trong t

ng lai?

- Li u h ã
c ào t o
v n hành h th ng trong môi tr
thì h có th i gian theo khoá ào t o không?
-

n s s d ng thêm các

ng m i ch a? N u ch a

...

Kh thi k thu t.
m

Tính kh thi k thu t
c ánh giá xem k thu t công ngh hi n có ho c có th mua
c có áp ng và phù h p v i yêu c u k thu t c a h th ng xu t không?.

Ví d : Sau khi nghiên c u nhà phân tích th y c n m t gi i pháp duy nh t là h th ng
nh n bi t ti ng nói có th thông d ch
c hàng ch c th ngôn ng thì
ng nhiên là ph i
kh ng nh, chí ít là cho t i th i
m hi n t i, là d án không th th c thi
cv m tk

thu t.
ng có khi m t k thu t có th có trên th tr ng nh ng d án không th th c thi v m t
thu t, ch ng h n chúng hoàn toàn không t ng thích v i công ngh ã có trong t ch c.
Trang 4

Khoa Tin h c Kinh t


ánh giá yêu c u phát tri n HTTT qu n lý
Kh thi v tài chính.
Kh thi tài chính có hai n i dung c n kh ng
a h th ng.

nh là n ng l c ngu n v n và l i ích kinh t

Ngu n v n s
c l y t âu và lu ng ti n t ngu n v n
c th c hi n nh th nào.
Câu h i này không ch là c a Ch HTTT mà c a c ng i phân tích phát tri n h th ng.
Kh thi v l i ích kinh t là c l ng xem l i ích kinh t h u hình ch
ng các chi phí kinh t b ra hay không?

i có l n h n

Nh ng kho n chi phí quan tr ng:
- Chi phí phát tri n
- Chi phí cài

t

- Chi phí mua s m thi t b
- Chi phí khai thác
Kh thi v th i gian.
ti n

ánh giá kh thi v th i gian là xem xét b o m d án HTTT s
. N i dung ánh giá kh thi này bao g m các n i dung:

c phát tri n úng

- Kh n ng t ch c công vi c
- Kh n ng ng

i s d ng tham gia vào d án

- Kh n ng và th i gian có th tham gia c a Phân tích viên, L p trình viên, K
thu t viên
- Kh n ng hoàn thành c a vi c chu n b d li u cho h th ng.
Kh thi v

o

c kinh doanh.

ánh giá kh thi v m t o
lu t l , quy ch quy nh, quy t c
o cc n
c xem xét:
1. S cân

i: Cái t t

p

2. S ng thu n: Nh ng ng
nh n nh ng r i ro

c kinh doanh là xem xét h th ng
xu t có tuân th các
o c c a xã h i và c a t ch c hay không. 4 nguyên t c
t

c qua công ngh ph i l n h n s t n h i và r u ro.
ib

nh h

ng b i công ngh ph i

c hi u và ch p

3. L i l c và thua thi t c a HTTT ph i
c phân ph i m t cách công b ng. Nh ng
ng i
c l i thì ph i chia s h p lý gánh n ng r i ro, và nh ng ng i không
c l i thì
không ph i ch u vi c t ng r i ro quá nhi u.
ph i

4. T i thi u hoá r i ro. Ngay cho dù 3 u công lý trên

c ch p nh n thì HTTT v n
c tri n khai sao cho nó tránh
c nh ng r i ro không c n thi t.

Mason tóm t t 4 v n
o
Accuracy, Property, và Accessibility)

c c a thông tin b ng t

vi t t t PAPA(Privacy,

- Tính riêng t : Thông tin nào v cá nhân c a m t ng i hay m t t ch c mà ng i ó
ph i b c l ra cho nh ng ng i khác? d i u ki n nào? Và v i hình th c b o v nào?
Nh ng cái gì con ng i
c gi riêng cho mình mà không ph i b c l cho ng i khác?
- T nh chính xác. Ai ch u trách nhi m v tính xác th c, tin c y và chính xác c a thông
tin? Ai ch u trách nhi m v nh ng sai sót trong thông tin và bên b t n th ng s
c gi i
quy t nh th nào?

Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 5


H KTQD

- S h u. Ai s h u thông tin? Giá tr úng và h p lý c a nó là bao nhiêu trong trao
i? Ai làm ch nh ng

ng truy n thông, c bi t là nh ng
ng truy n qua không gian?
Vi c ti p c n t i ngu n l c hi m ó
c phân b nh th nào?
- Truy nh p. Thông tin nào mà m t ng i hay m t t ch c
quy n thu
c, v i u ki n nào? Và v i s b o v nào?

c quy n ho c

c

uý
ánh giá kh thi r t quan tr ng. òi h i phân tích viên có s hi u sâu v n , có n ng l c
thi t k nhanh các y u t c a gi i pháp và ánh giá chi phí c a các gi i pháp. N u ánh giá
nh n nh là không tích c c thì bu c nhà phân tích ph i có m t xu t m i.
II.2.4 Chu n b và trình bày báo cáo v

ánh giá yêu c u

Báo cáo cho phép các nhà quy t nh cho phép d án ti p t c hay ng ng l i. Báo cáo ph i
cung c p m t b c tranh sáng s a và y
v tình hình và khuy n ngh nh ng hành ng ti p
theo. Báo cáo th ng
c trình bày
các nhà quy t nh có th yêu c u làm rõ thêm các
n . Sau ó là quy t nh ti p t c hay lo i b d án.
II.3
i dung c a báo cáo giai
n ánh giá yêu c u

Sau ây là

c

ng c a báo cáo k t qu giai

n ánh giá yêu c u..

1. Yêu c u
- Tên yêu c u.
- Tên ng

i ho c b ph n nêu yêu c u.

- H th ng tin nghiên c u có liên quan t i yêu c u.
- Nh ng v n
2. Ph

do ng

i yêu c u nêu lên..

ng pháp ti n hành ánh giá yêu c u

- Các công c thu th p thông tin.
- Quá trình thu th p thông tin
- Nh ng ng

i ã g p làm vi c và n i dung thông tin thu

c.

3. Mô t khung c nh
- Trình bày v các b ph n, các ch c n ng, câc v trí công tác có nh h
nh h ng c a h th ng nghiên c u.
- Nêu tên các nhà qu n lý có trách nhi m.
-

c tr ng t ch c: chính sách, nhân s , các ng d ng.

-

c tr ng v công ngh : trang thi t b .

- Khung c nh tài chính: doanh s , t l t ng tr

ng t l lãi.

4. H th ng nghiên c u
- Tên g i và mô t .
- M c ích c a h th ng.
5. Nêu các v n

Trang 6

-V n

nhìn d

i góc

các nhà qu n lý có liên quan.

-V n

nhìn d

i góc

nhà phân tích.
Khoa Tin h c Kinh t

ng ho c b


ánh giá yêu c u phát tri n HTTT qu n lý
6. ánh giá v tính kh thi
- T ch c .
- K thu t.
- Th i gian.
- Tài chính.
-

o

c

7. Ki n ngh
8.

xu t c a d án
- Mô t các nhi m v c n th c hi n.
-

xu t v th i h n.

-

xu t v chi phí.

Câu h i ki m tra ánh giá ch
1.
2.

Môi tr

ng II

ng t ch c h th ng thông tin là gì?

nh ngh a h th ng thông tin qu n lý.

3.

Trình bày

c

ng c a m t d án HTTT

4.

Trình bày cách th c s d ng MS PROJECT

5.

Nêu nh ng

6.

T i sao nói, giai

l p m t d án

c tr ng riêng có c a d án phát tri n HTTT qu n lý.
n ánh giá yêu c u là giai

n then ch t, b o

m s thành công

a m t d án phát tri n m t h th ng thông tin?
7.

Nêu tên và các công vi c c a giai

8.

T i sao giai

n ánh giá yêu c u th

n ánh giá yêu c u.
ng

c trao cho nh ng phân tích viên gi u

kinh nghi m?
9.

ánh giá tính kh thi th hi n nh ng v n

10. Theo anh (ch ) c n ph i trình bày nh ng

gì?
m gì trong b n báo cáo k t thúc giai

ánh giá yêu c u??

Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 7

n