HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Phân tích chi ti t

Ch

GIAI

ng III

N PHÂN TÍCH CHI TI T

III.1 M c tiêu, n i dung công vi c và s n ph m c a phân tích chi ti t
Sau khi nghiên c u báo cáo ánh giá yêu c u và tham d bu i thuy t trình b o v d án s b
trong giai
n ánh giá yêu c u do phân tích viên trình bày, các nhà qu n lý se ra m t quy t nh phe
duy t hay hu b d án. N u d án
c phê duy t ti p t c thì gia
n phân tích chi ti t s
c tri n
khai.
Các khâu c a m t quá trình phân tích nh sau:

Chi ti t hóa
n

Hi u rõ h
th ng

Tìm nguyên
nhân

Xác nh m c

tiêu gi i quy t

xu t gi i
pháp

Phân tích h th ng còn
c phát bi u m t cách khác nh : Th c tr ng và gi i pháp (Current
Situation and Solution), V n
và gi i pháp (Problems and Solutions).
d hi u có th hình dung
t quá trình phân tích chi ti t gi ng nh quá trình khám, xét nghi m
tìm ra phác
u tr c a
bác s .
Có b nh -> Khám và Làm xét nghi m
tr -> Xác nh phác
u tr .
Chi ti t
nhau trong t
iv it
pháp
c

hi u rõ -> Ch n oán tìm ra b nh -

t m c tiêu ch a

hóa v n : Chia nh v n
ra thành các v n
nh xem xét k t c u gi a chúng v i

ng th v n
c các nhà qu n lý
xu t. Xem xét và m ng t ng h u qu c a v n
ch c. T m và quy mô c a h u qu s góp ph n quy t nh t i quy t tâm, chi phí cho gi i
xu t.

Hi u rõ h th ng: Tìm hi u sâu s c h th ng. B t u nghiên c u t cái chung n cái riêng và
cái riêng quay v hi u thêm l i cái chung. Ch có th hi u h t cái chung m i hi u h t cái riêng và ch
có th hi u h t cái riêng m i hi u h t
c cái chung. Hi u t c là có th trình bày v h th ng d i
nhi u góc
khác nhau. D i giác
h th ng ph i hi u rõ nh ng y u t c u thành ra nó và s v n
ng tác ng liên k t v i nhau gi a các thành t
th c hi n m c tiêu hay ch c n ng c a h th ng.
Ph i nhìn th y h th ng trong môi tr ng c a nó, ph i nhìn rõ nó nh trong lòng bàn tay. Nhìn rõ
nh ng u không bình th ng ho c nh ng y u kém t ng khâu t ng v trí.
Quá trình tìm hi u h th ng còn có th g i là nghiên c u h th ng. Các ph ng pháp nghiên c u,
các mô hình khác nhau dùng th hi n h th ng s
c s d ng nhi u trong giai
n này. K t qu
nghiên c u ph i a ra
c b c tranh nhi u v v h th ng cho nhà qu n lý, nhà phân tích và ng i
d ng cùng hi u
c.
Gi ng nh trong y h c khi các bác s ch a b nh. V n
h th ng
c coi nh các tri u ch ng
không bình th ng c a ng i b nh. Sau khi xem xét các tri u ch ng các bác s b t u khám nghi m,
làm các xét nghi m

rõ tình hình b nh nhân. Khâu này rât quan tr ng và chi m nhi u th i gian, s
ng nhi u lo i thi t b khác nhau và trình bày k t qu xét nghi m khác nhau.
Tìm các nguyên nhân: Sau khi hi u rõ h th ng nh ng thành viên nhóm phân tích ph i tìm ra
c nguyên nhân dích th c c a v n . Có th có nhi u nguyên nhân cho m i v n , khi ó c n
phân lo i cho rõ nguyên nào thu c v qu n lý, nguyên nhân nào thu c v t ch c, nguyên nhân nào
thu c v h th ng thông tin. Vi c xác nh nguyên nhân v a mang tính k thu t v a mang tính khoa
c. Vi c ch ra nguyên nhân c a m t v n
c n ph i có ki n th c c a k n ng gi quy t v n
(
Problem Solving).

Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 1


H KTQD

t m c tiêu gi quy t v n : Nhà qu n lý luôn luôn mu n gi i quy t tri t v n
c t ra,
c là gi i quy t 100% v n . Tuy nhiên trong th c t
c mu n ó nhi u khi không th th c hi n
c. V y gi i quy t
c bao nhiêu ph n tr m là h p lý và có th th c thi
c?
xu t gi i pháp:
xu t gi i pháp là khâu cu i cùng c a b t k m t phân tích nào. Ngh a là sau
khi bi t v n , tìm
c nguyên thì phai a ra
c bi n pháp khác ph c nó. Gi i pháp

c a ra
cho v n
qu n lý thì bao g m c các quy t sách trong qu n lý và quy t sách i v i HTTT qu n lý.
Nhà qu n lý ph i nh n
c ngh ph i làm gì i v i HTTT góp ph n khác ph c v n
ã
c
t ra.
qu
nh
nh
thi

m quan tr ng c a giai
n phân tích chi ti t có ý ngh a s ng còn i v i i phát tri n m t HTTT
n lý. James Mckeen ã làm rõ
u ó qua nh n xét: “Nh ng ng i có thành công nh t, ngh a là
ng ng i tôn tr ng nh t các ràng bu c v tài chính, v th i gian và
c ng i s d ng hài lòng
t, c ng là nh ng ng i ã dành nhi u th i gian nh t cho nh ng ho t ng phân tích chi ti t và
t k lô gíc”.

c ích chính c a giai
n phân tích chi ti t là a ra
c ch n oán v h th ng ang t n t i ngh a là xác nh
c nh ng v n chính c ng nh các nguyên nhân chính c a chúng, xác nh
c
c tiêu c n t
c c a h th ng m i và
xu t ra

c các y u t gi i pháp cho phép t
c
c tiêu trên.
làm
u ó phân tích viên ph i có m t hi u bi t sâu s c v môi tr ng trong ó h
th ng phát tri n và hi u th u áo ho t ng c a chính h th ng.
III.2 Các ph

ng pháp thu th p thông tin

2.1 Ph ng v n
Ph ng v n (Interview) là g p tr c ti p ng i
c ph ng v n, t câu h i và ghi chép l i câu tr l i. ây là
ph ng pháp thu th p thông tin c l c nh t dùng cho h u h t các d án phát tri n HTTT. Ph ng v n cho phép
thu
c nh ng thông tin khái quát v h th ng, nh ng thông tin không
c ghi trong các v n b n c a t ch c,
c bi t là m c tiêu và nh ng v n gay c n c a t ch c.
Ph ng v n th

ng

c th c theo 3 b

c sau:

c 1: Chu n b ph ng v n
c chu n b ph ng v n s th c hiên các công vi c sau:
+ L p danh sách nh ng ng
nh ng ng i

c ph ng v n s
(TOP - DOWN).

i

c ph ng v n và l p l ch cho nh ng cu c ph ng v n. Th ng
c l a ch n d a trên s
t ch c c a công ty t c p cao xu ng

+ Tìm hi u m t s thông tin v ng
+ Xác

Trang 2

c ph ng v n (trách nhi m, thái

, tu i

nh cách th c ph ng v n (phi c u trúc hay có c u trúc).

+ G i tr
+L p

i

c nh ng v n
c

yêu c u (thông tin vào/ ra, l u tr , m u bi u, x lý ...).

ng n i dung chi ti t cho ph ng v n theo m u ví d sau:

Khoa Tin h c Kinh t

i...).


Phân tích chi ti t

+

t l ch làm vi c (t t nh t là bu i sáng, th i gian t 90 phút

+ Ph

n 2 gi ).

ng ti n ghi chép là các ký pháp trên gi y kh l n theo m u d

i ây.

c 2: Ti n hành ph ng v n
+ Nhóm ph ng v n g m 2 ng i. Cán b ph ng v n chính d n d t ph ng v n, l
u. Cán b ph ng v n ph thu th p m u v t mang tin, b sung ho c làm rõ ý.
+ Thái

l ch s , úng gi . Tinh th n khách quan. Không

Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 3

c ghi trên gi y

c t o ra c m giác "thanh tra"


H KTQD

+ Nh n n i, ch m chú nghe. M m d o và c i m . Có th dùng máy ghi âm nh ng ph i
a ng i
c ph ng v n.

c phép

c 3: T ng h p k t qu ph ng v n
ây là khâu r t quan tr ng c a ph ng v n. T ng h p ph ng v n th ng
bu i ph ng v n, trong vòng 48 gi . Các công vi c c a b c này bao g m.

c th c hi n ngay sau

+ L p b ng t ng h p tài li u g m 3 c t : s hi u tài li u, mô t v tài li u và các nhi m v x lý s
ng tài li u ó.
+ L p b ng t ng h p nhi m v x lý g m 5 c t: s hi u nhi m v x lý, mô t v nhi m v x lý,
trí công tác th c hi n x lý, t n su t và kh i l ng x lý, tài li u s d ng cho x lý, tài li u ra c a
lý.
+ B sung vào các mô hình mô t h th ng.
+ T ng h p các thông tin thu
nh ng u b t h p lý c n làm rõ.

c. K t h p v i thông tin t các cu c ph ng v n khác

phát hi n

2.2 Nghiên c u tài li u
Nghiên c u tài li u cùng v i ph ng v n là 2 ph ng pháp acs l c nh t cho vi c thu th p thông tin
qu n lý. Nghiên c u tài li u cho phép nghiên c u k và t m v nhi u khía c nh c a t ch c nh : L ch
hình thành và phát tri n c a t ch c, tình hình tài chính, các tiêu chu n và nh m c, c u trúc th
c, vai trò và nhi m v c a các thành viên, n i dung và hình d ng c a các thông tin vào/ ra… Thông
tin trên gi y t ph n ánh quá kh , hi n t i và t ng lai c a t ch c.
n nghiên c u k các v n b n sau:
-

Các v n b n v th t c và quy trình làm vi c c a cá nhân ho c m t nhóm công tác.

-

Các phi u m u s d ng trong ho t

-

Các lo i báo cáo, b ng bi u do h th ng thông tin hi n có sinh ra.
2.3 S d ng phi u

ng c a t ch c.

u tra

Khi c n ph i l y thông tin t m t s l ng l n các i t ng và trên m t ph m vi a lý r ng thì
dùng t i phi u

u tra. Yêu c u các câu h i trên phi u ph i rõ ràng, cùng hi u nh nhau. Phi u ghi
theo cách th c d t ng h p.
Có th ch n
- Ch n nh ng

it
it

ng g i phi u

u tra theo m t s cách th c c b n sau:

ng có thi n chí, tích c c tr l i

- Ch n nhóm ng u nhiên trên danh sách
Ví d

- Ch n m u có m c ích. Ch ng h n ch ch n nh ng
i t ng ph i có t 2 n m công tác tr lên ...

- Phân thành các nhóm (lãnh
nhóm ó.

o, qu n lý, ng

it

ng tho mãn m t

u ki n nào ó.

i s d ng, ph c v ...) r i ch n ng u nhiên t các

Th ng thì phi u
u tra
c thi t k trên gi y, tuy nhiên c ng có th dùng qua n tho i, a
, màn hình n i m ng, trang WEB ng ... Phi u u tra c n ph i
c phát th sau ó hi u ch nh l i
i dung và hình th c câu h i. Trên phi u di u nên ch a ch y u là câu h i óng (Closed Ended) và có
t s câu h i m (Opened Ended).
m b o t l phi u thu v cao và có ch t l ng ng i g i
phi u ph i là c p trên c a các i t ng nh n phi u.
2.4 Quan sát

Trang 4

Khoa Tin h c Kinh t


Phân tích chi ti t

Khi phân tích viên mu n nhìn th y nh ng gì không th hi n trên tài li u ho c qua ph ng v n nh
tài li u
âu, a cho ai, b ng n kéo, có s p x p ho c không s p x p, l u tr có khoá ho c không
khoá ...
Quan sát s có khi g p khó kh n vì ng

i b quan sát không th c hi n gi ng nh ngày th

ng.

Ngoài vi c l a ch n công c , phân tích viên ph i xác nh các ngu n thông tin. Nh ng ngu n dùng
trong giai
n ánh giá yêu c u
ng nhiên v n
c xem xét
ây. Tuy nhiên c n ph i i sâu h n.
Ph i ph ng v n nhân viên ch u trách nhi m v các ho t ng x lý d li u khác nhau và g p nh ng
ng i qu n lý h . Khi ph ng v n các câu h i c n ph i chính xác h n vì phân tích viên ph i hi u chi
ti t. C n l u ý n vai trò quan tr ng c a ng i s d ng và l i th khi có h tham gia vào trong i
ng phân tích.
uý
Có m t s ph ng pháp hi n i n a là JAD (Joint Application Design); Ph ng v n nhóm; GSS
(Group Support System); CASE tools và nguyên m u (Prototype). H c viên có th tham kh o thêm
trong các tài li u thi t k l p trình.
III.3 Xây d ng các b ng mã hi u.
có m t h
i t ng. S d
dùng r ng kh p
p ngành, c p

th ng thông t t b t bu c các nhà qu n lý ph i xây d ng b ng mã hi u
qu n lý các
ng các b ng mã qu n lý i t ng trong th i i thông tin là r t ph bi n và
c
m i c p c a các t ch c kinh t xã h i. Có nh ng b mã c p qu c t , c p qu c gia,
nv c s .

Vi c s d ng mã cho các
Nh n di n

it

it

ng có nh ng l i ích c b n sau:

ng nhanh h n và chính xác h n.

Trong m t t p h p có nhi u i t ng n u s d ng tên th t xác nh thì có nhi u kh n ng nh m
n vì tên c a i t ng có th trùng nhau, ho c có nhi u tên ho c tên b vi t không chính xác.
Ch ng h n trong t p tin v hàng hoá, n u m i m t hàng
c nh n di n ch b i cái tên thì s có kh
ng x y ra s nh m l n vì có th có nhi u hàng hoá trùng tên ho c có nhi u tên ho c tên vi t không
chính xác tên hàng. Do ó c n ph i gán cho m i hàng hoá m t thu c tính nh danh, còn g i là m nh
danh mang tính duy nh t, m t con s ch ng h n.
Ghi chép thông tin v các

it

ng nhanh chóng h n.

d ng giá tr th c t c a tên, c a thu c tính th ng làm t n th i gian c a ng i nh p li u. Ch ng
n m t tên công ty th ng r t dài , khó nh và khó vi t vì v y s làm ch m vi c nh p m i l n làm
vi c v i tên công ty ó. N u
c nh p vào qua m t s ký hi u ng n g n (mã hi u), r i truy tìm trong
ng mã hoá l y ra tên y c a công ty thì s nhanh h n và chính xác.
Nh n di n nhóm

it

ng nhanh h n

Vi c s d ng mã có kèm các kí hi u phân c p phân l p giúp ng i x lý tin có th l c ra các nhóm
i t ng c n thi t nhanh chóng h n. Ch ng h n trong m t t p tên khách hàng ta mu n làm vi c v i
nh ng khách hàng thu c các t nh, thành ph khác nhau. N u trong mã hoá có bao hàm nh ng ký hi u
th hi n khía c nh phân nhóm tr c nh v y thì v y làm vi c v i chúng s r t d dàng và nhanh
chóng.
3.1. Mã hi u và mã hóa
Mã hi u c a m t i t ng qu n lý
c xem là m t bi u di n theo quy
ng n g n thay cho tên ho c thu c c a i t ng.
Ví d
- Mã hi u khách hàng là KH003 thay cho tên th c "Công ty TNHH TXX "
Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 5

c, thông th

ng là


H KTQD

-

Ghi chép USD thì bao gi c ng ng n h n “United States Dollar”

Mã s 2B 4376 không th là s xe máy

t u b ng 2 ch s .
u quy
nh ng ký t

ng ký

Thành ph Hà N i vì s xe máy Hà N i

nh mã s có ký t
u tiên là 1 cho hàng th c ph m, 2 cho may m c, 3 cho
u tiên nh v y nói v
c tính c a hàng hoá.

Bên c nh nh ng thu c tính nh danh theo ngôn ng t nhiên ng i ta th
tính nh n di n m i g m m t dãy ký hi u, ch y u là nh ng ch cái ch s ,
mang tính c l .

n ... thì

ng t o ra nh ng thu c
c gán cho m t ý ngh a

Ví d
- Trong tuy n sinh i h c ng
Qu n Ba ình, TP Hà N i"

i ta dùng 0 thay cho gi i tính Nam, 1 thay cho N , 1A01 cho "

Mã hóa
c xem là vi c xây d ng m t t p h p nh ng hàm th c mang tính quy c và gán cho t p

p này m t ý ngh a b ng cách cho liên h v i t p h p nh ng i t ng c n bi u di n.
Mã hoá là m t công vi c c a nhà qu n lý và c a thi t k viên h th ng thông tin. Có th coi ây là
vi c thay th thông tin d ng “t nhiên” thành m t dãy ký hi u thích ng v i m c tiêu c a ng i s
ng. M c tiêu ó có th là nh n di n nhanh chóng, không nh m l n, ti t ki m không gian l u tr và
th i gian x lý, th c hi n nh ng phép ki m tra lô gíc hình th c ho c th hi n vài c tính c a i
ng.

3.2. Các ph

ng pháp mã hoá c b n

Trong th c t ng

Ph

i ta th

ng dùng m t s ph

ng pháp mã hoá nh sau:

ng pháp mã hoá phân c p

Nguyên t c t o l p b mã này r t n gi n. Ng i ta phân c p i t ng t trên xu ng. Và mã s
c xây d ng t trái qua ph i các ch s
c kéo dài v phía bên ph i
th hi n chi ti t s phân
p sâu h n.
Ví d
th ng tài kho n k toán Vi t nam là m t b mã 3 c p. Nhóm ch s

th hai ti p theo cho ti u kho n và nhóm ch s cu i cho ti t kho n.

u cho tài kho n, nhóm

thi t l p mã phân c p c n ph i xác nh có bao nhiêu c p và m i c p c n bao nhiêu mã. Có hai
lo i mã phân c p: Mã phân c p c
nh và mã phân c p bi n thiên.
Mã phân c p c
nh là lo i mã s mà s mã trong t ng c p b gi i h n trong m t kho ng cho tr c.
Ng c l i là mã bi n thiên.
Ph

ng pháp mã liên ti p

Mã ki u này
c t o ra m t b i m t quy t c t o dãy nh t nh. Ch ng h n mã liên ti p theo s t
nhiên quy nh n u ng i
c tuy n d ng vào làm vi c tr c có mã s 999 thì ng i ti p theo mang
mã s 1000.
u

m : Không nh m l n và t o l p d dàng.
m: Không g i nh và không cho phép chèn thêm mã vào gi a hai mã c .

Nh

c

Ph

ng pháp mã t ng h p

Khi k t h p vi c mã hoá phân c p v i mã hoá liên ti p thì ta có ph
Trang 6

Khoa Tin h c Kinh t

ng pháp mã hoá t ng h p.


Phân tích chi ti t

Ph

ng pháp mã hoá theo xeri

Ph ng pháp chính này là s d ng m t t p h p theo dãy g i là xeri. Xeri
phép theo mã quy nh.
Ph

c coi nh m t gi y

ng pháp mã hoá g i nh

Ph ng pháp này c n c vào c tính c a i t ng xây d ng . Ch ng h n dùng vi c vi t t t các
ch cái u làm mã nh mã ti n t qu c t : VND, USD ...
u

m : G i nh cao, có th n i r ng d dàng.

Nh

c

m : ít thu n l i cho t ng h p và phân tích, dài h n mã phân c p.

Ph

ng pháp mã hoá ghép n i

Ph ng pháp này chia mã ra thành nhi u tr ng, m i tr ng t
liên h có th có gi a nh ng t p h p con khác nhau v i i t ng

ng ng v i m t
c gán m·.

c tính, nh ng

Ví d
Nhân viên có mã s A000172 050 06 01 08 th hi n các thu c c a nhân viên ó nh sau:

Ví d
Công ty Thái Hà kinh doanh xe máy
K1 : Kho s 1

XM : Xe máy

K2 : Kho s 2

DL :

n l nh có b mã hàng hoá nh sau:

n l nh

u
m : Nh n di n không nh m l n; có kh n ng phân tích cao; Có nhi u kh n ng ki m tra
thu c tính.
Nh c
m: Khá c ng k nh vì ph i c n nhi u ký t ; ph i ch n nh ng
mã m t ý ngh a.
3.3. Yêu c u

Ch t l

nh n u không

i v i b mã

s d ng có hi u qu vi c mã hoá ph i
o

c tính n

m b o các tiêu chu n c b n sau:

m t l kén ch n và t l sâu s c b ng 1
ng c a m t b mã

c ol

ng b ng hai con s t l sau:

S l ng i t ng tho mãn
c l c ra
l kén ch n = ------------------------------------------------T ng s
i t ng
c l c ra
S l ng i t ng tho mãn l c ra
T l sâu s c = ----------------------------------------------------T ng s
i t ng tho mãn có trong t p tin
hi u rõ ý ngh a c a 2 con s t l trên , hãy xem ví d sau:
Ví d : M t công ty a qu c gia mu n tham kh o xem trong h s nhân viên c a mình “Có
nh ng k s t t nghi p tr ng k thu t bi t ti ng Anh ho c ti ng Tây Ban Nha hay không?”. Khi
thành l p b mã thì:
Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 7


H KTQD

•
viên

c tính k s
c gán mã s 03 cho các k s t t nghi p tr
c gán ch c danh k s t ng
ng

ng k thu t và c các k thu t

• Mã ngo i ng g m 3 ký t ; ký t
u là ch tên ngo i ng bi t t t nh t, ký t th hai là ch tên
ngo i ng bi t t t th hai (A ti ng Anh, B là ti ng Nga, C là ti ng Pháp...), ký t th ba cho bi t anh
ta có bi t thêm ngo i ng th 3 không (1 là có; 2 là không)...
Gi s có 200 k s và 50 k thu t viên t ng
ng k s trong ó có 156 k s bi t ti ng Anh
ho c Tây Ban Nha nh ngo i ng th nh t ho c th hai và 24 k s bi t các ngo i ng này nh ngo i
ng th 3.
- V i yêu c u tìm ki m “K s “ nh trên thì t ng s
i t ng l c ra là 250 (mã 03) và T ng s
ng
c th a mãn(K s ) là 200 v y t l kén ch n là 200/250 = 0,8.
- V i yêu c u tìm "K s bi t ti ng Anh ho c Tây Ban Nha" s
c tìm ki m theo 2 ký t
mã ngo i ng , không th tìm theo ký t th 3, nh v y ch tìm
c 156 i t ng th a mãn
ra trên t ng s 156+24=180 i t ng th a mãn. Nh
y thì t l sâu s c là 156/180= 0,87.

i

uc a
cl c

Mã s là ph ng ti n nh n di n hay truy tìm i t ng do ó ph i b o m t l l a ch n và sâu
c b ng m t i v i các tiêu chu n tìm ki m ã
c t ra.
u ó b t bu c nh ng ng i xây d ng

mã ph i hi u sâu s c các yêu c u tìm ki m các nhóm i t ng khác nhau ngõ h u xây d ng
c
mã có t l l ch n và t l sâu s c b ng 1 i v i t t c các tìm ki m l a ch n.
Có tính uy n chuy n và lâu b n
t b mã ph i tiên l ng
nh ng thay i ó. M t b mã
i.

c kh n ng thay i c a i t ng qu n lý
có th thích ng v i
c xem là có tính ch t này khi nó cho phép n i r ng và b sung mã

Ví d 1
t doanh nghi p mu n mã hoá nhân viên c a mình theo b mã liên ti p. T ng s nhân viên hi n
th i là 8 000 ; t l thay i (v h u, thôi vi c ...) là 10% n m; mã s nhân viên thôi vi c không
c
gán cho ng i khác. N u s d ng b mã dài 4 ch s thì ch còn 2000/8000 = 2 n m là bão hoà b mã
này. C n ph i xem xét ph ng án 5 ch s ho c dùng ch cái ch s cho b mã 4 ký t .
Ví d 2
t công ty th ng m i bán hàng qua m ng INTERNET mu n mã hoá t t c khách hàng c a mình
ng m t b mã liên ti p theo tr t t ABC c a m u t
u tiên c a tên khách hàng. T p tin hi n th i
ch a 5000 khách hàng d ki n t i a có 20000 khách hàng.
khi có khách hàng m i có th chèn
thêm mã m i mà không phá v tr t t b mã ã có; ng i ta có th d a vào phân b ng u nhiên c a
ut
u tiên c a tên dân chúng d i ây trù li u s l ng mã ng v i m i ch cái nh sau:
TiÖn lîi khi sö dông
- B mã càng ng n g n càng t t.
u ó giúp ti t ki m b nh , ti t ki m th i gian nh p li u và

gi m sai l m khi s d ng. Kinh nghi m cho th y n u mã s t ng lên m t ký t thì sai sót khi nh p mã
s t ng g p ôi.
-

Trang 8

m b o ki m tra d dàng ho c b ng th công ho c t

Khoa Tin h c Kinh t

ng.


Phân tích chi ti t

- Khai thác d dàng cho nh ng x lý v sau là khía c nh c n xem xét khi xây d ng b mã. B mã
dãy ký t x lý d dàng h n cho các yêu c u phân nhóm, t ng h p h n là b mã s . Tuy nhiên mã s
ng n g n h n, nh p nhanh h n.
- Gi i mã d dàng t c là b mã ph i xây d ng sao cho có th di n d ch d và rõ ràng.
3.4. Cách th c ti n hành mã hóa¸
1. Xác

nh t p h p các

it

ng c n mã hoá.

2. Xác

nh các x lý tra c u c n th c hi n.

Phân b s d ng ch cái ti ng Anh
3. L a ch n gi i pháp mã hóa.
- Xác

nh tr t t

ng c p các tiêu chu n l a ch n.

- Ki m tra l i nh ng b mã hi n hành.
- Tham kh o ý ki n c a ng
- Ki m tra

n

i s d ng.

nh c a các thu c tính.

- Ki m tra kh n ng thay

ic a

it

ng.

4. Tri n khai mã hóa.
Tri n khai mã hóa bao g m các công vi c nh : L p k ho ch, xác nh i ng và các quy t c, quy

ch xây d ng b mã, thông tin y
v b mã cho các i t ng s d ng và lo i b các b mã l i
th i.
Mã hoá là công vi c r t quan tr ng c a vi c xây d ng h th ng thông tin. Chúng b t u ngay c
khi ng i thi t k h th ng thông tin ch a ý th c rõ ràng v vi c s d ng chúng. Mã hoá và s d ng
mã x y ra trong su t trong quá trình phân tích, thi t k , cài t và khai thác h th ng thông tin.
III.4 Công c mô hình hoá h th ng thông tin
th ng thông tin r t ph c t p khi phân tích c n ph i s d ng r t nhi u ngôn ng mô hình hóa
mô hình hóa – th hi n v t lý nh ng y u t c b n c n cho phân tích và tr u t ng nh ng y u t ch a
n thi t.
n t i m t s công c t ng i chu n cho vi c mô hình hoá và xây d ng tài li u cho h th ng. ó
là s
lu ng thông tin (Information Flow Diagram- IFD, s
lu ng d li u (Data Flow Diagram DFD và t
n h th ng (System Dictionary – DS).
lu ng thông tin và s
hi n m t t nh c a h th ng
4.1 S

lu ng d li u th hi n tính

lu ng thông tin

Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 9

ng c a h th ng, T

n h th ng th

H KTQD

lu ng thông tin
c dùng
mô t h th ng thông tin theo cách th c ng. T c là mô t s
di chuy n c a các tài li u, thông tin, vi c x lý, vi c l u tr chúng trong th gi i v t lý b ng các s
.
Các ký pháp c a s

lu ng thông tin nh sau:

- X lý

-

Kho l u tr d li u

- Dòng thông tin

-

u khi n

uý
+ Dòng thông tin vào ra v i kho d li u không c n ph i có m i tên ch h
+ Có th dùng thêm m t s ký t khác nh màn hình, a t .
Ví d
lu ng thông tin th hi n ho t

m cho sinh viên cu i m i k .

Trang 10

ng ch m thi, nh p

Khoa Tin h c Kinh t

ng

m vào máy tính và in b ng thông báo


Phân tích chi ti t

Các phích v t lý là nh ng mô t chi ti t h n b ng l i cho các i t ng
c bi u di n trên s
.
t nhi u các thông tin không th th hi n trên s
nh hình d ng (Format) c a các thông tin vào/ ra,
th t c x lý, ph ng ti n th c hi n x lý ... s
c ghi trên các phích v t lý này. Có 3 lo i phích:
phích lu ng thông tin, phích kho ch a d li u, phích x lý.
Lo i th nh t: Phích lu ng thông tin (tài li u) có m u.

Lo i th hai: Phích kho ch a d li u.

Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 11

H KTQD

Lo i th ba: Phích x lý.
Tên x lý:
Mô t :
Tài li u vào:
Tài li u ra:
Các kho d li u có liên quan:
Các IFD có liên quan:
Lô gíc x lý

liên k t lu ng thông tin

4.2 S

lu ng d li u

lu ng d li u dùng mô t c ng chính h th ng thông tin nh s
lu ng thông tin nh ng
trên góc
tr u t ng. Trên s
ch bao g m Các lu ng d li u, các x lý, các l u tr d li u,
ngu n và ích nh ng không h quan tâm t i n i, th i m và i t ng ch u trách nhi m x lý. S
lu ng d li u ch mô t
n thu n h th ng thông tin làm gì và làm gì.
Ký pháp dùng cho s
Ngôn ng s
và dòng d li u.

Trang 12

lu ng d li u (DFD)

lu ng d li u DFD s d ng 4 lo i ký pháp c b n: th c th , ti n trình, kho d li u

Khoa Tin h c Kinh t


Phân tích chi ti t

Ví d

Các m c c a DFD
ng c nh (Context Diagram) th hi n r t khái quát n i dung chính c a h th ng thông tin.
này không i vào chi ti t, mà mô t sao cho ch c n m t l n nhìn là nh n ra n i dung chính c a
th ng.
cho s
ng c nh sáng s a, d nhìn có th b qua các kho d li u; b qua các x lý c p
nh t. S
khung c nh còn
c g i là s
m c0
Ví d
khung c nh h th ng tính l ng c a m t công ty n c ngoài.

Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 13

H KTQD

Phân rã s
mô t h th ng chi ti t h n ng i ta dùng k thu t phân rã (Explosion) s
khung c nh, ng i ta phân rã ra thành s
m c 0, ti p sau m c 0 là m c 1 ...
Ví d sau là s
DFD m c 0 c a h th ng tính l
phân rã xu ng m c 1, m c 2 ...

.B t

ut s

ng. Sau m c này n u c n thi t thì ti n hành

Các phích lô gíc
Gi ng nh phích v t lý, phích lô gíc hoàn ch nh tài li u cho h th ng. Có 5 lo i phích lô gíc. Chúng
c dùng mô t thêm cho lu ng d li u, x lý, kho d li u, t p d li u và ph n t thông tin.
−

u phích x lý lô gíc
1.
Mã hi u
2.
Tên x lý
3.
Mô t

4.
Tên DFD có liên quan
5.
Các lu ng d li u vào
6.
Các lu ng d li u ra
7.
Kho d li u s d ng
8.
Mô t lô gics x lý

−

Mãu phích d li u
1.
Mã hi u
2.
Tên lu ng
3.
Mô t
4.
Tên DFD có liên quan
5.
Ngu n

Trang 14

Khoa Tin h c Kinh t

Phân tích chi ti t

6.
ích
7.
Các ph n t thông tin
u phích ph n t thông tin
1.
Mã hi u
2.
Tên phàn t thông tin
3.
Lo i
4.
dài
5.
Các giá tr cho phép
u ph ch kho d li u
1.
Mã hi u
2.
Tên kho
3.
Mô t
4.
Tên các DFD có liên quan
5.
Tên s
c u trúc d li u trong kho

−

−

−

u phích t p d li u
1.
Mã hi u
2.
Tên t p
3.
Mô t
4.
Tên DFD có liên quan
5.
Các ph n t thông tin
6.
Kh i l ng (b n ghi/ký t )

Ngôn ng c u trúc dùng

mô t x lý lô gíc trên phích x lý

Ngôn ng này ch a các ng t nh : c, ghi, s p x p, chuy n sang, tr n, c ng tr , nhân, chia, hãy
th c hi n ... Các phép toán s h c và lô gíc th ng dùng.
Ngôn ng c ng dùng các danh t

c dùng

mô t d li u trong t

n h th ng.

Ngôn ng c u trúc không dùng các tr ng t và tính t .
Ngôn ng c u trúc ch dùng các c u trúc sau ây
1.

Ti p theo (Sequence)

2.

N u ... thì ...

3.

N u ... thì ... N u không thì ...

4.

Trong khi mà ...

5.

Cho

6.

Câu ph c h p B t

7.

Theo các tr

vi t các câu.

n khi
u ... K t thúc.

ng h p

Ngôn ng c u trúc ti ng anh c ng có th dùng khi thi t k .
Ngôn ng này ch a các ng t nh : Read, Write, Sort, Move, Merge, Add , Substract, Multiply,
Division, Do ... Các phép toán s h c và lô gíc th ng dùng.
Ngôn ng c ng dùng các danh t

c dùng

mô t d li u trong t

Ngôn ng c u trúc không dùng các tr ng t và tính t .
Ngôn ng c u trúc ch dùng các c u trúc sau ây

vi t các câu.

1. Ti p theo (Sequence)
Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 15

n h th ng.


H KTQD

2. If ... Then ...
3. If ... then ... Elsse ....
4. While ... Do ...
5. Repeat .... Until ...
6. Câu ph c h p Begin ... End.
7. Case ... of
VÝ dô 1
c s l ng trong kho
Chon tr ng h pp
Tr ng h p 1: N u s l ng trong kho l n h n h n m c
d tr
Th c hi n: Không làm gì
Tr ng h p 2: N u s l ng trong kho nh h n h n m c
l u kho
Th c hi n: T o m t n t hàng
Tr ng h p 3: H t hàng trong kho
Th c hi n : t hàng kh n c p
H t tr ng h p
Ví d 2
Th c hi n cho n khi h t t p
B t u: c b n ghi ki m kê
N u s l ng hàng t n kho < h n m c d tr
Th c hi n: t o m t n t hàng m i
Ng c l i
Th c hi n: Không làm gì.

K t thúc
kh i mô t lô gíc x lý

S
Trang 16

kh i x lý d ng c
Khoa Tin h c Kinh t

i n


Phân tích chi ti t

thu t toán ki u Nassi-Shneiderman

thu t toán ki u Ferstl

Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 17


H KTQD

S

thu t toán ki u Hamilton-Zeldin

thu t toán ki u Problem Analysis Diagram(PAD)

t s quy

c và quy t c liên quan t i DFD

1. M i lu ng d li u ph i có m t tên tr lu ng gi a x lý và kho d li u.
2. D li u ch a trên 2 v t mang khác nhau nh ng luôn luôn i cùng nhau thì có th t o ra ch m t
lu ng duy nh t.
3. X lý luôn ph i

c ánh mã s .

4. V l i các kho d li u
Trang 18

các lu ng d li u không c t nhau
Khoa Tin h c Kinh t


Phân tích chi ti t

5. Tên cho x lý ph i là m t

ng t .

6. X lý bu c ph i th c hi n m t bi n

i d li u. Lu ng vào ph i khác v i lu ng ra t m t x lý.

i v i vi c phân rã DFD

7. Thông th ng m t x lý mà lô gíc x lý c a nó
chi m m t trang gi y thì không phân rã ti p.
8. C g ng ch

c trình bày b ng ngôn ng có c u trúc ch

t i a 7 x lý trên m t trang DFD.

9. T t c các x lý trên m t DFD ph i thu c cùng m t m c phân rã.
10. Lu ng vào c a m t DFD m c cao ph i là lu ng vào c a m t DFD con m c th p nào ó. Lu ng
ra t i ích c a m t DFD con ph i là lu ng ra t i ích c a m t DFD m c l n h n nào ó. ây còn g i
là nguyên t c cân i (Balancing) c a DFD
11. X lý không phân rã ti p thêm thì
c g i là x lý nguyên thu . M i x lý nguyên thu ph i
có m t phích x lý lô gíc trong t
n h th ng.
lu ng thông tin và s
lu ng d li u là hai công c th ng dùng nh t
phân tích và thi t
HTTT. Chúng th hi n hai m c mô hình và hai góc nhìn ng và t nh v h th ng.
Nh ng công c này
c ph n l n các phân tích viên s d ng v i m c
khác nhau, b t lu n quy
mô d án l n hay nh c ng nh kích c c a t ch c to hay nh . Ngày nay m t s công c
c tin h c
hoá, vì v y có nhi u ph n m m cho phép xây d ng s
lu ng d li u c a m t h th ng. M t s ph n
m tinh t h n cho kh n ng t o ra ng th i c s
lu ng d li u và t
n h th ng. Tuy nhiên,

các công c ch giúp các nhà phân tích t o nhanh h n các s
ho c m i liên quan gi a s
và các
u t trong t
n, ch nó không th c hi n thay công vi c c a nhà phân tích và vi c phát hi n l i
trên s
v n thu c trách nhi m nhà phân tích.
III. 5 Các công

n c a giai

n phân tích chi ti t

Có 7 công
n: l p k ho ch, nghiên c u môi tr ng, nghiên c u h th ng, a ra ch n oán và
xác nh các y u t gi i pháp, ánh giá l i tính kh thi, thay i
xu t d án, chu n b và trình bày
báo cáo.
ây c ng là trình t th c hi n c a chúng: sau khi l p k ho ch, thu th p m t l ng l n thông tin v
th ng ang t n t i và v môi tr ng c a nó. Khi có m t l ng l n thông tin, phân tích viên a ra
ch n oán t c là xác nh v n và nguyên nhân, và ánh giá l i tính kh thi. R t có th m t s y u t
i không
c nêu ra trong khi ánh giá yêu c u s xu t hi n và làm thay i m c kh thi c a d án.
Nh ng y u t này c ng có th kh ng nh l i vi c ánh giá tính kh thi c a giai
n i tr c. Do có
nh ng y u t m i này mà xu t c a d án trong báo cáo v ánh giá yêu c u s ph i thay i, d li u
chính xác h n v m c tiêu c n t
c, v th i h n v chi phí và l i ích ph i
c a nh p vào
xu t. Cu i cùng thì báo cáo v nghiên c u chi ti t ph i

c chu n b và
c trình bày cho nh ng
ng i có trách nhi m quy t nh.
Quá trình
c mô t
ây có tính l p. Trong th c t , r t có th trong lúc ti n hành a ra ch n
oán, ánh giá l i tính kh thi ho c thay i xu t phân tích viên th y thi u m t s thông tin nào ó
ho c là v h th ng ho c là v môi tr ng. Phân tích viên ph i thu th p thêm thông tin. C ng có th
ngay trong khi trình bày báo cáo m t s y u t m i n y sinh và nh v y m t s công
n ph i làm
i. T t nhiên m t tình tr ng nh v y là không d ch u i v i nhà phân tích, nh ng thà nó x y ra giai
n phân tích còn h n là nó x y ra vào lúc trình bày h th ng cu i cùng khi ó m i s là không th
làm gì
c n a.
III.6 L p k ho ch nghiên c u chi ti t
Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 19


H KTQD

Tr c khi giai
n phân tích th c s b t u thì ng i ch u trách nhi m c a giai
n này ph i l p
ho ch v các nhi m v ph i th c hi n. Công
n này g m: thành l p nhóm phân tích, phân chia
nhi m v , ch n ph ng pháp, công c và k thu t s dùng và xây d ng th i h n cho các công vi c.
6.1 Thành l p

i ng

t c u cu i cùng c a i ng phân tích ph thu c vào nhi u y u t : t m quy mô c a h th ng, kích
c a t ch c, cách th c qu n lý d án trong t ch c, s s n sàng và kinh nghi m c a các thành viên
tham gia. M t u t t nhiên là ng i s d ng h th ng s óng vai trò quan tr ng trong d án, b i vì
chính h s s d ng h th ng t ng lai, h có trách nhi m b o m r ng h th ng ó s áp ng yêu
u c a h . M t s t ch c nh n ra s c n thi t này và gi i phóng cho m t ho c m t s ng i s d ng
kh i nhi m v hàng ngày
cho h tr thành thành viên c a i ng phát tri n h th ng. Tuy nhiên
u ó không ph i lúc nào c ng th c hi n
c, nhi u t ch c không th cho phép nh v y vì thi u
ngu n nhân l c ho c tài chính. Ngay c khi không có m t ng i s d ng nào tham gia vào i ng
phát tri n h th ng thì phân tích viên v n ph i c g ng có
c s tham gia t i a c a nh ng ng i s
ng.
Tu theo ngu n l c s n có và quy mô c a h th ng i ng phân tích có th ch có m t phân tích
viên th c hi n toàn b các khâu công vi c phát tri n h th ng, v i quy mô l n và b n ch t ph c t p òi
i m t i ng nhi u thành viên h n và th ng là a chuyên ngành. Trong các d án nh v y i ng
phân tích bao g m m t ch d án thu c b ph n h th ng thông tin, m t s phân tích viên có kinh
nghi m trong phân tích chi ti t và thi t k mô hình lôgíc và mô hình v t lý ngoài, m t s phân tích
viên khác chuyên v các ph ng di n k thu t cùng m t s k thu t viên và l p trình viên. Trong
nh ng d án nh v y không th thi u
c i di n c a ng i s d ng có th c ng tác ch t ch .
6.2 L a ch n ph

ng pháp và công c

Phân tích chi ti t bao g m các công vi c ch y u là thu th p thông tin, ch nh n thông tin, xây
ng nên các mô hình c a h th ng nghiên c u, chu n b tài li u v các mô hình ó và s d ng các mô
hình và tài li u này

a ra ch n oán và xác nh các y u t gi i pháp. Ph ng pháp làm vi c và các
công c c a i ng là các ph ng ti n làm d dàng vi c th c hi n các nhi m v .
Nh chúng ta ã bi t t n t i 4 công c thu th p thông tin chính: ph ng v n, phi u
u tra, quan sát
và nghiên c u tài li u c a t ch c. Các công c này không ph i lúc nào c ng
c s d ng. Phi u
u
tra t ra r t có ích cho vi c thu th p thông tin v m t h th ng hay v môi tr ng c a nó v i m t s
ng r t l n ng i có liên quan. Trong m t s tr ng h p phân tích viên th y không c n thi t ti n
hành các bu i quan sát m c dù vi c này r t lên làm khi có th . Ph ng v n và xem xét tài li u là nh ng
công c dùng trong m i d án.
6.3 Xác

nh th i h n

Ng i s s d ng h th ng ang
c phát tri n c ng gi ng nh ch c a m t ngôi nhà ang xây
ng, ho c b xây d ng ang cho xây d ng m t cây c u ho c m t con
ng ô tô h có yêu c u lúc
nào thì h th ng hoàn t t. M t s phân tích viên còn hay nói r ng ng i yêu c u th ng òi ngay sau
ngày kh i công d án là d án ph i xong. Phân tích viên hay ng i ch u trách nhi m v d án ph i
m b o xác nh úng th i gian c n thi t cho m i công vi c c n ph i th c hi n và
tuân th th i
n ã n nh. N u nh kinh nghi m là m t át ch bài quý giá cho vi c xây d ng các m c th i h n,
thì th ng khi nó v n ch a
cho vi c ó. Qu th t m t s d án ã kéo dài g p ôi ho c g p ba l n
th i h n
c xây d ng theo kinh nghi m.
Không có thu c bách b nh cho v n
v th i h n, có nhi u công c cho phép ánh gía t t h n v

th i h n hoàn thành, ph i h p t t h n các khâu công vi c có tính n ngôi th th c hi n c a chúng ,
ho c tính t i các công vi c k ch tính ho c quan tr ng có tác ng t i ti n trình d án. S
ng
ng ch ng h n.
III.7 Nghiên c u môi tr
Trang 20

ng c a h th ng ang t n t i
Khoa Tin h c Kinh t


Phân tích chi ti t

t h thông tin không phát tri n trong m t cái bình r ng. Nó b nh h ng b i r t nhi u nhân t
bên ngoài và ng c l i nó có nh h ng t i các nhân t ó. T p h p các nhân t ó
c g i là các
ràng bu c c a h th ng. Nh chúng ta ã bi t giá tr c a m t h th ng thông tin ph thu c vào n ng
c tôn tr ng các ràng bu c này. Khi a ra ch n oán v h th ng hi n th i, phân tích viên ph i c
ng
có
c s hi u bi t sâu s c v môi tr ng h th ng nghiên c u
ánh giá m c
phù h p
gi a các c tr ng h th ng v i các ràng bu c c a môi tr ng. S hi u bi t này c ng r t quý cho giai
n thi t k h th ng m i sau này. Trong giai
n ánh giá yêu c u, m t s thông tin v môi tr ng
ã
c thu th p. Nh ng nói chung thì nh ng thông tin ó v n ch a
và vi c tìm ki m thông tin
thêm v n ph i ti p t c.

Thông tin v môi tr ng
c chia làm ba l nh v c: t ch c, k thu t và tài chính.
Môi tr

ng c a h th ng hi n t i

Môi tr

ng ngoài
- Lo i hình c a t ch c,
- Lo i s n ph m ho c d ch v cung c p.
- Ngành ho t

ng (t nhân hay công c ng).

- S phát tri n chung c a ngành.
- C nh tranh và th ph n.
- Xu th công ngh trong ngành.
- Nh ng b lu t c b n mà ngành ph i tuân th .
- Nh ng y u t chính y u c a s thành công cho các t ch c cùng ngành.
n rõ các thông tin t môi tr ng c nh tranh:
Các u m i thông tin c nh tranh
1. Khách hàng
2. Nhà cung c p
3. Doang nghi p c nh tranh
4. Doanh nghi p có s n ph m d ch v b sung ho c thay th
5. Doanh nghi p s c nh tranh.
Các n i dung thông tin v mô t môi tr
1. Chính tr

nng ngoài t ch c

2. Kinh t
3. Pháp lý
4. V n hóa xã h i
5. T nhiên và

a lý

6. Công ngh
Môi tr

ng t ch c.

- Tri t lý ho t

ng

- S m nh
- T m nhìn, ch c n ng, nhi m v
- Chi n l

c phát tri n

- K ho ch phát tri n
Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 21

H KTQD

- K t qu phân tích SWOT (M nh, Y u, C h i, Thách th c)
- L ch s .
- Quy mô, t c

t ng tr

ng, th tr

ng, n ng l c.

- Khách hàng.
- Chính sách, c u trúc, m c tiêu dài h n và ng n h n.
- K ho ch hành
-M c

ng.

t p trung trách nhi m.

- Phân b

a lý.

- Cách th c qu n lý.
-

c tr ng v nhân s , kinh nghi m tin h c.

- Các t ch c công oàn.
- Tình tr ng tài chính,
Môi tr

u t d ki n, ngân sách vay và d ki n cho h th ng thông tin.

ng v t lý

- Khuôn viên

a lý

- Phân b c a ng

i s d ng, khách hàng.

- T ch c c a nh ng n i th c hi n x lý d li u.
-M c
Môi tr

an ninh, ki m soát.

ng nhân l c k thu t và k thu t

- Ph n c ng và ph n m m t i ch cho x lý d li u, các thi t b khác, c s d li u và các t p
tin h c hoá.
- Nhân s phát tri n h th ng và khai thác.
III.8 Nghiên c u h th ng hi n t i
bi t

c tiêu u tiên c a vi c nghiên c u h th ng ang t n t i là
y v h thông tin nghiên c u. Có ngh a là hi u:

i ng phân tích ph i có s hi u

1. Lý do t n t i
2. Các m i liên h c a nó v i các h th ng khác trong t ch c
3. Nh ng ng

i s d ng

4. Các b ph n c u thành
5. Các ph

ng th c x lý

6. Thông tin mà nó s n sinh ra
7. Nh ng d li u mà nó thu nh n
8. Kh i l

ng d li u mà nó x lý

9. Chi phí và giá c g n li n v i thu th p, x lý và phân phát thông tin
10. Hi u qu x lý d li u
.......
Thêm vào ó c n ph i xác
Trang 22

nh nh ng v n

có liên quan v i h th ng và nguyên nhân c a chúng.

Khoa Tin h c Kinh t


Phõn tớch chi ti t

Kh i l ng thụng tin thu th p v phõn tớch l n h n nhi u so v i cỏc ho t ng tr c õy. Trong
cụng
n ny bao g m ba nhi m v chớnh: Thu th p thụng tin, Xõy d ng mụ hỡnh v t lý ngoi v Xõy
ng mụ hỡnh lụ gớc.

8.1 Thu th p thụng tin v h th ng ang t n t i
Nhi m v ny cú hai vi c ph i lm: Mụ t cỏc b ph n v ho t
ang t n t i trong h th ng.

ng c a chỳng, thu th p cỏc v n

hi n

Thông tin về hệ thống thông tin. Để có đ-ợc một hình ảnh đầy đủ về các bộ phận của hệ
thống và sự vận động của nó, thì các nội dung thông tin sau đây phải đ-ợc thu thập:
-1. Ho t ng chung c a h th ng. Ch c n ng qu n lý m h th ng c n ph i ph c v thụng tin, k
trỏch nhi m, rng bu c v th i gian, kh i l ng, s s p t v trớ v t lý v cỏc khớa c nh a v t lý
khỏc.
- 2. D li u vo: N i dung, m u ti li u vo, khuụn d ng mn hỡnh thụng tin vo, mụ t cỏc thi t b
nh p, ngu n d li u, kh i l ng v t n xu t c a vi c nh p vo, chi phớ cho vi c nh p vo (ti li u,
ph ng ti n, nhõn s )
- 3. Thụng tin ra: ớch n c a thụng tin, n i dung v cỏch tớnh toỏn cỏc giỏ tr n i dung, t n xu t
n sinh thụng tin, kh i l ng, mụ t thi t b s n sinh thụng tin ra, khuụn d ng v ỏnh giỏ khuụn

ng, m u bỏo cỏo, khuụn d ng mn hỡnh, h n ch c a mn hỡnh, chi phớ cho thụng tin ra (ti li u,
ph ng ti n, nhõn s )
- 4. X lý : Cỏc th t c thu th p v nh p cỏc d li u vo, ph ng th c nh p, h p l hoỏ v ki m
soỏt, cỏc th t c bi n i u vo, quan h gi a cỏc x lý, rng bu c v th i gian, a
m th c hi n
lý, nhõn s th c hi n, v trớ cụng tỏc v th i gian th c hi n x lý, cỏc thi t b
c dựng, ti li u mụ
ph ng phỏp x lý, chi phớ (nguyờn v t li u, nhõn s )
- 5. C s d li u: N i dung, v t mang, kh i l ng, truy nh p (x lý, nhõn s , ki m soỏt t i ch khi
truy nh p), cỏch th c t ch c d li u, chi phớ v v t li u.
Phõn tớch viờn ph i thu th p thụng tin i t chung
ng

n riờng theo trỡnh t :

Cỏc b ph n chớnh c a h th ng -> Ho t ng chung c a chỳng -> Lý do t n t i -> Nh ng
i s d ng chớnh -> u vo chớnh -> u ra chớnh -> X lý chớnh.

Sau ú i sõu vo chi ti t. C n ph i kiờn trỡ, cú th ph i lm l p l i nhi u l n
i n m t s hi u
bi t t t v h th ng. Vi c xõy d ng mụ hỡnh v t lý ngoi v mụ hỡnh lụ gớc v c bi t l quỏ trỡnh h p
hoỏ v i ng i s d ng cho phộp xỏc nh rừ li u phõn tớch viờn v ng i s d ng ó hi u rừ ho t
ng c a h th ng v vi c mụ t h th ng ó hon ch nh ch a.
Xỏc nh v n
c a h th ng. Trong giai
n ỏnh giỏ yờu c u, phõn tớch viờn ó bi t s b t
ng i s d ng v cỏc v n
c a h th ng thụng tin. Trong cụng
n lm rừ yờu c u, phõn tớch viờn
ó ph ng v n ng i t yờu c u v ó xem xột v n

t ra. Trong c quỏ trỡnh phõn tớch chi ti t, vi c
xem xột v n
c n ph i theo sỏt h n, phõn tớch viờn ph i ghi nh n c n th n m i v n
c xỏc nh
v cỏc nguyờn nhõn cú th b t k
lỳc ph ng v n hay trong khi nghiờn c u cỏc ti li u ho c trong cỏc
bu i quan sỏt.
õy, nhi m v tỡm ra v n
v tinh t h n.

v cỏc nguyờn nhõn cú th c a nú ph i

c

c lm sõu s c h n

Vớ d
B T l th qu
m t nh doanh nghi p l n cú ho t ng kinh doanh v i nhi u nh cung c p v s
ng mua bỏn l n.
qu n lý t t ngõn qu b ta c g ng thanh toỏn trong th i h n v t n d ng t i a
vi c h ng chi t kh u khi thanh toỏn s m i cỏc nh cung c p. Doanh nghi p m r ng b ta khụng
cũn cú th theo dừi ti n trỡnh c a cỏc hoỏ n v in ra danh sỏch cỏc thanh toỏn c n ph i th c hi n
Phỏt tri n HTTT qu n lý

Trang 23


H KTQD

c n a.
cs
ng ý c a ch doanh nghi p, bà ta quy t nh phát tri n m t h th ng thông tin
(nh vào m t phân tích viên - l p trình viên do doanh nghi p thuê) hàng ngày t
ng a ra danh
sách các hoá n ph i
c thanh toán.
th ng khá n gi n. M i bu i sáng th ký c a bà T nh p d li u c a các hoá n nh n
c
(ngày nh p, tên nhà cung c p, a ch , l ng ti n ph i tr và u ki n thanh toán). D a vào ngày nh p
và
u ki n thanh toán m t ch ng trình tính xác nh ngày ph i thanh toán cho các hoá n. Các d
li u trên
c ghi vào m t t p. Hàng ngày th ký cho th c hiên ch ng trình in ra các t séc c n rút.
Ch ng trình này so sánh ngày hi n th i, do ng i s d ng nh p vào, v i ngày trên hoá n mà kho n
ti n ph i tr và in ra danh sách các hoá n c n thanh toán.
Ba T hy v ng r ng h th ng s làm nh nhi m v c a bà và cho phép bà ta t n d ng t i a nh ng
gi m giá do tr úng h n cho các nhà cung c p. Tuy nhiên sau m t s tháng s d ng, bà ta th y h
th ng không th c hi n t t vai trò c a nó. M t s nhà cung c p thông báo r ng, vi c gi m 2% giá do tr
m không th th c hi n, vì vi c thanh toán ã ch m 10 ngày so v i h n nh. Nhi u nhà cung c p
khác nói r ng, m t s hoá n v i s ti n l n ch a h
c thanh toán m c dù ã quá th i h n nhi u
tu n.
Bà th qu ng c nhiên và th t v ng. Bà ki m tra l i danh sách các thanh toán thì th y các t m séc
nh trên danh sách ã
c rút ra và không tìm th y trên danh sách nh ng kho n ch a tr . Bà ta th y
thâm h t khá nhi u ti n trong th i gian dùng h th ng. Danh ti ng c a công ty b sút gi m. Bà không
còn tin vào h th ng n a và quy t nh không dùng nó cho n khi có ai ó tìm ra và s a ch a nh ng
ch sai sót. Bà không còn tin vào ng i phân tích- l p trình ã phát tri n h th ng. Bà yêu c u m t
hãng k toán có ti ng th ng ki m tra s sách giúp công ty, hãng này có m t b ph n d ch v h th ng

thông tin phân tích l i h th ng thông tin trên.
iv n

nh v y nhà phân tích m i này s d ng phích tài li u v n

nh sau:

8.2 Xây d ng mô hình v t lý ngoài
Phân tích viên s xây d ng mô hình v t lý ngoài d a vào các d li u mô t ã thu th p
cv h
th ng. Mô hình này mô t h th ng nh nh ng ng i s d ng nhìn th y. Mô hình này t o thành t li u
h th ng nh nó ang t n t i, nó c ng là công c
phân tích viên ki m tra s hi u bi t c a mình
h th ng v i ng i s d ng. Trong quá trình th c hi n vi c mô hình hoá và m i khi mô hình
c
p th c hoá thì phân tích viên c g ng rút ra v n , nguyên nhân và làm hoàn ch nh chúng trên các
phích tài li u v n . Toàn b các thông tin này ph c v cho vi c a ra ch n oán v h th ng ang
n t i tr giúp xác nh
c các m c tiêu và nh ng yêu c u mà h th ng m i c n ph i làm tho mãn.
Các mô hình v t lý ngoài và mô hình lô gíc ch có giá tr khi nó là b c tranh trung th c c a h th ng
nghiên c u. T ng t nh mô hình c a m t máy bay là m t v t thu nh
nghiên c u
b n v ng
a v t li u n u nó không tôn tr ng hoàn toàn nh ng c tr ng c a máy bay g c thì nh ng nghiên c u
không có giá tr .
Xây d ng m t mô hình h th ng c n ph i có r t nhi u thông tin chi ti t. Cho dù là bao nhiêu gi
dành cho ph ng v n, quan sát và nghiên c u tài li u và làm vi c cùng v i ng i s d ng thì v n c
luôn luôn t n t i nh ng câu h i mà phân tích viên ch a có câu tr l i c khi xây d ng mô hình (v t lý
ngoài hay lô gíc).
Ví d

ng này

làm gì?

n sao th t c a tài li u này

làm gì?

l u tr hay là chuy n cho m t b ph n khác?

Vì thi u kinh nghi m, th i gian ho c s su t, m t s phân tích viên t tr l i nh ng câu h i ó b ng
nh ng câu tr l i "lô gíc" nh t. Ch ng h n, ch c ch n là t ng này dùng
ki m tra chéo; b n sao th
c a t tài li u y s
c chuy n cho b ph n Y... Tuy nhiên nh ng câu tr l i ó th ng là không
úng v i th c t ngay c khi phân tích viên cho ó u hi n nhiên.
Trang 24

Khoa Tin h c Kinh t


Phân tích chi ti t

t cách ti n hành nh v y r t có nguy c
a n cho nhà phân tích m t cái nhìn sai l ch v h
th ng. Sai sót nh v y không ph i lúc nào c ng nghiêm tr ng, nh ng ôi khi nó gây ra nh ng h u qu
khó l ng.
Khi có s nghi ng , phân tích viên không
c phép t mình a ra câu tr l i, hãy l y thông tin t
ng i s d ng. Ta luôn luôn nh c l i: chúng ta ang trong m t quy trình l p. Phân tích viên ch c ch n

ph i nhi u l n quay l i v i ng i s d ng l y thông tin thêm và h p th c hoá mô hình c a mình khi
nó
c xây d ng.
8.3 Xây d ng mô hình lô gíc
Mô hình lô gíc s
c xây d ng t mô hình v t lý ngoài và t các d li u thu th p
c tr c ây.
lu ng d li u và t
n d li u là tài li u v h th ng. Khi c n thi t thì s
c u trúc d li u
(DSD) s hoàn ch nh tài li u trên.
ng nh mô hình v t lý ngoài mô hình lô gíc mô t h th ng th c t i cho phép nhà phân tích h p
hoá s hi u bi t c a mình v h th ng v i ng i s d ng và là công c
xác nh m t s v n
a h th ng c ng nh nguyên nhân c a chúng. Mô hình lô gíc c ng s
c dùng khi a ra ch n
oán cho h th ng th c t i và xác nh m c tiêu, các nhu c u c a h th ng m i. S khác nhau ch y u
a hai mô hình là c nh s c khác nhau c a cùng m t th c t .
III.9 Ch n oán và xác

nh các y u t gi i quy t v n

Công
n này bao g m ch y u ba nhi m v có liên quan ch t ch cái n v i cái kia. ó là vi c
a ra ch n oán, xác nh các m c tiêu mà h th ng
c s a ch a ho c h th ng m i c n ph i t
c và xác nh các y u t c a gi i pháp. Các nhi m v ó
c trình bày cái n n i ti p sau cái kia,
còn trong th c t chúng cùng x y ra ng th i.
9.1

a ra ch n oán

Trong y h c thu t ng ch n oán có ngh a là: "Xác nh b n ch t c a c n b nh trên c s các tri u
ch ng". Nó c ng s hoàn toàn nh v y khi nói v s ch n oán cho m t h th ng thông tin. Cái gì gây
ra s ho t ng kém hi u qu , ho t ng t i c a h th ng thông tin d a vào các tri u ch ng (v n )
xác nh trong quá trình phân tích. Thêm n a c ng nh trong ch a b nh, ng i ta ti n hành m t s
sinh thi t và ki m nghi m c bi t
a ra ch n oán m t cách t t h n, phân tích viên nghiên c u tài
li u và ti n hành các quan sát. Phân tích viên s d ng các phích tài li u v n
s b t u nhi m v
ch n oán b i vì h ã b t u tìm ki m m t s nguyên nhân c a nh ng v n
ã
c ch ra.
Phân tích viên h th ng thông tin trong l nh v c qu n lý c ng gi ng nh m t bác s chuyên khoa
trong y h c. Khi m t bác s th n kinh ch n oán là ch ng au n a u có ngu n g c t vi c au m t
thì ông ta s g i b nh nhân n ng nghi p nhãn khoa h n là t ch a cho b nh nhân. C ng gi ng nh
y phân tích viên h th ng không b t bu c ph i s a ch a b ng các ph ng ti n chuyên môn c a mình
các v n
t ra mà nguyên nhân c a nó không n m trong l nh v c chuyên môn c a mình. Trong
th c t có th x y ra vi c m t s v n xác nh trong quá trình nguyên c u có ngu n g c ch khác
ch không ph i trong h th ng thông tin. Ví d vi c luôn luôn th a hàng trong kho có nguyên nhân b i
chính sách lo quá xa nh m b o m không x y ra thi u hàng trong kho ch không ph i là nguyên nhân
ho t ng c a h th ng thông tin. Vi c cài t m t h th ng thông tin tin h c hoá lúc ó ch nh
vi c dùng thu c p ngoài ch a x ng chày b g y.
Trong i a s tr ng h p nghiên c u h th ng, nguyên nhân c a các v n
là h n h p. M t s
liên quan tr c ti p t i h th ng thông tin s khác g n li n v i nhi u l nh v c, c qu n tr nhân l c c ng
nh qu n tr tác nghi p ho c qu n lý. Ch ng h n m t công ty phân ph i d c ph m ng i ta xác
nh có nhi u v n

quan tr ng khâu kho ch a hàng hoá. L ng thu c nhi u t i m c không th
ch a thêm
c n a. Ng i ta th y r ng có nhi u thu c b quá h n s d ng do có ít nhu c u mua.
Nhóm phân tích ch u trách nhi m nghiên c u ã tìm th y m t s nguyên nhân có liên quan t i h
th ng thông tin. Và thêm n a ng i ta th y r ng hai nhân viên mua hàng c a công ty th ng b ánh
giá d a vào vi c thi u hàng trong kho. Khi có s thi u hàng trong kho h th ng b ng i ph trách
ng m r t gay g t trong nh ng l n ánh giá cu i n m. Nh ng ng i mua hàng ã tìm cách không
Phát tri n HTTT qu n lý

Trang 25