chuong5 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

xu t các ph

ng án c a gi i pháp

Ch

ng V

XU T CÁC PH

NG ÁN C A GI I PHÁP

V.1 M c ích
Trong giai
n thi t k lô gíc, nhóm phân tích viên ã xác nh v m t lô gíc nh ng u vào,
nh ng x lý, nh ng t p CSDL và nh ng u ra cho phép gi i quy t t t h n nh ng v n
c a
HTTT hi n có và t
c nh ng m c tiêu
ra c a ng i s d ng. K t qu c a giai
n thi t
lô gíc
c th hi n b ng các DFD, DSD và các phích lô gíc c a t
n h th ng. Ta ã hi u
HTTT m i ph i làm gì? và ph i làm nh v y làm gì?
Tuy nhiên m c lô gíc nh ng khía c nh nh : Ai ch u trách nhi m nh p d li u? Cách th c
lý nào
c s d ng cho m i x lý? Ph ng ti n x lý nào
c dùng? V t mang tin dùng
cho vi c thu th p và phân phát k t qu x lý? ... ch a
c làm sáng t . Nh ng cái nh v y có

t nhi u kh n ng l a ch n và r t khác nhau. M c ích ch y u c a giai
n này là thi t l p các
phác ho cho mô hình v t lý, ánh giá chi phí và l i ích cho các phác ho , xác nh kh n ng t
các m c tiêu c ng nh s tác ng c a chúng vào l nh v c t ch c và nhân s ang làm vi c t i
th ng và a ra nh ng khuy n ngh cho lãnh o nh ng ph ng án h a h n nh t.
Các công vi c ph i làm trong giai
n xây d ng các ph ng án gi i pháp là: xác nh các
ràng bu c v tin h c và t ch c, xây d ng các ph ng án, ánh giá các ph ng án, chu n b và
trình bày báo cáo.
V.2 Xác

nh các ràng bu c tin h c và t ch c

t HTTT không t n t i trong chân không. Không có HTTT nào
c cài t thành công,
u không tính n các ràng bu c v môi tr ng. M t HTTT có th là m mãn i v i c quan
này nh ng l i kém hi u qu khi em cài t cho m t c quan khác. Trong su t quá trình phát
tri n HTTT, phân tích viên ph i r t chú ý t i nh ng yêu c u riêng c a t ch c mà HTTT s
c
cài t. N u kinh nghi m thu
c c a các phân tích viên trong quá kh phân tích thi t là vô
cùng quý báu thì nó v n không bao gi
cho phân tích viên không ph i xem xét l i các c
tr ng riêng có c a HTTT ang xem xét.
Trên th c t có nh ng u úng cho mô hình lô gíc nh ng l i không còn úng v i mô hình
t lý. M t mô hình lô gíc có th
c ch p nh n cho nhi u môi tr ng, nh ng m i môi tr ng
th òi h i m t cách th c c th hoá khác nhau. ó là vì nh ng ràng bu c v t ch c nh
vi c phân chia trách nhi m gi a các b ph n, gi a nhân viên và cán b , tình hình tài chính, quy
mô, doanh thu, s l ng giao d ch th c hi n, m c

phân tán a lý c a t ch c, trang thi t b
máy móc hi n có... Nh ng ràng bu c y có t m quan tr ng b c nh t khi
xu t các ph ng án
gi i pháp và vì v y phân tích viên ph i dành s chú ý c bi t cho chúng.
Sau ây là danh m c các ràng bu c quan tr ng nh t cho vi c thi t k các h th ng m i.
5.2.1 Các ràng bu c có liên quan t i t ch c

- Tài chính d trù cho vi c phát tri n HTTT m i.
- Ngân sách d chi cho vi c khai thác.
- Phân b ng

i s d ng: cùng m t ngôi nhà hay trên

- Phân b c a trang thi t b

ang s d ng

- Th i gian: nh ng quy nh v th i
p nh t d li u, th c hi n các thông tin
- Thiên h
tin ...

ng, ý thích c a lãnh

PT HTTT qu n lý

a bàn r ng

m ph i có các báo cáo, quy nh n i b v th i m
u ra, th i gian tr l i thông tin cho khách hàng ...

o v lo i gi i pháp v t lý nh cách th c x lý, v t mang

Trang 1


H KTQD

- Nhân l c: m c
o/ nhân viên...

hi u bi t v tin h c, thâm niên s d ng tin h c, không khí quan h lãnh

5.2.2 Các ràng bu c v tin h c

- Ph n c ng: lo i ph n c ng tin h c ho c thi t b khác ang dùng. S s n có c a ph n c ng
cho vi c phát tri n và khai thác HTTT m i. N ng l c c a ph n c ng hi n có (t c , dung l ng
nh trong, b nh ngoài ...)
- Ph n m m: nh ng ph n m m nào ã
c cài t. h QTCSDL lo i nào ang dùng, ngôn
ng l p trình gì ã có, ngôn ng tr giúp phát tri n HTTT ...
- Ngu n nhân l c: l c l ng nhân s s n sàng cho vi c phát tri n HTTT, n ng l c nhân s
hi n có bên trong và kh n ng m i t bên ngoài ...
V.3 Xây d ng các ph

ng án gi i pháp

Trong a s các tr ng h p, chúng ta u có th tìm
c m t gi i pháp tin h c phù h p nh t
cho vi c gi i quy t các v n

t ra c a HTTT, tuy nhiên có th t n t i nh ng tình hu ng thay
i nh : s phân công trách nhi m, thay i ph ng th c làm vi c do ó c n ph i xây d ng m t
ph ng án cho gi i pháp.
Vi c xây d ng m t ph ng án c a gi i pháp b t u t hai khâu chính: xác
ph n tin h c hoá và xác nh cách th c cho các x lý.
5.3.1 Xác

nh biên gi i

nh biên gi i cho ph n tin h c hoá

Biên gi i tin h c hoá phân chia ph n th công và ph n tin h c hoá c a HTTT. S
lu ng d
li u (DFD) m c 0 ho c m c 1 là công c t t cho vi c phân chia biên gi i. Vi c xác nh biên
gi i này ph thu c vào kh n ng t
c các m c tiêu
ra, ph thu c vào chi phí cho HTTT
tin h c hoá và l i ích thu
c.
hi u cách th c xác

nh biên gi i tin h c hoá ta xét ví d sau:

Thành ph A có 3 tri u dân. Có m t trung tâm xe c gi i bao g m: xe c u ho , ô tô con, xe
p c u, xe xi téc n c r a
ng, xe ben và xe t i nh
b o d ng
ng xá và công viên...
Lãnh o thành ph th y có nhi u ý ki n phàn nàn v vi c tiêu th x ng c a các xe trong trung

tâm. Nhi u s li u có th nói lên
ng tiêu th ...

u ó: s l

ng Km xe ã i trong k , lo i xe, tu i

Trang 2

i, l

ng


xu t các ph

ng án c a gi i pháp

Lãnh o trung tâm quy t nh nghiên c u h th ng ki m soát tiêu th x ng. Phân tích viên ã
ti n hành phân tích chi ti t và thu
c u ra chính nh sau:
ng 3.7: Báo cáo cáo tiêu th x ng.
Th i gian t

01/10/2010 --> 31/01/2011

ò c u trúc d li u lô gíc

PT HTTT qu n lý

Trang 3


H KTQD

Sau khi h p th c hoá mô hình lô gíc, phân tích viên
1. Tin h c hoá m i x lý (Ph
(Ph

t nhiên là ph ng án C r h
t các hình th c ki m soát t t h
sai sót s t ng lên nhanh trong x
xác y
và k p th i
c. Ph

5.3.2 Xác

ng án :

ng án A)

2. Tin h c hoá c p nh t XE- X NG (Ph
3. Không tin h c hoá

a ra ba ph

ng án B)

ng án C)

n c , vì nó không òi chi phí
t ch c l i các phi u m u, cài
n ... Nh ng khi s l ng giao d ch t ng lên nhi u thì s l ng
lý th công và báo cáo s r t khó có th l p ra m t cách chính
ng án A và B u có th ch p nh n
c.

nh cách th c x lý

Sau khi phân tích viên xác nh
c các ph ng án v biên gi i tin h c hoá thì s ph i xác
nh cách th c x lý - ngh a là ph i l a ch n cách th c x lý theo lô, th i gian th c hay h n h p.
ng th i v i vi c l a ch n y, phân tích viên ph i quy t nh l a ch n các thi t b ngo i vi
nh p d li u và a k t qu ra, quy t nh v m c t p trung c a x lý.
ng nhiên là các
ph ng án khác nhau s t ng ng v i chi phí khác nhau. Cán b phân tích thi t k ph i c
tính chi phí cho các ph ng án xu t.
Xét ti p ví d trên ta có:
Các ph ng án biên gi i
C ác ph ng th c x lý
A
Th i gian th c
X lý theo lô
X lý h n h p
B
X lý theo lô
t h p m i ph ng án biên gi i v i m i cách th c x lý ta
c m t ph ng án c th h n.
t nhiên t h p nh v y s làm cho s ph ng án t ng r t nhanh. Phân tích viên không th trình
bày h t cho ng i s d ng l a ch n

c vì v y c n ph i lo i b b t nh ng ph ng án không
th c t .
V.4 ánh giá các ph

ng án c a gi i pháp

5.4.1 Phân tích chi phí/ l i ích
Ng

i ta có th phân lo i chi phí/ l i ích theo nh ng cách sau:

- Tr c ti p (n u có th quy ngay vào cho HTTT) ho c gián ti p (n u ng c l i). Ví d chi
phí v n phòng ph m là chi phí tr c ti p cho HTTT còn chi phí chi u sáng,
u hoà nhi t
là
gián ti p.
- Bi n ng (n u nó l p l i trong su t cu c i c a HTTT) ho c c
nh (n u ch x y ra
t l n khi t o ra HTTT). Ví d chi phí l p t là c
nh, l ng c a nhân viên x lý là chi phí
bi n ng.
- H u hình (n u có th
c tính ngay ra ti n
c) ho c vô hình (n u không th ho c khó
quy ra ti n
c). Ví d chi phí mua s m thi t b là h u hình. Gi m s c m nh cá nhân vì m t
ph n kinh nghi m không dùng
c v i HTTT m i là vô hình.
u ch xem xét chi phí và l i ích h u hình thì có th li t kê các kho n chi cho vi c phân tích,
thi t k , cài t và khai thác HTTT nh sau:

Nhân l c
- Tr ng d án
Trang 4


xu t các ph

ng án c a gi i pháp

- Các phân tích viên
- Các l p trình viên
- Chuyên gia vi n thông
- Qu n tr CSDL
- Thao tác viên
- Nhân viên nh p li u
- Nhân viên phân phát

u ra.

- Th ký d án
- Nhân viên

ho

- Nhân viên t li u
- Cán b

ào t o

Ph n c ng và ph n m m

− Mua ph n c ng
− Mua ph n m m.
− Cài
−

t ph n c ng và ph n m m.

d ng ph n c ng hi n có
§ L p trình th nghi m.
§ Ngo i vi.
§

d ng b nh .

§ Ph n c ng vi n thông.
−

o trì ph n c ng.

−

o trì (c p nh t) ph n m m.

−

ng d n s d ng.

Mua thông tin u vào
− Mua thông tin.
− Chi phí thu th p tin.

−
n phòng ph m.
− Gi y in.
− Phi u m u ghi d li u nh p vào/ra.
−
a nh .
− Ruy b ng máy in.
− Vi t tài li u HTTT.
Chu n b
−
−
−
−

m ng
p t n i t m ng.
i dây cáp, dây d n.
p t u hoà.
th ng an toàn.

Chi phí chung
− Tr giúp qu n lý.
− Phòng ban có liên quan.
PT HTTT qu n lý

Trang 5


H KTQD

n, b o v , b o hi m, khụng gian s d ng ...

Chi phớ khỏc
v n chuyờn mụn.
o t o nhõn s .
i l i.

Cỏc l i ớch h u hỡnh sau khi ci

t HTTT

ng thu nh p

ng doanh s .


ng thu nh p do gi m th i gian x lý nhanh h n v chi phớ x lý th p h n.



d ng t t h n ch



chi t kh u giỏ theo s l

ng hng mua.

ng gi m giỏ do thanh toỏn s m.

Trỏnh

c cỏc kho n chi phớ.

Thuờ thờm nhõn cụng x lý.
Gi m chi phớ
Gi m s ng i c n thi t hon thnh nhi m v .
Gi m cỏc chi phớ khỏc c a x lý (v n phũng ph m, s d ng ph n c ng, gi m phớ
tho i, g i tin t c ...).
Gi m chi phớ do cỏc sai sút c a x lý.
Gi m chi phớ l u kho.
Vớ d
ỏnh giỏ 3 ph ng ỏn:
Ph ng ỏn 1 (Tin học hoá mọi xử lý và xử lý thời gian thực).
Ph ng ỏn 2 (Kiểm tra tin học hoá thời gian thực và cập nhật theo lô).
Ph ng ỏn 3 ( Kiểm tra thủ công và cập nhật theo lô).
Phõn tớch chi phớ/ l i ớch
p b ng phõn tớch chi phớ/l i ớch theo m u sau:
Ph

ng ỏn 1
ng chi phớ: 361000 USD
Thu nh p tớch l y: n m 1 (0), n m 2 (141000), n m 3 (328000), n m 4 (533000)
Th i gian hon v n: 3 n m + (361000 - 328000)/(533000328000) = 3 n m + 0,16 = 3,16 n m
Ph ng ỏn 2
ng chi phớ: 330000 USD
Thu nh p tớch l y: n m 1 (0), n m 2 (135000), n m 3 (281000), n m 4 (458000)
Th ii gian hon v n: 3 n m + (330000 - 281000)/(458000281000) = 3 n m + 0,276 = 3,276 n m

Ph ng ỏn 3
chi phớ : 314000 USD
Thu nh tớch l y: n m 1 (0), n m 2 (129000), n m 3 (267000), n m 4 (433000)
Th i gian hon v n: 3 n m + (314000 - 267000)/(433000267000) = 3 n m + 0,283 = 3,283 n m
5.4.2 Phân tích đa tiêu chuẩn
Trang 6

n


xu t các ph

ng án c a gi i pháp

Th ng thì khi quy t nh mua s m m t cái gì, ó ng i ta ánh giá d a trên nhi u tiêu
chu n. Ch ng có ai mua ô tô mà ch d a vào công su t máy hay ch d a vào màu s c ho c giá c .
Vi c xem xét t ng h p nhi u tiêu th c
i n quy t nh
c xem là ph ng pháp phân tích
a tiêu chu n (Multicriteria Analysis).
Ph

ng pháp phân tích a tiêu chu n

c th c hi n nh sau:

1- Xác nh t t c các tiêu chu n c n xem xét. Công vi c này th ng
c th c hi n có s k t
p ý ki n các nhà qu n lý, ng i s d ng và phân tích viên h th ng. Danh sách các tiêu th c
n ph i

c thông qua.
2- Cho m i tiêu chu n m t tr ng s th hi n t m quan tr ng c a nó. Th
ng s nguyên. T ng các tr ng s b ng 100 là t t nh t
3i v i m i ph ng án ánh giá xem t ng tiêu chu n
c t -5 n 5. C ng có th cho m t 0 n 10.
4. Tính
a m i ph

t

n m c nào, th

ng l y các

m cho t ng tiêu chu n b ng cách nhân tr ng s v i m c ánh giá. M i tiêu th c
ng án s có m c a tiêu th c ó

5- C ng t ng
m cho m i ph ng án. Có th phân nhóm các tiêu th c
ánh giá. Nên c ng t ng m cho t ng nhóm tiêu th c.
ng
i nhau.

ng là cho tr ng s

m c a t ng ph

ng án là ch tiêu t ng h p dùng

d xem xét và

so sánh ánh giá các ph

ng án

hi u rõ cách làm trên, hãy xem b ng ví d phân tích a tiêu chu n c a 3 ph ng án tin h c
hoá qu n lý x ng xe bao g m các tiêu chu n: chi phí l i ích phát tri n (th i gian thu h i v n, giá
PT HTTT qu n lý

Trang 7


H KTQD

tr hi n t i), ch t l ng thông tin (tin c y, thích h p, y , k p th i, d hi u và b o m t), tác
ng vào t ch c (s ch p nh n c a lái xe, d s d ng, uy tín công ty).
m cho các tiêu th c là
-5 n 5, t ng tr ng s b ng 100. Các tiêu th c xem xét
c chia làm ba nhóm.
m ánh
giá và các m khác cho t ng ph ng án ã
c cho và tính chi ti t b ng trên.
Theo b ng phân tích tính
ph ng án 2 là 280 và c a ph
lãnh o ch n ph ng án 1.

m a tiêu chu n này thì t ng
m c a ph ng án 1 là 334,
ng án 3 là 199. V y phân tích viên có th khuy n ngh các nhà

làm c n c thêm cho vi c l a ch n ph ng án, phân tích viên h th ng có th trình bày
thêm các ph ng pháp phân tích cân b ng chi phí c a h th ng thông tin c v i các ph ng án
a h th ng thông tin m i, phân tích ti n d c ng nh ph ng pháp chuyên gia và ph ng pháp
so sánh.
i v i các h th ng thông tin c a các doanh nghi p c n c bi t nh n m nh v n
hi u qu kinh t , ch y u là hi u qu h u hình. Tuy nhiên, c ng c n c l ng thêm nh ng l i
ích vô hình c a nh ng h th ng thông tin qu n lý.
thuy t ph c v m t tài chính và tính kh thi tài chính c a d án ph thu c r t nhi u vào
cách th c ánh giá và c l ng chi phí và l i ích c a h th ng c a các chuyên gia phân tích và
thi t k .

Câu h i ôn t p và ánh giá ch

ng V

1.

T i sao ph i xây d ng m t s các ph

ng án c a gi i pháp?

2.

Biên gi i ph n tin h c hoá

nh nh th nào?

3.

Có bao nhiêu cách th c ( mode) x lý? Hãy dùng ví d c th

4.

Hãy trình bày vi c ánh giá chi phí/l i ích c a h th ng thông tin.

5.

Có nh ng lo i l i ích và chi phí nào c a h th ng thông tin?

6.

T i sao nói xác

7.

Hãy nêu các b

c xác

nh chi phí c a h th ng thông tin d h n xác

trình bày?

nh l i ích c a nó?

c th c hi n vi c ánh giá a tiêu chu n các d án h th ng thông tin.

Trang 8