HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Thi t k v t lý ngoài
CH

NG VI

THI T K V T LÝ NGOÀI
VI.1 T ng quan v thi t k v t lý ngoài
1.1 M c ích

Thi t k v t lý ngoài là mô t chi ti t ph ng án c a gi i pháp ã
c ch n giai
n tr c
ây. ây là m t giai
n r t quan tr ng, vì nh ng mô t chính xác
ây có nh h ng và tác
ng tr c ti p t i công vi c th ng ngày c a nh ng ng i s d ng. Ch c n t ng t ng n
t nhân viên t vé máy bay ho c nhân viên m t c a thu ngân c a m t ngân hàng ph i giao
tác liên t c v i HTTT, m t l i c a thi t k v t lý (ch ng h n m t bi u khó c, m t h i tho i
không d t khoát, m t th t c không thích ng...) s là nguyên nhân gây ra s b c b i, chán n n
và nhi u khi d n t i vi c kh c t s d ng h th ng.
Trong thi t k v t lý, c n s d ng t t nh ng khái ni m c a môn t ch c h p lý lao
th c, c bi t là khi thi t k các giao tác ng i - máy.

ng nh n

Các nhi m v chính c a thi t k v t lý bao g m: l p k ho ch, thi t k chi ti t các giao di n
vào ra, thi t k cách th c t ng tác v i ph n tin h c hoá, thi t k các th t c th công, chu n b
và trình bày báo cáo.
Thi t k
khi nh p d
hoá là xác

n ph i

các giao di n là xác nh HTTT trình bày thông tin nh th nào cho ng i s d ng
li u vào h th ng ho c a k t qu ra. Thi t k cách th c t ng tác v i ph n tin h c
nh cách th c mà ng i s d ng h i tho i v i HTTT và thi t k các th t c th công
c tr ng hoá m i ti n trình th công quanh vi c s d ng HTTT tin h c hoá.

1.2 L p k ho ch thi t k v t lý ngoài

ây phân tích viên ph i l a ch n ph ng ti n, khuôn d ng c a các dòng vào / ra, xác nh
cách th c h i tho i v i ph n tin h c hoá c a h th ng và cách th c th c hi n các th t c th
công. Phân b th i gian và l p danh m c các s n ph m. ó chính là vi c l p k ho ch cho giai
n này.
1.3 M t s nguyên t c th c hi n

Theo Joseph Dusmas thì thi t k v t lý ngoài m t HTTT ph i d a vào 7 nguyên t c chung sau
ây:
1- m b o r ng ng i s d ng luôn ang ki m soát h th ng. Có ngh a là, anh ta luôn luôn
có th thông báo cho h th ng nh ng vi c ph i th c hi n.
2- Thi t k h th ng theo thói quen và kinh nghi m c a ng

i s d ng.

3- G n ch t ch v i các thu t ng , d ng th c và các th t c ã

c dùng.

4- Che khu t nh ng b ph n bên trong c a các ph n m m và ph n c ng t o thành h th ng.
5- Cung c p thông tin t li u trên màn hình.
6- Gi m t i m c t i thi u l

th ng.
7- D a vào nh ng quy t c ã
màn hình ho c trên gi y.

ng thông tin mà ng
c ch p nh n v

i s d ng ph i nh trong khi s d ng h
ho , ký ho khi th hi n thông tin trên

Thi t k v t lý ngoài yêu c u phân tích viên ph i có kh n ng t mình vào v trí c a ng i s
ng. Không bao gi
c quên r ng, HTTT s
c s d ng b i nh ng ng i có hi u bi t ít
nhi u v tin h c và s th c hi n m t công vi c nào ó trong m t môi tr ng riêng.
Phân tích viên ph i luôn luôn ti p t c tính n khía c nh chi phí/l i ích, vì m i m t
xu t
khi thi t k luôn i li n v i nh ng chi phí và l i ích khác nhau. Phân tích viên ph i luôn luôn có
th ng thông tin qu n lý

Trang 1


i h c kinh t qu c dân Hà n i

quan
m c a mình khi ch n gi i pháp v t lý t t nh t.
i v i m i gi i pháp
c xem xét,
phân tích viên ph i ánh giá l i ích h u hình và l i ích vô hình, ph i so sánh chúng v i chi phí

ph i b ra, nh t là khi các chi phí c a gi i pháp quá cao.
Ch ng h n khi thi t k v t lý c n ph i l a ch n gi a máy in en/tr ng hi n ang dùng và vi c
mua m t máy in màu m i. N u ch n gi i pháp 2 thì phân tích viên ph i có ch ng t
c l i ích
mang l i c a vi c s d ng màu l n h n chi phí cho vi c mua máy in màu.
m i khía c nh khác nhau c a thi t k lô gíc, phân tích viên nên a ra và xem xét m t lo t
các gi i pháp v t lý, ánh giá chúng ch n l y gi i pháp nào có l i nh t.
ng c n l u ý r ng, phân tích viên ph i luôn luôn ghi nh các ràng bu c t ch c, các ràng
bu c công ngh và tài chính ã xác nh trong giai
n phân tích chi ti t và xu t các ph ng
án c a gi i pháp. Ch ng h n, s là vô ngh a khi phân tích viên xem xét vi c mua máy in màu
trong khi vì lý do tài chính lãnh o ã quy t nh không mua các thi t b tin h c m i.
Ví d minh ho
minh ho cho quy trình thi t k v t lý ngoài, chúng ta s s d ng ví d sau:
Công ty DENTC là nhà s n xu t các s n ph m v sinh nha khoa (bàn ch i, kem ánh r ng,...).
n ph m c a hãng
c bán trong các tr m y t nha khoa. Chính các nhân viên c a các tr m
th c hi n vi c bán hàng. Công ty v a trang b máy tính xách tay cho các i di n c a công ty v i
c ích nâng cao n ng su t. Hi n t i các máy tính trên
c dùng ch y u cho vi c nh p yêu
u hàng hoá t các tr m nha khoa. Công ty ã xây d ng m t HTTT cho phép các i di n nh n
tr c ti p các n t hàng c a khách hàng. H liên l c v i máy trung tâm c a công ty qua
modem và cho hi n lên màn hình nh n t hàng. ây là h th ng th i gian th c cho pháp i
di n có th tr l i ngay l p t c cho khách hàng bi t có còn hàng trong kho hay không.
Hi n nay có nhi u i di n c a hãng g i yêu c u t i lãnh o hãng yêu c u xây d ng nh ng
HTTT m i. H th ng theo dõi khách hàng và theo dõi nh ng l n n làm vi c v i các tr m
có th l p k ho ch t t h n vi c th m làm vi c v i các tr m. Khách hàng có th g i tr c ti p t i
công ty nh ng h v n mu n g p tr c ti p i di n c a hãng
t hàng. i di n công ty ph i
th m l n l t các khách hàng,

áp ng t t nh t hàng hoá cho các tr m và hàng tu n ph i n p
t báo cáo v k t qu th m làm vi c v i các tr m. Vi c l p báo cáo là r t v t v và các i di n
mong có s tr giúp c a HTTT.
nâng cao hi u qu ho t ng ban lãnh o công ty DENTC quy t nh phát tri n m t
HTTT m i c i thi n tình hình. Sau m t s l n g p g v i các i di n công ty, các phân tích viên
ã xác nh
c 4 u ra chính sau:
Thông tin v các tr m nha khoa
u ra này g m các thông tin c b n v các tr m c ng nh v nh ng ng
Các thông tin c s g m:
- S hi u tr m.
- Tên tr m
- a ch (S nhà, Tên
ng ph , Qu n, Thành ph , S b u c c)
-S
n tho i
Ho tên nhân viên
Ngày sinh Ch c v
............
............
...........
............
............
..........

i làm vi c

ó.

Báo cáo tu n

Báo cáo này
c g i v tr s c a công ty . N i dung báo cáo chi ti t v các l n th m và làm
vi c v i các tr m. Công ty s d ng báo cáo này
ki m soát công vi c c a các i di n c a
mình. M u báo cáo nh sau:
Ngày tháng
Trang 2

Khoa Tin h c Kinh t


Thi t k v t lý ngoài
- S hi u tr m
............
............

Tên tr m
............
............

Ý ki n ghi nh n
...........
..........

Danh sách các tr m ch a th m
u ra này bao g m tên các tr m ch a th m, k t m t th i
m nào ó, giúp i di n xác
nh nh ng tr m nào c n ph i n th m trong th i gian t i. Các thông tin c s c a u ra này
nh sau:
hi u tr m

Tên tr m
a ch
....................
................
............
Ngày th m cu i cùng
Th i gian ã qua t l n th m cu i cùng
.........................
...............................................................
ch s nh ng l n

n th m c a m t tr m

u ra này cho phép các

i di n nhìn l i toàn b nh ng l n th m

i v i m i tr m. Thông tin

s c a u ra:
- S hi u tr m
- Tên tr m
- Th i gian ã qua k t l n th m cu i cùng
S hi u l n th m
Ngày tháng
Ý ki n ghi nh n
.....................
..............
.......................
nh ng u ra này các các b thi t k ã xây d ng lên c s d li u v i s

li u sau:

th ng thông tin qu n lý

Trang 3

c u trúc d


i h c kinh t qu c dân Hà n i

Và s

lu ng d li u nh sau:

VI.2 Thi t k chi ti t vào/ ra
Thi t k khuôn d ng trình bày c a các u ra và th th c nh p tin cho ng i s d ng. Công
vi c này r t quan tr ng trên th c t , vì nh ng nh n xét ánh giá v h th ng thông tin c a ng i
d ng là d a vào nh ng y u t vào/ra này. H có th t ch i s d ng vì nh ng y u kém
ây
cho dù HTTT
c ánh giá t t nh ng khía c nh khác. Khuôn d ng vào/ ra không nh ng p,
p lý mà còn ph i giúp ng i s d ng th c hi n t t h n, d dàng h n công vi c c a h .
2.1 Thi t k v t lý các

u ra

Trong giai
n phân tích, cán b thi t k ã xác nh các ph n t thông tin trên các u ra,
i n, t n xu t và kh i l ng c a chúng. Thi t k v t lý u ra có hai nhi m v ph i làm: l a

ch n v t mang tin và s p t các thông tin trên u ra.
a ch n v t mang tin
chuy n t i và l u tr thông tin, c n ph i có v t mang tin. V t mang tin ph i
c ch n u
tiên, vì nó s xác nh hình dáng th c t c a u ra. Th c v y, thông tin th hi n trên màn hình
màu phân gi i cao s r t khác v i s trình bày nó trên gi y in ch v i hai màu tr ng en. Có 4 v t
mang chính
c s d ng
trình bày thông tin: gi y, màn hình, ti ng nói và v t mang tin t
tính ho c quang tính.
Gi y là v t mang tin
c a chu ng. Ng i s d ng ã quá quen thu c v i vi c c thông
tin trên gi y, do v y không c n ph i h ng d n cách s d ng thông tin ra trên gi y. Gi y
c
a ch n khi:
- Thông tin ra

c l u tr l i

- Thông tin ra c n ph i

dùng v sau.

c nh n xét qua nhi u ng

i khác nhau.

- Thông tin có n i d ng dài r t khó có th c t r i thành t ng ph n nh h n
i ph n kia.

c l p ph n n

Tuy nhiên gi y khá là c ng k nh và b h h ng d n do s d ng hay lâu. Ch nên in ra gi y
nh ng gì th c s c n thi t vì m t trong các m c tiêu s d ng máy tính là nh m gi m s l ng
gi y t ch y trong c quan. Khi phân tích viên ch n gi y làm v t mang tin c a m t ho c nhi u
u ra thì c n l u ý m t s khía c nh sau:

Trang 4

Khoa Tin h c Kinh t


Thi t k v t lý ngoài
Ch t l ng gi y. Ch t l ng gi y khác nhau thì giá c khác nhau. Vi c ch n ch t l ng gi y
ph i phù h p v i vi c dùng chúng. M t u ra cho lãnh o c p cao ho c ph i l u tr lâu dài thì
ph i
c in ra trên gi y t t h n.
Kích c gi y. Các kích th c gi y chu n:
M : Letter (8 " x 11")
châu Âuu : A4 (210mm x 297mm)
Legal (8 " x 14")
A3 (297mm x 420mm)
Tabloùd (11" x 17")
A5 (148mm x 210mm)
B5 (176mm x 250mm)
Kh n ng s d ng t m u in s n. M t t phi u m u in s n là t m u
c thi t k
c bi t
mà các bi u t ng, ch d n, hình v ,
th ã

c in tr c b i m t nhà in nào ó. Nh ng t
u in s n th ng hay
c dùng cho nh ng thông tin u ra dành cho ng i ngoài t ch c
nh hoá n, gi y báo giá, thông báo... Nhi u khi do yêu c u pháp lý mà phân tích viên ph i s
ng nh ng phi u m u in s n. S d ng phi u m u in s n s có chi phí th p h n nhi u so v i vi c
in hoàn toàn t HTTT.
d ng phi u có ph n thu h i tr l i. Gi y t có ph n thu h i
c c u thành t hai ph n có
th tách r i ra
c. Lo i gi y t này hay dùng cho hoá n. Khách hàng gi l i ph n th nh t
và tr l i ph n th hai cùng v i ti n thanh toán. L i
m c a lo i gi y t này là thông tin ã in
ra khi thu h i l i có th
c
c b ng máy. Dùng gi y m u in s n có th
c l i b ng máy.
- Ch n máy in: L a ch n máy in c n xem xét các tiêu chí nh : giá c , chi phí v n hành, t c
in, ch t l ng, kh n ng s d ng nhi u lo i gi y khác nhau.
Màn hình là ph ng ti n th hi n thông tin có di n tích h n h p h n so v i gi y, tuy nhiên nó
có nhi u t ng lai h a h n h n gi y. Thông tin hi n trên màn hình máy tính có th t ng tác
c v i ng i s d ng. Màn hình cho phép s d ng nhi u màu s c và nh ng hình nh sinh
ng. Màn hình
c coi là phù h p cho các thông tin u ra c n có nh ng c m sau ây:
+ Thông tin u ra ng n và không c n ph i l u tr l i. Công vi c ti p theo, sau khi có u ra,
ph i th c hi n ngay (màn hình là lý t ng cho nh ng u ra ki u nh " Giá vàng Hà n i sáng
nay là bao nhiêu?").
+ u ra dài nh ng có th d dàng chia c t thành các ph n nh h n c l p v i nhau. Ví d
danh sách khách hàng. D li u v m t khách hàng c l p v i khách hàng khác. Trong tr ng
p này, thi t k viên ph i thi t k h p tho i
ng i s d ng d dàng tìm n nh ng

nc n
thi t.
+ u ra r t ph c t p. Trong m t h th ng thông tin cho lãnh o, th t trình bày thông tin
ph thu c vào nh ng gì v a nhìn th y ho c nh ng gì thu hút s chú ý c a h . Ch ng h n, tr lý
marketing th y doanh s bán ra gi m m t khu v c nào ó thì anh ta mu n xem chi ti t h n v
li u c a khu v c ó. Trên gi y thì vi c trình bày thông tin theo ki u hoa tiêu nh v y là
không th thi t k
c mà ph i s d ng k thu t siêu thông tin trên màn hình (Hypering).
Nh ng c tr ng
phân bi t các lo i màn hình v i nhau là: kich c (Inch),
các ch
màu. T t nhiên là c tiêu chu n v giá c c a nó.

phân gi i và

Ti ng nói (Voice)
c dùng làm v t mang tin, tuy nhiên ch nên dùng cho nh ng u ra n
gi n và ng n. Ch ng h n m t i di n s d ng
n tho i
tìm ki m trên m t c s d li u v
kh n ng s n có c a hàng hoá trong kho. S d ng các phím
n tho i
cung c p cho máy tính
hi u ng i s d ng, m t kh u và s hi u s n ph m mà anh ta mu n bi t v s l ng hi n có
a nó trong kho. Máy tính s tr l i b ng ngôn ng nói.
Các v t mang tin t tính và quang tính. Nh ng v t mang này tr c h t
c dùng
l u
tr d li u ho c là chuy n chúng t n i này n n i khác. u
m chính c a nh ng v t mang

này là máy tính có th
c tr c ti p d li u ch a trên ó.
th ng thông tin qu n lý

Trang 5


i h c kinh t qu c dân Hà n i

Trong h th ng theo dõi nh ng l n th m làm vi c c a i di n công ty DENTC, gi thi t là
các phân tích viên quy t nh ch n màn hình là v t mang chính cho các u ra. Riêng báo cáo
tu n thì s
c in ra gi y vì nó c n
c g i cho tr s c a hãng xem xét.
trí thông tin trên v t mang
Sau khi xác nh
c v t mang thi t k viên ph i l a ch n cách th c b trí thông tin sao cho
nó th hi n t t nh t n i dung c a thông tin. Vì khuôn d ng (Format) c a thông tin ph thu c vào
t mang, chúng ta s xem xét cách th c b trí thông tin trên hai v t mang tiêu bi u là gi y in và
màn hình. Vi c t o ra m t u ra v a ý và giúp
ng i s d ng hoàn thành công vi c c a h
t cách có hi u qu là m t công vi c mang tính ngh thu t nhi u h n là khoa h c. Tuy nhiên
n có nh ng quy t c c b n cho vi c phân b thông tin trên các u ra.

Thi t k trang in ra
ây là vi c phân tích viên tìm cách t t nh t s p x p thông tin trên trang gi y. M i vi c in ra
gi y u có nh ng thông tin c s c
nh, không thay i trên t t c các trang in, ví d nh : tên
tài li u, u m c, bi u t ng c a công ty, các a ch , các ch d n s d ng, ghi chú thêm ... và
nh ng ph n t thông tin thay i t trang này sang trang khác. Ví d các thông tin truy xu t t

s d li u nh : Tên khách hàng, n giá s n ph m, Thu tính
c, các ng ... Khi thi t k
trang in, phân tích viên ph i ch rõ nh ng thông tin không thay i, úng nh nó hi n trên trang
in và s d ng các kí hi u c bi t th hi n quy cách hi n cho các thông tin thay i. Ví d ch
9 cho giá tr s . Ch X cho các giá tr ch cái-ch s ,.. . K t qu thi t k này t o ra m u trang
in nh ví d :
u thông tin c n
c phân nhóm thì ph i th hi n t t c nh ng y u t v tên tài li u, tên
trang, tên nhóm, thân tài li u, cu i nhóm, cu i trang và cu i tài li u.
Ví d

Trang 6

Khoa Tin h c Kinh t


Thi t k v t lý ngoài

Trong ph n u và cu i tài li u, ta t các thông tin ch xu t hi n duy nh t m t l n cho tài
li u, ví d tên b n báo cáo. Trong ph n u trang và cu i trang ta t các thông tin ch xu t hi n
t l n trên trang nh ng xu t hi n trên t t c các trang c a tài li u ra liên quan ang xét, ví d s
trang, bi u t ng, các tít trang ... N u thông tin trên trang
c trình bày theo nhóm (theo m t
tiêu chu n nào ó) thì c n t các thông tin mô t chung cho c nhóm vào u và cu i nhóm.
Thân tài li u th ng là ph n chi ti t l y t các b n ghi, các t p c s d li u.
Nhìn chung thì thông tin th ng
c trình bày trên gi y theo 3 khuôn d ng sau:
a) Theo c t
Cách này ch th hi n m t s l ng c t t ng i h n ch .
b) Theo c t trong t ng nhóm

Cách th hi n này d
c h n, tránh
c vi c nh c l i cùng m t ph n t thông tin nhi u l n.
d ng nhóm là cách n gi n c i ti n vi c th hi n thông tin.

th ng thông tin qu n lý

Trang 7


i h c kinh t qu c dân Hà n i

c) Theo dòng cho các ph n t thông tin

Khi s l ng các ph n t thông tin quá l n không th s d ng khuôn d ng theo c t thì ph i
ch n ph ng th c th hi n theo dòng.
Trên ây là ba cách th hi n thông tin c b n. Thi t k viên có th k t h p các cách ó l i.

Ví d
Thông tin v các tr m nha khoa c a DENTC
Báo cáo tu n c a DENTC
Báo cáo l ch s nh ng l n th m và làm vi c c a t ng tr m khách hàng c a DENTC

Trang 8

Khoa Tin h c Kinh t


Thi t k v t lý ngoài

Thi t k ra trên màn hình

Vi c s d ng màn hình làm v t mang tin cho phép th hi n
gi y. M c dù b m t h n ch , nh ng màn hình là ph ng ti n t

c nhi u
u thú v h n trên
ng tác cho phép r t nhi u s

ng ng trong thi t k . Khi thi t k ra trên màn hình c n l u ý m t s
m sau:
Ng i s d ng ph i ki m soát
c l ng thông tin ra màn hình, vì không gian
th hi n
thông tin nh , t c
hi n ra màn hình r t nhanh, do ó thông tin s nhanh chóng trôi i khi mà
nó ch a nhi u h n 24 dòng. N u nh ng i s d ng mu n xem l i ph n trên thì ph i t ch c a
thông tin ra, khác v i hình th c t ch c khi a ra trên máy in. C n ph i thi t k
có th ki m
th ng thông tin qu n lý

Trang 9


i h c kinh t qu c dân Hà n i

soát l ng thông tin ra trên màn hình. Cách n gi n là l p y màn hình r i d ng l i và ng i
d ng ch
ng cho ti p t c hi n ra hay không. T t h n c là thi t k sao cho ng i s d ng có
th lùi v trang tr c ho c xem ti p trang sau b ng cách s d ng các phím c bi t (↑,↓, Page

Up, Page Down ho c thanh cu n Scroll Bar).
Thi t k viên ph i cho phép ng i s d ng h n ch kh i l ng thông tin hi n ra trên màn
hình. Ví d có 10000 khách hàng, 25 khách hàng/ trang màn hình. Nh v y s có 400 trang màn
hình. N u mu n tìm khách hàng có ch cái u c a tên là M thì ph i s d ng k thu t l c gi i
n các tên khách hàng
c hi n ra. Ch ng h n:
d ng cách ti p c n Danh sách - Chi ti t
Ch ng h n cho danh sách khách hàng. Ta mu n xem chi ti t v khách hàng ( hi u, Tên, a
ch , a ch giao nh n hàng, S tài kho n, H tên ng i i di n, S
n tho i .... ). T t nhiên là
không th hi n t t c theo c t vì có quá nhi u c t, mà ph i dùng c màn hình
trình bày thông
tin cho m t khách hàng. Ta thi t k danh sách ch g m 2 c t: hi u và Tên khách hàng. Sau khi
ã l a xong khách hàng mong mu n, ta chuy n sang xem chi ti t, sau khi xem xong l i tr v
danh sách g c.
Theo Dumas và Galitz thì có nh ng nguyên t c c b n cho vi c trình bày thông tin trên màn
hình sau:
Ø
t m i thông tin g n li n v i m t nhi m v trên cùng m t màn hình. Ng i s d ng
không ph i nh thông tin t màn hình này sang màn hình khác.
Ø Ch d n rõ ràng cách thoát kh i màn hình.
tr c trung tâm.
Ø
giúp ng

t gi a các tiêu

u u ra g m nhi u trang màn hình thì m i trang ph i
i s d ng bi t mình ang
âu.

Ø Vi t v n b n theo quy
chân ... và ng t câu h p lý.

và x p

t thông tin theo

c ánh s th t . Vi c này

c chung b ng cách s d ng ch in hoa, in th

Ø

t tên

Ø

ch c các ph n t c a danh sách theo tr t t quen thu c trong qu n lý.

ng, ch g ch

u c t cho m i c t.

Ø

Cân trái các c t v n b n và cân ph i các c t s . B o

Ø

Ch

m v trí d u th p phân th ng hàng.

t màu cho nh ng thông tin quan tr ng

Ví d
Phân tích viên công ty DENTC có th
- Thông tin v các tr m a khoa: theo ch

xu t:
danh sách chi ti t

- L ch s th m các tr m: màn hình cho phép hi n l ch s các l n th m cho m t tr m mong
mu n
- Danh sách các tr m c n th m: màn hình hi n theo c t có thanh cu n
thông tin.

có th xem m i

2.2 Thi t k vào

c ích c a thi t k vào là thi t k các th t c nh p d li u có hi u qu và gi m thi u các
sai sót. Thi t k vào bao g m: l a ch n ph ng ti n, thi t k khuôn d ng cho thông tin nh p.
a ch n ph

ng ti n nh p

c b n, t n t i ba ph ng ti n chính cho vi c nh p d li u. Vi c l a ch n ph
là tu thu c vào chi phí thi t b và chi phí thao tác.

+ Nh p t m t tài li u ngu n qua m t thi t b cu i

Trang 10

Khoa Tin h c Kinh t

ng ti n nào


Thi t k v t lý ngoài
i cách ti p c n này, nhân viên nh p li u th c hi n nh p th công nh ng d li u ã
c ghi
trên m t tài li u ngu n vào máy tính, thông qua m t thi t b cu i. D li u nh p nh v y có th
c ki m tra và x tr c ti p ho c l u tr lên v t mang quang-t tính
c và x lý d n v sau.
Nh p theo ki u này khá ch m, d b l i và t n kém.
Trong m t HTTT d li u không ph i nh p vào c ng quan tr ng nh các d li u ph i nh p. Ví
, màn hình ph c v vi c ng ký môn h c cho sinh viên ch a nhi u tr ng. u tiên là ph i
nh p mã sinh viên, mã môn h c; ti p theo là các tr ng ch a thông tin gi ng nhau cho nhi u
giao d ch (nh ngày ng ký); ti p n a là các tr ng ch a các thông tin l y ra t các t p ã t n
i (nh h tên sinh viên ...) các thông tin này ph i
c thu nh p tr c khi x y ra vi c ng ký
môn h c, v y h th ng ph i t
ng l y ra và hi n trên màn hình. Làm nh v y tránh cho thao
tác viên ph i nh p l i m i l n có m t sinh viên ng ký môn h c. Cu i cùng là các tr ng ch a
nh ng thông tin có th tính toán
c nh ti n h c phí, t ng s h c trình ã ng ký. Nh ng
tr ng này s
ct
ng tính toán và hi n trên màn hình.

Sau ây là m t s quy t c h u ích cho vi c thi t k màn hình nh p li u:
Ø

Khi nh p d li u t m t tài li u g c, khuôn d ng màn hình ph i gi ng nh tài li u g c.

Ø Nên nhóm các tr ng trên màn hình theo m t tr t t có ý ngh a, theo tr t t t nhiên,
theo t n s s d ng, theo ch c n ng ho c theo t m quan tr ng.
Ø

Không nh p các thông tin mà HTTT có th truy tìm

Ø

t tên tr

Ø

t các giá tr ng m

nh cho phù h p.

Ø

d ng phím Tab

chuy n tr

ng

trên ho c tr

c tr

c t CSDL ho c tính toán

c.

ng nh p.

ng nh p.

Ví d
Màn hình nh p thông tin cho m t tr m nha khoa
Ghi chú: HTTT t
ng hi n ngày tháng hi n th i góc trên.
VI.3 Thi t k cách th c giao tác v i ph n tin h c hoá
t HTTT th ng ph i th c hi n nhi u công vi c khác nhau nh : c p nh t, in n báo cáo, tra
u CSDL, sao chép b o m an toàn d li u ... Thao tác viên hay ng i s d ng HTTT ph i có
th ng thông tin qu n lý

Trang 11


i h c kinh t qu c dân Hà n i

kh n ng ch th cho h th ng công vi c c n ph i làm. Chính b ng cách thông qua các giao tác
ng i - máy mà thao tác viên ch cho h th ng bi t ph i làm gì và ki m soát tr t t hi n thông tin
ra trên màn hình và s n sinh các thông tin u ra. Vì v y, h i tho i ng i -máy ph i
c thi t
c n th n, t o

u ki n thu n l i cho ng i s d ng. M t h i tho i thi t k kém có th làm
n ch nhi u t i vi c s d ng h th ng.
Có 4 cách th c chính
th c hi n vi c t ng tác v i h th ng tin h c hoá. Thi t k viên c n
ph i bi t và k t h p t t 4 cách th c ó
t o ra nh ng giao tác chu n cho h th ng thông tin tin
c hoá.
3.1 Giao tác b ng t p h p l nh

Ki u giao tác này ch th cho h th ng th c hi n m t công vi c nào ó, b ng cách nh p vào
t câu l nh. Gi ng nh trong DOS, mu n sao chép t p có ph n m r ng TXT t th m c
DULIEU C sang A ta vi t COPY C:\DULIEU\*.TXT A:. Nh v y c n ph i thi t k ra m t
ngôn ng giao ti p.
Cách th c hi n này có 2 u b t l i: (1) R t khó thi t k và l p trình, (2) Ng i s d ng ph i
nh các l nh khác nhau
s d ng h th ng có hi u qu . Tuy nhiên, giao tác b ng t p h p l nh
th ng dùng cho nh ng ng i có trình
tin h c cao và nh ng ng i s d ng th ng xuyên h
th ng nh thao tác viên chuyên nghi p
3.2 Giao tác b ng các phím trên bàn phím

ây là m t d ng t ng tác d a vào m t c s l nh mà vi c a vào m t l nh
c thay b ng
vi c b m m t phím ho c m t t h p phím nào ó. Ví d , b m phím F1
xem tr giúp; F2
ghi ra a; Ctrl+V chèn n i dung t Clipboard vào v n b n t i v trí con tr ...
Cách dùng này có l i th làm t ng t c
a l nh vào cho h th ng và d dàng h n so v i
vi c nh và vi t các l nh. Tuy nhiên, dùng phím
h i tho i òi h i ng i s d ng c ng ph i

nh khá nhi u tác d ng c a t ng phím ho c t h p phím. Cách này phù h p cho nh ng ng i s
ng th ng xuyên.
3.3 Giao tác qua th c

n (Menu)

Th c n
c hi u n gi n là m t danh sách các m c công vi c mà h th ng có th th c
hi n vào th i m ó. Danh sách
c hi n lên màn hình và ng i s d ng l a ch n m t trong
các ph ng án b ng cách di chuy n con tr
n ph ng án mong mu n r i nh n phím ENTER
ho c nh n ch cái hi n rõ (Highlight)
Th c n
c dùng r t ph bi n hi n nay. Th c n có th r t khác nhau trong thi t k và
ph c t p c a chúng. S a d ng trong thi t k ph n nhi u có liên quan t i môi tr ng phát tri n
a d án, k n ng c a thi t k viên, quy mô và
ph c t p c a h th ng. V i h th ng nh có
th b ng lòng v i m t th c n riêng l , tu n t . Ví d nh th c n c a DOS SHELL
F1

1. Copy a file

F2

2. Directory of a Disk Drive

F3 3. Format a Disk

Trang 12

F4

4. Check Your Disk

F5

5. Set Time

F6

6. Set Date

F7

7. Rename a file

F8

8. Execute a Program

F9

9. Exit to the Command Level
Khoa Tin h c Kinh t


Thi t k v t lý ngoài
F10 10. Help
i h th ng l n và ph c t p thì ph i xây d ng th c n có phân c p và th c n hoa tiêu.

Ki u th c n POP-UP hay
c dùng. N u th c n dài quá thì s d ng k thu t Drop-Down

nh trong Microsoft Windows.
Ví d
Th c

n thi t k kém

Nh ng l i th hi n

CAC CHUC NANG HT
01 THONG TIN DAT HANG
02 THONG TIN BAN
03 BAO CAO

Tiêu m ngh a
T m c không rõ thao tác
Dùng toàn ch in
Ch c n ng chung không nhóm riêng ra

04 HELP
05 THOAT
CH N CH C N NG (01):

Th c

n ã

Sau ây là m t s

c c i ti n có d ng nh sau:
m c n l u ý khi thi t k th c

m t t ng . M i th c

n ph i có tiêu

n:

rõ ngh a, t m c ph i mô t rõ thao tác c n th c hi n.

m t t ch c. C n th ng nh t nguyên t c t ch c th c

n.

m t kích c . S l ng các m c trên th c n không nên v
thi t nên dùng th c n con thay th th c n quá dài.

t quá chi u dài màn hình, n u c n

các l a ch n. Các l a ch n ph i th ng nh t và phù h p v i n ng l c c a ng

i s d ng.

m t hi n rõ. Vi c hi n rõ (highlight) nên h n ch m c th p nh t và ch nên dùng v i m c ã
ch n (ví d d u 4). i v i nh ng m c ch a th th c hi n t i m t th i
m thì cho hi n ch m .
3.4 Giao tác d a vào các bi u t

c

ng

i các k thu t l p trình
ho có th thi t k giao tác thông qua các bi u t ng. Tuy nhiên
ng không quá nh n m nh cách th c này vì di n tích màn hình h p, nh ng khái ni m tr u
ng r t khó th hi n b ng các bi u t ng
ho .

Câu h i ki m tra ánh giá ch
1.

ng VI

Thi t k v t lý ngoài có m c ích gì? T m quan tr ng c a nó?

2. Hãy nêu nh ng u và nh
t mang t tính - quang tính.
th ng thông tin qu n lý

c

m c a các v t mang tin sau: gi y, màn hình, ti ng nói và

Trang 13


i h c kinh t qu c dân Hà n i

3.

Gi y m u có ph n in s n và gi y có ph n thu h i có l i gì?

4.

Li t kê tên 7 vùng thông tin c a

5.

Nêu các nguyên t c chính khi thi t k thông tin ra trên màn hình.

6.

Nêu các nguyên t c chính ph i tuân th khi thi t k màn hình nh p li u.

7.
ph

Trang 14

Có nh ng cách th c nào
ng pháp?

u ra. V trí c a chúng

thi t k giao di n ng

Khoa Tin h c Kinh t

âu?

i - máy?

u nh

c

m c a t ng