hệ thống thông tin quản lý

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

BÀI TẬP LỚN
MÔN HỌC: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

NHÓM: 5
Vũ Việt Thành (NT)

18A4030279

K18QTDNB

Phạm Hoàng Hà

18A4030075

K18QTDNB

Nguyễn Thị Mỹ Linh

18A4030163

K18QTDNB

Hồ Thanh Hải

18A4030079

K18QTDNB

Giảng Viên: Ngô Thùy Linh
Nhóm lớp: 05 ca 2 thứ 3 & ca 4 thứ 4

1


Hà nội, ngày 5/3/2018

Mục lục
Đánh giá mức độ đóng góp của các thành viên

2

Đề bài:

3

I.

Các giai đoạn sử dụng hệ công tác để quản lý công việc của nhóm

4

II.

Giới thiệu về quán trà sữa Tocotoco 25 Lê Đại Hành

7

III.

Trả lời các câu hỏi

8

A.
5 lực lượng cạnh tranh ảnh hưởng như thế nào tới việc kinh doanh của quán
trà sữa Tocotoco - Lê Đại Hành
8
B.
Cửa hàng đã có chiến lược cạnh tranh chưa? Nếu chưa có, anh/chị hãy đưa
ra một chiến lược phù hợp. Nếu đã có chiến lược cạnh tranh thì anh chị hãy mô tả
lại chiến lược đó?
11
C.
Mô tả tóm tắt các hoạt động trong chuỗi giá trị tại cửa hàng. Cửa hàng đó
nên tạo ra chuỗi giá trị như thế nào để phù hợp với chiến lược cạnh tranh của
mình?
12
D.
Mô tả và vẽ các quy trình nghiệp vụ diễn ra tại cửa hàng trên.
14
E.
Để quản lý toàn bộ việc kinh doanh của cửa hàng bởi HTTT thì theo anh/chị
các chức năng cần thiết mà HTTT có thể hỗ trợ là gì?
17
IV.

Quá trình sử dụng phần mềm cộng tác20

V.

Thông tin silo trong quá trình sử dụng phần mềm cộng tác.

23

VI.

Tổng kết:

26

Đánh giá mức độ đóng góp của các thành viên
Vũ Việt Thành: 22%
Hồ Thanh Hải: 27%
2


Phạm Hoàng Hà: 25%
Nguyễn Thị Mỹ Linh: 26%

Đề bài:

Trà sữa Tocotoco có địa chỉ tại số 25 Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Quán được mở
vào ngày 4/6/2017, quán là 1 cửa hàng trong chuỗi các cửa hàng trà sữa của công ty cổ
phần TM và DV Taco được thành lập năm 2013 chuyên phục vụ các sản phẩm đồ uống trà
sữa từ 9h - 23h. Chi tiết xem tại:
/> />Tại đây quán có không gian đẹp với đồ uống là các dòng trà sữa_1 trong những đồ uống
được ưa chuộng hiện nay trên thị trường mang thương hiệu Tocotoco_ thương hiệu Việt
nổi tiếng và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.

a. Phân tích 5 lực lượng cạnh tranh ảnh hưởng đến việc kinh doanh của cửa hàng này như
thế nào?
b. Cửa hàng đã có chiến lược cạnh tranh chưa? Nếu chưa có, anh/chị hãy đưa ra một chiến
lược cạnh tranh phù hợp. Nếu đã có chiến lược cạnh tranh thì anh/chị hãy mô tả lại chiến
lược đó?
c. Mô tả tóm tắt các hoạt động trong chuỗi giá trị tại cửa hàng. Cửa hàng đó nên tạo ra
chuỗi giá trị như thế nào để phù hợp với chiến lược cạnh tranh của mình?
d. Mô tả và vẽ các quy trình nghiệp vụ diễn ra tại cửa hàng trên.
e. Để quản lý toàn bộ việc kinh doanh của cửa hàng bởi HTTT thì theo anh chị các chức
năng cần thiết mà HTTT có thể hỗ trợ là gì?

3


I. Các giai đoạn sử dụng hệ công tác để quản lý công việc của nhóm
Giai đoạn
Khởi tạo

Công việc phải làm
Công cụ cộng tác
a, Quyền của nhóm là: Nhóm nghiên cứu Phần mềm Planer
được sử dụng tài liệu trên mạng, thông tin
trên website của Tocotoco các tài liệu của
giảng viên hay hỏi ý kiến giảng viên để
hoàn thành bài tập lớn.
b, Mục đích của nhóm là:
- Tìm hiểu và sử dụng hệ cộng tác để
hoàn thành bài tập lớn của nhóm.
c, Thành viên của nhóm:
- Vũ Việt Thành (NT)

- Phạm Hoàng Hà
- Nguyễn Thị Mỹ Linh
- Hồ Thanh Hải
d, Những gì được mong đợi từ thành viên
trong nhóm?
-

Sử dụng thành thạo hệ cộng tác

-

trong làm việc nhóm: Planner.
Tránh thông tin silo trong quá trình

-

cộng tác.
Cộng tác hiệu quả giữa các thành

-

viên trong nhóm.
Hoàn thành bài tập được giao.

e, Vai trò của thành viên trong nhóm là:
 Vũ Việt Thành
- Vai trò nhóm trưởng: Phân chia
công việc cho các thành viên, tọa
dự án và cập nhập thông tin trên
planer.

 Phạm Hoàng Hà, Nguyễn Thị Mỹ
-

Linh, Hồ Thanh Hải:
Vai trò thành viên, thực hiện phân
công của nhóm trưởng, tham gia hệ
cộng tác planner, thực hiện cộng
4


Lên kế hoạch

tác hoàn thành bài tập lớn.
a, Thực hiện các nhiệm vụ dự án
Planner
- Tìm hiểu và sử dụng hệ cộng tác
Planner
- Trả lời các câu hỏi trong bài tập
- Làm báo cáo
- Làm slide
b, Làm thế nào để các nhiệm cụ có liên
qua tới nhau?
- Phân chia công việc trên Planner
- Tập hợp các phần bài tập.
- Trong quá trình làm nếu có phát
-

sinh thông tin Silo sẽ ghi nhớ.
Viết báo cáo bài tập lớn dựa trên

-

những công việc đã làm.
Làm slide dựa trên báo cáo để

-

thành viên khác xem và nhận xét.
Thành viên có nhiệm vụ thuyết
trình sẽ lấy slide từ người làm về

-

để tập thuyết trình.
Cập nhận bản báo cáo lên Planner
để thành viên đọc và nhận xét góp
ý.

c, Ai chịu trách nhiệm cho mỗi công
việc?
- Tất cả thành viện tìm hiểu và sử
dụng hệ cộng tác.
- Làm câu a: Hồ Thanh Hải
- Làm câu b: Nguyễn Thị Mỹ Linh
- Làm câu c: Phạm Hoàng Hà
- Làm câu d: Vũ Việt Thành, Hồ
Thanh Hải
- Làm câu e: Nguyễn Thị Mỹ Linh,
Hồ Thanh Hải
- Làm slide: Hồ Thanh Hải

- Thuyết trình: Nguyễn Thị Mỹ Linh,
Phạm Hoàng Hà
- Tổng hợp và in word: Nguyễn Thị
Mỹ Linh
5


d, Khi nào các nhiệm vụ sẽ được hoàn
thành?
- Các câu hỏi xong trước 12h ngày
3/3/2018.
- Slide xong trước 12h ngày
4/3/2017
- Chuẩn bị thuyết trình trước 12h
ngày 5/3/2018
Thực hiện

-

Đóng gói

-

II.

Trả lời các câu hỏi trong bài tập lớn Planner và skype
và đưa lên
Thực hiện các yêu cầu bài tập của
giảng viên
Báo cáo công việc

Cách thành phẩm gửi lên Planner
để mọi người kiểm tra và góp ý.
Tổng hợp các phần đưa ra word
Bản tổng hợp gửi trước 20h
Word, Power point
4/3/2018
Kiểm tra tổng thể và in
Trình bày trước lớp
Kết thúc dự án.

Giới thiệu về quán trà sữa Tocotoco 25 Lê Đại Hành

-

Lịch sử hình thành: Tocotoco 25 Lê Đại Hành khai trương ngày 4/6/2017 là một
trong sood 140 cửa hàng chi nhánh Tocotoco của Công ty Cổ phần Thương mại và
Dịch vụ Taco Việt Nam trên khắp cả nước. TocoToco - thương hiệu Việt mang
hương vị Đài Loan nhưng vẫn đậm chất tinh túy trong nét ẩm thực Việt nhờ sự
nghiên cứu kĩ càng về khẩu vị, nét văn hóa ẩm thực vùng miền.
- Sản phẩm phục vụ: Tocotoco có một thực đơn vô cùng phong phú từ trà sữa đến trà
hoa quả, trà đen, trà xanh, các loại topping, mousse, trân châu…
- Đội ngũ làm việc của quán có 6 nhân viên: 1 quản lý, 1 thu ngân, 2 pha chế, 1 chạy
bàn, 1 bếp.
 Một số câu hỏi mà nhóm tìm hiểu và đi khảo sát:
STT
1

Câu hỏi
Bạn làm ở bộ phận gì? Các bộ
phận có chuyển đổi được cho nhau

không?

Câu trả lời
Mình làm bên bộ phận chạy bàn.
Công việc mỗi ngày thay đổi luân
phiên giữa các bộ phận cho nhau. Ví
dụ như hôm nay mình làm chạy bàn
thì hôm sau công việc của mình sẽ
chuyển sang thu ngân.
6


2

Cửa hàng của bạn có bao nhiêu bộ
phận?

3

Công việc của từng bộ phận như
thế nào?

4
5

6
7

8
9

10

11

12

13

Bên mình có 5 bộ phận: quản lý, thu
ngân, pha chế, bếp, chạy bàn.

Thu ngân sẽ chịu trách nhiệm order
cho khách.
Quản lý sẽ quản lý cửa hàng, quản lý
nhân viên, quản lý kho.
Các ca làm việc ở cửa hàng như thế Cừa hàng làm việc có 2 ca
nào?
Ca sáng: 8h-15h
Ca tối: 15h-23h
Bộ phận quản lý có thường xuyên
Quản lý thường xuất hiện ở cửa hàng
ở cửa hàng không?
vào 1 trong 2 ca, bên chi nhánh của
mình thì quản lý thường xuất hiện ở
ca tối, còn ca sáng thì thu ngân sẽ
check camera để giám sát.
Thế quản lý không ở cửa hàng sẽ
Dùng camera để giám sát quá trình
kiểm tra như thế nào?
làm việc của nhân viên cũng như sự

vận hành của cửa hàng.
Để đưa một cốc trà sữa đến vs
Thu ngân sẽ nhận đơn và thu tiền của
khách hàng thì các bạn sẽ cần làm
khách, chuyển đến bộ phận pha chế,
các bước gì?
pha chế sẽ nhận nvl sẵn có từ bếp
chuyển lên để tiến hành tạo ra sản
phẩm, sau đó chuyển đến cho chạy
bàn và trao trả đồ cho khách
Những thành phẩn để pha chế (trân Do chính công ty sản xuất và nhập
châu, thạch, trà…) lấy từ đâu?
khẩu 1 số NVL trong nước chưa sản
xuất được từ Đài Loan.
Những nguyên liệu để làm các bạn Nhận từ kho xưởng sản xuất của
nhận từ đâu?
công ty.
Quy trình nhập, xuất kho như thế
Quản lý kiểm kê số lượng trong kho
nào, ai quản lý và thực hiện?
và báo lên bộ phận thủ kho vào cuối
tháng và nhập hàng ở kho tổng vào
đầu tháng sau.
Tocotoco có những chính sách ưu
Có các chương trình khuyến mại vào
đãi gì cho khách hàng không?
các dịp lễ, dịp khai trương và chương
trình ưu đãi dành riêng cho thành
viên của cửa hàng
Cửa hàng có nhận tổ chức các sự

Không, cửa hàng không có đủ không
kiện cho khách hàng không?
gian để tổ chức các sự kiện và cửa
hàng lập để phục vụ các nhóm, cặp
đôi, cá nhân muốn thưởng thức trà
sữa.
Khách hàng muốn tư vấn và phản
Bộ phận chăm sóc khách hàng từ
hồi thì ai sẽ là người tiếp nhận và
phía công ty.
7


14

15
16
17

giải đáp?
Có những cách thức nào để mua
hàng?
Cách thanh toán bên phía cửa hàng
như thế nào?
Các nguyên liệu đã chế biến thừa
thì sẽ hủy đi như thế nào?
Tocotoco có hay đưa ra sản phẩm
mới hay không?

18

Theo bạn thì trà sữa tocotoco có gì
khác biệt hơn so với các trà sữa
cùng lại?

19

Cửa hàng sử dụng phần mềm bán
hàng hay quản lý gì?

Khách hàng có thể mua hàng trực
tiếp từ các chi nhánh của cửa hàng
hoặc gọi điện đến số hotline của công
ty để đặt hàng.
Thanh toán trực tiếp với thu ngân của
cửa hàng.
Nguyên liệu đều có date khác nhau,
NVL đã nấu sẽ hủy trong ngày.
Hiện nay công ty đang đưa ra dòng
sản phẩm mới về Olong như Olong
kem chese, Olong thái cực..
Cái khác biệt so với đối thủ cạnh
tranh là công ty sử dụng các NVL
nguyên chất như lá trà để pha chế
còn các đối thủ khác thì họ sử dụng
bột trà để pha chế.
Phần mềm bán hàng IPOS.

III. Trả lời các câu hỏi
A. 5 lực lượng cạnh tranh ảnh hưởng như thế nào tới việc kinh doanh của

quán trà sữa Tocotoco - Lê Đại Hành
1. Đối thủ cạnh tranh
-

Có tới 9 quán trà sữa ở trên phố Lê Đại Hành như Dingtea, Bobapop, Heeka,
Feelingtea, Royaltea, ..v..v.. và bên cạnh đó còn 5 quán coffee với nhãn hiệu nổi
tiếng như Starbucks, Cộng Coffee cùng một số quán Drink&Food,.. cùng với khu
trung tâm thương mại Vincom Bà Triệu.

-

Với sự xuất hiện của các nhãn hiệu lớn, lâu đời và có quy mô lớn như Dingtea,
Royaltea, thì hệ số tập trung tại khu vực Lê Đại Hành là cao và việc cạnh tranh
cũng vô cùng khó khăn. Thông qua quan sát, nhóm có quan sát được rằng Tocotoco
và Dingtea đặt sát cạnh nhau và lượng khách hàng lựa chọn Dingtea thay vì
Tocotoco là một con số đáng kể.

-

Với sự tăng trưởng mạnh của ngành trà sữa và rào cản gia nhập cũng không thực sự
quá cao thì Tocotoco - Lê Đại Hành sẽ phải nỗ lực rất nhiều khi xung quanh con
phố Lê Đại Hành có mức độ cạnh tranh cao.

8


-

Một điều ít ai nhận ra khi thưởng thức trà sữa ở Tocotoco đó là việc họ sử dụng lá
trà nguyên chất để làm nên nguyên liệu pha chế, khác với việc sử dụng bột trà của

các đối thủ cạnh tranh khác trên phố Lê Đại Hành. Nhưng với danh tiếng lâu đời
cùng với việc người thưởng thức ít khi để ý tới những tình tiết nhỏ mà lớn này
khiến cho sự khác biệt kể trên chưa tạo được điểm nhấn cạnh tranh cho Tocotoco.

 Một số giải pháp mà nhóm đưa ra để giúp Tocotoco có thể tạo lợi thế cạnh tranh
chiếm thị phần:
 Cạnh tranh về giá: Tocotoco có thể tăng hoặc giảm giá sản phẩm của mình để đạt
lợi thế cạnh tranh tạm thời.
 Tăng cường khác biệt hóa sản phẩm: Cạnh tranh bằng cách cải tiến tính năng của
sản phẩm, ứng dụng các tiến bộ mới trong quy trình sản xuất hoặc đối với chính
sản phẩm.
 Sử dụng một cách sáng tạo các kênh phân phối : Tocotoco có thể thực hiện chiến
lược gia nhập theo chiều dọc bằng cách can thiệp sâu vào hệ thống phân phối
hoặc sử dụng các kênh phân phối mới; sử dụng kênh phân phối của các sản phẩm
có liên quan hoặc kênh phân phối các sản phẩm khác có đối tượng khách hàng
tương đồng.
 Khai thác các mối quan hệ với các nhà cung cấp : Tocotoco sử dụng uy tín, quyền
lực đàm phán hay mối quan hệ với hệ thống cung cấp để thực hiện các yêu cầu
mới tạo ra sự khác biệt trong sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc giảm
chi phí đầu vào.

2. Khách hàng (Quyền lực trong đàm phán)
-

Tocotoco có một lợi thế khi quán được đặt tại một địa điểm mà xung quanh là các
văn phòng cũng như các trường THCS, những lứa tuổi rất chuộng đồ uống này và
sẵn sàng mua nó mỗi ngày.

-

Theo quan sát, khách hàng khi bước vào cửa hàng sẽ được chào đón một cách lịch
sự, được nhân viên mời order với một menu đa dạng, và sau khi thưởng thức họ còn
có quyền được đánh giá thông qua phiếu đánh giá của cửa hàng. Nhân viên order
cung cấp thông tin với nhu cầu đầu vào của người mua, qua các hình thức tự vấn
các hương vị, số sản phẩm,...v.v... Luôn sẵn lòng đáp ứng nhu cầu của khách hàng
và làm thỏa mãn họ để cố gắng tạo lợi thế cạnh tranh.

-

Mức độ cạnh tranh về phía khách hàng cao.
9


3. Nhà cung cấp
-

Theo tìm hiểu thì Tocotoco đi theo hình thức tự sản xuất và phân phối và Tocotoco
Lê Đại Hành là cơ sở tiếp nhận phân phối từ công ty Taco nên không bị áp lực cạnh
tranh từ nhà cung cấp đầu vào, mức độ cạnh tranh của cửa hàng yếu, nhưng cũng có
một số sản phẩm mà NVL được nhập khẩu từ Đài Loan. Điều này sẽ tạo được sự tin
tưởng hơn từ khách hàng, khi đa số lượng khách hàng thuộc lứa tuổi 15-30 thì
thường sẽ cảm thấy ổn hơn khi được thưởng thức đồ uống được chế biến từ NVL
nước ngoài. Nhà cung cấp NVL Đài Loan là nhà cung cấp độc quyền cho một số
sản phẩm của Tocotoco nhưng họ không có được lợi thế quyền lực khi quán trà sữa
này đã gia nhập dọc về phía sau của nhà cung cấp, điều này giúp họ hạn chế được
việc ép giá NVL từ nhà cung cấp NVL Đài Loan.

4. Sản phẩm thay thế
-

Với nhu cầu ngày càng khác biệt, đa dạng của khách hàng, Tocotoco đã mở bán
thêm sản phẩm là trà sữa olong khi những hương vị lâu đời ngày càng ít được lựa
chọn, và chính trà sữa olong đã tạo được sự khác biệt về sản phẩm để cạnh tranh
với quán trà sữa Dingtea nằm ngay bên cạnh. Giá cả của sản phẩm này cũng không
quá đắt đỏ, vẫn là một sự lựa chọn đáng lưu tâm cho khách hàng mỗi khi muốn
thưởng thức một cốc trà sữa thơm mát. Do đã thành lập được 1 năm, nên chi phí
chuyển đổi cho sản phẩm thay thế cũng không quá cao cho cửa hàng, cũng như đáp
ứng nhu cầu khách hàng về việc đổi mới.

-

Tất cả đồ uống của Tocotoco đều được sử dụng ly nhựa mềm với 2 size lớn và vừa
tùy theo nhu cầu của khách hàng, nắp đậy quanh miệng ly, riêng loại sản phẩm iced
blended và macchiato do có lớp kem ở trên nên được sử dụng nắp cầu để thuận tiện
cho việc đóng gói và sử dụng sản phẩm. Đối với sản phẩm chè Xueshan, chè được
cho ra bát sứ to màu đen, có thìa sứ đi kèm, giúp khách hàng thưởng thức trọn vẹn
hương vị Đài Loan truyền thống.

-

Mức độ cạnh tranh của sản phẩm thay thế là trung bình.

5. Đối thủ tiềm ẩn
-

Gần đây lại xuất hiện thêm một chi nhánh của Royaltea nằm ở ngay đối diện quán,
Royaltea cũng là một tên tuổi lớn và khá mạnh trong thị trường trà sữa. Như đã nói
ở trên thì ngành trà sữa là một ngành tăng trưởng rất mạnh và có rào cản gia nhập
10

ngành không quá cao, cộng với nhãn mác Royaltea nổi tiếng giúp họ dễ dàng hơn
trong việc thâm nhập ngành trà sữa trên phố Lê Đại Hành - một con phố nằm ở
trung tâm và xung quanh đa số đều là những khách hàng thuộc lứa tuổi ưa chuộng
đồ uống này. Việc này sẽ làm cho sự cạnh tranh của ngành trà sữa trên phố Lê Đại
Hành nói chung và với bản thân Tocotoco nói riêng sẽ càng trở nên gay gắt hơn.
-

Mức độ cạnh tranh về đối thủ tiềm ẩn cao.

B. Cửa hàng đã có chiến lược cạnh tranh chưa? Nếu chưa có, anh/chị hãy đưa
ra một chiến lược phù hợp. Nếu đã có chiến lược cạnh tranh thì anh chị hãy
mô tả lại chiến lược đó?
Với sự phát triển rộng rãi của các nhãn hàng trà sữa trên thị trường Việt Nam,
Tocotoco đã có những chiến lược cạnh tranh để giữ vững thương hiệu và vị trí của
mình trên thị trường Việt Nam:
 Mô hình SWOT
1. Điểm mạnh (S)
-

Sản phẩm có sức hút cao bởi sự độc đáo và đa dạng trong thực đơn không chỉ bao
gồm các đồ uống mà còn mở rộng thêm một số đồ ăn nhẹ giàu dinh dưỡng.

-

Giá cả hợp lý so với mặt bằng chung của thị trường thương hiệu trà sữa ở Việt Nam
và so với các đối thủ cạnh tranh cùng ngành trên tuyến phố Lê Đại Hành.

-

Là một thương hiệu của Đài Loan, đạt được nhiều giải thưởng uy tín về chất lượng
sản phẩm và dịch vụ nên dễ có được sự tín nhiệm của khách hàng.

-

Có nhiều chi nhánh trải khắp các địa điểm đông dân cư và du khách của Hà Nội,
mỗi chi nhánh đều được trang trí đẹp mắt và sạch sẽ nên dễ khiến khách hàng chú
ý, điều này sẽ giúp cho cơ sở ở Lê Đại Hành dù mới mở nhưng vẫn dễ thu hút
lượng khách hàng tại đây.

-

Đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, thân thiện với khách hàng, phục vụ nhanh
chóng.

-

Có sự hỗ trợ tài chính từ phía công ty tổng.

-

Là sản phẩm mới xuất hiện trên thị trường không lâu nên dễ gây được sự chú ý đối
với khách hàng có xu hướng thích trải nghiệm cái mới.
11


2. Điểm yếu (W)
-

Việc kiểm soát và quản lý đội ngũ nhân viên còn lỏng lẻo, dẫn đến một vài nhân

viên có thái độ làm việc chưa tốt gây mất thiện cảm với khách hàng khó tính.

-

Là thương hiệu mới nên chưa có sức hút lâu dài, gặp phải một số khó khăn nhất
định khi đối thủ cạnh tranh mạnh như Dingtea đã mở cửa hàng tại đây lâu.
3. Cơ hội (O)

-

Trà sữa là một thức uống bắt nguồn từ Đài Loan, vì thế các thương hiệu trà sữa của
Đài Loan sẽ được ưa chuộng hơn các thương hiệu trong nước, tạo thuận lợi cho
việc kinh doanh trà sữa tại cơ sở Tocotoco Lê Đại Hành.

-

Giới trẻ dễ dàng tiếp thu và nắm bắt cái mới.

-

Dân số trên tuyến phố Lê Đại Hành đông và thu nhập ngày càng tăng

-

Con người ngày càng có nhu cầu gặp gỡ, trò chuyện với bạn bè, đồng nghiệp, đối
tác hay đơn giản là giải khuây một mình, không gian và sản phẩm của Tocotoco
hoàn toàn phù hợp cho việc thư giãn và tạo dựng các mối quan hệ.

-

Sản phẩm chè Xueshan Đài Loan chỉ có tại Tocotoco là điểm khác biệt lớn nhất so
với các thương hiệu cùng thị trường, do đó có cơ hội phát triển và thu hút khách
hàng.
4. Thách thức (P)

-

Là thương hiệu đang trong giai đoạn phát triển nên cửa hàng Tocotoco Lê Đại Hành
mang theo áp lực cạnh tranh với các đối thủ đã trưởng thành như Dingtea, Feeling
tea…

-

Việc Tocotoco xuất hiện tại Việt Nam với nhiều điểm khác lạ dễ thu hút giới trẻ, tuy
nhiên sau khi đã thỏa mãn tính hiếu kỳ thì lượng khách sẽ giảm sút rất nhiều.

-

Nhiều cơ sở mở san sát nhau sẽ khiến cho lượng khách tại cửa hàng sẽ giảm sút
nhiều.

-

Luôn phải cải tiến sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của người tiêu
dùng nhưng vẫn không làm mất đi cái đặc trưng của thương hiệu.

 Chiến lược cạnh tranh về giá (Price)
12

-

Chính sách ưu đãi giá cho nhóm: Khi khách hàng đi theo nhóm từ 3 người trở lên,
Tocotoco sẽ giảm trực tiếp 10% cho một hóa đơn. Chính sách này không áp dụng
đối với các hóa đơn trong những ngày diễn ra các chương trình đặc biệt.

-

Chính sách giảm giá sự kiện: Đối với những khách hàng tham gia 2 sự kiện trở lên,
từ sự kiện thứ ba, khách hàng sẽ được giảm giá 10% cho một hóa đơn trong ngày
diễn ra sự kiện đó.
 Chiến lược khác biệt hóa sản phẩm:

-

Cạnh tranh bằng cách cải tiến tính năng của sản phẩm, ứng dụng các tiến bộ mới
trong quy trình sản xuất hoặc đối với chính sản phẩm.

C. Mô tả tóm tắt các hoạt động trong chuỗi giá trị tại cửa hàng. Cửa hàng đó
nên tạo ra chuỗi giá trị như thế nào để phù hợp với chiến lược cạnh tranh
của mình?
Chuôi giá trị bao gồm 3 thành phần:
Hoạt động chính: Bao gồm các hoạt động diễn ra theo thứ tự nối tiếp nhau. Nhóm
hoạt động này liên quan trực tiếp đến việc tạo ra giá trị cho sản phẩm. Các hoạt động
trong nhóm này gồm:
1. Vận chuyển đầu vào (Inbound Logistics): Quản lý xuống tổng kho ở Lạc Trung
nhận hàng sau đó vận chuyển về kho của cửa hàng ở 25 Lê Đại Hành.
2. Chế tạo (Operations): Nhà bếp lấy nguyên vật liệu rồi chế biến thành các thành
phẩm ví dụ trà sữa, trân châu, topping… sau đó chuyển cho bộ phận pha chế. Ở
đây bộ phận pha chế sẽ pha theo yêu cầu của khách hàng.

3. Vận chuyển đầu ra (Outbound Logistics): Đối với các sản phẩm đặt trực tiếp sẽ
được nhân viên chạy bàn gửi tới khách hàng. Còn với khách đặt hàng qua mạng sẽ
chuyển cho bộ phận ship để gửi cho khách hàng.
4. Tiếp thị và bán hàng (Marketing and Sales): Tocotoco Lê Đại Hành tham gia
đăng bài trên các app về ăn uống như foody, samsung, adayroi, meete,… đồng thời
cũng xây dựng các website, app đặt hàng riêng, cộng với việc đi phát tờ rơi dọc
tuyến phố Lê Đại Hành và các tuyến phố lân cận.
5. Dịch vụ (Service): Chính sách ưu đãi giá cho nhóm: Khi khách hàng đi theo nhóm
từ 3 người trở lên, Tocotoco sẽ giảm trực tiếp 10% cho một hóa đơn (chính sách
này không áp dụng đối với các hóa đơn trong những ngày diễn ra các chương trình
đặc biệt). Hay chính sách giảm giá sự kiện. Đối với những khách hàng tham gia 2
13


sự kiện trở lên, từ sự kiện thứ ba, khách hàng sẽ được giảm giá 10% cho một hóa
đơn trong ngày diễn ra sự kiện đó. Tặng voucher giảm giá, thẻ tích điểm.
Hoạt động hỗ trợ: Bao gồm các hoạt động song song với hoạt động chính nhằm mục
đích hỗ trợ cho việc tạo ra sản phẩm. Đây là các hoạt động gián tiếp góp phần tạo ra
giá trị cho sản phẩm. Các hoạt động trong nhóm này gồm:
1. Mua hàng (Procurement): Các thiết bị sản xuất của Tocotoco rất hiện đại và đều
đạt chuẩn của cục an toàn thực phẩm và được bộ y tế chứng nhận. Nguyên liệu của
công ty phần lớn tự sản xuất, và một số NVL thì nhập khẩu trực tiếp từ Đài Loan
về.
2. Phát triển công nghệ (Technology development): Ứng dụng công nghệ trong
quản lý và bán hàng như lắp đặt camera quanh cửa hàng, máy bán hàng, máy dập
nắp, máy in bill, in tem, app đặt hàng trên di động,… để giúp cho việc quản lý
được hiệu quả hơn.
3. Quản lý nguồn nhân lực (Human resource management): Tocotoco lựa chọn và
đào tạo nhân viên rất khắt khe và luôn cố gắng chuẩn mực trong công việc đem lại
sự hài lòng cho khách hàng. Định kỳ có những bài thi lên cấp để khuyến khích

nhân viên tự học hỏi và phát triển. Ở Tocotoco Lê Đại Hành có 7 nhân viên và 1
quản lý, quản lý sẽ chia đều nhân viên cho các ca làm việc để dễ hoạt động.
4. Cơ sở hạ tầng doanh nghiệp (Firm infrastructure): Hệ thống quản lý đồng bộ từ
trên xuống, tất cả đều thông qua quản lý để tránh xảy ra Silo thông tin. Cơ sở vật
chất hiện đại, phong cảnh đẹp, vị trí thuận lợi đông dân cư.Tocotoco Lê Đại Hành
được xây dựng ở gần khu trung tâm thương mại Vincome Bà Triệu với kết cấu 2
tầng phong cảnh đẹp, thu hút lượng khách đông đảo.
Lợi nhuận: Lợi nhuận là phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí. Quán sẽ được coi
như là có lợi nhuận nếu như doanh thu bán hàng lớn hơn chi phí bỏ ra. Trong mô hình
chuỗi giá trị thì doanh thu chính là giá trị bán ra của các hàng hóa và các giá trị này
được tạo ra thông qua các hoạt động được thể hiện trên mô hình về chuỗi giá trị. Chi
phí chính là các khoản tiêu hao để thực hiện các hoạt động trên. Chính vì thực hiện
chiến lược cạnh tranh về giá nên mọi chi phí đều được tối giản và tạo lợi nhuận cao.
Chuỗi giá trị như trên đang rất phù hợp với chiến lược cạnh tranh về giá và
chiến lược khác biệt hóa sản phẩm
1. Chiến lược cạnh tranh về giá
- Do làm chủ về công nghệ nên hoạt động chế tạo mang lại nhiều giá trị cho sản
phẩm. Từ việc tạo nên các nguyên liệu sơ chế như trà, sữa, chân châu… nên có giá
thành hợp lý, đến các công thức pha chế đã tạo ra nhiều loại trà sữa ngon, vị khác
biệt nên nhiều người ưa chuộng.
- Chính sách ưu đãi giá cho nhóm: Khi khách hàng đi theo nhóm từ 3 người trở lên,
Tocotoco sẽ giảm trực tiếp 10% cho một hóa đơn. Chính sách này không áp dụng
đối với các hóa đơn trong những ngày diễn ra các chương trình đặc biệt.

14


-

Chính sách giảm giá sự kiện: Đối với những khách hàng tham gia 2 sự kiện trở lên,

từ sự kiện thứ ba, khách hàng sẽ được giảm giá 10% cho một hóa đơn trong ngày
diễn ra sự kiện đó.

-

Các hoạt động quản lý được áp dụng công nghệ nhiều nên tiết kiệm nhân sự, giảm
chi phí cho quán.

-

2. Chiến lược khác biệt hóa sản phẩm
Cạnh tranh bằng cách cải tiến tính năng của sản phẩm, ứng dụng các tiến bộ mới
trong quy trình sản xuất hoặc đối với chính sản phẩm.

-

Các hoạt động hỗ trợ cũng giúp Tocotoco đem lại nhiều hơn giá trị cho khánh hàng.
Như việc quán có vị trí đẹp, thuận lợi cho khách, mặt bằng đẹp được trang trí bắt
mắt. Không gian rộng không quá nhiều bàn để tạo ra sự thoải mái cho khách hàng.
Thái độ phục phụ của nhân viên phù hợp nên khách hàng rất hài lòng.

-

Trong các hoạt động hỗ trợ thì việc sáng tạo, phát triển công nghệ tao nên nhiều giá
trị cho sản phẩm đồng thời cũng giảm chi phí. Tocotoco luôn tâm niệm cạnh tranh
bằng cách cải tiến tính năng của sản phẩm, ứng dụng các tiến bộ mới trong quy
trình sản xuất hoặc đối với chính sản phẩm. Một điều ít ai nhận ra khi thưởng thức
trà sữa ở Tocotoco đó là việc họ sử dụng lá trà nguyên chất để làm nên nguyên liệu
pha chế, khác với việc sử dụng bột trà của các đối thủ cạnh tranh khác trên phố Lê
Đại Hành.

D. Mô tả và vẽ các quy trình nghiệp vụ diễn ra tại cửa hàng trên.

 Mô tả quy trình nghiệp vụ diễn ra tại cửa hàng.
1. Quy trình nhập hàng tại cửa hàng
-

Cuối mỗi tháng, các quản lý của cơ sở chịu trách nhiệm kiểm kê lại số nguyên liệu
tồn lại trong kho báo về cho bộ phận kế toán (phần kiểm kê tài sản). Sau khi bên kế
toán của công ty cổ phần Taco nhận được data từ quản lý sẽ báo lại cho quản lý số
lượng hàng hoá mà cửa hàng (chi nhánh) sẽ nhập trong tháng sau. Sau khi có được
data nhập hàng, đầu tháng sau quản lý của cơ sở sẽ xuống kho tổng ở Lạc Trung để
nhập hàng. Sau khi nhận đủ số hàng từ chính nơi sản xuất của công ty quản lý sẽ
kiểm kê và so sánh với số lượng được nhập xem có khớp với các số lượng được
nhập không.

-

Hầu như các nguyên liệu đều được nhập từ xưởng sản xuất chính của công ty, bên
cạnh đó có một số nguyên liệu được nhập khẩu riêng từ bên Đài Loan.
15


-

-

-

-

-

2. Quy trình sản xuất
 Đối với khách mua hàng trực tiếp
Khách hàng nhìn menu order đồ uống cho thu ngân. Thu ngân nhận thông tin từ
khách hàng nhập vào hệ thống máy chủ IPOS thanh toán tiền cho khách. IPOS nhận
thông tin cung cấp dữ liệu lại cho thu ngân số lượng cốc, loại trà sữa thông qua tem.
Thu ngân theo đó chuyển yêu cầu của khách tới cho bộ phận pha chế. Pha chế
thông báo và nhận các NVL đã chế biến từ bếp. Bếp nhận thông tin từ pha chế và
check lại các NVL xem còn hay hết. Nếu hết thì bếp báo quản lý của cửa hàng.
Quản lý sẽ đến kho xuất NVL mà bếp đã báo đồng thời ghi chép lại trong sổ xuất
kho.
Sau khi nhận được yêu cầu của khách từ phía thu ngân và nhận đủ nguyên liệu có
sẵn từ phía bếp, pha chế sẽ tiến hành pha chế đóng cốc chuyển đồ về cho chạy bàn.
Chạy bàn nhận bill từ khách hàng và trả đồ cho khách theo bill của khách.
 Đối với khách đặt hàng qua mạng
Khách hàng gọi điện qua số hotline của công ty để đặt hàng trà sữa. Công ty sẽ
chuyển đơn hàng đến cơ sở gần nhất nơi người đặt hàng. Thu ngân sẽ gọi điện
check lại hoá đơn đặt hàng của khách, in tem chuyển đến bộ phận pha chế sau đó sẽ
ship hàng đến cho khách tại địa chỉ khách đưa.
Toàn bộ chương trình đều sẽ được thông báo online qua fanpage chính thức của
Tocotoco trên facebook.
3. Quy trình bán hàng
Nhận thông tin đặt hàng của khách nhập vào hệ thống máy IPOS
Nếu là khách hàng thân thiết của cửa hàng, mỗi khách hàng sẽ có 1 thẻ thành viên,
thu ngân sẽ lấy mã số trên thẻ check trên máy IPOS để lấy thông tin của khách hàng
và chiết khấu ưu đãi theo quy định của công ty.
Nếu là khách mới, nhân viên thu ngân sẽ giới thiệu về thẻ thành viên và chương
trình ưu đãi đối với khách hàng thân thiết của cửa hàng, tạo dữ liệu data của khách

hàng trên hệ thống của công ty.
Chọn hàng theo đơn đặt hàng.
Sau đó check lại đơn hàng với khách hàng.
Nhập mã KM, thẻ thành viên, thẻ ưu đãi của khách hàng và tiến hành thanh toán
tiền.
Tiến hành pha chế và đóng gói giao cho khách hàng
Kiểm tra xem số cốc trà sữa đã đủ với số lượng đặt hàng của khách hay chưa.
Giao hàng cho khách.

 Vẽ các quy trình nghiệp vụ diễn ra tại của hàng

16


 Trong quá trình tìm hiểu quy trình của cửa hàng, nhóm nhận thấy trong quy
trình này xuất hiện một số thông tin Silo như sau:
-

Giữa bộ phận thu ngân với pha chế: Thu ngân chưa nắm bắt được nguyên vật liệu
còn lại trong cửa hàng mà vẫn order đồ uống đã hết NVL cho khách làm nhiễu loạn
của hệ thống phần mềm bán hàng IPOS và gây ảnh hưởng không tốt đến khách
hàng đồng thời phía pha chế không thể tạo ra sản phaamra mà khách yêu cầu.

-

Giữa bộ phận thu ngân và chạy bàn: Thu ngân chưa nắm rõ được số lượng khách
trong cửa hàng, không biết được số lượng bàn còn trống, dẫn đến khách đến mà lại
không còn chỗ ngồi.Chạy bàn không nắm rõ được số lượng cốc và loại sản phẩm
mà khách order để trả đồ dẫn đến có sự sai lệch trong quá trình trả đồ cho khách.
 Nhóm đưa ra các phương án khắc phục như sau:

-

Thêm phương tiện liên lạc giữa các bộ phận trong cửa hàng như: bộ đàm....

17


-

Đặt số thứ tự bàn để thu ngân có thể kiểm soát được lượng khách trong cửa hàng,
tránh việc khách đến mà không có chỗ ngồi.

-

Cửa hàng đặt hệ thống điện tử thông báo cho khách sản phẩm mà khách order đã
xong, điều này tiện cho việc sẽ không xảy ra sự nhầm lẫn trong quá trình trả đồ.

E. Để quản lý toàn bộ việc kinh doanh của cửa hàng bởi HTTT thì theo anh/chị
các chức năng cần thiết mà HTTT có thể hỗ trợ là gì?
 Quản lý nhân viên bán hàng.
- Việc càng có nhiều cửa hàng đi song song với việc khó quản lý, lý do xa cách về
địa lý giữa các cửa hàng và không phải lúc nào cũng có mặt tại tất cả mọi cửa hàng
để quản lý nhân viên bán hàng nên công ty sử dụng phần mềm bán hàng IPOS các
quản lý của cửa hàng có thể dễ dàng quản lý được hiệu quả bán hàng của nhân viên,
giám sát được mọi hoạt động liên quan đến bán hàng của nhân viên mà không cần
tốn thời gian cho việc quan sát. Với mọi tác nghiệp của nhân viên, các số liệu sẽ
được thay đổi ngay trên phần mềm giúp quản lý dễ dàng biết được nhân viên nào
đang làm gì, kiểm soát được hóa đơn từng nhân viên tạo ra, qua đó có thể nâng cao
được ý thức và trách nhiệm của từng nhân viên bán hàng. Bên cạnh đó, cửa hàng

còn lắp thêm một số Camera để tiện hơn trong việc quan sát từ xa, việc sử dụng
Camera sẽ hỗ trợ quản lý hơn trong việc quan sát thái độ nhân viên, công suất làm
việc, biết được việc nhân viên có chăm chỉ hay không, hay còn nhìn được qua về
việc vệ sinh của cửa hàng,..v.v...
-

-

 Quản lý nguyên vật liệu.
Luân chuyển nguyên vật liệu giữa các địa điểm và kiểm tra nguyên vật liệu giữa các
địa điểm là khâu tốn kém và mất nhiều thời gian nhất. Nếu không kiểm soát kịp
thời sẽ gây ảnh hưởng đến khách hàng và chất lượng phục vụ, ảnh hưởng trực tiếp
đến doanh số.Quản lý cửa hàng thông qua HTTT có thể kiểm soát số lượng nguyên
vật liệu như trà, cà phê, rau củ quả,..v.v.. trong kho chính xác và giảm lượng nguyên
vật liệu dư thừa, cũng như có thể kịp thời nhập nguyên vật liệu nếu cần thiết từ các
cơ sở. Từ đó việc luân chuyển nguyên vật liệu giữa cửa hàng diễn ra nhanh hơn
không còn quy trình rắc rối,phức tạp.
 Quản lý thu chi
Phần mềm này giúp đo lường nguyên vật liệu như trà sữa, cà phê,… chính xác và
giảm lượng sản phẩm dư thừa phải bỏ đi đáng kể. Tất cả các mặt hàng được định
lượng chi tiết giúp tính toán khối lượng cần thiết trong một ngày. Nếu có phát sinh
vượt quá hạn mức tồn kho sẽ có thông báo nhắc nhở để tiến hành đặt thêm khi cần
thiết. Tính năng này giúp giảm đi những hao phí không đáng có và tiết kiệm một
khoản lớn trong danh sách những chi phí bỏ ra. Sau mỗi ca, thông qua việc xử lý
hoá đơn của thu ngân cho khách hàng, các thông tin về hoá đơn sẽ được tự động
18


cập nhật lên hệ thống phần mềm IPOS để hỗ trợ cho việc quản lý doanh thu cửa
hàng.

 Quản lý khách hàng
-

-

-

Với việc sử dụng phần mềm IPOS tất cả các khách hàng đã từng đến quán, những
thông tin cá nhân và lịch sử giao dịch của họ được lưu lại trên hệ thống. Dựa vào
đó, người quản lý sẽ quy định mức điểm để phân cấp bậc hội viên chính xác. Mỗi
loại hội viên sẽ nhận được những ưu đãi riêng nhằm thúc đẩy khách hàng thường
xuyên ăn uống ở đây để được hưởng những khuyến mãi hấp dẫn.
Những cơ sở dữ liệu này không đơn giản chỉ để nắm được hành vi hay thói quen
của người ăn uống mà còn trích xuất được những trường thông tin quan trọng như
số điện thoại hay email để người quản lý có thể chạy chương trình SMS và Email
marketing hiệu quả. Nếu muốn gửi chương trình khuyến mãi mua 2 tặng 1 chỉ
dành riêng cho những khách hàng có tổng hóa đơn mua hàng trên 500.000 hoặc đã
ăn uống ở quán ít nhất 3 lần, người quản lý không cần phải lọc thủ công hay gửi tin
nhắn, email hàng loạt tới tất cả mọi người. Bởi rõ ràng những giải pháp này sẽ tốn
nhiều thời gian, chi phí lớn lại chưa thực sự nhắm đúng đối tượng mục tiêu.
Trong kinh doanh, ít người quan tâm đến việc quản lý dữ liệu khách hàng, ít người
quan tâm đến các chương trình chăm sóc và tri ân khách hàng – một phần vì thói
quen cố hữu từ xưa, phần khác là do các công ty không biết thu thập và quản lý dữ
liệu khách hàng như thế nào cho hợp lý và dễ dàng – đặc biệt là quản lý số lượng
khách hàng lớn của cả chuỗi cửa hàng. Hầu hết các công ty đều đặt tiêu chí và cho
rằng: “khách hàng là thượng đế”. Song thượng đế vào cửa hàng của chúng ta rồi về
như thế nào, họ hành xử ra sao khi lựa chọn hàng hóa, yếu tố nào quyết định họ lựa
chọn cửa hàng của chúng ta chứ không phải cửa hàng bên cạnh thì hầu như các
quản lý cửa hàng và chủ cửa hàng không nắm được rõ hoặc chỉ là phán đoán cá
nhân. Họ tới cửa hàng của chúng ta, họ có hài lòng với nhân viên của cửa hàng

không, họ có hài lòng về giá cả không, họ có hài lòng về sản phẩm không? Khi
khách hàng mang sản phẩm về sử dụng, họ có hài lòng với sản phẩm đấy không.
Nếu họ không hài lòng thì mình có cách nào để biết không? Chính vì vậy khâu
chăm sóc khách hàng sau bán hàng rất quan trọng. Dựa trên số liệu trên phần mềm
IPOS nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát doanh số từng khách hàng, thông tin,
tình trạng của từng khách hàng. Trên thực tế khi phát triển thành mô hình chuỗi, thì
lựa chọn công cụ quản lý phù hợp sẽ quyết định đến sự thành công của chuỗi cửa
hàng trà sữa.
 Quản lý hoá đơn
Xảy ra thất thoát về doanh thu cơ bản thuộc về việc kiểm soát chưa chặt chẽ tình
hình kinh doanh. Người quản lý không thể có mặt mọi lúc ở cửa hàng nên nhân
viên rất dễ dàng bỏ hóa đơn để lấy tiền tư lợi cá nhân mặc dù có camera theo dõi.
Để tránh tình trạng này, IPOS đưa ra phần mềm quản lý từ xa nhằm theo dõi được
toàn bộ hoạt động của họ. Chỉ cần thực hiện đăng nhập vào phần mềm và kiểm tra
danh sách hóa đơn trong ngày, quản lý sẽ biết được hóa đơn nào đã bị can thiệp và
19


-

ai là người đã gian lận. Việc này sẽ giúp công ty tránh thất thoát về doanh thu, chi
phí và khách hàng.
Tự động tính giá trị đơn hàng sau khi đã trừ các khoản giảm giá và khuyến mãi.

-

Cho phép giảm giá theo từng mặt hàng hoặc giảm theo hoá đơn.
Lập đơn đặt hàng từ khách hàng, tự động tính toán đơn hàng, tính toán tiền chiết
khấu, giảm giá và đưa ra tổng giá trị đơn hàng.

-

Chỉnh sửa hoặc thêm bớt sản phẩm trên đơn đặt hàng (tăng số lượng sản phẩm bằng
cách nhấp vào dấu +, giảm số lượng sản phẩm nhấp vào dấu -, xóa sản phẩm khỏi
đơn hàng).

-

Quản lí các chương trình khuyến mại.

-

Xem trước đơn đặt hàng trước khi in hoặc lưu vào danh sách đơn hàng.
 Quản lí danh mục các sản phẩm

-

Cung cấp danh mục các loại sản phẩm.

-

Thống kê số lượng “Còn hàng” hay “Hết hàng”, các sản phẩm bán chạy hoặc đang
được khuyến mại.

-

Sắp xếp các sản phẩm theo hãng, loại sản phẩm, giá cả, hàng bán chạy, hàng đang
có khuyến mãi.

-

Cung cấp thông tin chi tiết và hình ảnh về từng sản phẩm.

-

Chọn sản phẩm từ danh sách hàng hóa, sử dụng thanh công cụ để tìm kiếm nhanh
sản phẩm.
 Nhóm đưa ra ý kiến thêm chức năng để hỗ trợ cho các nghiệp vụ kể trên.
1. Thanh toán qua thẻ ngân hàng, visa..
2. Thêm số thứ tự của bàn trên hóa đơn để thuận tiện cho việc giao sản phẩm tới
tay khách hàng trực tiếp tại cửa hàng.
3. Tích hợp điện tử, tay bấm từ để báo cho khách hàng mua đồ về ra lấy sản phẩm
khi sản phẩm hoàn thành đặt tài quầy tránh việc khách đông mà nhân viên chạy
bàn không bao quát hết được lượng khách dẫn đến sai sót trong việc trả đồ cho
khách.

20


IV.

Quá trình sử dụng phần mềm cộng tác

Phần mềm được nhóm sử dụng trong bài tập là Planner
a. Giới thiệu:
Microsoft Planner hay Planner là phần mềm quản lý hoạt động nhóm của
Microsoft. Ứng dụng giúp người dùng quản lý tất cả các công việc nhóm một cách
nhanh chóng và dễ dàng sử dụng.
b. Tiện ích của Planner mang lại:

-

Quản lý được nhiều dự án cùng một lúc:

-

Cung cấp biểu đồ mức khối lượng công việc và cập nhập tiến độ của mỗi cá nhân.

21


-

Phân chia công việc cụ thể và có thể lưu dữ tài tiệu trên planner.

-

Có thời gian biểu để nhắc nhở các công việc cần thực hiện.

c. Sử dụng hệ cộng tác trong làm việc:
B1: Tạo lập tài khoản
-

Các thành viên sử dụng tài khoản: mà nhà trường cung cấp để
đăng nhập vào Planner.

-

Tạo dự án.

-

Thêm các thành viên trong nhóm vào dự án.

B2: Làm bài tập thông qua Planner:

22


- Phân công nhiệm vụ trên Planner:

-

Nhóm trưởng kiểm tra tiến độ hoàn thành của công việc, thông qua lịch biểu:

23


-

Tải tài liệu lên Planner:

-

Các thành viên khác lên kiểm tra và nêu ý kiến

B3: Kiểm tra hiệu quả quả các thành viên:

V.

Thông tin silo trong quá trình sử dụng phần mềm cộng tác.

a. Khái niệm:
24


-

Thông tin Silo xảy ra khi dữ liệu trong các hệ thống thông tin độc lập với nhau.
Được tạo ra theo thời gian khi các ứng dụng hỗ trợ nhóm và cá nhân được thực thi.
Khi tổ chức phát triển thì Silo tạo ra bản sao dữ liệu và trở thành vấn đề nghiêm

-

trọng.
Thông tin Silo gây ra hậu quả khi các đơn vị trong cùng tổ chức cùng tham chiếu

đến 1 dữ liệu.
b. Silo trong quá trình sử dụng Planner
- Phần mềm không hỗ trợ chat nhóm nên không có sự liên lạc thống nhất với nhau.
- Không có thông tin cụ thể về các tài liệu được chỉnh sửa khiến nhóm trưởng không
nắm bắt được thông tin xem bản nào là bản hoàn thành.
Vd: Hải đăng bài hoàn thành câu a, Hà thấy không hợp lý nên chỉnh sửa sau đó
đăng lên. Nhóm trưởng không biết nên đã lấy bản cũ của Hải để tổng hợp thành bài
hoàn chỉnh.
c. Khắc phục silo:
- Sử dụng skype để liên lạc và thống nhất giữa các thành viên.
Skype:
1. Giới thiệu
Skyper được tọa ra bởi nhà sáng lập Nikalas Zennstron và Janus Friis vào năm

2003, là phần mềm công nghệ giúp kết nối các người dùng trên thế giới.
-

2. Tiện ích mang lại cho nhóm
Khắc phục nhược điểm không có chat nhóm của Planner
Group call để các thành viên bàn bạc

-

3. Sử dụng trong hệ cộng tác
B1: Tạo lập tài khoản bằng số điện thoại
B2: Nhóm trưởng tạo nhóm chat và add các thành viên vào nhóm.

25