Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex.doc

Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
TÓM LƯỢC
Trong giai đoạn hiện nay, một doanh nghiệp phát triển khi doanh
nghiệp đó có khả năng chiếm lĩnh thị trường, đáp ứng tốt nhu cầu của thị
trường. Để có được điều đó, doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một hệ
thống các nhà cung cấp phong phú về mặt hàng và đảm bảo về chất lượng
thì mới có thể đứng vững, khẳng định vị thế trên thương trường. Tuy nhiên
việc quản lý, theo dõi một hệ thống lớn các nhà cung cấp không phải là điều
dễ dàng. Hơn nữa, việc cân đối giữa các khoản phải trả nhà cung cấp và các
khoản phải thu của khách hàng là điều cần quan tâm nếu doanh nghiệp
muốn đảm bảo sự cân bằng trong cán cân thanh toán. Nhằm thực hiện tốt
những yêu cầu này, doanh nghiệp đã sử dụng một trong những công cụ đắc
lực đó là kế toán. Công tác kế toán nói chung và kế toán các khoản thanh
toán với nhà cung cấp nói riêng đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài
chính của doanh nghiệp.
Xuất phát từ thực tiễn của Công ty XNK Intimex, em đã lựa chọn đề
tài “Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập
khẩu Intimex” làm luận văn tốt nghiệp. Luận văn đã khái quát được các vấn
đề về lý thuyết và nghiên cứu thực trạng kế toán các khoản thanh toán với
nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex. Trên cơ sở đó, luận văn
đã đánh giá được những thành công cũng như những hạn chế trong công tác
kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp. Dựa trên kết quả điều tra
thực tế cùng với những dữ liệu thu thập được tại Công ty, luận văn đã đề
xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán các khoản
thanh toán với nhà cung cấp.
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
LỜI CAM ĐOAN
Họ và tên: Đỗ Thị Thanh Ngân
Lớp: K41D4
Khoa: Kế toán – Kiểm toán

Trường : ĐH Thương Mại
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập, không sao
chép của các công trình khác đã công bố. Số liệu trong luận văn tốt nghiệp
là do Công ty xuất nhập khẩu Intimex cung cấp.
Nếu có xảy ra sai sót gì, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 06 tháng 05 năm 2009
Sinh viên
Đỗ Thị Thanh Ngân
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn TS. Đặng Thị Hòa, bộ môn Kế toán căn
bản, trường Đại học Thương Mại đã tận tình hướng dẫn và tập thể cán bộ
Công ty xuất nhập khẩu Intimex, đặc biệt là các cô chú, anh chị Phòng Tài
chính – Kế toán đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.
Sinh viên
Đỗ Thị Thanh Ngân
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
XNK Xuất nhập khẩu
GTGT Giá trị gia tăng
KKTX Kê khai thường xuyên
TSCĐ Tài sản cố định
TK Tài khoản
XK Xuất khẩu
NK Nhập khẩu
DANH MỤC PHỤ LỤC
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp

Phụ lục 2.1 Trình tự kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong
trường hợp nhập khẩu trực tiếp
Phụ lục 2.2 Trình tự kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong
trường hợp nhập khẩu ủy thác
Phụ lục 2.3 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Phụ lục 2.4 Hình thức kế toán Nhật ký – sổ Cái
Phụ lục 2.5 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Phụ lục 2.6 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
Phụ lục 2.7 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Phụ lục 3.1 Phiếu điều tra và bảng tổng hợp phiếu điều tra
Phụ lục 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Phụ lục 3.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Phụ lục 3.4 Mô hình phần mềm kế toán công ty
Phụ lục 3.5 Tình hình tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh
Phụ lục 3.6 Trình tự kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong
nước, ngoài nước
Phụ lục 3.7 Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu
Phụ lục 3.8 Biên bản giao nhận hàng
Phụ lục 3.9 Hóa đơn GTGT
Phụ lục 3.10 Phiếu chi
Phụ lục 3.11 Sổ chi tiết, sổ Cái, sổ Tổng hợp TK 3311_Phải trả cho người bán
hàng XK
Phụ lục 3.12 Bộ chứng từ nhập khẩu
Phụ lục 3.13 Sổ chi tiết, sổ Cái, sổ Tổng hợp TK 3312_Phải trả cho người bán
hàng NK
Phụ lục 4.1 Sổ chi tiết TK 007_Ngoại tệ các loại
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
Phụ lục 4.2 Bảng theo dõi khoản nợ phải trả nhà cung cấp
Phụ lục 4.3 Sổ chi tiết TK 331 theo nhà cung cấp

Phụ lục 4.4 Bảng dự toán tình hình thanh toán các khoản phải trả năm N
MỤC LỤC
TÓM LƯỢC
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4

Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU KẾ TOÁN CÁC KHOẢN
THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP TRONG DOANH NGHIỆP
XUẤT NHẬP KHẢU
1.1. Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài:
Để đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước đối với các doanh nghiệp
cũng như yêu cầu tự quản lý của chính các doanh nghiệp về vấn đề tài
chính, Bộ Tài chính đã ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Qua thời
gian, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, Bộ Tài chính đã ra tiếp các
chuẩn mực kế toán Việt Nam để bổ sung và sửa đổi những bất cập trong hệ
thống kế toán cũ và giúp cho việc hạch toán đáp ứng được yêu cầu quản lý
trong giai đoạn hiện nay. Nhưng với tốc độ phát triển nhanh chóng của nền
kinh tế, việc áp dụng các chế độ, chuẩn mực kế toán vào doanh nghiệp còn
nhiều hạn chế. Do đó, công tác kế toán cũng cần phải thay đổi cho phù hợp,
đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong quản lý tài chính, một vấn đề không thể không nhắc đến đó là thanh
toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Các khoản thanh toán này ảnh hưởng
không nhỏ đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, hoàn thiện
công tác kế toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung
cấp nói riêng là điều cần thiết.
Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp để
tìm kiếm cơ hội phát triển luôn diễn ra rất khắc nghiệt. Do đó, hệ thống

thông tin tài chính đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản trị
có được quyết định đúng đắn, đem lại lợi ích cho doanh nghiệp. Để hoàn
thành tốt vai trò đó, doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kế
toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng.
Đặc biệt, trong giai đoạn phát triển như hiện nay, số lượng các nhà cung cấp
ngày càng nhiều nên việc cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và đầy
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
1
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
đủ là ưu tiên hàng đầu. Tổ chức tốt công tác kế toán sẽ giúp nhà quản trị
quản lý, kiểm soát tốt khả năng tài chính, nâng cao được uy tín đối với các
nhà cung cấp về khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thanh
toán trong các giao dịch kinh tế đóng một vai trò rất quan trọng và diễn ra
thường xuyên. Trong mọi giao dịch kinh tế thì với tâm lý chung là ai cũng
muốn thu lợi nhiều nhất cho mình nên các bên đều muốn chiếm dụng vốn
của phía còn lại. Và thực tế, cũng không phải bất cứ ai mua hàng cũng có
khả năng thanh toán ngay. Do đó với một doanh nghiệp chỉ bán hàng theo
phương thức thanh toán ngay thì không thể cạnh tranh được trên thị trường.
Nhưng nếu nợ phải thu bị thanh toán chậm thì cũng sẽ làm giảm vòng quay
của vốn kinh doanh và hiệu quả kinh doanh do đó cũng sẽ bị ảnh hưởng.
Như vậy, công tác kế toán các khoản thanh toán tốt sẽ góp phần giải quyết
các khoản nợ phải trả, nâng cao số vòng quay vốn, tạo ra hiệu quả sản xuất
kinh doanh, ổn định tình hình tài chính cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng
vốn của doanh nghiệp. Nhờ đó, việc thanh toán sẽ được thực hiện nhanh
chóng, hợp lý, tạo sự chủ động về tài chính cho doanh nghiệp. Có thể nói, kế
toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng
đóng vai trò như một công cụ tài chính hữu ích cho các doanh nghiệp.
1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài:
* Đối tượng nghiên cứu: lý luận về kế toán các khoản thanh toán với
nhà cung cấp và thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp

tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex.
* Tuyên bố vấn đề nghiên cứu: Xuất phát từ cơ sở lý luận và cơ sở
thực tiễn của đề tài đã trình bày ở phần 1.1, em quyết định chọn đề tài “Kế
toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu
Intimex” làm luận văn tốt nghiệp.
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
2
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
1.3. Các mục tiêu nghiên cứu:
* Lý luận: nghiên cứu, hệ thống hóa và hoàn thiện các lý luận về kế
toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp.
* Thực tiễn tại doanh nghiệp: nghiên cứu thực trạng kế toán các
khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty XNK Intimex nhằm phát
hiện ưu nhược điểm và nghiên cứu, đề xuất giải pháp khắc phục những tồn
tại, hạn chế trong công tác kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp để
giúp kế toán Công ty XNK Intimex trở thành công cụ quản lý tài chính đắc
lực.
1.4. Phạm vi nghiên cứu:
* Không gian: Để thuận lợi cho việc tìm hiểu và nghiên cứu tình hình
thực tế về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán các khoản thanh
toán với nhà cung cấp nói riêng, đề tài được tiến hành nghiên cứu tại Công
ty xuất nhập khẩu Intimex. Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà
Nội.
* Thời gian: đề tài được nghiên cứu nhằm hiểu rõ thực trạng công tác
kế toán của Công ty xuất nhập khẩu Intimex. Do đó, khoảng thời gian thuận
lợi cho em có thể tìm hiểu rõ về Công ty xuất nhập khẩu Intimex là khoảng
thời gian em thực tập tại đây từ 16/02/2009 đến 03/05/2009,
* Số liệu: để đề tài mang tính thực tiễn và gắn liền với hoạt động hiện
tại của Công ty XNK Intimex, em xin lấy số liệu quý I năm 2009 để phục vụ
cho việc nghiên cứu.

1.5. Kết cấu:
Luận văn gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu kế toán các khoản thanh toán với
nhà cung cấp trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
3
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về kế toán các
khoản thanh toán với nhà cung cấp trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng kế toán các khoản
thanh toán với nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu Intimex
Chương 4: Kết luận và các giải pháp hoàn thiện kế toán các khoản
thanh toán với nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu Intimex
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
4
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
CHƯƠNG 2: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN
CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP TRONG
DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU
2.1. Một số định nghĩa và khải niệm cơ bản:
Trước khi đi vào cụ thể từng khái niệm, để phục vụ cho việc nghiên
cứu về kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp, em đã sử dụng các
tài liệu sau:
• Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01: Chuẩn mực chung, Chuẩn
mực kế toán Việt Nam số 21: Trình bày báo cáo tài chính.
• Giáo trình Kế toán tài chính. Chủ biên: GS.TS Ngô Thế Chi, TS.
Trương Thị Thủy_ Học viện tài chính. NXB Tài chính năm 2008.
Trước hết là khái niệm nợ phải trả. Theo chuẩn mực kế toán Việt
Nam số 01 ( VAS 01 ), “nợ phải trả xác định nghĩa vụ hiện tại của doanh
nghiệp khi doanh nghiệp nhận về một tài sản, tham gia một cam kết hoặc

phát sinh các nghĩa vụ pháp lý”. Hay nói cách khác, nợ phải trả là số vốn
mà doanh nghiệp đã chiếm dụng của các cá nhân, tổ chức khác và có nghĩa
vụ phải chi trả. Cũng theo VAS 01, “Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch
và sự kiện đã qua như mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ nhưng chưa trả tiền,
vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả
nhân viên, thuế phải nộp và phải trả khác”.
Trong nợ phải trả thì bao gồm hai loại là nợ phải trả ngắn hạn và nợ
phải trả dài hạn. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 21, “Một khoản nợ
phải trả được xếp vào loại nợ ngắn hạn, khi khoản nợ này: a, Được dự kiến
thanh toán trong một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp
hoặc; b, Được thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán
năm. Tất cả các khoản phải trả khác ngoài nợ phải trả ngắn hạn được xếp
vào loại nợ phải trả dài hạn”. Các khoản nợ ngắn hạn bao gồm các khoản
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
5
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
như: Vay ngắn hạn, Nợ dài hạn đến hạn trả, Phải trả cho người bán, người
nhận thầu, Người mua trả tiền trước, Thuế và các khoản còn phải nộp cho
Nhà nước, Người mua trả tiền trước, Lương, phụ cấp phải trả cho công nhân
viên, Các khoản phải trả nội bộ, Các khoản phải trả, phải nộp khác. Còn các
khoản phải trả dài hạn bao gồm các khoản như: Vay dài hạn cho đầu tư phát
triển, Nợ thuê mua tài sản cố định, Doanh nghiệp phát hành trái phiếu.
Khoản phải trả nhà cung cấp là một trong những nội dung của nợ phải
trả. Theo Giáo trình kế toán tài chính của Học viện tài chính, “khoản nợ phải
trả người bán, người nhận thầu xây dựng cơ bản cung cấp lao vụ, dịch vụ là
những khoản phát sinh trong quá trình thanh toán có tính chất tạm thời mà
các các doanh nghiệp chưa thanh toán cho các bên do chưa đến hạn thanh
toán hoặc trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng đã ký kết”. Nếu doanh
nghiệp quản lý tốt các khoản phải trả nhà cung cấp thì có thể tận dụng tốt
những ưu đãi mà bên bán dành cho doanh nghiệp.

Trên đây là một số khái niệm cơ bản liên quan đến kế toán các khoản
thanh toán với nhà cung cấp. Các khái niệm này sẽ giúp cho chúng ta có
được cái nhìn tổng quát về vấn đề nghiên cứu.
2.2 Một số lý thuyết về kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp
trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu:
Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp cần tôn trọng một số
quy định sau:
- Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, các khoản nợ phải trả
nhà cung cấp vật tư, hàng hóa,dịch vụ cần được hạch toán chi tiết cho từng
đối tượng phải trả. Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho
nhưng đến cuối tháng chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và
phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá
chính thức của người bán. Khi hạch toán chi tiết cần hạch toán rõ ràng các
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
6
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của
nhà cung cấp ngoài hóa đơn mua hàng.
- Trong quan hệ mua bán, trao đổi, đặc biệt là doanh nghiệp hoạt
động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì việc phát sinh các nghiệp vụ kinh tế
bằng ngoại tệ sẽ diễn ra thường xuyên. Do đó, việc hạch toán các khoản
bằng ngoại tệ cần được thực hiện theo đúng quy định, thuận tiện cho việc
kiểm tra, theo dõi. Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 10 (VAS10):
“Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái, khi phát sinh các nghiệp vụ
kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn
vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch ( đối với bên
Có tài khoản nợ phải trả ) hoặc theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán ( đối với bên
Nợ tài khoản nợ phải trả ). Cuối năm tài chính các số dư nợ phải trả có gốc
ngoại tệ phải đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường
ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời

điểm cuối năm tài chính”.
- Kế toán phải mở đủ sổ chi tiết thanh toán cho từng nhà cung cấp. Kế
toán căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ ( hoặc bên Có) của các tài khoản phải
trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán mà không
được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ và Có với nhau.
- Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính, các khoản nợ phải trả
ngắn hạn “cần theo dõi chi tiết số tiền đã vay, lãi vay, số tiền vay đã trả, số
tiền còn phải trả theo từng đối tượng cho vay, theo từng khế ước vay”. Còn
các khoản nợ phải trả dài hạn, “cuối mỗi niên độ kế toán, doanh nghiệp phải
tính toán và lập kế hoạch dài hạn, đồng thời xác định các khoản vay dài hạn
đến hạn trả trong niên độ kế toán tiếp theo để theo dõi và có kế hoạch chi
trả. Phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng đối tượng vay và từng khế ước
vay nợ”. Trong trường hợp, các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ, kế toán
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
7
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
phải theo dõi chi tiết nguyên tệ và quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ
giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân
hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh
giao dịch. Cuối niên độ, số dư cần được đánh giá lại theo tỷ tỷ giá thực tế
giao dịch hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
2.3. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm
trước:
Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói chung cũng đã có
nhiều công trình được hoàn thành như:
+ Đề tài luận văn “ Hoàn thiện phương pháp kế toán nghiệp vụ mua
hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty cổ phần vật tư nông lâm nghiệp Hà
Giang trong điều kiện vận dụng Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam” của
Viên Thị Thanh Hà, trường ĐH Thương Mại, năm 2007.

+ Đề tài luận văn “Hoàn thiện phương pháp kế toán nghiệp vụ mua
hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH đầu tư thương mại và XNK
Hà Nội trong điều kiện vận dụng Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam”
của Nguyễn Bích Thuận, trường ĐH Thương Mại, năm 2007.
+ Đề tài luận văn “ Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu
và thanh toán tiền hàng tại công ty cổ phần xây lắp điện Hải Phòng” của
Dương Thị Mai Hương, trường ĐH Thương Mại, năm 2007.
Nhìn chung, các đề tài trên đã đề cập đến nhiều vấn đề liên quan đến
hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng của các doanh nghiệp. Trên cơ
sở lý luận về vấn đề nghiên cứu, các đề tài đã đi sâu tìm hiểu thực trạng
doanh nghiệp và có những biện pháp hoàn thiện công tác kế toán một cách
cụ thể, chi tiết, có tính thực tiễn cao đối với những hạn chế của mỗi doanh
nghiệp. Tuy nhiên, các đề tài mới chỉ tập trung chủ yếu vào nghiên cứu kế
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
8
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
toán nghiệp vụ mua hàng mà chưa chú trọng nhiều đến kế toán thanh toán
với nhà cung cấp. Trong khi đó, kế toán các khoản thanh toán với nhà cung
cấp cũng đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến cán cân thanh
toán, vòng quay vốn chậm, tác động đến kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Do đó cần thiết phải có những đề tài nghiên cứu cụ thể hơn
về vấn đề này.
2.4. Nội dung kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp:
2.4.1 Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán:
Thanh toán là việc chuyển dịch một lượng giá trị từ chủ thể này sang
chủ thể khác bằng những công cụ và phương tiện thanh toán thích hợp.
2.4.1.1. Hình thức thanh toán:
* Thanh toán bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán trong đó bên mua
và bên bán trực tiếp sử dụng tiền mặt để trao đổi, mua bán.
* Thanh toán không dùng tiền mặt: là hình thức thanh toán trong đó

bên mua và bên bán không sử dụng tiền mặt mà sử dụng các phương tiện
thanh toán khác, thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian thanh
toán để thực hiện quan hệ thanh toán.
2.4.1.2. Phương thức thanh toán:
- Thanh toán bằng séc: Séc là chứng từ trả tiền vô điều kiện do chủ
tài khoản yêu cầu ngân hàng trích một khoản nhất định từ tài khoản của
mình tại ngân hàng đó cho người cầm séc hay cho người được chỉ định trên
tờ séc đó. Séc gồm một số loại thông dụng như: séc bảo chi, séc chuyển
khoản, séc định mức,...
- Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi:
Uỷ nhiệm thu: Là hình thức uỷ nhiệm do chủ tài khoản ủy nhiệm cho
ngân hàng thu hộ số tiền nào đó. Qua đó, bên mua không phải trả tiền ngay
cho bên bán, mà bên bán sau khi giao hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
9
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
lập uỷ nhiệm thu đem đến ngân hàng nơi mở tài khoản nhờ ngân hàng thu
hộ tiền hàng.
Uỷ nhiệm chi: Là chứng từ do chủ tài khoản lập để uỷ nhiệm cho
ngân hàng trích tài khoản của mình chi trả sang tài khoản của người được
hưởng ở cùng ngân hàng hay ngân hàng khác.
- Thanh toán bằng thư tín dụng (Letter of Credit – L/C)
Thư tín dụng là chứng từ của ngân hàng bên mua gửi cho bên bán để
thanh toán cho bên bán theo các điều kiện của thư tín dụng đã được hai bên
thống nhất khi mở. Trong phương thức thanh toán này, ngân hàng không chỉ
là người trung gian thu hộ mà còn là người đại diện cho bên Nhập khẩu (bên
mua) thanh toán tiền hàng cho bên Xuất khẩu (bên bán). Đảm bảo cho bên
bán nhận được số tiền như hợp đồng và đảm bảo cho bên mua nhận được số
lượng hàng có chất lượng như thoả thuận. Các hình thức cơ bản của thư tín
dụng: Thư tín dụng có thể huỷ ngang; Thư tín dụng không thể huỷ ngang;

Thư tín dụng không thể huỷ ngang được xác nhận; Thư tín dụng không thể
huỷ ngang, không thể truy đòi.
Ngoài những hình thức thanh toán trên, doanh nghiệp còn có thể áp
dụng các hình thức sau: thanh toán bù trừ, thanh toán nhờ thu, thanh toán
theo hình thức kỳ phiếu, thanh toán chuyển tiền,…Tùy loại hình kinh doanh
mà doanh nghiệp có thể áp dụng những phương thức phù hợp.
2.4.1.3. Thời hạn thanh toán:
Doanh nghiệp lựa chọn cho thời điểm thanh toán sao cho phù hợp với
đặc điểm kinh doanh và theo yêu cầu từ phía nhà cung cấp. Có 3 loại hình
thức:
- Thanh toán trả trước: người mua đặt tiền hàng trước cho người bán
trước khi bắt đầu nghiệp vụ trao đổi. Nghiệp vụ này thường diễn ra khi 2
bên đối tác mới làm ăn với nhau, chưa có sự hiểu biết lâu dài về nhau, hoặc
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
10
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
đối với những hợp đồng có giá trị lớn, hoặc loại hàng hoá đặc biệt yêu cầu
sự chắc chắn từ phía người mua, …
- Thanh toán trả ngay: là việc người mua thanh toán tiền cho người
bán ngay khi có sự chuyển giao hàng hoá từ phía người bán sang người
mua. Hình thức này chỉ phù hợp với những giao dịch giá trị nhỏ.
- Thanh toán trả sau: là việc người mua thanh toán cho người bán sau
khi đã nhận đủ hàng một thời gian. Đây là hình thức thanh toán mà người
mua chiếm dụng vốn của người bán, vì vậy phải có kèm một số điều kiện về
tín dụng khác, bên bán phải có các quy định chặt chẽ trong việc xem xét về
phía đối tác để ra quyết định bán chịu và có biện pháp thu hồi nợ.
2.4.2. Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp:
2.4.2.1. Chứng từ sử dụng:
Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, chứng từ phản ánh các
khoản phải trả sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu kế toán các khoản

thanh toán với nhà cung cấp như Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, phiếu
nhập kho…
- Hóa đơn GTGT ( 01GTKT-3LL )( do bên bán lập ): khi doanh
nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của những doanh nghiệp thuộc đối tượng chịu
thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp sẽ được
người bán cung cấp Hóa đơn GTGT (liên 2_liên giao cho khách hàng).
- Hóa đơn bán hàng ( 02GTTT-3LL )( bên bán lập ): khi doanh nghiệp
mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp thuộc đối tượng chịu thuế GTGT
theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì
doanh nghiệp sẽ được bên bán cung cấp hóa đơn bán hàng ( liên 2).
- Phiếu chi ( 02-TT ): căn cứ vào hóa đơn chứng từ mua hàng, doanh
nghiệp viết phiếu chi tiền mặt thanh toán cho người bán, kế toán lập phiếu
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
11
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
chi thành 3 liên, liên 1: lưu tại cuốn, liên 2: giao cho khách ( người nhận
hoặc người chi ), liên 3: thủ quỹ lưu.
- Giấy báo Nợ: việc thanh toán nếu được thực hiên qua ngân hàng thì
doanh nghiệp sẽ nhận được giấy báo Nợ do ngân hàng cung cấp. Kế toán
căn cứ vào đó để ghi giảm tiền tại doanh nghiệp.
Ngoài ra, trong quá trình thanh toán với nhà cung cấp, kế toán còn sử
dụng các chứng từ liên quan như: Ủy nhiệm chi, Giấy thanh toán tiền tạm
ứng, hợp đồng vay, khế ước vay,…Các khoản giảm trừ được tính trừ vào
khoản nợ phải trả người bán như chiêt khấu thanh toán, giảm giá hàng bán,
hàng bán bị trả lại đều được phản ánh trên Hóa đơn GTGT, ghi rõ nội dung
cụ thể trên hóa đơn.
2.4.2.2. Tài khoản sử dụng:
* Tài khoản: Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, để hạch
toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331
“Phải trả người bán”. Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán về các

khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người
cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được
dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người
nhận thầu xây lắp chính, phụ.
* Kết cấu:
+ Bên Nợ: phản ánh số tiền đã trả hoặc ứng trước cho nhà cung cấp;
số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng hóa; chiết khấu thương mại và
chiết khấu thanh toán được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ
vào khoản nợ phải trả cho người bán và giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt,
kém phẩm chất khi kiểm nhận trả lại người bán
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
12
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
+ Bên Có: phản ánh số tiền phải trả nhà cung cấp và điều chỉnh số
chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ
đã nhận
Số dư bên Có: số tiền còn phải trả nhà cung cấp.
Số dư bên Nợ (nếu có): số tiền đã ứng trước hoặc đã trả nhiều hơn số
phải trả cho nhà cung cấp theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.
Ngoài ra, kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp còn sử dụng
các tài khoản liên quan như TK 111(1111,1112), 112(1121,1122), 144, 413.
* Trình tự hạch toán:
Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX và tính thuế
GTGT theo phương pháp khấu trừ
Mua hàng nội địa:
- Mua vật tư, hàng hóa chưa trả tiền người bán về nhập kho, hoặc gửi
bán thẳng không qua kho thì giá trị vật tư, hàng hóa được ghi nhận vào bên
Có TK 331 tổng giá thanh toán, ghi Nợ các tài khoản liên quan ( TK 152,
153, 156, 133…).
- Mua TSCĐ chưa trả tiền cho người bán đưa vào sử dụng cho hoạt

động sản xuất, kinh doanh, căn cứ hóa đơn người bán, biên bản giao nhận
TSCĐ và các chứng từ liên quan, kế toán ghi Có TK 331 tổng giá thanh toán
và ghi Nợ các tài khoản liên quan (TK 211, 213, 133) giá trị TSCĐ bao gồm
cả thuế GTGT hoặc không bao gồm thuế GTGT đầu vào tùy theo phương
pháp xác định thuế GTGT phải nộp.
- Khi thanh toán số tiền phải trả hoặc ứng trước tiền cho nhà cung
cấp, kế toán ghi Nợ TK 331, đồng thời ghi Có các tài khoản tiền ( TK111,
112,…)
- Các khoản được tính trừ vào khoản nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán
ghi Nợ TK 331 và ghi Có TK 515_Doanh thu hoạt động tài chính nếu khoản
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
13
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
đó là chiết khấu thanh toán được hưởng; hoặc ghi Có TK 152,156 nếu đó là
khoản giảm giá hàng bán hay hàng bán trả lại.
- Nhận bán hàng đại lý, hưởng hoa hồng, khi bán được hàng kế toán
ghi Có TK331, thanh toán với bên giao đại lý sau khi đã trừ khoản hoa
hồng, kế toán ghi Nợ TK 331, đồng thời sử dụng TK 003_Hàng hóa nhận
bán hộ, nhận ký gửi, ký cược để theo dõi.
Nhập khẩu trực tiếp:
- Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, Công ty tiến hành mở thư tín dụng.
Trong trường hợp phải ký quỹ ngân hàng, kế toán ghi Nợ TK 144_Cầm cố
ký quỹ, ký cược ngắn hạn và ghi Có TK tiền. Chênh lệch giữa tỷ giá thực tế
(TGTT) và tỷ giá xuất quỹ (TGXQ ) cho vào TK 515_Doanh thu tài chính
hoặc TK 635_Chi phí tài chính. Đồng thời, kế toán ghi Nợ TK 007_Ngoại tệ
các loại.
- Khi hàng đã hoàn thành thủ tục hải quan được tính là hàng nhập
khẩu, kế toán ghi Nợ TK151_Hàng mua đang đi đường theo TGTT, và ghi
Có TK 144_ Cầm cố ký quỹ, ký cược ngắn hạn theo TGGS nếu trả tiền
ngay, hoặc ghi Có TK 331_Phải trả người bán nếu mua chịu.

- Khi tính thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT hàng nhập khẩu
phải nộp kế toán ghi Nợ TK 151, ghi Có TK 333_Thuế và các khoản phải
nộp Nhà nước ( 3332,3333,33312 ).
- Khi thanh toán tiền hàng cho chủ hàng, kế toán ghi Nợ TK 331_Phải
trả cho người bán theo TGGS và ghi Có TK 144_Cầm cố ký quỹ, ký cược
ngắn hạn theo TG ký quỹ, Có TK 1122. Chênh lệch tỷ giá cho vào TK 515
hoặc 635. Đồng thời, ghi Có TK 007_Ngoại tệ các loại.
Trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp có thể được khái
quát bắng sơ đồ ( phụ lục 2.1 )
Nhập khẩu hàng hóa ủy thác: (Đơn vị giao ủy thác nhập khẩu)
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
14
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
- Khi chuyển ngoại tệ cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu mở thư tín
dụng, kế toán ghi Nợ TK 331 theo TGTT, ghi Có TK tiền (1112,1122) theo
TGXQ, chênh lệch cho vào TK515 hoặc TK635. Đồng thời ghi Có TK
007_Ngoại tệ các loại.
- Khi chuyển tiền Việt Nam đồng cho đơn vị nhân ủy thác nhập khẩu
nộp hộ thuế, kế toán ghi Nợ TK 331 ( Chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy
thác ), ghi Có TK 1111,1121.
- Khi nhập kho hàng nhập khẩu do bên nhận ủy thác bàn giao lại, kế
toán ghi Nợ TK151, 156 theo TGTT, ghi Có TK 331 ( Chi tiết cho từng đơn
vị nhận ủy thác nhập khẩu ) theo TGGS.
+ Nếu đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế, kế toán
ghi Có TK 331, đồng thời ghi Nợ TK 151, 152, 156, 133,…
+ Nếu đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu chỉ làm thủ tục kê khai thuế,
đơn vị ủy thác tự nộp thuế vào NSNN thì giá trị hàng nhập khẩu được phản
ánh như trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế
vào NSNN. Khi nộp các khoản thuế vào NSNN, ghi Nợ TK 331 (chi tiết cho
từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu) và ghi Có TK 111, 112,…

- Phí ủy thác nhập khẩu và số tiền phải trả đơn vị nhận ủy thác nhập
khẩu các khoản chi hộ, căn cứ các chứng từ liên quan ghi Có TK 331, ghi
Nợ TK151, 156, 133,… Sau đó, khi trả tiền cho đơn vị nhận ủy thác nhập
khẩu các khoản trên, kế toán ghi Nợ TK 331, ghi Có tài khoản tiền.
- Trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu chuyển trả hàng uỷ thác
nhập khẩu chưa nộp thuế GTGT:
+ Khi nhận hàng, căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của
đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu, kế toán phản ánh giá trị hàng nhập khẩu ủy
thác theo giá đã có thuế GTGT hàng nhập khẩu, ghi Có TK 331 (Chi tiết cho
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
15
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu), ghi Nợ các TK 151, 152, 156, 211
(Giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả các khoản thuế phải nộp)
+ Khi nhận hóa đơn GTGT hàng ủy thác nhập khẩu của đơn vị nhận
ủy thác nhập khẩu, kế toán phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ như
sau: Nếu hàng hóa ủy thác nhập khẩu còn tồn kho, ghi Nợ TK 133_Thuế
GTGT được khấu trừ, ghi Có TK 151, 152, 156,157 nếu hàng còn tồn trong
kho, ghi Có TK 632_Giá vốn hàng bán nếu hàng đã tiêu thụ.
Cuối niên độ kế toán, số dư các khoản phải trả cho người bán có gốc
ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại
tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm
lập báo cáo tài chính. Kế toán sử dụng TK 413_ Chênh lệch tỷ giá hối đoái
(4131, 4132) để đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ. Đồng thời, kế toán theo
dõi ngoại tệ trên TK 007_Ngoại tệ các loại.
Trình tự hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp có thể được
khái quát bằng sơ đồ ( phụ lục 2.2 ).
2.4.2.3 Sổ kế toán:
Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp được áp
dụng trình tự ghi sổ kế toán theo một trong năm hình thức kế toán sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
- Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Hình thức kế toán Nhật ký chung:
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
16
Khoa Kế toán – Kiểm toán Luận văn tốt nghiệp
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm
là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh
tế (định khoản kế toán ) của nghiệp vụ đó. Sau đó, lấy số liệu trên các sổ
Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ
Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự kế toán theo hình thức này được khái quát bằng sơ đồ ( phụ lục
2.3). Theo hình thức này, kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
được phản ánh vào các sổ sau:
+ Sổ tổng hợp:
• Sổ Cái TK 113: theo dõi tình hình thuế GTGT đầu vào
• Sổ Cái TK 111,112: theo dõi tình hình thanh toán
• Sổ Cái TK 331: theo dõi tình hình công nợ
+ Sổ thẻ kế toán chi tiết: sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, sổ
chi tiết công nợ, sổ theo dõi thuế GTGT đầu vào.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái:
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký – Sổ Cái là các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và
theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán ) trên cùng một quyển sổ kế
toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái. Căn cứ và sổ Nhật ký – Sổ

cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau: Nhật
ký – Sổ cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ được khái quát bằng
sơ đồ ( phụ lục 2.4 ). Theo hình thức này, kế toán nghiệp vụ thanh toán với
nhà cung cấp được phản ánh vào các sổ sau:
Sinh viên: Đỗ Thị Thanh Ngân Lớp K41D4
17