Đề cương công tác lưu trữĐại hịc Nội vụ Hà Nội

Chương 1:
Câu 1: Trình bày khái niệm, đặc diểm của tài liệu lưu trữ. Lấy ví dụ minh họa
* Kn: Là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ. TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không
còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp
* Đặc điểm:
- Nội dung của tài liệu chứa đựng thông tin quá khứ phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ
quan tổ chức và cá nhân: Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử,
những hoạt động của một nhà nước, một cơ quan hoặc một nhân vật tiêu biểu trong quá
trình vận động không ngừng của tự nhiên và xã hội đã xảy ra trong quá khứ
- TLLT có tính chính xác cao: TLLT là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của văn
bản tài liệu. Để được gọi là bản chính, bản gốc, bản sao văn bản phải đảm bảo các yêu
cầu theo luật định về hình thức và thể thức trình bày như: chữ ký của người có thẩm
quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm ra, văn bản có thể có thêm bút phê,
các ghi chú… của người có thẩm quyền trong quá trình xử lý
- TLLT có nguồn gốc xuất xứ: Chúng là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các
cơ quan trong quá trình thực thi những chức năng , nhiệm vụ hoặc chức trách được luật
pháp quy định. Chúng chứa đựng nhiều bí mật nhà nước , bí mật kinh doanh và bí mật
đời tư nếu bụ hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không thể thay thế được , không thể làm
lại được và có thể gây nên những tổn thất khó lường. Bởi vậy chúng cần được bảo quản
theo quy định và việc nghiên cứu sử dụng cũng phải tuân theo những điều khoản do luật
pháp quy định.
- TLLT được nhà nước quản lý tập trung thống nhất: do những đặc điểm nêu trên chúng
được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. TLLT là đối tượng được nhà nước
thuộc diện được nhà nước thống kê , thu thập, bảo quản và sử dụng theo một chế độ
thống nhất do luật định.
VD: TLLT thùy theo mức độ giá trị sẽ được bảo quản trong hệ thống các trung tâm lưu
trữ quốc gia, lưu trữ cấp tỉnh hoặc tại lưu trữ cấp huyện và cấp xã

Câu 2: Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện chính trị. VD

-Có ý nghĩa chính trị sâu sắc. Lịch sử đã chứng minh ở bất kỳ thời đại nào và ở bất cứ
quốc gia nào các giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như một thứ vũ
khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ quyền lợi và củng cố địa vị cho mình.
VD: Thời cổ đại, gới chủ Hi Lạp và La Ma đã tổ chức nhiều kho lưu trữ tài liệu , coi kho
lưu trữ là nơi bảo quản các phương tiện để áp bức nô lệ và duy trì địa vị thống trị của
chúng.
Dưới chế độ TBCN, giai cấp tư bản cầm quyền đã sử dụng TLLT vào mục đích áp bức
bóc lột giai cấp công nhân , đàn áp các cuộc chiến tranh của quần chúng, gây chiến tranh
xâm lược. Ngược lại, giai cấp vô sản bằng mọi cách sử dụng nguồn TLLT để làm chứng
cứ vạch trần bản chất thối nát của chế độ tư bản, bảo vệ lợi ích giai cấp, thức tỉnh và nâng
cao ý chí đấu tranh cách mạng của công nhân và nhân dân lao động.
Câu 3: Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện kinh tế. VD
Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế quốc dân, sử dụng TLLT có thể mang
lại hiệu quả kinh tế to lớn, bởi TLLT chứa nhiều thông tin về kinh tế, kỹ thuật rất cần
thiết với nhiều ngành kinh tế của đất nước. Đó là những tài liệu phản ánh tình hình kinh
tế chung , tình hình phát triển kinh tế từng vùng, từng địa phương, từng ngành cụ thể, các
đồ án thiết kế, các công trình công nghiệp, giao thông vận tải, tài liệu về điều tra tài
nguyên của đất nước, tài liệu khí tượng thủy văn , các báo cáo và công trình nghiên cứu
KHKT.
Các nguồn tài liệu này có thể giúp cho việc xây dựng chiến lược kinh tế, quy hoạch, kế
hoạch kinh tế được hoàn chỉnh, sát thực và có cơ sở khoa học giúp các nhà thiết kế và chế
tạo lựa chọn được những phương án tối ưu cho công trình của mình, chắp cánh cho
những sáng chế và phát minh mới có giá trị.
Sử dụng tài liệu lưu trữ trong xây dựng cơ bản, khôi phục, sửa chữa nhanh chóng và đảm
bảo chất lượng các công trình bị hư hỏng hoặc bị chiến tranh tàn phá. Do đó mà giảm
nhiều công sức của cán bộ, công nhân viên, tiết kiệm được nhiều vật tư và các chi phí
khác của nhà nước.
Câu 4: Trình bày vai trò của tài tài liệu lưu trữ đối với phương diện khoa học. VD
Có ý nghĩa KH rất rõ nét. Trong nghiên cứu KHTN và KHXH đều cần sử dụng tài liệu

lưu trữ, đặc biệt đối với việc nghiên cứu lịch sử.
Bất cứ TLLT nào cũng mang những thông tin chân thực về xã hội của thời kỳ lịch sử đã
sản sinh ra nó. Nghiên cứu TLLT của 1 thời kỳ hoặc một giai đoạn ls sẽ cho phép các nhà


lịch sử vẽ lại được bức tranh của xã hội thuộc thời kỳ hoặc giai đoạn lịch sử đó một cách
chính xác. Do vậy, TLLT là cơ sở sử liệu quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử dân
tộc nói chung, ls đảng, ls kt, văn hóa, tư tưởng và ls của từng địa phương, từng ngành,
từng cơ quan nói riêng.
Bất cứ cơ quan nào trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình ít nhiều đều cần
đến TLLT hoặc dùng làm căn cứ để giải quyết những công việc cụ thể hoặc tìm những
thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và
đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ chương, chính sách, đề ra các quyết định về quản
lý, giáo dục truyền thống yêu nước, chủ nghĩa anh hùng cách mạng.
Câu 5: Trình bày vai trò của tài tài liệu lưu trữ đối với phương diện VH-XH. VD
Trong kho tàng VH của dt Việt Nam, tài liệu lưu trữ là một di sản quý báu, phản ánh trực
tiếp thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ
lịch sử.
TLLT giúp kế thừa và phát huy những tinh hoa văn hóa mà cha ông ta trải qua bao thế hệ
đã hun đúc nên và để lại
TLLT rút ra được nhiều thông tin bổ ích trong việc giáo dục truyền thống CM, nâng cao
lòng tự hào dân tộc, xây dựng con người mới XHCN, nền KHKT tiên tiến, nền VH nghệ
thuật cách mạng giàu tính dân tộc.
TLLT đã trở thành di sản văn hóa không chỉ của dt ta mà của cả nhân loại: Bia tiến sỹ ở
QTG (HN), Mộc Bản, Châu bản triều Nguyễn…

Câu 6: Trình bày nội dung cơ bản của công tác lưu trữ
-Kn: Là một hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, pháp chế
và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
-ND CTLT:

+ Quản lý về CTLT: Biên soạn các văn bản QPPL, vb quản lý trình nhà nước ban hành; tổ
chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của nhà nước về CTLT,
tổ chức nghiên cứu KH-CN và hợp tác quốc tế trong lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công
chức và viên chức lưu trữ.


+ Nghiệp vụ LT: thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ; bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu; thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ.
Câu 7: Trình bày khái niệm, thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
- Kn:
Phông LT là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
Phông LT Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước VN, không phụ thuộc
vào thời gian hình thành , nơi bảo quản, chế độ chính trị-XH, kỹ thuật ghi tin và vật mang
tin
-Thành phần: Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản
Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
+ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành
trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân
của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức
tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội.
+ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức
xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang
nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch
sử của đất nước.
(Điều 02-Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13)
Câu 8: Trình bày điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan. VD
-Kn: Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình

hoạt động của một cơ quan, tổ chức,được lựa chọn bảo quản trong một kho lưu trữ.
-Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan: Phông lưu trữ cơ quan được thành lập thông
thường có 4 điều kiện sau:
+Cơ quan được thành lập bằng văn bản pháp quy của cơ quan cấp trên có thẩm quyền,
trong đó quy định rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan đó (đây
là điều kiện quan trọng nhất)


+Cơ quan có tổ chức, chỉ tiêu biên chế theo cấp trên phân bổ
+Cơ quan có tài khoản riêng (có ngân sách, độc lập trong giao dịch, thanh quyết toán với
các cơ quan tài chính, ngân hàng)
+Có văn thư và con dấu cơ quan riêng
Tuy nhiên, trong thực tiễn có thể có những cơ quan, tổ chức thiếu một trong các điều kiện
trên, nhưng vẫn có thể thành lập phông lưu trữ vì thành phần nội dung tài liệu có giá trị
đối với dân tộc, với địa phương và điều cơ bản là cơ quan, tổ chức đó hoạt động độc lập.
VD: Phông lưu trữ Bộ NV, phông lưu trữ Trường ĐHNVHN…
Câu 9: Trình bày tính của công tác lưu trữ
Câu 10: Phân tích vai trò của tài liệu lưu trữ đối với một cơ quan, tổ chức cụ thể
Câu 11: Phân tích nội dung hoạt động quản lý của công tác lưu trữ
Câu 12: Phân tích nội dung hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ
Câu 13: Phân biệt giữa tài liệu lưu trữ với các nguồn tư liệu khác (sách, báo, tạp
chí). VD

Chương 2:
Câu 14: Trình bày nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
-Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia VN: tài liệu lưu trữ là di sản
văn hóa dân tộc, là tài sản quốc gia nên cần có sự quản lý thống nhất của Nhà nước
-Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định pháp luật
-Tài liệu phông lưu trữ quốc gia VN được Nhà nước thống kê tập trung trong hệ thống sổ
sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.

Câu 15: Trình bày nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
a)Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ:
-Quan điểm:


Phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế xã hội
Thực hiện thành công các mục tiêu của chiến lược phát triển ngành Nội vụ
Phải có tầm nhìn dài hạn và lộ trình thích hợp theo yêu cầu phát triển của từng giai đoạn
Phù hợp với yêu cầu hợp tác quốc tế chuyên môn, nghiệp vụ, KHCNghệ về CTLT
-Mục tiêu:
Quản lý thống nhất CTLT trên phạm vi cả nước; bảo vệ an toàn và phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
Định hướng sự phát triển của CTLT nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các
cơ quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ nguồn lực cho quá trình
đầu tư, phát triển đúng định hướng của Đảng và Nhà nước, góp phần thực hiện thành
công chiến lược phát triển kt-xh
Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước về CTLT; làm căn cứ cho các
cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê
duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực lưu trữ, đồng thời chủ động trong việc huy
động, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực.
b)Xây dựng ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản QPPL về CTLT
-Luật lưu trữ: Là văn bản do quốc hội ban hành, quy định các vấn đề cơ bản thuộc lĩnh
vực lưu trữ
-Pháp lệnh: Là văn bản do UBTVQH ban hành, trong đó quy định những vấn đề được
Quốc hội giao, sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xét, quyết định ban hành
luật
-Nghị định: Là văn bản quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của quốc hội, pháp
lệnh, nghị quyết của UBTVQH, lệnh, quyết định của chủ tịch nước. Nghị định thuộc
thẩm quyền ban hành của chính phủ
-Thông tư: thông tư của Bộ trưởng , Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ được ban hành để quy

định các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của bộ, cơ quan ngang bộ
c)Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định
-Cơ quan, tổ chức ở tw tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan
quản lý nhà nước về lưu trữ ở tw


-Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ
quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh
-Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo
cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện
d) Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi
đua khen thưởng trong công tác lưu trữ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ ở cơ quan, tổ chức. Trình
độ cán bộ tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong
CTLT
*31/10/2014, BNV ban hành TT số 13/2014/TT-BNV quy định mã số và tiêu chuẩn chức
danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành.
-Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ: Thành lập phòng VTLT thuộc văn
phòng. Biên chế: trưởng phòng, các phó trưởng phòng, 1 số các bộ công chức , viên chức.
cc,vc phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch viên chức lưu trữ theo quy định của
pháp luật.
-Chi cục VTLT cấp tỉnh thuộc sở nội vụ cấp tỉnh: chi cục trưởng, không quá 2 chi cục
phó. Biên chế do UBND quy định trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp của sở
nội vụ
-ĐV cấp huyện: Phòng nv bố trí công chức chuyên trách giúp trưởng phòng nv tham mưu
cho UBND cấp huyện quản lý về CTVTLT cấp huyện. Biên chế công chức chuyên trách
làm VTLT do phòng nv bố trí trong biên chế được giao
*Vấn đề đào tạo nguồn nhân lực làm CTLT: Trường DHNVHN, KHXHNH, HVHC…
đại học, cao đăng…
e)Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pl về CTLT

Công tác thanh tra, kiểm tra ttrong ngành lưu trữ do thanh tra bộ nv đảm nhận duwjca
theo quy định của pl về CTLT. Hàng năm thanh tra BNV tiến hành thanh tra, kiểm tra các
cơ quan lưu trữ từ tw đến địa phương và việc thực hiện các văn bản quy phạm pl tại lưu
trữ các cơ quan, sau đó báo cáo với lãnh đạo BNV
Ê) Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ
Quy định tại điều 40-Luật lưu trữ 2011


Câu 16: Trình bày nội dung quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
-Mục đích xây dựng:
Cụ thể hóa các quy định của nhà nước về CTVTLT cho phù hợp với tình hình thực tế của
cơ quan, tổ chức
Giúp các đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các hoạt động
trong CTVTLT
Làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong viejc ban hành quản lý và xử lý vb
Giữ gìn tài liệu lưu trữ để sd lâu dài
-Đối tượng xd:
Công chức, viên chức, nhân viên phụ trách CTLT của cqtc soạn thảo dự thảo vb cần ban
hành
Các cán bộ, nhân viên của các đơn vị có liên quan tham gia góp ý cho dự thảo
Lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan ký phát hành văn bản
-Phạm vi áp dụng: áp dụng trong nội bộ cqtc
-Căn cứ để xd Quy chế:
Vb quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và của
các đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan, tổ chức
Vb pháp luật và vb hướng dẫn nghiệp vụ
Quy chế CTVTLT của cơ quan tổ chức cấp trên
-Quy trình xd:
Tập hợp văn bản
Rà soát những quy định phù hợp đv cơ quan, tổ chức

Nghiên cứu thông tư số 04/2013/TT-BNV 16/4/2013 của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ hướng
dẫn xây dựng quy chế CTVTLT của cơ quan, tổ chức
Soạn thảo quy chế
Lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị


Tổng hợp, hoàn thiện bản thảo
Trình ký
-Bố cục của quy chế: Theo TT số 04/2013/TT-BNV 16/4/2013 của BNV về việc hướng
dẫn xây dựng quy chế CTVTLT của các cơ quan, tổ chức, quy chế mẫu gồm 3 chương,
38 điều
Câu 17: Trình bày trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan đối với việc thực hiện công
tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư,
lưu trữ
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác
văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các
đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn
thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

Câu 18: Trình bày trách nhiệm của trưởng đơn vị đối với việc thực hiện công tác
lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
Trưởng các đơn vị chức năng (phòng, ban...), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có
trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư,
lưu trữ.
Câu 19: Trình bày trách nhiệm của người làm lưu trữ đối với việc thực hiện thực
hiện công tác lưu trữ trong cơ quan tổ chức
Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ,
công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về văn

thư, lưu trữ.
Câu 20: Vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của một cơ quan, tổ chức và xác định vị trí của lưu
trữ cơ quan trong sơ đồ đó
Câu 21: Vẽ và phân tích sơ đồ hệ thống cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu
trữ ở VN hiện nay
Câu 22: Vẽ và phân tích sơ đồ tổ chức mạng lưới kho lưu trữ của nước ta


Chương 3:
Câu 23: Trình bày mục đích, ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ
-Kn:Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có
giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử (luật lưu trữ 2011)
-Mục đích, ý nghĩa:
Thu thập tài liệu có vai trò quan trọng nhằm bổ sung vào kho những tài liệu có giá trị
lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của
độc giả.
Trong thực tế, tài liệu được sản sinh ra ngày càng nhiều theo chức năng nhiệm vụ của
các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, nếu không thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu sẽ dẫn
đến tình trạng tài liệu phân tán, xé lẻ. Nhiều tài liệu quý giá bị mất mát hoặc xuống cấp,
không được tập trung quản lý, bảo quản theo quy định của nhà nước. Chính vì thế thu
thập và bổ sung tài liệu là 1 nhiệm vụ thường xuyên và tất yếu của các lưu trữ cơ quan và
lưu trữ lịch sử. Việc thu thập tài liệu lưu trữ vào kho tốt sẽ làm hoàn chỉnh và phong phú
thêm thành phần phông lưu trữ cơ quan nói riêng và phông lưu trữ quốc gia Việt Nam nói
chung.
Câu 24: Trình bày mục đích, ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu
-Kn: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài
liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị (Luật lưu trữ 2011)
Câu 25: Trình bày khái niệm, mục đích phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan
Câu 26: Trình bày khái niệm, mục đích của việc thống kê trong công tác lưu trữ

-Kn: Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần , số lượng tài liệu theo các đơn vị
thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê
-Mục đích:
Thống kê tài liệu lưu trữ giúp cơ quan, tổ chức và cơ quan quản lý ngành nắm được số
lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, để có cơ sở xây dựng kế hoạch
thu thập, tu bổ, phục chế cũng như tiêu hủy tài liệu hết giá trị, nhằm đảm bảo chất lượng
phông lưu trữ


Nhằm cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phân
loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và đảm bảo khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng,
thuận lợi.
Câu 27: Trình bày yêu cầu, nguyên tắc của việc thống kê trong CTLT
*Yêu cầu:
- Cụ thể, chính xác: Nội dung của thống kê là số liệu phải đúng, cụ thể, chi tiết với thực
tế tình hình tài liệu ở trong kho. Người làm công tác thống kê không tự thêm, bớt, sai lệch
số liệu, không được tự ý sửa chữa, gạch xóa nội dung số liệu thống kê, vì số liệu thống kê
phục vụ cho công tác quản lý và lập kế hoạch
- Kịp thời và toàn diện: Số liệu thống kê phải được cung cấp đúng thời gian quy định và
đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của cơ quan quản lý hoặc là của cơ quan sử dụng số
liệu thống kê. Nếu cung cấp kịp thời, đầy đủ số liệu thống kê sẽ phát huy được tác dụng.
Ngược lại nếu cung cấp số liệu muộn, không hết các thông tin, số liệu theo yêu cầu sẽ
không kịp đưa vào nội dung báo cáo hoặc kế hoạch công tác.
- Khoa học và có những công cụ thống kê thích hợp: Các công cụ thống kê khi thiết kế,
xây dựng phải đơn giản, phù hợp, dễ sử dụng, nhưng phải đảm bảo tính khoa học, logic,
thuận lợi khi cần kết nối, tích hợp…
*Nguyên tắc:
-Dựa vào nguyên tắc tập trung, thống nhất và đảm bảo tính kế thừa trong các giai đoạn
công việc
-Đảm bảo sự thông nhất giữa thống kê và bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ

-Đảm bảo sự thống nhất trong phạm vi cả phông lưu trữ quốc gia
-Đảm bảo về bảo mật số liệu thống kê và công cụ thống kê
Câu 28: Phân tích khái niệm, yêu cầu của việc xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu
trữ
-Kn: Công cụ tra cứu KH tài liệu lưu trữ là các phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ ở nhiều
cấp độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động hóa, trên cơ sở
phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên quan tương hỗ và bổ trợ
lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học, nhằm mục đích phục vụ việc tra
tìm và nghiên cứu tài liệu lưu trữ được hiệu quả


-Yêu cầu:
Yêu cầu quan trọng nhất và chủ yếu nhất là phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu
trữ hiện bảo quản trong kho lưu trữ để thông tin cho người sử dụng
Mỗi loại hình công cụ tra cứu phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung.
Yêu cầu này nhằm giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác.
Tra tìm và lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo các yêu cầu của độc giả
Kết cấu của các loại công cụ tra cứu tài liệu phải đơn giản, dễ dàng và dễ sử dụng. Công
cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là một loại công cụ thông tin được được nhiều loại độc giả sử
dụng cho nên không được cấu tạo rườm rà khó hiểu.
Câu 29: Phân tích mục đích của việc xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
-Kn:
-Mục đích (tác dụng):
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của kho
lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu giúp người nghiên cứu tra tìm nhanh chóng, chính
xác, sưu tầm và tập hợp theo yêu cầu của họ.
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ có thể dáp ứng những yêu cầu cơ bản của người nghiên
cứu tài liệu. Nó cho biết trong kho lưu trữ có những tài liệu nào, bảo quản ở đâu và tìm
bằng phương pháp nào.
Câu 30: Trình bày nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ do vật mang tin, chất liệu

ghi tin, kỹ thuật ghi tin
*Kn: Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi
thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
*Nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ do vật mang tin, chất liệu ghi tin, kỹ thuật ghi
tin (do vật liệu và quá trình chế tác tài liệu lưu trữ):
-Tài liệu giấy: Trong các kho lưu trữ hiện nay tài liệu giấy chiếm khối lượng lớn.
Nguyên nhân hư hỏng: do những chất cấu thành nên giấy, mức độ hư hại thay đổi theo tỉ
lệ cấu thành của nó. Loại giấy có cấu thành xen-lu-lô càng cao thì độ bền cơ học càng
cao, dễ đàn hồi có tính chất hóa học ổn định nên bảo quản được lâu. Loại giấy có nhiều
chất Lig-nin sẽ bị mất màu ố vàng vì chất Lig-nin là chất kém bền vững về mặt hóa học


và có khả năng quang hóa khi bị tác động bởi ánh sáng. Giấy có độ axit cao dễ bị hư
hỏng.
-Mực: có rất nhiều loại mực: mực nho, mực viết thường , mực in…độ bền của mực phụ
thuộc vào thành phần hóa hóc của các chất liệu tạo ra chúng.
Những loại mực phổ biến hiện nay được chế tạo từ muối kim loại hoặc nhựa cây có màu.
Trong các loại mực đó, độ axit càng lớn thì càng bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ
ẩm cao làm cho tài liệu dễ bị bay màu, thủng giấy.
Đối với loại mực in kém chất lượng, không đúng chủng loại của các loại máy in, máy
photocopy sẽ làm tài liệu dễ bị bay màu, mờ chữ nhanh sau 1 thời gian bảo quản.
Bút chì đen có độ kết dính vào giấy không chắc chắn nên dễ bị tẩy xóa, bút chì màu được
cấu tạo từ các chất nhuộm màu vô cơ và hữu cơ nên dễ bị biến đổi nếu có tác động bởi
ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm.
Câu 31: Trình bày nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ do điều kiện bảo quản và
sử dụng
*Kn:
*Nguyên nhân: Là nguyên nhân do bản thân con người trong quá trình bảo quản tài liệu
gây ra. Có những nguyên nhân có ý thức , có mục đích và có nguyên nhân là do thiếu ý
thức hoặc do khách quan tạo ra. Chảng hạn như kẻ địch phá hoại, đánh cắp tài liệu lưu

trữ, sự cẩu thả, thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu,
phương tiện bảo quản thiếu thốn, không đủ điều kiện tối thiểu để bảo quản như giá, tủ,
hộp, cặp và các phương tiện khác. Đặc biệt là không có nhà kho chuyên dụng để bảo
quản tài liệu. Việc chấp hành không đúng hoặc không nghiêm chế độ quy định của nhà
nước về công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản nói riêng. Trong công tác thu
thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, kiểm tra, tổ chức sử dụng tài liệu không có quy
trình, làm sai nguyên tắc dẫn đến tổn thất, hư hại tài liệu.
Câu 32: Hãy xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu
trữ cơ quan. Liên hệ với trường ĐHNVHN
Câu 33: Trình bày tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu trong xác định giá trị tài
liệu của 1 cơ quan, tổ chức cụ thể
-Kn: Gía trị của tài liệu lưu trữ là giá trị làm chứng cứ đảm bảo cho tài liệu có các ý nghĩa
về chính trị, khoa học, kinh tế, văn hóa, xã hội… vì vậy chúng cần được bảo quản với tư
cách là tài liệu lưa trữ


-Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu:
Là tiêu chuẩn quan trọng nhất và được áp dụng phổ biến trong công tác xác định giá trị
tài liệu
Những tài liệu được lựa chọn để bổ sung cho Phông lưu trữ quốc gia gồm: Tài liệu phản
ánh lịch sử dựng nước, giữ nước của dân tộc, lịch sử phong trào công nhân, lịch sử
Đảng…
Khi xác định vai trò nội dung của tài liệu, cần phải đặt tài liệu trong mối liên hệ với chức
năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông
Ý nghĩa nội dung của tài liệu không thể xét một cách riêng rẽ mà phải đặt chúng vào
nhóm tài liệu chung
Ý nghĩa nội dung của tài liệu không chỉ phụ thuộc vào nội dung của các thông tin chứa
trong tài liệu mà còn phụ thuộc vào ý nghĩa của nó trong hoạt động thực tiễn của từng cơ
quan nhất định. Khi áp dụng tiêu chuẩn này phải chú ý cả 2 phương diện trên
Câu 34: Trình bày tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin của tài liệu trong xác định giá

trị tài liệu của cơ quan, tổ chức cụ thể
-Kn: Gía trị của tài liệu lưu trữ là giá trị làm chứng cứ đảm bảo cho tài liệu có các ý nghĩa
về chính trị, khoa học, kinh tế, văn hóa, xã hội… vì vậy chúng cần được bảo quản với tư
cách là tài liệu lưa trữ
-Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu:
Sự trùng lặp thông tin là sự lặp lại nội dung thông tin của tài liệu này trong tài liệu khác.
Do nhu cầu giải quyết công việc, do sự phát triển của các phương tiện sao in ngày càng
hiện đại và do nhu cầu sử dụng thông tin nên sự lặp lại thông tin của tài liệu diễn ra phổ
biến trong hoạt động của cơ quan dưới các dạng:
Loại trùng lặp mang tính hình thức do sao in, trích lục các loại tài liệu tạo nên. Do nhu
cầu quản lý và giải quyết công việc nên các văn bản được lập thành nhiều bản chính hoặc
sao thành nhiều bản bằng các hình thức sao như: sao y bản chính, sao lục, trích lục hoặc
photocopy. Trong trường hợp này những thông tin trùng lặp gọi là tài liệu trùng thừa
Loại xuất hiện do việc tổng hợp các thông tin từ các loại tài liệu đã có thể lập thành một
tài liệu mới do yêu cầu công việc đòi hỏi. Trong trường hợp này những thông tin trùng
lặp gọi là tài liệu có thông tin bao hàm trong tài liệu khác.


VD: báo cáo tổng kết là tổng hợp các thông tin từ các báo cáo sơ kết, báo cáo quý
Loại xuất hiện mang tính lặp lại thông tin nhưng đã có sự kế thừa và phát triển từ tài liệu
cũ. Trường hợp này có ở những văn bản cần phải soạn thảo và nghiên cứu nhiều lần.Mỗi
lần soạn thảo sau đều có sự kế thừa và phát triển những nội dung từ trước. Trường hợp
này gọi là những dị bản
VD: Trong quá trình soạn thảo quy chế hoạt động của trường ĐHNVHN sẽ có nhiều bản
dự thảo khác nhau
Câu 35: Trình bày tiêu chuẩn tác giả của tài liệu trong xác dịnh giá trị tài liệu của
một cơ quan, tổ chức cụ thể
-Kn: Gía trị của tài liệu lưu trữ là giá trị làm chứng cứ đảm bảo cho tài liệu có các ý nghĩa
về chính trị, khoa học, kinh tế, văn hóa, xã hội… vì vậy chúng cần được bảo quản với tư
cách là tài liệu lưa trữ

-Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu:
Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu
Trong một phông lưu trữ thường có các tác giả sau: cơ quan cấp trên, cơ quan hình thành
phông, cơ quan hữu quan, cơ quan, đơn vị trực thuộc
Đối với phông lưu trữ quốc gia, tài liệu của các tác giả là những cơ quan đầu ngành, các
dự án trọng điểm thì có ý nghĩa quan trọng hơn
Đối với phông lưu trữ cơ quan, tài liệu do chính cơ quan sản sinh ra, nó phản ánh chức
năng, nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị hình thành phông thì sẽ có ý nghĩa quan trọng
Đối với tài liệu cấp trên gửi xuống cơ quan: Tài liệu chỉ đạo trực tiếp hoạt động của cơ
quan thì có ý nghĩa quan trọng. Những văn bản của cấp trên gửi xuống để biết, chỉ giữ lại
trong 1 thời gian ngắn sau đó tiến thành tiêu hủy theo quy định
Tài liệu của cơ quan cấp dưới gửi lên: Nếu để báo cáo, cần giữ lại, nếu để trao đổi thì chỉ
lưu trữ trong một thời gian ngắn
Đối với những nhân vật kiệt xuất trong lịch sử, toàn bộ tài liệu hình thành trong cuộc đời,
sự nghiệp của nhân vật đó sẽ được giữ lại.
VD: Phông lưu trữ Hồ Chủ Tịch, phông lưu trữ Tổng bí thư Lê Duẩn…


Câu 36: Hãy tham mưu cho hiệu trưởng trường ĐHNVHN soạn thảo quyết định
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Bài thi tuyển sinh, bài thi tốt nghiệp)
Câu 37: Hãy xây dựng quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị của một cơ quan Bộ
Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu
Lập danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và văn bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
Tiến hành họp và lập biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp hội
đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu
Trình văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị
Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền
Thủ trưởng cơ quan có tài liệu ban hành quyết định hủy tài liệu hết giá trị
Tổ chức bàn giao và lập biên bản bàn giao tài liệu hủy
Tổ chức tiêu hủy và lập biên bản hủy tài liệu hết giá trị

Lập và lưu hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Câu 38: Hãy chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu cho phông lưu trữ
UBND (phường, thị trấn) cụ thể (trong trường hợp tài liệu đã được lập hồ sơ)
Tài liệu phông UBND Tỉnh Quảng Ninh (khóa XIII)
Bước 1: Tài liệu của UBND tỉnh QN được chia theo thời gian (nhiệm kỳ)
Nhiệm kỳ 2010-2015
Bước 2: Chia tài liệu từng nhiệm kỳ theo mặt hoạt động
1.Tổng hợp
2.Nội chính
3.Ngoại vụ
4.Tiếp dân
5.Văn xã
6.Giáo dục


7.Tài mậu
8.Công nghiệp
9.Nông lâm nghiệp
10.Quản lý đất đai
11.Quy hoạch
12.Xây dựng
13.Giao thông
14.KH-CN
15.Môi trường
16.Du lịch
17.Quản trị tài vụ
18.Hành chính-tổ chức
Bước 3: Chia tài liệu từ mặt hoạt động theo nhóm lớn
VD:
3.Ngoại vụ

3.1.Vấn đề chung
3.2. Tài liệu kế hoạch, báo cáo hoạt động đối ngoại
3.3.Công tác ngoại vụ
3.4.Công tác phân giới cắm mốc
3.5.Hôn nhân, cho nhận con nuôi với người nước ngoài
Bước 4: Chia tài liệu từ nhóm lớn thành nhóm vừa
VD:
3.3.Công tác ngoại vụ
3.3.1.Tài liệu công tác đối ngoại, lễ tân


3.3.2. Tài liệu xuất nhập cảnh
Bước 5: Chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ
VD:
3.3.2.Tài liệu xuất nhập cảnh
3.3.2.1.Hồ sơ về việc cho phép cá nhân, đoàn cán bộ đi công tác, học tập và du lịch tại
nước ngoài ủa UBNDTQN năm…
3.3.2.2.Hồ sơ về việc giải quyết thủ tục cho cá nhân, đoàn công tác các nước ngoài vào
tỉnh của UBNDTQN năm…
Câu 39: Tham mưu cho hiệu trưởng trường NVHN về việc xây dựng kho lưu trữ và
trang thiết bị bảo quản tài liệu phông lưu trữ của trường
Câu 40: Phân tích sự cần thiết của việc đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác sử
dụng TLLT tại 1 lưu trữ lịch sử cụ thể
-Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu
lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ
quan, tổ chức và cá nhân.
Câu 41: Phân tích sự cần thiết của việc hiện đại hóa hình thức tổ chức khai thác sử
dụng TLLT tại 1 lưu trữ lịch sử cụ thể
Câu 42: Phân tích mục đích, ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đv 1 cq
tổ chức cụ thể

-Kn: Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp KHKT để kéo dài tuổi thọ và đảm
bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
-Ý nghĩa:
Có ý nghĩa rất quan trọng, trong tình hình thực tế hiện nay do nhiều nguyên nhân như: sự
phá hoại của tự nhiên hoặc con người nên nhiều tài liệu lưu trữ đang đứng trước nguy cơ
bị xuống cấp, hư hỏng mà nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì những tài liệu này có
thể bị mất mát, hư hỏng mà rất khó hoặc không thể phục hồi được
Với vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đợi gió mùa nên các yếu tố tác động của tự
nhiên như: nhiệt độ, độ ẩm cao, lũ lụt, vi sinh vật, côn trùng… tác động phá hoại rất lớn


đối với tài liệu lưu trữ . Vì vậy công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm
vụ rất khó khăn và phức tạp, được đặt ra một cách cấp thiết trong thực tiễn.
Bảo quản tài liệu lưu trữ nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần bảo tồn nguồn di sản văn
hóa của dân tộc, di sản tư liệu của thế giới. Qua đó giúp cho người dân nhận thức được
tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như công tác lưu trữ.
Câu 43: Phân tích ưu điểm và hạn chế của hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
tại phòng đọc. Trình bày trách nhiệm của cán bộ phụ trách phòng đọc
-Ưu điểm:
Người đọc được sử dụng cùng lúc nhiều tài liệu, được bổ sung kịp thời những tài liệu mà
trong quá trình nghiên cứu thấy phát sinh, được tra cứu, tham khảo các tư liệu bổ trợ,
được cơ quan lưu trữ giải đáp các thắc mắc, hướng dẫn các nguồn tư liệu nghiên cứu, tổ
chức tốt phòng đọc, các lưu trữ có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh mất mát,
hư hỏng tài liệu; phòng đọc là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả nên trực tiếp thu nhận được
nhiều yêu cầu nghiên cứu của độc giả và những ý kiến đóng góp khác để cải tiến công tác
phục vụ độc giả.
-Trách nhiệm của cán bộ phụ trách phòng đọc: có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ công
tác ở phòng đọc, nắm vững thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ, giải đáp
những yêu cầu của độc giả, sử dụng thành thạo các thiết bị của phòng đọc…
Tiếp nhận độc giả đến sử dụng tài liệu tại phòng đọc

Cấp thẻ đọc cho độc giả
Lập hồ sơ độc giả
Giải đáp các câu hỏi do độc giả yêu cầu
Quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ và trang thiết bị ở phòng đọc
Cấp phát cho độc giả các bản sao, trích sao tài liệu lưu trữ
Câu 44: Phân tích ưu điểm và hạn chế của hình thức tổ chức trưng bày, triển lãm
tài liệu lưu trữ. Trình bày tóm tắt quy trình triển lãm tài liệu lưu trữ
-Ưu điểm:
Tuyên truyề n giáo dục quần chúng về truyền thống anh hùng cách mạng trong dựng
nước và giữ nước của dân tộc, giới thiệu chủ nghĩa anh hùng CM của quân và dân ta


trong cuộc đấu tranh để bảo vệ dt, bảo vệ độc lập tự do, chứng tích về mặt lịch sử đảng,
lịch sử dân tộc, lịch sử quan hệ hợp tác giữa nước ta với các nước khác trên thế giới
Giới thiệu tài liệu lưu trữ cho người nghiên cứu
Góp phần tăng cường sự hiểu biết XH về lưu trữ, xây dựng được nhịp cầu giao lưu giữa
các cơ quan lưu trữ và công chúng, thúc đẩy cho sự phát triển và sử dụng nguồn tài liệu
lưu trữ
Câu 45: Phân biệt giữa trưng bày và triển lãm TLLT. VD
Trưng bày: là bày tài liệu lưu trữ ở nơi trang trọng để công chúng đễn em nhằm mục đích
tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ
Triển lãm: trưng bày tài liệu lưu trữ theo 1 hoặc 1 số chủ đề nhất định trong khoảng thời
gian nhất định
Giống: cùng nhằm mục đích tuyên truyền, giới thiệu cho công chúng
Khác: trưng bày thường diễn ra thường xuyên, có thể theo hoặc k theo chủ đề nhất định
với quy mô hạn chế còn triển lãm thường theo 1 chủ đề nhất định, có quy mô lớn hơn và
diễn ra trong 1 tgian nhất định.
Câu 46: Trình bày cụ thể quy trình cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu
trữ
Thủ tục cấp bản sao

-Bước 1:Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài
liệu.
-Bước 2:Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu cần sao tài liệu,
viên chức Phòng đọc sẽ trình hồ sơ cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia,
người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phê duyệt.
-Bước 3:Viên chức Phòng đọc ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành
thực hiện sao tài liệu.
b) Thu tục cấp Chứng thực lưu trữ
- Bước 1: Đôc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng
thực.
- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức
Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo
quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng


thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể
hiện trên Dấu chứng thực.
- Bước 3: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên
bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia,
người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ký xác nhận và
đóng dấu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Câu 47: Phân tích ưu điểm và hạn chế của hình thức xuất bản ấn phẩm lưu trữ .
Nêu tên 3 xuất bản phẩm lưu trữ gần đây mà em biết
Câu 48: Phân tích ưu điểm và hạn chế của hình thức thông báo giới thiệu tài liệu
lưu trữ. Trình bày tóm tắt quy trình thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ.