Nội dung công tác lưu trữ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TS. GVC. Nguyễn Lệ Nhung
TS. GVC. Nguyễn Lệ Nhung
DĐ: 091.258.1997
DĐ: 091.258.1997
NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
quan, tổ chức
quan, tổ chức
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
2
2
. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và
. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và
những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ


4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ

làm công tác lưu trữ

1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
quan, tổ chức
quan, tổ chức

Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực
Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực
hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn
hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn
cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó. Bộ
cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó. Bộ
phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho
phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho
lãnh đạo thực hiện các công việc như: xây dựng kế
lãnh đạo thực hiện các công việc như: xây dựng kế
hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên
hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên
môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các
môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các
giải pháp phát triển trong thời gian tới.
giải pháp phát triển trong thời gian tới.
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ
làm công tác lưu trữ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
quan, tổ chức

quan, tổ chức
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là
nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ
nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ
chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ,
chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ,
trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên
trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên
trách làm công tác lưu trữ.
trách làm công tác lưu trữ.
Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách
nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơ
quan trong việc:

-
-
Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài
Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài
hạn công tác lưu trữ;
hạn công tác lưu trữ;

- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ
- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ
lưu trữ trong cơ quan;
lưu trữ trong cơ quan;

- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; tư vấn
- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; tư vấn
cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho

cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho
tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm các
tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm các
báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ
báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ
quan và những đóng góp của công tác lưu trữ
quan và những đóng góp của công tác lưu trữ
đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…
đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ
làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan
Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan
cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về
cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về
công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận
công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận
làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm
làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm
nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của
nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của
Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận
Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận
lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu
lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu
sự chỉ đạo trực tiếp của tránh văn phòng cơ

sự chỉ đạo trực tiếp của tránh văn phòng cơ
quan.
quan.


1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ
làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư.
Công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư.
Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm
Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm
tài liệu khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc
tài liệu khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc
hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới được
hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới được
chuyển vào lưu trữ.
chuyển vào lưu trữ.

Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác lưu
Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác lưu
trữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong một số cơ quan nhỏ
trữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong một số cơ quan nhỏ
người ta thường bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm.
người ta thường bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm.
Tuy nhiên, cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm không thể

Tuy nhiên, cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm không thể
đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu trữ.
đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu trữ.

Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc
Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc
của cơ quan để bố trí nhân sự phù hợp.
của cơ quan để bố trí nhân sự phù hợp.

Cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm bảo
Cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm bảo
việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt
việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt
động quản lý của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách
động quản lý của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách
công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp, tức
công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp, tức
là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng
là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng
hoặc đại học đúng chuyên ngành.
hoặc đại học đúng chuyên ngành.
2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và
2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và
những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý
nhà nước. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ
nhà nước. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ

thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những
thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những
vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn
vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn
quốc gia. Hệ thống những văn bản quy phạm pháp
quốc gia. Hệ thống những văn bản quy phạm pháp
luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý
luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý
cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng
cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng
và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát
và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát
triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó
triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó
cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu
cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu
trữ trong phạm vi toàn quốc.
trữ trong phạm vi toàn quốc.

Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là
Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001
được Quốc hội
được Quốc hội
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua
ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước
ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước
công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15

công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15
tháng 4 năm 2001.
tháng 4 năm 2001.

Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 ra đời có sự kế thừa
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 ra đời có sự kế thừa
nội dung của những văn bản được ban hành trước đó
nội dung của những văn bản được ban hành trước đó
có hiệu lực pháp lý trong thời gian dài như:
có hiệu lực pháp lý trong thời gian dài như:
Nghị định
Nghị định
142-CP của Hội đồng Chính phủ ngày 28 tháng 9
142-CP của Hội đồng Chính phủ ngày 28 tháng 9
năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác công văn
năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác công văn
giấy tờ và công tác lưu trữ.
giấy tờ và công tác lưu trữ.
Pháp lệnh ra đời trên cơ
Pháp lệnh ra đời trên cơ
sở sửa đổi, bổ sung
sở sửa đổi, bổ sung
Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ
Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ
quốc gia do Hội đồng Bộ trưởng ban hành năm 1982
quốc gia do Hội đồng Bộ trưởng ban hành năm 1982
.
.

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày
08/4/2004 về công tác văn thư và nghị định số
08/4/2004 về công tác văn thư và nghị định số
111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi
111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư
Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư
lưu trữ mới được ban hành.
lưu trữ mới được ban hành.

Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và
Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và
các Nghị định trên Nhà nước, Bộ Nội vụ và Cục Văn
các Nghị định trên Nhà nước, Bộ Nội vụ và Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và ban hành các
thư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và ban hành các
Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành
Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành
một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị
một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị
định. Những văn bản đó góp phần thống nhất việc
định. Những văn bản đó góp phần thống nhất việc
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ
chức từ trung ương tới địa phương.
chức từ trung ương tới địa phương.
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Xác định giá trị tài liệu;
- Xác định giá trị tài liệu;
- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;
- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu;
- Tổ chức bảo quản tài liệu;
- Tổ chức bảo quản tài liệu;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.


Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ
Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ
quan, tổ chức đã được quy định trong các văn bản quy phạm
quan, tổ chức đã được quy định trong các văn bản quy phạm
pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ.
pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ.
4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ

Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ
Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ
chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của NN

chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của NN
về một ngành, một lĩnh vực nhất định.
về một ngành, một lĩnh vực nhất định.

Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình
Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình
công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành
công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành
nhất định.
nhất định.

Kiểm tra, đánh giá được thực hiện sau khi kết thúc một
Kiểm tra, đánh giá được thực hiện sau khi kết thúc một
công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để có được
công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để có được
những kết luận chuẩn xác hoặc kiểm tra kết luận đó có
những kết luận chuẩn xác hoặc kiểm tra kết luận đó có
đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không.
đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không.

Trong lĩnh vực quản lý nhà nước thì mục đích chính là
Trong lĩnh vực quản lý nhà nước thì mục đích chính là
kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại các cơ
các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại các cơ
quan thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó.
quan thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó.

Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra

Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra
các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng
các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo
về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo
một thời gian thực hiện nhất định.
một thời gian thực hiện nhất định.

Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan
Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan
thường áp dụng các cách thức như: Kiểm tra thường
thường áp dụng các cách thức như: Kiểm tra thường
xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra
xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra
qua các báo cáo bằng văn bản.
qua các báo cáo bằng văn bản.
Nội dung của công tác kiểm tra
Nội dung của công tác kiểm tra

Kiểm tra về tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan,
Kiểm tra về tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan,
trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ
trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ
trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại
trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại
lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ
lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ
lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà

lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà
nước.
nước.

Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá
Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá
chính xác về sự phát triển ngành lưu trữ trong toàn
chính xác về sự phát triển ngành lưu trữ trong toàn
quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch
quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch
khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích
khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích
xây dựng một ngành lưu trữ phát triển bền vững
xây dựng một ngành lưu trữ phát triển bền vững
đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với
đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với
ngành lưu trữ
ngành lưu trữ
.
.

Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơ
Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơ
quan có thể kiểm tra công tác lưu trữ tại các cơ
quan có thể kiểm tra công tác lưu trữ tại các cơ
quan, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện công tác
quan, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện công tác
kiểm tra đối với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo
kiểm tra đối với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo
với cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo cơ quan cùng

với cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo cơ quan cùng
cấp.
cấp.

Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận làm công tác kiểm
Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận làm công tác kiểm
tra, đánh giá về công tác lưu trữ thường là bộ phận
tra, đánh giá về công tác lưu trữ thường là bộ phận
thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phòng
thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phòng
quy định.
quy định.