Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của công ty TNHH thành long

[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian học tập cũng như khảo sát thực tiễn em đã nhận được sự
quan tâm, hướng dẫn và giúp đỡ của nhiều tập thể và cá nhân trong và ngoài nhà
trường.
Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu cùng
toàn thể các thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, những người đã dạy dỗ,
hướng dẫn và chuyền giảng những kiến thức bổ ích, quý báu trong những năm
tháng học tập tại trường. Đặc biệt, em xin cảm ơn Ths. Nguyễn Hải Phong người
đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập học phần Quản trị
Văn phòng doanh nghiệp.
Đồng thời, em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến các bác, các cô, các chú
trong Ban lãnh đạo Công ty TNHH Thành Long cùng toàn thể cán bộ công nhân
viên trong Công ty, đặc biệt là các bác, các chị trong Phòng Kế hoạch của Công ty
đã tạo nhiều điều kiện giúp đỡ em trong việc cung cấp các thông tin cần thiết cho
việc nghiên cứu, cũng như đóng góp ý kiến bổ ích cho em hoàn thành bài tiểu luận
của mình với kết quả như mong đợi.
Trong bài tiểu luận này mặc dù bản thân đã cố gắng nỗ lực hết mình để
giải quyết các yêu cầu và mục đích đặt ra, xong do thời gian và kinh nghiệm thực
tế có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được sự chỉ
bảo, bổ sung ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, bạn bè để bài tiểu luận được
hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội , ngày … tháng … năm 2018
Sinh viên

Lê Thị Thúy

2

Lê Thị Thúy | 1607QTVA027


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài Tiểu luận về “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công
tác xây dựng chương trình, kế hoạch của Công ty TNHH Thành Long ” là đề tài
do em tự tìm hiểu, nghiên cứu và trình bày, không sao chép nguyên văn từ bất kỳ
tài liệu nào.
Em xin chịu trách nhiệm với bài tiểu luận của mình !

2

Lê Thị Thúy | 1607QTVA027


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5

Ký hiệu chữ viết tắt
TNHH
HTX

KHKT
SXKD
UBND

Nội dung viết tắt
Trách nhiệm hữu hạn
Hợp tác xã
Khoa học kỹ thuật
Sản xuất kinh doanh
Ủy ban nhân dân

2

Lê Thị Thúy | 1607QTVA027


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hiện nay khi mà “thương trường như chiến trường” thì mỗi
doanh nghiệp muốn kinh doanh thành công thì phải thực hiện tốt quá trình quản trị
kinh doanh. Xây dựng chương trình, kế hoạch là một trong những nội dung cơ bản
của quản trị kinh doanh. Xây dựng chương trình, kế hoạch là công việc quan trọng
hàng đầu của các nhà quản trị. Để khỏi lạc hậu so với đối thủ cạnh tranh và đảm
bảo tầm nhìn xa trông rộng phải xây dựng chương trình, kế hoạch một cách hiệu
quả. Mỗi chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp. Việc lập chương trình, kế hoạch càng chi tiết cho phép doanh
nghiệp hiểu và khai thác tốt các cơ hội thị trường, hình thành được khung công
việc rõ ràng nhằm phối hợp tốt và tối ưu nguồn lực trong quá trình kinh doanh,

cũng như làm cơ sở để đánh giá kết quả và thành tích kinh doanh.
Việc gia nhập WTO đặt nền kinh tế Việt Nam trước những thời cơ , vận hội
và thách thức mới. Công ty TNHH Thành Long đã và đang thực hiện nhiều chương
trình, kế hoạch và chiến lược mới để bắt nhịp với xu thế hội nhập kinh tế hiện nay.
Một trong những công tác quan trọng phải kể đến để nâng cao chất lượng công
việc là công tác lập kế hoạch, xây dựng chương trình cho các hoạt động của công
ty.
Đối với một doanh nghiệp bất kỳ thì hoạt động lập kế hoạch, xây dựng
chương trình là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý , có vai trò rất quan trọng.
Xây dựng chương trình, lập kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và
chương trình hành động trong tương lai, là cơ sở để xác định và triển khai các chức
năng còn lại của doanh nghiệp. Chất lượng của công tác xây dựng chương trình,
lập kế hoạch sản xuất kinh doanh được nâng cao sẽ là điều kiện cần thiết để đảm
bảo quá trinh kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.
Để tìm hiểu quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch kinh doanh, em đã
thực hiện nghiên cứu đề tài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây
dựng chương trình, kế hoạch kinh doanh của Công ty TNHH Thành Long” dưới
1


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

đây.
2. Lịch sử nghiên cứu
Viết về công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch
đã có rất nhiều công trình nghiên cứu như:
- Giáo trình Quản trị văn phòng doanh nghiệp của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri,
xuất bản năm 2005, Nhà xuất bản: Khoa học và kỹ thuật. Trong cuốn giáo trình đã
đề cập đến các vấn đề chung về văn phòng, nhà quản trị văn phòng, các nghiệp vụ
của công tác văn phòng như: việc xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế

hoạch tổ chức bộ máy văn phòng; tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác
văn thư, lưu trữ;
- Cuốn Tổ chức doanh nghiệp của GS.TSKH Vũ Huy Từ ;
- Cuốn Quản trị học của tác giả Nguyễn Hải Sản.- Tp. Hồ Chí Minh, Nxb
Hồng Đức,…
- Các tài liệu nước ngoài điển hình như cuốn Quản trị marketing của tác giả
Philip Kotler, Nhà xuất bản Lao động – xã hội,…
Tuy nhiên cho đến nay thì đề tài Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây
dựng chương trình, kế hoạch kinh doanh của Công ty TNHH Thành Long là đề tài
chuyên sâu đầu tiên do cá nhân em nghiên cứu dựa trên nền tảng là các tài liệu của
các thế hệ đi trước.
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Trong khuôn khổ đề tài của mình em lựa chọn công tác xây dựng chương
trình, kế hoạch kinh doanh của Công ty TNHH Thành Long là đối tượng nghiên
cứu xuyên suốt toàn bộ đề tài.
Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian: Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Công ty TNHH Thành
Long, tỉnh Tuyên Quang
+ Về thời gian: Đề tài nghiên cứu tư liệu trong khoảng thời gian 6 tháng đầu
năm 2018.
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

Đề tài góp phần nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được,
những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác xây dựng chương trình, kế
hoạch kinh doanh của Công ty TNHH Thành Long.
Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác xây

dựng chương trình, kế hoạch kinh doanh của văn phòng phục vụ, duy trì hoạt động,
góp phần vào sự thành công của Công ty trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế
hiện nay.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở tìm hiểu tham khảo những quy định của
Nhà nước và pháp luật về doanh nghiệp và công tác xây dựng chương trình, kế
hoạch.
Ngoài ra, đề tài sử dụng các phương pháp sau để nghiên cứu:
- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tài liệu lưu trữ tại
Công ty TNHH Thành Long, các báo chí, tài liệu chuyên ngành.
- Tham khảo ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô giáo trong trường.
- Thảo luận, làm việc tập trung theo nhóm, ý kiến chia sẻ từ các bạn trong
lớp ĐHLT.QTVP 16A.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài góp phần đưa ra những ý kiến, nhận định về công tác xây dựng
chương trình, kế hoạch và các giải pháp nhằm đổi mới từ tư duy cho tới nhận thức
trong quá trình xây dựng chương trình, kế hoạch sau đó. Để từ đó nâng cao hiệu
quả và chất lượng kinh doanh cũng như nâng cao năng suất giải quyết công việc.
Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện đề tài nâng
cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân cũng như nhiệm
vụ môn học.
Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng,
hiệu quả công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại doanh nghiệp.
Kết quả nghiên cứu của đề tài còn có giá trị tham khảo cho hệ thống các cơ
quan quản lý nhà nước và các cá nhân, tập thể yêu thích nghiên cứu khoa học..
3


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội
dung đề tài được thể hiện trong ba chương:
Chương 1: Tổng quan về tổ chức và hoạt động của công ty TNHH Thành
Long
Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của phòng
Kế hoạch tại công ty TNHH Thành Long.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng chương
trình, kế hoạch của phòng Kế hoạch tại công ty TNHH Thành Long.

4


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

Chương 1
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH
THÀNH LONG
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thành Long
1.1.1 Tên và địa chỉ của Công ty
Tên giao dịch: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thành Long
Giám đốc: Nguyễn Trác Long.
Địa chỉ trụ sở chính: Tổ dân phố Măng Ngọt, Thị trấn Sơn Dương - Huyện
Sơn Dương - Tỉnh Tuyên Quang.
Điện thoại: +(84)0273 836 072 - DĐ 0913 250 626.
Fax: +(84)0273 836 072.
Mã số thuế: 5000207973.
Tài khoản: 4211010058 mở tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông
thôn huyện Sơn Dương, tỉnh Tuyên Quang.
1.1.2 Thời điểm hình thành và các mốc lịch sử quan trọng

Năm 2001 với nhiệm vụ, yêu cầu mới của xã hội và thị trường, Hợp tác xã
xây dựng Thành Long được đổi tên thành “Công ty TNHH Thành Long” theo Giấy
phép kinh doanh số 1502000021 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Tuyên Quang cấp
ngày 04 tháng 04 năm 2001.
Tuy mới thành lập còn nhiều khó khăn nhưng Công ty luôn cố gắng tiếp cận
với cái mới, cạnh tranh bằng chất lượng và tiến độ thi công, áp dụng công nghệ và
các thiết bị thi công tiên tiến. Từ đó Công ty ngày càng có uy tín trên địa bàn tỉnh
Tuyên Quang cũng như các tỉnh bạn đã đóng góp một phần không nhỏ vào Ngân
sách Nhà nước, tạo được công việc ổn định cho người lao động, chăm lo đến điều
kiện sống và làm việc cho công nhân viên chức toàn Công ty.
Trải qua mười sáu năm hoạt động từ một Hợp tác xã Xây dựng đến nay
Công ty TNHH Thành Long đã hoàn thành bàn giao hơn 100 công trình đường
giao thông, cầu, cống, đường điện, trạm biến áp, dân dụng… đưa vào sử dụng phục

5


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

vụ cho nền kinh tế quốc dân và đạt được rất nhiều thành quả góp phần và phát triển
cơ sở hạ tầng cho tỉnh nhà. Cụ thể Công ty đã thi công nhiều dự án có quy mô như:
- Đường giao thông Kháng Nhật đi Đèo Mon.
- Công trình cải tạo nâng cấp nhà trụ sở UBND huyện Sơn Dương.
- Trạm biến áp 35 KVA xã Hợp Thành.
- Đường tràn liên hợp Nà Tè 2.
- ....
Ngoài ra Công ty còn tham gia sản xuất vật liệu xây dựng đá, sỏi phục vụ
cho thi công các công trình giao thông, thuỷ lợi, dân dụng, ….
Quá trình phát triển của Công ty trong thời gian qua được thể hiện qua một
số chỉ tiêu kinh tế ở biểu sau:

Biểu số 01: Một số chỉ tiêu kinh doanh của Công ty
Stt

Chỉ tiêu

Đơn vị

Năm 2007

Năm 2008

Năm 2009

1

Doanh thu

Đồng

4.535.251.414

3.297.067.414

9.251.130.224

2

Lợi nhuận

Đồng

46.450.000

73.351.407

451.978.439

3

Tổng lao động

Người

65

69

75

Đồng

13.006.000

8.542.408

70.095.145

4

Đóng góp vào

ngân sách

(Nguồn: Phòng Tổ chức Lao động-hành chính)

6


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thành Long
1.2.1 Cơ cấu bộ máy quản lý
Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 01: Cơ cấu bộ máy quản lý
GIÁM ĐỐC

Phòng tài chính
- kế toán

Phòng

Phòng tổ chức
lao động-hành
chính

kế hoạch

Phòng kỹ thuật và
quản lý
thi công

Đội
thi
công

Đội

Đội

Đội

thi

thi

thi

số 1

công

công

công

số 2

số 3

số 4

(Nguồn: Phòng Tổ chức Lao động - Hành chính)
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc là người có thẩm quyền cao nhất, có nhiệm vụ quản lý điều hành
mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Các bộ phận chức năng:
 Phòng Tài chính - Kế toán
Có nhiệm vụ tham mưu tài chính cho Giám đốc, phản ánh trung thực tình
hình tài chính của Công ty, tổ chức giám sát, phân tích các hoạt động kinh tế từ đó
giúp giám đốc nắm bắt tình hình tài chính của Công ty và xây dựng quy chế phân
cấp về công tác Tài chính - Kế toán của Công ty cho đơn vị.
7


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

 Phòng Tổ chức Lao động - Hành chính
Có nhiệm vụ tham mưu cho cấp Đảng uỷ và Giám đốc Công ty về các lĩnh
vực như xây dựng phương án mô hình tổ chức sản xuất, công tác quản lý cán bộ,
quản lý lao động tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao
động.
 Phòng Kế hoạch
Có chức năng lập chương trình, kế hoạch SXKD, kiểm tra các đơn vị thực
hiện chỉ tiêu kế hoạch. Tham gia đấu thầu các công trình, giúp Giám đốc soạn thảo
hợp đồng giao khoán chi phí sản xuất cho các đơn vị trực thuộc. Thực hiện các
chức năng khác theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
 Phòng Kỹ thuật và Quản lý thi công
Có nhiệm vụ giám sát chất lượng, an toàn, tiến độ thi công các công trình
của toàn Công ty, tham gia nghiên cứu, tính toán các công trình đấu thầu, chủ trì
xem xét các sáng kiến cải tiến, áp dụng tiến bộ KHKT, tổ chức hướng dẫn về đào
tạo chuyên môn, nghiệp vụ của Phòng với đơn vị trực thuộc.

 Các đội thi công
Có nhiệm vụ tiến hành thi công theo đúng hồ sơ thiết kế, yêu cầu của chủ
đầu tư dưới sự giám sát của người quản lý đội xây dựng.
1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thành Long.
1.3.1 Chức năng
Công ty với ngành sản xuất chính là xây lắp phục vụ cho nhu cầu xây dựng
cơ bản về giao thông, công trình dân dụng, đường điện trạm biến áp, các công trình
thủy lợi… tại địa bàn huyện Sơn Dương cũng như trên toàn tỉnh Tuyên Quang và
các vùng lận cận.
1.3.2. Nhiệm vụ
Thi công các công trình hạng mục công trình theo đúng tiến độ, hoàn thành
công trình với chất lượng tốt, đảm bảo an toàn.
Sản xuất một số loại vật liệu phục vụ cho hoạt động xây dựng của Công ty.

8


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

1.3.3. Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thành
Long .
Công ty TNHH Thành Long mang đặc thù của Ngành xây dựng cơ bản, quá
trình sản xuất mang tính liên tục đa dạng, kéo dài và phức tạp trải qua nhiều giai
đoạn khác nhau. Mỗi một công trình đều có dự toán, thiết kế riêng, địa điểm thi
công khác nhau. Do đó quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty là quá trình liên
tục khép kín từ giai đoạn khảo sát thiết kế đến giai đoạn hoàn thiện đưa vào sử
dụng.
Các giai đoạn thực hiện công trình xây dựng của Công ty được tiến hành
tuần tự theo các bước sau:
− Nhận thầu thông qua đấu thầu hoặc giao thầu trực tiếp. Ký hợp đồng xây

dựng với chủ đầu tư công trình (bên A).
− Trên cơ sở hồ sơ thiết kế và hợp đồng xây dựng đã được ký kết, Công ty lập
kế hoạch thi công, kế hoạch thu mua vật tư phục vụ công trình và tổ chức nhân
công thi công.
− Công ty tổ chức quá trình sản xuất thi công để tạo ra sản phẩm (công trình
hay hạng mục công trình).
+ San nền, giải quyết mặt bằng thi công, đào đất, làm móng.
+ Tổ chức lao động, bố trí máy móc thi công, cung ứng vật tư.
+ Xây trát trang trí hoàn thiện.
− Công trình dưới sự giám sát của chủ đầu tư về mặt kỹ thuật và tiến độ thi
công sau khi hoàn thành được nghiệm thu bàn giao cho chủ đầu tư xem xét và phê
duyệt quyết toán vốn.
Sơ đồ 02: Quy trình công tác xây lắp
Mua vật tư, tổ chức
nhân công xây dựng

Nhận thầu

Tổ chức thi công

9
Lập kế hoạch thi công

Nghiệm thu
bàn giao công
trình hoàn
thành


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

(Nguồn: Phòng Kỹ thuật và Quản lý thi công)
1.11.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Kế hoạch Công
ty TNHH Thành Long
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ
Phòng Kế hoạch là một bộ phận vô cùng quan trọng có ý nghĩa không nhỏ
trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Do đó phòng Kế hoạch có hai chức năng
để phục vụ cho nhu cầu làm việc và giải quyết các vấn đề của Công ty đó là tham
mưu, tổng hợp và hậu cần.
- Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từ các
nguồn thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho lãnh
đạo Công ty đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác. Trong các
thông tin tổng hợp được có thể thông qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến
trình cho lãnh đạo.
- Chức năng tham mưu : là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho
lãnh đạo Công ty đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả
hơn. Trong một cơ quan thủ trưởng là người chỉ đạo tất cả các công việc của đơn vị
mình và cần phải nắm bắt và hiểu rõ được tất cả các hoạt động của đơn vị mình.
Bên cạnh đó, các hoạt động trong cơ quan diễn ra trong phạm vi không gian lớn ở
tất cả các ngành tham gia. Vì vậy đòi hỏi phải có một bộ phận tham mưu thủ
trưởng điều hành và ra quết định quản lý.
Công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng, còn
nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu
phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội dung trên nhằm
mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo Công ty. Nếu
tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và
thiếu những căn cứ khoa học chính xác.
10

[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

Hoạt động của công ty phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ
quan ( thuộc về lãnh đạo Công ty ), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn
mang tính khoa học, người lãnh đạo cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như
những ý kiến tham gia của các cấp quản lý , những người trợ giúp. Những ý kiến
đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhằm tham
mưu cho lãnh đạo những thông tin, phương án phán quyết kịp thời đúng đắn. Hoạt
động này rất cần thiết và mang tính hiệu quả vì nó vừa tham vấn và tính chuyền
sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh
trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ưu. Đây chính là nội dung tham mưu
của công việc phòng Kế hoạch.
Nhưng mặt khác, kết quả tham mưu phải xuất phát từ những thông tin ở cả
đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược lại trên mọi lĩnh vực của nhiều đối
tượng mà phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân
tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh
vực cụ thể. Hoạt động trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn
phòng. Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động thì phòng Kế
hoạch có nhiệm vụ trợ giúp cho lãnh đạo Công ty có cơ sở khoa học để lựa chọn
quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của Công ty.
- Chức năng hậu cần:là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật
chất, phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của
cơ quan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công
tác cho thủ trưởng, kinh phí, y tế và môi trường…có thể nói chức năng hậu cần là
rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị. Nếu không đảm bảo
được các yếu tố đó, tiến độ công việc sẽ bị trì trệ, ngắt quãng và làm việc thực hiện
mục tiêu của cơ quan không được đảm bảo.Tựu chung lại cả 3 chức năng trên đều
quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và phát triển hoạt động của Công ty nói
chung và nhiệm vụ phòng Kế hoạch nói riêng.
Trong đó chức năng tham mưu, tổng hợp là quan trọng nhất vì bất cứ hoạt

động nào của cơ quan đều cần đến nhu cầu tối thiểu về thông tin do văn phòng
11


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

tổng hợp trình sẽ là căn cứ quan trọng dể người lãnh đạo ra quyết định.
1.2.2 Nhiệm vục của phòng Kế hoạch
Để thực hiện chức năng của mình, phòng phải thực hiện hàng loạt nhiệm vụ
tương ứng với các chức năng đó:
- Phòng phải thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận khai thác thông tin dữ liệu đầu
vào, phân tích đánh giá và xử lý thông tin để lãnh đạo Công ty ra những quyết định
quản lý. Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn bản trong cơ
quan và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp lãnh đạo Công ty theo dõi giải quyết các
văn bản theo đúng chính sách, pháp luật của nhà nước, tổ chức công tác lập hồ sơ,
lưu trữ tài liệu của Công ty giúp lãnh đạo Công ty kiểm tra về mặt pháp chế các
văn bản do Công ty soạn thảo ban hành. Với nhiệm vụ này phòng phải thiết lập các
trạm thu thông tin đầu vào qua các kênh thu chính thức và phi chính thức. Quản lý
đầu ra một cách chặt chẽ, đây là những thông tin đã được xử lý và sử dụng để tham
mưu cho cấp trên ra các quyết định quản lý, điều hành.
- Phòng phải xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý, năm và sắp
xếp lịch làm việc hàng tuần của Công ty. Hoạt động của công ty có tốt hay không
là do chương trình hoạt động của phòng lập ra. Phòng còn phải tham gia điều phối
hoạt động của toàn công ty. Thường xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện
chương trình theo đúng kế hoạch đề ra giải quyết những vấn đề đột xuất, những
khó khăn trở ngại trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo
chế độ thông tin báo cáo lên lãnh đạo Công ty kịp thời.
- Tổ chức các cuộc họp thường niên hàng tháng, quý, họp cuối năm và các
hội thảo khách hang của Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc sắp xếp tổ chức bộ máy hoạt động trong

Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc trong Công tác quy hoạch, đào tạo bồi
dưỡng đội ngũ các công nhân viên.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với các công nhân viên; tổ
chức thực hiện công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
12


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

- Lập kế hoạch về lao động, tuyển dụng ( hoặc sa thải ); Quản lý hồ sơ nhân
sự, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý lao động và sử dụng lao động.
- Tổng hợp kết quả của các phòng ban trong Công ty. Giúp Ban Giám đốc
điều hành các mối quan hệ trong nội bộ và với các đối tác kinh doanh.
- Thực hiện công tác: hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu theo quy
định hiện hành.
- Quản lý và điều phối sử dụng xe oto phục vụ công tác của nhân viên Công
ty. Lập kế hoạch và thực hiện việc bảo dưỡng, sữa chữa xe.
- Thống kê và báo cáo theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Để phù hợp với các điều kiện làm việc phòng Kế hoạch được tổ chức một
cách gọn nhẹ khoa học. Điều đó được thể hiện qua :
Trưởng phòng

Bộ phận
tổng hợp

Bộ phận phụ
trách cơ sở hạ
tầng

Bảo vệ, tạp vụ
khác

1.2.3.1 Trưởng phòng Kế hoạch
Là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về việc
điều hành quản lý phân công giao nhiệm vụ hàng ngày cho các nhân viên trong
phòng. Tổng hợp các tình hình chung của công ty để báo cáo lãnh đạo, tham gia
các cuộc họp mà công ty tổ chức để ghi chép biên bản các cuộc hội nghị, ra các
13


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

thông báo mời họp, hội nghị và ra các quyết định của cuộc họp chịu trách nhiệm tổ
chức các cuộc hội nghị, sơ tổng kết, tổ chức các hội nghị khác.
Xây dựng các kế hoạch trung và dài hạn, các văn bản về chế độ chính sách,
về chế độ quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực chuyên môn mà
mình phụ trách trên cơ sở chủ trương chính sách của nhà nước và của công ty.
Xây dựng lịch làm việc cho lãnh đạo công ty.
Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng cơ chế quản lý sản xuất kinh
doanh theo nghiệp vụ lĩnh vực được giao, giúp lãnh đạo công ty phối hợp hoạt
động với Đảng uỷ, công đoàn, đoàn thanh niên.
Tổ chức soạn thảo văn bản tài liệu hướng dẫn, chuyên môn nghiệp vụ của
công ty.
Trực tiếp phụ trách các phần sau: Làm công tác đối nội, đối ngoại quan hệ
khách mời, dự các cuộc họp hội nghị của công ty, tổ chức khai thác thông tin phục
vụ cho chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của công ty. Thống nhất quản lý khai
thác sử dụng mạng lưới thông tin, công tác văn thư lưu trữ, đánh máy tính, đội xe,
ký các văn bản, giấy tờ mời họp, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công

nhân viên của công ty.
1.2.3.2 Bộ phận bảo vệ, tạp vụ
Nhân viên bảo vệ: thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan 24/24 giờ trong
ngày. Quản lý người cư trú lại trong công ty làm việc, khai báo tạm trú, tạm vắng
với cơ quan công an. Ngăn ngừa và nghiêm cấm tình trạng đánh bạc, rượu chè
trong công ty. Đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy trong công ty, tham gia tập
huấn phòng cháy, chữa cháy của công an huyện.
Nhân viên tạp vụ: Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong công ty và có nhiệm vụ
mua các dụng cụ phục vụ cho công tác như xà phòng, chổi...
1.2.3.4. Bộ phận cơ sở hạ tầng
Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo dưỡng cở sơ hạ tầng như nhà cửa, xe otô và
các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt động của công ty.
1.2.3.5 Bộ phận tổng hợp
14


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai công việc được giao. Tiếp
nhận giấy tờ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc gửi đến để vào sổ công văn đến
trình duyệt lãnh đạo và chuyển công văn đến các phòng có trách nhiệm giải quyết.
Vào sổ và quản lý tốt công văn.Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn công ty, bảo
quản tốt công văn giấy tờ.
Quản lý và sử dụng tốt con dấu của công ty và các loại giấy tờ khống chỉ,
giấy giới thiệu, giấy đi đường, thông báo các cuộc họp cho công ty, mua sắm phân
phối văn phòng phẩm cho công ty.
Chịu trách nhiệm đón khách tại phòng khách trước khi đưa họ đi làm việc
với lãnh đạo công ty, phục vụ nước uống cho các phòng ban và các cuộc họp.Quản
lý tài sản được trang bị trong các phòng làm việc của lãnh đạo và các phòng họp,
phòng khách.

Hàng ngày có nhiệm vụ đánh máy, photocopy các tài liệu cho các phòng
nghiệp vụ, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính,
máy photocopy được trang bị trong công ty.
Thực hiện công tác lưu trữ : Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu
lưu trữ; Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ .
Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịp
thời cho thủ trưởng và đề xuất phương án giải quyết.
Trong cơ cấu tổ chức của Công ty phòng Kế hoạch có vị trí như một nhân tố
trung tâm của luồng thông tin và phục vụ hậu cần. Có thể xem xét phòng Kế hoạch
như một trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả bên trong và
bên ngoài Công ty.
Tiểu kết
Như vậy chương 1 đã trình bày khái quát về lịch sử hình thành; cơ cấu tổ
chức; chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Thành Long và trình bày một cách
chi tiết về chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức của phòng Kế hoạch – công ty
TNHH Thành Long. Đó là cơ sở lý thuyết để tìm hiểu thực trạng công tác xây
dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy định, quy chế của phòng Kế hoạch ở
15


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

Chương 2.

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
CỦA PHÒNG KẾ HOẠCHTẠI CÔNG TY TNHH THÀNH LONG
2.1 Nhữngvấn đề chung
2.1.1 Một số khái niệm
Trong thực tế có nhiều khái niệm hay cách hiểu về kế hoạch. Nhưng trong

khuôn khổ đề tài này thì Kế hoạch được hiểu là một tập hợp những hoạt động,
công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra. Lập
kế hoạch là chức năng quan trọng hàng đầu trong quản lý. Lập kế hoạch là chức
năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn
mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai. Kế hoạch là phương thức
quan trọng và cũng là thách thức lớn đối với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt là
với các doanh nghiệp hiện nay.
Dưới góc độ công nghệ thông tin thì “Chương trình được hiểu là tập hợp các
chỉ dẫn được thể hiện dưới dạng các lệnh, các mã, lược đồ hoặc bất kỳ dạng nào
khác, khi gắn vào một phương tiện mà máy tính đọc được, có khả năng làm cho
máy tính thực hiện được một công việc hoặc đạt được một kết quả cụ thể“. Đó là
16


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

khái niệm trên phương diện công nghệ thông tin. Nhưng trong đề tài này, chương
trình được hiểu là những dự kiến công việc phải làm theo trình tự nhất định nhằm
đạt hiệu quả tối ưu.
2.1.2 Vai trò của việc lập chương trình, kế hoạch
- Bởi chương trình, kế hoạch bao gồm các mục tiêu của công ty và từng bộ
phận, phòng ban. Ngoài ra, ở đó còn chứa các phương án tối ưu để đạt được mục
tiêu đề ra. Vậy nên chương trình, kế hoạch giúp chỉ ra con đường đi tới mục tiêu
tương đối chính xác.
- Việc lập chương trình, kế hoạch còn góp phần làm tăng hiệu quả công việc
bởi trong đó chứa các phương án tối ưu để phối hợp các nguồn lực của công ty.
- Lập chương trình, kế hoạch trước khi tiến hành công việc còn giúp công ty
tiết kiệm chi phí, thời gian và các nguồn lực. Tránh việc lãng phí các nguồn lực.
- Việc lập kế hoạch, chương trình trước mỗi công việc còn giúp hạn chế các
rủi ro khi ra một quyết định nào đó..

- Tránh sự trùng lặp, chống chéo gây ra những khó khăn trong quá trình giải
quyết công việc cũng như trong hoạt động chung của công ty. Đó cũng là cơ sở cho
các hoạt động kiểm tra tiến độ công việc...
Nói chung, việc lập chương trình, kế hoạch là công việc mà lãnh đạo công ty
cần thường xuyên tiến hành nhằm định hướng, liên kết và thống nhất các hoạt động
trong công ty một cách có hiệu quả.
2.1.3 Các loại hình chương trình, kế hoạch
- Căn cứ vào thời gian:
Chương trình, kế hoạch dài hạn: có thời gian thực hiện trên 5 năm và là sự
cụ thể hóa tầm nhìn, sứ mệnh và phương hướng phát triển của doanh nghiệp.
Chương trình, kế hoạch trung hạn: có thời gian thực hiện từ 01 đến 05 năm
và là sự cụ thể hóa kế hoạch dài hạn nhằm duy trì, cân đối các nguồn lực của doanh
nghiệp.
Chương trình, kế hoạch ngắn hạn: có thời gian thực hiện dưới 1 năm nhằn
thực hiện các công việc cụ thể làm sản sinh ra kết quả.
17


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

- Căn cứ vào hình thức thể hiện:
Chương trình, kế hoạch chiến lược: nhằm xác định các mục tiêu tổng thể và
các giải pháp cơ bản, định hướng dài hạn cho doanh nghiệp.
Chương trình, kế hoạch chính sách: là những quan điểm, phương hướng và
cách thức chung định hướng hoạt động của doanh nghiệp để giải quyết những công
việc lặp đi lặp lại.
- Căn cứ vào chức năng quản lý:
Chương trình, kế hoạch tổ chức;
Chương trình, kế hoạch nhân lực;
Chương trình, kế hoạch kiểm tra – đánh giá…

- Căn cứ vào mức độ rõ ràng của thông tin:
Chương trình, kế hoạch chiến lược: có tính chất định hướng và là cơ sở để
xây dựng kế hoạch tác nghiệp trong doanh nghiệp.
Chương trình, kế hoạch tác nghiệp: là kế hoạch hành động nhằm thực hiện
các nhiệm vụ cụ thể ở một thời điểm nhất định.
2.2. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch
2.2.1 Quy trình xây dựng
Tổ chức và xây dựng chương trình, kế hoạch là việc làm quan trọng, có ý
nghĩa quyết định đối với việc nâng cao chất lượng hoạt động của một doanh
nghiệp, nhằm thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo vai trò lãnh đạo
tập thể của công ty, phát huy tốt trách nhiệm của công nhân viên, nhất là người
đứng đầu và giải quyết tốt các mối quan hệ công tác.
Có nhiều cách thức, quy trình khác nhau để xây dựng nên một bản chương
trình hay kế hoạch, nhưng trong khuôn khổ đề tài này việc xây dựng chương trình,
kế hoạch trải qua các bước sau:
Bước 1: Dự báo môi trường:
Đây là bước nhằm xác định các mặt thuận lợi và khó khăn của môi trường
bên trong cũng như bên ngoài công ty. Từ đó tìm hiểu cơ hội và thách thức có thể
có trong tương lai và thiết lập mối quan hệ nhân quả giữa các vấn đề đã được xác
18


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

định. Trên cơ sở nhận thức những điểm mạnh, điểm yếu của công ty mà lãnh đạo
công ty xác định được những mục tiêu của công ty trong tương lai.
Nội dung của bước này tập trung vào việc chỉ ra những cơ hội và thách thức
của môi trường bên trong cũng như bên ngoài công ty có ảnh hưởng đến việc thực
hiện các mục tiêu. Đồng thời chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu của công ty có ảnh
hưởng đến việc thực hiện mục tiêu. Để từ đó rút ra được những phân tích, đánh giá

về môi trường nhằm định hướng các mục tiêu trong giai đoạn tiếp theo.
Bước 2: Xác định mục tiêu:
Đây là việc mô tả những thành quả trong tương lai khi kế hoạch hoàn thành.
Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả thu được và chỉ ra thời điểm kết thúc các
công việc cần làm. Các mục tiên thường được thiết lập cùng với các tiêu chí đo
lường nhằm kiểm tra được tiến độ thực hiện một cách sát sao nhất. Trong thực tế
đôi khi có những mục tiêu mâu thuẫn nhau nên việc thiết lập thứ tự ưu tiên cho các
mục tiêu là công việc quan trọng cần làm của lãnh đạo công ty nhằm phân bổ các
nguồn lực thực hiện một cách hợp lý.
Bước 3: Xây dựng và lựa chọn các phương án:
Đây là quá trình xem xét và quyết định cách thức thực hiện các mục tiêu.
Các cách thức thực hiện mục tiêu được xây dựng thành nhiều phương án bởi tương
lai luôn thay đổi mà các phương án khác nhau giúp tang tính linh hoạt chủ động
của công ty trước các biến đổi của môi trường. Hơn thế việc có nhiều phương án
thực hiện giúp công ty lựa chọn được phương án tối ưu đồng thời tránh được các
rủi ro trong quá trình thực hiện các mục tiêu.
Bước 4: Chương trình hóa tổng thể:
Đây là giai đoạn mô tả chi tiết các nhiệm vụ và hành động cụ thể, các bước
thực hiện, những yêu cầu về nguồn lực và cách thức thực hiện mục tiêu của công
ty.
Nguyên tắc khi chương trình hóa tổng thể đó là đảm bảo tính khoa học và rõ
rang, tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu hiệu quả nhất.
Bước 5: Xác định các tiêu chuẩn kiểm tra – đánh giá kết quả thực hiện:
19


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

Để lãnh đạo công ty biết được mức độ hoàn thành các mục tiêu của công ty
và có cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng bộ phận, đơn vị thì

việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra – đánh giá kết quả thực hienj là việc làm vô
cùng cần thiết. Các tiêu chuẩn kiểm tra – đánh giá là thước đo đồng thời là cơ sở
để đánh giá hiệu quả tiến độ và hiệu quả làm việc của các bộ phận, đơn vị, cá nhân
trong công ty.
2.2.2.Một số công cụ hỗ trợ việc lập chương trình, kế hoạch
* Phương pháp phân tích môi trường:
Mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khác nhau đối với vấn đề bảo đảm
thông tin cho công việc của mình. Trong sự đa dạng của thông tin, việc xác định
đúng nhu cầu thông tin sẽ giúp cho việc thu thập thông tin có trọng tâm, bảo đảm
thu thập các thông tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải,
thiếu các thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giải quyết.
Việc phân tích môi trường tức là chỉ ra và đánh giá sự ảnh hưởng của các
nhân tố như: Môi trường chính trị ở địa phương cũng như trong nước và quốc tế;
Môi trường kinh tế và cơ cấu nền kinh tế; Các nhân tố xã hội như hệ giá trị văn
hóa, thói quen hay tập quán của dân cư; Các nhân tố công nghệ phục vụ cho việc
vận hành của công ty.
- Việc phân tích các nhân tố trên cần được xác định gắn với nhu cầu thông
tin của công ty phục vụ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của công ty.
Những thông tin cần thiết cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch có thể đã
được thu thập một phần hoặc toàn bộ trong hoạt động thực tiễn của công ty. Vì vậy,
việc phân tích thông tin về môi trường sẽ tránh việc thu thập lại những thông tin đã
có. Mặt khác, việc phân tích thông tin môi trường trong mối tương quan với thông
tin của công ty – xây dựng chương trình, kế hoạch để bảo đảm sự thông suốt trong
hoạt động của công ty.
* Phương pháp dự báo hỗ trợ:
Các phương pháp dự báo nhằm xác định các xu hướng, biến động của các
yếu tố môi trường để từ đó xác định các mục tiêu và phương án hành động cần
20

[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

thiết để thực hiện hiệu quả mục tiêu của công ty. Có nhiều phương pháp dự báo
khác nhau trong đó nổi bật là phương pháp dự báo theo kịch bản. Tức là đưa ra các
kịch bản về các viễn cảnh tương lai có thể xảy ra bằng văn bản, từ đó thiết lập các
phương án khác nhau để ứng phó với các biến động có thể xảy ra.
* Phương pháp phân tích ma trận SWOT:
SWOT là cụm từ viết tắt của: Strenghs – Sức mạnh; Weaknesses – Điểm
yếu; Opportunities – Cơ hội; Threats – Thách thức. Phương pháp này có khả năng
phát hiện và nắm bắt các khía cạnh của một vấn đề của công ty. Từ đó ta biết được
điểm mạnh, điểm yếu, nhận ra cơ hội cũng như những thách thức doanh nghiệp
phải đối mặt. Nói chung SWOT thực sự là một công cụ hữu ích trong việc tổng
hợp thông tin phục vụ cho việc lập chương trình, kế hoạch.
* Phương pháp sử dụng biểu đồ Gantt:
Ngoài các phương pháp trên thì biểu đồ Gantt cũng được sử dụng trong việc
lập chương trình, kế hoạch. Đây là phương pháp cổ điển nhất trong đó khi nhìn vào
biểu đồ ta nhận thấy trình tự thực hiện mỗi nhiệm vụ và tiến độ thực hiện từ đó biết
được bước tiếp theo cần phải làm gì đồng thời thấy được sự phụ thuộc lẫn nhau
giữa các công việc…
2.3.Trách nhiệm của phòng Kế hoạch
Bước 1: Giao nhiệm vụ soạn thảo
Căn cứ nội dung, tính chất công việc cần giải quyết, Giám đốc giao nhiệm
vụ soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản cho phòng Kế hoạch.
Bước 2: Soạn thảo dự thảo
Phòng Kế hoạch có trách nhiệm tiến hành thu thập, nghiên cứu thông tin, tư
liệu có liên quan đến dự thảo; chuẩn bị đề cương, biên soạn và chỉnh lý dự thảo.
Bước 3: Lấy ý kiến góp ý cho dự thảo
Sau khi hoàn thành dự thảo, phòng Kế hoạch báo cáo Giám đốc duyệt nội
dung dự thảo và đề xuất việc tổ chức lấy ý kiến, hình thức lấy ý kiến, phạm vi đối
tượng lấy ý kiến (gồm các đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan .

Phòng Kế hoạch lập Hồ sơ lấy ý kiến để tổ chức việc lấy ý kiến góp ý cho
21


[OMF 2018 – ĐHLT.QTVP 16A]

dự thảo. Hồ sơ lấy ý kiến bao gồm:
+ Đề nghị gửi lấy ý kiến;
+ Dự thảo;
+ Danh mục các văn bản pháp luật hiện hành dùng làm căn cứ để soạn thảo,
ban hành chương trình, kế hoạch.
+ Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).
- Các hình thức lấy ý kiến:
+ Gửi dự thảo để lấy ý kiến các đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan
trong công ty.
+ Tổ chức họp góp ý trực tiếp
Tùy theo mức độ phức tạp của nội dung dự thảo và khả năng phát sinh ý
kiến trái chiều về các quy định trong dự thảo để lựa chọn hình thức lấy ý kiến cho
phù hợp (sử dụng một hoặc có thể kết hợp nhiều hình thức lấy ý kiến).
Thời hạn lấy ý kiến phải được ghi cụ thể và bảo đảm để đối tượng được lấy
ý kiến có đủ thời gian nghiên cứu, tham gia ý kiến đối với dự thảo. Quá thời hạn
lấy ý kiến mà đối tượng được lấy ý kiến không có câu trả lời thì được xem là đối
tượng đó nhất trí về nội dung dự thảo.
Đơn vị, phòng ban, cá nhân được lấy ý kiến phải chịu trách nhiệm trước
Giám đốc về việc không tham gia hoặc chậm tham gia ý kiến và các vướng mắc
phát sinh (nếu có) liên quan đến nội dung thuộc trách nhiệm quản lý của đơn vị,
phòng ban, cá nhân đó.
Bước 4:Tổng hợp ý kiến, tiếp thu, giải trình ý kiến tham gia góp ý, chỉnh lý
Dự thảo
Trong thời hạn tối đa mười ngày làm việc kể từ ngày hết hạn tham gia ý kiến

được ghi tại Đề nghị gửi lấy ý kiến, phòng Kế hoạch có trách nhiệm nghiên cứu,
tổng hợp, giải trình, tiếp thu ý kiến, chỉnh lý dự thảo. Việc tổng hợp, tiếp thu, giải
trình ý kiến tham gia góp ý phải đầy đủ, chi tiết và phải trên cơ sở đánh giá toàn
diện các vấn đề có liên quan để bảo đảm tính khả thi, sự phù hợp của văn bản.
Đối với những vấn đề phức tạp có ý kiến khác nhau, phòng Kế hoạch báo
22