tiểu luận văn bản quản lý nhà nước của UBND xã cao kỳ

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM
1.Trần Trung Anh
2. Ma Thị Chầm
3. Chui Thị Thu Hà
4. Lê Thị Bích Hằng
5. Lường Thị Hiền
6. Vũ Thị Huệ
7. Lương Thị Thanh Tuyền


KHOA HÀNH CHÍNH HỌC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

LỚP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:..../BC-QLNN

Hà Nội, ngày 24 tháng 12 năm 2018

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
TÌM HIỂU HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN XÃ CAO KỲ, HUYỆN CHỢ MỚI, TỈNH BẮC CẠN
I.Giới thiệu chung về Uỷ ban nhân dân xã Cao Kì
1.Khái quát về Ủy ban nhân dân xã Cao Kì
Cao Kỳ là một xã thuộc huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn, Việt Nam.
Xã có vị trí:
Phía Bắc giáp xã Hòa Muc, xã Tân Sơn.
Phía Đông giáp xã Đổng Xá của huyện Na Rì.

Phía Nam giáp xã Yên Cư, xã Nông Hạ.
Phía Tây giáp xã Thanh Mai, xã Thanh Vận.
Xã Cao Kỳ có diện tích 60,51 km², dân số năm 1999 là 2784 người, mật độ
dân số đạt 46 người/km².
Theo Cổng thông tin điện tử chính phủ, xã Cao Kỳ có diện tích 60,66 km²,
dân số khoảng 2.964 người, mật độ dân số đạt 49 người/km².Cao Kỳ có quốc lộ
3 chạy trên địa bàn và song song với dòng sông Cầu. Các dòng suối nhỏ trên địa
bàn gồm có khuổi Lò, khuổi Tàng, khuổi Thểu...
Xã Cao Kỳ được chia thành các xóm: bản Phố, Hua Phai, Chộc Toòng,
Công Tum,Nà Cà, Tổng Làng, Tổng Sâu, Tân Minh, Nà Nguộc, Hành Khiến,
Khau Lồm, Tham Chom, Phiêng Kham.
Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân xã Cao Kì
Địa chỉ: Xã Cao Kì-huyện Chợ Mới-tỉnh Bắc Cạn
Số điện thoại: 028138689
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Cao Kì
a. Chức năng
Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn xã.


Quyết định những vấn đề của xã trong phạm vi được phân quyền, phân cấp
theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên
ủy quyền.
Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp huyện về kết quả thực
hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở xã.
Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làm
chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển
kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn xã.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân xã quyết định các nội dung:

Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội
đồng nhân dân xã.
Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng,
chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu,
tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ
quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn xã.
Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách xã; điều chỉnh dự toán ngân sách xã trong trường hợp cần thiết; phê
chuẩn quyết toán ngân sách xã. Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự
án của xã trong phạm vi được phân quyền.
Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã. Tổ chức thực hiện
ngân sách địa phương.
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền cho Ủy ban nhân dân xã.
c. cơ cấu tổ chức
Ủy ban nhân dân xã gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên phụ trách quân
sự, Ủy viên phụ trách công an.
Cán bộ chuyên trách là Chủ tịch và Phố chủ tịch
Bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân cấp xã gồm có 7 chức danh: Công
an, quân sự, kế toán, văn phòng, tư pháp - hộ tịch, văn hóa - xã hội, địa chính.
Mỗi chức danh tùy vào tình hình thực tế địa phương mà bố trí số lượng biên chế
phù hợp.
3.Thuận lợi và khó khăn
Ủy ban nhân dân xã Cao Kỳ đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng tôi tìm hiểu
hệ thống văn bản quản lý nhà nước của cơ quan, trong quá trình tìm hiểu nhóm
tôi cũng nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của một số cán bộ, công chức.
Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi đó do kiến thức, kỹ năng và thời gian hạn

hẹp nên chúng tôi đã gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình tìm hiểu hệ thống
văn bản quản lý nhà nước của Ủy ban.

II. Thực trạng hệ thống văn bản quản lý Nhà nước của Uỷ ban nhân
dân xã Cao Kỳ
1. đặc điểm và phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước.
- Đặc điểm
Khi nói đến văn bản quản lý nhà nước là nói đến loại văn bản của tổ chức
đặc biệt trong xã hội, đó là Nhà nước. Tính đặc biệt của văn bản quản lý nhà
nước thể hiện ở những đặc điểm sau:
+ Về chủ thể ban hành: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan Nhà
nước, người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành. Chỉ có những văn bản do
người đúng thẩm quyền ban hành mới có ý nghĩa pháp lý.
Không phải chủ thể nào cũng được ban hành mọi loại văn bản quản lý mà
chỉ được ban hành những loại văn bản nhất định trong phạm vi thẩm quyền để
thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình.
+ Về mục đích ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm
mục đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Nhà nước.
+ Đối tượng áp dụng: Văn bản quản lý Nhà nước mang tính công quyền,
được ban hành để tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, là cơ sở pháp lý
quan trọng cho các hoạt động cụ thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
+ Về trình tự ban hành, hình thức văn bản: Văn bản quản lý nhà nước đòi
hỏi phải được xây dựng, ban hành theo thủ tục pháp luật quy định và được trình
bày theo hình thức luật định. Mỗi loại văn bản thường được sử dụng trong
những trường hợp nhất định và có cách thức trình bày riêng. Sử dụng đúng hình
thức văn bản sẽ góp phần tạo ra sự thống nhất cả về nội dung và hình thức của
hệ thống văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng thực hiện
văn bản.
+ Về bảo đảm thi hành.
Văn bản nhà nước mang tính quyền lực Nhà nước, bắt buộc các chủ thể

khác phải thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước như hoạt động tổ
chức trực tiếp hoặc cưỡng chế.
+ Về văn phong.
Văn bản quản lý nhà nước nhằm mục đích truyền đạt thông tin, mệnh lệnh
từ chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý một cách đầy đủ, chính xác nhất. Nó
không cần biểu cảm nên mang đặc trưng văn phong riêng, khác với văn phong


nghệ thuật. Văn bản quản lý nhà nước thường mang tính phổ quát, đại chúng và
không cần quá chi tiết như văn bản khoa học.
-Phân loại hệ thống văn bản quản lý Nhà nước
+ Văn bán quy phạm pháp luật
Là văn bản do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành với hình thức tương
ứng theo luật định.Gồm các quy tắc xử sự chung được áp dụng nhiều lần, đối
với mọi đối tượng hoặc một nhóm đối tượng, có hiệu lực trong toàn quốc.Được
Nhà nước bảo đảm thi hành bằng nhiều biện pháp tuyên truyền, giáo dục,
thuyếtphục hoặc các biện pháp tổ chức hành chính, kinh tế, cưỡng chế, các quy
định chế tài đối với người có hành vi vi phạm. Đây chính là nền tảng, cơ sở xây
dựng hệ thống văn bản quản lý Nhà nước.
+Văn bản hành chính
Là văn bản quản lý Nhà nước không tính quy phạm được dùng để quy
định, quyết định, phản ánh thông báo tình hình trao đổi công việc và xử lý các
vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý.Văn bản hành chính gồm:
Văn bản cá biệt là quyết định quản lý thành văn do cơ quan hoặc cá nhân
có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định.
Văn bản hành chính thông thường là văn bản được hình thành trong quá
trình hoạt động quản lý nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin
trong hoạt động quản lý
+ Văn bản chuyên môn, nghiệp vụ
Là văn bản mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật riêng của từng cơ quan,

đơn vị để thực hiện các công việc của mình
2. Cơ sở pháp lý quy định hệ thống văn bản của Uỷ ban nhân dân thành
phố Hòa Bình
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thư.
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015.
Căn cứ thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Căn cứ Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
Căn cứ Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà
soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật.
3. Thẩm quyền ban hành và ký văn bản


a. Thẩm quyền ban hành văn bản
Văn bản quản lý Nhà nước phải được ban hành đúng thẩm quyền. Thẩm quyền
ban hành văn bản bao gồm thẩm quyền pháp lý và thẩm quyền chuyên môn. Mỗi
cơ quan đơn vị trong hệ thống bộ máy Nhà nước có thẩm quyền nhất định được
Nhà nước quy định cho phép ban hành một số loại văn bản nhất định,
Uỷ ban nhân dân xã có thẩm quyền ra văn bản cụ thể hoá các nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã về các nội dung vừa nêu và còn đảm nhiệm một số
công việc khi không tổ chức Hội đồng nhân dân xã như dự toán ngân sách xã
trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách, phê chuẩn quyết toán ngân sách, điều
chỉnh dự toán ngân sách trong trường hợp cần thiết; quy hoạch, kế hoạch phát
triển mạng lưới giao thông, bảo vệ rừng…
Chủ tịch UBND xã tiếp nhận thêm các thẩm quyền quyết định: biện pháp
để xây dựng và phát triển mạng lưới giao dục mầm non, giáo dục phổ thông theo

quy hoạch chung; biện pháp phát triển sự nghiệp văn hoá nghệ thuật, di tích văn
hoá và danh lam thắng cảnh; biện pháp bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc,
chính sách tôn giáo; biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển
kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố, bảo đảm trật tự công cộng,
giao thông, phòng, chống cháy, nổ, thiên tai và tổ chức đời sống nhân dân trên
địa bàn.
b. Thẩm quyền ký văn bản
Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký các văn bản sau đây:
Các văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân xã; tờ trình, các báo
cáo, công văn hành chính của Ủy ban nhân dân thành phố gửi cơ quan nhà nước
cấp trên và Hội đồng nhân dân xã.
Các văn bản thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân
thành phố quy định tại Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và các
văn bản quy phạm pháp luật khác quy định thuộc thẩm quyền quyết định của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố.
Trong trường hợp đặcbiệt, Chủ tịch có thể ủy quyền cho một cán bộ phụ trách
dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản mà mình phải k ý.
Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới han trong
một thời gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho
người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ
quan, tổ chức uỷ quyền.
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký thay (KT) Chủ tịch Ủy ban nhân dân
những văn bản thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân công phụ trách hoặc Chủ tịch
ủy quyền. Khi Chủ tịch đi vắng, Phó Chủ tịch được ủy quyền điều hành ngoài
thẩm quyền ký các văn bản quy định trên, còn được Chủ tịch ủy quyền ký một
số văn bản khác.


Chánh Văn phòng ký thừa lệnh (TL) Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã văn bản
thông báo kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân trong các phiên

họp Ủy ban nhân dân xã, các văn bản giấy tờ khác khi Chủ tịch giao.Việc giao
ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế
công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Khi ký văn bản hông dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực
dễ phai.
4. Đánh giá một số văn bản quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân xã Cao
Kỳ
a. Ưu điểm
Nhìn chung văn bản quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân xã Cao kỳ đã
ban hình đúng thẩm quyền. Văn bản sau khi được ký ban hành, văn thư phải làm
thủ tục vào sổ văn bản, gửi đi kịp thời và lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Văn bản, với tính cách là phương tiện quan trọng để cơ quan nhà nước, cá
nhân có thẩm quyền thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà pháp luật
trao cho, chỉ phát huy giá trị tích cực khi được ban hành có chất lượng cao. Một
văn bản không đảm bảo yêu cầu về chất lượng sẽ tác động lớn tới quyền, lợi ích
hợp pháp của cá nhân, tập thể hay Nhà nước là đối tượng điều chỉnh của văn bản
đó. Vì vậy, ngay trong quá trình xây dựng văn bản, các chủ thể tham gia vào quá
trình này cần phải quan tâm tới những tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của văn
bản để đảm bảo sau khi ban hành đáp ứng được các tiêu chuẩn đó.
Về thể thức các văn bản đều trình bày đúng và đầy đủ 9 yếu tố theo quy
định tại Điều 5 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004của Chính phủ về công tác văn thư và khoản3, Điều 1 của Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004của Chính phủ về
công tác văn thư gồm:
Quốc hiệu;
Tên cơ, quan, tổ chức ban hành văn bản;
Số, ký hiệu văn bản;
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

Nội dung văn bản;
Chức vụ họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
Dấu của cơ quan, tổ chức;
Nơi nhận;
Ngoài ra, đối với những văn bản khẩn mật thì có dấu chỉ mức độ khẩn, mật.


Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của
khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail);
số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu
tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.
Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng
nhận giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,
giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc phải có
tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức;
địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông
tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.
Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản quy phạm pháp luật; Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính".
Về nội dung văn bản được trình bày đúng nội dung và bố cục. Đối với
những văn bản có nội dung đưa ra các quy định, quyết định thì cách xây dựng bố
cục văn bản được chia làm 2 phần:
Phần mở đầu nêu các căn cứ ban hành quyết định. Trình bày lần lượt các
căn cứ ban hành quyết định. Trong phần này nêu các căn cứ pháp lý là các văn
bản pháp luật đang còn hiệu lực và căn cứ cơ sở thực tiến để ban hành quyết
định. Các văn bản trên đầy đủ 2 nhóm căn cứ pháp lý.Căn cứ ban hành văn bản
là văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao hơn đang có hiệu lực
hoặc đã được công bố hoặc ký ban hành chưa có hiệu lực nhưng phải có hiệu lực
trước hoặc cùng thời điểm với văn bản được ban hành.

Phần quyết định: Kết cấu theo điều, khoản. Thường 1 quyết định tối thiểu
phải có 2 điều và tối đa không nên quá 5 điều. Nếu nội dung quá dài thì chuyển
thành phụ lục hoặc Quy chế, Quy định, Điều lệ…
Điều 1: Phải trả lời được câu hỏi là QĐ về vấn đề gì?
Điều 2, 3: Nêu các quy định bổ sung làm rõ thêm cho quyết định chính đã
nêu ở Điều 1.
Điều cuối cùng: Đưa ra trách nhiệm thực hiện QĐ đó (lưu ý không giao
chung chung, mà phải cụ thể; nếu hiệu lực của VB sớm hoặc muộn hơn ngày ký
thì phải ghi rõ thành điều khoản riêng hay ghi trong Điều 1).
Đối với những văn bản có nội dung không đưa ra các quy định, quyết định
thì cách xây dựng bố cục văn bản được chia làm phần: Mở đầu, nội dung và
phần kết thúc.
b. Hạn chế
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên các văn bản của Uỷ ban nhân dân
xã Cao kỳ còn nhiều hạn chế như:
Về kỹ thuật trình bày


- Trước hết các văn bản căn lề không đúng theo quy định của thông tư
01/2011/TT-BNV.
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297
mm).
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
(định hướng bản in theo chiều dài).
Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
- Kỹ thuật trình bày phần nội dung văn bản còn nhiều lỗi sai, không đúng

theo quy định.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều
cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản
phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ
1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt
tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn
tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line
spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn
cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết
thúc bằng dấu “phẩy”.
Những văn bản mà nhóm chúng tìm hiểu thì cuối mỗi dòng căn cứ kết thúc
bằng dấu “chấm”, có dòng kết thúc bằng dấu “phẩy”. Căn cứ cuối cùng kết thúc
bằng dấu “chấm”, dấu “chấm phẩy”. Sai hoàn toàn so với quy định của thông tư
01/2011/TT-BNV.
- Về bố cục các văn bản quyết định trên không đầy đủ 2 nhóm: Căn cứ
pháp lý và căn cứ thực tiễn.
+ Căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành: Viện dẫn văn bản pháp luật quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Căn cứ pháp lý cho nội dung của văn bản: Viện dẫn các văn bản pháp
luật quy định điều chỉnh trực tiếp đến nội dung quyết định. Thường dân theo thứ
tự từ cao xuống thấp về tính chất pháp lý của loại hình văn bản, còn đối với văn
bản có tính chất pháp lý ngang nhau thì xếp theo thứ tự thời gian.
Căn cứ thực tiễn: Để ban hành một quyết định phải dựa trên cơ sở thực
tiễn. Căn cứ thực tế nhằm khẳng định việc ban hành quyết định xuất phát từ yêu
cầu thực tế và phù hợp với thực tế. Điều này cũng có nghĩa là đảm bảo chô văn
bản có tính khả thi. Căn cứ này gồm:


+ Các thông tin phản ánh về thực tế, hoặc được phản ánh trong các văn bản

như: biên bản, kế hoạch, tờ trình, đơn đề nghị,..
+ Căn cứ vào đề nghị, đề xuất đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu,
giúp việc và phụ trách về vấn đề văn bản đề cập.
Hầu như các văn bản chúng tôi đưa ra chỉ có căn cứ pháp lý, thiếu căn cứ
thực tiễn để ban hành quyết định.
- Nguyên nhân của những hạn chế
+ Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho soạn thảo, thiết bị để nhân bản, thiết bị để
truyền đạt thông tin trong văn bản còn thiếu.
+ Một bộ phận nhỏ cán bộ trong Ủy ban nhân dân chưa nhận thức đúng về
công tác văn thư - lưu trữ.
+ Thủ trưởng cơ quan chưa phát huy được vai trò và chức trách của mình.
+ Là cấp cơ sở nên cán bộ Ủy ban nhân dân xã còn làm việc với tư duy nể
nang.
+ Hoạt động kiểm tra, giám sát của Ủy ban nhân dân chư cao.
III. Giải pháp để hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý Nhà nước của
Ủy ban nhân dân xã Cao Kỳ
Từ những hạn chế nêu trên nhóm chúng tôi đã đửaa một số giải pháp sau:
Một là, thực hiện đúng các quy định của pháp luật về ban hành văn bản.
Phải kịp thời xử lý những cơ quan, cá nhân liên quan đến việc ban hành văn bản
trái pháp luật. Cần có cơ chế rõ ràng khi ban hành văn bản, chỉ rõ biện pháp xử
lý sai lầm, chỉ rõ trách nhiệm thuộc về ai nếu có sai lầm và phải có phản hồi cụ
thể.
Hai là, đổi mới quy trình xây dựng luật và nâng cao chất lượng các đạo luật
được ban hành. Luật xây dựng thiếu cụ thể thì chưa ban hành, không nên lấy số
lượng luật được ban hành làm thành tích trong quản lý nhà nước. Vấn đề cốt lõi
là làm thế nào để luật đi vào cuộc sống. Nhận thức về xây dựng văn bản trong
cơ chế thị trường cần có những thay đổi cho phù hợp. Cùng với các tư tưởng
được phản ánh đúng đắn trong văn bản, phải có cách làm hợp lý, tránh việc ban
hành văn bản luật với các quy định chung chung mà không kịp thời có hướng
dẫn cụ thể.

Ba là, loại bỏ các lực cản trong việc sửa chữa sai lầm khi ban hành văn bản,
không để lợi ích cục bộ, lợi ích nhóm chi phối việc ban hành và điều chỉnh văn
bản. Nếu không có các biện pháp cần thiết và đủ mạnh để loại bỏ nguyên nhân
này thì sẽ rất khó khăn trong việc làm chuyển biến tình trạng ban hành văn bản
hướng dẫn trái với luật hoặc thiếu tính khả thi trong thực tiễn.
Bốn là, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư - lưu trữ
cho đội ngũ cán bộ, công chức xã đảm bao cho đội ngũ cán bộ có giểu biết cần
thiết về kỹ năng soạn thảo văn bản, về nghiệp vụ quản lý, sử dụng văn bản, quản


lý con dấu và công tác lập hồ sơ trên cơ sở đó mà nâng cao chất lượng công tác
văn thư đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý của Ủy ban nhân dân xã.
Hiện nay, có nhiều chương trình bồi dưỡng về lĩnh vực này, nhưng do nặng
về lý thuyết nên thiếu tính thực tế, hiệu quả thấp. Chương trình bồi dưỡng về
xây dựng văn bản không thể chỉ đặt ra với các cơ quan xây dựng luật, trường
dạy luật, mà cần mở rộng hơn để phổ biến kiến thức này cho nhiều người. Đó là
cơ sở để phát hiện các sai trái trong văn bản; những người có trách nhiệm soạn
thảo văn bản và giám sát công việc này cần được bồi dưỡng thường xuyên để
tránh các sai lầm không đáng có.
Năm là, tăng cường hơn nữa sự lãnh đạo, quản lý, kiểm tra và giám sát của
Ủy ban nhân dân xã cũng như người có thẩm quyền về việc ban hành văn bản
quản lý Nhà nước.phải thay đổi cơ chế thẩm định và giám sát việc ban hành văn
bản. Để có hiệu quả thì việc giám sát phải có tính độc lập và công khai; tổ chức
giám sát có đủ quyền hạn trong công việc, được hỗ trợ về cơ chế, ngân sách và
các điều kiện cần thiết để hoạt động. Nghiên cứu hoàn thiện cơ chế thẩm định
nội bộ nhằm góp phần hạn chế các sai lầm của văn bản.
Sáu là trang bị trang thiết bị kỹ thuật hiện đại để phục vụ cho quá trình soạn
thảo, ban hành và quản lý giải quyết văn bản.
IV. Kết luận
1. Giới thiệu về Ủy ban nhân dân xã Cao Kỳ, huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc

Cạn để làm rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban.
2. Qua quá trình nghiên cứu thực trạng nhóm tôi đi sâu vào nghiên cứu cơ
sở pháp lý và thẩm quyền ban hành và ký văn bản quản lý Nhà nước của Ủy ban
nhân dân xã Cao Kỳ. Bên cạnh những thành tựu đạt được như: ban hành đúng
thẩm quyền, thể thức và nội dung thì Ủy ban nhân dân còn còn bộc lộ những hạn
chế, bất cập về kỹ thuật trình bày văn bản,trang thiết bị vật chất kỹ thuật...
3.Thông qua quá trình đánh giá những hạn chế, bất cập nhóm chúng tôi đã
đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý Nhà nước của
Ủy ban nhân dân xã Cao kỳ.
Như vậy, ta có thể thấy Văn bản là một trong những phương tiện quan trọng trong hoạt
động quản lý của Nhà nước. Nhà nước thực hiện chức năng quản lý dựa trên cơ sở ban hành
các văn bản quản lý Nhà nước nhằm mục đích điều chỉnh các quan hệ xã hội. Trong điều kiện
hiện nay, chúng ta đang xây dựng Nhà nước Việt Nam là Nhà nước pháp quyền XHCN của
dân, do dân và vì dân, tiến tới xây dựng nhà nước Việt Nam dân giàu nước mạnh, xã hội công
bằng, dân chủ, văn minh. Do đó, hơn bao giờ hết công tác xây dựng và ban hành văn bản
cũng như việc quản lý và giải quyết văn bản quản lý Nhà nước cần phải quan tâm thực hiện
tốt.
Nơi nhận:
- Giảng viên bộ môn;

SINH VIÊN