Bàn về kế toán chi phí trả trước trong doanh nghiệp

Page 1 of 25

LỜI MỞ ĐẦU
Trên thế giới, kế toán đã xuất hiện nhằm đáp ứng nhu cầu của các nhà
quản lý từ thời cổ đại.
Ở Việt Nam, kế toán xuất hiện từ thời kỳ phong kiến, và đơn giản chỉ là
việc ghi chép mang tính liệt kê. Qua quá trình phát triển, cho đến nay kế toán
đã có những bước chuyển mình lớn lao. Ngày nay, kế toán đã sử dụng hệ
thống sổ kép để ghi chép, Nhà Nước cũng đã ban hành hệ thống chuẩn mực,
chế độ kế toán,… Tuy nhiên, trên thực tế, hệ thống kế toán nước ta vẫn còn
rất nhiều hạn chế. Do đó đòi hỏi sự nỗ lực nhiều hơn nữa của Nhà nước, các
tổ chức nghề nghiệp trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, các cán bộ kế toán,
kiểm toán và các doanh nghiệp sử dụng lao động kế toán.
Là một nhân viên kế toán tương lai, em muốn góp phần hoàn thiện hệ thống
kế toán của nước ta hiện nay. Em đã chọn đề tài “Bàn về kế toán chi phí trả
trước trong doanh nghiệp”. Chi phí trả trước là chi phí thực tế đã phát sinh
nhưng nó lại được xem như là một loại tài sản và là một khoản mục thuộc
bảng cân đối kế toán. Tại sao với tên gọi là chi phí nhưng nó lại không giống
như các khoản mục chi phí thông thường? Và em cũng muốn tìm hiểu về chi
phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn. Với một khoản chi phí trả
trước phát sinh, thì căn cứ vào đâu để cho đó là chi phí trả trước ngắn hạn hay
chi phí trả trước dài hạn.
Bài trình bày của em gồm có 3 phần:
Phần I: Cơ sở lý luận chung về kế toán chi phí trả trước trong
doanh nghiệp
Phần II: Thực trạng hạch toán chi phí trả trước trong các doanh nghiệp
Phần III: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán chi phí trả trước
trong doanh nghiệp


Page 2 of 25

PHẦN I
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ TRẢ
TRƯỚC TRONG DOANH NGHIỆP

1.1- Khái niệm chi phí trả trước
- Chi phí trả trước là khoản chi phí phát sinh nhưng thực chất nó là chi
phí liên quan đến nhiều kỳ kế toán (tháng, quý, năm) và được phân bổ dần.
Như vậy, chi phí trả trước được xem như là một tài sản, và là một khoản mục
trên bảng cân đối kế toán.
Cuối kỳ, chi phí trả trước được phân bổ và tính vào chi phí sản xuất, kinh
doanh trong kỳ.
Chi phí trả trước phân bổ
1 lần trong kỳ hạch toán

Chi phí thực tế đã trả trước
=

Số lần phân bổ (số lần hạch toán)

Về thực chất, các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến nhiều
kỳ kinh doanh được hạch toán vào chi phí trả trước mà không hạch toán trực
tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ để đảm bảo khi chi phí phát
sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh trên cơ sở
đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí.

1.2- Phương pháp phân bổ chi phí
Về nguyên tắc, việc phân bổ các khoản chi phí trả trước vào chi phí
trong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh phải căn cứ vào quy định
của các chuẩn mực có liên quan và Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.

Nếu như chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành không
quy định cụ thể về thời gian phân bổ thì phải căn cứ vào tính chất, giá trị
khoản chi phí và thời gian hữu dụng của khoản chi phí đó để xác định thời


Page 3 of 25
gian và tiêu thức phân bổ. Tiêu thức phân bổ do doanh nghiệp lựa chọn và xác
định. Chế độ kế toán doanh nghiệp không quy định tiêu thức phân bổ cho mọi
loại chi phí trả trước ở các doanh nghiệp.
Ví dụ:
- Đoạn 48 chuẩn mực kế toán số 04- TSCĐ vô hình quy định: “Chi
phí phát sinh đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp gồm chi
phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên và chi phí quảng cáo
phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, chi
phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm được ghi nhận là
chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ hoặc được phân bổ dần vào chi phí sản
xuất, kinh doanh trong thời gian tối đa không quá 3 năm”.
- Đoạn 12a chuẩn mực kế toán số 10- Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ
giá hối đoái quy định: “Trong giai đoạn đầu tư xây dựng để hình thành TSCĐ
của doanh nghiệp mới thành lập, chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi
thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để thực hiện đầu tư xây
dựng và chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi đánh giá lại các khoản mục
tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính được phản ánh luỹ kế, riêng biệt
trên Bảng cân đối kế toán. Khi TSCĐ hoàn thành đầu tư xây dựng đưa vào sử
dụng thì chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng
được phân bổ dần vào thu nhập hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh trong thời
gian tối đa là 5 năm”.
- Chế độ kế toán doanh nghiệp quy định:
Tiền thuê nhà, thuê cơ sở hạ tầng đã trả trước cho nhiều năm và phục
vụ cho kinh doanh nhiều kỳ nhưng không được cấp giấy chứng nhận quyền sử

dụng đất được phân bổ theo thời gian thuê.


Page 4 of 25
Công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần với giá trị lớn và bản thân công cụ,
dụng cụ tham gia vào hoạt động kinh doanh trên một năm tài chính phải phân
bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí trong nhiều năm, căn cứ vào giá trị của
công cụ dụng cụ và thời gian sử dụng hoặc số lần sử dụng dự kiến.

1.3- Phân loại
Dựa vào thời gian phân bổ của chi phí trả trước, ta chia chi phí trả trước
thành 2 loại:

1.3.1) Chi phí trả trước ngắn hạn
♦ Khái niệm
- Chi phí trả trước ngắn hạn là những khoản chi phí thực tế đã phát
sinh, nhưng có liên quan tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ
hạch toán trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh, nên chưa thể
tính hết vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phát sinh mà được tính vào
hai hay nhiều kỳ.
♦ Các khoản thuộc loại chi phí trả trước ngắn hạn
Gồm:
- Chi phí trả trước về thuê cửa hàng, nhà xưởng, nhà kho, văn phòng
cho một năm tài chính hoặc một chu kì kinh doanh.
- Chi phí trả trước về thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động kinh doanh
của một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
- Chi phí mua các loại bảo hiểm (Bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách
nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe…) và các loại lệ phí
mua và trả một lần trong năm.
- Công cụ, dụng cụ thuộc tài sản lưu động xuất dùng một lần với giá trị

lớn và công cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng dưới một năm.


Page 5 of 25
- Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê với kỳ hạn tối đa là một
năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
- Chi phí mua các tài liệu kỹ thuật và các khoản chi phí trả trước ngắn
hạn khác được tính phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong một năm tài
chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
- Chi phí trong thời gian ngừng việc (Không lường trước được).
- Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần quá lớn cần phải phân bổ
cho nhiều kỳ kế toán (tháng, quý) trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ
kinh doanh.
- Chi phí trả trước ngắn hạn khác (như: lãi tiền vay trả trước, lãi mua
hàng trả chậm, trả góp, …).

1.3.2) Chi phí trả trước dài hạn
♦ Khái niệm
- Là các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của nhiều niên độ kế toán và việc kết chuyển các
khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các niên độ kế toán sau.
♦ Các khoản thuộc chi phí trả trước dài hạn
Gồm:
- Chi phí trả trước về thuê hoạt động TSCĐ (Quyền sử dụng đất, nhà
xưởng, kho tàng, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho
sản xuất, kinh doanh nhiều năm tài chính.
- Tiền thuê cơ sở hạ tầng đã trả trước cho nhiều năm và phục vụ cho
kinh doanh nhiều kỳ nhưng không được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng.
- Chi phí trả trước phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều năm tài chính.

Page 6 of 25
- Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh
trong giai đoanh trước hoạt động được phân bổ tối đa không quá 3 năm.
- Chi phí nghiên cứu có giá trị lớn được phép phân bổ cho nhiều năm.
- Chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận vào
TSCĐ vô hình.
- Chi phí đào tạo cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật.
- Chi phí di chuyển địa điểm kinh doanh, hoặc tổ chức lại doanh nghiệp
phát sinh lớn được phân bổ cho nhiều năm- Nếu chưa lập dự phòng tái cơ cấu
doanh nghiệp.
- Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân
sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản,…) và các loại
lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều năm tài chính.
- Công cụ dụng cụ xuất dùng với giá trị lớn và bản thân công cụ dụng
cụ tham gia vào hoạt động kinh doanh trên một năm tài chính phải phân bổ
dần vào các đối tượng chịu chi phí trong nhiều năm.
- Chi phí đi vay trả trước dài hạn, như: lãi tiền vay trả trước, hoặc trả lãi
trái phiếu ngay khi phát hành.
- Lãi mua hàng trả chậm, trả góp.
- Chi phí phát hành trái phiếu có giá trị lớn phải phân bổ dần.
- Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh
nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phải phân bổ
nhiều năm.
- Số kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và chênh lệch tỷ
giá hối đoái do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của
hoạt động đầu tư XDCB (Giai đoạn trước hoạt động) khi hoàn thành đầu tư.


Page 7 of 25

- Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê
lại là thuê tài chính.
- Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê
lại là thuê hoạt động.
- Chi phí liên quan đến BĐS đầu tư sau ghi nhận ban đầu không thoả
mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá BĐS đầu tư nhưng có giá trị lớn phải phân
bổ dần.
- Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty mẹcông ty con có phát sinh lợi thế thương mại hoặc khi cổ phần hoá doanh
nghiệp nhà nước có phát sinh lợi thế kinh doanh.
- Các khoản khác.

1.4- Chi phí trả trước ở các nước khác
1.4.1, Kế toán Mỹ
- Chi phí trả trước (Prepaid expenses) là các khoản chi phí thực tế chưa
phát sinh nhưng được trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ để
đảm bảo khi chi phí phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất
kinh doanh trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí.
- Kế toán Mỹ không phân chia ra chi phí trả trước dài hạn và chi phí trả
trước ngắn hạn, mà chỉ ghi nhận chung là các khoản chi phí trả trước nói chung.
Một số khoản chi phí trả trước bao gồm:
+ Tiền thuê nhà trả trước (Prepaid rent)
+ Tiền bảo hiểm trả trước (Prepaid insurance)
+ Chi phí văn phòng phẩm
+ Khấu hao tài sản cố định
….


Page 8 of 25

1.4.2, Kế toán Pháp

- Chi phí trả trước là các chi phí doanh nghiệp đã thanh toán và ghi
nhận vào chi phí trong năm nay, nhưng công tác lao vụ kéo dài sang năm sau.
Do đó phải chuyển một phần chi phí sang năm sau để xác định đúng chi phí
vào kết quả của niên độ. Vì vậy cuối năm phải ghi giảm các khoản chi phí này
và phần còn lại là chi phí phát sinh trong niên độ.
Cũng giống như hệ thống kế toán Mỹ, kế toán Pháp cũng không phân
chia các khoản chi phí trả trước thành chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả
trước dài hạn.
Một số khoản chi phí trả trước gồm:
+ Chi phí thuê nhà, thuê xe, thuê máy móc thiết bị
+ Chi phí bảo hiểm
+ Chi phí quảng cáo
+ Chi phí văn phòng phẩm
+ Chi phí điện nước
+ Chi phí công cụ dụng cụ
…


Page 9 of 25

PHẦN II
THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

2.1- Kế toán chi phí trả trước
☻ Chứng từ sử dụng
Có rất nhiều chứng từ liên quan, thường những chứng từ này luân
chuyển từ bộ phận kế toán khác chuyển sang. Điển hình, như:
- Phiếu chi (mẫu số 02-TT)
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT).

- Hoá đơn bên bán (mẫu số 02GTTT- 3LL)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (mẫu số 07- VT)
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (mẫu số 03- TSCĐ)

2.1.1- Chi phí trả trước ngắn hạn
- Tài khoản sử dụng: TK 142- Chi phí trả trước ngắn hạn
♦ Nguyên tắc hạch toán
- Chỉ hạch toán vào Tài khoản 142 những khoản chi phí trả trước ngắn
hạn phát sinh có giá trị lớn liên quan đến kết quả hoạt động của nhiều kỳ
trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh không thể tính hết cho
kỳ phát sinh chi phí. Từng doanh nghiệp phải xác định và quy định chặt chẽ
nội dung các khoản chi phí hạch toán vào Tài khoản 142 “Chi phí trả trước
ngắn hạn”.
- Việc tính và phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn vào chi phí sản xuất,
kinh doanh từng kỳ hạch toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi
phí mà lựa chọn phương pháp và tiêu thức phù hợp, kế hoạch hoá chặt chẽ.
Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước ngắn hạn đã phát


Page 10 of 25
sinh, đã phân bổ vào chi phí sản xuất, kinh doanh vào các đối tượng chịu chi
phí của từng kỳ hạch toán và số còn lại chưa tính vào chi phí.
- Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ nếu phát sinh một lần quá lớn thì
được phân bổ dần vào các kỳ kế toán tiếp theo trong vòng một năm tài chính.
Đối với những TSCĐ đặ thù, việc sửa chữa lớn có tính chu kỳ, doanh nghiệp
có thể trích trước chi phí sửa chữa lớn vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
♦ Kết cấu tài khoản

TK 142
- Các khoản chi phí trả trước

ngắn hạn thực tế phát sinh.
Dư Nợ: Các khoản chi phí trả
trước ngắn hạn chưa được tính
vào chi phí sản xuất, kinh
doanh.

- Các khoản chi phí trả trước
ngắn hạn đã được tính vào chi
phí sản xuất, kinh doanh trong
kỳ.


Page 11 of 25
♦ Sơ đồ hạch toán
TK 142
TK 241, 623, 627,
635, 641, 642,…

TK 111,112,…

Chi phí lãi vay trả trước
Chi phí trực tiếp bắt đầu liên quan Định kỳ, phân bổ chi phí cho
đến tài sản thuê tài chính trước các đối tượng chịu chi phí
khi nhận tài sản
Trả trước tiền thuê TSCĐ hoạt động
TK 212
TK 153

Xuất dùng công cụ dụng cụ

Chi phí trực tiếp ban đầu liên
quan đến hoạt động thuê tài
chính được ghi nhận vào
nguyên giá TSCĐ

TK 241

Chi phí sửa chữa TSCĐ
TK 331,
334, 338

2.1.2-Chi phí trả trước dài hạn
TK sử dụng: TK 242- Chi phí trả trước dài hạn
♦ Nguyên tắc hạch toán
- Chỉ hạch toán vào Tài khoản 242 những khoản chi phí phát sinh có
liên quan đến sản xuất, kinh doanh trên một năm tài chính.


Page 12 of 25
- Việc tính và phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào chi phí SXKD từng
niên độ kế toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí mà lựa
chọn phương pháp và tiêu thức hợp lý.
- Kế toán phải theo dõi chi tiết từng tài khoản chi phí trả trước dài hạn
đã phát sinh, đã phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ hạch toán
và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí.
- Doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết theo dõi riêng biệt chênh lệnh tỷ giá
hối đoái (lỗ tỷ giá) của hoạt động đầu tư XDCB phát sinh trong giai đoạn
trước hoạt động chưa phân bổ vào chi phí.

Page 13 of 25
♦ Kết cấu tài khoản
TK 242
- Các khoản chi phí trả trước dài
hạn phát sinh trong kỳ.
- Phản ánh số kết chuyển chênh
lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và
chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh
giá lại các khoản mục tiền tệ có
gốc ngoại tệ (lỗ tỷ giá) của hoạt
động đầu tư XDCB (giai đoạn
trước hoạt động) khi hoàn thành
đầu tư để phân bổ dần và chi phí
tài chính.
Dư Nợ:
- Các khoản chi phí trả trước dài
hạn chưa tính vào chi phí sản
xuất, kinh doanh trong kỳ.
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát
sinh và đánh giá lại các khoản
mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (lỗ tỷ
giá) của hoạt động đầu tư XDCB
(giai đoạn trước hoạt động) khi
hoàn thành đầu tư chưa xử lý tại
thời điểm cuối năm tài chính.

- Các khoản chi phí trả trước dài
hạn đã tính vào chi phí sản xuất,
kinh doanh trong kỳ.
- Phản ánh số phân bổ chênh

lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và
đánh giá lại các khoản mục tiền
tệ có gốc ngoại tệ (Lỗ tỷ giá)
của hoạt động đầu tư XDCB
(Giai đoạn trước hoạt động, khi
hoàn thành đầu tư) vào chi phí
tài chính trong kỳ.


Page 14 of 25
♦ Sơ đồ hạch toán
TK 242
TK 111, 112

Trả trước tiền thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng
(Thuê hoạt động)

TK 623, 627,
632, 641, 642,…

TK 133

Định kỳ phân bổ chi phí
trả trước dài hạn vào chi
phí SXKD

TK 153

Xuất dùng công cụ, dụng cụ 1 lần có giá trị
lớn phải phân bổ dần

TK 635

Định kỳ, tính vào chi phí
theo số lãi trả chậm, trả góp

TK 241

Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh 1 lần
quá lớn phải phân bổ dần
TK 111, 112,
152, 331, 334,…

TK 133

Các khoản chi phí trả trước dài hạn phát sinh

TK 331

Phần lãi trả chậm khi mua TSCĐ theo
phương thức trả chậm, trả góp.

TK 413(4132)

K/C lỗ tỷ giá phát sinh và lỗ tỷ giá do đánh giá
lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của
hoạt động đầu tư XDCB khi hoàn thành đầu tư

Định kỳ phân bổ dần lỗ tỷ
giá vào chi phí tài chính

Page 15 of 25

2.2- Kế toán chi phí trả trước ở các nước khác
2.2.1) Kế toán Mỹ
- Tài khoản sử dụng:
Hệ thống kế toán Mỹ không có hệ thống tài khoản kế toán với số hiệu
và tài khoản bắt buộc, điều này có nghĩa là các kế toán viên được quyền đặt
tên và số hiệu cho các tài khoán sử dụng để phản ánh các đối tượng. Việc đặt
tên tài khoản sử dụng để phản ánh cùng một đối tượng có thể khác nhau giữa
các kế toán viên.
Vì vậy, các khoản chi phí trả trước có thể được hạch toán vào tài khoản:
“Bảo hiểm trả trước”, “Văn phòng phẩm”,” Thuê tài sản trả trước”,…
- Hạch toán:
Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước, kế toán hạch toán vào tài
khoản chi phí trả truớc và các tài khoản liên quan. Cuối kỳ, điều chỉnh các
khoản trả trước thông qua các bút toán điều chỉnh (adjsusting entries): hạch
toán vào chi phí cho các đối tượng chịu chi phí.
Kế toán điều chỉnh chi phí trả trước nhằm 2 mục đích: (1) phản ánh
đúng giá trị tài sản Chi phí trả trước trên bảng cân đối kế toán và (2) phản ánh
đúng khoản mục chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh.
Ví dụ: Hạch toán chi phí bảo hiểm trả trước:
- Khi mua bảo hiểm, ghi:
Nợ TK “Bảo hiểm trả trước”
Có TK “Tiền”
- Định kỳ, khi lập báo cáo, kế toán phải phân bổ một lần phí bảo hiểm
đến hạn vào chi phí:
Nợ TK “Chi phí bảo hiểm”
Có TK “Bảo hiểm trả trước”

Page 16 of 25
2.2.2) Kế toán Pháp
- Tài khoản sử dụng: TK 486 – Chi phí ghi nhận trước
Bên Nợ: Chi phí ghi nhận trước chuyển năm sau
Bên Có: Kết chuyển chi phí ghi nhận trước vào chi phí phát sinh trong niên độ.
Các Tài khoản liên quan:
+ TK 613 – Chi phí thuê mướn
+ TK 616 – Chi phí bảo hiểm
+ TK 623 – Chi phí quảng cáo
+ TK 606 – Mua vật tư, vật liệu sử dụng ngay,
+…
- Hạch toán:
Các bút toán hạch toán của hệ thống kế toán Pháp phức tạp hơn hệ
thống kế toán của nước ta và kế toán Mỹ: khi phát sinh chi phí, hạch toán trực
tiếp vào tài khoản chi phí trong kỳ. Cuối năm, nếu khoản chi phí đã trả còn
liên quan đến năm sau, thì sẽ hạch toán âm các khoản chi phí trong kỳ và
chuyển vào Tài khoản “chi phí ghi nhận trước”. Sang đầu năm sau, chuyển
chi phí ghi nhận trước thành chi phí phát sinh của niên độ.
Ví dụ: Hạch toán chi phí bảo hiểm:
- Khi phát sinh chi phí trong kỳ:
Nợ TK 616- Chi phí bảo hiểm
Có TK 512- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 531- Tiền mặt
- Cuối năm, nếu chi phí bảo hiểm còn liên quan đến năm sau:
Nợ TK 486- Chi phí ghi nhận trước
Có TK 616- Chi phí bảo hiểm


Page 17 of 25

- Sang đầu năm sau, chuyển chi phí ghi nhận trước thành chi phí phát
sinh của niên độ:
Nợ TK 616- Chi phí bảo hiểm
Có TK 486- Chi phí ghi nhận trước

2.3- Kế toán chi phí trả trước trong mối quan hệ với thuế thu
nhập doanh nghiệp
Chi phí trả trước liên quan trực tiếp tới việc hạch toán các khoản chi phí
trong kỳ, do đó có ảnh hưởng tới lợi nhuận kế toán của doanh nghiệp cũng như
thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Phân bổ chi phí trả trước phải căn cứ
vào chuẩn mực, chế độ kế toán. nhưng không phải mọi khoản chi phí trả trước
đều có quy định cụ thể về tiêu thức phân bổ. Do đó việc phân bổ chi phí không
hợp lý có thể sẽ dẫn tới chênh lệch giữa cơ sở tính thuế và cơ sở kế toán.
Bên cạnh đó, sự không tương đồng trong luật thuế thu nhập doanh
nghiệp và chuẩn mực kế toán cũng tạo ra những khoản chênh lệch. Khoản
mục chi phí trả trước là một trong những khoản mục thường có chênh lệch
giữa cơ sở tính thuế và cơ sở kế toán theo thông lệ quốc tế:
- Khoản mục chi phí trả trước có số dư kế toán chính bằng giá trị ghi sổ.
- Thông thường luật thuế quy định tính luôn và chi phí trong kỳ phát
sinh, theo đó cơ sở tính thuế của các khoản mục này bằng 0.
Nghĩa là số dư kế toán của khoản mục chi phí trả trước lớn hơn cơ sở tính
thuế, nên sẽ làm phát sinh chênh lệch tạm thời chịu thuế.
Tuy nhiên, ở Việt Nam, luật thuế thu nhập doanh nghiệp và chuẩn mực
kế toán có rất nhiều điểm tương đồng. Dựa vào Nghị định 164/2003/NĐ-CP
ngày 22/12/2003 của Chính phu quy định chi tiết thi hành luật thuế thu nhập
doanh nghiệp và Thông tư số 128/2003/TT-BTC hướng dẫn Nghị định
164/2003/NĐ-CP, có thể thấy khả năng xảy ra chênh lệch tạm thời đối với
khoản mục chi phí trả trước là rất thấp:

Page 18 of 25
- Cơ sở kế toán của khoản mục chi phí trả trước chính là giá trị ghi sổ,
đúng bằng với cơ sở tính thuế (Thông tư số 128/2003/TT-BTC không hướng
dẫn cụ thể về chi phí trả trước nhưng trong phần hướng dẫn cách xác định Chi
phí bán hàng, Chi phí quản lý mặc nhiên thừa nhận số dư Chi phí trả trước).
Nghĩa là không có chênh lệch giữa cơ sở tính thuế và cơ sở kế toán.

2.4- Đánh giá kế toán chi phí trả trước nước ta
2.4.1) Ưu điểm
- Việc phân chia chi phí trả trước thành chi phí trả trước ngắn hạn và
chi phí trả trước dài hạn giúp cho doanh nghiệp trình bày chính xác tình hình
tài chính và báo cáo tài chính giữa niên độ.
- Chế độ đã có những quy định khá rõ ràng, đầy đủ trong hạch toán chi
phí trả trước, góp phần làm cho công tác hạch toán kế toán tại đơn vị đơn giản
và dễ dàng hơn.

2.4.2) Nhược điểm
♦ Chế độ của Nhà Nước
- Mặc dù chế độ kế toán doanh nghiệp nước ta trong thời gian qua đã có
nhiều thay đổi, hoàn thiện để phù hợp với thông lệ quốc tế. Tuy nhiên, trên thực
tế, giữa Chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán một số chỗ còn chưa thống nhất:
Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính quy định chi phí trả trước
được hạch toán và theo dõi trên Tài khoản 142 – “Chi phí trả trước ngắn hạn”,
Tài khoản 242 – “Chi phí trả trước dài hạn” với các quy định cụ thể như sau:
- Tài khoản 142 chỉ phản ánh những khoản chi phí trả trước ngắn hạn
phát sinh có giá trị lớn liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều
kỳ hạch toán trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh không thể
tính hết cho kỳ phát sinh chi phí. Số dư cuối kỳ của tài khoản này được điền
vào chỉ tiêu “Chi phí trả trước ngắn hạn” trên bảng cân đối kế toán.

Page 19 of 25
- Tài khoản 242 chỉ phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có
liên quan đến kết quả hoạt động SXKD trên một số năm tài chính. Số dư cuối
kỳ của tài khoản này được điền vào chỉ tiêu “Chi phí trả trước dài hạn” trên
bảng cân đối kế toán.
Do đó, nếu căn cứ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành thì Tài
khoản 142- “Chi phí trả trước ngắn hạn” cuối năm số dư sẽ bằng không nghĩa
là trên bảng cân đối kế toán năm của doanh nghiệp chỉ tiêu “chi phí trả trước
ngắn hạn” sẽ không có số liệu.
Trong khi đó, đoạn 40 VAS 21 quy định một tài sản được xếp vào loại
tài sản ngắn hạn khi tài sản này:
- Được dự tính để bán hoặc sử dụng trong khuôn khổ của chu kỳ kinh
doanh bình thường của doanh nghiệp;
- Được nắm giữ chủ yếu cho mục đích thương mại hoặc cho mục đích
ngắn hạn và dự kiến thu hồi hoặc thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày
kết thúc niên độ;
- Là tiền hoặc tài sản tương đương tiền mà việc sử dụng không gặp một
hạn chế nào.
Như vậy, đã có sự khác biệt giữa chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán
bởi lẽ nếu xét theo đoạn 40 của VAS 21 thì trên thực tế vào điểm cuối năm tài
chính doanh nghiệp vẫn có thể có các khoản chi phí trả trước ngắn hạn.
Chẳng hạn, ngày 1/7/08 doanh nghiệp trả trước 90 triệu tiền thuê nhà
trong 9 tháng. Nếu căn cứ chế độ kế toán thì khoản chi phí trả trước này liên
quan đến hai niên độ kế toán nên sẽ được hạch toán vào tài khoản 242. Vào
ngày 31/12/08, sau khi phẩn bổ vào chi phí của năm 2008 thì tài khoản 242 có
số dư là 30 triệu sẽ được trình bày trên bảng cân đối kế toán ở chỉ tiêu “Chi
phí trả trước dài hạn”. Trong khi đó, nếu theo đoạn 40 của VAS 21 thì số tiền
30 triệu chưa phân bổ trên đây được phân loại là tài sản ngắn hạn vì doanh

nghiệp sẽ dự kiến thu hồi trong vòng 3 tháng kể từ ngày 31/12/08.


Page 20 of 25
- Theo Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, Tài khoản 142- chi phí trả trước ngắn hạn
không có số dư cuối kỳ. Trên thực tế, xu hướng của các nhà kế toán là những
chi phí trả trước chỉ liên quan đến một năm tài chính thì chuyển hết một lần
vào chi phí kinh doanh mà không cần phân bổ. Vậy thì việc giữ tài khoản 142
trên bảng cân đối kế toán có cần thiết không?
♦ Áp dụng tại các doanh nghiệp
Nhìn chung, kế toán tại một số doanh nghiệp vẫn chưa phân biệt được
chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn. Một phần vì Chế độ và
chuẩn mực chưa có sự thống nhất, dẫn đến sự lúng túng trong việc áp dụng
các quy định của Nhà nước. Một phần vì sự yếu kém trong hệ thống kế toán
của doanh nghiệp.
Ngoài ra, chưa có một văn bản cụ thể nào quy định tiêu thức, thời gian
phân bổ cho các loại chi phí trả trước. Do đó không ít kế toán còn lúng túng
trong việc lựa chọn tiêu thức và thời gian phân bổ hợp lý trong hạch toán chi
phí trả trước.


Page 21 of 25

PHẦN III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC CHI PHÍ
TRẢ TRƯỚC TRONG DOANH NGHIỆP

3.1- Sự cần thiết phải hoàn thiện
Tài khoản chi phí trả trước là tài khoản phản ánh tài sản, được sử dụng

nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí (tất cả các chi
phí phải gánh chịu trong việc tạo ra doanh thu, bất kể là chi phí xuất hiện ở kỳ
nào, nó phải phù hợp với kỳ mà trong đó doanh thu được ghi nhận).
Cũng như một số khoản mục như lập dự phòng, trích khấu hao,… thì
đây là một khoản mục khá nhạy cảm trong việc xác định cơ sở tính thuế thu
nhập doanh nghiệp. Tuy việc phân bổ chi phí trả trước phải căn cứ vào chuẩn
mực, chế độ kế toán nhưng chế độ kế toán doanh nghiệp không quy định tiêu
thức phân bổ cho mọi loại chi phí trả trước ở các doanh nghiệp.
Như vậy, tài khoản chi phí trả trước ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản
mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Nhà nước đã có
nhiều quy định, thông tư hướng dẫn liên quan đến chi phí trả trước nhưng trên
thực tế vẫn còn nhiều bất cập.
Vì vậy, em xin đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện kê toán chi
phí trả trước trong doanh nghiệp.

3.2- Một số giải pháp hoàn thiện
3.2.1) Đối với các quy định của Nhà nước
- Nên có sự thống nhất giữa Chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán, tạo điều
kiện cho các doanh nghiệp trong việc áp dụng các quy định được dễ dàng hơn.
- Cần có một văn bản cụ thể quy định các tiêu thức, thời gian phân bổ
chi phí trả trước giúp kế toán có các căn cứ rõ ràng và thiết thực nhất.


Page 22 of 25
3.2.2) Đối với hệ thống tài khoản
- Bỏ tài khoản 142- Chi phí trả trước ngắn hạn
Theo Chế độ kế toán hiện hành, trên TK 142 cuối kỳ sẽ không có số dư,
vì toàn bộ chi phí trả trước ngắn hạn đều đã được phân bổ hết vào chi phí sản
xuất, kinh doanh trong kỳ. Xu hướng của các nhà kế toán cũng như các nhà
quản lý, đối với các khoản chi phí trả trước (kể cả chi phí chờ kết chuyển) nếu

chỉ liên quan đến một năm tài chính thì không cần phải theo dõi riêng để phân
bổ đều vào các tháng trong năm mà đưa hết vào chi phí kinh doanh tại kỳ mà
nó phát sinh. Điều này không những tiết kiệm chi phí hạch toán mà, giảm nhẹ
công việc kế toán mà quan trọng hơn, tránh được tình trạng “chia đều” chi phí
cho các tháng, làm sai lệch thông tin về chi phí kinh doanh.
- Đổi tên tài khoản 242- Chi phí trả trước dài hạn
Nên đổi tên tài khoản thành TK 242- Chi phí chờ phân bổ dài hạn. Việc
đổi tên này giúp việc phản ánh đúng nội dung, bản chất kinh tế của Tài khoản,
từ đó tránh được sai lệch trong vận dụng.


Page 23 of 25

KẾT LUẬN
Hội nhập kinh tế với thế giới là xu hướng tất yếu, là đòi hỏi khách
quan. Hoạt động kế toán là hoạt động rất nhạy cảm và có thể ưu tiên trong quá
trình hội nhập. Có rất nhiều thuận lợi và cũng nhiều thách thức. Điều này đặt
ra yêu cầu về sự phát triển đồng bộ, toàn diện.
Về cơ bản, hệ thống kế toán Việt Nam đã và đang được xây dựng phù
hợp, thống nhất với thông lệ kế toán của các quốc gia khác trên thế giới cũng
như các chuẩn mực quốc tế. Tuy nhiên, trên thực tế, kế toán Việt Nam vẫn
còn một số bất cập.
Qua việc tìm hiểu về chi phí trả trước cho ta thấy sự khác biệt giữa chi
phí trả trước và các khoản mục chi phí. Việc phân bổ dần chi phí trả trước vào
chi phí trong kỳ là nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi
phí. Điều này có những ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của đơn vị.
Tuy nhiên, một số quy định về chi phí trả trước vẫn chưa có sự thống nhất
cao. Do đó nhất thiết phải có sự thống nhất trong các quy định của Nhà nước.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn- ThS Nguyễn Hữu
Đồng đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em hoàn thành bài đề án này. Mặc dù đã

cố gắng nghiên cứu nhưng do còn nhiều hạn chế và hiểu biết cũng như kinh
nghiệm thực tế nên không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được
sự chỉ bảo tận tình của thầy cô giáo và sự đóng góp của các bạn.


Page 24 of 25

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tài liệu:
Giáo trình kế toán tài chính- NXB Đại học Kinh tế quốc dân
Giáo trình Kế toán quốc tế- NXB Đại học Kinh tế quốc dân
Giáo trình Kế toán Mỹ- Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
Chuẩn mực kế toán Việt Nam- VAS 21, VAS 04, VAS 10
Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Website:
 www.tapchiketoan.com
 www.webketoan.com
 www.google.com

 www.kiemtoan.com.vn


Dương Thị Thương
48A

Kế toán
MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC
TRONG DOANH NGHIỆP....................................................................................2
1.1- Khái niệm chi phí trả trước.........................................................................2
1.2- Phương pháp phân bổ chi phí......................................................................2
1.3- Phân loại........................................................................................................4
1.3.1) Chi phí trả trước ngắn hạn.....................................................................4
1.3.2) Chi phí trả trước dài hạn........................................................................5
1.4- Chi phí trả trước ở các nước khác...............................................................7
1.4.1, Kế toán Mỹ...............................................................................................7
1.4.2, Kế toán Pháp...........................................................................................8
PHẦN II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC TRONG
CÁC DOANH NGHIỆP..........................................................................................9
2.1- Kế toán chi phí trả trước..............................................................................9
2.1.1- Chi phí trả trước ngắn hạn.....................................................................9
2.1.2-Chi phí trả trước dài hạn.......................................................................11
2.2- Kế toán chi phí trả trước ở các nước khác...............................................15
2.2.1) Kế toán Mỹ............................................................................................15
2.2.2) Kế toán Pháp.........................................................................................15
2.3- Kế toán chi phí trả trước trong mối quan hệ với thuế thu nhập doanh
nghiệp.................................................................................................................. 15
2.4- Đánh giá kế toán chi phí trả trước nước ta...............................................15
2.4.1) Ưu điểm.................................................................................................15
2.4.2) Nhược điểm...........................................................................................15
PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC CHI PHÍ
TRẢ TRƯỚC TRONG DOANH NGHIỆP.........................................................15
3.1- Sự cần thiết phải hoàn thiện......................................................................15
3.2- Một số giải pháp hoàn thiện.......................................................................15
3.2.1) Đối với các quy định của Nhà nước.....................................................15
3.2.2) Đối với hệ thống tài khoản....................................................................15

KẾT LUẬN............................................................................................................15
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................15