Những tuyệt chiêu trong excel

Những "tuyệt chiêu" trong Excel
Nguồn : />Lời nói đầu:
Trong quá trình thực hiện một bảng tính, chúng ta có thể mắc phải vô số lỗi, hoặc có thể mắc phải
những sai lầm ngớ ngẩn, và thường không để ý tới những cái có thể giúp chúng ta xử lý bảng tính
nhanh hơn, gọn gàng hơn... Xin hân hạnh giới thiệu đến các bạn cuốn sách "Một ngày một tuyệt
chiêu", lược dịch từ cuốn Excel Hacks, của hai tác giả David và Raina Hawley. Những "tuyệt
chiêu" này sẽ giúp bạn tránh được những lỗi, và làm việc với bảng tính một cách có hiệu quả hơn.
Trước khi nói đến các "tuyệt chiêu" của Excel, xin nói sơ qua một chút về một số thủ thuật và quy
tắc cơ bản, những điều sẽ giúp các bạn thực hiện những "tuyệt chiêu" được nói đến trong các phần
sau cách dễ dàng hơn. Excel là một phần mềm bảng tính rất mạnh, và bạn có thể làm được những
điều không thể tin nổi với nó. Nhưng không may, có nhiều người thiết kế bảng tính của mình với
quá nhiều sự "lo xa", cẩn thận quá mức cần thiết, và làm cho nó trở nên phức tạp hơn là nó đáng
bị như vậy. Phần mở đầu này sẽ mách cho bạn một số thủ thuật và quy tắc mà nếu bạn làm theo,
bạn sẽ thấy chúng rất hiệu quả.
Xin nói thêm, tất cả các "chiêu" được trình bày sau đây, đa phần là viết cho Excel 2007. Nếu nó
cũng có thể áp dụng cho các phiên bản trước, chúng tôi sẽ chú thích ở ngay bên cạnh: (Với Excel
2003 trở về trước, thì...)
Quy tắc 80/20
Có lẽ việc quan trọng nhất khi thực hiện một bảng tính là dành một thời gian để nghiên cứu, xem
xét cách bố trí dữ liệu, tính trước những việc mình cần làm. Và đừng bao giờ nghĩ rằng sau khi
hoàn thành, tôi sẽ không cần phải thêm vào đó các dữ liệu hoặc các công thức khác, vì bạn sẽ luôn
làm ngược lại. Điều này có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch
cho một bảng tính và khoảng 20% thời gian để thực hiện bảng tính đó.
Cho dù rằng, việc này có vẻ không cần thiết với những bảng tính nhỏ, nhưng bảo đảm rằng, nếu
bạn quan tâm đến điều tôi vừa nói ở trên, thì về lâu về dài, bạn sẽ tránh được những cực nhọc khi
phải cứ phải sửa đi sửa lại bảng tính của mình, và dễ dàng thực hiện được những bảng tính lớn sau
khi đã dành cho nó một thời gian để lên kế hoạch thực hiện. Nên nhớ rằng, các bảng tính phải luôn
mang lại cho người dùng những thông tin chính xác, chứ không phải là thông tin chỉ chính xác trong
một trường hợp nào đó.
Những mẹo nhỏ về cấu trúc một bảng tính
1

Một trong những lỗi mà chúng ta hay mắc phải khi tạo một bảng tính, là chúng ta không thiết lập
và trình bày dữ liệu "theo cái cách mà Excel và các tính năng của nó mong đợi". Sau đây là một số
lỗi phổ biến chúng ta hay mắc phải khi thiết lập một bảng tính:
• Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng tính (WorkBook) khác nhau
• Bố trí dữ liệu trong nhiều trang tính (WorkSheet) khác nhau
• Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng (Table) khác nhau
• Có những hàng trống và cột trống trong khối dữ liệu (database)
• Bỏ trống những ô có dữ liệu giống nhau (cùng chung một ngày, cùng chung một đơn vị tính,
v.v...)
Ba điểm đầu tiên trên đây chỉ muốn nói đến một điều: Bạn nên luôn luôn cố gắng để giữ các
mối liên quan giữa các dữ liệu được liên tục trong cùng một bảng dữ liệu. Tôi đã thấy rất
nhiều các bảng tính không được trình bày theo cái quy tắc rất đơn giản này, và chính vì vậy, các
bảng tính đó không thể tận dụng được tối đa các tính năng mạnh mẽ của Excel như PivotTable,
SubTotal... Bạn chỉ có thể sử dụng các tính năng này khi bạn gom hết dữ liệu của bạn vào trong
một bảng thật đơn giản.
Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 trở về trước)
mà lại chỉ có 16.384 cột (256 cột trong Excel 2003 trở về trước). Điều này có ý nói rằng, bạn nên
thiết lập dữ liệu của mình với các tiêu đề cột nằm ở hàng trên cùng, và các dữ liệu có
liên quan thì nằm liên tục ở bên dưới tiêu đề của nó. Nếu như bạn có những dữ liệu được lặp
lại hai lần hoặc nhiều lần trong các hàng của cùng một cột (các ngày tháng, các loại đơn vị tính
chẳng hạn), bạn hãy chống lại sự cám dỗ bỏ trống các ô đó.
Hãy cố gắng sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn bất cứ khi nào có thể. Excel có rất nhiều những
công cụ để tìm kiếm và tham chiếu công thức, và một số không nhỏ trong đó, đòi hỏi dữ liệu phải
được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. Việc phân loại cũng sẽ giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý
của một số các hàm.
Những mẹo nhỏ khi định dạng
Ngoài việc thiết kế cấu trúc của bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho nó cũng là một vấn đề
cần bàn đến. Mặc dù một bảng tính nên được định dạng sao cho dễ đọc và dễ theo dõi, nhưng
chúng ta ít khi nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho có hiệu quả. Hãy luôn luôn định dạng thật
đơn giản. Rất nhiều người lãng phí thời gian vào việc định dạng một bảng tính mặc dù không nhất

thiết phải làm như vậy, và chính điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Việc thường
xuyên áp dụng những định dạng phức tạp cho bảng tính còn làm cho nó tăng kích thước, và cho dù
bảng tính của bạn có thể trông giống như một tác phẩm nghệ thuật, nhưng nó lại có thể là một nỗi
sợ hãi cho người khác. Một trong những kiểu phối màu tốt nhất mà bạn nên áp dụng cho một
bảng tính, là màu đen, màu trắng và màu xám.
Một gợi ý nữa, là nên bỏ trống vài hàng đầu tiên ở trên cùng (ít nhất là 3 hàng). Những hàng
này sẽ được dùng cho những tính năng nâng cao hơn về sau, chẳng hạn như Advanced Filter, hoặc
dùng làm vùng điều kiện cho các công thức xử lý dữ liệu (DSUM, DMAX, v.v...)
Cũng đừng quan tâm đến việc canh lề cho dữ liệu. Theo mặc định, Excel canh phải cho những dữ
liệu kiểu số, và canh trái cho những dữ liệu kiểu text. Và đó là điều tốt nhất rồi, đừng thay đổi
nó. Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề, bạn sẽ có thể không xác định được ngay tức khắc rằng đó là dữ
liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu text; và nó còn có thể gây nhầm lẫn cho người khác khi tham chiếu
đến một ô, vì nhiều khi họ sẽ tưởng rằng dữ liệu trong ô đó là số, nhưng thật ra nó là text. Nếu bạn
thay đổi kiểu canh lề mặc định, bạn sẽ bị nhức đầu với nó sau này. Chỉ có tiêu đề của bảng tính là
được hưởng ngoại lệ mà thôi.
2
Chỉ định dạng các ô theo kiểu text khi thật sự cần thiết. Bởi vì tất cả những dữ liệu nhập vào
trong các ô đã được định dạng trước theo kiểu text sẽ bị chuyển thành dữ liệu kiểu text, ngay cả
khi bạn nghĩ rằng cái bạn nhập vào là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu ngày tháng. Và tồi tệ hơn
nữa, bất kỳ ô nào chứa công thức tham chiếu đến một ô đã được định dạng theo kiểu
text, cũng sẽ bị định dạng thành kiểu text. Nói chung, bạn đâu có muốn những ô chứa công
thức lại bị định dạng theo kiểu text, phải không.
Trộn các ô (merge cells) cũng là một vấn đề. Có một số công thức hoặc macro không thể chạy
được với những ô đã được trộn. Cho nên, thay vì trộn ô, bạn hãy dùng chức năng "Center across
selection", nằm trong Home ➝ nhóm Alignment. Nhấn vào cái mũi tên ở dưới cùng bên phải, sẽ
mở ra hộp thoại Format với tab Alignment được chọn sẵn. Bạn sử dụng thanh trượt dọc của
khung Horizontal để chọn Center Across Selection. Hoặc bạn cũng có thể right-click rồi chọn
Format Cells từ shortcut menu. Với Excel 2003 trở về trước, bạn mở hộp thoại này từ menu
Format ➝ Cells (Ctrl+1).
Nên sử dụng Center Across Selection thay cho Merge Cells

Những mẹo nhỏ khi dùng công thức
Một sai lầm rất lớn khi sử dụng công thức là cho nó tham chiếu đến toàn bộ các cột trong
mảng dữ liệu. Điều này làm cho Excel phải kiểm tra hàng ngàn ô, nếu không nói là hàng triệu, để
chắc chắn không bỏ sót một dữ liệu nào.
Ví dụ, giả sử bạn có một mảng dữ liệu từ A1 đến H1000, và bạn quyết định sẽ dùng những hàm tìm
kiếm của Excel để trích ra những dữ liệu cần thiết. Bởi vì bạn còn phải bổ sung thêm dữ liệu vào
mảng này, nên để chắc ăn, bạn tạo tham chiếu trong công thức đến toàn bộ các hàng của các cột
trong mảng này. Khi đó, tham chiếu của bạn có thể sẽ là A:H, hoặc cụ thể hơn, là A1:H65536. Bạn
nghĩ rằng làm như vậy thì bạn sẽ không lo lắng gì khi thêm dữ liệu vào trong mảng.
3
Đó là một thói quen vô cùng tai hại mà bạn phải luôn tránh xa nó. Bởi nó sẽ làm cho bảng
tính trở nên ì ạch, thậm chí là không chạy nổi. Bạn vẫn có thể loại bỏ những phần không cần tham
chiếu ra khỏi công thức, mà lại bảo đảm được những dữ liệu mới thêm vào sẽ tự động được cập
nhật trong tham chiếu của công thức, bằng cách dùng Table (List trong Excel 2003 trở về trước)
hoặc sử dụng các Name động.
Một vấn đề nữa thường xảy ra với những bảng tính lớn, mà cấu hình máy lại nhỏ, là Excel tính toán
rất chậm khi dữ liệu được cập nhật. Để giải quyết vấn đề này, bạn thường được khuyên là hãy
chuyển đổi chế độ tính toán của Excel thành dạng Manual: Nhấn vào nút Office ở góc trái phía trên
của bảng tính, rồi chọn Excel Options ➝ Formulas (với Excel 2003 trở về trước, chọn menu
Tools ➝ Options ➝ Calculations), rồi chọn Manual :
Chọn Manual Caculation với Excel 2007
Chọn Manual Caculation với Excel 2003
Tuy nhiên, lời khuyên đó thì không hay cho lắm, mà chỉ là mang tính đối phó. Một bảng tính thì bao
giờ cũng có những công thức tính toán, nếu bạn đang chạy một bảng tính trong chế độ tính toán
4
Manual, có thể bạn sẽ chỉ có được những thông tin cũ mèm, chưa hề được cập nhật. Nếu muốn có
được thông tin chính xác, bạn phải nhấn F9. Nhưng, chắc chắn là không phải lúc nào bạn cũng
nhớ điều này! Vậy bạn thử cân nhắc xem: Nếu như cần thắng chân bị kẹt và làm cho chiếc xe hơi
của bạn chạy chậm lại, bạn sẽ sửa lại cần thắng chân, hay là gỡ bỏ cái thắng chân rồi tin tưởng
hoàn toàn vào cái thắng tay? Nghĩa là, khi bảng tính của bạn chạy chậm, bạn sẽ sửa lại công thức

cho nó chạy nhanh hơn, hay là đặt nó vào chế độ tính toán bằng tay rồi cứ thế mà làm tiếp? Hầu
như chúng tôi không bao giờ làm điều này, nhưng rất nhiều người đã không ngần ngại đặt bảng
tính của họ trong chế độ tính toán Manual. Nếu như bạn thấy rằng cần phải đặt bảng tính của mình
trong chế độ tính toán Manual thì mới làm việc được, bạn nên suy nghĩ đến việc thiết kế lại bảng
tính.
Công thức mảng là một trong những nguyên nhân của vấn đề trên. Chúng là một lựa chọn tốt khi
tham chiếu đến những ô riêng lẻ. Nhưng nếu bạn dùng chúng để tham chiếu đến những dãy dữ
liệu lớn, thì hãy sử dụng chúng càng ít càng tốt. Khi có một số lượng lớn các mảng tham chiếu
đến một dãy dữ liệu lớn, hiệu suất của bảng tính sẽ bị ảnh hưởng, đôi khi nó dừng hẳn luôn, và
bạn bắt buộc phải dùng chế độ tính toán bằng tay.
Excel có nhiều hàm chuyên xử lý những dữ liệu lớn thay cho công thức mảng, mà sẽ được đề cập
đến trong chiêu thứ 79:
Tránh lỗi #VALUE! khi tính tổng (SUM) hoặc đếm (COUNT) các ô.
Ngoài ra,
trong Excel Help có một số ví dụ rất hay sẽ giúp bạn cách để dùng công thức trên những bảng dữ
liệu lớn để trích ra kết quả dựa theo những tiêu chuẩn. Hoặc bạn có thể sử dụng Pivot Table, sẽ
được đề cập đến trong phần thứ 4 của loạt bài này. Mặc dù PivotTable thì có vẻ phức tạp khi bạn
sử dụng nó lần đầu tiên, nhưng chúng tôi thành thật khuyên bạn hãy học cách sử dụng nó. Một khi
bạn đã làm chủ được PivotTable, ngày nào đó bạn sẽ tự hỏi rằng làm sao tôi có thể sống mà không
có PivotTable!
Trước khi kết thúc phần mở đầu, xin nói điều này: Nếu bạn chẳng nhớ được gì (vì tôi nói nhiều
quá), bạn chỉ cần nhớ một chuyện thôi: Excel sẽ chạy tốt hơn nếu tất cả các dữ liệu của bạn
được xếp liên tục với nhau trong cùng một bảng. Nó sẽ giúp cho bạn thực hành các chiêu sau
đây một cách dễ dàng hơn.
------------------------------------------------------------
Trong các chiêu sau đây, sẽ có một số biểu tượng nằm ở đầu mỗi chiêu:
• Áp dụng cho tất cả các phiên bản của Excel
• Chỉ áp dụng cho Excel 2007
• Chỉ áp dụng cho những phiên bản trước Excel 2007
• Chỉ áp dụng cho Excel 2003 và Excel XP

• Chỉ áp dụng cho Excel 2000
Nội dung :
1. Tùy biến cửa sổ làm việc của bảng tính
2. Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều sheet
3. Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định
4. Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết
5. Ẩn sheet sao cho người dùng không thể dùng lệnh unhide để hiện ra
6. Tự thiết kế một bảng tính mẫu (template)
7. Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook
8. Giới hạn vùng cuộn của bảng tính
9. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức
5