CHUẨN BỊ CHO ĐÀM PHÁN

CHUẨN BỊ CHO ĐÀM PHÁN
Sự chuẩn bị kỳ công sẽ đem lại một kết quả kì công”
ROBERT H. SCHULLER

Sự chuẩn bị trước rất cần thiết để đàm phán thành công. Các đối tác bước vào bàn làm việc
với những thuận lợi riêng. Ví dụ, trong mối quan hệ người mua-người bán điển hình, người
bán nắm thông tin cụ thể về giá sản xuất hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ. Người mua có
cơ hội tiếp cận nhiều giá cạnh tranh và thông tin về điểm mạnh và điểm yếu của hàng hoá
hoặc dịch vụ của bên bán. Mục tiêu chủ yếu của sự chuẩn bị trước là tạo nhiều khả năng
đạt được kết quả thắng-thắng cho cả hai bên. Càng biết nhiều thông tin, cơ hội thành công
càng nhiều. Có một điều là những người bận rộn thường không chú ý đến việc này, không
dành thời gian cho công việc chuẩn bị. Không nên có sai lầm này. Trước khi tiến hành đàm
phán, phải đảm bảo rằng bạn đã nghiên cứu kỹ mọi vấn đề và xác định rõ mục tiêu dựa
trên những thông tin có được.
ĐOÁN TRƯỚC QUAN ĐIỂM CỦA CẢ HAI BÊN
Khi đàm phán, năng lực và độ tự tin của bạn được củng cố khi bạn có thể đàm phán thành
công các mặt của vấn đề, vì vậy theo chúng tôi, bạn nên chuẩn bị trước quan điểm của
chính mình và đoán trước quan điểm của đối tác trước mọi cuộc đàm phán. Bản câu hỏi
thăm dò quan điểm trong phần này sẽ giúp bạn làm việc này
SỬ DỤNG BẢNG CÂU HỎI THĂM DÒ QUAN ĐIỂM
Trả lời các câu hỏi dưới đây để bạn có thể điền vào bảng Câu hỏi thăm dò quan điểm.
Chủ đề: Chủ đề gì sẽ được đề cập tới trong cuộc đàm phán? Mục đích của bạn là gì? Mục
đích của đối tác là gì? Mục đích của hai bên giống nhau hay khác nhau?
Tầm nhìn: Cái nhìn của bạn về một kết quả ý tưởng là gì?
Nguồn thông tin: Bạn thu thập thông tin để chuẩn bị cho cuộc đàm phán bằng cách nào?
- Nói với bạn bè hoặc những người quen với những cuộc đàm phán kiểu này?
- Nghiên cứu chủ đề cuộc đàm phán qua sách và băng video?
- Tìm đến các nguồn đáng tin cậy như Báo cáo khách hàng, tài liệu Kelley Blue Book
(dành cho ôtô), hoặc Danh sách dịch vụ (đối với nhà cửa)?
- Đến thẳng hãng cạnh tranh?
- Tra cứu trên Internet hoặc nguồn thông tin trực tuyến về sản phẩm hoặc dịch vụ tương

tự?
- Tìm hiểu mục đích của đối tác bằng cách hỏi người đã từng có cuộc đàm phán tương tự
với đối tác?
- Tìm hiểu liệu người đó phải chịu phạt bằng hình thức nào khi không đạt được kết quả-
bằng tiền lương hay bổn phận? (Thông tin này cho biết mức độ động cơ của người đó).
Khi bạn đã thu thập được thông tin, hãy ghi tóm tắt lại và điền những thông tin có liên
quan vào bảng thăm dò quan điểm. Bạn không thể nhớ hết được mọi thông tin vì thế việc
ghi chép là rất cần thiết trong quá trình đàm phán.
Thông tin hữu ích: Thông tin nào hữu ích cho cả bạn lẫn đối tác? Cả hai đều biết giá bán lẻ
của sản phẩm, hoặc có bao nhiêu hãng cạnh tranh bán cùng một sản phẩm đó? Một số
thông tin chỉ có lợi cho một bên. Ví dụ, chỉ có người bán mới biết được giá của hàng hoá là
bao nhiêu để ra giá.
Vấn đề có thể đàm phán:Những vấn đề nào có thể đàm phán được? Đó là những vấn đề về
giá cả, chất lượng, ngày vận chuyển, bảo hành, hướng dẫn, cải tiến, màu sắc và kiểu mẫu,
hàng kèm thêm, gửi hàng trọn gói hoặc từng phần, phí vận chuyển …
Yêu cầu của các bên đàm phán: Yêu cầu và mối quan tâm của các nhân là gì, của đối tác
đại diện cho một tổ chức, đoàn thể, hãng kinh doanh là gì?
Hãy đề cập đến cả yêu cầu trực tiếp và yêu cầu ẩn của cả hai bên. Những yêu cầu hiện rất
dễ thấy vì người đàm phán thường nói thẳng ra. Ví dụ, đối tác sẽ đưa ra các yêu cầu như
giá hợp lý, mức nào anh ta có thể trả được, thời gian vận chuyển hàng hoá hoặc dịch vụ, và
số lượng chính xác mà bên đó cần. Những yêu cầu ẩn lại khó phát hiện ra nếu bên đối tác
không tiết lộ. Bao gồm những yêu cầu như muốn được thích, muốn được tin tưởng; tôn
trọng; muốn mình đúng; muốn nhìn thấy sự tốt đẹp trong mắt người khác; muốn có quyền
lực; muốn được đối xử tốt; muốn người khác lắng nghe mình; muốn được chấp nhận;
muốn người khác nghĩ mình giỏi; muốn chiến thắng; thấy mọi việc quá dễ; và muốn thiết
lập được mối quan hệ. Cần nhớ hết những yêu cầu ẩn đó để có thể điều khiển được cuộc
đàm phán
Cá nhân hoặc tập thể: Ai sẽ tham gia vào cuộc đàm phán? Bên phía bạn là một tập thể hay
bạn đàm phán với tư cách cá nhân? Bên đối tác đàm phán với tư cách là tập thể hay cá
nhân?

Phong cách của người đàm phán:Phong cách hành vi của người đi đàm phán là gì? Phong
cách của bạn là người Ôn hoà, Mạnh mẽ, Phân tích hay Tổng hợp? Phong cách của đối tác
là gì? Trong cuộc đàm phán, bạn sẽ là Cá mập, Cá chép hay Cá heo? Đối tác của bạn sẽ là
gì? Nếu đây là một cuộc đàm phán lần hai, đối tác xử sự với bạn như thế nào trước đây?
Lựa chọn hoặc thay thế: Cả hai bên có những lựa chọn hoặc biện pháp thay thế nào để tiến
tới kết quả thắng-thắng? Nhìn chung, các lựa chọn hoặc biện pháp đó càng khả thi thì cả
hai càng có nhiều cơ hội đạt được mục đích.
- Đây chỉ là cuộc đàm phán một lần hay sẽ có cuộc đàm phán khác trong tương lai?
- Có tổ chức chính phủ hoặc luật pháp nào tham gia vào cuộc đàm phán không?
- Có bên thứ ba tham gia vào cuộc đàm phán?
Vị trí của vấn đề: Bạn đã xác định rõ mong muốn (kết quả tốt nhất), mức độ thoả mãn (kết
quả mà bạn thấy hài lòng), và điểm mấu chốt (điểm bạn không thể bỏ qua) chưa? Bạn cần
phải xác định những thông tin này cho mỗi vấn đề đặt ra.
Bạn có biết gì về mong muốn, mức độ thoả mãn và điểm mấu chốt của đối tác chưa? So
sánh mục đích hàng đầu của bạn với của đối tác giống khác nhau như thế nào?
Chiến thuật và mẹo: Để đạt được mục đích, bạn sẽ sử dụng chiến thuật hoặc mẹo nào? Nếu
bạn muốn mua ôtô, bạn có thể dùng đến sức mạnh của cạnh tranh, nói cho người bán biết
bạn đang phân vân giữa hai hãng khác nhau để họ giảm bớt giá. Hoặc có thể sử dụng
những con số và thông tin để chứng minh rằng giá mà bạn đưa ra là phù hợp. (Những chiến
thuật và mẹo sẽ được đề cập đến chi tiết hơn trong phần sau).
BATNA (Biện pháp dự phòng tốt nhất để tiến tới thoả thuận): Bạn có chuẩn bị BATNA
không? BATNA nghĩa là biện pháp dự phòng tốt nhất để tiến tới sự thoả thuận (Best
Alternative to a Negotiated Agreement). Khái niệm này đã được đề cập đến vào năm 1981
trong cuốn “Có được sự đồng ý” của Roger Fisher và William Ury, yêu cầu bạn phải suy
nghĩ xem bạn có thể chấp nhận được giải pháp nào khi đàm phán không thành công. Có
BATNA, bạn vẫn cảm thấy mục đích của bạn vẫn được thoả mãn dù đối tác không chấp
thuận. Cuộc đàm phán càng quan trọng đối với bạn, bạn càng phải cần đến yếu tố này, cả
về tâm lý lẫn mưu lược. Ví dụ, nếu bạn được một côgn ty mời làm việc với mức lương
bằng 2% so với mức lương hiện tại của bạn, bạn sẽ cảm thấy tự tin khi đàm phán một mức
cao hơn vì bạn đã có biện pháp dự phòng rồi-tiếp tục công việc cũ mà bạn vẫn thích. Dựa

trên biện pháp dự phòng để bạn chấp nhận hoặc không các vấn đề trong đàm phán.
Khi xác định BATNA, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau:
- Bạn có thể làm gì để thực hiện được mục tiêu nếu bạn đứng lên và chấm dứt cuộc đàm
phán? Đôi khi bạn cần phải tìm một đối tác khác. Ví dụ, nếu giá bên đối tác đưa ra quá cao,
lựa chọn của bạn là tìm đối tác khác. Trong các trường hợp khác, cách tốt nhất là không có
sự chấp nhận nào. Ví dụ, bạn có thể quyết định không cần mua xe mới nữa.
- Bạn có thể làm gì để có được sự hợp tác của đối tác nhằm đạt được mục tiêu? Khi trả
phòng thuê, người chủ liệu có đồng ý trả lại đầy đủ tiền an ninh cho bạn không nếu bạn rời
đi vào thời điểm có người khác muốn thuê tiếp?
- Nếu cuộc đàm phán bị phá vỡ, có thể nhờ đến bên thứ ba như luật sư hoặc một người
trung gian không? Nếu không thể thoả hiệp được sự bất đồng giữa công nhân và nhà quản
lý về một hợp đồng mới thì có thể nhờ đến bên trung gian không?
Chương trình tiến hành: Bạn sẽ là người chuẩn bị chương trình tiến hành? Hay là bên đối
tác?
Địa điểm: Cuộc đàm phán được diễn ra tại đâu? Ở chỗ của bạn, chỗ đối tác hay chỗ của
bên trung gian?
Bảng thăm dò quan điểm
Phía bạn Phía đối tác
Chủ đề: Chủ đề:
Tầm nhìn: Tầm nhìn:
Nguồn thông tin: Nguồn thông tin:
Thông tin hữu ích: Thông tin hữu ích:
Vấn đề đàm phán: Vấn đề đàm phán:
Yêu cầu hiện: Yêu cầu hiện:
Yêu cầu ẩn: Yêu cầu ẩn:
Cá nhân hay tập thể: Cá nhân hay tập thể:
Phong cách đàm phán: Phong cách đàm phán:
Lựa chọn hoặc thay thế: Lựa chọn hoặc thay thế:
Vị trí của vấn đề: Vị trí của vấn đề:
Chiến thuật và mẹo: Chiến thuật và mẹo:

BATNA: BATNA:
Chương trình tiến hành: Chương trình tiến hành:
Địa điểm: Địa điểm:

THUẬN LỢI VÀ BẤT LỢI CỦA SỰ LỰA CHỌN
Khi điền vào bảng trên, có thể bạn sẽ băn khoăn rằng: Sẽ tốt hơn khi đàm phán một mình
hay đàm phán theo một nhóm? Sẽ tốt hơn khi tiến hành ở công ty mình hay ở công ty đối
tác? Ai sẽ là người sắp lịch diễn ra đàm phán? Đây là những câu hỏi đúng và việc lợi ích
của việc sử dụng bảng thăm dò này là nó giúp bạn trả lời được những câu hỏi trên. Nhưng
sự thật là bất cứ một sự lựa chọn nào đều có cả thuận lợi và bất lợi.
ĐÀM PHÁN GIỮA TẬP THỂ VỚI CÁ NHÂN
Một số người thích một mình đàm phán, trái lại một số lại chỉ muốn đàm phán theo tập thể.
Trước khi quyết định, bạn nên xem xét những thuận lợi và bất lợi của cả hai lựa chọn này.
Đàm phán cá nhân
Đàm phán giữa cá nhân có những thuận lợi sau:
1. Khi mỗi bên đàm phán chỉ có một người, rất dễ có thể thiết lập được mối quan hệ dựa
trên sự tin tưởng. Cả hai đều muốn cùng đạt được mục đích.
2. Quyết định dễ hơn và nhanh hơn vì không cần phải hỏi ý kiến của người khác.
3. Cả hai đều không phải băn khoăn người khác sẽ nghĩ gì về kết quả đàm phán.
4. Hai bên không cần phải đặt câu hỏi cho thành viên kém nhất trong nhóm đối tác, hoặc
không xảy ra sự bất đồng giữa các thành viên trong nhóm.
5. Quá trình diễn ra không tốn kém, vì chỉ cần đến thời gian của một người, mà thời gian là
tiền bạc.
Còn bất lợi của đàm phán cá nhân là gì? Khi hành động một mình, người đó sẽ trở lên dễ
bị cảm giác chi phối và đưa ra quyết định không hài lòng nhất. Đồng thời, một người
không đủ khả năng giải quyết vấn đề đang được đàm phán như khi đàm phán tập thể, có
thể sử dụng kiến thức của tất cả các thành viên trong đội.
Đàm phán tạp thể
Nhiều lúc chúng ta buộc phải chọn hình thức đàm phán tập thể. Các thuận lợi là:
1. Có nhiều người càng có nhiều khả năng giải quyết vấn đề. Tất nhiên chỉ trong trường

hợp mọi thành viên trong nhóm thực sự giúp ích được cho quá trình đàm phán.
2. Nhìn chung, khi có nhiều người để tìm để tìm các biện pháp giải quyết nhằm đạt được
kết quả thắng-thắng thì cơ hội thành công càng nhiều hơn.
3. Số đông tạo ra sức mạnh. Tập hợp thành một nhóm thống nhất sẽ tạo ra được sức mạnh
đáng kể
4. Mục tiêu không còn là của cá nhân
Nguyên tắc trong thương lượng tập thể
Nếu bạn quyết định tiến hành thương lượng theo hình thức tập thể,
những nguyên tắc sau sẽ giúp ích cho bạn:
- Xác định chuyên môn cần thiết để hỗ trợ vị thế của bạn.
- Tìm người có đủ chuyên môn cần thiết; có kiến thức, giao tiếp tự
tin và biết làm việc theo nhóm.
- Gặp gỡ mọi người trong nhóm trước cuộc thương lượng để thống
nhất về mục tiêu, chiến lược và chiến thuật.
- Đảm bảo các thành viên trong nhóm được sử dụng hết khả năng
trong cuộc thương lượng.
- Bầu ra người đứng đầu.
- Chọn một người chuyên ghi chép chính xác các thông tin từ cuộc
họp vạch kế hoạch đến khi tiến hành thương lượng.
- Chỉ định rõ nhiệm vụ và vai trò của từng thành viên.
- Thực hành! Nhờ một số người khác đóng làm bên đối tác và thực
hành trước. Một cuộc thương lượng thử càng giống thật càng giúp
các thành viên trong nhóm tự tin hơn.
Đàm phán đến một nhóm hoặc theo nhóm cũng có bất lợi. Khi có nhiều người, có thể xảy
ra cac trường hợp một thành viên trong nhóm trở thành vật cản thay vì giúp ích, hoặc mục
đích của cá nhân đó không hợp nhất với của cả nhóm. Nếu trong nhóm có nhiều mục đích
khác nhau, đối tác sẽ thấy được sự chia rẽ đó và sẽ lợi dụng điều đó.
ĐỊA ĐIỂM
Nên tiến hành đàm phán ở chỗ bạn hay chỗ của đối tác? Điều đó còn tuỳ! Nhiều nhà đàm
phán có kinh nghiệm sẽ nói rằng tại địa điểm của bạn sẽ tốt hơn. Ở “tại nhà” sẽ có nhiều