QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN tại CÔNG TY cổ PHẦN GIAO NHẬN vận tải TNLOGISTICS và GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ

Trang 1
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO
NHẬN VẬN TẢI TNLOGISTICS VÀ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ
CHƯƠNG I............................................................................................................................2
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN.................................................................2
GIAO NHẬN VẬN TẢI TOÀN NAM....................................................................................2
(TNLogistics)..........................................................................................................................2
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty.........................................................................2
1.1.1. Giới thiệu sơ lược về công ty.........................................................................................2
1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển công ty..................................................................3
1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty.............................................................................3
1.1.3.1 Mục tiêu của công ty...................................................................................................3
1.1.3.2. Chức năng:.................................................................................................................3
1.1.3.3. Nhiệm vụ:..................................................................................................................4
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty............................................................................................4
1.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty.....................................................................................4
1.1.4.2. Các chi nhánh và văn phòng của Công ty..................................................................5
1.1.4.3. Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban...............................................................5
1.2. Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần vận tải và giao nhận
Toàn Nam các năm 2011-2013................................................................................................7
Đơn vị tính: triệu đồng...........................................................................................................8
Hình 1.2: Biểu đồ cơ cấu một số dịch vụ của công ty từ năm 2011-2013................................9
CHƯƠNG II.........................................................................................................................12
2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển của công ty TNLogistics. .12
2.2 Các bước thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công
ty TNLogistics......................................................................................................................12
2.2.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu...................................................................12


Trang 2
2.2.2 Lấy lệnh giao hàng.......................................................................................................14

2.2.3 Thực hiện thủ tục hải quan..........................................................................................16
2.2.3.1 Khai hải quan điện tử...............................................................................................16
Bước 5: In tờ khai................................................................................................................20
2.2.3.2 Thực hiện thủ tục hải quan tại cảng.........................................................................20
2.2.4 Nhận hàng tại cảng......................................................................................................25
2.2.4.1 Hàng FCL giao thẳng:...............................................................................................25
2.2.4.2 Hàng FCL rút ruột:...................................................................................................26
2.2.6 Lập hồ sơ khiếu nại (nếu có)........................................................................................29
2.2.6.1 Lập hồ sơ khiếu nại người bán..................................................................................29
2.2.6.2 Lập hồ sơ khiếu nại người cảng/ chuyên chở............................................................30
2.2.6.3 Lập hồ sơ khiếu nại người bảo hiểm.........................................................................31
2.3 Ưu và nhược điểm của quy trình....................................................................................33
2.3.1 Ưu điểm.......................................................................................................................33
2.3.2 Nhược điểm:................................................................................................................34
CHƯƠNG III.......................................................................................................................35
3.1 Về phía công ty...............................................................................................................35
3.2 Vế phía nhà nước............................................................................................................37
KẾT LUẬN..........................................................................................................................39
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................................40


Trang 3

CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
GIAO NHẬN VẬN TẢI TOÀN NAM
(TNLogistics)
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty
1.1.1. Giới thiệu sơ lược về công ty
Công ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải Toàn Nam còn có tên giao dịch là

TNLogistics. Đại diện pháp luật là ông Nguyễn Bảo Trị với giấy phép kinh doanh và mã
số thuế là 0305610169 được cấp ngày 08/04/2008, công ty đi vào hoạt động vào ngày
01/04/2008. Thông tin chi tiết về công ty:
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Giao Nhận Vận Tải Toàn Nam
- Tên giao dịch: TN FREIGHT FROWARDING CORP
- Tên viết tắt: TNLOGISTICS
- Mã số thuế: 0305610169
- Địa chỉ : 84/54 Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 08.6296 9191/2/3/4
- Fax: 08.6296 9190
- Email:
- Vốn kinh doanh: 1.600.000.000 Đồng
- Tài khoản: Tại ngân hàng ACB
- Logo:

 Ngành, nghề kinh doanh của công ty:
-

Đại lý vận tải hàng hóa đường biển;

-

Đại lý vận tải hàng hóa đường hàng không;

-

Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa;

-

Môi giới thương mại;

-

Dịch vụ chuyển phát nhanh toàn cầu;


Trang 4

-

Dịch vụ khai thuê hải quan và tư vấn thuế.

1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển công ty
Công ty được thành lập vào ngày 26-03-2004 với tên TNLOGISTICS CORP, vốn
đầu tư là 1500 USD, thành lập theo quyết định số 4103009776 ngày 26/03/2004 do Sở
Kế Hoạch Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp, hoạt động trong lĩnh vực thương mại,
môi giới hải quan và vận tải đường bộ. Đứng đầu là ông Nguyễn Bảo Trị (chức vụ: Giám
đốc). Sau 3 năm hoạt động, cùng với lượng khách hàng ngày càng gia tăng, dẫn đến nhu
cầu tăng vốn và mở rộng quy mô. Vào năm 2008, công ty trở thành công ty cổ phần với
lĩnh vực hoạt động là môi giới, vận tải đường bộ và khai thuê hải quan.
Công ty Toàn Nam (TNLogistics) đang được các đối tác trong và ngoài nước biết
đến như là một người bạn đồng hành đáng tin cậy. Với tiêu chí giá cả hợp lý, thời gian
vận chuyển nhanh nhất, an toàn bảo đảm, Toàn Nam (TNLogistics) đã và đang phát triển
mạnh mẽ và sẽ luôn không ngừng hoàn thiện chất lượng các dịch vụ, phát triển các sản
phẩm logistics mới, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế,
khẳng định thương hiệu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp logistics, phục vụ tốt nhất cho
khách hàng.
1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
1.1.3.1 Mục tiêu của công ty

- Liên tục nghiên cứu phát triển sản phẩm, dịch vụ mới cũng như cải tiến chất lương sản
phẩm dịch vụ nhằm đáp ứng tối đa sự mong đợi và nhu cầu phát triển không ngừng của
khách hàng.
- Mục tiêu phấn đấu của Toàn Nam là luôn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm,
dịch vụ bảo đảm chất lượng, các giải pháp quản trị chuyền cung ứng đáng tin cậy và dịch
vụ khách hàng tốt nhất.
- Toàn Nam cam kết phát triển bền vững mức tăng trưởng hàng năm nhằm gia tăng giá trị
của các cổ đông và thành viên công ty.
1.1.3.2. Chức năng:
Công ty Cổ phần Giao Nhận Vận Tải Toàn Nam có nhiệm vụ khai thác, thực hiện các
dịch vụ vận tải hàng hóa qua các phương thức vận tải trong và ngoài nước, khai thuê hải
quan, môi giới cước tàu, kinh doanh vận tải bốc xếp, lưu kho bĩa, bảo quản hàng hóa siêu


Trang 5

trường, siêu trọng và hàng hóa thông thường, được trực tiếp xuất khẩu và nhận ủy thác
xuất nhập khẩu hàng hóa của các ngành khác.
1.1.3.3. Nhiệm vụ:
- Hiểu thấu đáo tiềm năng và kỳ vọng của khách hàng.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Khai thác hàng hóa, khai thác phương tiện trong và ngoài nước để thực hiện các dịch vụ
vận tải hàng hóa nội địa, xuất nhập khẩu có hiệu quả
- Tổ chức khai thác kinh doanh vận tải, bốc xếp, lắp đặt hàng siêu trường, siêu trọng kể
cả việc lưu kho bãi, bảo quản các loại hàng thông thường theo yêu cầu của khách hàng
- Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa của các ngành khác theo yêu cầu của khách
hàng
- Tổ chức khai thác các dịch vụ đại lý hàng hải, dịch vụ khai thuê hải quan, đại lý vận
chuyển quốc tế, môi giới, thuê tàu,.........
- Thực hiện chính sách lao động, chế độ quản lý tài sản của các công ty, thực hiện phân

phối lợi tức theo lao động kết hợp với lợi ích của nhà nước và lợi ích của tập thể. Đào tạo
bổi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật để nâng cao năng lực cho cán bộ, công nhận viên toàn công
ty.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty
1.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM
GIÁM ĐỐC
ĐỐC ĐIỀU
ĐIỀU
HÀNH
HÀNH

TRƯỞNG
PHÒNG KINH
DOANH

TRƯỞNG PHÒNG
LOGISTICS

NHÂN VIÊN
PHÒNG KINH

CÁC NHÂN VIÊN
PHÒNG

DOANH
DOANH

LOGISTICS

LOGISTICS

KẾ TOÁN TRƯỞNG

CÁC NHÂN VIÊN
PHÒNG KẾ
TOÁN

TRƯỞNG
TRƯỞNG PHÒNG
PHÒNG
Operation
Operation

CÁC NHÂN VIÊN
PHÒNG
OPERATION
OPERATION

(Nguồn: www.tnlogistics.vn)


Trang 6

1.1.4.2. Các chi nhánh và văn phòng của Công ty
BÌNH
BÌNH
DƯƠNG
DƯƠNG
KHU

KHU CÔNG
CÔNG
NGHIỆP
NGHIỆP MỸ
MỸ
PHƯỚC
PHƯỚC

LONG
LONG AN
AN

ĐỒNG
ĐỒNG NAI
NAI
NHƠN
NHƠN
TRẠCH
TRẠCH 22

BẾN
BẾN LỨC
LỨC

THÀNH
THÀNH PHỐ
PHỐ
CẦN
THƠ
CẦN THƠ

TRỤ SỞ
CHÍNH

THÀNH
THÀNH PHỐ
PHỐ
ĐÀ
ĐÀ NẴNG
NẴNG

TẠI
TPHCM
(Nguồn: www.tnlogistics.vn)

1.1.4.3. Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
 Ban Giám Đốc:
Bao gồm Tổng Giám Đốc và Giám Đốc điều hành, có quyền thỏa thuận và quyết
định các vấn đề về:
+ Các chính sách, chủ trương của nhà nước ban hành liên quan đến ngành
nghề công ty kinh doanh
+ Các mặt hoạt động kinh doanh của công ty
 Tổng Giám Đốc :
-

Là người đứng đầu công ty, có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hoạt động của
công ty.

-

Trực tiếp ký kết hợp đồng kinh tế, lao động, thu chi và quyết toán tài chính.

-

Tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, điều động sắp xếp cán bộ, bổ nhiệm, miễn
nhiễm, khen thưởng, kỷ luật, đối với cán bộ công nhận viên trong công ty, tiếp
nhận tuyển dụng lao động thời vụ, dài hạn.
 Giám Đốc điều hành :


Trang 7

- Được tổng giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực và chịu trách nhiệm
trước công ty về những lĩnh vực đó.
- Trong một số trường hợp giám đốc điều hành có thể thay Tổng Giám Đốc quyết
định đối với cấp dưới của mình, đồng thời báo cáo xin ý kiến Tổng Giám Đốc để
giải quyết.
 Phòng kinh doanh:
-

Tăng cường tìm kiếm khách hàng mới, duy trì chăm sóc khách hàng cũ đặc biệt là
khách hàng tiềm năng của công ty.

-

Báo cáo doanh thu cho ban giám đốc hàng tuần, hàng tháng,quí, năm.

-

Phối hợp với các phòng ban chức năng để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

-

Tiếp xúc đàm phán với các đối tác trong và ngoài nước để ký hợp đồng liên doanh
liên kết và hợp đồng ngoại thương.

-

Đảm trách việc thưc hiện các dịch vụ xuất nhập khẩu, nhận ủy thác xuất nhập
khẩu cho các đơn vị kinh tế khác.

Nghiên cứu, đề ra kế hoạch, chiến lược kinh doanh hoạt động logistics và các biện pháp
thực hiện để mang lại hiệu quả cao nhất.
 Phòng Logistics: đứng đầu là trưởng phòng
− Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý phòng Giao nhận vận tải
− Thu hút, thiết lập các mối quan hệ với khách hàng để mở rộng thị trường phát triển
công ty
− Giữ vững và duy trì các mối quan hệ với các khách hàng và bạn hàng lớn.
− Liên hệ được với các hãng tàu lớn trên thế giới để phát triển tốt nhất thị trường
vận tải quốc tế
− Hướng dẫn quản lý nhân viên cấp dưới, giái quyết mọi vấn đề phát sinh khi xảy ra
đặc biệt với Hải quan, Các đối tác trong và ngoài nước, và khách hàng
− Lên các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn; đặt ra các chương trình mục tiêu để thúc
đẩy doanh số một cách tốt nhất
− Chịu trách nhiệm về công việc chung của toàn phòng trước ban Giám đốc, đưa ra
các kế hoạch và hòan thành các chỉ tiêu do Ban Giám Đốc đề ra.
 Phòng Kế Toán:


Trang 8

− Đây là bộ phận có nhiêm vụ giải quyết những vấn đề tài chính hình thành
trong quá trình luân chuyển ngoại thương, kinh doanh với các đơn vị kinh tế
− Tổ chức và phân phối vốn sao cho hợp lý
− Tham mưu cho ban giám đốc về bảo quản nguồn vốn, sử dụng vốn và các tài sản
khác của công ty mốt cách hợp lý và đạt hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí và tăng lợi
nhuận. Gíup ban giám đốc phân tích tình hình tài chính
− Thực hiện các khoản thuế phải nộp cho ngân sách nhà nước đúng thời hạn quy
định và giúp ban giám đốc thưc hiên tài chính theo đúng pháp luật.
 Phòng Operation:
− Liên hệ trực tiếp với các hãng tàu về lịch trình vận chuyển, đặt chỗ cho khách
hàng qua các hãng tàu đối với hàng xuất khẩu khi được yêu cầu. Theo dõi lịch
trình vận chuyển của hàng hóa để đưa hàng đến cảng đến an toàn. Phát hành vận
đơn đường biển cho khách hàng.
− Theo dõi lịch trình, thông tin của lô hàng nhập từ phía đầu nước ngoài cho đến khi
hàng về đến cảng Việt Nam. Phát hành lệnh giao hàng cho khách hàng.
1.2. Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần vận tải và
giao nhận Toàn Nam các năm 2011-2013.
NĂM 2011

Năm

Doanh thu

Tỷ lệ (%)

Đơn vị tính: Triệu đồng
NĂM 2012
Doanh thu

Dịch vụ

Tỷ lệ
(%)

NĂM 2013
Doanh thu

Tỷ lệ
(%)

Đại lý hãng tàu

2.905,45

33,53

3.425,3

32,28

4.035,4

29,30

Khai thuê hải quan

1.401,2

16,17

1.392,7

13,12

1.518,35

11,02

Vận tải nội địa

2.551,5

29,45

3.186,98

30,03

4.267,7

30,98

Thuê kho bãi

1.806,9

20,85

2.606,34

24,56

3.953,5

28,70

Tổng cộng

8.665,05

100

10.611,32

100

13.774,95

100

Bảng 1.1: Bảng báo cáo doanh thu một số loại hình dịch vụ chính của công ty trong 3
năm 2011-2013.


Trang 9

Đơn vị tính: triệu đồng
(Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu)

Hình
1.1:

Biểu

đồ thể hiện doanh thu một số loại hình dịch vụ chính của công ty từ năm 2011-2013.
Qua bảng số liệu và biểu đồ ta thấy tình hình hoạt động của công ty có xu hướng
tăng đều qua các năm đặc biệt tăng mạnh ở giai đoạn từ 2012 đến 2013, mặc dù nhìn
chung tăng nhưng vẫn có sự giảm nhẹ về doanh thu ở loại hình dịch vụ khai thuê hải
quan từ 1.401,2tr đồng (năm 2011) xuống 1.392,7tr đồng (năm 2012) rồi sau đó tăng trở
lại và đạt mức 1.518.35tr đồng (năm 2013). Ở 3 loại hình dịch vụ còn lại là đại lý hãng
tàu, vận tải nội địa và thuê kho bãi nhìn chung đều tăng nhanh qua các năm, dịch vụ đại
lý hãng tàu đạt mức 3.425,3tr đồng năm 2012 tức tăng 519,85tr đồng so với năm 2011 là
2.905,45tr đồng và vẫn trên đà tăng trưởng cán mốc 4.035,4tr đồng (tăng 610,1tr đồng)
năm 2013. Dịch vụ vận tải nội địa cũng góp phần lớn vào xu thế tăng chung của các loại
hình dịch vụ công ty, nếu như ở năm 2011 loại hình dịch vụ này chỉ đạt mức 2.551,5tr
đồng thì 2 năm sau đó doanh thu đã tăng thêm 24,9% năm 2012 và 67,26% năm 2013 với
doanh thu lần lượt là 3.186,98tr đồng và 4.267,7tr đồng. Còn đối với dịch vụ thuê kho bãi
đây là loại hình dịch vụ tăng nhanh nhất trong tất cả các dịch vụ mà công ty cung cấp,
trong giai đoạn từ năm 2011-2012 doanh thu của loại hình dịch vụ này đã đạt mức
10.611,32tr đồng tức tăng 799,44tr đồng so với năm 2011 và tăng 1.347,16tr đồng giai
đoạn 2012-2013.


Trang 10

Hình

1.2: Biểu đồ
cơ cấu một số dịch vụ của công ty từ năm 2011-2013

Qua biểu đồ trên ta có thể nhận thấy cơ cấu của 2 loại hình dịch vụ thuê kho bãi và vận
tải nội địa qua 3 năm từ 2011-2013 chiếm tỷ trọng cao và có xu hướng tăng nhưng không
nhiều với các mức tăng lần lượt như sau:
- Dịch vụ thuê kho bãi: với các mức tăng là 3,71% năm 2011-2012 và 4,14% năm
2012-2013.
- Dịch vụ vận tải nội địa: với các mức tăng là 0,59% năm 2011-2012 và 0,95% năm
2012-2013.
Còn loại hình dịch vụ đại lý hãng tàu tuy chiếm tỷ trọng khá lớn đến 33,53% năm 2011
nhưng vào 2 năm sau đó thì lại giảm 1,25% năm 2012 và giảm mạnh 4,24% năm 2013. Ở
dịch vụ khai thuê hải quan cũng gặp phải tình trạng tương tự, chiếm tỷ trọng thấp chỉ
16,17% năm 2011 rồi giảm còn 13,12% năm 2012 và tiếp tục giảm sâu ở mức 11,02%
năm 2013.

Đơn vị tính: Triệu đồng

(Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu)


Trang 11

Hình 1.3: Biểu đồ doanh thu và chi phí của công ty qua các năm 2011-2013
Từ biểu đồ ta có thể nhìn thấydoanh thu công ty qua 3 năm đều tăng, cụ thể là năm 2012
tăng 1.970tr đồng, năm 2013 doanh thu tăng mạnh với mức tăng là 4.107tr đồng và đạt
ngưỡng 16.725tr đồng. Tuy nhiên ta nhận thấy một điều là đi kèm với việc doanh thu
tăng nhanh thì chi phí cũng tăng theo từ mức 9.102tr đồng năm 2011 lên 11.072tr đồng
năm 2012 và chạm mốc 15.170tr đồng vào năm 2013. Vì vậy suy cho cùng dù doanh thu
tăng thì theo đó là chi phí tăng cao làm cho mức tăng lợi nhuận thấp dẫn đến lợi nhuận
công ty qua 3 năm hầu như không thay đổi nhiều.

(Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu)
Hình 1.4: Biểu đồ cơ cấu khách hàng của công ty qua các năm 2011-2013.
Biểu đồ đã cho ta thấy một bức tranh tổng thể về cơ cấu khách hàng của công ty, qua đó
ta nhận thấy 3 khách hàng lớn là : Altamode, Phước Bình và Trinity VN chiếm tỷ trọng
khá lớn trên tổng cơ cấu khách hàng qua các năm lần lượt là 59,32% năm 2011, 59,25%
năm 2012, 62,20% năm 2013. Tuy nhiên ở nhóm khách hàng khác, cũng nắm giữ một tỷ
lệ không nhỏ. Sau đây chúng ta sẽ đi vào cụ thể từng từng khách hàng:
− Altamode: Chiếm tỷ trọng qua 3 năm lần lượt là 22,25% (năm 2011), 22,15%
(năm 2012) và 22,88% (năm 2013), nhìn chung có các mức tăng giảm nhưng
không lớn.
− Phước Bình: 20,39% năm 2011, 17,89% năm 2012 và 18,77% năm 2013, tỷ trọng
qua các năm có xu hướng tăng giảm không ổn định, vào năm 2011-2012 tỷ trọng
giảm mạnh 2,51% nhưng sau đó lại tăng nhẹ 0,88% năm 2013.


Trang 12

− Trinity VN: 16,68% năm 2011, 19,21% năm 2012, 20,55% năm 2013, ở giai đoạn
năm 2011-2012 ta nhận thấy có sự tăng trưởng nhanh trong cơ cấu khách hàng
đánh dấu mức tăng mạnh 2,52% và vào năm sau đó xu hướng tăng này vẫn còn
tiếp tục tuy nhiên tốc độ dường như giảm xuống chỉ còn 1,35% vào năm 2013.
− Khách hàng khác: Đây là nhóm khách hàng chiếm tỷ trọng lớn, lần lượt là 40,68%
năm 2011, 40,75% năm 2012 và 37,80% năm 2013, ở nhóm khách hàng khác ta
chứng kiến sự tăng giảm không ổn định nếu như ở giai đoạn 2011-2012 tỷ trọng
có tăng nhẹ 0,07% thì một năm sau đó lại giảm sâu 2,95% năm 2013. Nhìn chung
trong 3 năm nhóm khách hàng khác có xu hướng giảm nhanh.


Trang 13

CHƯƠNG II
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI TOÀN NAM
(TNLogistics)
2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển của công ty
TNLogistics
Nhận và kiểm tra bộ
chứng từ nhập khẩu

Lấy lệnh giao
hàng

Khai hải quan
điện tử
Thực hiện thủ tục
hải quan tại cảng

Lập hồ sơ khiếu
nại (nếu có)

Kiểm tra hàng
nhập khẩu

Nhận hàng tại
cảng

2.2 Các bước thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
tại công ty TNLogistics
2.2.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Sau khi nhận bộ phận kinh doanh tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách hàng, lúc

này khách hàng sẽ cung cấp cho TNLogistics (sau đây viết tắt là TNL) một bộ chứng từ
để nhận hàng thường bao gồm những chứng từ chính sau :
Vận đơn đường biển (Bill of lading )
Hóa đơn thương mại (Invoice)
Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hóa (Packing list)
Hợp đồng ngoại thương (Contract )
Và một số chứng từ khác tùy theo chủng loại hàng hóa
Thông thường, bộ chứng từ được gửi đến công ty đều đã được khách hàng kiểm tra trước
tính hợp lệ cũng như chỉnh sửa những sai sót. Tuy nhiên, khi bên TNL nhận được bộ
chứng từ, nhận viên giao nhận phụ trách lô hàng sẽ kiểm tra lại những nội dung quan
trọng của chứng từ như tên người gửi, tên người nhận, tên tàu , ngày tàu đến, ngày tàu đi,


Trang 14

số container, số seal, chi tiết hàng hóa, cũng như sự phù hợp và thống nhất của các chứng
từ trước khi lên tờ khai làm thủ tục để việc giao nhận về sau được tiến hành một cách
nhanh chóng và thuận lợi. Nếu trong quá trình kiểm tra nhân viên giao nhận thấy có sự
sai sót, nhầm lẫn, thì sẽ báo ngay cho phía khách hàng để công ty khách hàng yêu cầu các
bên có liên quan chỉnh sửa lại chứng từ cho phù hợp.
Bên cạnh đó, dựa vào kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của mình, ban lãnh đạo công
ty TNL cũng có thể tư vấn cho phía khách hàng hoặc có thể sửa chữa một số chứng từ
nếu như được sự đồng ý của công ty khách hàng.
Phân tích một hợp đồng nhập khẩu cụ thể kèm theo:
* Khái quát chung:
Người xuất khẩu: BAKER HUGHES ASIA PACIFIC LTD
 Địa chỉ: PO BOX 309, UGLAND HOUSE, SOUTH CHURCH ST., GEORGE
TOWN, GRAND CAYMAN, GAYMAN BRITISH WEST INDIES.
 Người nhập khẩu: Công ty TNHH TM & SX Hùng Nghiệp .
 Địa chỉ: ấp 27 Đinh Bộ Lĩnh, phường 24, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh,

Việt Nam.
 Mặt hàng: Phụ gia dùng cho dầu khoáng, xuất xứ Ấn Độ.
 Ngày hợp đồng: 27/02/2014
 Điều kiện giao hàng: CIF
 Phương thức thanh toán: TT
 Lượng hàng được đóng đầy một container 20 feet
 Cảng xếp hàng: NHAVA SHEVA, INDIA
 Cảng dỡ hàng: Cảng Cát Lái/TP.HCM.
* Đối với lô hàng nhập khẩu nguyên container đường biển thì bộ chứng từ gồm:
 Hợp đồng thương mại (Sale contract).
 Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing list).
 Vận đơn đường biển (Non- negotiable waybill).
 Hóa đơn thương mại (Commercial invoice).
 Giấy giới thiệu của chủ hàng.
 Thông báo hàng đến.
* Chi tiết các chứng từ cần kiểm tra như sau:
 Thứ nhất: Hóa đơn thương mại
 Số và ngày của hóa đơn
 Tên và địa chỉ của các bên mua bán.
 Mô tả hàng hóa như: tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá.
 Phương thức thanh toán


Trang 15

 Thứ hai: Bảng kê chi tiết hàng hóa
 Quy cách đóng gói, loại bao bì.
 Đơn vị tính.
 Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì.
 Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng).

 Thứ ba: Bill of lading
 Số và ngày B/L
 Những thông tin của ô shipper, consignee notify.
 Tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ.
 Số cont, số seal…
2.2.2 Lấy lệnh giao hàng
Trước khi tàu đến cảng, Đại lý hãng tàu gửi giấy báo hàng đến hay thông báo hàng đến
(Arrival Notice) cho công ty khách hàng và khách hàng sẽ gửi sang cho TNLogistics.
Nhân viên giao nhận kiểm tra xem đây có phải là của lô hàng cần phải tiến hàng làm thủ
tục thông quan hay không, nếu đúng nhân viên giao nhận liên hệ với đại lý hãng tàu để
hỏi thông tin ngày tàu đến, cước phí là bao nhiêu để có thể tiến hành lấy D/O và làm thủ
tục hải quan.
Nhận được giấy báo hàng đến, nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc (B/L) hoặc vận đơn
" Surrender" và giấy giới thiệu cùng chứng minh nhân dân (tùy từng hãng tàu) đóng phí
và đổi Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O). Tại văn phòng đại diện, nhân viên giao
nhận đóng phí, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng (lưu ý tên và mã số
thuế của doanh nghiệp trên hóa đơn có chính xác hay không).
Sau khi nhận D/O nhân viên giao nhận kiểm tra, đối chiếu nội dung của D/O với vận đơn
nhằm phát hiện sai sót (nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O không có giá trị
hiệu lực. Do đó khi nhận lệnh nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với vận đơn ngay
khi còn ở đại lý hãng tàu những nội dung chủ yếu như sau: tên tàu, số vận đơn, tên và địa
chỉ người nhận hàng, người gửi hàng, tên hàng, loại hàng, cảng bốc, cảng dỡ, số lượng
hàng hóa. Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý đến thời hạn hiệu lực của D/O trong
vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container để sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành thủ tục nhận
hàng tránh tình trạng phát sinh sinh thêm phí, do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng.
Lưu ý: Nếu như dự định sẽ thông quan cho lô hàng trong ngày và lô hàng đó là hàng
nguyên container giao thẳng thì nhân viên giao nhận làm Giấy cược container theo mẫu


Trang 16

của hãng tàu và đóng tiền cược, sau đó nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu "giao thẳng" hay
"giao nguyên container" lên 4 lệnh giao hàng (D/O), tuy nhiên nếu là hàng rút ruột thì
khác ở chỗ nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu "rút ruột tại bãi", bên cạnh đó ở một số hãng
tàu lớn như Evergreen dù là hàng giao thẳng hay rút ruột thì hãng tàu cũng đều yêu cầu
đóng phí cược container. Đối với lô hàng phải đối chiếu Manufest thì khi đi lấy D/O nhân
viên giao nhận xin lại vận đơn (B/L) từ hãng tàu để tiện cho việc đối chiếu và làm thủ tục
hải quan sau này.
Còn đối với lô hàng này, hàng được đóng đầy trong một container 20 feet. Người giao
nhận và chủ hàng đã thỏa thuận giao nguyên container về kho riêng của chủ hàng nên
người giao nhận sẽ phải lên hãng tàu đóng tiền cược container và đóng dấu giao thẳng lên
D/O. Hãng tàu đóng dấu “Lệnh giao thẳng” lên D/O và người giao nhận phải viết “giấy
cam kết mượn container” theo mẫu của hãng tàu cung cấp và đóng tiền cược cho số
lượng container đã mượn mà ở đây là 300.000 đồng. Trên “giấy cam kết mượn container”
quy định rõ container rỗng sẽ được trả tại bãi nào trong trường hợp này là cảng Cát Lái.
Hãng tàu không thu cước phí trong vòng 3 ngày đầu đối với container thường, nếu quá
hạn vẫn chưa trả container thì phải đóng tiền lưu container theo mức quy định của hãng
tàu được thể trong "giấy cam kết mượn container". Số tiền cược container sẽ được hãng
tàu trả lại nguyên vẹn nếu khi trả container về bãi trong tình trạng container vẫn nguyên
trạng và sạch như lúc mượn. Ngược lại số tiền này sẽ bị trừ bớt nếu container bị hư hỏng
hoặc dơ bẩn so với lúc mượn.
2.2.3 Thực hiện thủ tục hải quan
2.2.3.1 Khai hải quan điện tử
Tiếp sau đó nhân viên bộ phận chứng từ sẽ tiến hành khai báo Hải quan điện tử
bao gồm các bước sau :
Bước 1: Lập tờ khai hải quan điện tử:


Trang 17

Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo Hải quan điện tử ECUS 4.0, đăng
nhập bằng tài khoản của công ty Cổ phần Phân bón và Hóa chất Dầu khí Đông Nam Bộ

Chọn trong Tab "Hệ thống " => "Chọn đơn vị hải quan " => xuất hiện cửa sổ "Chọn đơn
vị hải quan khai báo ", lựa chọn tên đơn vị Hải quan xong sau đó click nút "Chọn"; cũng
trong Tab "Hệ thống " => chọn " Thông tin doanh nghiệp" => xuất hiện cửa sổ " Thông
tin doanh nghiệp" => chọn " Đăng ký thông tin doanh nghiệp" => cửa sổ đăng ký hiện ra,
điền đầy đủ thông tin vào rồi chọn đồng ý => Cửa sổ kiểm tra lại thông tin doanh nghiệp
xuất hiện, kiểm tra lại các thông tin nếu như đã chính xác click chọn đồng ý => chọn "
Đăng ký trực tuyến". Sau khi đã khai báo thông tin doanh nghiệp cũng như chọn đơn vị
Hải quan xong, chọn Tab " Tờ khai xuất nhập khẩu" => chọn " Đăng ký mời tờ khai nhập
khẩu".


Trang 18

=> cửa sổ " Tờ khai nhập khẩu kinh doanh" xuất hiện, nhân viên giao nhận lần lượt điền
đầy đủ các thông tin như: Người xuất khẩu, loại hình, giấy phép (nếu có), hợp đồng, hóa
đơn thương mại,......

Lưu ý: Trên giao diện thông tin chung của tờ khai, người khai Hải quan cần chú ý
một số đến các tiêu chí có màu xám như:
 Tiêu chí số 1: Người NK (Mã).
 Tiêu chí số 9: Phương tiện vận tải.
 Tiêu chí số 10: Vận tải đơn.
 Tiêu chí số 12: Cảng, địa điểm xếp hàng.
 Tiêu chí số 13: Cảng, địa điểm dỡ hàng.
 Một số tiêu chí như: Số TK; Ngày ĐK; Số TN; Ngày TN; STT.

Trang 19

Người khai Hải quan không nhập dữ liệu vào các tiêu chí này, những tiêu chí này sẽ
được nhập từ các chứng từ khác hoặc cơ quan Hải quan sẽ trả về.
Bước 2: Nhập các chứng từ kèm theo tờ khai:
- Người khai Hải quan tiến hành khai thông tin vận tải đơn trước bằng cách vào
mục “Vận tải đơn”.

 Người khai hải quan thực hiện khai đầy đủ các mục cần thiết trên vận đơn như:
 Loại vận đơn: Đường biển
 Số vận đơn: HASLWG50D3EA501
 Ngày vận đơn: 20/03/2014
 Nơi phát hành: IN/India
 Tên PTVT: NORTHERN PROMOTION
 Ngày khởi hành: 14/03/2014
 Ngày đến: 12/04/2014
 Số hiệu container: FCIU4159773
 Loại container: 20"
 Số seal: HAS001371
 ......................................
Một số tiêu chí trên vận đơn sẽ được chuyển đến thông tin chung của tờ khai. Khi nhập
xong thông tin của vận đơn, ta bấm nút “ghi” và chọn “ok”.


Trang 20

- Tiếp theo ta sẽ nhập đến danh sách hàng tờ khai:

Danh sách hàng gồm 1 loại hàng, người khai hải quan khai chi tiết lần lượt các tiêu chí:
 Tên hàng hóa: Phụ gia dùng cho dầu khoáng (Scale Inhibitor)

 Mã HS: 38119090
 Xuất xứ: India
 Tình trạng hàng hóa: Hàng mới
 Đơn vị tính: LIT
 Lượng hàng: 17.000
 Đơn giá nguyên tệ: 2.5 USD
 Trị giá nguyên tệ: 42.750 USD
 Tổng thuế giá trị gia tăng: 899.289.999 VND
 Tổng tiền thuế: 899.289.000 VND
 .............................................
- Sau đó nhập tờ khai trị giá: Chọn Tab "Chứng từ kèm theo" => chọn tờ khai trị giá
PP1. Màn hình xuất hiện danh sách các mặt hàng áp dụng tờ khai trị giá Phương
Pháp 1. Để thêm mới chọn nút "Thêm mới", để sửa chọn nút "Chi tiết".


Trang 21

Tiếp đến nhân viên giao nhận sẽ nhập các chứng từ kèm theo như: hóa đơn thương
mại, hợp đồng ngoại thương........

Bước 3: Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết thì chọn nút "Khai báo"
chương trình sẽ gửi tờ khai đến Hải quan, nhấn nút "Yes" để tiến hành khai báo dữ liệu
đến chi cục Hải quan. Nếu không có lỗi xảy ra, chương trình sẽ trả về số tiếp nhận cho tờ
khai đó.
Bước 4: Sau khi nhân viên truyền thông tin đến Hải quan. Viên chức Hải quan sẽ
cấp số, nhân viên giao nhận chọn tờ khai đó ra và chọn nút " Lấy phản hồi từ Hải quan"
để nhận thông tin trả về từ phía Hải quan: số tờ khai, ngày đăng ký,... và kết quả phân
luồng.
Ở lô hàng này kết quả phân luồng tờ khai thuộc luồng vàng.
Bước 5: In tờ khai

Sau khi tờ khai được phân luồng, nhân viên sẽ chọn nút In TK để in nội dung tờ
khai thành 2 bản, liên hệ với khách hàng để xin chữ ký và dấu mộc đem đến cơ quan Hải
quan để ký thông quan hàng hóa.
2.2.3.2 Thực hiện thủ tục hải quan tại cảng


Trang 22


Trang 23

( Nguồn: www.thuongmai.vn )
 Luồng xanh:
Bước 1:Tiếp nhận hồ sơ:
Ở một số cảng sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ Hải quan, nhân viên giao
nhận tới Chi cục Hải quan cửa khẩu để mở tờ khai. Nhân viên giao nhận nộp số tiếp nhận
được Hải quan phản hồi khi truyền dữ liệu điện tử và bộ hồ sơ tại cửa được ghi trong
phản hồi của Hải quan. Tuy nhiên ở cảng Cát Lái khi đến mở tờ khai Hải quan, nhân viên
giao nhận sẽ nhập mã số tờ khai lên máy tính chung đặt trước quầy thủ tục để xem tờ
khai của mình sẽ do cán bộ Hải quan nào tiếp nhận.
Ví dụ: Lô hàng khai báo là lô hàng vải dệt kim (vải T/C 42g, khổ 44", đen, có tỷ
trọng sợi Filament Polyeste trên 85%). Nhân viên giao nhận nhập mã số tờ khai lên máy
tính chung đặt trước quầy thủ tục để xem tờ khai của mình sẽ do cán bộ Hải quan nào tiếp
nhận. Nhân viên giao nhận nộp bộ hồ sơ Hải quan vào bộ phận đăng ký nhập khẩu. Hải
quan đăng ký sẽ nhập mã số thuế của doanh nghiệp để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ
khai của doanh nghiệp trên hệ thống còn nợ thuế, kiểm tra ân hạn thuế và bảo lãnh thuế.
Bước 2: Trả tờ khai:
Sau đó nhân viên giao nhận tra tờ khai trên hệ thống. Nhân viên giao nhận
tiến hành nhập số tờ khai vào máy vi tính, máy sẽ cho kết quả về tờ khai đang ở khâu
nào, khi kết quả hiện lên là phúc tập hồ sơ thì nhân viên giao nhận đến cửa "trả tờ khai",

ghi số tờ khai và tên công ty vào mẩu giấy và đưa cho nhân viên Hải quan, đóng lệ phí
sau đó nhân viên Hải quan sẽ trả tờ khai.
 Luồng vàng:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ:
Ví dụ với lô hàng phụ gia dùng cho dầu khoáng (Scale Inhititor) được đính
kèm theo, được phân luồng vàng với số TK: 55302, Ngày TN: 16/04/2014. nhân
viên giao nhận tiến hành nhập mã số tờ khai lên máy tính chung đặt trước quầy thủ
tục để xem tờ khai của mình sẽ do cán bộ Hải quan nào tiếp nhận. Nhân viên giao
nhận nộp bộ hồ sơ Hải quan vào bộ phận đăng ký nhập khẩu. Hải quan đăng ký sẽ
nhập mã số thuế của doanh nghiệp để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai của


Trang 24

doanh nghiệp trên hệ thống còn nợ thuế, kiểm tra ân hạn thuế và bảo lãnh thuế.
Lưu ý bộ hồ sơ Hải quan bao gồm:
 Tờ khai Hải quan: 02 bản chính
 Hợp đồng mua bán hàng hóa: 01 bản sao
 Hóa đơn thương mại: 01 bản chính
 Vận đơn: 01 bản sao
 Bảng kê chi tiết hàng hóa: 01 bản chính
 Giấy giới thiệu
Bước 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá thuế:
Sau khi hoàn thành tiếp nhận và đăng ký hồ sơ, công chức Hải quan sẽ
chuyển hồ sơ sang Viên chức hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ, Viên chức hải quan
này sẽ kiểm tra xem nội dung các chứng từ có giống nhau không, việc kê khai có
phù hợp với các chứng từ trong bộ hồ sơ không, lô hàng đã được áp mã HS phù
hợp hay chưa. Nếu bộ chứng từ không có sai sót gì thì Viên chức Hải quan sẽ ký
tên, đóng dấu xác nhận vào "phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy" và chuyển
hồ sơ sang bộ phận tính giá, thuế. Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra giá, tính thuế mà

doanh nghiệp đã kê khai trong tờ khai có đúng với giá thực tế của nó hay không.
Nếu giá kê khai cao hay thấp hơn thì Hải quan phải tiến hành điều chỉnh cho phù
hợp và chuyển sang khâu tính thuế. Có trường hợp giá các mặt hàng nhập khẩu
thấp hơn giá mặt hàng cùng loại của công ty khác đã nhập về thì Hải quan sẽ yêu
cầu doanh nghiệp phải đi tham vấn giá, đến khi nào doanh nghiệp trình bày được
lí do hợp lý cho mức giá thấp hơn đó, Hải quan mới chấp nhận tính thuế. Cán bộ
Hải quan tính thuế cho hàng nhập khầu, sau đó sẽ ra thông báo thuế. Mặt hàng
nhập khẩu phải chịu thuế giá trị gia tăng là 89.928.900 VNĐ.
Bước 3: Trả tờ khai:
Nhân viên giao nhận sẽ theo dõi màn hình LCD đặt trước quầy thủ tục hoặc tra
máy vi tính để biết được tờ khai của công ty mình đã được chuyển sang bộ phận
trả tờ khai chưa. Khi đã biết được tờ khai chuyển qua bộ phận trả tờ khai thì nhân
viên giao nhận tiến hành đóng lệ phí Hải quan. Nhân viên giao nhận ghi số tờ


Trang 25

khai, tên công ty vào giấy đưa cho Hải quan thu lệ phí để viết biên lai thu lệ phí
Hải quan, sau đó Hải quan sẽ đưa cho nhân viên giao nhận biên lai, tờ khai đã
đóng dấu thông quan cùng "Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ" cho nhân viên
giao nhận.
 Luồng đỏ: Giả sử tờ khai lô hàng phụ gia dùng cho dầu khoáng (Scale Inhititor)
được trả về là luồng đỏ thì sẽ có thêm bước kiểm tra thực tế hàng hóa:
- Kiểm hóa có 3 mức độ kiểm hóa chi tiết như sau:
 Kiểm tra toàn bộ lô hàng
 Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện thì kết thúc kiểm
tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận
mức độ vi phạm.
 Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết
thúc kiểm tra, nếu vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận

mức độ vi phạm.
- Trước khi kiểm tra thực tế hàng hóa thì nhân viên giao nhận phải làm thủ tục
chuyển container từ bãi trung tâm về bãi kiểm hóa. Khi tàu cập cảng thì container
sẽ được chuyển từ tàu vào bãi trung tâm. Do đó nhân viên giao nhận phải làm thủ
tục chuyển container từ bãi trung tâm sang bãi kiểm hóa. Nhân viên giao nhận cầm
01 bản D/O gốc đến khu vực điều độ cảng, nơi đăng ký kiểm hóa, rút hàng. Tại
đây nhân viên điều độ sẽ kí tên, đóng dấu “Chuyển bãi kiểm hóa” lên D/O, đồng
thời nhân viên giao nhận sẽ ghi ngày đăng kí kiểm hóa lên phiếu đăng ký kiểm
hóa do nhân viên điều độ cấp. Sau đó nhân viên điều độ sẽ trả lại cho nhân viên
giao nhận D/O và thông báo thời gian container được chuyển vào bãi sớm nhất. Ở
cảng Cát Lái, thường 1 đến 2 ngày sau ngày đăng ký “chuyển bãi” container sẽ
được chuyển đến khu vực để kiểm hóa.Nắm bắt được điều này nhân viên giao
nhận có thể ghi ngày đăng ký kiểm hóa sau ngày đăng ký chuyển bãi 1 đến 2 ngày.
- Tại phòng thương vụ cảng có đặt một máy tính để nhân viên giao nhận dò tìm vị
trí container của mình. Trước tiên, nhân viên giao nhận sẽ đánh số container vào
máy tính để xem container của mình đã vào bãi trung tâm chưa. Đoạn mã container
ta có thể lấy ở tờ khai hải quan hoặc B/L. Sau khi tìm được vị trí container, nhân