báo cáo thực tập trung tâm lưu trữ lịch sử hcm
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.55 MB, 78 trang )
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
MỤC LỤC
I) Giới thiệu chung về tình hình thực tế của UBND phường Phước Long A:_________________3
1.Khái quát về UBND phường Phước Long A (quận 9):_______________________________3
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ____________________________________________3
1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn_____________________________4
2.Về quản trị hành chính văn phòng:______________________________________________7
2.1 Tình hình chung của văn phòng cơ quan______________________________________7
2.2 Tình hình công tác văn phòng trong cơ quan___________________________________9
3. Về văn thư:_______________________________________________________________18
3.1: Tổ chức, cán bộ Văn thư_________________________________________________18
3.2: Các văn bản chỉ đạo , hướng dẫn về Công tác văn thư đã được ban hành___________18
3.3: Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư________________________19
4.Nhận xét chung công tác văn phòng và công tác văn thư____________________________23
II) Trực tiếp thực hiện các nội dung nghiệp vụ yêu cầu_________________________________24
1.Về quản trị hành chính văn phòng______________________________________________24
1.1 Lập kế hoạch chương trình công tác_________________________________________24
1.2 Tổ chức hội họp________________________________________________________24
1.3 Thu thập và xử lý thông tin________________________________________________25
1.4 Xây dựng quy chế làm việc_______________________________________________25
1.5 Sắp xếp phòng làm việc,trang thiết bị,phương tiện làm việc______________________25
2.Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư:_________________________________________25
2.1 Soạn thảo và trình bày thể thức của 5 văn bản_________________________________25
2.2 Thực hành đăng kí văn bản đến____________________________________________26
2.3 Thực hành đăng kí văn bản đi______________________________________________26
2.4 Thực hành lập hồ sơ hiện hành_____________________________________________26
PHẦN PHỤ LỤC______________________________________________________________27
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
LỜI NÓI ĐẦU
Trong bất kì một quốc gia nào, không phân biệt diện tích lãnh thổ hay quan điểm
chính trị, số lượng tài nguyên thiên nhiên, xuất phát điểm của nền kinh tế,… thì đều
có sự thống nhất chung rằng đó là để một quốc gia có thể phát triển kinh tế- xã hội
bền vững thì đều phải có 3 yếu tố : phát triển kinh tế, thực hiện tiến bộ công bằng xã
hội và bảo vệ tài nguyên thiên nhiên.
Yếu tố phát triển kinh tế nói riêng thì được xem như là yếu tố tiên quyết phát
triển đất nước và nó được quy định bởi các nguồn lực về con người, khoa học kỹ
thuật, vốn,…Trong đó, nguồn lực về con người mang tính chất quan trọng, quyết
định. Nhất là nguồn nhân lực ở những vị trí có ảnh hưởng đến quá trình phát triển của
cơ quan như nguồn nhân lực ở khối Văn phòng. Ở nước ta hiện nay có rất nhiều cơ
quan lớn nhỏ khác nhau, cơ quan Nhà nước lẫn cơ quan tư nhân, tổ chức chính trị xã
hội, cơ quan hành pháp, tư pháp, các cơ quan phi chính phủ,… và trong các cơ quan
tổ chức đó thì văn phòng được xem là một bộ phận không thể thiếu nếu cơ quan đó
đang trong quá trình hoạt động. Quan niệm “Văn phòng là một bộ máy điều hành của
cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi
thực hành chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật
chất cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức” đã nói lên được tầm quan
trọng của văn phòng nói riêng trong mỗi cơ quan và tầm quan trọng của ngành quản
trị văn phòng nói chung.
Nắm bắt được nhu cầu ngày càng tăng cao về nhân lực khối Quản trị văn phòng (
hay Văn phòng) nên trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hồ Chí Minh đã
ra quyết định thành lập Bộ môn Lưu trữ học-Quản trị văn phòng vào năm 2000 do
Khoa Lịch sử quản lý. Bộ môn Lưu trữ học-Quản trị văn phòng đào tạo sinh viên với
mục đích cho ra đời những sinh viên có phẩm chất chính trị, đạo đức; có kiến thức, kỹ
năng thực hành nghề nghiệp, năng lực nghiên cứu và phát triển ứng dụng khoa
học và công nghệ tương xứng với trình độ đào tạo; có sức khỏe; có khả năng sáng tạo
và trách nhiệm nghề nghiệp, thích nghi với môi trường làm việc. Trong quá trình học
tập chuyên nghành này, sinh viên sẽ được trang bị các kiến thức về khả năng tư duy
và giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm, biết cách tìm kiếm, tổng hợp tài liệu
một cách khoa học, giải quyết các vấn đề phát sinh trong công tác văn thư- quản trị
văn phòng, nâng cao khả năng điều hành và đánh giá hoạt động của tập thể, soạn thảo
văn bản, những kỹ năng cần thiết cho nghiệp vụ thư ký, cách xử lý văn bản đến và đi,
cách thức quản lý cũng như sử dụng con dấu,…
Và nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có thể tiếp cận với thực tiễn dễ dàng hơn
nữa thì nhà trường cũng đã đưa vào các đợt thực tập trong quá trình học của sinh viên.
Đây chính là cơ hội ngàn vàng để sinh viên có thể áp dụng những kiến thức đã được
học ở trường vào thực tế, cũng như làm quen với môi trường làm việc mới, các mối
quan hệ, tích lũy kinh nghiệm cho quá trình làm việc sau này.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
1
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
LỜI CẢM ƠN
Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Lãnh Đạo, các phòng ban
của Ủy ban nhân dân phường Phước Long A, đặc biệt là Chủ tịch Ủy ban nhân dân
Phan Thị Thu Loan đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn trong
suốt quá trình thực tập tại Ủy ban nhân dân.
Đặc biệt, em xin gởi đến cô Nguyễn Thị Mỹ Diệu, thầy Nguyễn Văn Báu đã tận
tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này lời cảm ơn
sâu sắc nhất.
Cuối cùng em xin cảm ơn các chị trong Văn phòng của Ủy ban nhân dân phường
Phước Long A đã giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực tế để em hoàn thành tốt
chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
Đồng thời em cám ơn nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được thưc tập, được tiếp
xúc với công việc thực tế, áp dụng những kiến thức mà các thầy cô giáo đã giảng dạy.
Qua công việc thực tập này em nhận ra nhiều điều thú vị và bổ ích, mới mẻ để giúp
ích cho công việc sau này của bản thân.
Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện chuyên đề
này em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp
từ cô cũng như quý công ty.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
2
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
I) Giới thiệu chung về tình hình thực tế của UBND phường Phước Long A:
1.Khái quát về UBND phường Phước Long A (quận 9):
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển :
-Phường Phước Long A thuộc quận 9 được thành lập theo Nghị định của Chính phủ
số 03-CP ngày 06 tháng 01 năm 1997 về việc thành lập quận thủ đức, quận 2, quận 7,
quận 9, quận 12 và thành lập các phường thuộc các quận mới - thành phố Hồ Chí
Minh.
-Thực hiện Quyết định số 208/1999/QĐ ngày 10 tháng 3 năm 1999 của UBND quận
9, phường Phước Long A chuyển từ cơ chế ấp, thành lập 5 khu phố. Thực hiện Quyết
định số 13/2007/QĐ ngày 20 tháng 11 năm 2007 của UBND quận 9 về chia tách, sắp
xếp lại một số khu phố; phường Phước Long A thành lập khu phố 6 ( trên cơ sở tách
Khu phố 2 thành Khu phố 2 và Khu phố 6).
-Được thành lập trên cơ sở 470 ha diện tích tự nhiên và 8.002 nhân khẩu của xã
Phước Long. Phường Phước Long A có 409 ha diện tích tự nhiên và 9.182 nhân khẩu.
Địa giới hành chính phường Phước Long A: Đông giáp phường An Phú (quận 2) ;
Tây giáp phường Phước Bình; Nam giáp phường Trường Thọ; Bắc giáp phường
Phước Long B. Phường Phước Long A hiện có 6 khu phố, 55 tổ dân phố với dân số là
5051 hộ với 19.249 nhân khẩu.
-Phường nằm trong khu vực Đông Nam Bộ nên thuộc khu vực khí hậu nhiệt đới gió
mùa cân xích đạo có nền nhiệt độ cao, ổn định với hai mùa mưa và mùa khô rõ rệt.
Mùa mưa bắt đầu từ cuối tháng 5 đến hết tháng 11 có gió mùa Tây nam, lượng mưa
tương đối đều, mùa khô bắt đầu từ tháng 12 năm trước đến cuối tháng 5 năm sau. Địa
hình phường tương đối bằng phẳng, cao dần từ nam sang bắc. Hệ thống giao thông
thuận tiện cho việc đi lại, giao thương với các tuyến đường bộ chính như: Xa lộ Hà
Nội, Nam Hòa, Tây Hòa, Đỗ Xuân Hợp, đường số 21 và tuyến đường thủy sông Rạch
Chiếc nối với sông Sài Gòn.
-UBND (UBND) phường Phước Long A được thành lập từ ngày 1/4/1997.
+Địa chỉ trụ sở: Số 94, đường Nam Hoà, KP2, P.Phước Long A, Quận 9, TP Hồ
Chí Minh
+Điện thoại: (08). 38978010.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
3
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
Hình 1 Trụ sở UBND phường Phước Long A
1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:
a) Cơ cấu tổ chức:
-UBND phường Phước Long A làm việc theo chế độ thủ trưởng, nguyên tắc tập
trung dân chủ. Gồm:
+1 Chủ tịch
+2 Phó Chủ tịch: 1 Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế và 1 Phó Chủ tịch phụ trách
Văn hóa-Xã hội.
+ 5 Ủy viên
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
4
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND PHƯỜNG PHƯỚC LONG A
CHỦ TỊCH UBND
Bình
đẳng
giới
PHÓ CHỦ TỊCH UBND
PHÓ CHỦ TỊCH UBND
Phụ trách văn hóa- xã hội
Phụ trách kinh tế- đô thị
Tư
Văn hóa Giáo dục
Dân số
pháp- kế hoạch thông tin và đào
Hộ tịch hóa gia
tạo
đình
Giảm
nghèotăng hộ
kháThuế
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
Văn
phòng
UBND, tổ
chức cán
bộ
Kế toán
ngân
sách
Công an
phường
Địa
chínhXây
dựng
5
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
b) Chức năng:
-Uỷ ban nhân dân phường Phước Long A là cơ quan hành chính nhà nước ở cấp địa
phương, chịu trách nhiệm trước các cơ quan nhà nước cấp trên.
-Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển
kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên
địa bàn.
-Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.
c)Nhiệm vụ:
-Giải quyết công việc theo đúng thời gian quy định của luật pháp hoặc tuân thủ theo
các chương trình, kế hoạch đã được đề ra.
-Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm
quyền.
-Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước
ngoài ở địa phương.
-Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án
theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành
chính theo quy định của pháp luật.
-Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường về việc bảo đảm
thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội và quy hoạch đô thị, xây
dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ
sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường,trật tự công cộng và cảnh quan đô thị;
quản lý dân cư đô thị trên địa bàn.
-Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phân cấp; ngăn
chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định của
pháp luật.
-Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông
thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử
lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
-Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với
trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ
túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
6
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
-Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý
quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực
lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
d) Quyền hạn:
-Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường theo quy
định của pháp luật.
-Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường; lập biên
bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấy phép, trái
với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét,
quyết định.
2.Về quản trị hành chính văn phòng:
2.1 Tình hình chung của văn phòng cơ quan:
a)Chức năng:
-Văn phòng UBND phường Phước Long A có chức năng giúp việc cho UBND
phường; tham mưu cho UBND phường về công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch
UBND phường; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các
cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
UBND phường; là đầu mối liên hệ của phường với các cơ quan cấp trên, với nhân dân
và các cá nhân cần liên hệ.
b)Nhiệm vụ:
-Văn phòng có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành
của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt
động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:
+Công tác tham mưu tổng hợp: văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề
thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộ máy để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ chung của cơ quan. Tham mưu Chủ tịch UBND tổng hợp các nội dung báo
cáo theo định kỳ tuần, tháng, quý, 6 tháng và cả năm. Văn phòng chủ động đề xuất,
bố trí lịch họp, làm việc cùng với cán bộ công chức có liên quan đến nội dung cuộc
họp, tiếp khách.
+Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động: thuộc chức
năng này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là
đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê duyệt. Văn phòng
phải mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ
thuật của cơ quan. Văn phòng vừa nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện
công việc sau khi Uỷ ban có ý kiến phê duyệt. Trong các cuộc họp của UBND, Văn
phòng là đơn vị chuẩn bị các điều kiện phục vụ cho các cuộc họp đó.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
7
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
Hai loại công tác tham mưu và công tác bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo,
chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
+Văn phòng còn có nhiệm vụ quản lý và chịu trách nhiệm về việc ban hành văn
bản của UBND Quận, phải đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và quy
định của pháp luật, đúng hình thức, thể thức và thẩm quyền theo Luật quy định.
+Văn phòng trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá
nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyềm giải quyết của UBND,
chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND để giải quyết và nhận trả kết
quả để trả cho cá nhân, tổ chức.
+Thực hiện việc lập hồ sơ công việc đầy đủ và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ
theo lĩnh vực được phân công. Văn phòng giúp UBND phường xây dựng chương
trình công tác, lịch làm việc và theo dõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc,
giờ giấc làm việc của cán bộ công chức. Lập kế hoạch và báo cáo chuyên đề thuộc
lĩnh vực Văn phòng UBND, các thông báo kết luận của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND. Báo cáo được gửi UBND quận, Đảng ủy phường và các tổ chức ban ngành
Mặt trận Tổ quốc- đoàn thể UBND phường, báo cáo trong các cuộc họp, hội nghị đến
các khu phố, tổ dân phố và nhân dân được biết. Văn phòng quản lý công văn đến,
đi,sổ sách, giấy tờ của UBND phường. Phát hành công văn, thư mời họp, gửi tài liệu
cho các đại biểu, ghi biên bản cuộc họp,theo dõi, kiểm tra tất cả các công tác để chuẩn
bị tốt cho các phiên họp của UBND phường.
c)Cơ cấu tổ chức:
-Văn phòng tại UBND phường Phước Long A gồm có 2 cán bộ:
+ Nguyễn Thị Thúy Vân.
Trình độ học vấn: Cử nhân Kế toán - Đại học Nông Lâm thành phố Hồ Chí
Minh
Thâm niên làm việc: 10 năm
Giới tính: Nữ
+ Trương Thị Kim Ngân.
Trình độ học vấn: Cử nhân Quản lý văn hóa- Đại học Văn hóa thành phố Hồ
Chí Minh
Thâm niên làm việc: 5 năm
Giới tính: Nữ
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
8
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
Cả 2 cán bộ này đều có trình độ cử nhân, tuy không được đào tạo đúng chuyên
nghành nhưng trong quá trình làm việc,cán bộ ở Văn phòng đều được huấn luyện, bổ
sung kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ vững vàng. Cán bộ nhân viên tại Văn phòng
thì đều đoàn kết, cố gắng hết sức để hoàn thành tốt công việc cấp trên giao, nhanh
chóng giải quyết nhu cầu của nhân dân 1 cách thích hợp,thỏa đáng. Đặc biệt là cán bộ
nhân viên ở Văn phòng đã có thể ứng dụng thành thạo các phần mềm điện tử hỗ trợ
công việc, giúp công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn. Không khí
làm việc trong Văn phòng thoải mái nhưng vẫn đảm bảo thực hiện đúng nội quy, quy
chế của cơ quan.
d)Quy chế hoạt động:
-Thực hiện quyết định của thủ tướng chính phủ số 77/2006/QĐ-TTg về Ban hành
quy chế làm việc mẫu của ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn. Văn phòng UBND
phường Phước Long A đã soạn thảo quy chế làm việc, sau đó trình cho Chủ tịch
UBND xem xét, ra quyết định ban hành.
2.2 Tình hình công tác văn phòng trong cơ quan:
a)Lập kế hoạch chương trình công tác:
-Khái niệm chương trình, kế hoạch công tác: chương trình, kế hoạch công tác là sự
định hình, dự kiến về mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu,
định hướng đã đề ra của một cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định.
+Chương trình, kế hoạch công tác thường được thể hiện bằng những văn bản có tên
loại tương ứng với mỗi tính chất của một bản dự kiến công việc mà cơ quan, tổ chức
đó phải thực hiện trong khung thời gian nhất định.
+ Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc
tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói
chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định. Đối với những chương
trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban hành của cơ quan có
thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có
liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm túc.
+ Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp
tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của
từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch thường được xây dựng
cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20
năm...); kế hoạch trung hạn (2 - 3 năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý).
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì nó bắt
buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng thời hạn.
Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng thời hạn hay không
là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cơ
quan, đơn vị.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
9
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
-Vai trò, ý nghĩa của việc lập chương trình, kế hoạch công tác: việc lập chương trình,
kế hoạch công tác có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức
cũng như của cá nhân.
+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cách
tương đối chính xác, nó là phương tiện hoạt động của cơ quan. Chương trình, kế
hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức:
có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ
quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi
ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan
chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.
+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi
trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã
đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý
quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo
một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có
hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng
cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong
việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan. Chương
trình, kế hoạch công tác là căn cứ, cơ sở để thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo, điều
hành công việc, vừa quán xuyến được toàn bộ các mặt công tác và vừa thực hiện
được những công việc trọng tâm, không bị sa vào công việc trước mắt, không bị hút
vào những công việc mang tính sự vụ, đảm bảo thực hiện đúng tiến đọ đã đề ra.
+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
+Chương trình, kế hoạch công tác được xây dựng có tính khoa học, tính thực tiễn
cao sẽ là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả mục tiêu, nhiệm vụ đã đề
ra.
-Quy trình chung trong việc lập chương trình, kế hoạch công tác:
Bước 1: Nghiên cứu chọn việc và dự kiến nội dung công việc để đưa vào kế
hoạch, chương trình công tác.
+ Thu thập đầy đủ thông tin, các dữ liệu có liên quan đến việc lập kế hoạch,
chương trình công tác.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
10
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
+ Rà soát lại các hồ sơ, văn bản về hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhằm
xác định rõ công việc còn tồn tại, trình tự ưu tiên giải quyết những công việc
ấy trong thời gian tới.
+ Tham khảo ý kiến của lãnh đạo, các bộ phận có liên quan về vấn đề dự tính
đưa ra, tính khả thi, định hướng công việc, nhiệm vụ chủ yếu cần bàn bạc,
quyết định và sự chỉ đạo từ phía lãnh đạo.
Bước 2: Xây dựng dự thảo kế hoạch, chương trình công tác
+ Xác định tên gọi của bản kế hoạch.
+ Xác định các nguồn lực, thời gian,hình thức thực hiện.
+ Phân công trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận, tổ chức.
+ Hoàn thành bản dự thảo.
Bước 3: Trình lãnh đạo duyệt ban hành chính thức để tổ chức thực hiện.
Bước 4: Bổ sung những điểm cần thiết trong quá trình thực hiện.
Bước 5: Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch, chương trình công tác.
+ Kiểm tra đột xuất.
+ Kiểm tra thường xuyên để đánh giá tiến độ thực hiện và điều chỉnh kịp thời.
-Quy trình ban hành kế hoạch công tác tuần:
+Các phòng ban trong UBND sẽ gởi lịch công tác, lịch họp về Văn phòng UBND
vào sáng thứ năm trong tuần để Văn phòng tổng hợp. Sau đó Văn phòng sẽ đưa ra
lịch công tác tuần cho các đơn vị vào ngày thứ sáu. Nếu có việc đột xuất xảy ra, cần
thay đổi lịch công tác thì các đơn vị phải nhanh chóng báo cáo cho Văn phòng để có
sự điều chỉnh kịp thời.
+Khi xây dựng lịch công tác tuần thì Văn phòng chú ý vào việc xác định rõ tên gọi
của chương trình, hình thức giải quyết và thời gian, địa điểm diễn ra của các sự kiện
trong lịch công tác.
b)Hoạt động thu thập và xử lý thông tin:
-Hoạt động thu thập và xử lý thông tin được Văn phòng đảm nhiệm, phục vụ cho
việc tham mưu cho lãnh đạo cơ quan.
-Hình thức thu thập và xử lý thông tin của Văn phòng rất đa dạng:
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
11
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
+Thu thập thông tin qua các hồ sơ tài liệu, văn bản: thông tin từ từ hồ sơ, tài liệu,
văn bản rất đa dạng, gắn với hoạt động của UBND. Nguồn thông tin này có tính khả
dụng cao. Trước mỗi vấn đề cần giải quyết, thông tin từ hồ sơ, tài liệu văn bản là một
nguồn thông tin có giá trị, phục vụ trực tiếp cho quá trình ra quyết định của Chủ tịch
UBND.
+Thu thập thông tin qua hình thức truyền miệng( qua các ý kiến đóng góp và phản
ánh từ các cuộc họp, qua điện thoại và trao đổi trực tiếp). Bởi thông tin đóng góp có
thể chỉ là thông tin một chiều, mang tính chủ quan nên Văn phòng sẽ tập hợp và đối
chiếu thông tin với các nguồn thông tin khác.
+ Thu thập thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, internet và
các phương tiện thông tin đại chúng khác: thông tin từ các phương tiện thông tin đại
chúng có tính cập nhật, đa dạng nhưng có thể có những yếu tố chưa được kiểm chứng
đầy đủ đặc biệt là thông tin từ internet. Bên cạnh đó, các thông tin từ internet có thể
có yếu tố bình luận, đánh giá, cảm nhận từ người đưa tin. Vì vậy, khi thu thập thông
tin từ sách báo, tạp chí, internet,Văn phòng UBND phường đều cố gắng loại bỏ
những yếu tố cảm tính, tìm ra những yếu tố có ý nghĩa thông tin khách quan.
+Thu thập thông tin từ các văn bản quy phạm pháp luật, quy định của Nhà nước.
c)Tổ chức hội họp:
-Công tác tổ chức chuẩn bị cho một cuộc họp gồm có: chuẩn bị nội dung cuộc
họp( xác định mục tiêu và kết quả của cuộc họp, chuẩn bị những tài liệu có liên
quan), xây dựng kế hoạch cuộc họp, xác định hình thức thảo luận, thành phần người
tham dự, ước lượng thời gian cuộc họp, địa điểm tiến hành họp, trách nhiệm của
người chủ trì cuộc họp; trách nhiệm của người tham dự cuộc họp; thời gian nghỉ giữa
buổi họp; xác định thư ký cho cuộc họp để ghi lại những câu hỏi, ý kiến do người
tham dự đề xuất; lập biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp.
+Văn phòng chính là đơn vị tham gia chuẩn bị các cuộc họp, trong quá trình cuộc
họp diễn ra và sau khi cuộc họp kết thúc.
-Các loại hội họp:
+Họp giao ban : là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan với cấp dưới. Mục đích là để
nắm được tình hình hoạt động của cấp dưới, nắm bắt các vấn đề còn tồn tại cần giải
quyết và các vấn đề mới nảy sinh trong quá trình làm việc. Từ đó đưa ra quyết định,
định hướng giải quyết phù hợp.
Tại UBND phường Phước Long A thì họp giao ban diễn ra vào sáng ngày thứ
2 hàng tuần. Trong cuộc họp này cán bộ công chức trong UBND sẽ đưa ra các vấn đề
còn khúc mắc, chưa có hướng giải quyết, sau đó mọi người cùng nhau thảo luận. Cuối
cùng, chủ tịch UBND sẽ đưa ra quyết định giải quyết vấn đề.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
12
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
+Họp hội nghị tập huấn, triển khai: là hình thức họp để phổ biến, quán triệt,
thống nhất nhận thức và hành động về nội dung các chủ trương, chính sách của Đảng
và Nhà nước về quản lý các hoạt động trong xã hội.
Họp hội nghị tập huấn, triển khai được UBND phường Phước Long A tổ chức
khi UBND quận 9 hoặc các cơ quan cấp trên phổ biến một chính sách, kế hoạch mới
nào đó. Ví dụ như chính sách Cải thiện chỉ số hiệu quả hành chính công cấp quận,…
+Họp làm việc: là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới
để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp
dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác
của cấp dưới.
Khi các Tổ trưởng tổ dân phố gặp khó khăn trong vấn đề giải quyết sai phạm
lấn chiếm lòng lề đường của các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, chủ tịch UBND phường
Phước Long A sẽ tổ chức cuộc họp với các Tổ trưởng tổ dân phố đó để nắm bắt rõ
tình hình thực hiện công việc cũng như đưa ra những quyết định mà các Tổ trưởng
dân phố không thể đưa ra cho hạn chế về mặt thẩm quyền của mình.
+Họp chuyên môn: là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về
chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.
d)Tổ chức, sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc trong
Văn phòng:
-Văn phòng UBND được bố trí ở tầng trệt. Đây là vị trí thích hợp, thuận tiện cho tất
cả mọi hoạt động như nhân dân đến xử lý giấy tờ hay trao đổi thông tin giữa Văn
phòng với các đơn vị, phòng ban khác. Văn thư và Văn phòng được sắp xếp gần nhau
nhằm rút ngắn quá trình trao đổi thông tin, nâng cao hiệu quả làm việc.
-Phụ thuộc vào tính chất và nhiệm vụ công việc mà Văn phòng được trang bị các
thiết bị như sau:
+2 máy vi tính
+2 máy in, 1 máy photocopy
+1 điện thoại
+1 máy điều hòa
+1 máy fax
+Tủ đựng hồ sơ
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
13
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
+Ngoài ra thì Văn phòng còn có bàn ghế uống nước để tiếp khách khi trao đổi công
việc.
-Các trang thiết bị ở đây được bố trí rất khoa học, tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ
Văn phòng làm việc hiệu quả, chính xác. Hầu hết các trang thiết bị đều sử dụng khá
tốt, rút ngắn thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Trong phòng còn được bố trí
thêm cây xanh, tạo không gian thoải mái, thư giãn khi làm việc. Nhưng cùng với đó
thì nhiều lúc máy in hay máy photo vẫn xảy ra trục trặc, làm gián đoạn công việc.
-Một số hình ảnh về trang thiết bị trong Văn phòng UBND phường Phước Long A:
Hình 2: Bàn làm việc của cán bộ Văn phòng UBND phường Phước Long A
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
14
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
Hình 3. Văn phòng UBND được trang bị máy tính để bàn
Hình 4 Tủ đựng hồ sơ trong Văn phòng UBND
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
15
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
Hình 5 Tủ đựng hồ sơ trong Văn phòng UBND
Hình 6 Văn phòng UBND được trang bị ti vi
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
16
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
Hình 7 Văn phòng UBND được trang bị máy in, loa máy tính
Hình 8 Văn phòng UBND được trang bị điện thoại cố định
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
17
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
3. Về văn thư:
3.1: Tổ chức, cán bộ Văn thư:
-Văn thư tại UBND phường Phước Long A thì gồm có 1 cán bộ: Trần Thị Huyền
Trình độ học vấn: Cử nhân Thư viện- Thông tin học – Đại học Văn hóa
Thành phố Hồ Chí Minh
Thâm niên làm việc: 7 năm
Giới tính: Nữ
3.2: Các văn bản chỉ đạo , hướng dẫn về Công tác văn thư đã được ban
hành:
-Khái niệm văn bản: văn bản là phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin bằng
ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định.
-Khái niệm văn bản quản lý nhà nước: văn bản quản lý nhà nước là những quyết
định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà
nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà
nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối
quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và
công dân.
-1 số văn bản chỉ đạo , hướng dẫn về Công tác văn thư đã được UBND ban hành:
+Quy định năm 2008 của UBND quyết định về việc ban hành danh mục tài liệu
+Kế hoạch số 18/2008 về triển khai công tác lưu trữ văn thư
Bên cạnh việc ban hành những văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ thì
UBND phường Phước Long A cũng áp dụng những văn bản của Nhà nước hướng dẫn
về văn thư lưu trữ như:
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu.
+Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm
2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
+Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
18
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
+Thông tư số 01/2011/TTLT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thư. Nghị định này có hiệu lực pháp lý cao nhất trong công tác văn thư, nó
bao quát cách thức thực hiện các khâu nghiệp vụ một cách tổng quát nhất.
+Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ
cơ quan.
+Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước về vệc hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến.
+Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ
về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính
nhà nước.
+Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
-Nhận xét về ảnh hưởng từ các văn bản chỉ đạo của Nhà nước, UBND đối với công
tác văn phòng, văn thư của UBND phường Phước Long A:
+Nhờ tuân thủ chặt chẽ các văn bản chỉ đạo đó mà công tác giải quyết công việc
của Văn phòng, Văn thư trong UBND được tiến hành đúng quy định, các khâu nghiệp
vụ được thực hiện dễ dàng, chất lượng công việc được nâng cao đáng kể.
+Bởi các văn bản chỉ đạo này đều mang tính thống nhất từ trên xuống dưới nên
trong quá trình thực hiện công việc, cán bộ công chức không gặp nhiều vướng mắc,
khó khăn nên thời gian giải quyết công việc được đẩy nhanh hơn.
3.3: Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư:
a)Soạn thảo, ban hành văn bản:
-Việc soạn thảo, ban hành văn bản thì được tuân thủ chặt chẽ theo các Quy định tại
điều 1, Nghị định 09/2010 NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
-Quy trình soạn thảo văn bản:
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
19
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
+Việc soạn thảo văn bản hành chính cần căn cứ tính chất, nội dung của văn bản
soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo.
+Gồm 3 bước:
Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo.
Người soạn thảo sẽ xác định rõ mục đích của việc ban hành văn bản (giải
quyết các công việc như hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên, báo cáo công tác,
…)
Sau khi xác định mục đích thì người soạn thảo tiếp tục xác định tên loại văn
bản tùy thuộc vào thẩm quyền ban hành của UBND.
Cuối cùng là dựa vào nội dung văn bản mà người soạn thảo sẽ xác định độ mật,
khẩn của văn bản nếu thấy cần thiết.
Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
Người soạn thảo có nhiệm vụ thu thập những thông tin có liên quan đến nội
dung văn bản cần soạn thảo. Thường là thông tin từ hai nguồn cơ bản: thông tin pháp
lý và thông tin thực tế.
Thông tin sau khi được thu thập thì cần phải được xử lý một cách hiệu quả,
phân loại thành từng nhóm khác nhau và tránh sự trùng lặp.
Bước 3: Soạn thảo văn bản.
Bước 4: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã duyệt.
Bước 5: Đánh máy văn bản, nhân bản.
Việc đánh máy văn bản sẽ do chính người soạn thảo văn bản đảm nhiệm.
Số lượng văn bản cần nhân bản sẽ tuân theo quy định được ban hành.
Bước 6: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành.
Cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra lại nội dung của văn bản trước
khi người có thẩm quyền ký chính thức vào văn bản.
Bước 7: Ký văn bản.
b)Quản lý văn bản đi:
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
20
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
-Việc quản lý văn bản đi thì được dựa trên Thông tư 07/2012/TT-BNV ban hành
ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
-Văn phòng sẽ chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản như: quốc
hiệu, tên đơn vị ban hành văn bản, số kí hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản, tên
gọi và trích yếu nội dung, nội dung văn bản, họ tên người ký có thẩm quyền, nơi
nhận, mức độ khẩn, mật (nếu có),…
-Sau đó cán bộ Văn thư sẽ đăng kí văn bản đi bằng hình thức: đăng ký bằng sổ và
đăng ký bằng phần mềm quản lý văn bản, photo và đóng dấu văn bản, thực hiện
chuyển giao và ban hành văn bản.
-Cuối cùng là lưu văn bản đi.
+Mỗi văn bản đi lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ
theo dõi, giải quyết công việc.
+Bản gốc lưu tại Văn thư được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
c)Quản lý văn bản đến:
-Văn bản đến UBND phường Phước Long A bao gồm: Nghị quyết, Nghị định,
Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Kế hoạch, Công văn,
Phiếu thu, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, Chương trình, Giấy mời, Giấy chứng nhận,
…
-Văn bản đến của UBND phường Phước Long A thường được gửi từ các cá nhân, tổ
chức như: UBND quận 9, các đoàn thể ban ngành quận 9, các công ty đang trong quá
trình hoạt động trên địa bàn quận 9,…
-Sau khi nhận được văn bản đến thì cán bộ sẽ tiến hành kiểm tra, phân loại văn bản.
Sau đó bóc bì thư, đóng dấu đến, ghi ngày tháng đến và đăng ký văn bản đó vào Sổ
đăng ký văn bản đến và phần mềm đăng ký văn bản đến.
+Tiếp đó là trình văn bản đến: cán bộ văn thư sẽ trình cho thủ trưởng cơ quan xem
xét và thực hiện theo ý kiến chỉ đạo giải quyết của thủ trưởng. Nếu văn bản đến được
đóng dấu khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
+Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị,cá nhân giải quyết phải bảo
đảm tính kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
-Cuối cùng là nhân viên Văn thư sẽ theo dõi quá trình giải quyết văn bản đến, đốc
thúc việc giải quyết văn bản đến.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
21
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
d)Quản lý và sử dụng con dấu:
-Cán bộ Văn thư là người chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về việc sử dụng
con dấu của Văn thư.
-Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật về
quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định của chính phủ về công tác văn thư số
110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004.
-Trách nhiệm của cán bộ Văn thư:
+ Không được đóng dấu khống chỉ.
+ Không được mang dấu ra khỏi khu vực đóng dấu khi không có sự chỉ đạo của
lãnh đạo.
+ Sau khi sử dụng xong con dấu phải được bỏ vào hộp, cất vào tủ cẩn thận và
không ai được sử dụng khi chưa được phép.
+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người
có thẩm quyền.
-Về việc sử dụng con dấu được quy định như sau:
+Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
+Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
+Đóng dấu giáp lai: là đóng dấu (tròn, vuông, bầu dục, v.v…) lên mép của tất cả
các trang văn bản trong cùng một bộ/tập hồ sơ/văn bản không thể tách rời, để chứng
minh sự nhất quán và liên tục, không tách rời của bộ/tập hồ sơ/văn bản, tránh bị đánh
tráo các trang nội dung. Dấu giáp lai bắt buộc sử dụng khi văn bản có từ 2 trang trở
lên, đối với văn bản in 1 mặt và từ 3 trang trở lên đối với văn bản in 2 mặt. Dấu cần
được đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của tất cả các trang, tờ tài liệu của bộ theo
cách thức xếp (hình dẻ quạt) các trang tài liệu để một lần đóng dấu đè lên mép bộ tài
liệu sẽ chèn hết hình con dấu lên tất cả các mép trang của bộ tài liệu.
e)Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
-Các bước lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
+Bước 1: Mở hồ sơ: Ghi tiêu đề hồ sơ, thời gian, địa điểm của hồ sơ.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
22
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
+Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ.
+Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ.
-Thời hạn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
+Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài
liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên.
+Thời hạn nộp lưu hồ sơ:
Đối với tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan thì thời hạn nộp lưu
hồ sơ được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.
Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày
công trình được quyết toán.
f)Tình hình ứng dụng tin học trong công tác văn thư:
-Việc đăng ký văn bản đi và văn bản đến thì đã được thực hiện bằng phần mềm do
Sở Thông tin và Truyền Thông cấp.
-Mỗi cán bộ nhân viên đều được trang bị máy tính 1 máy 1 người. Việc soạn thảo
văn bản được thực hiện trên phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word 2017.
-Công tác truyền tải thông tin giữa các phòng ban trong nội bộ UBND cũng như
giữa UBND với các đơn vị hành chính khác đều đã được thực hiện qua internet, các
phần mềm hiện đại. Tất cả máy tính tại UBND đều được kết nối mạng, đảm bảo cho
quá trình làm việc hiệu quả.
-Có những loại văn bản sẽ được gửi đến các cơ quan, đơn vị bên ngoài UBND qua
internet như: giấy mời họp, thông báo, tài liệu liên quan đến các buổi họp sắp diễn ra,
…
4.Nhận xét chung công tác văn phòng và công tác văn thư:
*Ưu điểm:
-Địa điểm làm việc của Văn phòng và Văn thư thì được bố trí khá gần nhau, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận lưu trữ hồ sơ từ Văn phòng chuyển qua Văn thư. Và
Văn phòng thì đặc biệt nằm ở vị trí thuận lợi cho các đơn vị khác cũng như nhân dân
đến để xử lý hồ sơ, công việc giấy tờ.
-Mọi người trong Văn phòng và Văn thư thì đều làm việc nghiêm túc, có trách
nhiệm trong công việc, cố gắng hết sức để xử lý công việc sao cho nhanh gọn nhất
nhưng vẫn đúng trình tự, thủ tục theo quy định. Mặc dù có những khoảng thời gian
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
23
Báo cáo thực tập chuyên ngành 1
GVHD: Nguyễn Thị Mỹ Diệu
cao điểm, người dân đến xử lý giấy tờ quá đông, không đủ nhân lực giải quyết nên
các chị trong Văn phòng dường như bị quá tải trong công việc nhưng mọi người vẫn
giữ được thái độ ân cần, chỉ dẫn tận tình cho nhân dân.
-Tất cả cán bộ công chức ở đây thì đều thân thiện nên không khí làm việc thoải mái
vui tươi, không bị gò bó.
-Văn phòng được trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho công việc,sắp xếp gọn
gàng, khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý công việc được hiệu quả hơn.
*Nhược điểm:
-Máy in và máy photo thỉnh thoảng xảy ra trường hợp mực in quá nhạt hoặc kẹt giấy
làm cho tiến độ thực hiện công việc bị chậm lại.
-Dù tất cả máy tính trong Văn phòng và Văn thư đều được kết nối internet nhưng tốc
độ internet vẫn chưa thực sự nhanh, tình trạng mất kết nối vẫn xảy ra nhiều.
*Kiến nghị:
-Các hoạt động của Văn phòng và Văn thư cần được đẩy mạnh hơn nữa trong công
tác hiện đại hóa thông qua xúc tiến việc áp dụng khoa học kĩ thuật.
-Những thiết bị như máy in, máy photo, máy tính cần được bảo trì thường xuyên
hơn.
-Thường xuyên thực hiện kiểm tra tình trạng tài liệu trong kho lưu trữ, tránh để xảy
ra tình trạng tài liệu hỏng nhưng không được phát hiện kịp thời gây thiệt hại.
II) Trực tiếp thực hiện các nội dung nghiệp vụ yêu cầu:
1.Về quản trị hành chính văn phòng:
1.1 Lập kế hoạch chương trình công tác:
-Trong quá trình thực tập thì em không được tham gia vào công việc lập chương
trình kế hoạch công tác do em chưa đủ kinh nghiệm. Thay vào đó thì các chị đã chỉ
em cách thức, các bước để có thế lập được kế hoạch chương trình công tác đó là: dựa
vào các kế hoạch đã đề ra và những thay đổi trong kế hoạch công tác được các phòng
ban khác gửi đến.
-Lịch công tác tuần (Từ ngày 2/7/2018 đến ngày 7/7/2018) (Phụ lục 1).
1.2 Tổ chức hội họp:
-Qua trao đổi với các chị ở Văn phòng thì em đã biết được các bước cần chuẩn bị để
tổ chức một cuộc họp, đối với tài liệu giấy tờ thì cần những gì, đối với cơ sở vật chất
chuẩn bị như thế nào cho phù hợp,… Vì những lý do khách quan nên em vẫn chưa
được tham gia vào công việc tổ chức hội họp.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên
24
