Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

PHẠM MẠNH CƯỜNG

HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY
TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2018


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

PHẠM MẠNH CƯỜNG

HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY
TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Mã số: 60.34.01.02

Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Quốc Tuấn

Đà Nẵng - Năm 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tác

giả.
Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả Luận văn

Phạm Mạnh Cường


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 3
5. Bố cục của đề tài ................................................................................... 4
6. Tổng quan tài liệu ................................................................................. 4
CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ
PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP ............................................... 7
1.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN ..................................................................... 7
1.1.1. Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 7
1.1.2. Phân loại cơ cấu tổ chức ................................................................. 9
1.1.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức..................................... 11
1.2. NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC ............................. 16
1.2.1. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức..................................................... 16
1.2.2. Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức ............................................. 17
1.2.3. Các mô hình cơ cấu tổ chức .......................................................... 18
1.3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC ................. 27
1.3.1. Chiến lược ..................................................................................... 27
1.3.2. Ảnh hưởng của quy mô doanh nghiệp đối với cơ cấu tổ chức ..... 30
1.3.3. Công nghệ ..................................................................................... 32

1.3.4. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực . 32
1.3.5. Những tính chất của môi trường ................................................... 33
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN
TRUNG .......................................................................................................... 34


2.1. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN TÌNH HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG.................... 34
2.1.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền
trung................................................................................................................. 34
2.1.2. Phân tích kết quả SXKD của Công ty........................................... 38
2.2. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG.................... 40
2.2.1. Tổng hợp kết quả phỏng vấn chuyên sâu...................................... 40
2.2.2. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp ................................................. 43
2.3. PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG .......... 53
2.3.1 Chiến lược phát triển...................................................................... 53
2.3.2. Quy mô của công ty và đặc điểm về sản phẩm kinh doanh......... .59
2.3.3. Công nghệ ..................................................................................... 60
2.3.4. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực . 60
3.1. CĂN CỨ ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC................................ 65
3.1.1. Đánh giá cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện
miền trung ....................................................................................................... 65
3.1.2. Mục tiêu hoàn thiện cơ cấu tổ chức .............................................. 66
3.1.3. Các kết luận qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH
MTV thí nghiệm điện miền trung ................................................................... 66
3.1.4. Các phát hiện qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty TNHH
MTV thí nghiệm điện miền trung ................................................................... 71

3.1.5. Dự báo triển vọng về hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty ...... 71
3.1.6. Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH
MTV thí nghiệm điện miền trung ................................................................... 73
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC ........................ 75


3.2.1. Các hoạt động để hình thành tập hợp các chức năng, nhiệm vụ,
công việc ......................................................................................................... 75
3.2.2. Hình thành vị trí công tác, bộ phận, phân hệ ................................ 75
3.2.3. Xây dựng cơ chế phối hợp ............................................................ 76
3.2.4. Thể chế hóa cơ cấu........................................................................ 76
3.3. CÁC ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ VIỆC HOÀN THIỆN CƠ CẤU
TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN
TRUNG ........................................................................................................... 77
3.3.1. Các đề xuất về hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty TNHH MTV thí
nghiệm điện miền trung .................................................................................. 77
3.3.2. Một số kiến nghị ........................................................................... 80
KẾT LUẬN .................................................................................................... 82
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO)


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TNHH

:

Trách nhiệm hữu hạn

SXKD

:

Sản xuất kinh doanh

MTV

:

Một thành viên

CBCNV

:

Cán bộ công nhân viên

Công ty

:

Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1. Kết quả hoạt động SXKD của Công ty .......................................... 38
qua 3 năm 2015, 2016, 2017 ........................................................................... 38
Bảng 2.2: Công tác tổ chức nhân sự năm 2017 .............................................. 62
Bảng 3.1: Cơ cấu nhân sự phòng Kinh doanh ................................................ 77

Bảng 3.2: Cơ cấu nhân sự phòng Tổ chức ...................................................... 79


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức đơn giản.............................................................. 19
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức chức năng ........................................................... 20
Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức theo sản phẩm..................................................... 21
Sơ đồ 1.4: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý ............................................. 22
Sơ đồ 1.5: Mô hình tổ chức theo khách hàng ................................................. 24
Sơ đồ 1.6: Mô hình tổ chức dạng ma trận ....................................................... 25
Sơ đồ 1.7: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp ................................................... 26
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền
trung................................................................................................................. 44


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong chiến lược phát triển kinh tế đến năm 2020 của Chính phủ có
viết: “ Phát triển kinh tế như một hình thức huy động tiềm năng của cộng
đồng, để xây dựng xã hội phát triển năng động, tạo cơ hội cho mọi người ở
mọi trình độ, mọi lứa tuổi, mọi nơi có thể phát triển kinh tế, phù hợp với hoàn
cảnh và điều kiện của mỗi cá nhân, góp phần nâng cao đời sống và chất lượng
cuộc sống”.
Mô hình kinh tế có nhà nước và nhân dân là mô hình kinh tế truyền
thống tồn tại ở nước ta từ lâu và được coi là mô hình kinh tế chính quy. Mô
hình này có một ưu điểm nổi bật là tương tác chính quyền giúp nhân dân có
thể phát triển kinh tế, ổn định cuộc sống. Ở doanh nghiệp, để phát triển kinh
tế thì cần phải có một đội ngũ cơ cấu tổ chức mạnh điều hành để doanh

nghiệp có thể nắm bắt các yếu tố thúc đẩy phát triển kinh tế.
Việt Nam đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, tự do hóa
thương mại và mở cửa nền kinh tế, để nền kinh tế thị trường tự do và đặc biệt
là kể từ khi chúng ta đã gia nhập WTO và sắp tới sẽ là TPP. Điều này làm
thay đổi môi trường kinh doanh của Việt Nam nó vừa là những thách thức
cũng vừa là những cơ hội để doanh nghiệp phát triển. Để tồn tại và phát triển
trong một môi trường đầy thách thức như vậy, đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm
ra những giải pháp phù hợp.
Là một trong những công ty TNHH tại Việt Nam, công ty TNHH MTV
thí nghiệm điện miền trung đang hướng tới trở thành doanh nghiệp kinh
doanh thành công. Cùng với đó là sự cạnh tranh gay gắt từ những doanh


2

nghiệp kinh doanh cùng lĩnh vực. Chính vì vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức là
rất cần thiết trong giai đoạn hiện nay.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này đồng thời em muốn
đóng góp cho hoạt động của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung
nên em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV
thí nghiệm điện miền trung” làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu những vấn đề lý luận về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Phân tích đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty và đề xuất một số
biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí
nghiệm điện miền trung.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu


3

Đối tượng nghiên cứu: Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền
trung
Phạm vi nghiên cứu:
Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức ở Công ty
TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung trên địa bàn miền trung, tây nguyên
tập trung vào ba năm 2015, 2016, 2017. Dựa trên cơ sở đó đề xuất những giải
pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty để đáp ứng những thay đổi
của nền kinh tế trong những năm tới.
Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung.


Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung, xem xét thực trạng sắp xếp bố trí
các phòng ban của công ty và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu
tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung.
4. Phương pháp nghiên cứu
4.1. Thu thập dữ liệu thứ cấp
Các dữ liệu thứ cấp là những thông tin có sẵn được thu thập từ trước và
đã qua xử lý. Những thông tin trong luận văn được thu thập từ các nguồn sau:
- Báo cáo kết quả SXKD, tình hình cơ cấu lao động của công ty TNHH
MTV thí nghiệm điện miền trung trong thời gian 3 năm gần đây 2015, 2016
và 2017.
- Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty và các bảng số liệu về
tổng số lao động của công ty, bảng cơ cấu lao động theo trình độ, cơ cấu lao
động theo độ tuổi.
- Quy chế tổ chức hoạt động, quy chế khen thưởng của công ty.
- Các giáo trình: nhằm thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức trong doanh
nghiệp.

- Đề tài nghiên cứu cấp trường luận văn khóa trước.
- Ngoài ra em còn sử dụng một số thông tin trên các Website.
4.2. Thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu gốc chưa qua xử lý. Để thu thập được loại dữ
liệu này thì phải thông qua các phương pháp điều tra, do đó em đã sử dụng
phương pháp phỏng vấn.


• Phương pháp phỏng vấn
Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em đã xây dựng những câu hỏi
phỏng vấn cho các nhà quản trị của công ty. Bởi vì nhà quản trị là những
người nắm rõ tình hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty cũng như phương
hướng phát triển của công ty trong thời gian tới. Những câu hỏi đã giúp em
định hướng ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty
TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung.
5. Bố cục của đề tài
Chương 1: Những lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền
trong doanh nghiệp
Chương 2: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng
hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty tnhh mtv thí nghiệm điện miền trung
Chương 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty tnhh mtv thí nghiệm
điện miền trung
6. Tổng quan tài liệu
Qua tìm hiểu, tham khảo các đề tài nghiên cứu khoa học trong ngành
điện, người viết nhận thấy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức chưa được nghiên
cứu nhiều và chuyên sâu. Với mục tiêu nhằm đề xuất một số giải pháp sát với
thực tế, thiết thực, thật sự mang lại hiệu quả cho cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý tại công ty.
Trên các diễn đàn đã có một số bài viết, về vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ
chức. Tuy nhiên, các bài viết phân tích một cách chung chung, chưa đưa ra

được hướng giải quyết cụ thể, hợp lý. Sau đây dẫn chứng một số bài viết:


“Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu, tổ chức trong cơ quan, doanh
nghiệp.” Trên trang .
“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Tổng cục Hải quan Việt Nam trong bối
cảnh hội nhập.” Trên trang .
Các nghiên cứu về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các
luận văn Quản trị kinh doanh của các tác giả khác:
“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh
Đức Việt” của Lê Anh Quang, K42A1, nơi xuất bản: Trường Đại học Thương
Mại 2010. Luận văn đã đề xuất giải pháp cho bộ máy tổ chức của công ty là
thành lập phòng xuất nhập khẩu, được tách từ phòng kế hoạch – kinh doanh
và nêu được các chức năng, nhiệm vụ cũng như yêu cầu khi có thêm phòng
ban mới. Ngoài ra, luận văn cũng đưa ra được các giải pháp nhằm hoàn thiện
đội ngũ quản trị và các biện pháp để cải thiện điều kiện của lao động.
“Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Nam
Thanh” của Hà Thị Tình, K41A7, nơi xuất bản: Trường Đại học Thương Mại
2010. Đề tài này dựa trên những cơ sở lý thuyết thu được để áp dụng nghiên
cứu tình hình thực tế tại Công ty Nam Thanh. Thông qua các kết quả xử lý
thông tin thu thập được để đánh giá và đưa ra các giải pháp cho việc hoàn
thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty.
“Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của Công ty TNHH thi công cơ
giới Thăng Long” của Lê Thị Minh Nguyệt, K4HQB, nơi xuất bản: Trường
Đại học Thương Mại 2010. Luận văn đã đề xuất được một số giải pháp nhằm
hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH thi công cơ giới Thăng
Long, như là đưa ra một số ý kiến về việc hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ ở


một số phòng ban trong công ty, từ đó là cơ sở cho việc nâng cao chất lượng

phân quyền và sự phối hợp giữa các phòng ban. Ngoài ra còn một số biện
pháp khác như là trang bị thêm máy móc thiết bị ở các phòng; đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhà quản trị…
„„Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tư Thành ‟‟ của Lê Thị
Lan Chi, K42A4, nơi xuất bản: Trường Đại học Thương Mại 2010. Luận văn
đã đưa ra được một số biện pháp cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp đó là bổ sung thêm phòng nghiên cứu và phát triển thị
trường trong nước, bổ sung thêm nhân sự, phòng kế toán – tài chính, xuất
nhập khẩu. Ngoài ra còn là việc cơ cấu lại lao động ở trong các phòng ban,
tăng cường sự phối hợp và truyền thông giữa các phòng ban trong công ty;
cuối cùng là bồi dưỡng và nâng cao trình độ CBCNV trong công ty, tạo một
môi trường làm việc văn hóa và thiết lập chế độ đãi ngộ nhân sự phù hợp.
“Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Trường Cao
đẳng Tài chính – Hải quan (2006 – 2015)” của Nguyễn Ngọc Hạnh, nơi xuất
bản: Trường Đại Học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2006.
“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco”
của Nguyễn Văn Mạnh, nơi xuất bản: Trường Đại học Thương Mại 2011.
Các nghiên cứu hầu hết đã nêu được những tồn tại chung, những khó
khăn trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Các đề tài nghiên cứu chỉ đề cập
đến phần phân tích thực trạng chưa thật sự chú trọng tới phần đưa ra giải
pháp. Để khắc phục những tình trạng nêu trên tác giả phải căn cứ vào mục
tiêu của Công ty và sự biến động của môi trường trong mỗi thời kỳ ở Công ty,
việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức sẽ bám sát với thực tế hơn.


CHƯƠNG 1
NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ
PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1. Cơ cấu tổ chức

a. Định nghĩa:
Tổ chức có thể được định nghĩa theo các cách khác nhau. Theo Ducan
(1981), tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng
làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ
được xác định theo cơ cấu nhất định. Theo định nghĩa này, yếu tố con người
được coi trọng hơn những nguồn lực khác của tổ chức (máy móc, nhà xưởng,
công nghệ,…). Ở một giới hạn nào đó, con người trong tổ chức cần phải làm
việc hướng tới mục tiêu chung và những hoạt động của họ cần phải được phối
hợp để đạt mục tiêu đó. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa rằng tất cả mọi
người trong tổ chức đều có những mục tiêu và sự ưu tiên cho các mục tiêu
giống nhau, và không phải tất cả các mục tiêu đều rõ ràng đối với tất cả mọi
người. Theo đó, mối quan hệ của con người trong tổ chức được xác định theo
cơ cấu nhất định.
Bên cạnh đó, tổ chức cũng được coi là một hệ thống các hoạt động do
hai hay nhiều người phối hợp hoạt động với nhau nhằm đạt được mục tiêu
chung. Theo định nghĩa này, tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành sau:
- Những người trong tổ chức đều phải làm việc hướng tới một mục tiêu
chung của tổ chức.


- Phối hợp các nỗ lực của những con người trong tổ chức là nền tảng
tạo nên tổ chức.
- Tuy nhiên, ngoài nguồn lực con người, để đảm bảo sự hoạt động của
tổ chức, cần phải có các nguồn lực khác như tài chính, công nghệ, nhà
xưởng,…
- Để phối hợp các nỗ lực của con người trong tổ chức nhằm sử dụng
hiệu quả các nguồn lực trong tổ chức và đạt được mục tiêu của tổ chức thì cần
có hệ thống quyền lực và quản lý. Để thiết kế hệ thống quyền lực và quản lý
trong tổ chức, chúng ta cần phải trả lời câu hỏi: Ai sẽ là người điều hành tổ
chức? tổ chức sẽ có bao nhiêu cấp quản lý, các phòng ban chức năng… ? Làm

thế nào để quản lý con người và các nguồn lực khác của tổ chức? Làm thế nào
để tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ, công việc?
b. Cơ cấu tổ chức
Người ta thường nói rằng những người tài giỏi có thể làm cho bất cứ
mô hình nào cũng phải hoạt động. Một số thậm chí còn khẳng định rằng tình
trạng mập mờ trong tổ chức chính là một động lực bắt ép người ta phải chung
sức với nhau vì người ta biết rằng họ phải hợp tác với nhau để làm được một
điều gì đó. Tuy nhiên, điều không thể phủ nhận là những người tài giỏi và
những người muốn hợp tác sẽ cộng tác với nhau một cách có hiệu quả nhất
nếu họ biết được phần công sức họ đóng góp trong bất kỳ hành động tập thể
nào, họ cần phải được biết vai trò của họ có quan hệ như thế nào đối với
người khác. Điều đó xảy ra đối với công việc kinh doanh hay công việc nhà
nước, cũng như trong bóng đá hay ở một dàn nhạc giao hưởng. Việc xây dựng


và duy trì những hệ thống các vai trò và nhiệm vụ như vậy về cơ bản là chức
năng tổ chức trong quản lý.
Công tác tổ chức như là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt
được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với
những quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên
kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức cần phải
được thiết kế để chỉ ra rõ ràng rằng ai sẽ làm việc gì và ai sẽ làm ai trách
nhiệm về những kết quả nào để loại bỏ những trở ngại đối với việc thực hiện
do sự lầm lẫn và không chắc chắn trong việc phân công công việc gây ra, và
để tạo điều kiện cho các mạng lưới ra quyết định và liên lạc phản ánh và hỗ
trợ cho các mục tiêu của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoặc phi chính
thức giữa những con người trong tổ chức. Sự phân biệt hai loại mối quan hệ
đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức. Sự phân biệt hai loại mối
quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức là cơ cấu chính thức

và cơ cấu phi chính thức.
1.1.2. Phân loại cơ cấu tổ chức
1.1.2.1. Cơ cấu phi chính thức
a. Khái niệm:
“Cơ cấu phi chính thức là cơ cấu được xây dựng dựa trên các mối quan
hệ cá nhân tự nguyện hoặc không tự nguyện giữa các thành viên có cùng
chung lợi ích, cá tính … tạo nên các nhóm phi chính thức‟
b. Đặc điểm:
- Mối quan hệ giữa cá nhân và bộ phận không rõ ràng.


- Mối quan hệ giữa người với người được xây dựng và duy trì để hướng
tới các mục đích cá nhân.
- Tồn tại nhiều tiêu chí làm hình thành cơ cấu phi chính thức như có
cùng quan điểm: những người có cùng quan điểm đi học để trau dồi kiến thức
sẽ tạo thành một nhóm, có cùng lợi ích, hoặc đơn giản có cùng một xu hướng
về tiêu dùng sẽ hình thành nên một nhóm là cơ cấu phi chính thức.
- Người đứng đầu cơ cấu phi chính thức được gọi là thủ lĩnh. Họ có thể
chịu trách nhiệm hoàn toàn về hành động của nhóm cũng có thể không.
Chính các quan điểm đó làm cho cơ cấu chính thức khá linh hoạt và nó
là một hệ thống động. Một người trong tổ chức chính thức có thể là thành
viên của rất nhiều cơ cấu phi chính thức.
1.1.2.2. Cơ cấu chính thức
a. Khái niệm
“Cơ cấu tổ chức chính thức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân
có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ
quyền hạn và trách nhiệm nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu
khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục
tiêu đã xác định”
b. Đặc điểm

Cơ cấu chính thức thường có độ ổn định cao, nó xác định mối quan hệ
rõ ràng giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ và quyền hạn gắn liền với
các cá nhân,bộ phận phân hệ quyền lực bên trong tổ chức.


Cơ cấu chính thức thường được mô tả thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức,
nó quy định rõ quyền hạn cũng như trách nhiệm của từng người theo từng vị
trí. Người đứng đầu cơ cấu chính thức được hưởng và chịu trách nhiệm trong
phạm vi quyền hạn được giao và phân công công việc cho cấp dưới theo
quyền hạn và trách nhiệm quy định trong quy chế của tổ chức. Do vậy khi
nghiên cứu tính tổ chức trong một doanh nghiệp người ta thường ưu tiên
những nghiên cứu cụ thể về cơ cấu chính thức.
1.1.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
1.1.3.1. Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa
Chuyên môn hóa là một người, một bộ phận, một phân hệ chỉ thực hiện
một công việc, nhiệm vụ, chức năng vì thế chuyên môn hóa làm tăng năng
suất lao động, làm cho công việc trở thành nhiệm vụ đơn giản để đào tạo, để
thực hiện. Điều này thúc đẩy chuyên môn hóa lực lượng lao động làm xuất
hiện nhiều các chuyên gia giỏi. Thế nhưng chuyên môn hóa cũng có nhiều
hạn chế. Khi nhiệm vụ, chức năng vị thế chuyên môn hóa làm tăng năng suất
lao động, làm cho công việc trở thành nhiệm vụ đơn giản để đào tạo, để thực
hiện. Điều này thúc đẩy chuyên môn hóa lực lượng lao động làm xuất hiện
nhiều các chuyên gia giỏi. Thế nhưng chuyên môn hóa cũng có nhiều hạn chế.
Khi nhiệm vụ bị chia cắt thành những khâu nhỏ tách rời nhau và mỗi người
chỉ chịu trách nhiệm về một khâu thì công việc sẽ nhàm chán, giảm sự quan
tâm cũng như động lực làm việc của con người. Bên cạnh đó tình trạng xa lạ,
đối nghịch giữa những người lao động sẽ làm giảm khẳ năng phối hợp và
sáng tạo. Vì thế rất khó có được những nhà quản trị tổng hợp giỏi.

1.1.3.2. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ
Hiện nay có rất nhiều tiêu chí hình thành các bộ phận và phân hệ nên
tồn tại nhiều mô hình tổ chức khác nhau.

 Tổ chức theo chức năng.


Cơ sở: những hoạt động có mối quan hệ tương đồng hợp vào một bộ
phận.
Ưu điểm:
+ Phát huy lợi thế của chuyên môn hóa;
+ Chú trọng tiêu chuẩn nghề nghiệp;
+ Các nhóm làm việc gắn bó;
+ Tạo điều kiện cho kiểm soát chặt chẽ của cấp trên.
Nhược điểm:
+ Tập trung vào các vấn đề phòng ban hơn là tổ chức;
+ Chỉ có các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm về lợi nhuận;
+ Khó phát triển những nhà quản trị tổng hợp.



Tổ chức theo sản phẩm/ khách hàng/ địa dư

Cơ sở: những hoạt động tham gia vào việc tạo ra cùng một loại sản
phẩm, phục vụ một khách hàng, hoạt động trên cùng một khu vực địa lý hợp
vào một bộ phận, phân hệ.
Ưu điểm:


+ Cho phép tập trung vào các sản phẩm khách hàng, khu vực địa lý

nhất định;
+ Có khẳ năng thích nghi nhanh với sự thay đổi.
Nhược điểm:
+ Trùng lắp nguồn lực giữa các bộ phận;
+ Khó phối hợp;
+ Khó kiểm soát.



Tổ chức ma trận

Cơ sở:
+ Hình thành những vị trí lãnh đạo đảm nhiệm việc thực hiện những
mục tiêu mang tính độc lập rút người từ những bộ phận mang tính cơ sở.
Ưu điểm:
+ Có thể đồng thời đạt được các mục tiêu trọn gói;
+ Các nhà quản lý tập trung vào hai “chiều” tổ chức, dẫn đến các kỹ
năng nghề nghiệp cụ thể hơn;
+ Tận dụng được nguồn nhân lực kỹ năng cao.
Nhược điểm:
+ Song trùng lãnh đạo;
+ Phức tạp, dẫn tới khó khăn trong thực hiện;
+ Mất nhiều thời gian xét từ góc độ lập kế hoạch, phối hợp.


1.1.3.3. Cấp và tầm kiểm soát
Phần lớn các tổ chức có cơ cấu hình tháp với nhiều cấp quản lý vì tầm
(quản lý) kiểm soát của các nhà quản lý là hạn chế. Tầm kiểm soát là việc một
nhà quản lý có thể quản lý (kiểm soát) được một cách có hiệu lực và hiệu quả
bao nhiêu người (bộ phận) ?

+ Sự phức tạp của môi trường
+ Năng lực của người lao động và nhà quản lý
+ Công cụ quản lý
Phân loại: phụ thuộc vào số cấp quản lý, tồn tại những loại hình cơ cấu
tổ chức khác nhau:
+ Cơ cấu tổ chức ít cấp quản lý (nằm ngang)
+ Cơ cấu tổ chức hình tháp
+ Cơ cấu tổ chức mạng lưới (không cấp quản lý)
Các nhà quản lý cần cố gắng giảm số cấp quản lý cao nhất có thể do đó
cơ cấu tổ chức mạng lưới là chìa khóa cho sự linh hoạt vì càng ít cấp thông tin
càng chính xác cơ cấu mạng lưới có 3 loại:
+ Mạng lưới nội bộ: phát triển cơ chế nội bộ với các đơn vị nội bộ hoạt
động độc lập và đàm phán với nhau như bất kỳ đối tác bên ngoài nào.
+ Mạng lưới ổn định: tổ chức duy trì mối quan hệ hợp đồng ổn định với
các đối tác chiến lược bên ngoài, đầu tư vào các tổ chức đó khi cần thiết.
+ Mạng lưới năng động: tổ chức tập trung vào một số kỹ năng cơ bản
và hợp đồng năng động ra bên ngoài hầu hết các hoạt động khác.