Các bước chuẩn bị để triển khai ERP thành công

CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ ĐỂ TRIỂN KHAI
DỰ ÁN ERP THÀNH CÔNG
ERP là một giấc mơ mà rất nhiều Doanh nghiệp hướng đến trong thời đại áp
dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý kinh doanh. Nhưng vấn đề đặt ra
là làm sao để triển khai ERP? Lựa chọn nhà cung cấp nào? Ngân sách ra
sao? Thời gian dự án thế nào? Nguồn lực ra sao? Làm sao để đảm bảo dự
án ERP được thành công?
Rất nhiều câu hỏi cần phải được trả lời trước khi Doanh nghiệp tiến hành áp
dụng hệ thống ERP. Thành công nhiều nhưng thất bại cũng không ít.
Hy vọng bài viết sẽ góp phần giúp Doanh nghiệp có được sự chuẩn bị cần
thiết trước khi triển khai dự án ERP.
Đánh giá nhu cầu trong Doanh nghiệp

Tất nhiên câu hỏi đầu tiên khi triển khai một dự án là:
Tại sao doanh nghiệp lại cần nó? Nhu cầu của doanh nghiệp là gì?
Câu hỏi này theo ERP News VN là rất quan trọng. Xu thế ERP đang lan tỏa.
Bao nhiêu doanh nghiệp xung quanh đã và đang triển khai ERP. ERP là tất
yếu, là sự sống còn của doanh nghiệp trong thời đại này. Vì vậy ta cũng phải
làm ERP.
Đầu tiên, Doanh nghiệp cần nhìn vào thực tế:


Cần quản lý gì?



Các vấn đề nào đang gây khó khăn cho việc quản lý ở hiện tại.



Các vấn đề nào đang gây trở ngại cho việc phát triển ở hiện tại.



Nhu cầu phát triển trong tương lai.




Ngân sách cho dự án.
Doanh nghiệp cần phải hiểu được những khó khăn cũng như nhu cầu để xác
định sẽ lựa chọn hệ thống nào. Có cần thiết phải là ERP hay chỉ cần một
phần mềm Kế Toán/ Bán Hàng/ Phân Phối.
Chuẩn bị nguồn nhân lực
Để triển khai hệ thống ERP, nguồn nhân lực – ở đây là con người – là cực kỳ
quan trọng. Nguồn lực đang nói đến không chỉ trong bản thân doanh nghiệp
mà còn là ở nhà cung cấp dịch vụ triển khai ERP.
Về doanh nghiệp, cần chuẩn bị đội ngũ dự án:



Trưởng dự án: nên là vị trí chủ chốt hiểu công ty, có thể ra quyết định,
cũng như có thể điều người trong công ty khi cần thực hiện các công việc
trong dự án. Trưởng dự án cần phải theo dõi sát sao kế hoạch dự án để đảm
bảo đúng tiến độ.



Thành viên dự án: nên có những vị trí chủ chốt ở các vị trí để khi cần thì
ra ý kiến/ quyết định. Các thành viên cần dành phần lớn thời gian cho dự án
để đảm báo đúng tiến độ.



Trình độ: đội ngũ dự án – bên cạnh kiến thức chuyên môn – cần có
những kiến thức nhất định về hệ thống/ phần mềm/ tin học văn phòng/ kỹ
năng giao tiếp để đáp ứng nhu cầu công việc.



Đánh giá sự thay đổi nguồn nhân lực trong suốt quá trình triển khai: nếu
nguồn nhân lực không ổn định, dự án có thể sẽ kéo dài.



Trong thời gian triển khai dự án, đội ngũ dự án cần phải được đào tạo
đầy đủ và hiểu “tương đối” rõ hệ thống.
Lựa chọn Nhà cung cấp
Một trong những bước đau đầu cho doanh nghiệp là lựa chọn Nhà cung cấp
giải pháp ERP. Trên thị trường hiện tại có rất nhiều nhà cung cấp, cả trong
nước và nước ngoài. Làm sao để lựa chọn được Nhà cung cấp phù hợp là cả
một quá trình tìm hiểu, xem xét, đánh giá của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cầu xác định Phạm Vi triển khai, Ngân Sách cho dự án. Sau đó
chuẩn bị danh sách Bảng câu hỏi về những nhu cầu nghiệp vụ của Doanh
Nghiệp để gởi cho các Nhà cung cấp. Dựa vào kết quả phản hồi Bảng câu hỏi


của Nhà cung cấp, xem xét đánh giá, đưa ra quyết định liên hệ với Nhà cung
cấp để thực hiện giới thiệu.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn các kịch bản theo quy trình nghiệp vụ để gởi
Nhà cung cấp và yêu cầu thực hiện theo. Xem xét mức độ đáp ứng của từng

hệ thống.
Ngoài ra Doanh nghiệp cũng có thể thuê đơn vị Tư Vấn để tìm kiếm Nhà cung
cấp hợp yêu cầu.
Hiện tại trên thì trường có nhiều Nhà cung cấp với các giải pháp cả trong
nước và ngoài nước.
Các giải pháp trong nước:





Chi phí tương đối rẻ.
Mức độ phù hợp thường được Nhà cung cấp tùy chỉnh theo nhu
cầu từng doanh nghiệp.



Tính ổn định của các hệ thống chưa được đánh giá đầy đủ.



Tính năng chưa đầy đủ
Các giải pháp ngoài nước:




Chi phí tương đối cao.



Tính ổn định cao.



Đầy đủ tính năng.



Mức độ tùy chỉnh thấp (hoặc chi phí tùy chỉnh cao).

Xây dựng phạm vi dự án
 Ở Phần 1, Doanh nghiệp sau khi tìm hiểu rõ nhu cầu thì cùng đã phần
nào xác định được phạm vi công việc và ngân sách cho dự án. Tuy
nhiên khi đã chọn được nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng chi
tiết cơ bản hơn cho các phần việc phải thực hiện, mục tiêu, và phương
pháp đánh giá.


 Xây dựng phạm vi công việc rất quan trọng. Nó ảnh hưởng tới tiến độ
và kết quả dự án. Rất nhiều Doanh nghiệp không xác định rõ phạm vi
công việc với nhà cung cấp dẫn tới phạm vi công việc phát sinh nhiều,
tràn lan và không quản lý được. Điều đó dẫn tới dự án kéo dài và có thể
thất bại.
Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án
 Dự án phải có kế hoạch và thời gian làm việc cụ thể cho từng giai đoạn.
Vai trò của Trưởng dự án rất quan trọng trong việc lập kế hoạch, theo
dõi tiến độ dự án, kịp thời đưa ra quyết định về quy trình nghiệp vụ,
điều phối nguồn lực để đảm bảo dự án đúng tiến độ.
 Qua mỗi giai đoạn, cần có sự tổng kết để đánh giá mức độ hoàn thành

cũng như xem xét thực hiện cho giai đoạn tiếp theo.
Chuẩn bị cơ sở hạ tầng
 Để triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải có cơ sở hạ tầng:
máy chủ, máy tính, đường truyền,.. Từng hệ thống ERP sẽ có những
yêu cầu tối thiểu về hạ tầng này. Doanh nghiệp cần hỏi rõ Nhà cung cấp
để đánh giá được mức độ đầu tư cho phần hạ tầng hiện tại cũng như
tương lai.
 Tùy vào tình hình, Doanh nghiệp có thể đầu tư hệ thống máy chủ đặt tại
văn phòng. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động được trong việc duy
trì và bảo trì hệ thống. Tuy nhiên Doanh nghiệp cần có nguồn lực phục
vụ cho việc này. Doanh nghiệp cũng có thể thuê máy chủ từ các Nhà
cung cấp. Tuy nhiên cần tìm hiểu rõ Nhà cung cấp máy chủ để đảm bảo
hệ thống được ổn định và luôn có dự phòng khi phát sinh vấn đề từ hệ
thống của Nhà cung cấp. Doanh nghiệp nên có sự đánh giá để ra quyết
định đầu tư hay thuê hệ thống máy chủ.
Chuẩn bị quy trình, dữ liệu và các báo cáo/ chứng từ
 Doanh nghiệp cần xây dựng bộ quy trình công việc cụ thể cho từng
phòng ban, mối liên kết công việc giữa từng phòng ban với nhau. ERP
là một hệ thống thống nhất và kết thừa: đầu ra của một nghiệp vụ của
phòng ban này sẽ là đầu vào ở một phòng ban khác.
 Dữ liệu doanh nghiệp cần được chuẩn hóa khi chuyển lên hệ thống
ERP. Đặc biệt đối với các bộ dữ liệu quan trọng như: Khách Hàng, Sản
phẩm, Kho, Tồn Kho, Nhà Cung Cấp, Bộ định khoản kế toán,… Đồng


thời các Báo cáo/ Chứng từ liên quan cần được chuẩn bị trước để sẵn
sàng cung cấp cho Đơn vị triển khai.
 Việc chuẩn hóa quy trình, dữ liệu và chuẩn bị sẵn các báo cáo/ chứng
từ sẽ góp phần giúp tiến độ dự án được đẩy nhanh.