Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Chi cục Văn thư Lưu trữ

SỞ NỘI VỤ TỈNH, THÀNH PHỐ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
An Giang, ngày

tháng 01 năm 2019

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN
HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số
/QĐ-CCVTLT ngày tháng 11 năm 2018
của Chi cục Văn thư - Lưu trữ)
STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

A. HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP

1. Tài liệu tổng hợp
1

Các văn bản gửi chung đến cơ quan, đơn vị:

Đến khi văn
- Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung của các cơ quan cấp trên bản hết hiệu
lực
về công tác tổng hợp (hồ sơ nguyên tắc)
- Các văn bản của các cơ quan, tổ chức gửi để biết như: Thông

báo đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chức danh, chữ
ký, giới thiệu, đăng ký mua sách, báo, tạp chí,…

5 năm

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các chế độ, quy định,
Vĩnh viễn
hướng dẫn những vấn đề chung của công tác văn thư, lưu trữ

3

Hồ sơ về việc tổ chức kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng

4

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư, lưu trữ

5

- Tổng kết năm, nhiều năm

Vĩnh viễn

- Sơ kết tháng, quý, 6 tháng

10 năm

Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm

- Của cơ quan cấp trên
- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
- Của đơn vị chức năng

6

Vĩnh viễn

10 năm
Vĩnh viễn
10 năm

Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng
- Của cơ quan cấp trên

5 năm

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

20 năm


STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

- Của đơn vị chức năng
7

THBQ

5 năm

Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần
- Của cơ quan cấp trên

5 năm

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

10 năm

- Của đơn vị chức năng

5 năm

8

Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất

10 năm

9

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp
Vĩnh viễn
luật của Nhà nước

10 Hồ sơ ứng dụng ISO trong công tác văn văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

11 Tài liệu về hoạt động của lãnh đạo Chi cục (báo cáo, bản thuyết
Vĩnh viễn
trình, giải trình, bài phát biểu tại các sự kiện lớn,…)
12 Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp

10 năm

13 Sổ ghi biên bản cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo

10 năm

14 Tập công văn trao đổi về công tác tổng hợp

10 năm

2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
15

Đến khi văn
Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung của các cơ quan, tổ chức về
bản hết hiệu
công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê (hồ sơ nguyên tắc)
lực

16 Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê
- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

2.1. Tài liệu quy hoạch
17 Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

18 Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình
Vĩnh viễn
mục tiêu của ngành văn thư, lưu trữ, Chi cục
19 Hồ sơ tham mưu thẩm định, phê duyệt đề án quy hoạch phát triển, Vĩnh viễn
đề án, dự án, chương trình mục tiêu thuộc phạm vi quản lý Nhà
2


STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

nước về văn thư, lưu trữ, Chi cục
20 Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án, quy hoạch phát triển, dự án,

chương trình, mục tiêu thuộc phạm vi quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ
- Tổng kết
- Sơ kết
21 Công văn trao đổi về công tác quy hoạch

Vĩnh viễn
10 năm
10 năm

2.2. Tài liệu kế hoạch
22 Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm
- Chi cục triển khai, tổ chức thực hiện

Vĩnh viễn

- Các cơ quan, tổ chức khác gửi để biết

5 năm

23 Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành
văn thư, lưu trữ, Chi cục
- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

24 Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc
- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

25 Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

20 năm

26 Kế hoạch, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của các đối tượng
thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch
- Hàng năm
- Quý, 6 tháng, 9 tháng
27 Công văn trao đổi về công tác kế hoạch

Vĩnh viễn
5 năm
10 năm

2.3. Tài liệu thống kê
3


STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

28 Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ, quy định, hướng dẫn
Vĩnh viễn
về báo cáo thống kê của ngành văn thư, lưu trữ
29 Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề
- Dài hạn, hàng năm
- Quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn
20 năm

30 Báo cáo điều tra cơ bản
- Báo cáo tổng hợp
- Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra
31 Báo cáo phân tích và dự báo
32 Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra

Vĩnh viễn
10 năm
Vĩnh viễn

10 năm

3. Tài liệu tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ
33

Đến khi văn
Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung của các cơ quan, tổ chức về
bản hết hiệu
công tác tổ chức, cán bộ (hồ sơ nguyên tắc)
lực

34 Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức bộ máy, cán bộ
- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

35 Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành văn thư, lưu trữ, Chi cục

Vĩnh viễn

36

Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ,
Vĩnh viễn
quyền hạn của Chi cục và các đơn vị trực thuộc Chi cục

37

Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể Chi cục và các
Vĩnh viễn
đơn vị trực thuộc Chi cục

38 Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên
Vĩnh viễn
chức
39 Hồ sơ về xây dựng và triển khai thực hiện chỉ tiêu biên chế

Vĩnh viễn

40 Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ

Vĩnh viễn

41 Hồ sơ về quy hoạch cán bộ

20 năm
4


STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

42 Hồ sơ về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển
cán bộ, công chức, viên chức

70 năm

43 Hồ sơ kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức

70 năm

44 Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh
nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội …)

70 năm

45 Hồ sơ (lý lịch) gốc của cán bộ, công chức, viên chức

Vĩnh viễn

46 Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ

70 năm

47 Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ

10 năm

48 Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ

20 năm

49 Công văn trao đổi về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ

10 năm

4. Tài liệu lao động, tiền lương
50 Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương
- Dài hạn, hàng năm

51

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

Đến khi văn
Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung về lao động, tiền lương gửi
bản hết hiệu
chung đến các cơ quan, tổ chức (hồ sơ nguyên tắc)
lực

52 Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của ngành,

Vĩnh viễn
Chi cục
53 Hồ sơ các vụ tai nạn lao động
- Nghiêm trọng
- Không nghiêm trọng
54
Hợp đồng lao động vụ việc

Vĩnh viễn
20 năm
5 năm sau khi
chấm dứt
Hợp đồng

55 Hồ sơ xây dựng, ban hành và báo cáo thực hiện chế độ phụ cấp đối
Vĩnh viễn
với cán bộ, công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ
5


STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

56 Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức

70 năm

57 Công văn trao đổi về lao động, tiền lương

10 năm

5. Tài liệu tài chính, kế toán
58

Đến khi văn
Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung về tài chính, kế toán gửi
bản hết hiệu
chung đến các cơ quan, tổ chức (hồ sơ nguyên tắc)
lực

59 Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán
- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

60 Hồ sơ về dự toán, quyết toán ngân sách Nhà nước
61 Hồ sơ, tài liệu về thanh, quyết toán kinh phí tổ chức các cuộc hội
nghị, hội thảo, kinh phí đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ hàng năm

Vĩnh viễn
20 năm

62 Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán
- Hàng năm
- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn
20 năm

63 Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định

20 năm

64 Hồ sơ, tài liệu về mua sắm, sửa chữa tài sản cố định

20 năm

65 Hồ sơ, tài liệu về việc thanh lý tài sản cố định
- Nhà đất
- Tài sản khác

Vĩnh viễn
20 năm

66 Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính
- Vụ việc nghiêm trọng
- Vụ việc khác

Vĩnh viễn
10 năm

67 Hồ sơ, tài liệu về công tác kiểm toán Nhà nước
- Vụ việc nghiêm trọng
- Vụ việc khác

Vĩnh viễn
10 năm
6


STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

68 Sổ sách kế toán
- Sổ tổng hợp

20 năm

- Sổ chi tiết

10 năm

- Sổ quỹ tiền mặt

20 năm

69 Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài
chính

20 năm

70 Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập
báo cáo tài chính

5 năm

71 Tập hóa đơn mua, bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, nhập
kho, hóa đơn thanh toán tiền điện, nước,…

5 năm

72 Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán

10 năm

6. Tài liệu xây dựng cơ bản
73

Đến khi văn
Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung của các cơ quan tổ chức về
bản hết hiệu
xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
lực

74 Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

75 Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản
- Công trình nhóm A
- Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn

Vĩnh viễn
Theo tuổi thọ
công trình

76 Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình

15 năm

77 Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản

10 năm

7. Tài liệu khoa học - công nghệ
78

Đến khi văn
Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung về hoạt động khoa học bản hết hiệu
công nghệ gửi chung đến các cơ quan, tổ chức (hồ sơ nguyên tắc)
lực
7


STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

79 Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học về công tác văn thư, lưu trữ

THBQ

Vĩnh viễn

80 Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ
- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

81 Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan
82 Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học trong công tác văn
thư, lưu trữ
- Cấp Nhà nước
- Cấp bộ, ngành
- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
10 năm

83 Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải
pháp hữu ích được công nhận
- Cấp nhà nước

Vĩnh viễn

- Cấp bộ, ngành

Vĩnh viễn

- Cấp cơ sở
84 Các báo cáo khoa học chuyên đề công tác văn thư, lưu trữ do cơ
quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học

10 năm
20 năm

85 Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành văn thư, lưu
Vĩnh viễn
trữ, cơ quan
86 Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ

10 năm

8. Tài liệu hợp tác quốc tế
87

Đến khi văn
Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của các cơ quan, tổ chức về hợp
bản hết hiệu
tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
lực

88 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế về công tác văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

89 Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế
- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn
8


STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

90 Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

91 Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức
Vĩnh viễn
nước ngoài
92 Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế
Vĩnh viễn
(hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …)
93 Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế

Vĩnh viễn

94 Hồ sơ đoàn ra
- Ký kết hợp tác
- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

Vĩnh viễn
20 năm

95 Hồ sơ đoàn vào
- Ký kết hợp tác
- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

Vĩnh viễn
20 năm

96 Thư, điện, thiệp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài
- Quan trọng
- Thông thường
97 Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế

Vĩnh viễn
20 năm
10 năm

9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
98 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung của các cơ quan, tổ chức về Đến khi văn
thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan bản hết hiệu
(hồ sơ nguyên tắc)
lực
99 Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

100 Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng
- Hàng năm

20 năm
9


STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

THBQ

10 năm

101 Hồ sơ thanh tra các vụ việc
- Vụ việc nghiêm trọng
- Vụ việc khác

Vĩnh viễn
15 năm

102 Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo
- Vụ việc nghiêm trọng
- Vụ việc khác
103 Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

Vĩnh viễn
15 năm
10 năm

10. Tài liệu thi đua, khen thưởng
104

Đến khi văn
Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của các cơ quan, tổ chức về thi
bản hết hiệu
đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
lực

105 Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng
- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

106 Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân
- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch Nước và Thủ tướng
Vĩnh viễn
Chính phủ
- Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và tương đương

20 năm

- Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan

10 năm

107 Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài
108 Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng

Vĩnh viễn
10 năm

11. Tài liệu pháp chế
109

Đến khi văn
Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung về công tác pháp chế gửi
bản hết hiệu
chung đến các cơ quan, tổ chức (hồ sơ nguyên tắc)
lực
10

STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

110 Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế
- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

20 năm

111 Hồ sơ tham mưu, lấy ý kiến xây dựng, ban hành văn bản quy phạm
Vĩnh viễn
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
112 Hồ sơ, tài liệu về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật
do cơ quan khác chủ trì

5 năm

113 Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

114 Công văn trao đổi về công tác pháp chế

10 năm

12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở
12.1. Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ
115

Đến khi văn
Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung về công tác hành chính, văn
bản hết hiệu
thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
lực

116 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo trực tiếp về công tác văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

117 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành
Vĩnh viễn
chính, văn thư, lưu trữ
118 Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
- Năm, nhiều năm
- Quý, tháng
119 Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính
120 Hồ sơ về ban hành Danh mục bí mật Nhà nước của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn
10 năm
20 năm
Vĩnh viễn

121 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

20 năm

122 Hồ sơ về giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

20 năm

123 Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại Chi cục
(thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng,…)

20 năm

124 Hồ sơ, tài liệu về quản lý và sử dụng con dấu

20 năm
11


STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

125 Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi:
- Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn
- Văn bản khác

Vĩnh viễn
50 năm

126 Sổ đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến

20 năm

127 Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ

10 năm

12.2. Tài liệu quản trị công sở
128 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung của các cơ quan, tổ chức về Đến khi văn
công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên bản hết hiệu
tắc)
lực
129 Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở

10 năm

130 Hồ sơ về công tác dân quân tự vệ cơ quan

10 năm

131 Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai

10 năm

132 Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan

10 năm

133

Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị

Theo tuổi thọ
thiết bị

134 Sổ sách theo dõi, cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm

5 năm

135 Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở

10 năm

B. HỒ SƠ, TÀI LIỆU QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
136 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung của các cơ quan, tổ chức về Đến khi văn
công tác văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên bản hết hiệu
tắc)
lực
137 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo trực tiếp của các cơ quan, tổ chức
Vĩnh viễn
về công tác văn thư, lưu trữ
138 Hồ sơ tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản quản lý Nhà nước
Vĩnh viễn
về công tác văn thư, lưu trữ
139 Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết, hội thảo về công tác văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

140 Kế hoạch, báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ
12


STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

- Hàng năm
- 6 tháng

THBQ

Vĩnh viễn
20 năm

141 Kế hoạch, báo cáo của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý Nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ
- Hàng năm
- 6 tháng
142

Hồ sơ, tài liệu về thực hiện chế độ báo cáo thống kê văn thư, lưu
trữ và tài liệu lưu trữ

Vĩnh viễn
10 năm
Vĩnh viễn

143 Hồ sơ, tài liệu về quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động trong
công tác văn thư, lưu trữ
- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm
- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

Vĩnh viễn
10 năm

144 Hồ sơ tham mưu xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các Đề án,
Vĩnh viễn
Dự án về công tác văn thư, lưu trữ
145 Hồ sơ, tài liệu về hoạt động kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư,
lưu trữ

20 năm

146 Hồ sơ, tài liệu về tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn kỹ năng chuyên
môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

20 năm

147 Hồ sơ, tài liệu về việc thẩm tra tiêu hủy tài liệu

20 năm

148 Hồ sơ, tài liệu về việc tham mưu cấp, cấp lại, thu hồi, đăng ký
dịch vụ lưu trữ và chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các tổ
chức, cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật

20 năm

149 Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ
- Vụ việc quan trọng
- Vụ việc khác

Vĩnh viễn
20 năm

150 Hồ sơ, tài liệu về tập huấn, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ cho
các cơ quan, đơn vị khi có nhu cầu

20 năm

151 Công văn trao đổi về công tác quản lý văn thư, lưu trữ

10 năm

C. TÀI LIỆU ĐẢNG VÀ CÁC ĐOÀN THỂ CƠ QUAN
13


STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

1. Tài liệu của tổ chức Đảng
152

Đến khi văn
Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi
bản hết hiệu
chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
lực

153 Hồ sơ Đại hội Chi bộ

Vĩnh viễn

154 Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác
- Tổng kết năm, nhiệm kỳ
- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn
10 năm

155 Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết
Vĩnh viễn
của Trung ương và các cấp ủy Đảng
156 Hồ sơ về thành lập, sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng

Vĩnh viễn

157 Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng

10 năm

158 Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát

20 năm

159 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên

70 năm

160 Hồ sơ đảng viên

70 năm

161 Tập lưu văn bản đi của Chi bộ Chi cục
- Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn
- Văn bản khác

Vĩnh viễn
50 năm

162 Sổ (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản)

20 năm

163 Công văn trao đổi về công tác Đảng

10 năm

2. Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên
164

Đến khi văn

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi
bản hết hiệu
chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
lực

165 Hồ sơ Đại hội Chi đoàn

Vĩnh viễn

166 Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác
- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

Vĩnh viễn
14


STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

- Tháng, quý, 6 tháng

10 năm

167 Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị
Vĩnh viễn
quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên
168 Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Chi đoàn

20 năm

169 Tập lưu văn bản đi của Chi đoàn
- Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn

Vĩnh viễn

- Văn bản khác

50 năm

170 Sổ đoàn viên

70 năm

171 Công văn trao đổi về công tác Đoàn

10 năm
CHI CỤC TRƯỞNG

Nguyễn Văn A

15