Kien thuc co ban ve van thu, luu tru

NHỮNG KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ (SỔ
TAY VĂN THƯ, LƯU TRỮ)
Thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ
chức đạt được một số kết quả nhất định, từng bước đi vào nề nếp và
ổn định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự chỉ đạo
và điều hành của cơ quan, tổ chức, bảo vệ bí mật nhà nước, phục vụ
khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn một số tồn tại, hạn
chế như: Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đa số kiêm
nhiệm, chưa qua đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ; công tác quản
lý, ban hành văn bản còn nhiều thiếu sót; quản lý và sử dụng con dấu
có nơi thực hiện chưa đúng quy định; công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được quan tâm thực hiện;
tình trạng tài liệu lưu trữ còn phân tán hoặc còn tồn đọng, tích đống
chưa được chỉnh lý, sắp xếp khoa học, có nguy cơ hư hỏng, mất mát,
ảnh hưởng đến việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Nhằm cung cấp những kiến thức cơ bản cho đội ngũ cán bộ
làm công tác văn thư, lưu trữ, “Sổ tay nghiệp vụ văn thư, lưu trữ” là
cẩm nang giúp các cán bộ, công chức, viên chức làm tốt công việc
này trong thời gian tới.
Bố cục nội dung cuốn sổ tay được chia thành 3 chương:
- Chương I. Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ;
- Chương II. Nội dung công tác văn thư;
- Chương III. Nội dung công tác lưu trữ.
Trong mỗi chương có các mục hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ như: Phương pháp soạn thảo văn bản; quản lý văn bản;
lập hồ sơ công việc; thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
chỉnh lý tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ, loại hủy tài
liệu hết giá trị; bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

1

Mỗi chuyên đề, từng bước công việc thực tiễn được trình bày
một cách cụ thể, bám sát các văn bản quy định của Nhà nước, giúp
cho người đọc nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Tuy nhiên, trong quá trình biên soạn “Sổ tay nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ”, cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận
được sự góp ý của các cơ quan, tổ chức để tiếp tục được bổ sung,
sửa chữa và hoàn chỉnh trong những lần tái bản sau.

2


CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
Mục 1
KHÁI NIỆM, NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Khái niệm
a) Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo và ban
hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu.
b) Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh
lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
c) Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước
ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình
tự, thủ tục được quy định trong Luật số 17/2008/QH12 ngày 03
tháng 6 năm 2008 hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, trong đó có quy tắc

xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm
thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.
d) Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn
bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn
bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc
đối với một số loại văn bản nhất định.
đ) Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả
bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan phát
hành.
e) Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả
bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn,
thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
3


g) Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông
tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành
văn bản; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận v.v… vào sổ đăng
ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính để quản
lý và tra tìm văn bản.
h) Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
i) Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá
nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
k) Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình

thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong năm kèm
theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi
hồ sơ.
2. Nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Soạn thảo và ban hành văn bản
- Thảo văn bản;
- Duyệt bản thảo;
- Đánh máy văn bản hoặc hoàn thiện văn bản để trình ký;
- Ký văn bản;
- Nhân bản và ban hành văn bản.
b) Quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Quản lý văn bản đi.
c) Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Mở hồ sơ;
4


- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;
- Kết thúc hồ sơ.
d) Quản lý và sử dụng con dấu
3. Nội dung công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ bao gồm các nhiệm vụ sau đây:
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu (khôi phục hồ sơ tại các Lưu trữ);
- Xác định giá trị tài liệu;
- Bảo quản tài liệu;
- Thống kê tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.

Mục 2
TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC THỰC HIỆN
CÁC NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo việc thực hiện các quy
định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình.
a) Về công tác văn thư
- Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giải quyết kịp
thời các văn bản đến của cơ quan mình;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký những văn bản quan
trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước. Có thể giao cho cấp
phó ký thay những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã được
giao.
b) Về công tác lưu trữ
- Chỉ đạo thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;

5


- Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện
các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, bảo mật
đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
-Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài
liệu lưu trữ;
- Tổ chức ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức
Cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện đầy đủ những nội
dung công tác văn thư, lưu trữ cụ thể như sau:
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của thủ

trưởng cơ quan;
- Lập hồ sơ công việc mình làm và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan theo quy định;
- Bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu do mình quản lý;
- Thực hiện nghiêm chỉnh mọi quy định của Nhà nước, của cơ
quan về công tác văn thư, lưu trữ.
3. Trách nhiệm của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
a) Cán bộ làm công tác văn thư là người giúp thủ trưởng cơ
quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan
và trực tiếp thực hiện các công việc sau:
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan;
- Xem xét toàn bộ văn bản đến giúp thủ trưởng cơ quan, tổ
chức hoặc người được giao trách nhiệm phân phối cho các cá nhân
và báo cáo những công việc quan trọng;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với các văn bản hành
chính trước khi ký gửi đi;
- Đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:
+ Giúp thủ trưởng cơ quan kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan;
6


+ Hoàn chỉnh tập lưu văn bản đi để nộp vào Lưu trữ cơ quan.
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu:
+ Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan ;
+Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác
của cơ quan.
b) Cán bộ làm công tác lưu trữ là người giúp thủ trưởng cơ
quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác lưu trữ của cơ quan và
trực tiếp thực hiện các công việc sau:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
- Phối hợp với các bộ phận, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần
thu thập;
- Hướng dẫn các bộ phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao
nộp và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
- Chuẩn bị kho và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu;
- Tổ chức bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.

Mục 3
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ
HỆ THỐNG TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý,
công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan và có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc của các cơ quan. Công tác
văn thư và công tác lưu trữ có liên quan mật thiết với nhau.
Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ bao gồm những nội dung
chủ yếu sau:
7


- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công
nghệ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;
- Quản lý, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn
thư, lưu trữ;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;
- Quản lý công tác thi đua khen thưởng trong lĩnh vực văn thư,
lưu trữ.
2. Cơ quan Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở Trung ương
Bộ Nội vụ là cơ quan Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
được quy định tại Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng 6
năm 2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan giúp Bộ trưởng
Bộ Nội vụ quản lý thống nhất về lĩnh vực văn thư, lưu trữ từ Trung
ương đến địa phương và trực tiếp chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ
các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương theo Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày
28 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
3. Cơ quan Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở địa phương
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm quản lý Nhà
nước và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ
chức trên địa bàn tỉnh.
b) Giám đốc Sở Nội vụ giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
quản lý và chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
8


c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố, chịu
trách nhiệm quản lý Nhà nước và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn huyện, thị xã, thành phố.

d) Trưởng Phòng Nội vụ giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
huyện quản lý và chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn
huyện.

9


Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
1. Thể thức văn bản
a) Các thành phần thể thức
Bao gồm 14 yếu tố, trong đó có 9 yếu tố bắt buộc và 5 yếu tố
bổ sung.
- 9 yếu tố bắt buộc:
+ Quốc hiệu;
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
+ Số, ký hiệu của văn bản;
+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
+ Nội dung văn bản;
+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Dấu của cơ quan, tổ chức;
+ Nơi nhận văn bản.
- 5 yếu tố bổ sung:
+ Dấu chỉ mức độ khẩn, mật;
+ Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, phổ biến, sử dụng; độ chỉ dẫn
về dự thảo;
+ Ký hiệu người đánh máy (nhân bản) và số lượng bản phát hành;

+ Số trang văn bản;
+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ Email; địa chỉ Website; số
điện thoại, số Telex, số Fax.
b) Vị trí, nội dung các thành phần thể thức: Thực hiện theo
Chương II Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
10


SƠ ĐỒ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC
20-25 mm

11

2

1

15

4

3
5b

5a
9a

10a

10b

12

30-35 mm

15-20 mm
6

7a
9b
8

13

7c
7b

14
20-25 mm

11


Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1

: Quốc hiệu

2

: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3

: Số, ký hiệu của văn bản

4

: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a

: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b

: Trích yếu nội dung công văn

6

: Nội dung văn bản

7a,
7b,
7c
8

: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm

quyền
: Dấu của cơ quan, tổ chức

9a,
9b

: Nơi nhận

10a

: Dấu chỉ mức độ mật

10b : Dấu chỉ mức độ khẩn

12

11

: Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12

: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13

: Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14

: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website;
số điện thoại, số Telex, số Fax

15

: Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)


STT
(1)
1

Ví dụ minh họa

Thành phần thể thức và
chi tiết trình bày

Loại
chữ

Cỡ
chữ

Kiểu
chữ

Phông chữ Times New Roman

Cỡ
chữ

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

- Dòng trên

In hoa

12-13

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

12

- Dòng dưới

In
thường

13-14

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

13

In hoa

12-13

Đứng

BỘ TÀI CHÍNH

12

In hoa

12-13

Đứng,
đậm

CỤC QUẢN LÝ GIÁ

12

13

Đứng

13-14

Nghiêng

Quốc hiệu
Đứng,
đậm
Đứng,
đậm

- Dòng kẻ bên dưới
2

Tên cơ quan, tổ chức
- Tên cơ quan, tổ chức chủ
quản cấp trên trực tiếp
- Tên cơ quan, tổ chức
- Dòng kẻ bên dưới

3

Số, ký hiệu của văn bản

4

Địa danh và ngày, tháng,
năm ban hành văn bản

5

Tên loại và trích yếu nội

dung

In
thường
In
thường

13

Số:15/QĐ-BNV; Số: 05/BKHCN-VP; Số: 12/UBND-VX
Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2009

13

13


a

Đối với văn bản có tên
loại
- Tên loại văn bản

In hoa

14

- Trích yếu nội dung

In
thường

14

Đứng,
đậm
Đứng,
đậm

CHỈ THỊ

14

Về công tác phòng, chống lụt bão

14

V/v nâng bậc lương năm 2009

13

- Dòng kẻ bên dưới
b

Đối với công văn
Trích yếu nội dung

6
a

In
thường
In
thường

12-13

Đứng

13-14

Đứng

In
thường

14

Đứng,
đậm

In hoa

13-14

- Từ “mục” và số thứ tự

In
thường

14

- Tiêu đề của mục

In hoa

12-13

- Điều

In
thường

13-14

Nội dung văn bản
Gồm phần, chương mục,
điều, khoản, điểm, tiết,
tiểu tiết
- Từ “phần”, “chương” và
số thứ tự của phần,
chương
- Tiêu đề của phần,
chương

Đứng,
đậm
Đứng,
đậm

Đứng,
đậm
Đứng,
đậm

Trong công tác chỉ đạo…

14

Phần I

Chương I

14

QUY ĐỊNH
CHUNG

QUY ĐỊNH CHUNG

14

Mục 1

14

GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH

13

Điều 1. Bản sao văn bản

14
14


- Khoản
- Điểm
- Tiết
- Tiểu tiết
b

13-14

Đứng

1. Các hình thức…

14

13-14

Đứng

a) Đối với …

14

13-14

Đứng

-

14

13-14

Đứng

+

14

Gồm phần, mục, khoản,
điểm, tiết, tiểu tiết
- Từ “phần” và số thứ tự

In
thường

14

- Tiêu đề của phần

In hoa

13-14

In hoa

13-14

- Số thứ tự và tiêu đề của
mục
- Khoản:
Trường hợp có tiêu đề
Trường hợp không có tiêu
đề
- Điểm

7

In
thường
In
thường
In
thường
In
thường

- Tiết
- Tiểu tiết
Chức vụ, họ tên của người
ký

In
thường
In

thường
In
thường

Đứng,
đậm
Đứng,
đậm
Đứng,
đậm

Phần I

14

TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ…

14

I. NHỮNG KẾT QUẢ...

14

13-14

Đứng,
đậm

1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

14

13-14

Đứng

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể…

14

13-14

Đứng

a) Đối với ….

14

Đứng
Đứng

+

14
14

15


8

a

- Quyền hạn của người ký

In hoa

13-14

- Chức vụ của người ký

In hoa

13-14

- Họ tên của người ký

In
thường

13-14

Nơi nhận
Từ “kính gửi” và tên cơ
quan, tổ chức, cá nhân
- Gửi một nơi

In
thường

14

Đứng,
đậm
Đứng,
đậm
Đứng,
đậm

9
10
11

KT. BỘ TRƯỞNG

14

CHỦ TỊCH

THỨ TRƯỞNG

14

Nguyễn Văn A

Trần Văn B

14

Đứng

14
Kính gửi: Bộ Công thương
Kính gửi:
- Bộ Nội vụ;
- Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
- Bộ Tài chính.

- Gửi nhiều nơi
b

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

14
14

Từ “nơi nhận” và tên cơ
quan, tổ chức, cá nhân
- Từ “nơi nhận”

In
thường

- Tên cơ quan, tổ chức, cá
nhân nhận văn bản, bản
sao

In
thường

11

Dấu chỉ mức độ khẩn

In hoa

13-14

Chỉ dẫn về phạm vi lưu
hành
Chỉ dẫn về dự thảo văn

In
thường
In hoa

12

13-14
13-14

Nghiêng,
Nơi nhận:
đậm
Đứng
Đứng,
đậm
Đứng,
đậm
Đứng,

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ;
- ……..;
- ……..;
- Lưu: VT, TCCB.

HỎA TỐC

12

- Như trên;
- ……..;
- Lưu: VT, NVĐP.

11

THƯỢNG KHẨN

XEM XONG TRẢ LẠI
DỰ THẢO

Nơi nhận: (đối với công văn)

13

KHẨN

13

LƯU HÀNH NỘI BỘ

13

DỰ THẢO 10
16


12

bản
Ký hiệu người đánh máy,
nhân bản và số lượng bản
Địa chỉ cơ quan, tổ chức;
địa chỉ E-Mail, Website;
số điện thoại, số Telex, số
Fax
Phụ lục văn bản
- Từ “phụ lục” và số thứ tự
của phụ lục

đậm
In
thường

11

In
thường

11-12

In
thường

14

- Tiêu đề của phụ lục

In hoa

13-14

15

Số trang

In
thường

13-14

16

Hình thức sao

In hoa

13-14

13
14

Đứng
Đứng

Đứng,
đậm
Đứng,
đậm

11

PL.(300)
Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn kiếm, Hà Nội
ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX
E-Mail:
Website:

11

Phụ lục I

14

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

14

Đứng

2, 7, 13

14

Đứng,
đậm

SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC

14

2. Một số yêu cầu cơ bản về soạn thảo văn bản
a) Yêu cầu về nội dung
- Phải đúng đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước; không trái với văn bản có
tính chất pháp lý cao hơn, không trái với văn bản của cấp trên;
- Phải thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan;
- Phải ngắn gọn, rõ ràng, chính xác để không hiểu sai vấn đề hoặc hiểu vấn đề không thống nhất;
17


- Dẫn chứng, trích dẫn phải hoàn toàn chính xác; số liệu đưa ra phải chính xác và có nguồn gốc;
- Văn bản phải có tính khả thi, thiết thực, đáp ứng yêu cầu của cuộc sống.
b) Yêu cầu về hình thức, thể thức
- Hình thức văn bản phải phù hợp với nội dung văn bản;
- Phải đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định;
- Bố cục phải chặt chẽ, cân đối.
c) Yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong
- Văn phong: phải ngắn gọn, rõ ràng, chặt chẽ, chính xác, dễ hiểu và hiểu một cách thống nhất;
- Ngôn ngữ phải đảm bảo những điểm cơ bản dưới đây:
+ Dùng ngôn ngữ tiếng Việt, không dùng từ ngữ địa phương;
+ Chỉ dùng từ nước ngoài khi nào từ ấy chưa phiên âm ra tiếng Việt;

+ Chỉ dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là các nhà chuyên môn, nếu dùng từ chuyên môn
trong văn bản ban hành rộng rãi thì phải có định nghĩa, giải thích;
+ Phải viết đúng chính tả;
+ Chỉ viết tắt trong trường hợp những chữ viết tắt đã được xác định chính thức;
+ Phải xem xét thật kỹ khi dùng các chữ “v.v…” hoặc dấu chấm lững “…”;
+ Sử dụng dấu đúng quy định để làm cho nội dung được mạch lạc.
18


3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là toàn bộ các bước công việc được thực hiện theo một trình
tự nhất định từ khi chuẩn bị thảo văn bản cho đến khi hoàn chỉnh một văn bản và ban hành văn bản. Nội
dung cụ thể bao gồm:
- Thảo văn bản;
- Duyệt văn bản;
- Đánh máy;
- Ký văn bản;
- Nhân bản và ban hành văn bản.
a) Thảo văn bản
Người soạn thảo căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và những mục đích được
giao để tiến hành dự thảo.
b) Duyệt bản thảo phải do người ký văn bản hoặc người được lãnh đạo UBND giao trách nhiệm
duyệt.
- Người duyệt bản thảo phải ký vào bản mà mình đã duyệt;
- Tất cả những văn bản gửi đi do lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký đều phải được cán bộ văn thư xem
xét về các mặt thủ tục, thể thức trước khi trình ký và phát hành.
c) Đánh máy
19

- Khi đánh máy phải đảm bảo chính xác đúng nguyên văn bản thảo. Trường hợp phát hiện thấy sai
sót phải hỏi lại đơn vị soạn thảo hoặc người chịu trách nhiệm duyệt bản thảo;
- Người soạn thảo văn bản phải rà soát lại bản đánh máy và chịu trách nhiệm về bản đánh máy đó.
d) Ký văn bản
Sau khi cá nhân dự thảo hoặc đơn vị chủ trì soạn thảo kiểm tra lại văn bản thì chuyển cho người có
trách nhiệm xem xét lại thủ tục, thể thức và trình ký.
đ) Nhân bản và ban hành văn bản
Văn bản sau khi được ký chính thức thì chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục nhân bản
và ban hành.
4. Cấu trúc nội dung và lựa chọn cách viết các phần trong một văn bản quy phạm pháp luật
Nội dung một văn bản quy phạm pháp luật thường có cấu trúc như sau:
a) Phần mở đầu
- Nêu mục đích, ý nghĩa của những nội dung được ban hành.
Đối với văn bản cần nêu căn cứ pháp lý, phải đưa ra căn cứ cơ bản và trực tiếp. Căn cứ pháp lý
gồm:
+ Cơ sở pháp lý khẳng định thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan;
+ Cơ sở pháp lý làm cơ sở cho việc quy định, quyết định vấn đề mà nội dung văn bản đề cập đến
(các văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản của cấp trên về những vấn đề có liên quan);
20


+ Căn cứ thực tế.
b) Phần nội dung điều chỉnh
- Tùy theo hình thức và nội dung văn bản để lựa chọn cách trình bày, diễn đạt, có thể áp dụng một
trong ba cách sau:
Cách thứ nhất: Chia thành từng chương, trong một chương có các mục, các điều, trong một điều có
các khoản có điểm hay ý.
Mỗi điều hoặc mỗi khoản chỉ nên giải quyết một vấn đề. Nếu vấn đề đó có nhiều nội dung, thì chia
mỗi nội dung thành một khoản (một điểm) để lần lượt giải quyết.
Không đưa nhiều quy định khác nhau vào trong một điều.

Cách thứ hai: Chia thành từng điều
Cách thứ ba: Không chia thành chương, điều mà chia thành từng phần.
- Phải căn cứ vào tính chất vấn đề để xác định loại quy định cho đúng. Có các loại quy định như
sau:
+ Quy định mệnh lệnh;
+ Quy định ngăn cấm;
+ Quy định tùy nghi.
Những văn bản cần có sự hướng dẫn thi hành thì đồng thời với dự thảo văn bản chính phải dự thảo
cả văn bản hướng dẫn.
21


- Chế tài: Có 04 loại chế tài
+ Chế tài hình sự: Do tòa án quyết định đối với trường hợp phạm pháp bị coi là phạm tội;
+ Chế tài hành chính: Do cơ quan quản lý nhà nước quyết định đối với những trường hợp vi phạm
các chế độ, biện pháp quản lý kinh tế, xã hội;
+ Chế tài kỷ luật: Do các cơ quan, tổ chức quyết định đối với công nhân, viên chức vi phạm kỷ luật
lao động, không làm tròn trách nhiệm được giao;
+ Chế tài dân sự: Do tòa án và cơ quan Trọng tài quyết định trong các trường hợp tranh chấp.
c) Phần điều khoản thi hành
- Tổ chức thực hiện và trách nhiệm thi hành văn bản;
- Biện pháp thi hành, trách nhiệm phải thi hành, tức là xác định rõ hiệu lực thi hành của văn bản.
Khi xác định hiệu lực thi hành của văn bản, phải xác định rõ phạm vi hiệu lực về không gian, thời gian
và về đối tượng thi hành.
5. Biểu mẫu một số văn bản thông dụng
a) Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Thể thức và kỹ thuật trình bày quy phạm pháp luật được
thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội
vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Ví dụ:

22


Mẫu: Nghị quyết của Hội đồng nhân dân
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
…… (1) ……
Số: …/20..(2)../NQ-HĐND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...(3) ..., ngày…tháng…năm 20..(2)..
NGHỊ QUYẾT
…........................ (4) .............................
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ..(1)..
KHÓA ... KỲ HỌP THỨ ...

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ ................................................ (5) ............................................;
................................................................................................................,
QUYẾT NGHỊ:
Điều 1. ........................................... (6)......................................................
...............................................................................................................
Điều 2. ...................................................................................................
.......................................................................................................................
Điều ... ......................................................................................................
...............................................................................................................
Nghị quyết này đã được Hội đồng nhân dân ............. (1)........... Khoá .... kỳ họp thứ ..... thông qua./.
23

Nơi nhận:
- ...............;
- ................;
- Lưu: VT, ...(7). A.XX(8).

CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A

Ghi chú:
(1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
(2) Năm ban hành;
(3) Địa danh;
(4) Trích yếu nội dung nghị quyết;
(5) Các căn cứ khác để ban hành nghị quyết;
(6) Nội dung của nghị quyết;
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần);
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Mẫu: Quyết định (trực tiếp)
ỦY BAN NHÂN DÂN
… (1)…

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số: …/20..(2)/QĐ-...(3)...

..... (4) ....., ngày … tháng… năm 20..(2)..

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUYẾT ĐỊNH
Về việc ......................... (5) .............................
ỦY BAN NHÂN DÂN...(1)…
Căn cứ ................................................ (6) ...........................................;
........................................................................................................................;
24


Theo đề nghị của ..................................................................................,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ................................................ (7) .............................................
..............................................................................................
Điều 2. ...................................................................................................
.....................................................................................................................
Điều ... ....................................................................................................
...................................................................................................................../.
Nơi nhận:
- ...............;
- ................;
- Lưu: VT, ...(9). A.XX(10).

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH (8)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A

25