CHƯƠNG 2 cơ sở tổ CHỨC hệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ
I.
-

Quy trình thông tin quản trị
1. Thu thập
TT phải đầy đủ số lượng và chất lượng
TT đúng nhu cầu nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí

-

2. Chọn lọc
Loại trừ những TT nhiễu và lọc những TT cần thiết giúp nhà QT ra qđịnh nhanh chóng và chính xác.
Làm cho TT thu thập có độ tin cậy cao.

-

3. Xử lý
Mã hóa, phân loại, phân tích, tổng hợp tài liệu nhằm đánh giá hiện trạng vấn đề cần giải quyết.
Chất lượng TT tăng, số lượng TT giảm, tạo điều kiện cho nhiều người có thể sử dụng TT.

-

4. Phân loại
Hệ thống hóa và phân loại TT theo tiêu thức: chủ đề, nội dung, nguồn gốc, cấp quản lý…
Là khâu quan trọng, giúp truy cập và xử lý TT dễ dàng.

-

5. Bảo quản
Thu gọn và lưu trữ TT ở nhiều thiết bị, file khác nhau.

Cập nhật TT và hướng dẫn cho người có nhu cầu dễ dàng truy cập TT khi cần thiết.

6. Truyền đạt
- Nghiên cứu nhu cầu tiếp nhận và xử lý TT của từng nhà QT theo từng chu lỳ TT khác nhau.
- Đáp ứng yêu cầu: đúng loại TT, độ tin cậy cao, đúng thời hạn.
II.
Tổ chức bộ máy quản lý DN
- Yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý
- Thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý.
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc thủ trưởng, nâng cao quyền hạn và trách nhiệm cá nhân trong
-

quản lý.
Phải phù hợp với quy mô sx, thích ứng với những đặc điểm của DN.
Phải đảm bảo bộ máy quản lý tinh giảm nhưng có hiệu lực.
2.

Mô hình cơ cấu quản lý DN
Định nghĩa

Trực
tuyến

Chức
năng

Trực
tuyếnchức năng

Mối quan hệ giữa các

nhân viên trong tổ
chức thực hiện theo
một đường thẳng
Cho phép cán bộ
nhân viên phụ trách
các bộ phận chức
năng có quyền chỉ
đạo trực tiếp các vấn
đề liên quan đến
chuyên môn của
mình đối với tuyến
dưới.
Lấy cơ cấu chức năng
quản lý làm nền tảng,
người lãnh đạo trực

Ưu
Tăng trách nhiệm cá nhân, tránh tình
trạng người thừa hành thi hành những
mệnh lệnh khác nhau.
Nhanh, linh động, ít tốn kém chi phí
và kiểm tra dễ dàng.
Thu hút được chuyên gia vào công tác
quản lý
Giảm tải cho cán bộ chỉ huy trực
tuyến.
Tăng cường chuyên môn hóa cv giảm
trùng lắp nhân viên và thiết bị, tăng
hiệu quả làm việc
Phát huy ưu điểm của hai kiểu cấu

trúc trực tuyến và chức năng.

Nhược
Chỉ áp dụng cho tổ chức
nhỏ, đòi hỏi người chỉ huy
trực tuyến phải có kiến
thức toàn diện.
Nếu khối lượng cv lớn
người quản lý dễ bị quá tải.
Quyền hạn của thủ trưởng
có thể bị lấn áp.
Cán bộ tuyến dưới bị sự
chỉ huy của nhiều đầu mối,
dễ sinh tình trạng thiếu
trách nhiệm rõ rang, chỉ
đạo chồng chéo mâu thuẫn
nhau.
Người lãnh đạo phải
thường xuyên giải quyết
mối quan hệ giữa bộ phận
1


Trực
tuyến tham mưu

Ma trận

tuyến được giúp sức
từ lãnh đạo các cơ

quan chức năng, các
chuyên gia của các
bộ phận riêng biệt
Bộ phận tham mưu
đưa ra ý kiến, tư vấn
đề ra các phương án
cho người lãnh đạo ra
quyết định chứ không
có quyền ra lệnh cho
cấp dưới.
Có thêm người lãnh
đạo dự án hay sản
phẩm, phối hợp hoạt
động để thực hiện
một dự án.

trực tuyến và bộ phận chức
năng
Áp dụng cho DN vừa và
nhỏ
Mối quan hệ giữa nhà lãnh
đạo và nhà tham mưu có
Tạo điều kiện cho nhà lãnh đạo dành
thể trở nên căng thẳng gây
nhiều thời giờ để suy nghĩ về chiến
bất lợi cho tổ chức.
lược, chế độ trách nhiệm rõ rang, bảo
Các chuyên gia cùng một
đảm thống nhất trong toàn tổ chức.
chuyên môn bị phân tán, ít

có sự phối hợp chung.
Thực hiện cùng lúc nhiều dự án, sx
Mối quan hệ giữa những
nhiều chủng loại sp khác nhau, kinh
người trong tổ chức phức
doanh tổng hợp nhiều lĩnh vực.
tạp, thường phát sinh mâu
Cơ cấu năng động, hình thành và giải
thuẫn giữa các bộ phận,
thể nhanh chóng dễ dàng.
giữa nhân viên và người
Thuyên chuyển nhân viên linh hoạt, sử lãnh đạo dự án.
dụng nhân viên hiệu quả.
Đòi hỏi phải có quy chế và
Phù hợp với dự án thử nghiệm.
điều lệ hoạt động của tổ
Áp dụng ở viện nghiên cứu, công ty
chức chặt chẽ.
lớn, tập đoàn lớn, cty xuyên quốc gia.

2


3


III. Bản mô tả công việc
-

Xây dựng bản mô tả công việc là bước quan trọng trong quá trình tổ chức HTTT, giúp quảng cáo tìm

-

người, mô tả rõ cv cho người xin việc, phân bổ cv cho nhân viên.
Bản mô tả cv có giá trị trong suốt quá trình làm việc của nhân viên.
Giúp xác định nhân viên có đạt được những yêu cầu đề ra hay không.

IV. Chức năng – nhiệm vụ của bộ máy quản lý
-

Bộ máy quản lý là xương xống của một tổ chức.
Là cơ sở để thiết kế HTTT, phụ thuộc vào quy mô, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mà DN quy định

-

chức năng nhiệm vụ bộ máy quản lý cho phù hợp.
Quản đốc phân xưởng: Tổ chức sx, quản lý nhân lực,kiểm soát hoạt động sx, phân tích kq sx, đảm

-

bảo nhập-xuất nguyên liệu.
Tổ trưởng tổ sx: điều hành giám sát cv của công nhân, báo cáo khối lượng chất lượng sp hoàn thành,

-

tình hình sử dụng lao động, thiết bị, sự cố trong sx cho quản đốc phân xưởng.
Phòng kinh doanh: tìm nguồn nguyên liệu, phát triển thị trường, lập kế hoạch kd, xuất-nhập khẩu.
4

-

Phòng kỹ thuật: hoạch định tổ chức hoạt động sx, tối ưu hóa công suất sx,xác định mức tồn kho thành

-

phẩm,nguyên vật liệu; hướng dẫn an toàn và các thủ tục ISO, điều tra sự cố, cải tiến sx…
Phòng hé toán tài vụ: kiểm kê tài sản,theo dõi khoản chi, quyết toán với các đơn vị cơ quan bên ngoài,

-

phối hợp lập kế hoạch sxkd, đảm bảo công tác tài chính công ty cững mạnh, tuân thủ pháp luật.
Phòng tổ chức HC-NS: quản lý công tác cán bộ, đào tạo cán bộ, bhxh và các chế độ, chính sách, lưu
trữ công văn hồ sơ, quản lý chặt chẽ con dấu, thường trực hội động kỷ luật và tiền lương.

V. Cơ sở dữ liệu

-

-

-

1. Tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu trong thiết kế HTTT
Khối lượng TT càng lớn là điều kiện để có một TT chất lượng cao.
Nội dung TT phải được người nhận tiếp thu được, hiểu được và phải mới đối với người tiếp nhận.
TT phải phản ánh những mặt bản chất, những đặc trưng chủ yếu của quy luật hoạt động và phát triển
của đối tượng nghiên cứu.
2. Đặc trưng của cơ sở dữ liệu
Là nơi lưu trữ tổng hợp những dữ liệu dung chung để phục vụ cho nhu cầu nhiều người sử dụng.

Cấu trúc chặt chẽ và có ý nghĩa trong một tổ chức.
Dữ liệu không tồn tại nhiều nơi trong cơ sở dự liệu, mức độ trùng lắp về dự liệu phải tối thiểu.
Dữ liệu được hệ thống hóa một cách logic và tiện lợi cho người sử dụng.
Có tính thống nhất cao, cho phép mức độ truy xuất dữ liệu theo từng đối tượng
Có dung lượng lưu trữ lớn.
Có nhiều công cụ để thực hiện việc kiểm soát và giám sát cơ sở dữ liệu.
3. Ưu điểm khi sử dụng cơ sở dữ liệu
Tạo điều kiện thuận lơi cho việc thiết kế HTTT hiệu quả trong 1 tổ chức DN.
Không có sự dư thừa dữ liệu hoặc tối thiểu hóa mức dư thừa dữ liệu.
Đảm bảo tính độc lập của dữ liệu với chương trình thông tin.
Duy trì tính thống nhất, tăng cường tiêu chuẩn hóa dữ liệu.
Đảm bảo tính bảo mật.
Có thể phát triển các chương trình ứng dụng khi dung chung dữ liệu, tiện lợi cho nhà QT, tăng cường
tính hiệu quả trong thu thập và xử lý TT.
4. Nhược điểm:
Chi phí cao, thiết kế tốn nhiều thời gian và công sức.
Người thiết kế và người sử dụng phải có trình độ và hiểu ý lẫn nhau.
Thông tin không linh hoạt mà theo đinh dạng chuẩn.
5. Cơ sở dữ liệu trong việc tổ chức HTTT quản trị
Cơ sở dữ liệu là nền tảng của tổ chức HTTT quản trị.
Các hoạt động cần cung cấp thông tin từ cơ sở dữ liệu: quản trị chiến lược, QT sx, QT nhân sự, QT
marketing, QT tài chính. (tham khảo sgk page.75).

I.
Tên
phương
pháp

Chương 3 : PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN
Phương pháp thu thập thông tin

Thực hiện

Ưu điểm

Nhược điểm

5


Thông tin thiếu đồng bộ giữa các
bộ phận quản lý, cách xử lý
thông tin đòi hỏi nhiều công sức,
hiệu quả không cao
Cô đọng các tình huống phát
sinh trong thực tế, không đề cập
đến việc sáng tạo trong phân tích
thông tin
Xử lý thông tin nặng nề và tốn
kém do lượng dữ liệu quá lớn
Nhà quản trị đôi khi không chọn
lọc được những thông tin có ích
từ kho dữ liệu

Qua điều tra
thực tế

Thu thập những thông tin sơ
cấp trong hệ thống, tìm điểm
bất hợp lý và khắc phục

Khắc phục kịp thời
những điểm yếu trong
hệ thống

Qua hệ
thống kế
toán

Căn cứ vào sự hoàn thiện của
hệ thống kế toán

Giảm công sức và chi
phí

Qua các
phương tiện
truyền
thông

Thu thập tất cả các thông tin
qua các phương tiện truyền
thông

Lượng thông tin dồi
dào

Qua ngân
hàng dữ
liệu

Một khối lượng lớn dữ liệu
được tập hợp lại để sử dụng
chung cho mọi hệ thống trong
doanh nghiệp

Thông tin được chuẩn
hóa, mang tính hệ
thống

Đòi hỏi tính tiêu chuẩn hóa cao,
phải giải quyết nhiều vấn đề lý
thuyết lẫn kỹ thuật

Qua cơ giới
hóa

Cải thiện hệ thống nhờ vào cơ
giới hóa xử lý thông tin tổng
thể

Thu thập thông tin
nhanh chóng, xử lý
thông tin thuận lợi

Chi phí cao
Việc thu thập thông tin sơ cấp
đôi khi thiếu chính xác

Qua các bộ

phận trong
cơ cấu quản
lý

Thu thập thông tin từ cấp độ
xí nghiệp xuống phân xưởng

Thông tin đồng bộ

Xây dựng mối liên hệ giữa các
chức năng ở mức độ phân xưởng
một cách cụ thể

II.

Phương pháp tiếp cận thông tin
-

1. PPTCTT từ dưới lên
Bắt đầu ở mức độ tác nghiệp, thực hiện qua từng mức, kết thúc khi đạt tới mức cao của cấp bậc.
Ứng dụng tốt cho việc thiết kế các hệ thống thông tin độc lập, đáp ứng nhu cầu tương đối của

-

doanh nghiệp, không đợi tới khi soạn thảo ra các phương hướng của kế hoạch tổng thể.
Hạn chế : Gây khó khăn cho kế hoạch sử dụng tin học trong quản lý. Phương pháp này không có

-

được những thông tin liên chức năng, chỗ dựa cho các quyết định chiến thuật và chiến lược.

Hướng khắc phục : Nhà quản trị cần có biện pháp để tránh chồng chéo khi hợp nhất hệ thống
thông tin

-

2. PPTCTT từ trên xuống
Bắt đầu từ mục tiêu tổng quát của tổ chức, đi xuống từ đỉnh của hình tháp cấp bậc cho tới đáy.
DN được xem như 1 tổng thể, được chia thành các bộ phận gắn bó mật thiết với nhau.
Hệ thống thống tin được tổ chức hoàn chỉnh, giúp cho việc thực hiện công việc trong hệ thống

-

được hoàn chỉnh và ăn khớp với nhau.
Ưu điểm : phân tích nhu cầu thông tin theo quan điểm bao quát và toàn diện, có tính tới việc đặt tổ
chức vào trong môi trường, tính tới các nguồn tài nguyên có sẵn, chiến lược của tổ chức và quá
trình ra quyết định nội bộ.

-

3. PPTCTT tổng hợp
a/ PPTCTT theo quan điểm lý thuyết hệ thống
Đảm bảo tính nhất quán, tương hỗ và hiện thực trong một tổ chức
6


-

Xây dựng hệ thống thông tin theo quan niệm : tổ chức là 1 tổng thể và được phân chia thanh các

-

hệ con để dễ dàng tiến hành từng bước quy trình tổ chức hệ thống thông tin quản trị.
Hệ thống thông tin được thiết lập có cấu trúc giống như chức năng của các bộ phận
Phải có cái nhìn tổng thể trong việc phối hợp và điều hòa lượng thông tin được thu thập và truyền
đi tới nhiều hệ thống.

-

b/ PPTCHTTT qua phân tích đơn thể
Giúp DN chính xác hóa các mục tiêu và chính sách kinh doanh của mình.
Phân rã tổ chức thanh các đơn thể, các đơn thể tiếp đó được xem như là các thực thể. Đơn thể nào

-

có khả năng chia nhỏ s4 được tiếp tục phân tích chi tiết hơn.
Thành lập 1 cấu trúc tổng quát, dễ dàng cho các hoạt động trong hệ thống, buộc các hoạt động này
phải bám sát với thực tế và nâng cao cơ hội thành công.

-

c/ PPTCHTTT quản trị dần từng bước một
Thiết kế trước hết cho tổ chức một cấu trúc hệ thống tương đối nhẹ bao gồm 1 vài đơn thể. Các

-

đơn thể này phát triển theo thời gian và được bổ sung thêm những đơn thể mới.
DN dễ dàng uốn nắn lại phương hướng, mô hình hóa lại hệ thống theo từng giai đoạn thực hiện.
Hệ thống thông tin trở nên hoàn chỉnh khi không còn yêu cầu sửa đổi so với các nguyên lý đã
chọn.
III. Phương pháp phân tích HTTT

1. PTHTTT theo môi trường tác động đến hoạt động của tổ chức

-

a/ Môi trường bên ngoài
Vĩ mô : các yếu tố
+ Kinh tế : tốc độ tăng trưởng, lạm phát, chính sách thuế,…
+ Chính trị, chính phủ và luật pháp: quan điểm đường lối chính sách của chính phủ,
diễn biến chính trị, …
+ Văn hóa xã hội : các chuẩn mực và giá trị được chấp nhận và tôn trọng bởi 1 XH,
1 nền VH cụ thể.
+ Kỹ thuật và công nghệ: công nghệ tiên tiến ra đời. Năng động, chứa đựng nhiều

-

cơ hội và đe dọa.
Vi mô : các yếu tố
+ Người cung ứng: khẳng định quyền lực của mình bằng cách đe dọa tăng giá hoặc
giảm chất lượng hàng hóa dịch vụ đã mua.
+ Người mua: tạo ra cơ hội và rủi ro cho DN, có những áp đặt quyền lực của người
mua đối với DN.
+ Đối thủ tiềm năng: Nguy cơ từ những đối thủ mới hoặc sẽ gia nhập của ngành,
làm chiếm linh một thị phần nào đó, kéo giá bán xuống hoặc làm tang chi phí của
các DN đi trước, làm giảm mức lợi nhuận.
+ Sản phẩm thay thế: là kết quả của phát triển khoa học công nghệ. Các DN không
ngừng hoàn thiện chất lượng, hạ thấp chi phí để đảm bảo khả năng cạnh tranh.
7


+ Các đối thủ cạnh tranh trong ngành: phân tích, giải quyết các áp lực cạnh tranh để

nâng cao năng lực cạnh tranh trong ngành.
-

b/ Môi trường bên trong
Bao gồm : nguồn nhân lực, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính kế toán, marketing,…
Xây dựng mục tiêu và chiến lược nhằm lợi dụng những điểm mạnh và khắc phục những yếu kém

-

bên trong
Phân tích rõ các yếu tố nội bộ nhằm xác định rõ các ưu – nhược điểm của DN. Qua đó đưa ra các
biện pháp nhằm giảm bớt nhược điểm và phát huy ưu điểm để đạt được lợi thế tối đa.
2. PTHTTT theo chức năng thể hiện
a/ Hệ thống thông tin thừa hành
Bao gồm: thông tin về cơ sở vật chất, nhà cửa, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nhân sự …
b/ Hệ thống quản lý
Bao gồm tập hợp các quy tắc, thủ tục, phương tiện áp dụng vào hệ thống thừa hành nhằm điều
khiển, điều hòa và kiểm soát các quá trình kỹ thuật, kinh tế, tài chính.
c/ Hệ thống thông tin liên lạc
Đảm bảo liên hệ giữa hai hệ thống trên, thu thập dữ liệu vận hành của hệ thống thừa hành, xử lý
chúng và truyền các thông tin tới hệ thống quản lý; chịu trách nhiệm chuyển các chỉ thị và luân
chuyển ngược lại về phía thừa hành.
3. PTHTTT theo các quan hệ trong tổ chức
a/ Quan hệ cấp bậc
Là mối quan hệ quyền lực, chỉ huy đối với người thừa hành. Người lãnh đạo lên kế hoạch, kiểm
tra nhiệm vụ của người thừa hành, tiêu chuẩn hóa chức năng quản lý.
b/ Quan hệ kỹ thuật
Là quan hệ giữa kỹ thuật và sản xuất nhằm đảm bảo sự hài hòa cho việc vận hành ở mức độ thao
tác, liên quan đến luân chuyển hàng hóa, sử dụng năng lượng, con người và máy móc.
c/ Quan hệ tài chính

Là quan hệ với môi trường, cung cấp cho tổ chức các phương tiện cần thiết cho sự vận hành trong
những điều kiện tốt nhất.
d/ Quan hệ xã hội
Một tổ chức được tạo nên từ những cá nhân có mục tiêu riêng độc lập với mục tiêu của tổ chức.
Giữa những cá nhân này phát sinh các quan hệ hình thức và không hình thức làm ảnh hưởng đến
sự vận hành của tổ chức.
4. PTHTTT theo các giai đoạn của quy trình sản xuất
Phân tích thông tin theo từng công đoạn sản xuất

8


IV. Các nguyên tắc của việc thiết kế HTTT
-

Tuân thủ các nguyên tắc :
Sử dụng ngôn ngữ và các khái niệm của lý thuyết hệ thống
Giúp mô tả và hiểu biết rõ hơn về toàn bộ hệ thống, xây dựng các hình mẫu dễ hiểu và khả thi; đề

-

cập đến những khó khăn và là cơ sở cho việc tìm kiếm các giải pháp.
Chọn lựa cách tiếp cận đơn thể
Việc phân tích đơn thể các tổ chức tổ hợp được ưu điểm của cách tiếp cận hệ thống và việc thực
hiện từng phần, đem lại khả năng xây dựng hệ thống từng phần có thể chuyển giao được cho
nhiều nơi khác nhau làm việc đồng thời. Việc sửa lỗi trở nên dễ dàng, những thay đổi được thực

-

hiện bên trong từng đơn thể không làm cả tổng thể bị biến đổi.

Hướng hệ thông tin theo nhu cầu quản trị
Tính mục đích của toàn bộ việc xây dựng đã được thể hiện thông qua việc xác định nhu cầu thong
tin quản trị; giúp làm nổi bật vai trò của thông tin là một phương tiện quản lý, một sự trợ giúp cho

-

việc ra quyết định.
Dựa trên quan điểm điều khiển học
Điều khiển học xác định ra các đặc trưng tổng quát chung cho mọi hệ thống, bất kể quy mô và bản

-

chất của chúng, làm cho sự vận hành của tổ chức tách rời các khía cạnh con người.
Xác định rõ ràng các mối liên hệ trong hệ thống
Mối liên hệ giữa các phần tử tạo nên một trong các thành phần của hệ thống. Do vậy phải kiểm tra

-

các liên hệ này cẩn thận vì sự tồn tại, hài hòa, vận hành tốt của hệ thống phụ thuộc vào chúng.
Sử dụng phương pháp phát triển từng bước và lặp lại
Mọi sửa đổi của các phần tử đều tạo ra những thay đổi dây chuyền và sự lặp lại nhiều lần để thích

-

nghi hoàn toàn với các bộ phận khác.
Sử dụng sức mạnh tập thể trong tổ chức hệ thống thông tin quản trị
Phi tập trung hóa hoàn toàn vào quá trình mô tả và phê phán sự vận hành của hệ thống. Các nhân
viên có liên quan cần phải tham dự vào việc phân tích và cải tiến hệ thống thong tin mà họ sẽ sử
dụng.
V. Phương pháp thiết kế HTTT quản trị

Phác họa cấu trúc chung  phân tích các nhân tố ảnh hưởng  xây dựng HTTT phù hợp

-

1. Phác họa cấu trúc chung của HTTT quản trị
Là việc “dệt tấm lưới” cho HTTT theo các đặc trưng và các nhu cầu của tổ chức.
Mục đích: mô tả cơ cấu của tổ chức để thiết kế 1 HTTT phù hợp

-

2. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế HTTT quản trị
a/ Ảnh hưởng của môi trường
Môi trường ấn định các điều kiện mà trong đó hệ thống có thể tiếp tục tồn tại
Các HTTTđược xây dựng nhằm làm rõ trách nhiệm về chức năng thị trường, các phản ứng tâm lý
của người tiêu thụ, các nhu cầu tiềm năng… cho phép DN tự thích nghi tốt hơn với môi trường.

9


-

Cần đánh giá những cơ hội và rủi ro của thị trường nước ngoài, dự kiến được các thay đổi chính
sách của nhà nước và sự biến động của tình hình quốc gia.

-

b/ Mục tiêu và chiến lược của DN
Là nhân tố mấu chốt giúp nhà quản trị xây dựng các hệ thống thông tin.
Kếp hợp chiến lược của DN với các nguồn tài nguyên và năng lực nội bộ của tổ chức.
Áp đặt việc thích nghi và xác định ra cầu trúc của tổ chức để đạt được các mục tiêu trong những

điều kiện tốt nhất.

-

c/ Cơ cấu tổ chức quản lý
Cấu trúc của tổ chức được đặc trưng bởi sự tồn tại của các cấp độ quản lý và những quan hệ các

-

cấp độ, các cấp này xác định các nhu cầu thay đổi về thông tin.
Thiết kế HTTT quản trị và thiết kế cấu trúc tổ chức liên quan mật thiết với nhau.
HTT phải được thiết kế theo cầu trúc của tổ chức quản lý của DN để có thể đo được và đánh giá
được hoạt động của từng đơn vị theo các mục đích tổng quát của tổ chức.

-

d/ Quá trình ra quyết định
Hệ thống thông tin phải làm thuận lợi cho việc ra quyết định.
Phải xem xét các quan hệ của hệ thống quản lý một cách cẩn trọng để tránh sự chồng chéo chức

-

năng về thiết kế.
Phải đặt ra một loạt các câu hỏi (bản chất quyết định, khi nào đưa ra,…) để xác định các nhu cầu
đặc biệt.
4. Các kiểu cấu trúc HTTT

-

a/ Kiểu hệ thống logic

Là mạng lưới biểu diễn các luồng thông tin luân chuyển trong tổ chức
Được thiết lập từ nhu cầu về thông tin trong tổ chức, bảo đảm các mối liên hệ giữa mọi chức năng

-

của tổ chức.
Hệ thống logic tồn tại thực tế khi được vật chất hóa bởi hệ thống vật lý. Hệ thống vật lý được tạo

-

nên bởi các phương tiện cơ học và kỹ thuật khác nhau và được sử dụng theo đặc tính của chúng.
Tính nhất quán của thông tin tạo ra khả năng thực hiện tổng hợp ở mức độ cao của tổ chức.

-

b/ Kiểu cấu trúc tổng thể : là cơ sở cho mọi nghiên cứu chi tiết
Cấu trúc hình tháp: thực tế và thích hợp vì khái quát được các nhân tố chính của sự đa dạng thông

-

tin, mức độ lãnh đạo và quản lý cũng như việc phân tích chức năng.
Cấu trúc đồng tâm: áp dụng cho các DN có nhiều đơn vị phân bố xa nhau về mặt địa lý và có

-

nhiều trụ sở, cho phép phối hợp sự phân chia theo địa lý, theo chức năng và theo mức độ quản lý.
Cấu trúc ma trận: áp dụng khi muốn tổ hợp 2 tiêu thức lên cùng 1 bảng
Tóm tắt chương
HTTT phải có khả năng thích nghi để không bị lỗi thời và kém hiệu quả do sự thay đổi của môi

-

trường và sự thay đổi của bản than hệ thống tổ chức. Do đó người thiết kế cần phải:
Dự đoán tác động của hệ thống vào môi trường.
Tạo khả năng thích nghi với những chuyển hóa của hệ thống quản lý.
Tạo khả năng cải tiến hệ thống quản lý, phát hiện các khuyết tật của hệ thống và cải tạo nó.

10


CHƯƠNG 4 : THIẾT KẾ HTTT QUẢN TRỊ
I.
-

Điều kiện để thiết kế HTTT quản trị
Kiện toàn bộ máy quản lý DN, xác định rõ chức năng nhiệm vụ từng người, từng bộ phận, mối

-

quan hệ giữa các bộ phận, các cấp quản lý.
Thống nhất giữa công tác kế toán và công tác thông kê nhằm giám sát quá trình kinh doanh, tính
toán chính xác kịp thời và đầy đủ kết quả hoạt động của DN, thúc đẩy DN phát triển về mọi mặt.
Thiết kế HTTT quản trị qua 5 bước

-

Bước 1: Xác định đối tượng nhận tin và nhu cầu thông tin
Xác định đúng nhu cầu thông tin giúp xác định đúng đối tượng nhận tin, nội dung thông tin.
Đối tượng nhận tin: GĐ, PGĐ, kế toán trưởng, trưởng phòng, quản đóc phân xưởng, tổ trưởng,
nhân viên, công nhân… nhằm đảm bảo phát huy đầy đủ vai trò của các đoàn thể trong quản lý sản

-

xuất kinh doanh.
Xác định nhu cầu thông tin dựa vào yêu cầu của sản xuất kinh doanh và chỉ đạo sản xuất kinh
doanh, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận và hiệu quả của công tác hạch

-

toán trong từng giai đoạn.
Đối với quản đốc, cửa hang trưởng, tổ trưởng: do yêu cầu chỉ đạo phải giải quyết tại chỗ nên chu
kỳ thông tin ngắn, số chỉ tiêu cần thông tin không nhiều, chủ yếu thông tin về các chỉ tiêu: sản

-

lượng, chất lượng, doanh số, vật liệu,…
Đối với giám đốc DN: cần thông tin toàn diện, chu kỳ thông tin dài, nội dung súc tích. Nhu cầu
thông tin của cấp trên cũng bao gồm hầu hết những chỉ tiêu mà giám đốc DN cần nắm. Trên cơ sở
nhu cầu thông tin của GĐ, sẽ xác định nhu cầu thông tin của PGĐ ,trưởng phòng,… Từ những TT
cung cấp cho lãnh đạo, lựa chon ra những tin cần thiết có liên quan để công bố một cách đều đặn

-

cho người lao động theo từng phạm vi khác nhau.
Tùy theo mức độ ổn định của DN có thể chia nhu cầu thông tin của đối tượng nhận tin thành 2
loại: nhu cầu TT có tính chất thường xuyên tương đối ổn định và nhu cầu TT có tính chất đột xuất,
nhất thời.
Bước 2: Xác định chế độ trách nhiệm và mối liên hệ công tác giữa các đối tượng truyền tin
a/ Phạm vi tổ sản xuất, tổ trưởng: cần dành thời gian để thực hiện các công việc ghi chép, chỉnh

-

lý và tổng hợp các số liệu TT ban đầu của tổ. Các số liệu bao gồm:
Khối lượng, chất lượng SP hoàn thành
Tình hình sử dụng lao động: số lượng công nhân có mặt làm việc và ngưng việc.
Tình hình sử dụng máy móc thiết bị: số giờ máy làm việc, tình trạng máy móc.
Tình hình sử dụng vật tư trong ca.
Những sự cố xảy ra trong ca làm việc.

-

b/ Phạm vi hạch toán phân xưởng: nhân viên hạch toán phân xưởng chịu trách nhiệm:
Xác minh số liệu báo cáo của các tổ ghi chép và các tài liệu báo cáo phát sinh khác.

11


-

Chỉnh lý và vào sổ trung gian theo dõi từng tổ và toàn phân xưởng, giúp quản đốc phân xưởng tổ

-

chức công tác thông tin kinh tế nội bộ phân xưởng.
Định kỳ lập báo cáo cho quản đốc phân xưởng về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kết quả

-

hạch toán kinh tế phân xưởng giúp quản đốc nắm toàn diện tình hình hoạt động của phân xưởng.
c/ Phạm vi toàn DN: trách nhiệm của phòng kế toán tài vụ:

Tổ chức, hướng dẫn, chỉ đạo công tác hạch toán, nghiên cứu các hiện tượng kinh tế phát sinh,

-

phản ánh toàn diện tình hình hoạt động sxkd của DN.
Làm trung tâm thu nhận, xử lý thông tin, truyền tin của DN.
Giúp cho lãnh đạo DN nắm được một cách đầy đủ, cụ thể và có hệ thống tình hình thực hiện

-

nhiệm vụ chủ yếu của các phân xưởng, điểm mạnh-yếu trong toàn bộ quá trình họa động sxkd.
Làm trung tâm lưu giữ thông tin kế toán, thống kê của DN; có nhiệm vụ cung cấp các tài liệu, số
liệu cho các phòng khác, phân xưởng và cho bên ngoài.

-

d/ Phòng kế hoạch kinh doanh, kỹ thuật vật tư, tổ chức hành chính:
Đi sâu nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho GĐ DN, dự báo, lập chương trình, ra qđịnh… nhằm
thực hiện tốt nhất nhiệm vụ, quản lý toàn diện, hướng dẫn nghiệp vụ cho các phân xưởng thực
hiện nhiệm vụ với chức năng tư vấn.
Quan hệ TT kinh tế giữa phân xưởng với các phòng chức năng trong DN : page.128 SGK
Quan hệ TT kinh tế giữa phòng kế toán – tài vụ với các phòng chức năng khác p.130 SGK
Bước 3: Xác định nội dung và hình thức thông tin

-

Dựa trên cở sở:
Hệ thống biểu mẫu ban đầu để thu thập các tài liệu ban đầu phát sinh trong quá trình sxkd
Tài liệu thu thập sau khi qua kiểm tra, chỉnh lý được phân bổ, tính toán tổng hợp, phân tích và
thông báo theo nhu cầu của các đối tượng nhận tin.

a/ TT hàng ngày:

-

TT tác nghiệp
Là loại TT nhanh, theo sát sự vận động của quá trình sx nhằm đáp ứng yêu cầu chỉ huy sx kịp thời

-

trong DN.
Yêu cầu: phải thông báo nhanh tình hình chuẩn bị sx trong ngày, kịp thời giải quyết để đảm bảo
cho sx phát triển cân đối, nhịp nhàng.

-

TT thống kê hàng ngày
Đi sâu phân tích số liệu phản ánh tình hình và kết quả sx trong ngày hôm trước nhằm giúp cho các

-

cấp chỉ huy sx kịp thời rút kinh nghiệm để chỉ đạo tác nghiệp tốt hơn.
Lập sổ ghi chép thông tin thực hiện hàng ngày.

-

b/ Thông tin 10 ngày (20 ngày)
Chủ yếu là TT thống kê
Yêu cầu: thông báo cho các cấp lãnh đạo về tiến độ hoàn thành kế hoạch tháng về các chỉ tiêu chủ
yếu: sản lượng, chất lượng, sản phẩm, lao động, thiết bị, vật tư; phân tích mặt mạnh-yếu… giúp
cho lãnh đạo có biện pháp cần thiết nhằm khai thác mọi khả năng tiềm tàng, phấn đầu hoàn thành

nhiệm vụ đề ra.
12


-

Cần lập báo cáo phân tích, tổng hợp để trình lãnh đạo; tăng cường các phương tiện TT, tuyên
truyền như bảng tin, biểu đồ cho toàn thể nhân viên về kết quả sx trong kỳ.

-

c/ Thông tin thực hiện tháng (quý,năm)
Giúp cho lãnh đạo DN và người lao động đánh giá đầy đủ tình hình thực hiện kế hoạch của đơn
vị, nêu rõ nguyên nhân làm cho đơn vị không hoàn thành kế hoạch, các khả năng tiềm tàng có thể

-

khai thác… làm căn cừ tin cậy để xây dựng và điều chỉnh chỉ đạo thực hiện kỳ tới
Khối lượng và chất lượng thông tin khá lớn, phải kiện toàn nội dung và hình thức TT.
Bước 4: Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ
Chứng từ là thông tin nội bộ của DN. Cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ là một trong những
biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống TT trong DN.
a/ Nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu vào kho theo kế hoạch

13


b/ Nghiệp vụ xuất thành phẩm bán cho bên ngoài

c/ Nghiệp vụ thu mua vật tư

14


d/ Nghiệp vụ mua vật tư dưới hình thức nhờ thu nhận trả thông qua ngân hàng

e/ Nghiệp vụ mua vật tư bên ngoài băng tiền mặt

f/ Nghiệp vụ cấp phát vật tư theo hạn mức

15


Bước 5 : SGK

16