QUI TRÌNH THANH TOÁN file word (1)

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM – DV Đức Việt
1. Giới thiệu công ty
-

Nanakids - trực thuộc quản lý của Công ty TNHH TM – DV Đức Việt.

-

Thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực phân phối và cung cấp sản phẩm nội thất cao cấp trong phòng ngủ dành riêng
cho trẻ em từ 0-15 tuổi.

-

Với cơ sở hạ tầng tốt, hệ thống nhân lực giàu kinh nghiệm, sản phẩm Nanakids không chỉ đáp ứng nhau cầu trong
nước mà còn vươn tầm xuất khẩu ra những thị trường khó tính nhất: Nhật Bản, Mỹ, và các nước châu Âu.

-

Hiện nay, công ty mở rộng thêm các đại lý trên toàn quốc tại các thành phố lớn như Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí
Minh,…

2. Sản phẩm tiêu biểu
-

Dòng sản phẩm Nanakids gồm 3 nhóm chính:

 Nội thất trẻ em: Nôi cũi, giường đơn, giường tầng, tủ, kệ, bàn ghế, bảng con...
 Chăn ga trẻ em: Dành cho nôi cũi và dành cho giường
 Trang trí phòng: Giấy dán tường RoomMates, đồ chơi, đèn ngủ, vali - túi xách
3. Đánh giá chung về tình hình của công ty
3.1 Thuận lợi

-

Mẫu mã hàng hóa đẹp, đa dạng, màu sắc tươi sáng phù hợp với trẻ em


-

Đời sống ngày càng được nâng cao. Các bậc phụ huynh cũng quan tâm hơn trong việc tạo một cuộc sống tốt nhất
cho con mình ngay khi còn bé nên nhằm nắm bắt được xu thế đó Nanakids luôn tạo điều kiện tốt nhất, chất
lượng tốt nhất khi sử dụng sản phẩm cho các bé nên mẹ có thể hoàn toàn yên tâm.

-

Sản phẩm là thương hiệu nổi tiếng thị trường, cho người tiêu dùng tin tưởng lựa chọn.

-

An toàn cho trẻ học tập và sinh hoạt, phát huy khả năng sáng tạo.
3.2 Khó khăn

-

Giá thành khá cao so với thu nhập trung bình của người dân.

-

Chưa thực sự phổ biến với đại đa số người dân.

-

Sự cạnh tranh giữa các công ty cùng ngành cả trong và ngoài nước.

4. Cơ cấu tổ chức


ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG
KINH
DOANH

Vai trò và nhiệm vụ của mỗi phòng ban:

PHÒNG
KẾ TOÁN

PHÒNG KĨ
THUẬT


 Đại hội cổ đông: được tổ chức theo định kì. Qua đó, các cổ đông cùng biểu quyết và lập ra điều lệ, cũng trong đại
hội này các cổ đông được nghe báo cáo tài chính , biết được tình hình hoạt động của công ty có thuận lợi hay gặp
những khó khăn gì để cùng nhau giải quyết đưa ra hướng khắc phục trong năm sau được tốt hơn.

 Hội đồng quản trị: đây là cơ quan quản lý công ty, có quyền thay mặt công ty để quyết định một số công việc có liên
quan tới quyền lợi của công ty.
 Giám đốc: Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty. Giám sát
chỉ đạo, quản lí trong việc điều hành kinh doanh của công ty. Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá
sản của công ty.
 Phó giám đốc: Là trợ lí của giám đốc, giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty
theo sự phân công của Giám đốc. Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách
nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
 Phòng kinh doanh: là bộ phận tham mưu, công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác
xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng
 Phòng kế toán: Tổ chức hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổ chức ghi chép các chứng từ kế toán chi tiết.
Thực hiện báo cáo tài chính theo qui định hiện hành. Tổ chức ghi chép về tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định.
Xác định đối tượng chi phí và tính giá thành sản phẩm. Ghi chép sổ cái và lập bảng cân đối tài chính của công ty.
 Phòng kĩ thuật: Quản lý, thực hiện và kiểm tra công tác kỹ thuật, thi công nhằm đảm bảo tiến độ, an toàn, chất
lượng, khối lượng và hiệu quả kinh tế trong toàn công ty. Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các
dự án, các loại phương tiện xe máy thiết bị thi công, các sản phẩm khác để tổ chức thực hiện trong toàn công ty

CHƯƠNG 2: QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
1. Khái quát chung về nghiệp vụ mua hàng


1.1 Khái niệm
-

Chu trình mua hàng là một loạt các hành vi kinh doanh phát sinh và các hoạt động thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp
thông tin liên quan đến quá trình mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán cho các loại hàng mua.

-

Mục tiêu:

 Mua hàng từ những người bán tin cậy
 Mua hàng với chất lượng cao
 Mua hàng với giá cả tốt nhất
 Mua những khoản mục được yêu cầu
 Có được các nguồn lực khi cần
 Nhận được những mặt hàng đã đặt mua
 Đảm bảo các loại hàng mua không bị mất, bị hỏng, bị mất cắp.
1.2 Các hoạt động cơ bản

-

Nhận yêu cầu mua hàng, dịch vụ trong nội bộ, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng.

-

Nhận hàng từ người cung cấp.

-

Ghi nhận nợ phải trả.

-

Thanh toán với người bán.
1.3 Phạm vi hoạt động

-

Trong các doanh nghiệp thương mại nói chung, hàng hoá được coi là hàng mua khi thoả mãn đồng thời 3 điều kiện
sau:

-

Phải thông qua một phương thức mua - bán - thanh toán tiền hàng nhất định.

-

Doanh nghiệp đã nắm được quyền sở hữu về hàng và mất quyền sở hữu về tiền hay một loại hàng hoá khác.


-

Hàng mua vào nhằm mục đích để bán hoặc qua gia công, chế biến để bán.

-

Ngoài ra, các trường hợp ngoại lệ sau cũng được coi là hàng mua:

-

Hàng mua về vừa để bán, vừa để tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp mà chưa phân biệt rõ giữa các mục đích thì
vẫn coi là hàng mua.

-

Hàng hoá hao hụt trong quá trình mua theo hợp đồng bên mua chịu.
1.4 Thời điểm ghi chép nghiệp vụ mua hàng

-

Thời điểm chung để xác định và ghi nhận việc mua hàng đã hoàn thành: là thời điểm doanh nghiệp nhận được quyền
sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ (đã thanh toán tiền cho nhà cung cấp hoặc chấp nhận thanh toán).

-

Thời điểm cụ thể: Tuỳ thuộc vào từng phương thức mua hàng mà thời điểm xác định hàng mua có khác nhau.
2. Bộ chứng từ mua hàng
-

Phiếu yêu cầu mua hàng

-

Bảng báo giá

-

Đơn đặt hàng

-

Hợp đồng mua bán hàng hóa

-

Hóa đơn GTGT

-

Phiếu xuất kho do bên bán lập

-

Biên bản bàn giao

-

Các chứng từ thanh toán:UNC, phiếu chi

-

Phiếu nhập kho


3. Tóm tắt qui trình mua hàng và thanh toán

Phiếu đề
nghị mua
hàng (PR)

Chọn nhà
cung cấp

Hợp đồng

Tạo

Mã

Nhận

nguyên

nhà cung

hàng hóa/

tắc

cấp

Dịch vụ

Đóng
Thanh

cuối

toán

tháng/

sổ

Báo cáo

4. Mô tả qui trình mua hàng và thanh toán

 Bộ phận có nhu cầu mua hàng hóa nguyên vật liệu sẽ lập Phiếu đề nghị mua hàng 2 liên (có thể là hàng hóa,
NVL đã có mã sản phẩm tại công ty hoặc hàng hóa dịch vụ khác) đã được xét duyệt theo “Bảng phân quyền

phê duyệt” rồi 1 liên gkửi đến bộ phận Mua hàng, liên còn lại lưu tại bộ phận.
 Bộ phận mua hàng dựa trên Phiếu đề nghị mua hàng xét duyệt mã hàng hóa, NVL và NCC nếu mã SP, NCC
chưa có thì tạo mới mã sản phẩm và mã NCC. Sau đó, tạo 3 liên đơn đặt hàng (PO) và 3 liên hợp đồng.
ĐĐH và hợp đồng được phê duyệt theo “Bảng phân quyền phê duyệt” :
- Liên 1 Đơn đặt hàng và liên 1 hợp đồng gửi cho Bộ phận có nhu cầu mua hàng ; liên 2 của Đơn đặt hàng
và liên 2 Hợp đồng lưu tại bộ phận; liên 3 Đơn đặt hàng và liên 3 Hợp đồng gửi cho bộ phận Kho.


- Bộ phận có nhu cầu mua hàng sẽ gửi Đơn đặt hàng cùng với hợp đồng đến cho NCC để xác nhận(đóng
dấu, ký tên) rồi photo và gửi cho bộ phận kế toán.
 Bộ phận Kho sau khi nhận liên 3 của Đơn đặt hàng từ Bộ phận mua hàng và ĐĐH/Hợp đồng tiến hành kiểm
kê hàng hóa nhận hàng và lập 2 liên Phiếu nhập kho hàng hóa : 1 liên gửi cho bộ phận kế toán, liên còn lại
lưu tại bộ phận.

 NCC sẽ gửi hóa đơn tài chính cho bộ phận mua hàng; bộ phận mua hàng dựa trên ĐĐH, Hợp đồng và Hóa
đơn của NCC lập 2 liên phiếu đề nghị thanh toán rồi gửi Hóa đơn cùng với liên 1 của Phiếu đề nghị thanh
toán cho bộ phận kế toán, liên còn lại lưu tại bộ phận.
 Bộ phận Kế toán sau khi nhận chứng từ thanh toán :
- Hóa đơn tài chính từ người mua hàng/NCC (Nếu không có HĐ tài chính thì phải có phiếu giao nhận hàng
có mộc xác nhận của công ty)
- PNK từ thủ kho.
- ĐĐH/Hợp đồng bản photo từ người mua hàng hoặc NCC.
- Bản gốc Phiếu đề nghị thanh toán từ bộ phận mua hàng
 Kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và tiến hành ghi nhận thanh
toán book (ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống)
 PO / HĐ / Phiếu đề nghị thanh toán ; PNK / PGH ; HĐ tài chính lưu tại bộ phận.
 Hàng tuần, bộ phận kế toán sẽ kết xuất dữ liệu từ hệ thống để kiểm tra các chứng từ đến hạn, Lập lệnh
chi và đưa cho kế toán trưởng xét duyệt rồi gửi cho ngân hàng.

 Cuối tháng,
- Nhân viên phòng mua hàng sẽ làm báo cáo theo dõi các đơn đặt hàng và đóng các PO (đơn đặt hàng) đã
mua đủ hàng. Báo cáo này sẽ được gửi đến trưởng phòng xem xét và ký duyệt và lưu tại bộ phận.
- Kế toán thanh toán sẽ gửi thư xác nhận đến NCC để theo dõi, thu thâp thư xác nhận và làm bảng tổng
hợp, giải trình các khoản chênh lệch (nếu có, deadline vào ngày 5 hàng tháng).
- Bảng tổng hợp thư xác nhận công nợ sau khi được đối chiếu, giải trình chênh lệch (nếu có) sẽ được
trưởng phòng kế toán kiểm tra và ký xác nhận và lưu tại bộ phận.

5. Lưu đồ hệ thống


Bộ phận yêu cầu

-Lập phiếu yêu cầu mua
hàng
-Xét duyệt theo “Bảng
phân quyền phê duyệt”

Bộ phận mua hàng

Bộ phận kho

Phiếu đề nghị 1
mua hàng

A

D

E

Xét duyệt mã hàng hóa,
NCC

NCC

Bộ phận kế toán

Đơn đặt hàng 1

Hợp đồng 1

F

ĐĐH 1
(bản photo)

G

Hợp đồng 1
(bản photo)

BB giao nhận

Đã có mã SP,NCC

H

PNK

I

Hóa đơn

No

- Nhận hàng, kiểm kê hàng hóa.
- Lập PNK hàng hóa và xét duyệt
bởi trưởng bộ phận

2

Phiếu đề nghị 1 mua hàng

Tạo mới

PGNH (Nếu
không có hóa
đơn tài chính)

Yes

A

Tạo Đơn đặt hàng và hợp đồng đã được
Xét duyệt theo “Bảng phân quyền phê
duyệt”

J

Phiếu

ĐNTT

2

Phiếu nhập kho 1 hàng hóa
Kiểm tra tính hợp lý của
các Chứng từ

2

3

Đơn đặt hàng 1

D

21
Hợp đồng

H

3
E

B

C

Ghi nhận nghiệp
vụ vào hệ thống

B

NCC

C

ĐĐH 1

I

Hóa đơn

- Hàng tuần, kết xuất dữ liệu từ hệ
thống để kiểm tra chứng từ
- Lập lệnh chi và xét duyệt bởi Kế
toán trưởng.

HĐ1
Đơn đặt hàng 2

Gửi NCC để xác
nhận

Hợp đồng 2

2

Lệnh chi1

ĐĐH 1

HĐ1

Lập phiếu Đề nghị thanh toán và
được xét duyệt theo “Bảng phân
quyền xét duyệt”

Photo ĐĐH, Hợp
đồng

ĐĐH

1

(bản Photo)

F

HĐ

1

2
Phiếu đề nghị thanh toán 1

(bản Photo)

G

J

NH


- Cuối tháng lập báo cáo tracking
ĐĐH và được xem xét ký duyệt bởi
trưởng phòng.
- Đóng các ĐĐH đã mua đủ hàng.

Cuối tháng gửi thư xác nhận
công nợ đến NCC

Thư xác nhận

Báo cáo theo dõi
các ĐĐH

- Theo dõi thư xác nhận.
- Lập bảng tổng hợp và giải
trình các khoản chênh lệch
(nếu có, deadline vào ngày
5hàng tháng).
.
Bảng tổng hợp
Thư xác nhận

Kế toán trưởng kiểm tra và
ký xác nhận.

Bảng tổng hợp
Thư xác nhận
(đã xét duyệt)


6. DFD cấp 1
Phiếu nhập kho hàng hóa
Phiếu đề nghị mua
hàng

BB giao nhận
ĐĐH + Hợp đồng + Hóa đơn + Phiếu
nhập kho + Phiếu đề nghị thanh toán

Lập phiếu đề nghị mua
hàng và xét duyệt

Phiếu đề nghị
mua hàng

- Xét duyệt mã HH, NCC
- Lập ĐĐH, Hợp đồng và xét
duyêt.

ĐĐH + Hợp
đồng

Nhận hàng
Kiểm kê, Lập

PNK

ĐĐH + Hợp đồng
PNK
ĐĐH +
Hợp đồng

ĐĐH +
Hợp đồng

NCC
Hóa đơn

ĐĐH +
Hợp đồng
đã được
xác nhận
Photo ĐĐH, Hợp
đồng

Lập phiếu đề nghị
thanh toán

Cuối tháng

- Lập báo cáo tracking ĐĐH
đưa trưởng phòng xem xét
và ký duyệt.
- Đóng các ĐĐH đã mua đủ
hàng.

Bảng tổng hợp TXN
Lệnh chi

Phiếu đề nghị thanh toán
+ Hóa đơn
ĐĐH + Hợp đồng bản photo

-Gửi TXN và theo dõi.
-Lập bảng tổng hợp
TXN đưa KTT kiểm tra
và xác nhận

- ĐĐH, Hợp đồng)
- Phiếu đề nghị thanh toán

- Kiểm tra chứng từ.
- Ghi nhận nghiệp vụ
vào hệ thống.

Hàng
tuần

Cuối tháng

-Kết xuất dữ liệu
-Lập lệnh chi
-Xét duyệt

Lệnh
chi

Báo cáo theo
dõi các ĐĐH

Ngân hàng



7. Kết luận
7.1 Đánh giá chung
Hệ thống kiểm soát trong chu trình mua hàng va thanh toán tại công ty khá tốt, chuyên nghiệp
7.2 Rủi ro
-

Xét duyệt đề nghị mua hàng : Công ty chưa có quy định về hạn mức tồn kho để xét duyệt dề nghị. Công ty chỉ xét
duyệt dựa trên só lượng yêu cầu của bộ phận có nhu cầu .

-

Chọn nhà cung cấp: Công ty chưa có những tiêu chí về việc xét duyệt NCC (khả năng cung ứng; chính sách hậu
mãi;…) có thể dẫn đến rủi ro như NVMH vì mối quan hệ cá nhân mà chọn nhà cung cấp thiếu năng lực, mua
hàng để nhận hoa hồng,…

-

Nhận hàng hóa : Thiếu quy trình kiểm tra hàng hóa trước khi chấp nhận thanh toán ( hàng có đúng công năng ,
nhu cầu sử dụng, số lượng ,... ).
7.3 Kiến nghị

-

PNK cần lập thành 3 liên, liên 1 kế toán lưu tại kho, liên 2 lưu ở bộ phận kế toán, liên 3 ở bộ phận mua hàng

-

Bộ phận mua hàng nên lập ra danh sách NCC có thể đáp ứng các chỉ tiêu của bộ phận yêu cầu, đáp ứng các chính
sách của công ty. Đồng thời NCC được chọn cũng phải được bộ phận chuyên trách phê duyệt trước khi tiến hành
dặt hàng


-

Công ty nên có những quy chế riêng dành cho nhân viên mua hàng về vấn đề làm việc với nhà cung cấp ( nhận
quà riêng, đi ăn ,… )

-

Đơn đề nghị mua hàng cần được xét duyệt dựa trên hạn mức tồn kho , nhu cầu sử dụng ( được cho phép),…